Sistem Informasi Manajemen

Mengelola Pengetahuan (Knowledge)

Untuk Perusahaan Digital
Part-11
 Manajemen Pengetahuan

• Manajemen Pengetahuan adalah sekumpulan

proses yang dikembangkan dalam organisasi
untuk menciptakan, mengumpulkan,
menyimpan, memelihara dan menyebarkan
pengetahuan yang dimiliki perusahaan.
 Pembelajaran Organisasional
& Manajemen Pengetahuan
• Bagaimana perusahaan mendapatkan pengetahuan? Seperti
halnya manusia, organisasi menciptakan dan
mengumpulkan teknologi melalui beragam mekanisme
pembelajaran organisasional.
• Melalui trial and error, pengukuran yang cermat terhadap
aktivitas terencana, dan umpan balik dari pelanggan dan
proses bisnis yang mempengaruhi pengalaman mereka.
• Hal ini disebut “pembelajaran organisasional.” Yang
menjadi perdebatan adalah organisasi yang bisa
merasakan dan merespons lingkungannya secara cepat
akan lebih bisa bertahan lama daripada organisasi yang
memiliki mekanisme pembelajaran yang buruk.
 Jenis Pekerja

• Pekerja Data, yaitu pekerja yang memiliki tugas

utama memproses dan menyebarkan informasi.
Contoh: sekretaris, staf penjualan, pemegang buku
kas, dan drafter.
• Pekerja Pengetahuan, yaitu pekerja yang
memiliki tugas utama menciptakan pengetahuan
dan informasi. Contoh: peneliti, perancang,
arsitek, penulis, dan hakim.
 Menciptakan Pengetahuan : Sistem Kerja
Pengetahuan

• Kerja pengetahuan adalah bagian kerja informasi yang

menciptakan pengetahuan dan informasi baru. Misalnya,
para pekerja pengetahuan menciptakan produk baru atau
menemukan cara untuk memperbaiki cara-cara yang
sudah ada.
• Kerja pengetahuan tersegmentasi ke dalam banyak
bidang khusus, dan masing-masing bidang memiliki
koleksi Sistem Kerja Pengetahuan (SKP) yang berbeda
untuk mendukung para pekerja pada bidang itu.
The Knowledge Management Landscape

• Important dimensions of knowledge

– Knowledge is a firm asset.
• Intangible
• Creation of knowledge from data, information, requires
organizational resources
• As it is shared, experiences network effects
– Knowledge has different forms.
• May be explicit (documented) or tacit (residing in minds)
• Know-how, craft, skill
• How to follow procedure
• Knowing why things happen (causality)
Sumber ekonomi tidak lagi berdasar pada
modal, sumber daya alam, atau tenaga
kerja, tapi pada knowledge (pengetahuan)

(Peter Drucker, 1994)

 Dimana Akar Masalahnya?

• Ketika pegawai meninggalkan perusahaan,

pengetahuan merekapun ikut pergi …

• Mereka dan organisasi (company) tidak

mengelola pengetahuannya dengan baik,
sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi
 Karena itu …
• Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya
untuk:
– Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM
– Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada
(ditemukan)  tidak perlu mengulang proses kegagalan
– Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari
pengetahuan yang ada
– Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun
terjadi arus keluar-masuk SDM
• Konsep yang utama adalah, setiap orang harus mengelola
pengetahuan mereka sendiri
 Knowledge Management

Salah satu cabang ilmu manajemen yang

fokus ke peningkatan pengetahuan,
integrasi dan penggunaanya di organisasi

(Mark McElroy,
Knowledge Management Consortium)
 Knowledge Management
Knowledge management can be defined as
performing the activities involved in
discovering, capturing, sharing, and applying
knowledge so as to enhance, in a cost-
effective fashion, the impact of knowledge on
the unit’s goal achievement.

(Becerra-Fernandez, 2010)
Contoh Mudah Knowledge Management
Mailinglist dengan Tema
Troubleshooting PC

Member Lain Menjawab

Berdasar Buku Yang Dibaca Member Bertanya tentang
Suatu Masalah
Member Lain Menjawab
Berdasar Pengalaman

Moderator Merangkumkan
Pertanyaan dan Jawaban
FAQ: Frequently Asked
(dalam bentuk FAQ)
Question
13
Type Of Knowledge
 Declarative vs Procedural
1. Declarative knowledge (substantive knowledge)
focuses on beliefs about relationships among variables
(know-what)
– Propositions, expected correlations, or formulas
– Example: The effect that the quality of each component would
have on the final product

2. Procedural knowledge focuses on beliefs relating

sequences of steps or actions to desired (or undesired)
outcomes (know-how)
– Example: Process used to assemble a particular model of the
car
 Tacit vs Explicit
1. Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis,
terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa
sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang
lain

2. Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-

how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of
thumb

“pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang

kita ceritakan” (Michael Polyani)
 General vs Specific
1. General knowledge is possessed by a large number of
individuals and can be transferred easily across
individuals
– Example: Knowledge about the rules of baseball

2. Specific knowledge is possessed by a very limited

number of individuals, and is expensive to transfer.
Can be divided into contextually specific and
technically specific
– Example: The coach has the knowledge needed to filter, from
the chaos of the game, the information required to evaluate
and help players
 Knowledge Visualization
• Untuk jenis knowledge yang deklaratif, tool visualisasi
pengetahuan yang saat ini banyak digunakan adalah MindMap
yang dikembangkan Tony Buzan
– Cara merangkum yang kreatif, efektif, dan memetakan pikiran-pikiran
kita, secara menarik dan mudah
– Cara mengembangkan kegiatan berpikir ke segala arah (divergen),
menangkap berbagai pikiran dalam berbagai sudut
– Alat berpikir organisasional yang efektif
– Cara termudah untuk menempatkan informasi ke dalam otak dan
mengambil informasi itu ketika dibutuhkan
• Untuk jenis knowledge yang procedural, tool visualisasi
pengetahuan yang biasa digunakan adalah flowchart dan bpmn
 Study Case
• Berikan beberapa contoh untuk semua jenis
knowledge yang terdapat pada organisasi
tempat ada bekerja
• Sajikan dalam bentuk mindmap
MAJOR TYPES OF KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS

There are three major categories of knowledge management systems, and

each can be broken down further into more specialized types of knowledge
management systems.
 1. Enterprise-Wide Knowledge Management Systems

• Enterprise content management systems

– Help capture, store, retrieve, distribute,
preserve
• Documents, reports, best practices
• Semistructured knowledge (e-mails)
– Bring in external sources
• News feeds, research
– Tools for communication and collaboration
• Blogs, wikis, and so on
 AN ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SYSTEM

An enterprise content management system has

capabilities for classifying, organizing, and managing
structured and semistructured knowledge and making
it available throughout the enterprise.
 2. Knowledge Work Systems

• Requirements of knowledge work systems

– Sufficient computing power for graphics,
complex calculations
– Powerful graphics and analytical tools
– Communications and document management
– Access to external databases
– User-friendly interfaces
– Optimized for tasks to be performed (design
engineering, financial analysis)
 REQUIREMENTS OF KNOWLEDGE WORK SYSTEMS

Knowledge work systems

require strong links to
external knowledge bases in
addition to specialized
hardware and software.
 3. Intelligent Techniques

• Intelligent techniques: Used to capture

individual and collective knowledge and to
extend knowledge base
– To capture tacit knowledge: Expert systems, case-based
reasoning, fuzzy logic
– Knowledge discovery: Neural networks and data mining
– Generating solutions to complex problems: Genetic
algorithms
– Automating tasks: Intelligent agents

• Artificial intelligence (AI) technology:

– Computer-based systems that emulate human behavior