PDCA

(Plan, Do, Check, Action)

POKOK BAHASAN

POKOK BAHASAN

A. Definisi PDCA
B. Gambaran Umum PDCA
C. Tujuan PDCA
D. Penjabaran P-D-C-A
E. Manfaat PDCA
F. Penerapan PDCA
G. Contoh kasus
A. DEFINISI PDCA
PDCA (plan-do-check-adjust/act) adalah proses pemecahan masalah yang
menggunakan empat langkah penyelesaian untuk mengukur kualitas suatu kegiatan
maupun kinerja. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, sehingga seringkali
PDCA ini disebut siklus deming.

PLAN CHECK
(PERENCANAAN) (PEMERIKSAAN)

DO ACT
(PENGERJAAN) (TINDAK LANJUT)
B.1 GAMBARAN UMUM PDCA
B.2 GAMBARAN UMUM PDCA

PLAN mengidentifikasi masalah dan perumusan rencana

DO perumusan dan pelaksanaan penyelesaian masalah

CHECK meriew dan mengevaluasi hasil penyelesaian masalah

ACTION Perbaikan dan standarisasi ulang

C. TUJUAN PDCA

• Untuk identifikasi dan analisis masalah kerja

• Untuk melakukan perbaikan yang terus menerus
• Untuk membuat perencanaan yang berkelanjutan
• Untuk menghindar kesalahan yang sudah pernah
terjadi (tidak terulang)
• Untuk menjalankan fungsi control dan monitoring
• Untuk membuat standart yang lebih efektif dan efisien
• Untuk meningkatkan produktifitas perusahaan
PENJABARAN PDCA
D.1 DEFINISI PERENCANAAN (P) PDCA

PERENCANAAN merupakan langkah pertama

yang dilakukan dalam siklus ini, perencanaan
merupakan sebuah penjabaran penyelesaian
masalah yang dirumuskan menjadi beberapa
prioritas kemudian ditetapkan ke dalam indikator-
indikator perencanaan dan hasil akhirnya adalah
tersusunya rencana kerja penyelesaian masalah.
Rencana kerja inilah yang nantinya akan menjadi
pedoman dalam melaksanakan penyelesaian
masalah.
D.1 KONSEP PERENCANAAN

6.ORGANIZING
5.ACTIVITIES & PERSONNELS

1. PLAN 4.GOALS
& TARGET
7.STRATEGY

2.TOPIC 3.STATEMENT 8.RESULT

D.1 PENJELASAN KONSEP PERENCANAAN
UNSUR POKOK YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT PERENCANAAN
✓ Tema masalah secara umum dan
khusus (topic)
✓ Segala isu, pernyataan, pendapat
tentang seberapa sulit masalah
tersebut (statement)
✓ rumusan tujuan umum dan khusus
lengkap dengan goals, objective,
target (goals & target)
✓ Rencana kegiatan yang akan
dilakukan (activities)
✓ Susunan organisasi, personalia,
dan pendelegasian (organizing &
personnels)
✓ Biaya yang diperlukan (budgeting)
✓ Strategi yang efektif dan efisien
(startegy)
✓ Output akhir (result)
D.1 CARA MERUMUSKAN MASALAH

CARA MERUMUSKAN MASALAH METODE 5 WHYS

D.1 CARA MERUMUSKAN MASALAH

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3 LANGKAH 4 LANGKAH 5

IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI AKAR AJUKAN DAN

DEFINISIKAN
KUMPULKAN DATA PENYEBAB YANG MASALAH (ROOT IMPLEMENTASIKAN
MASALAH MUNGKIN CAUSE) SOLUSI
• Lihat dan • Apakah ada bukti • Jabarkan • Alasan apa • Apa yang bisa
yang menyatakan dilakukan untuk
identifikasikan bahwa masalah urutan kejadian yang menjadi mencegah
masalah yang memang benar- yang merujuk dasar permasalahan
terjadi? benar ada? pada kemunculan tersebut kembali
• Sudah berapa lama permasalahan! permasalahan? terjadi?
masalah tersebut • Bagaimana solusi
terjadi?
• Pada kondisi yang telah diberikan
• Impact apa yang seperti apa dapat dijalankan?
dirasakan dengan permasalahan • Siapa yang
adanya tersebut bertanggung jawab
permasalahan dalam implementasi
tersebut?
terjadi? solusi?
D.2 DEFINISI PENGERJAAN (D) PDCA

PENGERJAAN merupakan langkah kedua

proses PDCA, proses ini merupakan tindak lanjut
dari perencanaan yang telah disusun, pada proses
ini membutuhkan keterlibatan orang lain dan
orientasi (sosialisasi) agar semua orang yang
terlibat memiliki satu tujuan yang sama sehingga
masalah yang ditangani dapat diselesaikan dengan
efektif dan efisien. Pengerjaan harus
memperhatikan waktu, jangan sampai menunda-
nunda pengerjaan atau waktu pengerjaan terlalu
lama (out of schedule)
D.2 KONSEP PENGERJAAN

KOMUNIKASI
+ MOTIVASI
+ KEPEMIMPINAN
+ ARAHAN

BERORIENTASI PROSES

TUJUAN
D.3 PENJELASAN KONSEP PENGERJAAN

DALAM PENGERJAAN UNSUR YANG HARUS DIKUASAI

✓ Keterampilan kepemimpinan untuk

✓ Keterampilan komunikasi yang baik
mengoordinasi semua proses
untuk menciptakan suasana yang
kegiatan dalam penyelesaian
kondusif dalam penyelesaian
masalah (leadership)
(communication)
✓ Keterampilan mengarahkan dan
✓ Keterampilan motivasi untuk
membimbing dalam proses
mendorong kemauan diri sendiri
penyelesaian masalah (directing)
dan orang lain agar berkomitmen
✓ Berorientasi pada proses agar
menyelesaikan masalah
segala kesalahan dan kegagalan
(motivation)
dapat ditangani dengan baik
(process oriented)
D.1 DEFINISI PEMERIKSAAN (C) PDCA

PEMERIKSAAN merupakan langkah lanjutan,

Dalam proses ini diperlukan pemantauan dan
evaluasi, untuk pemantauan dilakukan saat proses
penyelesaian sedang berjalan atau sudah selesai
untuk melihat kemajuan dan hasil yang telah
dicapai. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara
membandingkan proses yang sedang dan hasil yang
telah dicapai, kemudian jika ada yang kesenjangan
maka harus ada alternatif-alternatif pemecahan
masalah agar hasil yang dicapai sesuai tujuan.
D.3 KONSEP PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN
PEMANTAUAN

Deadline Proses Sumber Daya

EVALUASI

Efektifitas Hasil

PERBAIKAN
D.3 PENJELASAN KONSEP PEMERIKSAAN

HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT PEMERIKSAAN

✓ Sejauh mana pelaksanaan aktivitas ✓ Apakah sumberdaya yang telah

penyelesaian masalah (pengerjaan),
sudah sesuai jadwal atau out of
schedule (deadline)
✓ bagian mana kegiatan yang berjalan
baik atau kegiatan yang berjalan
tidak sesuai rencana (proses)
disiapkan sudah sesuai dengan
yang dibutuhkan, masih tersedia
atau kurang (sumberdaya)
✓ Langkah-langkah penyelesaian
apakah sudah efektif (efektifitas)
✓ Hasil yang telah dicapai (hasil)
D.4 DEFINISI TIDAK LANJUT (A) PDCA

TINDAK LANJUT merupakan langkah akhir

dalam proses PDCA, tindak lanjut ini bisa disebut
juga perbaikan, perbaikan ini menindak lanjuti dari
proses evaluasi setelah menemukan cara-cara yang
kurang efektif dan efisien (kesenjangan) dalam
penyelesaian masalah, proses ini menuntut untuk
memberikan alternatif-alternatif penyelesaian dan
monitoring kerja secara keseluruhan setelah
diberikan perbaikan-perbaikan. Proses ini juga
menghasilkan sebuah standart kerja apabila
sebuah masalah dapat terselesaikan dengan efektif
dan efisien.
D.4 KONSEP TINDAK LANJUT

PDCA

EVALUASI
Jika terjadi kesenjangan
dalam proses dan hasil PERBAIKAN

Apabila antar proses dan

hasil berjalan sesuai
rencana
STANDART KERJA
D.4 PENJELASAN KONSEP TINDAK LANJUT

HAL-HAL YANG HARUS DIPAHAMI PADA PROSES TINDAK LANJUT

✓ EVALUASI : hasil membandingkan

proses yang sedang dan hasil yang
telah dicapai, jika ada kesenjangan
perlu adanya perbaikan, jika
sesuai maka akan dijadikan
standart kerja baru
✓ PERBAIKAN : jika dalam evaluasi
terjadi kesenjangan, maka perlu
adanya alternatif-alternatif
pemecahan masalah agar tujuan
tetap tercapai
✓ STANDART KERJA : apabila hasil
penyelesain masalah berjalan
sesuai rencana dan hasilnya
efektif, maka proses PDCA
tersebut akan dijadikan standart
kerja agar kinerja lebih baik dan
produktifitas meningkat.
E. MANFAAT PDCA

• Untuk memudahkan mengelompokan tugas dan tanggung

jawab masing-masing divisi
• Membentuk pola kerja untuk perbaikan proses dan sistem
dalam sebuah perusahaan dengan tujuan meningkatkan
produktifitas
• Untuk menyelesaikan dan mengendalikan masalah-masalah
dengan proses yang lebih urut dan sistematis sehingga
masalah selesai hingga akarnya
• Untuk menjadikan proses perbaikan kinerja yang
berkelanjutan dan mencipatkan inovasi-inovasi baru
• Untuk meningkatkan profit perusahaan
E. CONTOH PENERAPAN PDCA
F. CONTOH KASUS
TERIMA KASIH