M

MONSISKA
Sistem Informasi dan Konsultan Manajemen
Alamat : Pondok Bukit Agung Blok B 5 Sumurboto Kec. Banyumanik Semarang
Jawa Tengah Telp. 0247471221, 02470183942 e- mail: h.sarjono@gmail.com dan basiralummah@gmail.com 082136554463
(Basirun)

Pelatihan sistem penjaminan mutu SMM ISO 9001:2008 PT

Stikes Kharisma Karawang
22-23 Okt 2014
Basirun, Mkes

Penjaminan mutu dan wakil

manajemen
 Definisi Sistem Penjaminan Mutu

 Sistem adalah komponen organisasi

menjamin mutu dari input, proses dan output
serta komponen lain yang saling
mempengaruhi
 Penjaminan mutu adalah organisasi
menjamin tentang kualitas sistem
 Kualitas adalah sesuai kebutuhan pelanggan
Definisi
Pengelolaan mutu dari input-proses dan output
Prinsip dasar GUG (2)

Fairness Transparency

GUG
Accountability Responsibility

Manajemen perguruan tinggi 4

 Prinsip dasar GUG (3)

Kredibilitas: Pamong harus memiliki kompetensi akademik,

integritas (jujur, amanah, dll), cerdas, ketrampilan leadership &
manajerial yg baik
Transparansi Akuntabilitas Responsibilitas Keadilan
perbaikan kinerja dan Manajemen melalui Universitas sbg
keterbukaan semua oversight yg efektif Bagi stakeholders
anggota Masy utk minoritas (gender,
berdsrkan “power/
informasi yg akurat & patuh kepd tata ekonomi, geogr. dll),
otoritas/diskresi” yg
sec. tepat waktu & “balance” antara manajer hukum & per- terlindungi dari
“timely” diumumkan undang2an dg kecurangan2
tkt bwh, tengah, (fraud), “self-
stakeholders, top memperhatikan dealing”, atau “other
manajemen kebutuhan insider
& auditors masyarakat. wrong doing”

Manajemen perguruan tinggi 5

The Core Principles of GUG – What should it be ?

 aturan dan peraturan yg melindungi minat minoritas

secara adil & proporsional
 Membangun “corporate conduct” / kebijakan
kepatuhan thd pencegahan korupsi, “insiders’
wrong doing, self-dealing & pertentangan
kepentingan (conflict of interest)
Fairness  sistem peran, wewenang&Tg-jwb “Board,
Management & Committees”, & remunerasi-nya yg
adil (performance based)
 Fairly present any material information/full
disclosure
 Introduce Equal Job Opportunity

Manajemen perguruan tinggi 6

The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)

 Develop Accounting System based on

Accounting Standard & Best Practices to
ensure quality of Financial Report and
disclosure
 Develop IT & MIS to ensure proper
Transparency performance measurement and effective
decision making process by the Board and
Management
 Develop University-Wide Risk Management to
ensure that all significant risk are identified,
measured and could be managed at a defined
tolerance level
 Publicly announced vacant position

Manajemen perguruan tinggi 7

The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)

 Preparation of Financial Statement on timely and

correct manner
 Develop Audit and Risk Committee to enhance
oversight function by the Board
 Develop and redefine Internal Audit role and
Accountability function as a strategic business partner based on
best practices (not just compliance audit).
Transform into “Risk based” Audit
 Maintain accountable contract management and
dispute handling
 Law enforcement (reward and punishment
system)
 Use “qualified External Auditor” + audit akademik
(professionalism based)
Manajemen perguruan tinggi 8
The Core Principles of GCG – What
should it be ? (Cont.)

 As consequence of authority
 Awareness of social responsibility
 Avoid abuse of power
Responsibility
 Be professional and ethical
 Menjamin Sound University
atmosphere & environment

Manajemen perguruan tinggi 9

 Road to build Good Governance
Univ. Vision & To be excellent in academic, moral force, agent of
Mission change for the prosperity of the society & the people.

Current Situation Objective

Where we are now ? Where we want to be?

Gap Analysis Situation Analysis A good governance :
• Transparency
External Internal • Accountability
Strategy definition Opportunities Strengths • Responsibility
Threats Weaknesses • Fairness
Action Plans
Indicator
Timing
Gap Analysis

Monitoring System Strategy Formulation

Action Plans; Indicator; Timing

No Yes
On Track ? No Yes
Are we on the right
track?
Manajemen perguruan tinggi 10
mengapa perlu berkualitas?.
(Dia yang menciptakan mati dan hidup, untuk
menguji kamu, siapa diantara kamu yang lebih
baik amalannya. Dan DIA maha perkasa lagi
maha pengampun (Q.S. Al Mulk 2)
Siapa yang merubah agar
bermutu?
“Dan hendaklah ada di antara kamu segolongan umat yang
menyeru kepada kebajikan, menyuruh kepada yang makruf dan
mencegah dari yang munkar; merekalah orang-orang yang
beruntung.” (QS Ali Imran [3]: 104)
Imam Muslim dalam kitab Shahih-nya meriwayatkan dengan
sanadnya dari Abu Sa’id Al Khudri RA, ia berkata, “Aku mendengar
Rasulullah SAW bersabda,

‫َم ْن َرَأى ِم ْن ُك ْم ُم ْن َك ًرا فَ ْليُ َغيِّ ْرهُ بِيَ ِد ِه فَِإ ْن لَ ْم يَ ْستَ ِط ْع فَبِلِ َسانِ ِه فَِإ ْن لَ ْم‬
‫ان‬ِ ‫ف اِإْل ي َم‬ ُ ‫ض َع‬ ْ ‫ك َأ‬ َ ِ‫يَ ْستَ ِط ْع فَبِقَ ْلبِ ِه َو َذل‬
“Barangsiapa di antara kalian yang melihat suatu
kemungkaran, maka hendaklah ia mengubahnya dengan
tangannya. Kalau ia tidak mampu (dengan tangannya), maka
dengan lisannya. Kalau ia tidak mampu (dengan lisannya),
maka dengan hatinya dan itu adalah selemah-lemahnya iman.”
 Bagi manusia ada malaikat-malaikat yang selalu mengikutinya bergiliran,
di muka dan di belakangnya, mereka menjaganya atas perintah Allah.
Sesungguhnya Allah tidak merubah keadaan sesuatu kaum sehingga
mereka merubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri. Dan apabila
Allah menghendaki keburukan terhadap sesuatu kaum, maka tak ada yang
dapat menolaknya; dan sekali-kali tak ada pelindung bagi mereka selain
Dia (Ar raad: 11)
Apa yang dimaksud mutu?
 Pengertian MUTU

 sesuai dengan ‘standar’

 sesuai dengan harapan ‘pelanggan’
 sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’
 sesuai dengan yang ‘dijanjikan’
 semua karakteristik produk dan pelayanan

yang memenuhi persyaratan dan harapan

 Konsep Penjaminan Mutu

Pendidikan tinggi (PT) dinyatakan bermutu atau

berkualitas, apabila

1. PT mampu menetapkan dan mewujudkan

visinya melalui pelaksanaan misinya
2. PT mampu memenuhi kebutuhan
stakeholders , berupa
• Kebutuhan Mhs
• Pengguna lulusan
• Kebutuhan kemasyarakatan
• Kebutuhan mitra
• Kebutuhan profesional
• Yayasan
• pemerintah
 Kualitas diperlukan :
 Kebutuhan mhs
 Kebutuhan masyarakat
 Kebutuhan yayasan
 Kebutuhan pelanggan kebutuhan stake holder
 Islam mengajarkan”barang siapa yang mengerjakan hari
ini lebih baik dari hari kamarin merekalah yang
beruntung”
 Adanya kompetitor
 Menghindari mal praktek
 memenuhi persyaratan pemerintah (akreditasi)
 Memenuhi persyaratan mutu global
Model sistem mutu
5.5.2. Wakil manajemen
Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota
manajemen, yang diluar tanggung jawab yang lain, harus
memiliki tanggung jawab dan wewenang yang didalamnya
termasuk :

1. memastikan proses yang diperlukan ditetapkan,

diimplementasikan dan dipelihara
2. melaporkan pada manajemen puncak tentang kinerja sistem
manajemen mutu dan perbaikan yang diperlukan, dan
3. memastikan peningkatan kesadaran akan persyaratan
pelanggan diseluruh organisasi
Wakil manajemen

 Direktur membuat keputusan tentang

keberadaan lembaga penjaminan mutu, atau
sistem penjaminan mutu (SPI) atau bentuk lain
untuk dapat menjalankan sistem penjaminan
mutu dengan baik.
 Salah satu staf ditunjuk oleh direktur sebagai
wakil direktur bidang manajemen yang disebut
QMR (Quality Management Representatif) yang
memiliki tanggung jawab dan wewenang
tersendiri.
Ketua penjaminan mutu dapat juga disebut QMR yang
mempunyai tugas dan

 Menyiapkan pedoman mutu

 Fasilitator dalam tinjauan perubahan
pedoman mutu
 Mengkoordinasi penyusunan rencana
strategis
Ketua penjaminan mutu dapat juga disebut QMR yang
mempunyai tugas dan tanggungjawab (ISO 9001: 2008.
5.5.2):

 Mengkoordinasi penyususan perencanaan

tahunan
 Memastikan proses yang diperlukan
untuk implementasi sistem manajemen
mutu ditetapkan, diimplementasikan dan
dipelihara
lanjutan

 Melaporkan pada direktur tentang kinerja

sistem manajemen mutu dan perbaikan yang
diperlukan .
 Memastikan peningkatan kesadaran akan
persyaratan pelanggan di organisasi.
lanjutan

 Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-

kebutuhan pelanggan, kepada seluruh
jajaran dalam lembaga.
 Menjadi penghubung dengan pihak luar
organisasi yang berkaitan dengan Sistem
Manajemen Mutu.
 Mengkoordinasi pelaksanaan tinjauan
manajemen
 •SPI pusat
Top
manajem
en

•Implementasi

devisional

•Implementasi
operasion
al
Struktur SPMI

 Struktur organisasi di lembaga penjaminan

mutu, dapat berupa
 ketua penjaminan mutu,
 sekretaris penjaminan mutu,
▪ sub. dokumen control
▪ dan sub team auditor.
▪ pengembangan
Struktur organisasi lembaga penjaminan mutu

Ketua penjaminan mutu

Quality management representatif (QMR)

sekretaris

Pengembangan Perijinan, sertifikasi, Dokumen

akreditasi Audit internal
mutu kontrol
Prinsip sistem mutu

 Adanya peningkatan terus menerus, target

jelas
 Catat / rencanakan apa yang akan dilakukan
 Catat/ tulis laporan apa yang telah dilakukan
 Adanya kontrol yang ketat
selesai