BAB III

SISTEM TATA KELOLA

PERGUDANGAN
DI PT PLN (PERSERO)
3.1. Proses Pemeriksaan
Barang
DEFINISI DAN TUJUAN
 Proses pemeriksaan barang merupakan rangkaian dari prosedur penerimaan
dari fungsi pembelian maupun rangkaian dari prosedur penerimaan dari mutasi
antar gudang.
 Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuain kuantitas maupun kualitas
material yang akan disimpan di gudang dengan ketentuan yang dipersyaratkan
di dalam PO/Kontrak/SP

www.pln.co.id | 1
PROSES PEMERIKSAAN

 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang, Tim

Pemeriksa Barang sesuai bidang terkait dan Pemasok barang
 Hasil dari pemeriksaan barang berupa Berita Acara Pemeriksaan
Barang harus ditanda tangani oleh semua Anggota Tim atau
sekurang-kurangnya ½ + 1 dari jumlah anggota Tim/Panitia
Pemeriksa Barang, yang kemudian disahkan oleh Kepala
Unit/Manajer Unit (khusus Tim Pemeriksa APBN disahkan oleh
GM atau P2K)
 BAPB sebagai dasar untuk diterbitkannya Bon Penerimaan Barang

www.pln.co.id | 2
DOKUMEN PENDUKUNG

1) Copy PO/Kontrak/SP
2) Nota/Surat pengantar barang
3) Sertifikat
4) Manual book
5) Formulir pemeriksaan fisik kedatangan barang
6) Dokumen lainnya yang dipersyaratkan di dalam PO/Kontrak/SP

www.pln.co.id | 3
FORMULIR TUG

 TUG 4, berfungsi sebagai Berita Acara Pemeriksaan Barang-

barang/Sparepart.
 Terdiri dari 6 rangkap, dimana lembar ke-3 & 6 untuk fungsi
TUKG

www.pln.co.id | 4
FORMAT FORM TUG 4

www.pln.co.id | 5
3.2. Proses Penerimaan
Barang ke dalam
Gudang
DEFINISI

Proses penerimaan barang ke dalam gudang adalah salah satu fungsi

dan merupakan kegiatan awal dari sistem pergudangan.

www.pln.co.id | 6
PROSES PENERIMAAN (1/2)

 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang dan disahkan

oleh kepala gudang / koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. TUG 4 (Berita Acara Pemeriksaan Material)
2. Faktur/Bukti Kas (untuk pembelian ditempat)
3. Bon Pengeluaran/Surat Pengantar yang menyertai barang-
barang (dalam hal ini barang-barang yang diterima dari unit
lain)
4. Surat Pesanan Barang atau Daftar Permintaan Barang.

www.pln.co.id | 7
PROSES PENERIMAAN (2/2)

 Hasil penerimaan barang, berdasarkan lembar ke-3 Bon

Penerimaan Barang-barang/spare part, petugas fungsi gudang
(pemegang kartu persediaan) kemudian membukukan penerimaan
tersebut ke dalam Kartu Persediaan (TUG 1)
 Barang-barang yang masuk gudang dan telah selesai diperiksa,
diberi tanda dan dikelompokkan, kemudian disimpan pada
lokasinya masing-masing.
 Penerimaan tersebut dibuatkan Kartu Gantung (TUG 2), atau bila
telah ada kartu gantungnya tinggal mencatat pada kartu gantung
yang telah ada

www.pln.co.id | 8
FORMULIR TUG

TUG 3, dimana lembar ke- 1 & 6 digunakan untuk TUKG

www.pln.co.id | 9
FORMAT FORM TUG 3
Formnya ada 2
dimana yang
membedakan
adalah
penerimaan dari
PLN

(Kepala Gudang
/ Yang
Menerima
Barang)

www.pln.co.id | 10
3.3. Proses Pengelolaan
/ Penyimpanan
Barang dalam Gudang
DEFINISI

Proses pengelolaan barang dalam gudang yaitu kegiatan yang

dilakukan dalam penyimpanan material, pemberian identitas material,
perawatan dan penanganan material

www.pln.co.id | 11
PROSES PENGELOLAAN (1/2)

 Pengelolaan barang dalam gudang dilakukan oleh petugas gudang dengan

menggunakan TUG 3, TUG 4, TUG 2, dan TUG 1 sebagai dokumen
pendukung
 Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan :
1. Ukuran/dimensi barang.
2. Berat/ringannya barang.
3. Jumlah/volume barang.
4. Sifat-sifat khusus barang (beracun, mudah pecah, mudah terbakar dll)
 Metode penyimpanan barang disesuaikan dengan kondisi dengan
memperhatikan :
1. Denah atau tata ruang gudang.
2. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak.
3. Metode penanganan.
4. Alat kerja atau alat angkut.

www.pln.co.id | 12
PROSES PENGELOLAAN (2/2)

 Untuk material-material yang spesifik, maka cara perawatan material harus

sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan untuk masing-
masing karakteristik, sifat dan jenis barang yang disimpan sebagai berikut :
 Barang yang sangat berbahaya dan mudah terbakar.
 Barang yang tidak tahan lembab.
 Barang yang tidak tahan udara panas atau dingin.
 Barang yang mudah berkarat.
 Barang penghantar.
 Barang yang dapat merusak lingkungan.
 Barang /Peralatan kontrol.
 Bahan kimia Kurilex.

www.pln.co.id | 13
FORMULIR TUG

 Label barang.
 Kartu gantung barang, yaitu TUG 2 untuk barang-barang umum
yang berwarna merah muda dan TUG2a untuk spare part yang
berwarna hijau.
 Kartu persediaan, yaitu TUG 1.

www.pln.co.id | 14
FORMAT FORM TUG 1

www.pln.co.id | 15
FORMAT FORM TUG 1a

www.pln.co.id | 16
FORMAT FORM TUG 2

www.pln.co.id | 17
FORMAT FORM TUG 2a

www.pln.co.id | 18
3.4. Proses Pengeluaran
Barang dari dalam
Gudang
DEFINISI

Pengeluaran barang barang dari gudang adalah suatu transaksi

pelayanan terhadap permintaan akan kebutuhan barang untuk unit,
baik untuk kegiatan pemeliharaan atau untuk kegiatan mendukung
operasional maupun kegiatan lainnya.

www.pln.co.id | 19
PROSES PENGELUARAN

 Proses pengeluaran barang dilaksanakan oleh petugas gudang dan

harus disahkan oleh kepala gudang/koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang digunakan pada pengeluaran barang
adalah Surat permintaan barang / spare part dari Unit Pelaksana ke
Unit Induk dilampiri Daftar Permintaan Barang (DPB) dan/atau
Daftar Permintaan Sparepart (DPS).

www.pln.co.id | 20
FORMULIR TUG

 Daftar permintaan barang (DPB) dalam bentuk TUG 5 atau Daftar

permintaan spare part (DPS) TUG 6.
 Perintah penyerahan / DO / TUG 7.
 Bon pengeluaran barang-barang/spare part (BP) dalam bentuk TUG
8 dan Bon Pemakaian dalam bentuk TUG 9

www.pln.co.id | 21
FORMAT FORM TUG 5

www.pln.co.id | 22
FORMAT FORM TUG 6

www.pln.co.id | 23
FORMAT FORM TUG 7

www.pln.co.id | 24
FORMAT FORM TUG 8

www.pln.co.id | 25
FORMAT FORM TUG 9

www.pln.co.id | 26
3.5. Proses Inventarisasi
DEFINISI DAN TUJUAN

 Inventarisasi adalah pemeriksaan rutin secara berkala, menyeluruh dan detail

terhadap kondisi semua item barang persediaan di gudang, yang
dilakukan minimal satu kali dalam 1 tahun atau sesuai kebutuhan,
dengan memperhatikan efektifitas pengendalian internal dan
prinsip asas manfaat (biaya)
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik dan siap
untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang adalah benar-
benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk setiap item
barang yang tersimpan di gudang antara fisik dan catatan.

www.pln.co.id | 27
PROSES INVENTARISASI

 Proses inventarisasi dilaksanakan oleh Tim Inventarisasi yang dibentuk

melalui Surat Keputusan General Manager Unit Induk
 Hasil dari inventarisasi harus disahkan oleh General Manager
 Daftar pemeriksaan setiap harinya harus dibagikan selambat
lambatnya pada hari berikutnya setelah selesai dibuat oleh
petugas pemeriksa
 Dokumen pendukung yang digunakan :
1. Kartu persediaan
2. Kartu gantung
3. Hasil inventarisasi sebelumnya

www.pln.co.id | 28
FORMULIR TUG

 Formulir TUG yang digunakan pada proses inventarisasi adalah

TUG 15 dan TUG 6
 Hasil-hasil pemeriksaan dicatat oleh Tim pada "Daftar Pemeriksaan
barang barang/spare parts" (bentuk formulir TUG. 15) yang
dibuat dalam rangkap 3 (tiga) :
 Lembar ke-1 untuk TUKG.
 Lembar ke-2 untuk Fungsi Perbekalan.
 Lembar ke-3 untuk Fungsi Gudang.

www.pln.co.id | 29
FORMAT FORM TUG 15

www.pln.co.id | 30
3.6. Proses Penghapusan
DEFINISI & TUJUAN

 Penghapusan adalah adalah setiap tindakan menghapuskan aktiva tetap

PLN dari pembukuan atau neraca PLN. Tujuannya adalah untuk
meningkatkan efisiensi dan produktifitas serta menciptakan nilai tambah
bagi PT PLN (Persero).
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik dan
siap untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang adalah
benar-benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk setiap
item barang yang tersimpan di gudang antara fisik dan catatan.

www.pln.co.id | 31
PROSES PENGHAPUSAN

 Penghapusan dilaksanakan oleh Unit Induk PLN atau Unit Pelaksana dengan
persetujuan penghapusan diberikan oleh Dekom atau melalui RUPS.
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. Dokumen AE.1 : BA Penelitian Penarikan Aktiva
2. Dokumen AE.1.1 : Lampiran AE.1
3. Dokumen AE.2 : Penetapan Penarikan Aktiva.
4. Dokumen AE.2.1 : Lampiran AE.2
5. Dokumen AE.3 : Usulan Penghapusan Aktiva
6. Dokumen AE.3.1 : Lampiran AE.3
7. Dokumen AE.4 : Daftar Usulan Penghapusan
8. Pakta Integritas.

www.pln.co.id | 32
TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (1/2)

Usulan dari Unit Pelaksana ke Unit Induk terkait penghapusan ATTB

Berdasarkan usulan dari Unit Pelaksana, Unit Induk membuat usulan

penghapusan ATTB ke PLN Kantor Pusat

Berdasarkan usulan dari Unit Induk, PLN Kantor Pusat melalui Direksi
kemudian membuat usulan pebghapusan ATTB ke Dekom

Usulan Direksi yang disetujui oleh Dekom kemudian mengeluarkan

Surat Persetujuan Penghapusan

www.pln.co.id | 33
TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (2/2)

Berdasarkan Surat Persetujuan Penghapusan dari Dekom,

kemudian Direksi menerbitkan Surat Keputusan tentang
Penghapusan Aktiva

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi tentang Penghapusan

Aktiva, PLN Unit Induk kemudian menerbitkan Keputusan
tentang Tim Penghapusan Aktiva, dan kemudian pelelangan pun
dilakukan

Setelah selesai kemudian dibuatkan Laporan ATTB oleh Sub Bid

Akuntansi

www.pln.co.id | 34