BIRO ORGANISASI SETDAPROVSU

TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

KETATALAKSANAA KELEMBAGAAN
N & ANALISIS JABATAN
• Tata Naskah Dinas
• Pembakuan/ Standarisasi • Penataan Kelembagaan Provinsi dan
• Prasarana & Sarana BIRO Kab/Kota
• Peta Proses Bisnis • Analisa Jabatan
ORGANISASI • Analisa Beban Kerja
• Standar Pelayanan
• Standar Operasional Prosedur • Evaluasi Jabatan
• Pelayanan Publik • Standar Kompetensi Jabatan
• Inovasi Pelayanan Publik • Peta Jabatan

REFORMASI BIROKRASI
& AKUNTABILITAS KINERJA
• Reformasi Birokrasi
• Akuntabilitas Kinerja
• Budaya Kerja

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 Dasar Hukum
Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2017 Tentang Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Sumatera Utara

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

TATA NASKAH DINAS

PENGELOLAAN INFORMASI TERTULIS YANG MELIPUTI PENGATURAN

JENIS, FORMAT, PENYIAPAN, PENGAMANAN, PENGABSAHAN,
DISTRIBUSI DAN PENYIMPANAN NASKAH DINAS SERTA MEDIA YANG
DIGUNAKAN DALAM KOMUNIKASI KEDINASAN.
NASKAH DINAS

Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemda

Maksud Tujuan
• Memberikan acuan umum sistem • Menciptakan kelancaran
pengelolaan tata naskah dinas komunikasi tertulis sehingga
• Acuan pembuatan petunjuk teknis berhasilguna dan berdayaguna

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 SASARAN

Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran di

lingkungan Pemerintah Daerah.

Mewujudkan keterpaduan Pola Tindak Tata Naskah Dinas

lingkup pemerintahan Daerah.

Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan serta

kemudahan dalam pengendalian.

Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan

dalam penyelenggaran tugas umum pemerintah.

Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

1.EFISIEN DAN EFEKTIF 4.KETERKAITAN

Dilakukan secara berdayaguna Tata Naskah Dinas diselenggarakan dalam satu

• Penulisan disederhanakan kesatuan sistem
• Penggunaan ruang / lembar naskah dinas
• Spesifikasi informasi
• Penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar
dan lugas 5.KECEPATAN DAN KETEPATAN

Tepat waktu dan tepat sasaran

• Kejelasan redaksional
2.PEMBAKUAN • Kemudahan prosedural
ASAS • Kecepatan penyampaian dan distribusi
Dilaukan melalui tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan

3.AKUNTABILITAS
6.KEAMANAN
Dapat dipertanggungjawabkan
Harus aman secara fisik dan substansi
• Isi/format
• Penyampaian kepada yang berhak
• Prosedur
• Distribusi
• Kewenangan
• Pemberkasan
• Keabsahan
• Dokumentasi

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

1.KETELITIAN

Diselenggarakan secara:
• Teliti dan cermat dari bentuk 3.SINGKAT DAN PADAT
• Susunan pengetikan
• Isi Diselenggarakan dengan menggunakan bahasa
• Struktur Indonesia yang baik dan benar
• Kaidah bahasa dan Penerapan kaidah ejaan
didalam pengetikan

2.KEJELASAN
PRINSIP
Diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek
fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang 4.LOGIS DAN MEYAKINKAN
cepat dan tepat
Diselenggarakan secara runtut dan logis dan
meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan
efektif

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PENYELENGGARAAN NASKAH
DINAS

PENGELOLAAN SURAT MASUK

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

TINGKAT KEAMANAN

KECEPATAN PROSES

PENGGUNAAN KERTAS SURAT

PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN

WARNA DAN KUALITAS KERTAS

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

Bentuk dan susunan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah sesuai dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009, meliputi:

1. Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan

Pemerintah Provinsi, terdiri atas:

PERATURAN DAERAH
Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh kepala daerah setelah mendapat persetujuan
bersama DPRD untuk mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan.
Bentuk dan susunan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah sesuai dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009, meliputi:

1. Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan

Pemerintah Provinsi, terdiri atas:

PERATURAN GUBERNUR
Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh gubernur.
Bentuk dan susunan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Daerah sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
54 Tahun 2009, meliputi:

1. Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan

Pemerintah Provinsi, terdiri atas:

KEPUTUSAN GUBERNUR
Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan,
individual, konkrit dan final.
 2. Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di lingkungan
Pemerintah Kab/Kota, terdiri atas:

PERATURAN DAERAH PERATURAN BUPATI/WALIKOTA KEPUTUSAN BUPATI/WALIKOTA

Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh
kepala daerah setelah mendapat persetujuan
bersama DPRD untuk mengatur urusan otonomi
daerah dan tugas pembantuan.
Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh hukum yang bersifat penetapan, individual,
bupati/walikota. konkrit dan final.
3. Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah daerah, terdiri
atas:

INSTRUKSI
Naskah dinas yang berisikan perintah dari
Gubernur dan/atau Bupati/Walikota kepada KETERANGAN
bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas
pemerintahan. Untuk Naskah Dinas Produk Hukum dan Instruksi dihimbau agar mengikuti
ketentuan berikut :

Penyediaan surat berlambang garuda berwarna kuning emas

Penggunaan jenis huruf Bookman Old Stye dan tidak boleh di Bold

Tanda Tangan tidak memakai gelar dan pangkat

Kertas yang digunakan tidak memakai alamat kantor

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

3. Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah daerah, terdiri
atas:

SURAT EDARAN
SURAT BIASA
Naskah dinas yang berisi pemberitahuan,
Naskah dinas yang berisi pemberitahuan,
penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
sebagainya.
Lanjutan...

SURAT KETERANGAN SURAT PERINTAH SURAT IZIN

Naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada Naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap
pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat
atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. pekerjaaan tertentu. yang berwenang.
Lanjutan...

SURAT PERJANJIAN
SURAT PERINTAH TUGAS SPPD
Naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada Naskah dinas dari pejabat yang berwenang
antara dua belah pihak atau lebih untuk
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum
pekerjaaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. melaksanakan
yang telah disepakati bersama.
perjalanan dinas.
Lanjutan...

SURAT KUASA SURAT KETERANGAN

SURAT UNDANGAN
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada MELAKSANAKAN TUGAS
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas
Surat Kuasa undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara pernyataan bahwa seorang pegawai telah
dalam rangka kedinasan.
kedinasan. menjalankan
tugas.
Lanjutan...

SURAT PANGGILAN NOTA DINAS NOTA PENGAJUAN KONSEP

Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi NASKAH DINAS
Naskah dinas yang bersifat internal berisi
panggilan Surat
kepadaKuasaseorang pegawai untuk komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari
Naskah dinas untuk menyampaikan konsep
menghadap. atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
naskah dinas kepada atasan.
atasan.
Lanjutan...

LEMBAR DISPOSISI
Naskah dinasSuratdari
Kuasapejabat yang berwenang
berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
TELAAHAN STAF
Naskah dinas dari bawahan kepada atasan
antara lain berisi analisis pertimbangan,
pendapat dan saran-saran secara sistematis.
PENGUMUMAN
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
Lanjutan...
LAPORAN
Naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang
Surat Kuasa
berisi informasi dan pertanggungjawaban
tentang pelaksanaan tugas kedinasan..
REKOMENDASI
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan..
SURAT PENGANTAR
Naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang
yang berfungsi sebagai tanda terima.
Lanjutan...

TELEGRAM
LEMBARAN DAERAH BERITA DAERAH
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang
Surat Kuasa Naskah dinas untuk mengundangkan peraturan
berisi hal tertentu yang dikirim melalui Naskah dinas untuk mengundangkan peraturan
telekomunikasi elektronik. daerah. kepala daerah.
Lanjutan...

BERITA ACARA NOTULEN MEMO

Naskah dinasSurat yang

Kuasa berisi keterangan atas Naskah dinas yang memuat catatan proses Naskah dinas dari pejabat yang berwenang
sesuatu hal yang ditanda tangani oleh pihak lain. sidang atau rapat. yang berisi keterangan atas kehadiran
seseorang.
Lanjutan...

PIAGAM
DAFTAR HADIR SERTIFIKAT
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang
Naskah dinas Suratdari
Kuasapejabat berwenang yang Naskah dinas yang merupakan tanda bukti
berisi penghargaan atas prestasi yang telah
berisi keterangan atas kehadiran seseorang. seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.
dicapai atau keteladanan yang telah
diwujudkan.
Lanjutan...

SURAT TANDA TAMAT

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Naskah dinas yang merupakan tanda bukti

seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan
tertentu.
A. Kop Naskah Dinas Setdaprovsu

Note:
Untuk Pengetikan Naskah
B. Gambar Lambang Negara (Garuda) Dinas menggunakan Arial 12
dan Spasi 1 atau 1,5 sesuai
dengan kebutuhan

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

C. Naskah dinas yang “Pakai Kop Naskah Dinas” dan tidak memakai Stempel antara lain :
Nota Dinas
Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Lembar Disposisi
Telaahan Staf
Laporan
Notulen

D. Kop Naskah Dinas yang “Pakai Kop Naskah Dinas” dan “Pakai Stempel” adalah sebagai berikut:
Peraturan Daerah
Peraturan Gubernur
Keputusan Gubernur
Instruksi
Surat Edaran
Surat Biasa
Surat Perintah
Surat Perintah Tugas
SPPD
Rekomendasi

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PENDELEGASIAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
Kewenangan penandatanganan
Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan

Delegasi
Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dari pejabat kepada pejabat atau
pejabat dibawahnya

Mandat
Pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk
melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat

Penandatanganan Naskah Dinas

Hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada
jabatannya

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU,
PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN JABATAN
• Atas nama yang disingkat a.n. adalah jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan
kepada pejabat setingkat dibawahnya.

• Untuk beliau yang disingakat u.b. adalah jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan
kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

• Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada nomor 1 dan 2 tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan
pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan
wewenang.

• Pelaksana Tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan Naskah Dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. Plt sebagaimana dimaksud diatas diangkat dengan keputusan kepala
daerah atau dengan keputusan kepala perangkat daerah dan paling lama berlaku 1 tahun.

• Pelaksana Tugas Harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatangan naskah dinas karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh sebagaimana dimaksud diangkat oleh Kepala Daerah atau
Kepala Perangkat Daerah dan berlaku paling lama 3 bulan. Plh mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya
kepada Pejabat definitif.

• Pejabat yang disingkat Pj, merupakan pejabat sementara untuk jabatan kepala daerah (Gubernur, Bupati/Walikota). Pejabat sebagaimana
dimaksud melaksanakan tugas pemerintahan pada daerah tertentu sampai dengan pelantikan pejabat definitif

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PARAF
Setiap Naskah Dinas sebelum ditandatangani
terlebih dahulu diparaf
Paraf hierarki merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan
pengetikan naskah dinas dari pejabat yang bertanggung jawab
terhadap naskah dinas secara berjenjang.
Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu
Naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu
diparaf pada setiap lembar.
Paraf koordinasi adalah paraf yang harus dibubuhkan oleh
beberapa pejabat dari instansi terkait yang mempunyai
keterkaitan terhadap isi naskah dinas dimaksud yang
dibubuhkan sebelum naskah dinas diparaf secara hierarki
oleh pejabat yang berwenang yang dituangkan dalam
lembaran tersendiri sebagai alasan arsip.
• Naskah dinas sebelum ditandatangani
oleh Gubernur, Wakil Gubernur, • Untuk keamanan isi naskah
Sekretaris Daerah, Asisten, dan
dinas yang jumlahnya lebih dari
Kepala Satuan Kerja Perangkat
satu halaman, sebelum naskah
Daerah harus diparaf terlebih dahulu
dinas tersebut ditandatangani
oleh maksimal 3 {tiga) orang pejabat
oleh pejabat yang berwenang
secara berjenjang untuk
maka harus dibubuhkan paraf
bertanggungjawab terhadap
pejabat pengolah pada sudut
substansi, redaksi dan penulisan
kanan bawah setiap halaman
naskah dinas tersebut sesuai dengan
• tugas
Penempatan
pokok dan paraf tersebut pada
fungsinya
• Naskah dinas dalam bentuk dan
lembar terakhir naskah dinas
ditempatkan secara urut dan susunan produk hukum/naskah
berjenjang dari bawah keatas Letak Paraf Hierarki dinas yang lebih dari satu
berdasarkan urutan dari eselon yang lembar, setiap lembarnya
rendah sampai yang tinggi sesuai diparaf pada pojok kiri kertas
kewenangan di belakang NIP pejabat bagian bawah
penandatangan, di belakang garis
pemisah antara nama pejabat
Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu
Lanjutan...

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

Lanjutan...

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 STEMPEL

KETERANGAN
• Tinta Stempel Berwarna Ungu
• Stempel dibubuhkan pada sebelah kiri
tanda tangan

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PAPAN NAMA

1.BENTUK
Papan nama satuan kerja perangkat daerah berbentuk
empat persegi panjang berbentuk segi empat.

2.UKURAN
Perbandingan ukuran huruf 3 : 4
• ukuran huruf “ 3 “ untuk tulisan pemerintah provinsi atau kabupaten/kota.
• ukuran huruf “ 4 “ untuk tulisan nama satuan kerja perangkat daerah.

3.BAHAN
• Bahan papan nama satuan kerja perangkat daerah disesuaikan dengan kebutuhan
daerah, misalnya dari bahan kayu, beton, seng/plat dan lain sebagainya.

• Bahan huruf papan nama diatur sesuai kebutuhan, dapat menggunakan cat atau
dari bahan lain seperti seng/plat atau semen dan lain sebagainya.
Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu
 Lanjutan...

Papan nama Kantor Gubernur dan Bupati/Walikota. Papan nama Satuan Kerja Perangkat
Daerah.

Papan nama Satuan Kerja Perangkat

Daerah.

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 PENGGUNAAN TINTA
UNTUK NASKAH DINAS

Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna

hitam

Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan

paraf naskah dinas berwarna biru tua

Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan

naskah dinas berwarna merah.

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu

 TERIMA KASIH

Download file: https://tinyurl.com/ttndprovsu