LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

2022 - 23

OPERATIONAL DEPARTEMENT
Desember 2011
VISI dan MISI OPERATIONAL DEPARTEMENT

VISI OPERATIONAL DEPARTEMENT

Mewujudkan pelayanan operasional yang berkualitas secara efektif dan
efisien dalam rangka mewujudkan visi perusahaan”

MISI OPERATIONAL DEPARTEMENT

1) Mewujudkan iklim kerja internal yang kondusif guna memacu semangat

dan motivasi kerja secara optimal
2) Melakukan standardisasi-standardisasi pelayanan agar mudah
diduplikasi dan diterapkan di setiap cabang.
3) Memberikan prioritas pelayanan operasional yang proporsional terkait
pelayanan umum, pelayanan siswa, dan pelayanan bagi Manajemen.
4) Memperhatikan mekanisme-mekanisme perawatan peralatan agar
proses pelayanan berlangsung dengan baik.
 TUJUAN OPERATIONAL DEPARTEMENT

Memberikan sarana dan prasarana pendukung di dalam

bidang IT, non IT dan untuk memastikan seluruh sarana
dan prasarana bekerja secara baik dalam mendukung
kegiatan operasional perusahaan.
 PERAN OPERATIONAL MANAGER

Vision Creator

Team Builder

Task Allocator

People Developer

Motivation Stimulator
 DECISION & POLICY

Restrukturisasi Internal

Implementasi Kupon Makan OPERATIONAL MANAGER

SANDI RAMDHANNI

IT&OPERASTIONAL
ADMINISTRATION
BAYU ADITYA PRATAMA

OPERATIONAL
SUPERVISOR

Monitoring Base System

IRMAN FIRDAUS

IT SUPPORT OPERATIONAL DRIVER FOOD & BEVERAGES

ONGKY HERLAMBANG
OPERATIONAL COORDINATOR
BAGUS T.APRIANA YOGI TRISWANTO COORDINATOR
SAPUTRA
TOPAN HARIWIJAYA PANDU TANOTO SUDARMAWAN
ALI MUSTOPA

OPERATIONAL STAFF
DADAN HERMANSYAH
FOOD & BEVERAGES
PEDLI NUGRAHA STAFF
SANDI SEPTIANSYAH NGATEMI
AGUS KURNIAWAN
IRMANSYAH

Promosi & Demosi

 STRUKTUR ORGANISASI OPERATIONAL
DEPARTEMENT
OPERATIONAL MANAGER
SANDI RAMDHANNI

IT&OPERASTIONAL
ADMINISTRATION
BAYU ADITYA PRATAMA

OPERATIONAL
SUPERVISOR
IRMAN FIRDAUS

IT SUPPORT OPERATIONAL DRIVER FOOD & BEVERAGES

ONGKY HERLAMBANG
OPERATIONAL COORDINATOR
BAGUS T.APRIANA YOGI TRISWANTO COORDINATOR
SAPUTRA
TOPAN HARIWIJAYA PANDU TANOTO SUDARMAWAN
ALI MUSTOPA

OPERATIONAL STAFF
DADAN HERMANSYAH
FOOD & BEVERAGES
PEDLI NUGRAHA STAFF
SANDI SEPTIANSYAH NGATEMI
AGUS KURNIAWAN
IRMANSYAH
 PROGRAM KERJA OPERATIONAL
DEPARTEMENT

 Program Kerja Operational Departement terbagi

atas 3 sub divisi, yaitu :

 IT & Operational Administration

 Operational Supervisor
 IT Support
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

IT & OPERATIONAL
ADMINISTRATION
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

1. Administrasi Departemen
2. Administrasi Barang Inventaris
3. Rapat Internal Departemen
4. Administrasi Overhead Bulanan Cabang
5. Administrasi Pendapatan Kantin
6. Administrasi Milis Manajemen
7. Administrasi Web
8. Administrasi SMS Gateway
9. Koordinasi Pengantaran Privat
10. Supervisi IT Support
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

1. Administrasi Departemen

 Deskripsi :
• Melakukan administrasi yang berhubungan dengan pengajuan dari operational departemen
• Melakukan administrasi report-report

 Realisasi :
 Melakukan administrasi pengajuan dana untuk keperluan berjalannya kegiatan EDULAB
 Melakukan administrasi report pemakaian dana dari project-project yang telah dilakukan
 Status : Program sudah berjalan dengan sangat baik. Skala : 100%

 Evaluasi :
 Sudah berjalan dengan baik

 Rekomendasi :
 Sudah berjalan dengan baik
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
2. Administrasi Barang Inventaris

 Deskripsi :
• Melakukan administrasi inventaris data-data barang yang berhubungan dengan IT dan
operasional (Non IT)

 Realisasi :
 Mengumpulkan data-data barang inventaris operasional, baik yang IT maupun non IT yang
didapatkan dari Operational Supervisor dan IT Support
 Status : Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 50%

 Evaluasi :
 Sudah berjalan, tetapi belum semua barang terinventarisasi dikarenakan belum melibatkan
korrdinator staff operasional cabang.
 Terdapat kurangnya koordinasi dari Operational Supervisor dan IT Support terhadap barang-
barang apa saja yang sudah di inventarisasi

 Rekomendasi :
 Perlu bantuan dari koordinator operasional dalam membantu inventarisasi barang. Agar tugas
Operational Supervisor dan IT Support bisa terbantu.
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

7. Administrasi Web
 Deskripsi :
• Menjaga agar web EDULAB bisa berjalan dengan baik
• Mengupdate konten-konten

 Realisasi :
 Melakukan penambahan konten web EDULAB
 Melakukan optimalisasi web EDULAB
 Status : Program belum berjalan dengan baik dikarenakan masih terdapat beberapa
kekurangan. Skala : 50%

 Evaluasi :
 Belum adanya mekanisme untuk administrasi web Edulab

 Rekomendasi :
 Perlu adanya spare waktu untuk administrasi web
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

3. Rapat Internal Departemen

 Deskripsi :
• Melakukan kordinasi rutin internal
• Melakukan problem solving
• Melakukan brainstorming
• Melakukan sosialisasi kebijakan internal

 Realisasi :
Melakukan penjadwalan rapat mingguan operational department.

 Mengumpulkan tim operational yang akan terlibat dalam rapat.
 Membuat notulensi haris rapat
 Status : Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 70%

 Evaluasi :
 Kadang rapat internal mingguan yang sudah berjalan, tidak terlaksana dikarenakan dari karyawan Operational
Departement mendapat tugas mendadak pada saat rapat internal.
 Kadang rapat internal melebihi jadwal yang sudah ditentukan

 Rekomendasi :
 Kalau bisa setiap karyawan Operational Departement bisa mempending dulu jika ada kegiatan mendadak.
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION

4.Administrasi Overhead Bulanan Cabang

Deskripsi :
• Melakukan penghitungan tagihan bulanan cabang dan melakukan penagihan ke setiap
cabang

 Realisasi :
 Melakukan administrasi tagihan overhead bulanan cabang
 Melakukan penagihan ke bagian keuangan tiap cabang dan collecting dana
 Membuat report total realisasi overhead bulanan cabang
 Status : Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 50%

 Evaluasi :
 Tidak terdapat masalah dalam pembuatan overhead bulanan cabang.

 Rekomendasi :
 Tidak terdapat masalah dalam pembuatan overhead bulanan cabang.
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
5. Administrasi Pendapatan Kantin

 Deskripsi :
• Melakukan penghitungan pendapatan kantin yang bersumber dari kupon dan non-kupon.

 Realisasi :
 Melakukan pengambilan keuntungan kantin yang bersumber dari non kupon dan pencairan
kupon
 Melakukan pencatatan jumlah belanja, pendapatan dari siswa, pendapatan dari kupon dan
total keuntungan kantin
 Membuat report pendapatan kantin selama 1 minggu
 Status : Program ini sudah berjalan dengan baik, tapi masih menghadapi beberapa kendala.
Skala : 85%
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
 Evaluasi :
 Dalam pembuatan report pendapatan kantin sering terjadi masalah di pencairan kupon.
Dimana kadang kupon yang telat masuk ke HCGA untuk dibikin pengajuan pencairannya /
HCGA telat mengajukan pencairan kupon ke bagian keuangan / cek dari bagian
keuangannya baru sampai ke HCGA di hari senin atau selasa.

 Rekomendasi :
 Dari Operational Departement akan coba langsung yang mengambil kupon dan
menyerahkan ke HCGA. Dengan ini diharapkan keterlambatan kupon masuk ke HCGA
akan teratasi.
 Untuk keterlambatan dari HCGA mengajukan pencairan dana ke bagian keuangan dan
pencairan dana dari bagian keuangan akan coba dimonitoring oleh Operational Supervisor
 PROGRAM KERJA
IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
6. Administrasi Milis Manajemen

 Deskripsi :
• Melakukan administrasi milis majemen dengan melihat data-data karyawan yang terdaftar
adalah yang sesuai keadaan sekarang

 Realisasi :
 Melakukan administrasi milis dari segi data karyawan. Jika ada perubahan karyawan
(masuk/keluar) maka juga diadakan perubahan pada daftara anggota
 Status : Program berjalan dengan baik. Skala : 100%

 Evaluasi :
 Masalah yang dihadapi adalah operational department kadang tidak mendapat report dari
HCGA tentang karyawan yang masuk/keluar.

 Rekomendasi :
 Admin HCGA dan Admin Operasional harus senantiasa berkomunikasi tentang perubahan
karyawan di EDULAB.
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

OPERATIONAL
SUPERVISOR
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

1. Monitoring Operational Staff

2. Skill Training
3. Briefing dan Koordinasi Operational Staff
4. Technical Support
5. Monitoring Perangkat Operasional Non IT
6. Maintenance Perangkat Operasional Non IT
7. Inventarisasi Perangkat Non IT
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR
1. Monitoring Operational Staff
 Deskripsi :
• Melakukan monitoring rutin terkain kondisi operational staff di setiap tempat.
• Melakukan SIDAK
• Melakukan pengawasan secara tidk langsung,
• Memastikan semua sarana dan pelengkapan kantor sudah bersih,rapi,nyaman dan aman

 Realisasi :
Melakukan SIDAK

 Melakukan pendataan ( oleh koordinator operasional)bagi staff operasional yang akan keluar, baik tugas atau
main
 Melakukan peneguran langsung untuk staff yang kurang teliti dalam mengerjakan pekerjaannya
 Status : Sudah berjalan 60%

 Evaluasi :
 System monitoring masih belum berjalan optimal
 Masih adanya kurang ketelitian dari beberapa staff operasional dalam pengerjaan rutinitas operasional seperti
masih belum maximalnya proses pembersihan dan perapihan baik tempat belajar atau tempat kerja karyawan
 Komunikasi antar staff operasional belum berjalan baik,yang kadang membuat miss communication,sehingga
menyebabkan proses pengerjaan jadi lama bahkan pending

 Rekomendasi :
 Perlu ada saran dan kritik (yang membangun tentunya),supaya kekurangan atau kesalahan yang dilakukan staff
operasional dalam bekerja bisa cepat diperbaiki
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

2. Skill Training
 Deskripsi :
• Melakukan pelatihan pekerjaan rutin terhadap staff baru, pelatihan mengemudi, dan
pelatihan lain yang diperlukan.
 Realisasi :
 Pelatihan kerja rutin operasional terhadap staff baru
 Pelatihan mengemudi staff operasional
 Status : Sudah berjalan baik,cuman masih sering ditemui kurang optimalnya kinerja staff
operasional,baru berjalan 80 %

 Evaluasi :
 Penerapan dari pelatihan berjalan baik diawal,namun mulai menurun pada saat memasuki
bulan ke 3 pasca pelatihan

 Rekomendasi :
 Perlu ada study banding mengenai standar operasional yang diterapkan diperusahaan pada
umumnya
 Perlu ada pelatihan khusus misalnya pelatihan tata krama,pelatihan membaca al-quran bagi
yang belum benar mambacanya,dll
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

3. Briefing dan Koordinasi Operational Staff

 Deskripsi :
• Pelaksanaan briefing, rapat, sosialisasi, dan koordinasi baik secara terpusat ataupun
kondisional di cabang

 Realisasi :
 Melaksanakan briefing rutin ( M,B dan Tentative)
 Koordinasi dengan operational staff apabila ada project dari departemen atau perusahaan
 Status : Sudah berjalan dengan baik

 Evaluasi :
 Seringnya jadwal briefing tidak sesuai dengan jadwal yang ditentukan karena kesibukan
operational staff di cabang

 Rekomendasi :
 Tidak ada
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

4. Technical Support
 Deskripsi :
• Membantu departemen lain yang membutuhkan bantuan dalam menyelesaikan suatu
kegiatan atau project

 Realisasi :
 Support kegiatan project departemen lain,baik jadi eksekutor atau pendukung terlaksananya
project tersebut
 Status : Sudah berjalan dengan baik

 Evaluasi :
 Pelaksanaanya sering terkendala masalah banyaknya kerjaan disaat bersamaan atau
permintaan yang mendadak serta waktu yang minimal

 Rekomendasi :
 Setiap permintaan bantuan dari departemen lain harus masuk dulu ke departemen
operasional,supaya pelaksanannya bisa lebih teratur dan berjalan dengan baik
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

5. Monitoring Perangkat Operasional Non IT

 Deskripsi :
• Pengawasan terhadap pemakaian dan perawatan perangkat operasional Non IT

 Realisasi :
 Pengecekan perangkat operasional Non IT
 Mengingatkan Operational staff tentang jadwal maintenance kendaraan operasional
 Status : Sudah berjalan 45%

 Evaluasi :
 Pengontrolan terhadap perangkat operasional Non IT sudah berjalan,tapi belum
maximal,masih terdapat kendala teknis dalam pelaksananya
 Sering terjadi reposisi perangkat operasional tanpa konfirmasi ke departemen
operasional

 Rekomendasi :
 Tidak ada
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

6. Maintenance Perangkat Operasional Non IT

 Deskripsi :
• Melakukan perawatan atau maintenance baik rutin atau tentative

 Realisasi :
 Membuat CAR CARD sebagai bentuk pengendalian pemakaian mobil operasional
 Membuat penjadwalan maintenance AC
 Reparasi perangkat pendukung pembelajaran
 Status : Keberjalannya sudah baik tinggal meningkatkan koordinasi dengan koordinator cabang

 Evaluasi :
 Tidak terkontrolnya jadwal maintenance
 Team yang melakukan maintenance sering tidak tepat waktu

 Rekomendasi :
 Tidak ada
 PROGRAM KERJA
OPERATIONAL SUPERVISOR

7. Inventarisasi Perangkat Non IT

 Deskripsi :
• Mendata seluruh perangkat operasional Non IT dari jumlah, posisi dan kondisi

 Realisasi :
 Melakukan pendataan perangkat-perangkat Non IT diseluruh cabang
 Status : Sudah berjalan 50%

 Evaluasi :
 Proses pendataan semua inventaris kantor sudah berjalan tapi dikarenakan banyaknya
kegiatan operasional sehingga proses inventarisasi ini terhenti sementara

 Rekomendasi :
 Setiap pemindahan perangkat kantor diharapkan dikonfirmasi terlebih dahulu ke
departemen operasional,agar data inventarisasi bisa terupdate
 HATUR NUHUN

OPERATIONAL CREW