Manajemen pembelian dan

penyimpanan bahan dan peralatan

kimia

Oleh :
Ghivari Darsono S.Farm
Pemasok Barang
Pada umumnya, pemasok dipilih berdasarkan tawaran
harga yang diberikan atau pemberian diskon kepada
pembeli sehingga terkadang kurang pertimbangan
persyaratan teknis.

informasi bahwa pemasok

telah mendapatkan sertifikasi sistem manajemen
mutu sesuai SNI ISO 9001-2008
Evaluasi Pemasok
Faktor-faktor penting yang harus dipertimbangkan untuk
evaluasi pemasok meliputi, antara lain:       
jaminan mutu produk
ketepatan pengiriman produk pemasok ke
laboratorium;
komunikasi antara laboratorium dan pemasok;
pelayanan purna jual;
penanganan pengaduan oleh pemasok;
harga produk; dan
sistem pembayaran.
Evaluasi kreteria
Sedangkan kriteria evaluasi yang digunakan untuk
mengetahui kinerja pemasok adalah sebagai berikut:

baik     = sesuai persyaratan dan mempunyai nilai

tambah bagi laboratorium;
sedang = sesuai persyaratan laboratorium; dan
kurang = tidak sesuai persyaratan laboratorium.
Pengadaan Bahan Habis Pakai, Bahan
Kimia dan Peralatan Lab
Penggunaan bahan kimia, bahan habis pakai dan peralatan
laboratorium yang mutunya tidak memenuhi persyaratan
teknis selain dapat mempengaruhi mutu data hasil
pengujian juga akan menimbulkan biaya kegagalan.

 Sebelum melakukan pembelian, pihak administrasi

memastikan kecukupan persyaratan dokumen pembelian
yang ditentukan personil teknis laboratorium. 
Inspeksi atau verifikasi
Inspeksi atau verifikasi tersebut dapat dilakukan,
misalnya dengan cara antara lain:
mencocokkan spesifikasi teknis yang ada di barang
dengan dokumen pembelian yang telah
disetujui;              
pemeriksaan visual setidak-tidaknya untuk tipe,
jumlah dan kondisi barang;
perbandingan dengan barang yang ekivalen; dan
pengujian terhadap barang yang telah dibelinya,
apabila memungkinkan.
 Penyimpanan bahan kimia habis pakai

Bahan kimia atau bahan habis pakai termasuk bahan

acuan bersertifikat (certified reference materials,
CRM) yang masa simpannya terbatas harus
diidentifikasi dengan tanggal kedaluarsa saat diterima
di tempat penyimpanan.

Pengeluaran bahan kimia dari ruang penyimpanan

harus dilakukan oleh petugas yang ditunjuk dan
melakukan pencatatan di log book penggunaan bahan
kimia sebagai pertimbangan perencanaan pembelian
berikutnya.
Untuk keteraturan pengeluaran bahan kimia atau
bahan habis pakai dari ruang penyimpanan maka
dibuat ketentuan berdasarkan FIFO yaitu First In First
Out yang berarti barang yang disimpan terlebih dulu
harus dikeluarkan untuk digunakan terlebih dulu.

Hal ini untuk menghindari penyimpanan bahan kimia

yang terlalu lama di ruang penyimpanan sehingga
mengakibatkan kedaluarsa.
Penerimaan Peralatan Instrumentasi
Laboratorium
Sebelum digunakan, peralatan instrumen laboratorium
yang diterima harus dilakukan commissioning dengan
tahapan sebagai berikut:
instalasi dan uji fungsi peralatan oleh pemasok yang
kompeten
kalibrasi dan/atau uji kinerja peralatan yang dapat
menunjukan layak pakainya peralatan yang dibeli. Hasil
kalibrasi dan/atau uji kinerja peralatan harus sesuai
dengan batasan spesifikasi teknis yang tercantum
dalam manual book peralatan. Secara umum, hasil
kalibrasi peralatan dievaluasi
hasil kalibrasi peralatan dievaluasi sebagai berikut

|ketidakpastian|terbesar + |koreksi|terbesar ≤ toleransi

atau akurasi

yang disyaratkan oleh metode pengujian atau peralatan

yang digunakan, maka peralatan yang telah dikalibrasi
tersebut dalam keadaan layak pakai dan memiliki
jaminan rantai keterlelusuran ke sistem satuan
internasional tidak terputus.
jika peralatan yang dibeli memenuhi spesifikasi teknis
dan telah menunjukan laik pakai, maka peralatan
tersebut diberi label atau tanda untuk identifikasi, bila
perlu;

untuk meningkatkan kompetensi personil

laboratorium, maka pihak pemasok harus melakukan
pelatihan hingga personil laboratorium mampu
mengoperasikan dan perawatan peralatan termasuk
kalibrasi dan/atau uji kinerja;
selama masa garansi peralatan, jika ditemukan
kerusakan terhadap peralatan yang dibeli, maka dapat
berkonsultasi secara teknis dengan pemasok yang
kompeten sebagai bagian dari pelayanan purna jual;

semua rekaman tahapan proses commissioning harus

dipelihara sebagai bagian dari sejarah peralatan.
TERIMA KASIH