Klasifikasi Arsip

Nama Kelompok 3:

1. Alifian Chairul Azis 1705414

2. Diyah Arum Sari 1706165
3. Nabila Nur Pratiwi 1702280
4. Nur Aziza Fitriyani 1701291
CV PEMATERI
Curriculum Vitae (CV)
PROFIL
Nama : Alifian Chairul Azis
Tempat, Tgl Lahir :Jakarta, 24 Juni 1999
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Status : Belum Kawin / Mahasiswa
Alamat : Jl. Akasia V No.2B RT02/09 Komp.
Dimensi Des. Lagadar Kec. Margaasih Kab. Bandung
TeEmail : alifian.cazis@yahoo.com

RIWAYAT PENDIDIKAN
2005 – 2011 SD NEGERI CIGUGUR, DES. LAGADAR KAB. BANDUNG
 
2011 – 2014 SMP NEGERI 4 CIMAHI, JL. CIJERAH KOT.CIMAHI
 
2014 – 2017 MAN 1 KOTA BANDUNG, JL. H. ALPI KOT. BANDUNG
 
2017 –...... UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA, Jl.Setiabudi Kot.Bandung
 Curriculum Vitae (CV)
DIYAH ARUM SARI
Profil
Nama : Diyah Arum sari
NIM : 1706165
Tempat, tanggal lahir : Grobogan, 2 April 2000
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat asal : Ds. Mlilir, Rt01/Rw06, Kec. Gubug, Kab. Grobogan
Alamat sekarang : Jl. Geger arum No.110, Kec.Sukasari, Kota Bandung
Email : diyaharumsari02@gmail.com
Motto : Better late than never

Riwayat Pendidikan
SD Negeri 1 Mlilir 2005 – 2011
MTs Negeri Jeketro 2011 – 2014
SMA Negeri 1 Gubug 2014 – 2017
Program S1 Pendidikan Manajemen Perkantoran (UPI) 2017 – selesai
 Nabila Nur Pratiwi
PROFIL
Nama : Nabila Nur Pratiwi
Place Your Picture Here NIM : 1702280
Tempat Tanggal Lahir : Indramayu, 24 September 1998
Umur : 20 Tahun
Agama : Islam
Alamat Asal : Desa Sukahaji, Blok Tengah, RT 04/RW 04, Kec.Patrol,
Kab.Indramayu, Prov.Jawa Barat
Alamat Tinggal : Jl. Cilimus No.35 , Kec.Sukasari, Kota Bandung.
Motto : Usaha Doa Sukses!

PRESTASI DIRI

1. JUARA UMUM Seluruh IPS Kelas X (Semester 1)

RIWAYAT PENDIDIKAN 2. JUARA UMUM Seluruh IPS Kelas XI (Semester 2)
SD Negeri Sukahaji 1 2005 – 2011 3. JUARA UMUM Seluruh IPS Kelas XII (Semester 1)
SMP Negeri 1 Patrol 2011 –2014 4. JUARA 3 OSN EKONOMI Kelas XI (Semester 2)
SMA Negeri 1 Kandanghaur 2014 –2017
Program S1 Pend.Manajemen Perkantoran (UPI) 2017 –2021
Curriculum Vitae (CV)

Nur Aziza Fitriyani

PROFIL

Nama : Nur Aziza Fitriyani

NIM : 1701291
Tempat, tanggal lahir : Bandung, 26 Januari 1999
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat asal : Kp. Nagrak RT 01 RW 09 Ds Sukajaya Kec
Lembang Kab Bandung Barat
Email : nur26aziza@gmail.com
Motto : Jalani, nikmati, syukuri.

RIWAYAT PENDIDIKAN

SD Negeri Nagrak 2005-2011

SMP Negeri 1 Parongpong 2011-2014
SMA Negeri 1 Cisarua 2014-2017
Universitas Pendidikan Indonesia 2017-Selesai
KLASIFIKASI ARSIP
Klasifikasi arsip adalah
penggolongan atau
pengelompokan arsip menurut
urusan atau masalah secara
logis, kronologis, dan sistematis
berdasarkan fungsi dan
kegiatan organisasi pencipta
dan merupakan pedoman untuk Definisi Klasifikasi
pengaturan, penataan, dan
penemuan kembali arsip. Arsip
Manajemen Kearsipan
 Kegunaan Klasifikasi Arsip
Menurut Prihatmi Wuryatmini (2015), kegunaan peng-klasifikasian arsip, yaitu:

01 02 03 04 05
Keutuhan Sarana
Pedoman baku Mendukung
informasi, arsip Mengatur pengendalian
untuk penataan secara
dari kegiatan yang penyimpanan dan membantu
arsip yang langsung dalam
sama atau yang arsip secara dalam
didasarkan penyusutan
sama masalahnya logis dan mempercepat
pada system arsip;
akan sistematis; penemuan
pemberkasan
mengelompok kembali arsip.
subjek;
dalam satu berkas;
 Tujuan Klasifikasi Arsip
Untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara
01
efektif dan efisien
Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima
dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan
organisasi dapat diatur dengan mudah sehingga 02
penemuan kembalipun dapat dilakukan dengan tepat
dan cepat

Penyusutan dapat dilakukan dengan tepat 03

 01 Terpeliharanya hubungan logis dan urutan
yang kronologis diantara subjek yang ada
atau masalah-masalahnya.

Syarat 02 Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-

tahapan kegiatan organisasi yang bersangkutan,

Penyusunan harus sesuai dengan masalah yang benar-benar

terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang
bersangkutan.
Klasifikasi
03 Jika terdapat kegiatan yang permasalahannya tidak bisa

Arsip dilakukan dngan urutan kronologis, penyusunan dapat

diurutkan dengan abjad.

04 Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis

yang membentuk skema klasifikasi.

05 Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau

bertingkat, mulai dari masalah pokok (primer),
submasalah (sekunder), dan sub-submasalah (tersier).
 Unsur Klasifikasi Arsip

Kelompok Informasi Arsip Kode Arsip

. Unsur fungsi, unsur Unsur kode pada

struktur organisasi, dan umumnya adalah angka,
unsur masalah atau abjad, atau gabungan
subjek abjad dan angka
(Gunawan Ari Wibowo,
2012).
 Kelompok Informasi Arsip
Education
Plan Unsur Fungsi

Unsur Masalah atau

Objek

Unsur Struktur
Organisasi
 1. Unsur Fungsi

KEGIATAN KEGIATAN
SUBSTANTIF FASILITATIF
 2. Unsur Struktur Organisasi

1.Organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan

2.Fungsi dan kegiatan dijabarkan dalam struktur

organisasi yang diperinci menjadi beberapa unit
untuk melaksanakan urusan tertentu.

3.Pelaksanaan kegiatan menghasilkan informasi

yang terekam atau arsip yang berkaitan dengan
masalah fasilitatif

4.Klasifikasi arsip menurut struktur organisasi

merupakan penggolongan arsip atas kesatuan-
kesatuan unit kerja di dalam organisasi atau disebut
skema klasifikasi.

5. Dalam penyusunan skema klasifikasi, struktur

organisasi merupakan salah satu unsur penunjang.
3. Unsur Masalah atau Objek

Menitikberatkan pada isi informasi

arsip, khususnya yang berkaitan
dengan bidang kegiatan, seperti
kepegawaian, penelitian,
pendidikan, disusun klasifikasi
berdasarkan unsur masalah.

Skema klasifikasi masalah harus

merupakan pengelompokan unsur
fungsi dan masalah yang
berhubungan dengan pelaksanaan
fungsi organisasi.
Kode Arsip

Kode arsip adalah tanda pengenal urusan

arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke
tempat arsipnya. Pada umumnya
berbentuk angka, huruf, atau keduanya.

PP 00 02
 Kegunaan Kode Arsip
3.Sarana penghubung masalah 1.Sebagai alat untuk mengenali
dengan pola klasifikasi masalah yang dikandung arsip

Kode Arsip

4.Mengatur susunan dan urutan 2.Sarana pemberkasan arsip dan

berkas dalam penyimpanan arsip menentukan letak
penyimpanannya
Langkah-langkah Penyusunan Kode
Klasifikasi Arsip

Identifikasi tugas Mengelompokan

dan fungsi subjek atau Menentukan judul
masalah Menentukan kode Menyusun
subjek
klasifikasi rancangan kode
klasifikasi
Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
Tahapan yang dapat dilakukan untuk penyusunan klasifikasi arsip adalah
sebagai berikut:

Analisis fungsi organisasi

01

Pengelompokan kegiatan
substantif dan fasilitatif 02 04 Menentukan kode klasifikasi

Menentukan klasifikasi masalah

03
 Hasil
Observasi

Narasumber Tempat Waktu Tema

Ibu Ella Rosalina Kantor Arsip UPI Jum’at, 15 Februari 2019 Klasifikasi Arsip
sebagai Arsiparis UPI di Gedung Garnadi Pukul 10.00-11.00 WIB
 Klasifikasi Arsip di Arsip UPI

Kendala Pengelolaan Arsip di UPI

 Para pengelola masih kurang
pemahaman tentang klasifikasi arsip
sehingga pembinan harus dilakukan
terus menerus.
 Struktur organisasi yang berubah-ubah
membuat revisian mengikuti peraturan
terbaru.
 Pengelompokan pada kode arsip harus
sesuai kegiatan
Di Arsip UPI masih menggunakan
arsip kertas atau paper based. Untuk
foto dan video masih dikelola oleh
Humas karena belum diakusisi.
Jika ada lembaran arsip yang belum
tertera pada daftar arsip subtantif. Jangan
sembarang memberi kode, karena semua
arsip pada dasarnya sudah mempunyai
kode klasifikasi masing-masing
Proses Penyusunan Klasifikasi Arsip
a. Analisis Arsip mengenai kegiatan per unit kerja
b. Dikelompokkan kedalam Kode Klasifikasi
Subtantif atau Fasilitatif
c. Dikelompokkan kedalam kode primer, sekunder
dan tersier
Arsip UPI berdiri pada Desember 2015,
namun kegiatan operasionalnya di
mulai pada Januari 2016
Terdapat 2 kantor di Arsip UPI
yaitu di UC lantai 6 dan di
belakang Gedung Garnadi.
Daftar klasifikasi arsip akan dilakukan
revisi sesuai dengan kegiatan lembaga
dengan persetujuan Rektor dan
peraturan yang dikeluarkan
Kemenristekdikti
Thank You
Klasifikasi Arsip
 PERTANYAAN
Kelompok 5 (Rifky) : Jika arsiparis salah memasukkan kode adakah
cara untuk mengatasinya?

Kelompok 6 (Nisa) : Bagaimana jika salah satu perusahan belum ada

pedoman mengenai klasifikasi arsip?

Kelompok 7 (Naufaldi) : Bagaimana baiknya UPI mengklasifikasikan

arsip video dan foto?

Kelompok 8 (Renata) :Jadi menurut kalian bagaimana cara menyatukan

persepsi atau mengklasifikasi dalam menyusun arsip di UPI?