Monitoring Proyek

M+E proyek 1
Sumengen Sutomo
 Tujuan pembelajaran
•Memahami kerangka kegiatan monitoring proyek
•Meningkatkan pengetahuan tentang langkah-
langkah mengadakan monitoring proyek
•Mampu merencanakan monitoring proyek
•Memahami kerangka kegiatan monitoring project
•Meningkatkan pengetahuan tahap megnadakan m
•Mampu merencanakan m proyek
•Monitoring kinerja dan membandingkan dengan
plan , korfeksi penyimpangan

M+E proyek 2
Sumengen Sutomo
 Apa monitoring proyek?
• Proses pengumpulan + analisis data rutin terus
menerus, sepanjang siklus proyek.
• Mengukur kemajuan proyek mencapai tujuan
(perubahan kinerja)
• Evaluasi proses

Indikator

Monitoring
Mulai Akhir
M+E proyek 3
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
• Menyediakan informasi pelaksanaan proyek dan
pelayanan sesuai dengan rencana
• Menjamin efektifitas + efisiensi penggunaan sumber daya
• Memberi informasi manfaat program bagi penduduk
• Memperbaiki dampak/outcome karena program
• Informasi kekuatan dan kelemahan program, pengambilan
keputusan dan koreksi (Pietrzale 19990)
• Monitoring informasi kinerja proyek, membandingkan
dengan rencana dan koreksi penyimpangan (Dale 2004)

M+E proyek 4
Sumengen Sutomo
 Tujuan Monitoring
– Menilai kinerja proyek;
– Analisis kinerja proyek;
– Memperbaiki pelaksanaan kegiatan proyek sesuai
dengan rencana (Pietzale 1990)

M+E proyek 5
Sumengen Sutomo
 Mengapa M penting?
• Menyediakan informasi kemajuan tentang
pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan
(output), penggunaan sumber daya, (input)
proyek;
• Memberikan informasi penyimpangan kinerja
proyek serta umpan balik teratur kepada
pengambil keputusan;
• Meningkatkan akuntabilitas pada donor dan
stakeholder lain
M+E proyek 6
Sumengen Sutomo
 Sistem Monitoring
• Merupakan proses yang teratur
• Analisis sekumpulan indikator
• Memberikan data untuk menilai masalah
• Membuat keputusan memperbaiki situasi
• Monitori kemajuan

M+E proyek 7
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
• Kriteria sistem M yang efektif
– Data berguna untuk identifikasi adanya masalah
+ sebab
– Data dikumpulkan teratur untuk monitor trend
indikator
– Data dipakai pedoman keputusan
– Data dikumpulkan rutin, terintegrasi kegiatan
rutin dan
– Monitoring terfokus
– Data bermanfaat untuk pengambilan keputusan

M+E proyek 8
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
• Data bermanfaat untuk decision making
• Monitoring kualitas pelayanan
• Monitoring sumber daya, termasuk inputs
(structure), proses, outcome
• Memenuhi standard?

M+E proyek 9
Sumengen Sutomo
 Indikator
• Alat untuk mengukur perubahan dan pencapaian tujuan
proyek (input, proses, output, outcome, impak,
sustainability).
• Pengukuran indikator membantu mengetahui kinerja
proyek menggunan kriteria kuantitatif dan kualitatif.
• Indikator kuantitatif untuk mengukur perubahan. Contoh,
persentase, rate, ratio
• Indikator kualitatif: menggunakan kata-kata untuk
menggambarkan perubahan contoh, persepsi tenaga
kesejahteraan, kualitas hidup, dan kualitas diet.
• Indikator tidak banyak cukup beberapa saja tetapi baik
sehingga tidak perlu menggunakan banyak indikator

M+E proyek 10
Sumengen Sutomo
 Macam indikator

Indikator Tujuan

Impak mengukur pencapaian goal program

Outcome mengukur pencapaian tujuan

Output mengukur penyelesaian kegiatan /deliverables

Input mengukur rencana penggunaan sumber daya

termasuk tenaga, peralatan, fasilitas, dan dana
 

2/19/2011 M+E proyek 11

Sumengen Sutomo
 Lanjutan

• Misalnya, persentasi anak Balita di Indonesia

telah mendapat imunisasi BCG pada tahun
2011. Ini adalah indikator. Untuk membuat
indikator menjadi target, dengan menambahkan
angka 90%. Anak Balita di Indonesia 60%
mendapatkan imunisasi BCG pada tahun 2011.

M+E proyek 12
Sumengen Sutomo
 Dimensi Indikator

SMART QQTTL
Spesifik , terfokus, dan berdasarkan isu Jumlah, berapa banyak
Terukur dalam batas sumber daya dan Kualitas, bagaimana
waktu gambaran nya
Dapat dan setuju dicapai menurut batas Kapan akan waktu
waktu dan SD pencapaian
Target group siapan
Relevansi dan relatif menurut sek

Time bound (ada mulai dan akhir) Lokasi dimana

M+E proyek 13
Sumengen Sutomo
 Sistem Monitoring
~ proses teratur
~ analisis sekumpulan indikator
~ memberi data untuk menilai masalah
~ membuat keputusan memperbaiki situasi
~ monitor kemajuan

Kriteria sistem M effektif

~ Data berguna untuk identifikasi adanya masalah + sebab
~ Data dikumpulkan teratur untuk monitor trend indikator
~ Data dipakai pedoman keputusan
~ Data dikumpulkan rutin, terintegrasi kegiatan rutin dan
sistem informasi:

M+E proyek 14
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
• Jenis monitoring fokus pada
– Fasilitas
– Data demografi
– Penderita baru
– Jumlah kunjungan
– Daftar penderita
– Pasien baru/lama
– Cakupan immunisasi
• Data seharusnya untuk decision making

M+E proyek 15
Sumengen Sutomo
Monitoring proses
Gambaran masalah/situasi
sebelum intervensi
Bensmark/standart kegiatan
dan output yang diperoleh
Pengumpulan data input,
kegiatan, output
Laporan sistematis penyediaan
input-output
Langsung terkait dengan
intervensi /serentetatan
Menyediakan informasi
administrasi, pelaksanaan, dan
isu manajemen
M+E proyek
Sumengen Sutomo
Monitoring hasil
Baseline data gambaran
masalah/situasi sebelum intervensi
Indikator outcome
Pengumpulan data output kontribusi
ke outcome
Laporan sistematik kuantitatif dan
kualitatif terhadap pencapaian tujuan
Dilakukan berkaitan dengan partners
strategis
Menyediakan informasi tentang
sukses/gagal terhadap isu efektiveness
 
16
 Tahapan Monitoring
1. Cek rencana operasional (PPM):
– Review dan revisi Logframe/pencatatan
kerangkanya
– Identifikasi gol=dampak
– Identifikasi tujuan=outcome
– Identifikasi kegiatan =output
– Kejelasan indikator: kuantitas, kualitas, waktu

M+E proyek 17
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
2. Cek kapasitas M+E
– Identifikasi SD yang tersedia
– Menilai kebutuhan training M+E
– Spesifikasi training yang dibutuhkan
3. Tentukan informasi yang dibutuhkan:
– pilih kegiatan yang akan di monitor
– gambarkan proses
– identifikasi sistem monitoring
– buat indikator penting
– kembangkan indikator kinerja

M+E proyek 18
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
4. Rencanakan pengumpulan dan analisis data
– Cek sumber, reliability, akurasi data yang sudah ada
– Identifikasi data yang masih diperlukan untuk baseline, M+E
– Tentukan jadwal waktu pengumpulan, proses, analisis, dan
penanggung jawab
5. Mengumpulkan data
– pilih cara yang sesuai
– rencanakan alat /kuesioner
– test kuesioner
– pilih strategy monitoring
– kumpulkan data

M+E proyek 19
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
6. Menyiapkan M+E plan dan budget
– Simpulkan kebutuhan informasi, data collection,
penggunaan informasi, laporan dalam bentuk M+E
plan
– Simpulkan capacity building dan bantuan lain
– Tentukan bias dan bantu M+E

M+E proyek 20
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
7. Manfaatkan informasi + hasil
~ tabulasi
~ analisis informasi
~ interpretasi + gunakan hasil
~ rencanakan sistem penyimpanan data +
pencarian kembali (retrive)
~ diseminasi informasi

M+E proyek 21
Sumengen Sutomo
 Sistem Monitoring
~ walaupun terbatas  map bagi pengelola,
karena menunjukkan tujuan dan lama
perjalanan
~ memberikan kontrol
~ harus dibangun dalam sistem informasi (RR)
yang ada  sehingga tidak duplikasi dan
sederhana tidak komplikated
~ bila dalam sistem yang ada tidak ada informasi
 dibuat baru  tambahkan

M+E proyek 22
Sumengen Sutomo
 Lanjutan
~ dikumpulkan hanya yang penting saja (untuk
decision making)
~ alat penting utk pengambilan keputusan +
kualitas pelayanan
~ membantu beri prioritas, monitor kemajuan,
dokumentasi untuk justifikasi keputusan

2/19/2011 M+E proyek 23

Sumengen Sutomo
 Kesimpulan
•Monitoring mengidentifikasi pelaksanaan proyek sesuai
dengan rencana. Apabila tidak sesuai mengadakan
koreksi.
•Tujuan M ases kinerja program/proyek, analisis kinerja,
dan memperbaiki sesuai dengan rencana.

M+E proyek 24
Sumengen Sutomo