CARA PENGGUNAAN PERALATAN KEARSIPAN

PJJ MATA PELAJARAN KEARSIPAN

SELASA, 8 SEPTEMBER 2020
KELAS X OTKP
GURU MATA PELAJARAN : NILA RESTI MEGASARI, S.PD
FILING CABINET
Tata cara penggunaan filing cabinet sebagai berikut:
1. Tentukan laci mana yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan
arsip
2. Bukalah laci filing cabinet dengan kunci
3. Tariklah laci tsb dengan hati-hati
4. Carilah posisi hanging folder tempat arsip akan disimpan atau dicari
5. Letakan atau ambil arsip yang diinginkan
6. Tutup kembali laci dengan rapat, lalu kunci
Rotary Filing System (Alat Penyimpanan Berputar)
Cara menggunakan rotary filing system adalah
1. Arsip disimpan dalam ordner terlebih dahulu dan setiap ordner
sudah diberi kode sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan
2. Ordner disusun di dalam rotary dengan posisi ordner yang ada
kodenya berada pada posisi tampak depan
3. Ordner disusun secara lateral
4. Tutup lemari rotary dengan rapat
Lemari Arsip
Cara penggunaan lemari arsip adalah sebagai berikut:
1. Buka lemari arsip
2. Tempatkan/cari arsip pada ordner sesuai dengan sistem penyimpanan
yang digunakan
3. Susun ordner di lemari arsip secara lateral dengan posisi kode ordner
tampak depan
4. Tutup kembali lemari arsip jika sudah selesai menempatkan/mencari
arsip
5. Kunci lemari arsip
Rak Arsip
Cara penggunaan rak arsip adalah sebagai berikut:
1. Arsip disimpan terlebih dahulu di dalam boks atau kotak arsip
2. Boks arsip disimpan di rak arsip dengan posisi kode boks ada di
bagian depan
3. Bs arsip disusun berurutan secara lateral
Guide Arsip
Kegunaan guide arsip adalah sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam
penyimpanan arsip.

Cara penggunaannya, guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan

arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
penyimpanannya menggunakan ordner atau map snelhecter
Ordner
Kegunaan ordner adalah untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah
diproses, dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat
akan dibutuhkan lagi. Di dalam ordner terdapat besi penjepit.

Cara penggunaannya, Arsip yang akan disimpan ke ordner terlebih dahulu

dilubangi dengan pembolong kertas (perforator) kemudian dimasukan ke
dalam besi penjepit. Ordner diletakan secara lateral pada lemari arsip
atau rak arsip.
Kriteria Pemilihan Alat Kearsipan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap suatu peralatan yang akan dibeli,
terdapat kriteria tertentu yang perlu dipertimbangkan. Yaitu sebagai
berikut:
1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
sehingga keamanan informasinya terjamin
3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau
perkembangan arsip, seperti perkiraan arsip yang akan terus bertambah
4. Peralatan yang digunakan harus memberikan kemudahan, baik dalam
pengambilan maupun dalam pengembalian arsip pada tempatnya
5. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang
digunakan
6 Biaya yang dialokasikan untuk membeli dan memelihara arsip tersebut