Administrasi dan Pengendalian

Mirnawati Zalili Sailan, M.Sc.,Apt.

 Administrasi dan Pengendalian di RS

Administrasi
• Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan
untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu
• Kegiatan administrasi terdiri dari :
a. Pencatatan dan Pelaporan
b. Administrasi Keuangan
c. Administrasi Penghapusan
A. Pencacatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan

terhadap kegiatan
pengelolaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Pelaporan dibuat secara
Bahan Medis Habis Pakai periodik yang dilakukan
yang meliputi perencanaan Instalasi Farmasi dalam
kebutuhan, pengadaan, periode waktu tertentu
penerimaan, (bulanan, triwulanan,
pendistribusian, semester atau pertahun).
pengendalian persediaan,
pengembalian, pemusnahan
dan penarikan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai.
Pencatatan Dilakukan untuk :
1) Persyaratan Kementerian
Kesehatan/BPOM;
2) Dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) Dasar audit Rumah Sakit; dan
4) Dokumentasi farmasi.

Pelaporan dilakukan sebagai:

1) komunikasi antara level manajemen;
2) penyiapan laporan tahunan yang
komprehensif mengenai kegiatan di
Instalasi Farmasi;
3) laporan tahunan.
B. Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka

perlu menyelenggarakan administrasi keuangan.

Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran,

pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi
keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang
berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian
secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan.
c. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
Pengendalian
• Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.
• Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama
dengan Komite/Tim Farmasi dan Terapi di Rumah Sakit.

Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:
a. Penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
b. Penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan
dan kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan
serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai.
• Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan
(slow moving);
b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam
waktu tiga bulan berturut-turut (death stock);
c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
 Administrasi dan Pengendalian di Puskesmas

Administrasi
• Administrasi meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh
rangkaian kegiatan dalam pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis
Habis Pakai, baik Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang
diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau unit
pelayanan lainnya.

• Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah:

1. Bukti bahwa pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
telah dilakukan;
2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian;
3. Sumber data untuk pembuatan laporan.
 Pengendalian

• Pengendalian Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu
kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai
dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan
dasar.

• Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan Obat di unit
pelayanan kesehatan dasar. Pengendalian Sediaan Farmasi terdiri dari:
1. Pengendalian persediaan;
2. Pengendalian penggunaan;
3. Penanganan Sediaan Farmasi hilang, rusak, dan kadaluwarsa.
 Administrasi dan Pengendalian di Apotek

Administrasi

• Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat
pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota atau struk
penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.

• Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal

merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen
Apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya.

• Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi

kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan,
meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan lainnya.
 Pengendalian
• Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah
persediaan sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem
pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran.

• Tujuan Pengendalian untuk menghindari terjadinya kelebihan,

kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta
pengembalian pesanan.

• Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan

cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurang- kurangnya memuat
nama Obat, tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran
dan sisa persediaan.
• Stok Opname : Death stock, slow moving,
expired date, dll
• Metode Pengendalian :
ABC/ Pareto
VEN
PUT
EOQ dan EOI
 Analisis ABC

Analisis ABC/ Paretto mengelompokkan obat berdasarkan jumlah dan

nilai konsumsi.
a.Kelp. A : obt dgn hrg mahal dan srg ditulis oleh dokter, menyerap
dana sebesar 70% dr tot. dana
b. Kelp. B : obt yg dibutuhkan dlm byk kasus dan sering keluar,
menyerap dana 20% dr tot. dana
c. Kelp. C : kelp. Obat yg hanya sbg suplemen sj. Menyerap dana
sebesar 10% dr tot. dana
 Analisis VEN

Pembagian VEN :
a.Kategori V : obat vital dengan jumlah sedikit tetapi harus selalu
disediakan untuk menyelamatkan jiwa pasien (life – saving drug)
mis : insulin, heparin, adrenalin
b.Kategori E : Obat Esensial yg umumnya digunakan dlm
pelayanan kesehatan mis : hipertensi, diabetes.
c.Kategori N : obat non esensial yg blh disediakan atau blh tdk
disediakan karena tdk membahayakan nyawa bila tdk
tersedia mis : suplemen, vit.
 Analisis PUT
A B C Kategori
PUT
V AV BV CV P
E AE BE CE U
N AN BN CN T

Kategori PUT meliputi :

Prioritas : Harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran.
Pd analisa ABC-VEN trmsk dlm kelp : AV, BV dan CV
Utama : dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu.
Yg termasuk dlm kelp ini : AE, BE, CE
Tambahan : dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan
utama terpenuhi. Yg termasuk dlm kelp ini : AN, BN, CN.
Contoh

No. Nama obat Jumlah harga Total biaya

pemakaian
1. Amoksisilin 10.000 400 4.000.000
2. As. Mefenamat 5.000 300 1.500.000

3. Aminofilin 4.000 100 400.000

4. Paracetamol 8.000 75 600.000
5. Mukoheksin 2.000 600 1.200.000
6. Kaptopril 6.000 800 4.800.000
7. Nifedipin 1.000 1000 1.000.000
8. Glibenklamid 5.000 500 2.500.000
No. Nama obat Jumlah harga Total biaya % % Gol.
pemakaian kumulatif Obat

1. Kaptopril 6.000 800 4.800.000 30 30 A

2. Amoksisilin 10.000 400 4.000.000 25 55 A
3. Glibenklamid 5.000 500 2.500.000 15,6 70,6 B
4. As. 5.000 300 1.500.000 9,4 80 B
Mefenamat
5. Mukoheksin 2.000 600 1.200.000 7,5 87,5 B
6. Nifedipin 1.000 1000 1.000.000 6.25 94,75 C
7. Paracetamol 8.000 75 600.000 3.75 97,5 C
8. Aminofilin 4.000 100 400.000 2,5 100 C
 EOQ (Economic Order Quantity)

• Dipergunakan untuk menentukan jumlah pesanan

persediaan yang menimimumkan biaya pemesanan
dan biaya penyimpanan
• Untuk menentukan jumlah obat yang perlu dipesan
maka hitung nilai EOQ dari masing-masing item obat.
• Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan
semakin besar serta besarnya fasilitas yang harus
dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan
yang lebih besar, namun dilain pihak biaya
pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil.
Rumus EOQ
Contoh Kasus
 EOI (Economic Order Interval)
• Obat-obat yang digunakan habis waktu
tertentu yang dihitung dengan pendekatan
EOI:
 Contoh Kasus

• Untuk Ringer Laktat akan habis dalam waktu :

• Sehingga diketahui bahwa obat yang dipesan

akan habis dlam waktu 76 hari, sehingga
interval pemesanan dilakukan setiap 76 hari
sekali.
• Dari setiap nilai EOI masing-masing item obat dikurangi
dengan lead time, sehingga ditemukan hari dimana
rumah sakit harus memesan obat kembali atau re-order.
• Untuk mengantisipasi adanya stok out atau stok kosong
di rumah sakit maka perlu adanya persediaan selama
lead time atau waktu tunggu yang dinamakan safety
stock.
• Safety Stock (SS) = (LT x CA)
LT : Lead time (waktu tunggu dari pesan obat sampai
obat datang)
CA : Consumption Average (rata-rata penggunaan sehari
atau sebulan
Contoh :

• Misalkan lead time 2 hari, penggunaan Ringer

laktat per tahun 640. Maka safety stock dari
Ringer laktat dapat dihitung sebagai berikut:
 Indikator Efisiensi Pengendalian

a. ketepatan perencanaan: melihat dari satu item obat dalam

perencanaan dengan jumlah barang dan item tersebut dalam
kenyataan pemakaian
b. Kecukupan obat : jumlah bulan yang menunjukan antisipasi
lamanya stok obat yang tersedia.
c. Stok berlebih : stok obat yang kecukupan obatnya lebih dan 18
bulan
d. Stok kosong : jumlah stok akhir adalah 0 (nol)
e. Stok mati: stok obat yang dalam 3 bulan atau lebih tidak
dipakai
f. TOR: perputaran modal yang terjadi selama 1 tahun.