PROYEK

PENINGKATAN
MUTU
Metodologi PDCA TULTA

Dr. Julietta Tantri

Lombok, 29 – 1 Desember 2022
Apakah yang dimaksud dengan
Kegiatan Perbaikan/Peningkatan
Mutu ?
Bagian utama dari Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Terpadu
(Total Quality Management) yang bertujuan untuk :
”Menciptakan Keunggulan Organisasi/Perusahaan yang mampu secara terus
menerus memenuhi perkembangan atau perubahan Tuntutan Pelanggan”
Bagaimana Strategi tepat untuk melaksanakan
Kegiatan Perbaikan/Peningkatan Mutu ?

Strategi yang tepat adalah:

1. Melibatkan seluruh Karyawan/Orang yang bekerja dalam
Organisasi/Perusahaan
2. Menciptakan Fungsi Kerja Ganda (Dual Function) yaitu Fungsi
Kerja RUTIN dan Fungsi Peningkatan Mutu Kerja dan Hasil Kerja
3. Menciptakan KETERBUKAAN antara Pimpinan dan Staf dalam
menghadapi dan menyelesaikan Persoalan Mutu
4. Menumbuhkan semangat KERJA SAMA dalam TIM (Kelompok)
5. Investasi Sumber Daya Manusia dengan mendidik para Pembina
Tim (Fasilitator)
6. Memilih Metodologi Peningkatan Mutu yang tepat dan
melaksanakannya dengan benar
 1. “Pernyataan” 2. Pembentukan Organisasi/
oleh Jajaran Badan Pengurus
Pimpinan Puncak Kegiatan Peningkatan
(Management Mutu
Kick-off)

4. Pembentukan 3. Pelatihan bagi Calon

Tim dan Pembina (Fasilitator)
Pendaftaran

5. Proses Pelaksanaan
Kegiatan 6. Evaluasi dan
Peningkatan Mutu Mengukur Hasil 7. Mengelola
standar-standar
Mutu yang
dihasilkan
 Bagaimana Memanajemeni
Kegiatan
Perbaikan/Peningkatan Mutu ?
Pelatihan bagi Fasilitator/Pembina QCC

1. Menciptakan Fasilitator/Pembina QCC yang Profesional

2. Menciptakan kemampuan untuk membentuk dan mendidik,
serta menjaga kelangsungan hidup kelompok mutu.
3. Kandidat Fasilitator/Pembina QCC adalah Pimpinan pada
tingkat Menengah.
4. Pembelajaran dilakukan secara berkesinambungan.
5. Pengetahuan bersifat TACIT dan EXPLICIT agar menghasilkan
KETRAMPILAN dan KEAHLIAN.
 Bagaimana Memanajemeni Kegiatan
Perbaikan/Peningkatan Mutu ?
EVALUASI
dan Mengukur Hasil
Mengelola Standar-Standar
Membutuhkan Sarana : Mutu yang dihasilkan
➢ KONVENSI → Sebagai ajang untuk
memperlihatkan hasil-hasil kegiatan ➢ Monitoring Penerapan Hasil Perbaikan di
peningkatan mutu tempat kerja.

➢ SISTEM EVALUASI → Alat untuk menganalisa ➢ Manajemen DOKUMENTASI

hasil perbaikan dan mengukur pencapaiannya
➢ Standar-Standar Perbaikan (bisa melalui
➢ SISTEM PENGHARGAAN → Untuk memberikan penerapan SOP dalam Akreditasi
penghargaan kepada mereka yang telah
berhasil melaksanakan peningkatan mutu ➢ Berbagi Hasil → memastikan bahwa Standar
Baru disebar-luaskan ke pihak-pihak yang
➢ PROGRAM TINDAKLANJUT → untuk lebih memerlukan .
meningkatkan efektifitas dalam
melaksanakan peningkatan mutu.
 Pelaksanaan Kegiatan
Perbaikan/Peningkatan
Mutu

➢ Memilih Ketua dan

Sekretaris Kelompok
➢ Menentukan Nama
Kelompok
➢ Menciptakan Motto
Kelompok
➢ Membuat Aturan main
yang disepakati bersama
 Ketua dan Sekretaris
Kegiatan Perbaikan/Peningkatan Mutu
❑ KETUA adalah orang yang mempertanggungjawabkan
seluruh kegiatan, sedangkan SEKRETARIS
bertanggungjawab atas seluruh kegiatan administrasi
dalam kelompok

❑ Batas waktu minimum untuk menjabat sebagai

Ketua/Sekretaris adalah SATU PUTARAN PDCA

❑ Setiap Putaran PDCA bisa dilakukan penggantian

Ketua/Sekretaris

❑ Ketua kelompok harus memberi kesempatan kepada

semua Anggota kelompok untuk berperan sebagai
Pemimpin Rapat (Meeting) secara bergiliran
 Bagaimana
menggunakan Metode
PDCA TULTA
untuk melaksanakan
kegiatan
Perbaikan/Peningkatan
Mutu
 Mengumpulkan
Data baru dan Menentukan
Menentukan TEMA dan
Rencana JUDUL
Berikutnya
Membuat
Standar Baru Menganalisa
Penyebab

Meneliti
Hasil Menguji dan
Menentukan
Penyebab
Dominan
Membuat Rencana
dan Melaksanakan
Perbaikan
 === Rencana
ooo Realisasi

Tahun 2022
No. AKTIVITAS
Februari Maret April Mei Juni Juli Ket.

== 2/2
1 Menentukan TEMA dan
JUDUL oo
2 Menganalisa Penyebab
==== 3/4
ooooo
Menguji & Menentukan ====== 3/3
3
Penyebab Dominan ooooo
Membuat Rencana dan ======== 4/5
4 Melaksanakan perbaikan ooooooooo
==== 2/2
5 Meneliti Hasil Perbaikan oooo
====
Membuat Standar Baru 2/2
6 oooo

Mengumpulkan Data Baru dan

====
7 1/1
menentukan rencana berikutnya oooo
JADWAL RENCANA DAN
PELAKSANAAN KEGIATAN
 Tujuan dari Kegiatan Langkah 1
Menentukan Tema dan Judul
1. Mengidentifikasi secara TEPAT, persoalan mutu yang
harus diatasi saat ini, dengan berlandaskan FAKTA
dan DATA

2. Menentukan secara ANALITIS dan TERUKUR, sasaran

dan target yang bisa dicapai dengan kegiatan ini

3. Memperkirakan dengan LOGIS, tenggat waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek mutu ini

4. Membuat pedoman yang jelas, untuk memberi arah

perbaikan mutu yang TEPAT dan EFISIEN
LANGKAH 1 PDCA TULTA
Menentukan Tema dan
Judul
1.1. Menentukan TEMA
1.1.a. Identifikasi Prioritas Masalah
1.1.b. Analisa Pareto untuk Menentukan
TEMA

1.2. Menentukan JUDUL (Intial Goals)

1.2.a. Analisa Kondisi Saat Ini
1.2.b. Analisa Pareto untuk Menentukan
JUDUL
(Initial Goals)
 Menentukan Tema
TEMA adalah sasaran akhir yang ingin dicapai
melalui kegiatan mutu
Identifikasi Prioritas Masalah

Sumber-sumber TEMA :

➢ Keluhan Pelanggan ➢ Meningkatkan Standar

➢ Perubahan Kebijakan/ ➢ Program Efisiensi
Instruksi Atasan ➢ Optimalisasi Kinerja
➢ Evaluasi Kinerja ➢ Meningkatkan Kapabilitas Proses
➢ Penyimpangan ➢ Pengelolaan Risiko
Proses/Hasil
 Menentukan Judul
Judul adalah upaya terbaik dan terukur,
yang dilakukan untuk mencapai sasaran
utama
JUDUL = Initial Goals

Mengandung Target Ganda :

1. Target Pencapaian
2. Target Waktu Penyelesaian
Judul (Initial Goals)
Pedoman Penentuan Target

Jadwal Rencana

Langkah 1 s/d 5

100% atau lebih

 Hubungan
Prioritas-Masalah-Judul

PRIORITAS TEMA JUDUL

MASALAH
 Mengumpulkan
Data baru dan Menentukan
Menentukan TEMA dan
Rencana JUDUL
Berikutnya
Membuat
Standar Baru Menganalisa
Penyebab

Meneliti
Hasil Menguji dan
Menentukan
Penyebab
Dominan
Membuat Rencana
dan Melaksanakan
Perbaikan
CONTOH MAKALAH GKM
 To Be
02 Continue