Knowledge Management

in Action

1
Penyusun materi ini adalah :
Yodhia Antariksa
•Founder dan CEO Sebuah Firma
Konsultan Manajemen (dengan lebih
dari 150 Klien Perusahaan)
•Penulis 3 buku bisnis best seller
•S2 Master of HR Management, Texas
A&M University (beasiswa Fulbright)
•Executive Education - Wharton
Business School, University of
Pennsylvania
•Lulusan S1 Manajemen Universitas
Islam Indonesia, Jogjakarta
2
2
 Outline Materi
1. Knowledge Management Frame Work
2. Tahapan Kunci Untuk Menerapkan
World Class Knowledge Management
3. Strategi Untuk Mengembangkan
Knowledge - Based Worker Yang
Unggul

3
Hirarki Pengetahuan

Berupa simbol-simbol dan fakta

Data

Data yang diproses agar dapat

dimanfaatkan; informasi menjawab
Informasi pertanyaan tentang "who", "what",
"where", dan "when".

Merupakan aplikasi dari data dan

Pengetahuan informasi, dan menjawab
pertanyaan "how".
4
Jenis-jenis Pengetahuan

• Pengetahuan yang bisa

dijabarkan dengan kata-kata,
atau rumus dan langsung dapat
Explicit ditransfer secara lengkap
Knowledge kepada orang lain.
• Contoh : buku panduan teknik
kelistrikan. SOP pelayanan
pelanggan

5
Jenis-jenis Pengetahuan

• Pengetahuan yang susah

dijabarkan dengan kata-kata,
istilah gampangnya, apa yang
Tacit ada di otak manusia susah untuk
Knowledge diucapkan di mulut.
• Contoh : pengetahuan seorang
Koki atau pematung yang
berdasar “pengalaman” dan
“feeling”.

6
Sifat Pengetahuan

Artinya ketika seseorang berbagi

Non pengetahuan dengan Anda,
Subtractive orang yang membagikan
pengetahuan kepada Anda
tersebut tidak berarti
pengetahuannya akan
berkurang.

7
Sifat Pengetahuan
• Hal itu berarti pengetahuan
Dapat Dimiliki mempunyai sifat yang dapat
disebarkan ke berbagai tempat
Banyak Pihak
dalam waktu yang bersamaan.
• Dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi saat ini,
penyelenggaraan pendidikan
dengan metode pembelajaran
jarak jauh dapat dilakukan
(distance learning).
8
 Sifat Pengetahuan
• Artinya, berapa banyak biaya yang
Tidak digunakan untuk memproduksi tidak
Mengenal dipengaruhi oleh berapa banyak
Skala Ekonomi orang menggunakan produk dari
pengetahuan tersebut.
• Biaya seorang dosen dalam
mempersiapkan materi
perkuliahannya sama saja ketika
hasil persiapannya itu akan
diajarkan kepada 30 mahasiswa
atau 300 mahasiswa.
9
 Knowledge
Management Framework

10
 Knowledge @ Wharton

Knowledge Management Flow

Akuisisi Penciptaan Penyimpanan

Pengetahuan Pengetahuan Pengetahuan

Pemindahan Penggunaan
Pengetahuan Pengetahuan

11
Akuisisi Pengetahuan
12
Akuisisi Pengetahuan

• Mendapatkan dan
Akuisisi mengumpulkan koleksi
Pengetahuan pengetahuan yang sudah
ada (internal),
internal seperti:
• Dokumen kerja
• SOP
• Surat Edaran
• Laporan Projek

13
Akuisisi Pengetahuan

• Sumber pengetahuan
Akuisisi eksternal :
Pengetahuan • Laporan riset dari
konsultan
• Dokumen pelatihan/
pendidikan dari lembaga
luar
• Laporan benchmark
• Majalah/Koran/Internet

14
Ciptakan Pengetahuan

15
Penciptaan Pengetahuan

• Menciptakan pengetahuan
Penciptaan baru, antara lain melalui
Pengetahuan kegiatan:
• Uji Coba (eksperimen)
• Penelitian dan
pengembangan
• Systematic problem
solving
• Action learning

16
Penyimpanan Pengetahuan
• Sistem penyimpanan pengetahuan mesti
memenuhi syarat:
• Kategorisasi pengetahuan dilakukan secara
jelas, dibedakan misalnya berdasar jenis
kegunaan (contoh: laporan projek; SOP; atau
hasil riset)
• Mampu memenuhi permintaan informasi secara
cepat
• Isi pengetahuan selalu di-update, akurat, dan
tersedia setiap waktu
17
Penyimpanan Pengetahuan

Jenis Pengetahuan yang Harus Disimpan

Database Keahlian SOP dan Beragam

Pegawai Kebijakan Perusahaan

Kisah Kegagalan dan Laporan Riset dan

Kesuksesan Projek/ Perkembangan Terkini
Program Industri Listrik

18
Pemindahan Pengetahuan

• Menyangkut dengan aktifitas

Pemindahan pemindahan pengetahuan
Pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain.
• Termasuk juga dengan
komunikasi, penerjemahan,
konversi, penyaringan dan
pengubahan.

19
Pemindahan Pengetahuan

Materi Kursus/Pendidikan
Media
Pemindahan
Buku, majalah, dokumen kerja
Pengetahuan
Diskusi, ceramah, tatap muka

Email, Audio, Video, Intranet

Knowledge Database/Portal

20
 Lakukan
Distribusi Pengetahuan
WIKIHOW

21
Aktivitas Manajemen Pengetahuan
• Menciptakan forum bagi
Menciptakan orang-orang yang ada di dalam
Forum
perusahaan untuk berbagi
Berbagi
pengalaman dan ide, baik dalam
bentuk tatap muka,
berkomunikasi melalui internet,
web site, chating room, e-mail,
dan lain-lain

22
Contoh Forum Pengetahuan di Telkom
Nama Nara Sumber Peserta Topik
Forum

K-Club Eksekutif & Semua Eksekutif/Manajemen Senior

Manajemen Senior Pekerja membagikan Knowledge, kepakaran
dan pengalaman mereka.
SOLAR Pekerja/ Pembicara Semua Mempelajari dan membahas
Tamu Pekerja pelajaran-pelajaran berharga dari
prestasi orang lain dan/atau dari
kegagalan orang lain dalam
mengeksekiisi proyek perusahaan.
GLAD Senior Manager Pekerja Muda Sharing knowledge dari Senior
Berpengalaman Experienced Manager kepada
pekerja baru/muda.
Retrospect Pimpinan Proyek Anggota Tim Mempelajari dan membahas
Proyek dan pelajaran-pelajaran berharga dari
Tim KM prestasi/ kegagalan orang lain dalam
mengeksekusi proyek perusahaan.

23
Contoh Forum Pengetahuan di Telkom
Nama Forum Nara Sumber Peserta Topik

Video Café Pekerja Semua Pekerja Peserta belajar dengan

/Pembicara memutarkan video dan
Tamu mendiskusikannya.
Book Club Pekerja/ Semua Pekerja Beberapa peserta ditunjuk
Pembicara Tamu untuk membaca buku yang
telah ditentukan dan
membagikannya dalam Book
Club Session.
Breakfast Chat Manager atau Semua Pekerja Topik umum, sharing
Kepala Unit informasi, knowledge dan isu-
isu tentang pekerjaan.
Tujuannya adalah
membangun trust dan
hubungan

24
Pengunaan Pengetahuan

Kegiatan yang berhubungan

Penggunaan dengan aplikasi pengetahuan
Pengetahuan sampai pada proses bisnis,
termasuk dalam tahap
penggunaan pengetahuan.

25
Menerapkan Pengetahuan

26
Assignment :

Uraikan praktek
akuisisi dan penerapan
KM di kantor Anda

27
 Tahapan Kunci Membangun
Knowledge Management System

28
1. Analisis Infrastruktur yang Ada
• Langkah ini dimaksudkan untuk
1. Analisis
mengaudit infrastruktur teknologi yang
Infrastruktur
yang Ada ada di dalam organisasi.
• Tujuannya adalah untuk menentukan
teknologi apa yang saat ini telah
dimiliki dan teknologi apa yang
seharusnya ditambahkan untuk
meningkatkan dukungan penerapan
manajemen pengetahuan di dalam
organisasi.
29
1. Analisis Infrastruktur yang Ada
• Dengan menganalisis dan menilai
1. Analisis
infrastruktur yang telah ada,
Infrastruktur
yang Ada manajemen dapat mengenali
kekurangan infrastruktur yang dimiliki
organisasi saat itu.
• Konsekuensi kondisi tersebut adalah
manajemen harus mengembangkan
apa yang sudah ada.
• NOTION. Basecamp. Slack.

30
2. Mengkaitkan MP dengan
Strategi Bisnis
• Bila penciptaan pengetahuan ingin
2. Mengkaitkan
MP dengan sukses diarahkan, perlu disusun
Strategi Bisnis langkah-langkah yang mengaitkan
antara strategi bisnis dengan strategi
manajemen pengetahuannya.

31
 3. Mendesain Infrastruktur MP

3. Mendesain • Pada tahap ini, pihak manajemen

Infrastruktur MP sudah harus menentukan sejak
awal jenis teknologi dan alat-alat
apa saja yang dibutuhkan untuk
sistem manajemen pengetahuan
yang akan diterapkan.

32
 3. Mendesain Infrastruktur MP

• Dukungan teknologi apa yang harus

dimiliki?
• Apakah karyawan Anda dalam berbagi
3. Mendesain pengetahuan menggunakan basis
Infrastruktur MP website?
• Apakah sistem manajemen
pengetahuan memerlukan sarana dan
teknologi yang lebih luas untuk
membantu karyawan menemukan dan
menganalisis data yang sangat
banyak?
33
4. Mengaudit Aset dan Sistem
Pengetahuan yang Ada
• Tujuan audit pengetahuan
4. Mengaudit
adalah untuk menilai apa saja
Aset dan Sistem
Pengetahuan pengetahuan yang sudah ada di
yang Ada dalam perusahaan saat itu, dan
menentukan fokus aktivitas
manajemen pengetahuan.

34
 4. Mengaudit Aset dan Sistem
Pengetahuan yang Ada
• Bagaimanakah persediaan
pengetahuan? Apakah meningkat
atau menurun?
4. Mengaudit • Bagaimanakah kita dapat
Aset dan Sistem memastikan bahwa persediaan
Pengetahuan pengetahuan terus-menerus
yang Ada meningkat?
• Apakah kita sudah menggunakan
dengan baik sumber daya
pengetahuan tersebut?
• Bagaimana daya tahan aset
pengetahuan yang kita miliki?
35
5. Mendesain Tim
Manajemen Pengetahuan
• Local expert and interdepartemental gurus,
gurus yaitu
pengadopsi awal teknologi, yang bekerja di berbagai
macam bidang fungsional di organisasi. Mereka
mempunyai pengetahuan dalam bidang tertentu
seperti pemasaran, keuangan, ditambah dengan
pengetahuan teknologi.
• Internal information-technology expert,
expert yaitu ahli
teknologi informasi yang berasal dari dalam
organisasi yang diharapkan banyak mengetahui
kondisi internal organisasi.
36
5. Mendesain Tim
Manajemen Pengetahuan
• Nonlocal expert and extradepartemental gurus,
yaitu orang yang memiliki keahlian lintas
organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat
berhubungan dengan orang-orang yang berbeda
bidang atau fungsi, dan berperan sebagai
penerjemah antara karyawan dengan latar
belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang
berbeda.
• Consultant, yaitu orang yang berasal dari luar
organisasi dengan keahlian tertentu.

37
5. Mendesain Tim
Manajemen Pengetahuan
• Senior manager, yaitu orang yang harus secara
aktif berpartisipasi karena dukungan diperlukan
untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan
upaya manajemen pengetahuan. Mereka inilah
yang membawa perspektif stratejik ke dalam usaha
penerapan manajemen penge­tahuan.

38
6. Menciptakan Blueprint
Manajemen Pengetahuan

Knowledge
repositories

Blueprint Collaborative
Manajemen platfom
Pengetahuan
Network

Culture

39
6. Menciptakan Blueprint
Manajemen Pengetahuan

Knowledge • database di mana

repositories pengetahuan disimpan.

• akses kepada pengguna

Collaborative terhadap database
platfom
pengetahuan dan
dukungan arus
pengetahuan ke seluruh
organisasi.

40
6. Menciptakan Blueprint
Manajemen Pengetahuan

• dukungan jaringan komunikasi

Network
dan percakapan

• mengacu kepada metode untuk

Culture mendorong karyawan
menggunakan sistem
manajemen pengetahuan dan
berbagi pengetahuannya

41
7. Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan

Interface Access and

Layer authentication
Sistem layer
Manajemen
Pengetahuan Collaborative
filtering and Repositories
intelligence layer

42
7. Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan
• Ini merupakan penghubung lapisan
Interface tertinggi antara seseorang dengan
Layer
sistem manajemen pengetahuan
yang berfungsi menciptakan,
menggunakan, menemukan
kembali, dan berbagi pengetahuan.
• Di beberapa organisasi interface
layer ini berupa home page yang
dapat diakses pengguna lewat
intranet organisasi.

43
7. Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan

• Ini merupakan lapisan yang

Access and
authentication membuktikan keaslian pengguna
layer yang mengakses database ini.
• Juga menyediakan keamanan
untuk mencegah pengakses yang
tidak sah, dan menyediakan
cadangan apabila ada pihak yang
akan merusak database tersebut.

44
7. Pengembangan Sistem
Manajemen Pengetahuan
Lapisan ini berisi sarana untuk
Collaborative
filtering and
meminta data sesuai permintaan,
intelligence layer mencari, mengindeks, dan sebagainya.

Lapisan ini berisi database operasional,

database hasil-hasil diskusi, arsip forum
Repositories
yang menggunakan web, data yang
sudah lama, arsip dokumen, dan
database lainnya yang menggambarkan
pondasi sistem manajemen
pengetahuan.
45
8. Prototipe dan Uji Coba

• Langkah ini merupakan upaya

untuk menguji prototipe yang
8. Prototipe dan
Uji Coba telah dibuat sebelumnya, dan
memperbaiki sistem tersebut
bila tidak berjalan sesuai
rencana.

46
9. Pengelola Perubahan Kultur
dan Kebijakan Reward

9. Pengelola • Penerapan MP tidak akan

Perubahan berhasil tanpa disertai dengan
Kultur dan perubahan kultur kerja yang
Kebijakan
menghargai proses
Reward
pembelajaran
• Karena itu, harus didesain
beragam kebijakan reward dan
punishment yang dapat
mendorong tumbuhnya spirit
pembelajaran yang unggul
47
10. Evaluasi Efektivitas dan Perbaikan
Sistem Manajemen Pengetahuan

• Setelah diterapkan, sistem

10. Evaluasi
manajemen pengetahuan perlu
Efektivitas dan
terus dievaluasi efektivitasnya.
Perbaikan
Sistem
Manajemen
Pengetahuan

48
10. Evaluasi Efektivitas dan Perbaikan
Sistem Manajemen Pengetahuan
• Bagaimana dampak MP
terhadap peningkatan
kompetensi karyawan?
• Bagaimana dampak MP
Evaluasi terhadap kecepatan dan
Efektivitas MP
kualitas pengambilan
keputusan?
• Bagaimana dampak MP
terhadap kinerja bisnis dan
operasi?
49
10 Langkah Penerapan
Manajemen Pengetahuan (MP)

1. Analisis Infrastruktur yang Ada

2. Mengkaitkan MP dengan Strategi Bisnis

3. Mendesain Infrastruktur MP

4. Mengaudit Sistem Pengetahuan yang Ada

5. Mendesain Tim Manajemen Pengetahuan

50
10 Langkah Penerapan
Manajemen Pengetahuan (MP)

6. Menciptakan Blueprint MP

7. Pengembangan Sistem MP

8. Prototipe dan Uji Coba

9. Mengelola Perubahan Kultur dan Kebijakan

10. Evaluasi Efektivitas Sistem MP

51
Strategi untuk Membangun
Learning Organization
Secara sistematis meng-
capture internal dan
Strategi untuk external knowledge
Membangun
Learning Melatih pegawai dalam
Organization cara penyimpanan dan
aplikasi pengetahuan

Memaksimalkan transfer
pengetahuan “across
boundaries” (lintas bidang)
52
Strategi untuk Membangun
Learning Organization
Mendesain sistem untuk
mengkoleksi dan menyimpan
Strategi untuk proses pembelajaran
Membangun
Learning Mengembangkan
Organization knowledge base berdasar
kebutuhan bisnis

Mendorong dan
menghargai inovasi

53
Strategi Untuk Mengembangkan
Skills and Knowledge-based
Workers

54
angkah Kunci Skills Development

3 Steps for Skills Improvement

Tentukan Jenis Skills STEP

yang Mau Dikuasai
01
STEP Petakan Komponen Kunci
02 Skills yang Mau Dikuasai

Jalani Proses Skills

STEP
Improvement
03
55
Tentukan Jenis Skills yang
Mau Ditumbuhkan

56
 Saya ingin menulis 10 buku
dan laris terjual

• Writing Skills
• Research Skills
• Personal Branding
• Online Marketing Skills

57
 Saya ingin posisi saya naik menjadi level Manajer
dalam dua tahun ke depan......

• Leadership Skills
• Managing Team Performance
• Functional Skills dalam Bidangnya
• Positive Working Attitude
• Resiliency Skills

58
Assignment :

Tentukan Jenis Skills

Kunci yang Ingin
Anda Tumbuhkan

59
Tentukan Komponen Kunci Skills
yang Mau Ditumbuhkan

60
Komponen Kunci Skills :
Writing Skills

• Kecakapan merumuskan outline tulisan secara

sistematis
• Kecakapan untuk merangkai kalimat dengan
efektif dan menarik
• Kecakapan untuk menuliskan gagasan dengan
bahasa yang mudah dipahami
• Kecakapan untuk menjabarkan sebauh konsep
dengan beragam contoh konkrit serta cerita
(story) yang menarik

61
Komponen Kunci Skills :
Managing Team Performance
• Kecakapan menyusun target kinerja atau Key
Performace Indicators yang terukur, spesifik
dan jelas
• Kecakapan untuk merumuskan action plan
yang detil dan komprehensif untuk mencapi
target kinerja yang telah ditentukan
• Kecakapan melakukan monitoring, review dan
proses perbaikan secara kontinyu agar action
plan bisa diimplementasikan secara optimal,
dan akhirnya bisa membantu pencapai target
kinerja
62
Action Plan :

Rumuskan Komponen
Kunci dari Skills yang
Ingin Anda Kuasai

63
4 Cara Menjalani Proses
Skills Improvement

64
Cara 1 : Tumbuhkan
Learning Habit

65
Contoh Learning Habit Plan
• Setelah selesai makan malam, maka
saya akan selalu membaca buku minimal
5 halaman
• Setelah istirahat makan siang, maka
saya akan belajar mengenai Instagram
Marketing selama 20 menit.
• Setelah sarapan pagi setiap hari Ahad,
maka saya akan membuat konten artikel
baru untuk blog saya.

66
Cara 2 : Terapkan Prinsip
80% Praktek, 20% Teori

67
Cara 3 : Fokus pada Bagian
Paling Inti dari Skills

68
 Cara 4 : Temukan Sense of Progress
(Kemajuan dalam Skills Improvement)

69
Selesai

70