Desain Formulir Rekam Medis

Berkualitas sebagai Media

Pengumpulan Data
1 Desain Formulir
Rekam Medis

2
 Desain
• Desain adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan
atau gambar untuk menyampaikan informasi atau pesan
 Pengertian Formulir

◉ Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan

organisasi karena bermanfaat untuk menetapkan tanggung
jawab timbulnya kegiatan, merekam data pelayanan untuk
mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan dan sebagai alat
komunikasi

4
 Manfaat Formulir
◉ Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama dan
berulang-ulang
◉ Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
◉ Mempermudah, menyederhanakan, dalam pengumpulan, pembagian dan
mengklarifikasi data
◉ Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
◉ Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif maupun
kulaitatif
◉ Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi

5
 Formulir untuk Pengumpulan Data
◉ Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.
◉ Rancangan formulir baik = pengumpulan baik, dan sebaliknya.
◉ Dampak formulir dirancang dengan buruk:
1. Pengumpulan data menjadi tidak memadai;
2. Dokumentasi menjadi lamban, salah informasi
3. Duplikasi usaha yang dilakukan; dan
4. Kesalahan
◉ Suatu formulir sangat memiliki fungsi yang penting karena dapat dijadikan sebagai
media pengumpulan data yang digunakan sebagai sumber informasi dan pedoman
dalam pengambilan keputusan atau penentu arah tindakan.

6
 Prinsip Desain Formulir Rekam Medis
◉ Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
◉ Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut
◉ Pada formulir terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan
yang
jelas
◉ Nama dan alamat Rumah sakit harus tercantum pada setiap
halaman formulir
◉ Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya
tercantum pada setiap halaman formulir. (bar coding)
◉ Bar coding juga mencakup indeks formulir

7
 Prinsip Desain Formulir Rekam Medis

◉ Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat

dipastikan penggunaan formulir terkini
◉ Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)
◉ Layout formulir secara fisik harus logis
◉ Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan
yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan
◉ Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan
semua
dengan huruf

8
 Prinsip Desain Formulir Rekam Medis

◉ Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole

punches
◉ Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area
pada formulir
◉ Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area
formulir
◉ Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data

9
 Aturan Dasar Desain Formulir
◉ Membuat rancangan dengan memikirkan penggunanya
◉ Mempelajari tujuan dan pemakaian formulir.
◉ Merancang formulir sesederhana mungkin, menghilangkan informasi
yang
tidak diperlukan.
◉ Menggunakan terminology standar untuk semua elemen data,
menggunakan definisi-definisi, memberikan label semua
informasi.
◉ Mengatur urutan butir-butir data secara logis.
◉ Memasukkan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan
dan interprerasi data konsisten.
1
0
 Pendekatan Mendesain Formulir Rekam Medis

1. SOMR
◉ model rekam medis berorientasi sumber pelayanan
◉ Kelebihan : Laporan terorganisir berdasarkan setiap sumber
pelayanan dalam suatu bagian
◉ Kekurangan : Tidak mungkin untuk menentukan secara cepat
masalah dan pengobatan yang telah diberikan kepada pasien
pada suatu waktu oleh karena data terkumpul berdasarkan
pelayanan yang diberikan

11
Pendekatan Mendesain Formulir Rekam Medis

2. POMR
◉ format rekam medis berdasarkan masalah
◉ Kelebihan : Dokter diharapkan untuk mempertimbangkan
seluruh problem pasien dalam segala keadaan, catatan jelas,
mengidentifikasi tujuan dan metode pengobatan, lengkapnya
catatan dari dokter.
◉ Kekurangan : Pelatihan dan tanggung jawaab tambahan bagi
staf professional dan staf medis
◉ Unsur pokok : data dasar keluarga, data masalah
kesehatan, rencana awal, dan catatan kemajuan

12
 Pendekatan Mendesain Formulir Rekam Medis

3. IMR
◉ format rekam medis berdasarkan kronologis
◉ Kelebihan : Mengurangi jumlah form dan mendorong
pelayanan kesehatan bekerja secara tim
◉ Kekurangan : Keputusan untuk menentukan format rekam
medis adalah staf medis dengan persetujuan komite RM.

13
 Pertimbangan Khusus Desain Formulir

Dalam mendesain sebuah dokumen rekam medis harus

memperhatikan:
◉ kepada siapa dokumen tersebut akan ditujukan,
◉ kepentingannya,
◉ berapa sering dokumen tersebut digunakan,
◉ ditulis cetak atau ditulis tangan,
◉ memuat komponen Heading, Introduction, Instruction, Body, Close.

14
 Aspek Desain Formulir
ASPEK FISIK
◉ Bahan : kertas HVS 70gram
◉ Bentuk : persegi panjang.
◉ Ukuran : sesuai standar
formulir yang digunakan
pada dokumen rekam medis
RS tersebut.
◉ Warna : putih, kuning, biru
atau warna yang cukup
nyaman ketika dibaca.
◉ Kemasan :
menyesuaikan bentuk,
ukuran dan beratnya
ASPEK ANATOMI ASPEK ISI
◉ Heading : judul ◉ Butir Data, terisi lengkap
dan informasi ◉ Terminologi Komunikasi,
mengenai formulir mudah dipahami oleh pasien.
◉ Introduction : ◉ Singkatan. mudah
tujuan formulir dimengerti oleh semua
orang
◉ Instruction :
◉ Simbol, mudah dimengerti
informasi terkait oleh semua orang.
formulir
◉ Kendala Penggunaan,
◉ Body : bagian isi
formulir
ketidaklengkapan
data / informasi
medis.
◉ Close : bagian
persetujuan ◉ Kemudahan Penggunaan,
kelengkapan data /
informasi medis
15
 Pertimbangan Desain Body Formulir

◉ Margin : minimum batas atas 2/16”=0,32 cm, batas bawah 2/18”=0,28

cm,
batas sisi 2/18”=0,28 cm
◉ Spacing : horizontal 1/12”=0,32 cm, vertical enam garis setiap inci
1/16 atau kelipatannya
◉ Rules atau garis
◉ Type style : sesedikit mungkin jenis huruf dan ukuran huruf
◉ Cara pencatatan : tulisan tangan, ketik, komputer, OCR (Optical
Character
Recogniting) dan barcode
16
Kualitas Data

17
Data dan Informasi

◉ Data
Nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks
apapun.
◉ Informasi
Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang

18
Kualitas Data

◉ Kualitas adalah nilai dimana sekumpulan karakteristik yang

melekat memenuhi persyaratan.
◉ Informasi yang baik adalah informasi yang
diolah dari data yang berkualitas.
◉ Data dengan kelengkapan, ketepatan waktu, dan keakurasian yang
baik merupakan syarat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas

19
Kualitas Data

◉ Kualitas adalah nilai dimana sekumpulan karakteristik yang

melekat memenuhi persyaratan.
◉ Informasi yang baik adalah informasi yang
diolah dari data yang berkualitas.
◉ Data dengan kelengkapan, ketepatan waktu, dan keakurasian yang
baik merupakan syarat untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas

20
 Dimensi Kualitas Data (Batini, 2009)

◉ Kelengkapan , informasi sebagai output dari proses pegolahan data mewakili

setiap keadaan sebenarnya, memiliki semua pengertian yang diperlukan untuk
mendeskripsikan suatu entitas, atau semua nilai yang seharusnya dikumpulkan.
◉ Keakuratan, sejauh mana data tersebut benar, nilai data yang disimpan
dalam basis data sesuai dengan kenyataan.
◉ Konsistensi , mengacu aturan sistematis, memberikan hasil yang tetap
◉ Ketepatan waktu, data kekinian (up to date), volatilitas (periode waktu dimana
informasi bernilai valid), dan timeliness (rata-rata usia data di dalam sumber).

21
 Karakteristik Kualitas Data
The American Health Information Management Association (AHIMA)

◉ Data accuracy, data akurat

◉ Data accessibility, data tersedia dan dapat diakses
◉ Data comprehensiveness, data lengkap dan mencakup semua yang
dibutuhkan
◉ Data consistency, memberikan hasil yang tetap dan penggunaan
terminology dan singkatan yang sama
◉ Data currency, tidak kadaluarsa

22
 Karakteristik Kualitas Data
The American Health Information Management Association (AHIMA)

◉ Data definition, definisi elemen data yang jelas harus disediakan sehingga baik pengguna
data saat ini dan nanti akan mengetahui apa arti data tersebut.
◉ Data granularity, tiap elemen data adalah “atomic” karena mereka tidak dapat dipecah
lagi menjadi elemen yang lebih kecil.
◉ Data precision, presisi sering berelasi dengan data numerik yang menunjukkan
kedekatan ke ukuran sebenarnya, berat atau standar pengukuran tertentu.
◉ Data relevancy, data harus relevan dengan tujuan mereka disimpan.
◉ Data timeliness, ketepatan waktu adalah dimensi penting dalam
kualitas berbagai jenis data

23
Terima Kasih