DASAR PELAYANAN
PRIMA
KELOMPOK
Rizke Nurul Hikmah 4122211031
Agustin 4122211038
Mariyanto 4122211039
Eva Arifa 4122211041
Natalina Sihite 4122211054
BAB 1 PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Dalam modul ini mahasiswa akan mempelajari konsep-konsep pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude), berdasarkan
konsep perhatian (attention), berdasarkan konsep tindakan (action), dan konsep terkait lainnya, dan pelatihan berdasarkan studi
kasus pelayanan prima. Dengan mempelajari konsep-konsep pelayanan prima ini mahasiswa diharapkan akan lebih mengerti dan
memahami serta dapat menerapkannya sesuai dengan konsep tersebut.
B. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan dapat :-
a. Memahami konsep-konsep pelayanan prima
b. Memahami konsep pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude)
c. Memahami konsep pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attention)
d. Memahami konsep pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan (action)
e. Melakukan latihan dan studi kasus pelayanan prima
BAB II PEMBELAJARAN
PELAYANAN
A) Pengertian Pelayanan
pelayanan diartikan sebagai aksi ataupun perbuatan seorang ataupun organisasi untuk memberikan kepuasan
kepadapelanggan ataupun sesama karyawan. Pelanggan maksudnya tidak sekedar kepadapelanggan ataupun nasabah
yang membeli produk perusahaan, namun pula pelanggan di dalam perusahaan (karyawan serta pimpinan) ialah
melayani sesama karyawan ataupun pimpinan yang saling membagikan pelayanan. Dengan demikian, jenis pelayanan
bisa dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu:
1. Pelayanan di dalam. Maksudnya pelayanan antar karyawan serta pimpinan ataupun antar sesama karyawan.
2. Pelayanan ke luar. Maksudnya pelayanan yang diberikan kepada nasabah ataupun pelanggan.
Kedua tipe pelayanan ini haruslah saling menunjang antara satu dengan yang lain. Kenapa demikian? sebab apabila
pelayanan di dalam antara karyawan dengan karyawan ataupun karyawan dengan pimpinan tidak berjalan mudah
ataupun terhambat, maka dapat memengaruhi pelayanan ke luar. Oleh sebab itu, pelayanan di dalam dapat
memperlancar pelayanan ke luar. Sebaliknya, jika pelayanan di dalam bagus tetapi pelayanan ke luar tidak baik maka
hasilnya tidak baik. Intinya, kedua pelayanan tersebut wajib dijalankan secara bersama- sama dengan sebaik- baiknya
Berikutnya aksi karyawan dalam melayani dapat diterapkan dengan dua metode yaitu langsung melayani pelanggan
dan pelayanan tidak langsung. Contohnya pelayanan langsung Maksudnya, karyawan bisa langsung berhadapan dengan
pelanggan sambil melayani kemauan serta kebutuhannya. Pelayanan tidak langsung menempatkan suatu barang dimana
pelanggan yang telah mengetahui tempatnya serta mengambil sendiri dan langsung membayar ke kasir.
Dalam praktiknya terkadang banyak karyawan kurang memahami kemauan serta kebutuhan
pelanggannya. Begitu pula dengan pelanggan terkadang ingin dilayani di atas standar yang sudah ditetapkan.
Oleh sebab Itu, karyawan wajib lebih dahulu memerhatikan tentang kemauan serta kebutuhan pelanggannya
dalam memberikan pelayanan. Secara universal pelanggan ataupun nasabah memerlukan sesuatu yang sesuai
dengan keinginannya, dibagi menjadi empat, yakni:
1. Bantuan Penuh
Pelanggan butuh mendapatkan bantuan dari seorang (customer service, pramuniaga, dan kasir) untuk
menuntun ataupun mendapatkan data tentang sesuatu yang berhubungan dengan produk
2. Bantuan Seperlunya
Pelanggan membutuhkan bantuan hanya seperlunya saja.
3. Bantuan Lewat Telepon
Pelanggan memerlukan bantuan lewat telepon.
4. Bantuan Mesin
Pelanggan tidak butuh memohon bantuan ke petugas apabila tidak dalam kondisi darurat. Maksudnya, yang
pelanggan hadapi dalam perihal ini merupakan mesin anjungan Tunai Mandiri (ATM). Pelayanan ATM ini
dilakukan lewat petunjuk yang terdapat di mesin untuk keperluan pelaksanaan bermacam transaksi yang
diinginkan.
Oleh sebab itu, seseorang karyawan dituntut untuk membagikan pelayanan yang prima kepada pelanggannya. Supaya
pelayanan yang diberikan bisa memuaskan pelanggan, seorang petugas wajib mempunyai dasar-dasar pelayanan yang
kuat semacam etiket pelayanan, pengenalan produk serta dasar-dasar pelayanan yang lain.
Pertanyaan berikutnya, siapa saja yang memberikan pelayanan? jawabannya ialah semua pihak yang ikut serta
di dalam perusahaan. Mulai dari pimpinan atas hingga yang sangat terbawah. Maksudnya, segala karyawan wajib
memberikan pelayanan baik ke dalam ataupun ke luar. Hanya saja tipe pelayananlah yang membedakan masing-
masing tingkat dalam perusahaan. Maksudnya, masing-masing tingkatan manajemen mempunyai tipe pelayanan
tertentu. Tetapi tujuan kesimpulannya sama, yaitu memberikan kepuasan kepada pelanggan ataupun nasabah.
B) Jenis-jenis Pelayanan
Orang awam biasanya hanya mengenal pelayanan kepada pelanggan semata. Artinya pelayanan hanya ditujukan
kepada konsumen atau pelanggan sehingga yang selalu menjadi pokok perhatian adalah keinginan dan kebutuhan
pelanggan. Mereka lupa bahwa karyawan sendiri perlu melayani dan dilayani oleh pimpinan dan sesama karyawan.
Artinya disamping pelayanan kepada pelanggan juga harus diperhatikan terlebih dulu pelayanan yang ada di dalam,
yaitu pelayanan antar karyawan dengan karyawan dan dengan atasan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
jenis pelayanan dibagi ke dalam dua kelompok:
1. Pelayanan ke Dalam Pelayanan ke dalam artinya pelayanan antar karyawan dengan karyawan dalam mendukung
pelayanan terhadap pelanggan. Atau pelayanan antara karyawan dengan pimpinan atau sebaliknya. Pelayanan
dapat dilakukan dalam hal penyediaan dokumen, proses dokumen, informasi, komunikasi dan lainnya.
2. Pelayanan ke luar Pelayanan ke luar artinya pelayanan yang diberikan kepada pihak luar perusahaan misalnya
dengan nasabah atau pelanggan. Pelayanan seperti ini dilakukan dalam rangka melayani proses transaksi sampai
pelanggan membeli atau mengonsumsi produk atau jasa yang ditawarkan. Pelayanan di dalam melibatkan orang
dalam yang ada di perusahaan baik antar pimpinan atau antar karyawan
C) Dasar-dasar pelayanan
Pada dasarnya pelayanan terhadap pelanggan bergantung dari latar belakang karyawan, baik, asal usul, suku
bangsa, pembelajaran, pengalaman, budaya ataupun adat istiadat yang dianutnya. Untuk membandingkan mutu
karyawan sesuai dengan budaya perusahaan, maka karyawan wajib dibekali pengetahuan serta keahlian lewat
pelatihan terlebih dahulu. maksudnya, supaya pelayanan jadi bermutu serta mempunyai keseragaman. Untuk lebih
menguasai seluk beluk pelayanan, berikut ini dasardasar pelayanan yang wajib dimengerti serta dipahami seseorang
karyawan, yaitu pimpinan, customer sevices, pramuniaga, public relation, satpam dan kasir ialah:
1. Berpakaian dan Berpenampilan Apik serta Bersih
2. Aroma Tubuh yang Menyegarkan
3. Percaya Diri, Bersikap Akrab serta Penuh Dengan Senyum
4. Menyapa Dengan lembut serta Berupaya Menyebutkan Nama Bila Tahu
5. Tenang serta Tekun Mencermati Tiap Pembisaraan
6. Sopan Santun
7. Hormat
8. Berbicara Dengan Bahasa yang Baik serta Benar
9. Bergairah dalam Melayani Nasabah serta Tunjukkan Kemampuannya
10. Jangan Menyela Ataupun Memotong Pembicaraan
11. Mampu Menyakini Nasabah Dan Memberikan Kepuasan
12. Jika Tidak Sanggup, Memohon Bantuan
13. Bila Belum Bisa Melayani, Beritahukan Kapan Akan Dilayani
D) Jenis-jenis Karywam yang memberikan Pelayanan
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa yang memberikan pelayanan secara universal merupakan semua karyawan
perusahaan tersebut. Mulai dari karyawan tingkatannya yang sangat rendah hingga dengan pimpinan perusahaan.
Mereka harus sanggup melayani kemauan serta kebutuhan karyawan. hanya saja tingkatan karyawan ataupun tipe
pekerjaan tertentu yang membedakan pelayanan antara karyawan rendahan dengan staf ataupun pimpinan perusahaan.
Berikut ini jenis-jenis karyawan yang khusus memberikan pelayanan untuk tiap-tiap
perusahaan:
1. Customer Services Customer services (CS)
ialah petugas ataupun karyawan yang terencana dibangun untuk melayani pelanggan ataupun nasabah oleh bermacam
perusahaan semacam perbankan, asuransi, pengadaian, lembaga pembiayaan, leasing, transportasi, rumah sakit dan
sebaigainya. CS berfungsi sebagai resepsionis, deskman, salesman, customer relations officer,dan komunikator.
2. Public Relation (Humas)
Public relation( PR) ataupun hubungan masyarakat( Humas) memiliki sedikit perbedaan dengan CS. Fungsi yang
diemban olch humas merupakan resepsionis Customer relation officer serta komunikator, Public relauon terencana
dibangun nyaris oleh seluruh perusahaan paling utama bagaikan customer relation officer.
3. Pramuniaga Pramuniaga
adalah karyawan khusus yang melayani pelanggan untuk memilah barang, menanyakan suatu tentang benda yang
dapat dicoba oleh supermarket serta swalayan.
4. Teller/Kasir
Teller serta kasir ialah karyawan yang ditugaskan buat melayani pekerjaan yang berhubungan dengan penerimaan
serta pengeluaran uang. Khusus untuk teller ataupun kasir fungsi pelayanannya dengan CS serta humas sangat
berbeda. Meski sebagian fungsi CS secara tidak langsung juga diemban oleh kasir ataupun teller.
5. Satuan Pengamanan (Satpam)
Tugas Satuan Pengamanan (Satpam) dalam memberikan pelayanan sangat memengaruhi kualitas pelayanan
perusahaan secara keseluruhan. Satpam yang bertugas melindungi seluruh aset perusahaan juga berkewajiban
melindungi keamanan pelanggan atau nasabah selama bertransaksi.
6. Operator Telepon
Operator telepon merupakan petugas yang bertugas menerima telepon dari ataupun ke pelanggan yang dicoba
komunikasi melalui telepon.
Kegiatan belajar II
KOMUNIKASI
A) Pengertian komunikasi
Penafsiran komunikasi secara universal merupakan proses penyampaian kabar dari satu
pihak kepada pihak lain dengan memakai lambang- lambang yang bermakna sehingga
memunculkan penafsiran satu sama lain. Dalam komunikasi mengaitkan sebagian
komponen:
1. Komunikator ialah sumber informasi ataupun pihak yang mengantarkan informasi.
2. Wujud info yang di informasikan bisa berbentuk tulisan, lisan, lambang- lambang,
isyarat, suara.
3. Media untuk mengantarkan kabar( radio, Televisi, pesan berita, majalah telepon).
4. Komunikan ialah pihak yang menerima informasi serta menerjemahkan lambanglambang/ isyarat.
5. Kabar/ pesan/ data yang di informasikan komunikator kepada komunikan.
6. Asumsi komunikan atas kabar yang di informasikan kepadanya.
B) Teknik Wawancara
Wawancara merupakan tanya jawab antara pewawancara dengan yang diwawancarai(
nara sumber/ audien) buat dimintai penjelasan ataupun data (informasi )tentang sesuatu
perihal.
C) Karakteristik wawancara
a. Melibatkan 2 orang ataupun lebih.
b. Dilaksanakan dalam sebuauh i pertemuan.
c. Satu pihak berperan bagaikan pewawancara serta pihak lain bagaikan yang
diwawancarai.
d. Memepunyai target/ tujuan tertentu yang telah dikenal tadinya oleh pihak yang ikut
e. Dilaksanakan dalam posisi duduk, saling berhadapan ataupun posisi berdiri
berhadapan.
D) Isi wawancara
Agar wawancara sukses, dibutuhkan persiapan- persiapan:
a. Memastikan tema wawancara.
b. Memastikan pokok- pokok pikiran yang hendak ditanyakan.
c. Menyusun catatan persoalan secara sistematis.
d. Memohon kesediaan pihak yang hendak diwawancarai.
e. Mempersiapkan perlengkapan tulis, buku catatan ataupun perekam.
E) Etika wawancara
a. Hadir pas pada waktu yang sudah didetetapkan.
b. Berpakaian apik serta sopan.
c. Menampilkan atensi dengan serius.
d. Sanggup merumuskan jawaban yang panjang lebar.
e. Jawaban yang dinyatakan” off the record” tidak dibenarkan untuk dicatat ataupun
dimasukkan sebagai hasil wawancara.
F) Jenis wawancara
1. Wawancara terencana yang sudah dipersiapkan dengan menyusun catatan persoalan terlebih dalu
2. Wawancara tidak terencana yang menjajaki catatan persoalan semacam wawancara terencana.
G) Pelaksanaan Wawancara
Secara garis besar hal- hal yang harus dipahami komunikator dalam mengajukan persoalan:
a) Komunikator sebaiknya menjauhi sebutan ataupun perkata asing yang membolehkan komunikan salah
menafsirkan.
b) Mencermati tingkatan kecakapan serta pengalaman komunikan.
c) Komunikator tidak memonopoli jalannya wawancara ataupun menjauhi persoalan yang memerlukan uraian
terlebih dulu.
d) Komunikator menjauhi pertanyaan- pertanyaan yang panjang dengan mengelompokkan persoalan jadi
lebih pendek.
e) Menjauhi pertanyaan- pertanyaaan yang menyudutkan komunikan.
f) Menghalangi topik kasus sehingga terfokus kepada hal- hal yang lagi dibicarakan.
Hal penting yang wajib dicermati dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan
ialah:
a. Senantiasa membagikan atensi yang tulus serta serius terhadap pelanggan.
b. Senantiasa melakukan pelayanan yang prima terhadap seluruh kebutuhan pelanggan.
c. Menerima dengan baik seluruh masukan, anjuran serta kritikan yang diberikan oleh pelanggan apalagi harus
ditindak lanjuti agar memberikan kepuasan kepada pelanggan.
d. Memberikan diskon ataupun hadiah- hadiah pada hari- hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran ataupun menunda waktu pembayaran ( berhutang).
Tipe- Tipe Pelanggan
a. Pelanggan Pria
1) Tidak bertele- tele dalam mencari benda yang diinginkan
2) Kurang tabah dalam memilah benda yang diinginkan
3) Gampang dipengaruhi bujukan petugas pelayanan (pada bujukan tertentu)
4) Gampang terbawa- bawa oleh uraian serta argumentasi yang objektif.
Metode terbaik memperlakukan pelanggan laki- laki:
1) Lekas membujuknya ataupun mempengaruhinya, jika benda yang diminati merupakan pas cocok dengan selera.
b. Pelanggan Wanita
1) Sangat bertele- tele dalam memilah barang
2) Tidak gampang terbawa- bawa uraian/ bujukan petugas pelayanan
3) Dalam memilah benda, umumnya lebih tertarik pada motif, wujud ataupun corak, bukan pada khasiat benda
tersebut, sebab perempuan cenderung memakai
Cara terbaik memperlakukan pelanggan perempuan merupakan:
1) Sedikan waktu yang lumayan luang/ lama, supaya ia leluasa memilah benda yang
diinginkannya.
2) Petugas pelayanan harus lebih savar dalam melayani pelanggan perempuan, sebab
perempuan lebih cerewet dalam memastikan pilihannya.
perasaannya.
c. Pelanggan Remaja
1. Gampang terbawa- bawa bujukan petugas
2. Gampang terbawa- bawa siaran iklan yang menarik
3. Seleranya sangat modis dalam memilah barang
4. Agak boros dalam berbelanja
Pada dasarnya keluhan pelanggan bisa dikategorikan jadi 4 bagian utama ialah :
1. Keluhan Mekanikal
Umumnya keluhan ini di informasikan oleh pelanggan karna barang yang dibelinya mengalami kerusakan pada
sebagian ataupun salah satu perlengkapan ataupun barang yang dibeli tersebut.
Harapan Pelanggan
1. Pembeli Membeli Pelayanan bukan Produk
semacam tercermin pada falsafah bisnis jasa pelayanan ialah" pelanggan membeli pelayanan, bukan membeli
produk". Pelanggan itu tidak membeli produk yang kita tawarkan, namun membeli pelayanan yang kita bagikan.