TEKNIS PELAKSANAAN

PENGAWASAN KEARSIPAN
INTERNAL

Endang Koestjahajaningsih,S.Sos,MSi
 BIODATA

Nama : ENDANG K,S.Sos,MSi

Tmpt/tgl lahir : Semarang, 24 Maret 1965
Jabatan : Arsiparis Madya
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kab. Kendal
Nomor HP. : 08122811209
Email : endang.sukorejo@gmail.com

BIODATA
 PENGAWASAN
KEARSIPAN

EKSTERNAL (LKD) INTERNAL (OPD)

 PENGAWASAN INTERNAL

1.Penegakan Peraturan Perundangan Kearsipan.

 Undang-Undang No.43 Tahun 2009;
 Peraturan Pemerintah No.28 tahun 2012;
 Perka ANRI No.38 Tahun 2015;
 Perka ANRI No.6 Tahun 2019;
 Peraturan Bupati Kendal;
2. Penyelenggaraan kearsipan

 Penggunaan 4 Pilar Kearsipan,

 Pelaksanaan Pengelolaan Arsip;
 Penyediaan Sarana kearsipan;
 Sumber daya Manusia;
4 Pilar Kearsipan :
 Peraturan Bupati Kendal No.79 tahun
2016 tentang Tata Naskah Dinas dan
Peraturan Bupati Kendal No.9 Tahun
2019;
 Peraturan Bupati Kendal No.6 Tahun
2015 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip
dilingkungan Kabupaten Kendal;
 Peraturan Bupati Kendal tentang Jadwal
Retensi Arsip Kabupaten Kendal;
 Peraturan Bupati Kendal No.81Tahun
2018 tentang Sistem Klalsifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Pengelolaan Kearsipan :

 Penciptaan Arsip;
 Pemberkasan;
 Pengolahan arsip Vital;
 Pengolahan Arsip Terjaga;
 Penyusutan;
Penciptaan/penerimaan arsip :
 Menggunakan kartu kendali
masuk/keluar;
 Menggunakan lembar disposisi;
 Menggunakan klasifikasi sesuai
masalah;
 Menggunakan dasar Tata Naskah
Dinas;
 Menggunakan stempel resmi Dinas;
 Mekanisme pengurusan surat
masuk/keluar sesuai skema
pengurusan surat.
Pemberkasan
Kartu Kendali :
 Menggunakan sekat kartu kendali; Lembar putih
berdasar Kode Klasifikasi (pada unit Kearsipan)
lembar kuning berdasar Unit Pengolah, lembar
merah beradasar kode klasifikasi (pada unit
Pengolah) atau melekat pada berkas;
 Diatur dalam map gantung sesuai klasifikasi
masalah dengan menyatukan surat masuk dan
keluar dalam satu masalah; menempatkan sekat
berkas 1,2,3; menyimpan dalam filling cabinet.
 Lembar Disposisi;
 Mengatur lembar Disposisi ke2 sesuai urut
tanggal tiap bulan dalam boks Lembar Disposisi.
 Penyusunan Daftar Berkas Tiap 6 bulan sekali;
Penataan Arsip Vital
• Penyusunan daftar arsip vital OPD
yang setiap tahun diperbaharui;
• Fisik arsip vital ditempatkan terpisah
dari arsip lainnya; (beda laci pada
filling cabinet atau almari penyimpan.
• Contoh arsip vital : arsip aset, arsip
keberadaan Dinas tersebut (perbup,
SK, hal-hal yang menyangkut Dinas
tersebut selama eksis).
Penataan Arsip Terjaga
 Diatur berdasarkan klasifikasi
masalah dan tanggal;
 Meminta satu lembar copy bukti arsip;
 Biasanya berupa arsip kependudukan
dan kewilayahan;
 Contoh arsip terjaga : arsip pandemi
covid 19, arsip kependudukan, arsip
bencana berskala nasional/daerah,
arsip peta suatu wilayah.
 Penyusutan Arsip
 Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan disertai dengan daftar arsip
inaktif;
 Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna
didahului dengan penilaian arsip sesuai JRA
Kab.Kendal (untuk menghasilkan arsip
kategori musnah dan permanen). Mekanisme
pemusnahan sesuai Perbup Kendal No.7
Tahun 2019 tentang Penyusutan.
 Penyerahan arsip statis dilakukan oleh
pimpinan pencipta arsip sesuai mekanisme
penyerahan dalam Perbup Kendal No.7
Tahun 2019.
Penyediaan sarana Kearsipan
 Arsip Dinamis Aktif :
Kartu kendali, kode klasifikasi, sekat berkas
dan sekat kartu kendali, map gantung,filling
cabinet, daftar berkas/arsip aktif, Daftar
peminjaman arsip, formulir peminjaman arsip.
 Arsip Dinamis Inaktif :
Lembar fisis, kertas samson, rafia, label, boks
arsip, daftar arsip inaktif.
 Digital arsip : merupakan back up bagi arsip-
arsip berpotensi statis dan atau arsip vital.
Peningkatan Sumber Daya
Manusia Kearsipan

 Mengikuti Pembinaan Kearsipan;

 Mengikuti Bimtek Kearsipan;
 Mengikuti Sosialisasi Kearsipan;
 Mengikuti Pembenahan Arsip;
 Mengadakan In house training;
Penilaian :
 Mengisi kolom dalam instrumen baik pelaksanaan
audit maupun monitoring kearsipan pada kolom
pelaksanaan/tindak lanjut.
 Jawaban yang sesuai dengan ketentuan akan berlevel
:
Level 3 nilai 10; Level 2 nilai 5; Level 1 nilai 3;
Level 0 nilai 0
 Pelaksanaan audit/monitoring setiap tahun antara
bulan Januari s/d Mei, karena bulan juni diolah dan
bulan Juli disampaikan kepada Bupati dengan
tembusan ANRI untuk penentuan hasil penilaian
skala nasional.
 Hasil penilaian pengawasan internal menyumbang
40% penentuan indeks kearsipan Kabupaten
Kendal.
Perkiraan Indeks Kearsipan
Kabupaten Kendal :
 Hasil rata-rata Pengawasan Internal:
OPD + Kecamatan : 2 = (70 +67,36 ): 2 = 68,68
 Hasil pengawasan eksternal LKD = 84
 Indeks Kearsipan Kab.Kendal :
60% X 84 = 50,4
40% X 68,68 = 27,47
77,87
Sekian,
Terima
Kasih