Lampiran

Keputusan Direksi
Nomor : 717.K/DIR/2010
Tanggal : 29 Desember 2010

Kebijakan Persediaan Material

Di Lingkungan PT PLN (Persero)

A. LATAR BELAKANG

Pengaturan persediaan material merupakan hal yang sangat penting untuk

menciptakan keandalan dan efisiensi dalam penyaluran tenaga listrik. Ketersediaan
material baik untuk bidang pembangkitan, transmisi dan distribusi harus dijaga
kontinuitasnya agar tidak menyebabkan terganggunya kegiatan operasi.

Disamping menjaga ketersediaan material, penyediaan material-material tersebut

juga harus dilakukan secara selektif dan memperhatikan aspek-aspek lain seperti
tingkat kekritisan, lamanya waktu pengadaan dan nilai pemakaian sehingga tidak
menyebabkan terjadinya penumpukan material yang menimbulkan inefisiensi bagi
perusahaan.

Untuk mencapai hal tersebut diatas, perlu ditetapkan suatu metoda untuk melakukan
pengelompokan material mana yang sangat penting dijaga ketersediannya untuk
menjaga sevice level setinggi mungkin namun pada saat yang sama hal tersebut
bukan merupakan inefisiensi bagi perusahaan.

Terkait dengan hal tersebut diatas, maka PT PLN (Persero) akan menetapkan Surat
Keputusan Direksi tentang Kebijakan Persediaan Material di lingkungan PT PLN
(Persero).

B. TUJUAN

Tujuan Kebijakan Persediaan Material PT PLN (Persero) adalah sebagai berikut :

1. Tercapainya keseimbangan dalam tata kelola persediaan material, dalam

rangka memaksimalkan tingkat pelayanan dengan persediaan yang optimal.

2. Mengelompokkan material persediaan berdasarkan kriteria kekritisan,

ketersediaan dan tingkat pemakaian (usage), sehingga diperoleh
pengendalian persediaan yang efektif dan efisien untuk masing – masing
material.

C. DEFINISI-DEFINISI.

1. Lead Time

1.1. Internal Lead Time.

1/8
 a. Inventory lead time : waktu yang diperlukan untuk mengevaluasi dan
memroses permintaan dari pengguna sampai dengan rekomendasi
pembelian ke fungsi pengadaan.

b. Purchase lead time : waktu yang diperlukan fungsi pengadaan untuk

memroses pengadaan dari rekomendasi pembelian hingga terbit surat
pesanan (PO).

c. Receiving and inspection lead time : waktu yang diperlukan bagian

penerimaan dalam memeriksa dan menerima material.

1.2. External Lead Time.

Waktu yang diperlukan penyedia barang untuk memasok barang sesuai

dengan surat pesanan yang diterima.

1.3. Total Lead Time

Waktu total yang diperlukan Internal Lead Time ditambah External Lead
Time.

2. Klasifikasi ABC adalah suatu metoda yang digunakan untuk mengelompokkan

material berdasarkan kriteria tingkat kekritisan (criticality) ABC, tingkat
ketersediaan (availability) ABC dan tingkat pemakaian (usage) ABCD yang akan
didefinisikan lebih lanjut dibawah ini.

3. Kriteria Tingkat Kekritisan (Criticality) :

3.1. Tingkat A : Sangat kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material akan menyebabkan :

 Pembangkit : Unit Pembangkit stop (shutdown/trip)

 Transmisi : Sistem Transmisi tidak bisa menyalurkan daya sama
sekali
 Distribusi : Sistem Distribusi tidak bisa mendistribusikan daya
sama sekali

3.2. Tingkat B : Kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material akan menyebabkan :

 Pembangkit : Unit Pembangkit turun kapasitas (derated)

 Transmisi : Sistem Transmisi tidak bisa menyalurkan daya
secara penuh
 Distribusi : Sistem Distribusi tidak bisa mendistribusikan daya
secara penuh

3.3. Tingkat C : Kurang kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material tidak berdampak

langsung bagi operasi.
2/8
 4. Kriteria Tingkat Ketersediaan (availability) :

4.1. Tingkat A : Long Lead time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

diatas 90 (sembilan puluh) hari kalender.

4.2. Tingkat B : Medium Lead Time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

antara 30 (tiga puluh) sampai dengan 90 (sembilan puluh) hari
kalender.

4.3. Tingkat C : Short Lead Time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

dibawah 30 (tiga puluh) hari kalender.

5. Tingkat pemakaian material per periode (usage) di Unit Pelaksana

(Cabang/APJ/Sektor/Region/UPT):

5.1. Tingkat A :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu diatas Rp. 500 juta.

5.2. Tingkat B :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu antara Rp. 100 Juta s/d Rp. 500 juta.

5.3. Tingkat C :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu dibawah Rp. 100 Juta.

5.4. Tingkat D :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu 0 Rp (tidak ada pemakaian)

6. Tingkat Pelayanan (Service Level) Material

Tingkat Pelayanan (Service Level) material adalah perbandingan antara total

item permintaan material yang dapat dipenuhi terhadap total item permintaan
material.

Total item permintaan Material dipenuhi

Service Level Material : X100 %
Total Item permintaan material

3/8
 Catatan : Permintaan material dikatakan dipenuhi apabila permintaan user
dapat dilayani petugas gudang tepat pada saat tanggal diperlukan.

7. Perputaran Material

Perputaran material adalah perbandingan antara pemakaian material terhadap

saldo rata dalam periode tertentu.

Pemakaian material
Perputaran Material :
Saldo rata-rata

Keterangan :

1. Pemakaian Material : Total biaya pemakaian material gudang pada periode

tertentu.
2. Saldo rata-rata : Saldo awal ditambah saldo akhir dibagi 2.

8. ROP (Re-Order Point)

ROP (Re-Order Point) yaitu jumlah persediaan material, dimana harus

melakukan pemesanan ulang.

9. ROQ (Re-Order Quantity)

ROQ (Re-Order Quantity), yaitu jumlah material yang harus dipenuhi saat
melakukan pemesanan ulang.

Lead Time

10. Persediaan Aman (Safety Stock)

Suatu jumlah yang ditetapkan sebagai pengaman untuk mengantisipasi adanya
ketidakpastian dari jumlah pemakaian atau ketidakpastian lead time.

11. Just In Time (JIT)

Material didatangkan pada saat atau menjelang dibutuhkan.

4/8
D. TABEL KEBIJAKAN PERSEDIAAN MATERIAL

Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen material maka

dipandang perlu adanya penyeragaman pengelolaan material persediaan dalam bentuk
kebijakan persediaan/inventory control dan pengadaan untuk menetapkan kriteria
material, penentuan ROP/ROQ, service level material, perputaran material, strategi
pengendalian persediaan dan pengadaan sesuai contoh berikut :

Service
Kriteria Level Turnover Strategi pengendalian persediaan Strategi Pengadaan
(%) (tahunan) yang direkomendasikan

AAA 99.99 0-1 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.

- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy Sesuai kondisi spesifik unit PLN terkait
secara manual.
   
AAB 99.99 0-1 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
   
AAC 95-98 3-5 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.

ABA 97 1-2 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.

    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.

ABB 97 2-3 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.

    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
ABC 95 3-4 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
ACA 90 3-5 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
ACB 93 3-4 - Melakukan Setup ROP/ROQ secara manual
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
ACC 95 4-6 - Melakukan Setup ROP/ROQ secara manual
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
BAA 93 0-1 - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
    - MemProses RO Stores menjadi RO Buy secara idem
manual
BAB 95 1-2 - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
    - Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual

- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh idem

Reorder Algorithm
BAC 95 4-6
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
secara manual

- Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh

Reorder Algorithm idem
BBA 90 4-6
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
secara manual

5/8
 Service Strategi pengendalian persediaan
Turnover
Kriteria Level yang direkomendasikan Strategi Pengadaan
(%) (tahunan)
- Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh
BBA 90 4-6
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy Sesuai kondisi spesifik unit PLN terkait
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
BBB 92 4-6
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
BBC 95 6-8
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
BCA 90 6-9
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm idem
BCB 92 6-9
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
BCC 95 6-9
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CAA 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CAB 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem.
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CAC 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CBA 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CBB 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CBC 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CCA 87 >5
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
   
secara manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
CCB 87 >5
Reorder Algorithm
- Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara idem
   
manual
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
CCC 87 >5
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual

Khusus untuk kebijakan proses pengadaan diatur oleh Keputusan Direksi No.
305.K/2010 tentang Pedoman Proses pengadaan.
6/8
E. KETERANGAN TAMBAHAN

1. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat kekritisan (Criticality) material adalah

fungsi operasi dan pemeliharaan.
2. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat ketersediaan (Avaibility) material
adalah fungsi logistik/perbekalan.
3. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat pemakaian (usage level) material
adalah fungsi logistik/perbekalan.
4. Setiap item material memungkinkan terjadinya perubahan tingkat pemakaian
(usage level) pada setiap periodenya, sehingga akan berubah juga Kriteria Stock
Item Materialnya.
5. Usage level D adalah material yang pada periode satu tahun sebelumnya tidak ada
pemakaian atau nilai pemakaiannya nol rupiah.
6. Kriteria Stock Item Material yang mempunyai usage level D, perlakuan inventory
dan pengadaan hanya diberikan kepada item material yang mempunyai kreteria
Criticality A.
7. Tidak semua item material yang masuk dalam kriteria stock item material
sebagaimana tabel di atas dapat dilakukan stock di gudang, tetapi harus
memperhatikan hal-hal dibawah ini dengan syarat ketersediaan material tetap
terjamin :

a) Jenis kebutuhan (rutin atau non rutin)

b) Expire date (batas akhir pakai) suatu material
c) Prosedur penyimpanan dan penanganan material (Area, Pengaruh
lingkungan dll)

8. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan KHS adalah sebagai

berikut :
a) Efektifitas pembelian meliputi :
 Nilai barang (harga)
 Ketersediaan dipasaran,
 Jarak tempuh,
 Transportasi
b) Kesiapan pemasok
c) Kemampuan penyimpanan

9. Item material yang mempunyai criteria kekritisan A atau B dan mempunyai

perputaran material < 4, apabila berdasarkan kajian enonomis maupun teknis
dengan didasari perhitungan life cycle cost dan revenue hasilnya lebih
menguntungkan, maka direkomendasikan untuk melakukan KHS.

F. PENUTUP

Demikian Kebijakan Persediaan Material Di Lingkungan PT PLN (Persero) ditetapkan

untuk dilaksanakan sebaik-baiknya dan apabila ada kekeliruan dikemudian hari akan
ditinjau dan diperbaiki sebagaimana mestinya.

7/8