Siklus PDCA

{ 2x50
 Sampah/pengulangan pekerjaan akan menambah
biaya, tanpa memberikan apa yang diingini pelanggan
PRODUKSI
BERLEBIHAN,
memproduksi lebih dari
Intelektual kebutuhan pelanggan WAKTU TUNGGU
Tidak memanfaatkan secara optimal Pekerja harus menunggu
kemampuan pekerja untuk proses berikut

PERGERAKAN
PROSES BERLEBIHAN
Tenaga/psikis ekstra yang
Menambah nilai yang berlebihan
tidak menambah nilai
tetapi tidak diperlukan pelanggan

CACAT
Mengulangi, TRANSPORTASI,
memperbaiki, inspeksi memindahkan produk dari
PERSEDIAAN satu tempat ke tempat lain
Menyiapkan banyak barang
yang tidak diperlukan
pelanggan
 Menetapkan masalah mutu,
menetapkan penyebab masalah
mutu, menetapkan cara
penyelesaian masalah mutu
 Intervensi inovasi, evaluasi,

keberhasilan program
 Menyusun saran tindak lanjut
 Siklus PDCA atau Plan – Do – Check – Action
dipopulerkan oleh W Edwards Deming (14
Oktober 1900 – 20 Desember 1993)
 Ia dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas

modern sehingga siklus ini sering disebut juga

dengan siklus Deming.
 Siklus PDCA atau Siklus ‘Rencanakan – Kerjakan

– Cek – Tindaklanjuti adalah suatu proses

pemecahan masalah empat langkah yang umum
digunakan dalam pengendalian kualitas.
 Deming: “mengatakan bahwa jika organisasi ingin
menghasilkan mutu dari produk atau jasa yang akan
dihasilkan, maka roda siklus PDCA harus berputar”  Artinya,
proses Plan Do Check Action harus dijalankan.
 Pekerjaan harus direncanakan.

 Rencana yang telah dibuat harus dijalankan.

 Pelaksanaan pekerjaan dimonitoring, diukur atau dinilai.

 Hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan

untuk merencanakan pengembangan berikutnya.

 Demikian seterusnya sehingga siklus PDCA berjalan dan

organisasi akan selalu mampu memenuhi standar mutu dan

berkembang secara berkelanjutan.
 Siklus PDCA dapat diibaratkan seperti sebuah bola yang harus di dorong
naik menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan yang letaknya di atas.
 Untuk itu diperlukan upaya dan tenaga yang tidak sedikit untuk
mencapai tujuan tersebut  Untuk mencapai mutu tertentu itu harus
diupayakan, diusahakan dan di dukung oleh semua pihak yang
berkepentingan.
 Mutu yang baik tidak mungkin datang dengan sendirinya. Namun
dalam upaya mendorong bola siklus PDCA tersebut ke atas, selain
diperlukan upaya dan tekad untuk mendorongnya sampai di atas juga
diperlukan alat untuk mengganjal agar bola siklus PDCA ini tidak turun
ke bawah tetapi bisa di tahan pada level tertentu.
 Alat untuk mengganjal hal tersebut adalah standar. Jika target pada
level tertentu sudah tercapai maka bola siklus PDCA ini bisa di dorong
lagi lebih ke atas. Demikian seterusnya sampai bola siklus PDCA ini
mencapai tujuan.
  Dalam tahapan siklus PDCA ini
tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi dan menganalisa
masalah. Tentukanlah masalahnya.
Identifikasi dengan tepat.
 Beberapa management tools yang bisa

digunakan dalam tahap ini antara

lain Drill Down, Cause & Effect
Diagrams dan The 5 Whys

Plan (Perencanaan)
 Mengembangkan dan menguji beberapa solusi yang
potensial. Fase ini melibatkan beberapa kegiatan:
1. Menghasilkan solusi yang mungkin.
2. Memilih yang terbaik dari solusi tersebut, bisa dengan
menggunakan Impact Analysis
3. Menerapkan atau menguji solusi yang di dapat pada
skala kecil atau group kecil atau pada area yang terbatas.
 PENTING: Dalam siklus PDCA, Do bukanlah menjalankan

proses tetapi melakukan uji coba atau test. Proses

dijalankan pada tahap Act.

Do (Kerjakan)
 Mengukur tingkat efektifitas hasil uji test solusi yang
dikerjakan dan menganalisa apakah hal itu bisa diterapkan
dengan cara lain.
 Pada tahap ini kita mengukur seberapa efektif percobaan

yang telah dilakukan pada tahap siklus PDCA sebelumnya

yaitu: Do. Selain itu, tahapan ini juga menarik pembelajaran
sebanyak mungkin sehingga nantinya bisa dihasilkan hasil
yang lebih baik.
Dalam tahapan siklus PDCA Do dan Check – dengan melihat
skala dan area perbaikan yang akan dilakukan – kita dapat
mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan berikutnya jika
dirasa perlu. Jika hasilnya sudah memuaskan barulah kita
dapat menuju ke tahap siklus PDCA berikutnya yaitu: Act

Check (Cek)
 Act (Tindaklanjuti)
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan
yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau
seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk
memperbaikinya sebelum implementasi
berikutnya.
 Jika tahapan ini sudah selesai dan kita sudah

sampai di tahapan berikutnya yang lebih baik,

kita bisa mengulang proses ini dari awal kembali
untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi.

Act (Tindak Lanjut)

 Siklus PDCA memberikan kita tahapan proses
pemecahan masalah yang terukur dan akurat. Siklus
PDCA ini efektif untuk:
1. membantu penerapan Kaizen atau Proses Perbaikan
Terus Menerus. Ketika siklus PDCA ini diulangi
kembali ia akan membuka kemungkinan untuk
menemukan area baru yang perlu ditingkatkan.
2. Mengindentifikasi solusi solusi baru untuk
meningkatkan proses berulang secara signifikan.
3. Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi
masalah yang ada, mengujinya dan meningkatkan
hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum
diimplementasikan secara luas.
4. Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.
Empat Fase/Langkah Siklus PDCA
 Plan : perubahan yang bertujuan
PLAN
untuk suatu perubahan
 Do – melaksanakan perubahan

DO  Check/Study : memperlajari hasil

dari perubahan
CHECK  Act - memakai/Adopt,

menyesuaikan/adapt, atau
ACTION
tolak/abandon
PDCA Cycle

3. Kenali
2. Kaji kondisi 3. Identify
2. situasi/proses
Analyze current akar
root causes
situation or masalah
saat ini
process

4.4.Generate and
Buat pilihan
1.1.Pilih
Select
solusi dan
choose pilih
solutions
peluang
improvement
opportunity
perbaik
Start an

9.9.Pantau,
Monitor;
pertahankan 5. Rencanakan
hold the gains
pencapaian danout
5. Map
laksanakan
and
implement
langkah a
8. Pakai/
8. Adopt, Adapt trial run
Sesuaikan
or Abandon/
percobaan
Tolak
6. 6. Kaji
Analyze
7. Draw
7. Buat
conclusions
the
hasil
kesimpulan percobaan
results
PLAN: 1. Pilih peluang perbaikan

 Buat daftar masalah dan pilih

 Tetapkan tim yang sesuai

 Tuliskan pernyataan sebuah

masalah / peluang/tujuan
 Paparkan pada manajemen dan

minta dukungan
   Suatu Tim Pemecahan Masalah
merupakan sekelompok pekerja yang
melakukan pekerjaan serupa atau yang
berhubungan.
 Bekerja secara rutin untuk

mendiskusikan topik atau tema yang

berkaitan dengan pekerjaan atau
tempat kerja mereka.

Konsep Tim Pemecahan

Masalah
  Produktivitas
 Kualitas

 Biaya

 Proses pemberian layanan

 Housekeeping

 Keamanan

 Pelayanan

Topik yang Didiskusikan dalam Tim

PLAN: 1. Pilih peluang perbaikan
Kriteia Umum Untuk Memilih Masalah/Peluang
 Sangat terlihat
 Dapat dikendalikan/  Volume besar

Controllable  Risiko tinggi

 Hasilnya dapat
 Cenderung menimbulkan
diukur/measureable masalah/bervariasi
 Memungkinkan untuk
 Dapat diselesaikan dalam
dicapai/Achievable waktu yang tidak terlalu
 Data tersedia atau
lama
memungkinkan untuk didapat  Kemungkinan untuk berhasil
 Sumberdaya tersedia
 Motivasi & keterlibatan tim
 Tingkat kepentingan masalah
 Dukungan manajemen
signifikan. senior
PLAN: 2. Kaji kondisi situasi/proses saat ini
 Tetapkan proses/masalah yang akan dipecahkan
 Kenali pelanggannya/customer

 Data awal

 Apakah ada kekurangan unjuk kerja/Performance ?

 Lihat pembanding : benchmark, standard,

pemenuhan peraturan
 Susunan Tim?

 Validasi masalah dan pernyataan

 Kajian manajemen
  Langkah yang sangat penting
 Kaji hubungan sebab akibat

 Fishbone diagrams

 Pilih akar masalah

 pengambilan keputusan bersama

 Periksa data yang dapat dipercaya dan tidak

bias /Unbiased and reliable data

 Baseline data

 Kajian Manajemen

PLAN: 3. Kenali akar masalah

PLAN: 4. Buat pilihan solusi dan tentukan
pilihan
 Buat daftar dan pilih solusi
 Langsung berhubungan dnegan akr masalah dan ditunjang oleh
data
 Curah pendapat tim dan pengambilan keputusan bersama

 Pertimbangkan best practices

 Bersikap jujur atas hambatan-hambatan

 Perubahan adalah sulit !!

 Pilih solusi terbaik berdasarkan kriteria

 Syarat keberhasilan adalah pengambilan keputusan bersama
 Tentukan dan susun solusi
 Rencana untuk pengukuran (target target SMART )
 Sumber daya, keluaran, akuntabilitasx

 Kajian manajemen
 Specific : fokus pada jenis layanan
 Measurable : dapat diukur
 Achievable : dapat dicapai
 Reliable : relevan dan dapat diandalkan
 Time specific : ada batasan waktu
 Controllablr : dapat dikendalikan
  READMISI ...% dari pasien rutin
 BOSAN  mengapa bosan ??
 Motivasi kurang  mengapa motivasi kurang ?
 Dukungan keluarga kurang  mengapa dukungan keluarga
kurang ?
 Kurang pengetahuan  mengapa kurang pengetahuan??
 Pemkes lingkungan masih jarang
 SOLUSI:
 Pemkes untuk lingkungan ditingkatkan
 100% pasien yang keluar sudah dilakukan pemkes pada
lingkungannya
  indikator keberhasilan : angka readmisi turun

psikiatri
 KURANGNYA PENGAWASAN MINUM OBAT
 KURANGNYA pengetahuan keluarga ttg obat dan
peawatan
 TIDAK ADANYA AKTIFITAS DI RUMAH
 PENOLAKAN DARI KELUARGA
 1. Sarana kurang  mengapa sarana kurang?
2. Tingkat kesadaran menurun
3. Kebiasaan
4. Kondisi darurat
5. Kurang efisiensi waktu
SOLUSI
6. Membudayakan cuci tangan
7. Meningkatkan sarana dan prasarana
8. supervisi tim terkait

MENURUNNYA KEPATUHAN CUCI TANGAN

 1. Sarana
2. Belum membudayakan
3. Tergesa
4. Lupa
5. Malas
Solusi :
 Harus rapat koordinasi

 Pelatihan

 Membudayakan penggunaan APD

 Dukungan saling mengingatkan

Kepatuhan penggunaan apd

PDCA Cycle

3. Kenali
2. Kaji kondisi 3. Identify
2. situasi/proses
Analyze current akar
root causes
situation or masalah
saat ini
process

4.4.Generate and
Buat pilihan
1. Pilih
1. Select
solusi dan
choose pilih
solutions
peluang
improvement
opportunity
perbaikan
Start
9.9.Pantau,
Monitor;
pertahankan 5. Rencanakan
hold the gains
pencapaian danout
5. Map
laksanakan
and
implement
langkah a
8. Pakai/
8. Adopt, Adapt trial run
Sesuaikan
or Abandon/
percobaan
Tolak
6. 6. Kaji
Analyze
7. Draw
7. Buat
conclusions
the
hasil
kesimpulan percobaan
results
DO: 5. Rencanakan dan laksanakan langkah
percobaan
 Usun jalannya percobaan/langkah perbaikan
 Kunci sukses adalah komunikasi dan edukasi/pelatihan
 Fokus pada masalah, jangan melebar

 Siapkan formulir, petunjuk dan data baru yang diperlukan

 Laksanakan uji coba langkah perbaikan

 Dalam lingkup kecil tetapi yang dapat mewakili
 Uji coba inervensi pada skala kecil untuk memastikan

perubahan akan menghasilkan keluaran yang diharapkan.

 CHECK: 6. Kaji hasil percobaan
 Kumpulkan dan nilai hasil-hasil
 Analisis berbasis tim

 Fleksibel dan memasukkan semua hasil

 Data objektif dan subyektif

 Proses dilihat kembali sebagaimana telah

direncanakan
 Jujur!!
CHECK: 7. Buat kesimpulan
 Diskusi dalam tim ataupun memanggil ahli/narasumber
 Apakah telah tercapai perubahan yang diinginkan?
 Apakah intervensi berjalans esuai rencana?
 Apakah akar penyebab masalah telah dapat dihilangkan?

 Apakah hasilnya dapat juga dicapai di tempat

lain/generalizability?
 Apa yang berdampak positif?
 Apa yang berdampak negatif atau tak dapat dikerjakan?

 Apa yang dapat ditingkatkan atau dirobah?

 Apa yang dapat kita pelajari dari uji coba ini?

ACT: 8. Pakai/ Sesuaikan / Tolak Intervensi
 Diskusi dalam tim
 Pakai/Adopt
 Uji coba pada skala yang lebih besar?
 Komunikasi, edukasi, pelatihan

 Rencana pengukuran

 Sesuaikan/Adapt
 Perbaiki rencana dan ulangi uji coba
 Komunikasi, edukasi, pelatihan

 Tolak/Abandon
 Lihat kembali analisis akar masalah dan/atau daftar solusi
 Apakah diperlukan tambahan atau anggota baru dalam

tim?
ACT: 9. Pantau, pertahankan pencapaian
 Standarkan perubahan
 Lanjutkan pelatihan

 Perubahan kebijakan departemen?

 Lanjutkan pemantauan perbaikan

 Dengan alat dan proses pengumpulan data yang

sama
 Adakah pengukuran tambahan?

 Lanjutkan pelaporan pada petugas terkati dan

manajemen
 Lanjutkan membuat peluang perbaikan yang baru.
 Suatu acara kaizen dimana orang keluar dari
tempat kerjanya selama 3-5 hari saja.
 Suatu kajian untuk menempatkan kesalahan

pada seseorang atau suatu departemen.

 Suatu proyek hanya untuk gagah-gagahan

 Hanya suatu kegiatan ekstra kurikuler lainnya.

Problem Solving bukanlah:

 Team members need to own problem and solution
 Don’t sacrifice the process for the product!

 Be data driven/evidence-based
 Conduct a thorough root cause analysis
 Solution directly related to root cause -- not predetermined
 Plan to measure
 Communication and feedback
 Celebrate teamwork and outcomes
 Management support and buy-in are critical