PENGAWASAN MUTU

MATERIAL

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal
 Sistem Pengawasan
Sistem Pengawasan
Tidak ada sebuah system yang akan berjalan secara continue tanpa
sebuah system pengawasan. System pengawasan terkait gudang adalah
sebuah sistem untuk memastikan bahwa data administrasi terkait gudang
haruslah sama dengan kondisi fisik sebenarnya yang dikenal dengan
istilah stock take. Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian
stock fisik dan stock computer/manual sehingga tingkat persediaan sesuai
dengan keadaan fisik. Stock take harus dilakukan penjadwalannya,
dengan PIC yang telah disepakati. Report (Form) stock take yang dicetak
setelah hasil perhitungan fisik dilapangan idealnya adalah 0 atau tidak
terjadi selisih sama sekali antara laporan monitoring/aplikasi pergudangan
dengan kondisi fisik. Jika terjadi selisih maka harus dilakukan perhitungan
ulang. Jika masih terjadi selisih fisik maka harus dicari kemungkinan-
kemungkinan penyebabnya
Standard Untuk
Standard Untuk Indikator
Indikator Sistem
Sistem Pengawasan
Pengawasan

INDIKATOR BOBOT
No STANDARD
SYSTEM (%)
Sistem Adanya jadwal Stock take area ke gudang rayon 3
Pengawasan minimal perbulan
Adanya jadwal Stock take Rayon ke kendaraan 3
yantek minimal perminggu
Adanya PIC Stock take 3
Bukti Report Stock take yang dilakukan tingkat 3
gudang Rayon
Bukti Report Stock take yang dilakukan tingkat 3
kendaraan Yantek
AuditPengelolaan
Audit PengelolaanMaterial
Materialdengan
denganacuan
acuanYWMS
YWMS
 Improvement manajemen
Improvement manajemen
persediaan
persediaan
Proses penerapan YWMS untuk manajemen persediaan dilakukan dengan
cara pembuatan surat dari Manajer area kepada seluruh manajer rayon,
untuk melakukan perhitungan terhadap reorder point dan standar stock
setiap material baik di gudang rayon sampai kendaraan pelayanan teknik

Langkah kerja ;
• Pengumpulan data untuk mengetahui Average usage, Lead time dan
safety stock untuk area, rayon dan kendaraan yantek
• Perhitungan Reorder point dan standar stock baik dari tingkat area,
gudang rayon sampai dengan kendaraan pelayanan teknik, baik mobil
maupun motor
Permohonan ROP dan STS dari rayon
 Hasil reaudit untuk manajemen persediaan

RAYON
STANDARD BOBOT (%)
A B C

Memiliki average usage permaterial tahun sebelumnya 2 V V V

Memiliki Stock Standard per material di level Area 2 V V V

Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Area 2 V V V

Memiliki data stock gudang paling update dilevel Area 2 V V V

Memiliki Stock Standard per material di level Rayon 2 V V V

Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Rayon 2 V V V

Memiliki data stock gudang paling update dilevel Rayon 2 V V V

Memiliki Stock Standard per material di level Kendaraan Yantek 2 V V V

Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Kendaraan Yantek 2 V V V

Memiliki data stock gudang paling update dilevel Kendaraan Yantek 2 V V V

20 20 20 20
 Improvement Sistem
Improvement Sistem Manajemen
Manajemen
Material dan
Material dan Gudang
Gudang di
di Rayon
Rayon
Standard pertama dalam sistem manajemen material dan gudang di rayon
adalah bahwa gudang material haruslah memiliki ruang tersendiri

Langkah kerja ;
• Mencari ruangan untuk rayon yang belum memilki lokasi gudang
tersendiri
• Membeli/memperbaik/menambah lemari sesuai dengan kebutuhan
material berdasarkan perhitungan ROP dan STS
• Pengadaan kotak material yang bertujuan untuk memisahkan material
perjenis dan ukuran
• Penunjukan PIC untuk gudang rayon yang ditampilkan pada papan
nama gudang
• Melengkapi peralatan kerja dan atau peralatan k2/k3 serta mengatur
penempatannya
Contoh Implementasi Sistem Manajamen Gudang & Material di rayon

Sebelum

Sesudah
 Improvement Sistem
Improvement Sistem Manajamen
Manajamen
Material di
Material di Kendaraan
Kendaraan Yantek
Yantek

Dalam sistem manajemen material di kendaraan yantek salah satu fokus

yang harus dilakukan dalam rangka melakukan penerapan YWMS adalah
pembuatan box material yang representatif sehingga setiap jenis material
yang dibutuhkan dapat diambil dengan mudah dan juga telah terstandar
dari sisi Reorderpoint dan standar stocknya

Langkah kerja ;
• Mendesign box material representative yang memisahkan peralatan
dan material. Box juga memisahkan material sesuai jenis dan ukuran
• Pengadaan box material sesuai design
• Memenuhi kelengkapan lain sesuai standard YWMS
Design Box Material di Mobil Yantek
 Improvement Sistem
Improvement Sistem Administrasi
Administrasi

Pembuatan form administrasi sesuai standar YWMS

Langkah kerja ;
• Design dan pembuatan kartu material untuk gudang rayon dan
kendaraan yantek
• Design dan pembuatan Form stocktake (pengawasan)
• Design dan pembuatan form lainnya sesuai standard YWMS
 Design form stock take/opname

STOCK
NO NAMA MATERIAL SAT
APLIKASI REALISASI SELISIH
/ PENGAMAN LEBUR
A. PENGAMAN TR:
1 FUSE;380/220;50A;SQUARE;1 bh
2 FUSE;380/220;63A;SQUARE;1 bh
3 FUSE;380/220;80A;SQUARE;1 bh
4 FUSE;380/220;100A;SQUARE;1 bh
5 FUSE;380/220;125A;SOJJARE;1 bh
6 FUSE;380/220;160A;SQUARE;1 bh
7 FUSE;380/220;200A;SQUARE;1 bh
8 FUSE;380/220;225A;SQUARE;1 bh
9 FUSE;380/220;250A;SQUARE;1 bh
10 FUSE;380/220;300A;SQUARE;2 bh
11 FUSE;380/220;315A;SQUARE;2 bh
12 LVSB ACC;FUSE HOLDER 400 A bh
 Improvement Sistem
Improvement Sistem Aplikasi
Aplikasi

Proses pengelolaan material akan menjadi optimal dengan aplikasi

pergudangan. Aplikasi pergudangan dapat juga diganti dengan excell yang
memuat rumus sesuai dengan standar audit YWMS di dalam manajemen
persediaan.

Langkah kerja ;
• Pembuatan aplikasi dasar yang memenuhi standard YWMS
• Chalenging idea aplikasi untuk menampung saran dan kritik agar
aplikasi dapat mengakomodir kebutuhan-kebutuhan user
• Penyempurnaan aplikasi dan inhouse training penggunaan aplikasi
• Roll out aplikasi untuk digunakan sebagai aplikasi yang wajib
digunakan dalam pengelolaan gudang material yantek di PLN area
Gambar fitur-fitur dari Aplikasi pergudangan
 Sistem Pengawasan
Sistem Pengawasan

Penerapan YWMS tidak akan berjalan tanpa adanya pengawasan. Sistem

pengawasan haruslah terjadwal dengan baik sehingga sistem berjalan
dengan terus menerus.

• Langkah kerja ;
• Pembuatan jadwal stock take
• Penunjukan PIC stock take
• Pelaksanaan stock take dengan bukti report form stock take
 Implementasi
Implementasi
• Jadwal stock take/stock opname gudang rayon minimal 1 bulan sekali
• Jadwal stock take/stock opname kendaraan yantek minimal 1 Minggu
sekali
 RAYON
NO INDIKATOR SYSTEM STANDARD BOBOT (%)
GIRI BENJENG SIDAYU
1 Manajemen persediaan Memiliki average usage permaterial tahun sebelumnya 2 V V V
Memiliki Stock Standard per material di level Area 2 V V V
Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Area 2 V V V
Memiliki data stock gudang paling update dilevel Area 2 V V V
Memiliki Stock Standard per material di level Rayon 2 V V V
Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Rayon 2 V V V
Memiliki data stock gudang paling update dilevel Rayon 2 V V V
Memiliki Stock Standard per material di level Kendaraan Yantek 2 V V V
Memiliki data ReOrder Point per material dilevel Kendaraan Yantek 2 V V V
Memiliki data stock gudang paling update dilevel Kendaraan Yantek 2 V V V
Bobot Total 20 20 20 20

2 Sistem Manajamen Gudang & Material di rayon Memiliki Ruang tersendiri 3 V V V

Material Yantek harus terpisah sesuai jenis dan ukuran 2 V V V
Memiliki Almari untuk penempatan material 2 V V V
Almari harus mencukupi semua material yang ada 2 V V V
Ada PIC Gudang Rayon 1 V V V
Kelengkapan peralatan K2/K3 2 X X X
Kelengkapan peralatan kerja 2 V V V
Ada papan nama gudang 1 V V V
Bobot Total 15 13 13 13

3 Sistem Manajamen Material di Kendaraan Yantek Memiliki Box material dan peralatan 3 V V V
Memiliki Buku S.O.P 1 V V V
Material dan peralatan terpisah 2 V V V
Material Yantek harus terpisah sesuai jenis dan ukuran 2 V V V
Memiliki Single Line Diagram 1 V V V
Memiliki APD 2 V V V
Kelengkapan peralatan kerja sesuai kontrak 2 V V V
Ada Form ILP/Call Back 1 V V V
Ketersediaan Tabel pelebur TR/TM 1 V V V
Bobot Total 15 15 15 15

4 Sistem Administrasi Kartu gantung digudang rayon 2 V V V

kartu gantung di kendaraan yantek 2 V V V
Form kelengkapan peralatan 2 V V V
Form berita acara pemeliharaan (Ranger, gadis patas dll) 2 V V V
Form Pergantian Shift 2 V V V
Form Laporan penggunaan material (jika tidak ada software) 2 V V V
Software manajemen pergudangan 2 V V V
Visum ROP, STS dan PIC di gudang rayon 2 V V V
Form Stock Take (pengawasan) 2 V V V
Visum PIC Stock take 2 V V V
Bobot Total 20 20 20 20

5 Sistem Aplikasi Level user meliputi Area, Rayon, dan Admin Yantek 3 V V V
Ada fitur R.O.P dan stock standard per material pada level user Area 2 V V V
Ada fitur R.O.P dan stock standard per material pada level user Rayon 2 V V V
Ada fitur R.O.P dan stock standard per material pada level user admin yantek 2 V V V
Ada fitur stock material online 2 V V V
Ada PIC pada setiap level user 2 V V V
Ada history material keluar/masuk 2 V V V
Bobot Total 15 15 15 15

6 Sistem Pengawasan Adanya jadwal Stock take Area ke gudang rayon minimal perbulan 3 V V V
Adanya jadwal Stock take Rayon ke kendaraan yantek minimal perminggu 3 V V V
Adanya PIC Stock take 3 V V V
Bukti Report Stock take yang dilakukan di tingkat gudang rayon 3 X X X
Bukti Report Stock take yang dilakukan di tingkat kendaraan Yantel 3 X X X
15 9 9 9

TOTAL NILAI AUDIT 100 92 92 92

Terima
Terima Kasih
Kasih