Manajemen

Kearsipan
Kelompok 5
 Our Member

HUWANITA PUTRI AULIA MAYANG

NATA RAMADHANI NABILA
(17) KHOIRUNNISA
BIDANA (08)
(36)

DELONIX
ARAREFITA DEVINA INTAN
RAHMA (16) NURAINI (31)
 Isi Materi
1 Sistem Kearsipan

2 Tata kerja Kearsipan

3 Penyingkiran Warkat
 Manajemen Kerasipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan
pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan.

Tujuan
Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Azas Pengelola Arsip
Azas sentralisasi

Azas desentralisasi

Azas kombinasi
 Sistem Kearsipan

• Dalam pelaksanaan tatausaha pada semua kantor banyak

sekali di pergunakan kertas dan peralatan tulis yang
beraneka ragam. Oleh karena itu, tatausaha sering juga
disebut pekerjaan tulis-menulis.

• Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis dalam

setiap kantor untuk mencatat berbagai informasi pada
lembaran kertas, maka terciptalah warkat atau dalam
bahasa Inggris dinamakan records.
 Sistem Kearsipan

• Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar

yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya.

• Misalnya ialah:
 bon penjualan, kuitansi, faktur, daftar gaji, gambar
bagan organisasi, tabel harga, kartu penduduk, ijazah,
surat izin, dan surat-surat organisasi pada umumnya.
 Sistem Kearsipan

Pada pokoknya dikenal 5 macam sistem

penyimpanan warkat.

1. Penyimpanan menurut abjad

2. Penyimpanan menurut wilayah
3. Penyimpanan menurut nomor
4. Penyimpanan menurut tanggal
5. Penyimpanan pokok soal
Tata Kerja Kearsipan

Di Indonesia pada umumnya Surat-menyurat dicatat dalam

semacam buku yang yang dinamakan buku agenda. Buku ini
untuk mencatat segala sesuatu yang berkanaan dengan
pengiriman surat-surat masuk. Untuk keperluan itu, dibuat
beberapa jalur yang dipergunakan untuk mencatat salah satu
hal mengenai surat yang keluar atau masuk tersebut.
 Tata Kerja
Kearsipan
Pada umumnya terdapat lajur-lajur sebagai berikut:

1. Lajur Pertama untuk mencatat nomor urut selama satu tahun.

2. Lajur kedua diperuntukkan bagi catatan tentang tanggal pengiriman

atau penerimaan sesuatu surat.

3. Lajur ke-3 biasanya berkepala "Nama Pengirim" atau "Diterima

dari" untuk keperluan surat-surat yang masuk. Sedang untuk surat-
surat yang keluar, kepalanya dapat ber bunyi "Dikirim kepada" atau
"Nama yang dikirim".
 Tata Kerja
Kearsipan
4. Lajur ke-4 untuk memuat keterangan singkat mengenai isi atau
perihal surat yang bersangkutan.

5. Lajur ke-5 untuk catatan tentang hubungan surat itu dengan surat-
surat yang terdahulu.

6. Lajur ke-6 disediakan untuk keterangan-keterangan lainnya yang

bertalian dengan surat itu.

Untuk setiap surat yang keluar dan yang masuk biasanya dibuatkan
buku agenda sendiri-sendiri. Jadi, sesuatu organisasi biasanya
mempunyai buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk.
 Penyingkiran Warkat
Kegunaan dari warkat-warkat pada umumnya tidak berlangsung
untuk selama-lamanya. Setelah pada suatu ketika warkat-warkat
berakhir kegunaannya, maka warkat-warkat itu sudah tidak lagi
mempunyai nilai untuk disimpan terus.
Angka pemakaian = jumlah permintaan surat
jumlah surat dalam arsip
Kalau misalnya sesuatu arsip terdiri atas 1000 surat, kemudian selama
jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil Kembali 100
surat, maka angka pemakainnya: 100 : 1000= 10%
 Points
Notes
Warkat Vital L a n gk a h y a n g pe r tama-
an
tama harus dilakuk
tan
dalam pro penyusu
Warkat Penting arsip itu ialah
gkan
menggolong-golon
esuatu
semua wark dari s
Warkat Berguna organisasi dalam k
elas-
u r ut
kelas tertentu men
urut pentingnya.
Warkat Tidak Penting Penggolongan yan
g
h
banyak dipakai iala
e m b a g ia d a la m 4 tingkat
p
yang berikut :
Points
Notes
Ketelitian
di
Untuk dapat menja
yang
petugas kearsipan
Kecerdasan ba ik d ip e rlu k a n sek urang-
u ra ng n y a 4 s y ara t yang
k
berikut:
Kecekatan

Kerapian
 Littlefield dan Peterson mensyaratkan 5
hal bagi pegawai-pegawai arsip, yaitu:
1. lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata rata yang normal.
2. memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk
membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka-angka
yang tercantum pada warkat-warkat.
3. memiliki sifat kecermatan.
4. memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil.
5. memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi6. memiliki pertimbangan
yang baik.
Thank You