Tata Kelola Gudang

TATA KELOLA GUDANG
Simple, Inspiring, Performing,

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
Phenomenal
1 Proses pemeriksaan barang

DEFINISI DAN TUJUAN
 Proses pemeriksaan barang merupakan rangkaian dari
prosedur penerimaan dari fungsi pembelian maupun
rangkaian dari prosedur penerimaan dari mutasi antar
gudang.
 Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuain
kuantitas maupun kualitas material yang akan disimpan
di gudang dengan ketentuan yang dipersyaratkan di
dalam PO/Kontrak/SP

PROSES PEMERIKSAAN
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang,
Tim Pemeriksa Barang sesuai bidang terkait dan
Pemasok barang
 Hasil dari pemeriksaan barang berupa Berita Acara
Pemeriksaan Barang harus ditanda tangani oleh semua
Anggota Tim atau sekurang-kurangnya ½ + 1 dari jumlah
anggota Tim/Panitia Pemeriksa Barang, yang kemudian
disahkan oleh Kepala Unit/Manajer Unit (khusus Tim
Pemeriksa APBN disahkan oleh GM atau P2K)
 BAPB sebagai dasar untuk diterbitkannya Bon
Penerimaan Barang

DOKUMEN PENDUKUNG
1) Copy PO/Kontrak/SP
2) Nota/Surat pengantar barang
3) Sertifikat
4) Manual book
5) Formulir pemeriksaan fisik kedatangan
barang
6) Dokumen lainnya yang dipersyaratkan di dalam
PO/Kontrak/SP

FORMULIR TUG
 TUG 4, berfungsi sebagai Berita Acara
Pemeriksaan Barang-barang/Sparepart.
 Terdiri dari 6 rangkap, dimana lembar ke-
3 & 6 untuk fungsi TUKG

FORMAT FORM TUG 4

2 Proses Penerimaan Barang ke
dalam Gudang

DEFINISI
 Proses penerimaan barang ke dalam
gudang adalah salah satu fungsi dan
merupakan kegiatan awal dari sistem
pergudangan.

PROSES PENERIMAAN
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang
dan disahkan oleh kepala gudang / koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. TUG 4 (Berita Acara Pemeriksaan Material)
2. Faktur/Bukti Kas (untuk pembelian ditempat)
3. Bon Pengeluaran/Surat Pengantar yang menyertai
barang-barang (dalam hal ini barang-barang yang
diterima dari unit lain)
4. Surat Pesanan Barang atau Daftar Permintaan
Barang.

PROSES PENERIMAAN (1/2)
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas
gudang dan disahkan oleh kepala gudang /
koordinator logistik
1. TUG 4 (Berita Acara Pemeriksaan Material)
2. Faktur/Bukti Kas (untuk pembelian ditempat)
3. Bon Pengeluaran/Surat Pengantar yang
menyertai barang-barang (dalam hal ini barang-
barang yang diterima dari unit lain)
4. Surat Pesanan Barang atau Daftar Permintaan
Barang.

PROSES PENERIMAAN (2/2)
 Hasil penerimaan barang, berdasarkan lembar ke-
3 Bon Penerimaan Barang-barang/spare part,
petugas fungsi gudang (pemegang kartu
persediaan) kemudian membukukan penerimaan
tersebut ke dalam Kartu Persediaan (TUG 1)
 Barang-barang yang masuk gudang dan telah
selesai diperiksa, diberi tanda dan dikelompokkan,
kemudian disimpan pada lokasinya masing-
masing.
 Penerimaan tersebut dibuatkan Kartu Gantung
(TUG 2), atau bila telah ada kartu gantungnya
tinggal mencatat pada kartu gantung yang telah
ada
FORMULIR TUG
 TUG 3, dimana lembar ke-1 & 6
digunakan untuk TUKG

FORMAT FORM TUG 3

3 Proses Pengelolaan /
Penyimpanan Barang dalam
Gudang

DEFINISI
 Proses pengelolaan barang dalam gudang
yaitu kegiatan yang dilakukan dalam
penyimpanan material, pemberian
identitas material, perawatan dan
penanganan material

PROSES PENGELOLAAN (1/2)
 Pengelolaan barang dalam gudang dilakukan oleh
petugas gudang dengan menggunakan TUG 3, TUG 4,
TUG 2, dan TUG 1 sebagai dokumen pendukung
 Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan :
1. Ukuran/dimensi barang.
2. Berat/ringannya barang.
3. Jumlah/volume barang.
4. Sifat-sifat khusus barang (beracun, mudah pecah,
mudah terbakar dll)
 Metode penyimpanan barang disesuaikan dengan
kondisi dengan memperhatikan :
1. Denah atau tata ruang gudang.
2. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak.
3. Metode penanganan.
4. Alat kerja atau alat angkut.

PROSES PENGELOLAAN (2/2)
 Untuk material-material yang spesifik, maka cara
perawatan material harus sesuai dengan standar dan
prosedur yang telah ditetapkan untuk masing-masing
karakteristik, sifat dan jenis barang yang disimpan
sebagai berikut :
 Barang yang sangat berbahaya dan mudah terbakar.
 Barang yang tidak tahan lembab.
 Barang yang tidak tahan udara panas atau dingin.
 Barang yang mudah berkarat.
 Barang penghantar.
 Barang yang dapat merusak lingkungan.
 Barang /Peralatan kontrol.
 Bahan kimia Kurilex.

FORMULIR TUG
 Label barang.
 Kartu gantung barang, yaitu TUG 2 untuk
barang-barang umum yang berwarna merah
muda dan TUG2a untuk spare part yang
berwarna hijau.
 Kartu persediaan, yaitu TUG 1.

FORMAT FORM TUG 2

FORMAT FORM TUG 2a

FORMAT FORM TUG 1

FORMAT FORM TUG 1a

4 Proses Pengeluaran Barang dari
dalam Gudang

DEFINISI
 Pengeluaran barang barang dari gudang
adalah suatu transaksi pelayanan
terhadap permintaan akan kebutuhan
barang untuk unit, baik untuk kegiatan
pemeliharaan atau untuk kegiatan
mendukung operasional maupun kegiatan
lainnya.

PROSES PENGELUARAN
 Proses pengeluaran barang dilaksanakan oleh
petugas gudang dan harus disahkan oleh
kepala gudang/koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang digunakan pada
pengeluaran barang adalah Surat permintaan
barang / spare part dari Unit Pelaksana ke Unit
Induk dilampiri Daftar Permintaan Barang (DPB)
dan/atau Daftar Permintaan Sparepart (DPS).

FORMULIR TUG
 Daftar permintaan barang (DPB) dalam bentuk
TUG 5 atau Daftar permintaan spare part (DPS)
TUG 6.
 Perintah penyerahan / DO / TUG 7.
 Bon pengeluaran barang-barang/spare part (BP)
dalam bentuk TUG 8 dan Bon Pemakaian dalam
bentuk TUG 9

FORMAT FORM TUG 5

FORMAT FORM TUG 6

FORMAT FORM TUG 7

FORMAT FORM TUG 8

FORMAT FORM TUG 9

5 Proses Inventarisasi

DEFINISI DAN TUJUAN
 Inventarisasi adalah pemeriksaan rutin secara berkala,
menyeluruh dan detail terhadap kondisi semua item
barang persediaan di gudang, yang dilakukan
minimal satu kali dalam 1 tahun atau sesuai
kebutuhan, dengan memperhatikan efektifitas
pengendalian internal dan prinsip asas manfaat
(biaya)
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik
dan siap untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang
adalah benar-benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk
setiap item barang yang tersimpan di gudang antara fisik
dan catatan.

PROSES INVENTARISASI
 Proses inventarisasi dilaksanakan oleh Tim
Inventarisasi yang dibentuk melalui Surat
Keputusan General Manager Unit Induk
 Hasil dari inventarisasi harus disahkan oleh General
Manager
 Daftar pemeriksaan setiap harinya harus
dibagikan selambat lambatnya pada hari
berikutnya setelah selesai dibuat oleh
petugas pemeriksa
 Dokumen pendukung yang digunakan :
1. Kartu persediaan
2. Kartu gantung
3. Hasil inventarisasi sebelumnya
FORMULIR TUG
 Formulir TUG yang digunakan pada proses
inventarisasi adalah TUG 15 dan TUG 6
 Hasil-hasil pemeriksaan dicatat oleh Tim pada
"Daftar Pemeriksaan barang barang/spare
parts" (bentuk formulir TUG. 15) yang
dibuat dalam rangkap 3 (tiga) :
 Lembar ke-1 untuk TUKG.
 Lembar ke-2 untuk Fungsi Perbekalan.
 Lembar ke-3 untuk Fungsi Gudang.

FORMAT FORM TUG 15

6 Proses Penghapusan

DEFINISI
 Penghapusan adalah adalah setiap tindakan
menghapuskan aktiva tetap PLN dari pembukuan atau
neraca PLN. Tujuannya adalah untuk meningkatkan
efisiensi dan produktifitas serta menciptakan nilai
tambah bagi PT PLN (Persero).
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik
dan siap untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang
adalah benar-benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk
setiap item barang yang tersimpan di gudang antara fisik
dan catatan.

PROSES PENGHAPUSAN
 Penghapusan dilaksanakan oleh Unit Induk PLN
atau Unit Pelaksana dengan persetujuan
penghapusan diberikan oleh Dekom atau
melalui RUPS.
1. Dokumen AE.1 : BA Penelitian Penarikan Aktiva
2. Dokumen AE.1.1 : Lampiran AE.1
3. Dokumen AE.2 : Penetapan Penarikan Aktiva.
5. Dokumen AE.3 : Usulan Penghapusan Aktiva
7. Dokumen AE.4 : Daftar Usulan Penghapusan
8. Pakta Integritas.

TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (1/2)
Usulan dari Unit Pelaksana ke Unit Induk terkait penghapusan ATTB
Berdasarkan usulan dari Unit Pelaksana, Unit Induk membuat usulan

penghapusan ATTB ke PLN Kantor Pusat
Berdasarkan usulan dari Unit Induk, PLN Kantor Pusat melalui Direksi
kemudian membuat usulan pebghapusan ATTB ke Dekom
Usulan Direksi yang disetujui oleh Dekom kemudian mengeluarkan

Surat Persetujuan Penghapusan

TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (2/2)
Berdasarkan Surat Persetujuan Penghapusan dari Dekom,

kemudian Direksi menerbitkan Surat Keputusan tentang
Penghapusan Aktiva
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi tentang Penghapusan

Aktiva, PLN Unit Induk kemudian menerbitkan Keputusan
tentang Tim Penghapusan Aktiva, dan kemudian pelelangan pun
dilakukan
Setelah selesai kemudian dibuatkan Laporan ATTB oleh Sub Bid

Akuntansi

MANAJEMEN MATERIAL

Phenomenal
PENGERTIAN MANAJEMEN MATERIAL
item (barang) yang dibeli atau dibuat, yang disimpan

MATERI untuk keperluan kemudian, baik untuk dipakai, diproses
AL lebih lanjut atau dijual.
pengelolaan; proses perencanaan,

MANAJEME pengorganisasian, pelaksanaan, dan
N pengendalian
ple
sim Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan
Menjaga agar persediaan tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil
Goal ?
 produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu,
mo
re  tetapi dilain pihak sekaligus harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari
penyediaan barang tersebut seminimal mungkin

Mengapa HARUS DIKELOLA?
Jika tdk disimpan dpt

mengganggu kelancaran
proses produksi atau
ITEM BARANG YANG kehilangan kesempatan
DISIMPAN DISEBUT
PERSEDIAAN / KONTRADIKTIF
INVENTORY / STOCK.
Persediaan adalah idle
resources, sehingga
bahan baku terlalu banyak artinya
sub-assembly WASTE.
komponen
produk jadi

FUNGSI PERSEDIAAN
1. Menjaga kelancaran operasi

2. Mencapai skala ekonomis pengadaan
3. Meredam ketidakpastian
4. Menjamin kepuasan pelanggan
5. Eksploitasi pasar
LINGKUP Sistem administrasi

KUALITATIF Prosedur
PERSOALAN
Sistem informasi
PERSEDIAAN
What to order?
KUANTITATIF When to order?
How much to order?

UKURAN PERFORMANSI Manajemen
Persediaan Material
INTERNAL EKSTERNAL
Biaya yg Tingkat
dikeluarkan Pelayanan
 Biaya simpan  Bagaimana persediaan dpt melayani

 Ongkos pesan konsumen.
 Ongkos kekurangan persediaan  Perbandingan antara besar permintaan yg
 Ongkos item (harga) dpt dipenuhi thd permintaan total per wkt
ttt.
 Presentasi demand tak terpenuhi,dll

What is a Supply Chain?

Supply Chain Management


Supply Chain
Supplier Manufacture Distributor Retailer Customers

r

Supply Chain Management is
the design and management of processes
across organizational boundaries
with the goal of matching supply and demand
in the most cost effective way.
Supply Demand
Mission impossible: Matching Supply and Demand

MATERIAL MANAGEMENT
SIKLUS PROCUREMENT MANAGEMENT
Determination of requirements / Penentuan Kebutuhan

􀂾Pada tahap ini ditentukan barang / jasa yang diperlukan oleh PLN
􀂾 Pada SAP, Permintaan Pembelian ( Purchase Requesition / PR ) dapat dibuat
secara manual maupun otomatis.
􀂾 Permintaan Pembelian harus selalu dibuat untuk pembuatan Surat Pesanan
( Purchase Order / PO ), kecuali untuk Emergency PO
􀂾 Permintaan Pembelian dapat juga dibuat secara otomatis dengan menjalankan
Material Requirements Planning ( MRP ).
Source Determination / Penentuan Sumber Pemenuhan

Kebutuhan Vendor selection / Pemilihan Vendor
􀂾 Setelah kebutuhan ditentukan dan Permintaan Pembelian (PR) 􀂾Kita dapat menggunakan system untuk mengidentifikasikan vendor
telah dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan sumber mana yang diundang untuk penawaran, dengan menggunakan
pemenuhan kebutuhan terhadap Permintaan Pembelian yang data dari dokumen dokumen pembelian sebelumnya terhadap
telah dibuat tersebut. material tertentu.
􀂾 Kita dapat menentukan apakah akan melakukan proses 􀂾Hal ini dapat mengindikasikan vendor mana yang sebelumnya
pengadaan ( mis. Pelelangan, pemilihan langsung ) baru atau telah menjadi penyedia jasa atau produk.
membuat Surat Pesanan (Purchase Order) terhadap KHS 􀂾Surat Permintaan Penawaran Harga (Request for Quotation) adalah
(Contract) yang sudah ada dokumen yang akan dikirim ke vendor, bertujuan mengundang
mereka untuk memasukkan penawaran harga dan cara
pembayaran untuk penyediaan suatu produk atau jasa.
􀂾Waktu kita menerima konfirmasi (quotation) dari vendor, kita
dapat memasukkan informasi harga dan cara tersebut ke dalam
RFQ.

Purchase Order Processing / Pemrosesan Surat Pesanan
􀂾Saat kita siap mengkonfirmasi pemesanan, kita membuat Surat Pesanan (Purchase Order / PO).
􀂾Surat Pesanan mengidentifikasikan vendor, dan mengkonfirmasikan produk dan jasa yang dipesan,
jumlah yang dibutuhkan, dan harga yang disetujui.
􀂾Juga ada informasi tentang tanggal pengiriman, cara pengiriman dan cara pembayaran.
Purchase Order Monitoring / Pemantauan Surat Pesanan

􀂾 SAP dapat membuat change document- suatu dokumen yang
dikirim ke vendor untuk mengidentifikasikan bagian mana dari
pemesanan yang berubah.
􀂾 Kita dapat juga melakukan monitoring terhadap status dari
Purchase Order (mis. Barang / jasa sudah diterima atau tidak)
Goods Receipt / Service Entry Sheet Penerimaan Barang / Jasa

􀂾 Setelah Surat Pesanan dibuat dan dikirim ke vendor, vendor mengantarkan barang/jasa
tersebut ke PLN.
􀂾 Oleh karena itu, langkah berikutnya dalam proses procurement adalah memasukkan Goods
Receipt untuk penerimaan barang, dan Service Entry
untuk penerimaan jasa.
􀂾 Goods Receipt dilakukan saat produk diterima dalam gudang PLN (untuk kasus barang stok)
atau di bagian yang melakukan pembelian (untuk kasus barang non stok).
􀂾 Transaksi penerimaan ini yang melakukan salah satu syarat sebelum vendor melakukan
penagihan

Proses Bisnis SAP-MM
– Purchase – Invoice
– Order
–= – Requirements
– Determination of – planning
– Invoice verification
– material requirements
– Vendor
MM – Outline
Materials agmt.
– Goods receipt and Management – Determination of source of supply
– inventory management
– Purchase order monitoring – Vendor selection
– Purchase order processing
© Accenture 2006. All Rights

Reserved.
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal 57
PERGERAKAN BARANG
• Setiap perubahan inventori yang dicatat pada SAP disebut

pergerakan barang (goods movement).
• Pergerakan barang (goods movement) disebut juga pergerakan
material (material movement) atau pergerakan stok (stock
movement).
Ada empat jenis pergerakan barang (goods movement) di SAP:
• Penerimaan barang (Goods Receipt)

• Pengeluaran barang (Goods Issue)
• Pengembalian barang (Goods Return)
• Pemindahan barang (Goods Transfer)

Movement Type yang dipakai di SAP (1)*
Movement Type yang dipakai di SAP untuk proses GR / Goods Receipt
(penerimaan barang) dan GI / Goods Issue (pengeluaran barang) :
Stock Transport
GR w/o Reference
Order
921/922 101/102
Return to Vendor
Purchase Order
101/102 122/123
103/104 Return Delivery from
124/125
105/106 GR Blocked Stock
GR Blocked
Stock
911/912 Emergency
INVENTORY MANAGEMENT
941/942 Issuance
GR from non pilot 221/222
Project Work Breakdown
201/202 Structure
261/262
Cost Center
Internal Order
931/932 Goods Receipt
GI Scrap Goods Issue

Movement Type yang dipakai di SAP (2)
Movement Type yang dipakai di SAP untuk proses pemindahan barang
(transfer posting dan stock transfer) :
301/302
Plant Plant
311/312
Storage Location Storage Location
309/310
Material Material
Jenis Stok Jenis Stok
321/322
Pemeriksaan Kualitas Unrestricted
411(Q)/412(
PDP (project stock) Q) HAR (own stock)
351/352
Unrestricted Stock in Transit

Alur Pengadaan Material
1. Bagian Niaga / Jaringan mengusulkan pengadaan material dengan membuat NOTA DINAS
Ke Tim Pengadaan
2. Panitia Pengadaan Melakukan Lelang / EPROCT
3. ada pemenang tender
4. Panitia membuatkan :
a. SPK ( Surat perintah kerja )
b. Kode 4
c. PO
5. Vendor pemenang mengirim barang ke Logistik / Gudang dengan membawa :

a. Foto Copy SPK / kode 4 / PO
b. surat jalan
c. Material yg dikirim
6. Perlakuan Petugas Gudang barang datang :

G
A. Petugas Gudang Mengecek dan menghitung jumlah barang sesuai dengan surat jalan.
AN
B. mengentry PO data material kedalam KARANTINA SYTEM SAP

AR
C. Petugas gudang membuat TUG 4 sesuai dengan SPK / KODE 4 / PO

D. Petugas gudang menginformasikan ke TIM Panitia pemeriksa kualitas barang ( PPKB )
NB
bahwa barang / material pengadaan telah masuk Gudang

AA
IM
7. TIM Panitia pemeriksa kualitas barang ( PPKB )

ER
TIM Panitia pemeriksa kualitas barang ( PPKB ) memeriksa jumlah barang, kwalitas /speck
sesuai dengan standart yg telah ditentukan PLN / KONTRAK
EN
apabila telah sesuai dengan syarat tsb. Panitia menanda tangani TUG 4 ( Berita Acara pemeriksaan kwalitas barang )
SPE
8. Petugas Gudang mengentry data TUG 4 Kedalam SAP / GOOD REICEPT

OS
Dan material tsb. Menjadi persediaan.

PR
9. Petugas gudang membuku material pengadaan tersebut kedalam kartu TUG 1 ( kartu persediaan barang )
dan kartu TUG 2 ( Kartu Gantung barang gudang )
Apakah Goods Receipt itu ?
• Goods Receipt (penerimaan barang) di SAP adalah proses untuk mencatat

kedatangan barang yang akan menjadi milik perusahaan
• Dalam siklus Procurement (pengadaan barang), barang-barang dari vendor
diterima dengan referensi terhadap Purchase Order (pemesanan barang)
PO
Mat. Doc
DO /GR slip
Goods Receipt
Goods Receipt dalam Siklus Procurement
Requisition
Processing
Payment
Processing
Invoice
Verification RFQ /
Quotatio
n
Contract /
Goods Receipt Order Processing
Agreement

Goods Receipt (Penerimaan Barang)
Goods Receipt (GR) / penerimaan barang mencatat informasi penerimaan
barang dari vendor. Penerimaan barang menaikkan jumlah stok di lokasi
penyimpanan.
Dokumen
Pembelian
Item:
1 Penerimaan
2 Barang
3 Goods
receipt
Gudang
Vendor

Proses Penerimaan Barang
Dalam proses penerimaan barang, Anda akan memeriksa barang-barang yang
diterima terhadap PO (pesanan barang) untuk memastikan jumlah, kualitas,
dan permintaan tersebut adalah sesuai dengan pesanan.
1.Barang Penerima
Penerima
dari Vendor barangbertugas
barang bertugas
memeriksa
memeriksa
barangdari
barang dari
vendor
vendor
mengikuti
mengikuti
spesifikasi
spesifikasi
dalamsurat
dalam surat
Goo
ds pemesanan.
pemesanan.
2. Barang OK
Bahan Datadari
Data darisurat
surat
Diperiksa
Rusak/Pecah Barang diterima pemesanan(PO)
pemesanan (PO)
Kembalikan Barang sesuai akandiambil
akan diambil
dengan pesanan secaraotomatis
secara otomatis
ke Vendor
kedokumen
ke dokumen
penerimaan
penerimaan
barang(GR)
barang (GR)
Alur mutasi / pengeluaran material
pekerjaan / spk area
Bagian Niaga / Jaringan membuat spk dan membuatkan Good Issue / Reservasi
1. dan di tangani oleh Asman Konstruksi /Jaringan
sesuai dengan kebutuhan didalam
pekerjaan/ SPK
Vendor pemenang pekerjaan membawa berkas Good issue /

2. Reservasi ke Logistik / gudang
Petugas Gudang melayani dan memberikan jenis dan jumlah barang sesuai
3. dengan Good issue / Reservasi
Petugas Gudang membuat surat jalan sesuai dengan material yg telah diberikan
4. sesuai dengan Good issue / Reservasi
Petugas gudang mengentry Bon Reservasi kedalam SAP untuk

5. mengurangi Persediaan.
Petugas gudang Membuku bon reservasi kedalam kartu

6. manual ( TUG 1 dan TUG 2 )

Alur mutasi / pengeluaran material
pekerjaan Gangguan / Permintaan Rayon
Petugas Unit / Rayon membawa Surat / NOTA DINAS ke bagian

1. Konstruksi / Jaringan
untuk minta material sesuai dengan kebutuhan
pekerjaan
Petugas bagian konstruksi / jaringan membuatkan Good issue / Reservasi dan di Tanda
2. tangankan Asman Konstruksi /Jaringan
Petugas unit / Rayon membawa Good Issue / Reservasi ke Logistik

3. / Gudang.
Petugas Gudang melayani dan memberikan jenis dan jumlah barang sesuai dengan
4. Good issue / Reservasi
Petugas Gudang membuat surat jalan sesuai dengan material yg telah diberikan sesuai
5. dengan Good issue / Reservasi
Petugas gudang mengentry Bon Reservasi kedalam SAP untuk

6. mengurangi Persediaan.
Petugas gudang Membuku bon reservasi kedalam kartu manual

7. ( TUG 1 dan TUG 2 )

alur pengembalian / retur material
( kode 3 )
1. Vendor pelaksana pekerjaan atau petugas unit/rayon menginformasikan ke Pengawas

pekerjaan ( konst/jaringan ) kalau ada sisa material pekerjaan /
kalau ada material sisa pekerjaan / Gangguan
2. Petugas bagian konstruksi / jaringan membuatkan bon Kode 3 / Retur material dan ditanda
tangankan Oleh Direksi pekerjaan, Asman kons/Jar
3. Petugas bagian konstruksi / jaringan mengecek material dan menetapkan jenis material
Baru/bekas handal/ Rusak.
4. Vendor pelaksana / petugas unit membawa material dan Bon KODE 3 ke
Logistik / gudang.
5. Petugas Gudang menerima dan mengecek jumlah dan jenis barang sesuai
dengan bon Kode 3.
6. Petugas Gudang menempatkan Material Retur sesuai Dengan Jenis material
BARU/BEKASHANDAL / RUSAK
7. Petugas gudang Membuku Bon kode 3 ke dalam kartu manual ( TUG 1
DAN TUG 2 )

MACAM PERGERAKAN BARANG DALAM SAP

Inventory Management
Proses Terintegrasi di dalam Supply Chain
 Inventory Management berhubungan dengan pemeliharaan stok material dalam hal
jumlah dan nilai material tersebut.
 Proses yang terkait di dalamnya berupa merencanakan stok material, memasukkan
pergerakan barang berikut bukti pergerakan barang tersebut.
 Inventory Management
MM Overviewmerupakan bagian dari proses Supply Chain (rantai
persediaan) yang terintegrasi.
Materials
planning
External Procurement Internal Procurement

Purchasing Production
Invoice Master Data

Inventory Management
Verification
Materials
Goods Batches
issue
Vendors
Invoice G/L accounts
receipt Goods receipt Transfer Customers
? posting Warehouses
.
.
Internal and external Sales and

accounting distribution
 SAP AG 1999
Apakah Inventory Management itu ?
Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods
Receipt), penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas material dan
persediaan.
INVENTORY MANAGEMENT
Barang
Barang Barang Jumlah barang
ditampung di
diterima dipesan atau diperiksa dan
persediaan
dalam dikeluarkan diverifikasi
dan
secara
bentuk fisik pergerakannya
periodik
dicatat
GOODS RECEIPT RESERVATION/ TRANSFER POSTING PHYSICAL INVENTORY

GOODS ISSUE COUNT

Tipe-tipe Stok
• Mengelola stok material adalah komponen kunci proses Inventory

Management.
• Pada SAP, stok berarti material-material yang tersedia untuk dipakai atau
didistribusikan oleh PLN.
• Untuk SAP yang diimplementasikan di PLN, stok terbagi ke dalam 3 tipe
utama:
 Stok bernilai (Valuated Stock)  jumlah dan nilai dicatat dalam
inventoryi, contoh : ZST1 (Stock Material), ZFL1 (Fuel Material)
 Stok tidak bernilai (Non Valuated Stock)  hanya jumlah stok saja
yang dicatat dalam inventory, contoh : ZCAD (Material Cadang)
 Non Stok  baik jumlah dan nilai tidak disimpan ke dalam inventory

STOK
• Semua material mempunyai nilai, sehingga setiap perubahan jumlah

stok akan merubah nilai persediaan material di sisi akuntansi.
• Setiap penambahan atau pengurangan jumlah stok, dilakukan pula
posting (secara otomatis) pada kode perkiraan stok yang merefleksikan
perubahan ini secara pembukuan akuntansi.
Pada SAP, Inventory Management memungkinkan kita untuk mengetahui:

• Keberadaan material (lokasi)
• Tingkat stok saat ini (jumlah)
• Implikasi tingkat stok dari akuntansi (nilai)
STOK
STOK NON Yang
TIDAK
BERNILAI STOK Dicatat
BERNILAI
INVENTORY   - JUMLAH
AKUNTANSI  - - NILAI
Contoh ZST1, ZCAD ZNS1,
ZFL1 dll

Stock Overview
Stock overview memberikan informasi keadaan stok sebuah material pada

setiap level organisasi.
• Stock overview menampilkan inventory yang terdapat dalam berbagai tipe stok
(berdasarkan statusnya), antara lain :
• Unrestricted-use  stok bebas pakai
• Quality inspection  stok yang berada di bawah pemeriksaan kualitas
• Reserved  stok yang sudah dipesan untuk dipakai
• Open order quantity  stok pesanan ke vendor yang belum diterima
• Tipe stok diatas akan diperbaharui (untuk stok tertentu) bergantung dari movement
type yang terjadi pada setiap transaksi inventori.
• Informasi stok yang detil dapat ditampilkan pada berbagai level:
– Client
– Company Code
– Plant
– Storage Location

Tipe Stok berdasarkan Status Material
Tipe stok digunakan untuk membedakan kategori atau status dari suatu
material.
Berbagai tipe stok yang digunakan di ERP adalah:
No. Stock Type Description
1. Unrestricted Use Material yang tersedia dan siap pakai.
2. Quality Inspection Material yang sudah menjadi stok, namun diblok
untuk quality inspection (pemeriksaan kualitas).
3. Blocked Stock Material yang diblok dari pemakaian (tidak dapat
dipakai) karena alasan tertentu (rusak, tidak
dapat dipakai lagi, dsb).
4. GR Blocked Stock Material yang baru diterima dari pihak luar dan
masih berada dalam karantina dan menunggu
untuk diperiksa sehingga tidak dapat
dipergunakan.
5. Reserved Stock Material yang dipesan untuk dipakai (diambil dari
gudang). Jumlah ini masih belum mengurangi
persediaan pada unrestricted-use.
6. Open Order Quantity Material yang sudah dipesan dari pihak lain
(vendor / unit lain) tapi barangnya belum
tersedia/belum diterima.

Quality Management dalam Proses Pengadaan
(1)
Vendor Vendor
B
B B C
A
Blocked Stock
Material X Material Y
on
e cti
p
Ins Lot
OK
B
Inspection Lot
Control Quality Inspection
OK
B
A
B C
ü Stock
Unrestricted-use Stock Make Usage Decision

Quality Management dalam Proses Pengadaan (2)
Komponen Quality Management (QM) merupakan fase penting dalam

proses pengadaan. QM mendukung kegiatan pengadaan dengan
fungsi-fungsi antara lain sbb:
• Evaluasi vendor
• Blokir vendor
• Release vendor untuk RFQ dan PO
• Sertifikasi proses
• Inspeksi yang berlangsung di tempat vendor (Source Inspection)
• Inspeksi Goods Receipt

Quality Management dalam Proses Pengadaan (3)
Quality Management untuk proses pengadaan diaktifkan untuk

material pada level client.
Semua data pengadaan lainnya disimpan dalam material master

record dalam Quality Management View di level plant

Fungsi Komponen QM
Dengan menggunakan fungsi Quality Info Record yang

terdapat di SAP, jika dibutuhkan, periode validitas dan
kuantitas pengiriman maksimum sebuah vendor dapat dibatasi.

Manfaat QM
1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial terhadap
kemampuan pemblokiran pembayaran.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan material yang
tidak lolos tes kualitas. Hal ini membuat proses Manajemen Inventori
menjadi lebih efisien.
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu
turnaround.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Membantu pembeli dalam seleksi dan evaluasi vendor
• Quality Info Record dapat membantu pembeli memilih vendor yang sesuai.
• Evaluasi vendor secara otomatis dapat membantu pembeli mengambil aksi
yang dibutuhkan terhadap vendor.
3. Transparansi dan Akses Informasi secara Online.
• Penyimpanan hasil on-line yang terintegrasi dan dapat diakses oleh
pengguna sesuai autorisasinya.
• Laporan dan informasi dapat diambil untuk mengawasi penundaan dalam
proses inspeksi kualitas.

Proses Inspeksi
Inspeksi kualitas produksi dapat dilaksanakan terhadap Goods Receipt
sehingga secara langsung mempengaruhi batch inspeksi (status) dan
stoknya (release, block, dll)
Di PLN terdapat 2 macam inspeksi :
 Inspeksi di tempat vendor (Source Inspection) / Factory Acceptance Test
 Inspeksi saat penerimaan barang (Receiving Inspection)
Lab QC menganalisa
Barang Sampai
sample dan data hasil Data hasil
kualitas Quality
Assurance ke
sistem SAP
Hasil Kualitas sesuai
dengan spesifikasi!
Barang Siap Dipakai

Pengelolaan Source Inspection (1)
Source Inspection adalah pemeriksaan barang di tempat vendor.
Proses ini meliputi 4 kegiatan:
• Proses Pengadaan
Proses ini merupakan pemicu prosedur Inspeksi Kualitas
• Pembuatan Lot Inspeksi
Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi Kualitas. Lot
Inspeksi akan dibuat berdasarkan tanda terima undangan Source Inspection dari
vendor.
• Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil ke dalam
sistem
• Keputusan Penggunaan (Usage Decision)
Merupakan proses akhir untuk setiap lot inspeksi. Pada Keputusan Penggunaan,
pengguna harus mengambil keputusan untuk menerima/menolak lot inspeksi dan
memberi tanda pada Evaluasi Vendor

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam melakukan
kegiatan Pengelolaan Source Inspection
 Who Quality Inspection Team (Tim Jimatek)

 What Mengelola proses inspeksi kualitas dan proses penyimpanan
hasil inspeksi pada Source Inspection (FAT = Factory Acceptance
Test)
s
 When Setiap kali dibutuhkan proses Source Inspection / FAT (sesuai
ketentuan yang ada di kontrak)

SUB PROSES AKTIVITAS
• Mengelola Source Inspection • QI Team menerima undangan dari

vendor untuk Source Inspection
• Membuat Lot Inspeksi
• Mencetak kriteria inspeksi
• Melaksanakan proses inspeksi
• Memasukkan & Menyimpan hasil
inspeksi di sistem
• QI Manager mengambil keputusan
penggunaan (Usage Decision) dan
release lot inspeksi

Alur Proses
Pengelolaan Source Inspection

GOLDS
GUDANG ONLINE
DELIVERY
SWALAYAN

Phenomenal
1. Pendahuluan
LATAR BELAKANG TUJUAN

Implementasi ERP Modul Akses langsung ke
MM sudah berjalan di Inventory management
seluruh unit PLN untuk peningkatan
pelayanan unit Rayon
Service
ERP – SAP
Quality
MM
Level 3
Implementasi 5S User Rayon dapat
– GOLD di Area Real Time melihat stok dan
Depok 5S Gudang pergerakan material
Monitoring
GOLDS - SAP
Distribution Enterprise
DREAM Kinerja 5S dapat terjaga
OPI – 5S
Asset Management: Disbali oleh integrasi dengan
SAP PM, Dreamap & sistem ERP
GOLDS Cikal
Arahan DIROP
Bakal
JBS
DREAM
Area Depok Inisiasi pola Work Order

sebagai unit pilot GOLDS Management sebagai cikal
Non EAM bakal DREAM / Asset
Management

2. Overview DREAM
DREAM – EAM DISTRIBUSI
AP2T Plant Maintenance (PM)

(Billing
System) Geographic Work Order Equipment & Maintenance
Work Order Level
Information Level 3 Asset Tracking Cost
2 System
System (GIS) System* System Management
APKT
(Call Center Preventive Asset, WO, and
System) Gateway Operational
Maintenance Maintenance Cost
System Report
System Report
Network
Monitoring CBM Health
(SCADA) Index**
**
GOLDS*&**
*&**
(Gudang Online Delivery Swalayan)
SAP MM – SAP MM –
SAP FI SAP CO SAP AA SAP PS SAP HR
ERP Proc. Inv.
Integrasi dengan Integrasi dengan Integrasi GOLDS dengan

DreaMap (sebagai GIS SAP ERP SAP ERP dan EAM Distribusi
dan gateway system)

3. Scope GOLDS Non EAM
DREAM – EAM DISTRIBUSI

Plant Maintenance (PM)
*Menunggu Roll Out *Menunggu Roll Out

AP2T
(Billing
System)
APKT
(Call Center
System)
GOLDS*
NON EAM
SAP MM – SAP MM –
SAP FI SAP CO SAP AA SAP PS SAP HR
ERP Proc. Inv.
GOLDS : Gudang Online Delivery Swalayan

4. Integrasi Sistem
GOLDS Non EAM
MM
GOLDS
Materials
Management
Keterangan:
AP2T : Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpadu
APKT : Aplikasi Pengaduan Keluhan Terpadu
SAP MM : SAP Modul Material Management

5. Proses Bisnis
GOLDS Non EAM

5. Proses Bisnis
GOLDS Non EAM

6. Fitur GOLDS Non
EAM
Pengelolaan Material Master Pengelolaan material master yang digunakan dalam transaksi
1 pergerakan material di gudang virtual
Pengelolaan Master Cost Object Pengelolaan cost object yang digunakan dalam transaksi pergerakan
2 material di gudang virtual untuk yang belum EAM
Pengelolaan Pengeluaran Material Pengelolaan pengeluaran material (tidak termasuk equipment) dari
3 gudang virtual
Pengelolaan Transfer Material Pengelolaan transfer material (tidak termasuk equipment) dari gudang
4 virtual ke gudang area
Pengelolaan Pengembalian Material Pengelolaan pengembalian material (tidak termasuk equipment) dari
5 gudang virtual
Pengelolaan Inspeksi Penerimaan Pengelolaan inspeksi penerimaan material di gudang virtual

6
Material
Pengelolaan Stock Opname Pengelolaan stock opname material (tidak termasuk equipment)`
7
Pengelolaan Master Data Pengelolaan Transaksi

7. Tentative Schedule
Go Live
(22 Desember 2014)
Bussines Simulation &

Persiapan Go Live
17-21 Desember 2014
Training Aplikasi
GOLDS
15 – 16 Desember
2014
Development Aplikasi
GOLDS dan Integrasi
dengan SAP
25 November - 10
Desember 2014

8. Prasyarat
Implementasi
Struktur Infrastru Kebijakan

Organisa ktur & Manajem
si & SDM Aplikasi en
●
●SK Pembentukan Tim
●
●3 Layer (KD, Area, SAP MM
●
● GOLDS Non EAM
●SK Pembentukan Gudang
●
Rayon) Akses WAN/LAN

●
● Virtual
●Kebijakan jenis material
●
●
●PIC GOLDS Non Server Training,
●
●
yang dikelola GOLDS Non
EAM
EAM Server Bussines ●Kebijakan dan Penugasan
●
Cut Over dan Stock

●
●Desain KPI Simulation, Server Opname
●Penugasan PIC GOLDS
●
pemegang role Production Non EAM


Tata Kelola Gudang

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tata Kelola Gudang

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TATA KELOLA GUDANG

Simple, Inspiring, Performing,

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Usulan dari Unit Pelaksana ke Unit Induk terkait penghapusan ATTB

Berdasarkan usulan dari Unit Pelaksana, Unit Induk membuat usulan

Usulan Direksi yang disetujui oleh Dekom kemudian mengeluarkan

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Berdasarkan Surat Persetujuan Penghapusan dari Dekom,

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi tentang Penghapusan

Setelah selesai kemudian dibuatkan Laporan ATTB oleh Sub Bid

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performing,

item (barang) yang dibeli atau dibuat, yang disimpan

pengelolaan; proses perencanaan,

penyediaan barang tersebut seminimal mungkin

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Jika tdk disimpan dpt

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

1. Menjaga kelancaran operasi

LINGKUP Sistem administrasi

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

 Biaya simpan  Bagaimana persediaan dpt melayani

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal

Supplier Manufacture Distributor Retailer Customers