Re-inventing

Process
Effectiveness
Be A Reliable Process Controller
 Alur Program
A BETTER ME FINDING THE WAY A MUCH BETTER US
D1 •
•
Growth Mindset
Supervisory Roles
D2 •
•
Activity Tracking and Process Control
Delegation and Communication
D3 • Coping Stress to Performance

A Rube Goldberg’s Day Maze Runner A Better Tomorrow

Takeaway Takeaway Takeaway

• Memahami bahwa pada dasarnya kita
sering terjebak menggunakan cara-cara
yang bertele-tele untuk mendapatkan
hasil yang sederhana.
• Mampu dengan cepat melakukan
penyesuaian dalam proses untuk
mencapai proses yang efektif dan efisien
• Mampu menerapkan proses pembagian • Mampu menerapkan mekanisme
kerja yang efektif perbaikan yang terus menerus
• Mampu menemukan cara untuk • Mampu mempertahankan motivasi diri
melakukan pelacakan aktivitas dalam menghadapi tantangan
• Mampu berkomunikasi dengan terbuka
untuk mendapatkan masukan dan ide
perbaikan
Finding The Way
Activity Tracking and Process Control
Delegation
Communication
Konsep Dasar
Sebuah tim akan mampu berkembang dengan kuat jika mampu
memastikan seluruh anggota berperan secara efektif secara individu
maupun di dalam tim.

Tujuan bersama yang ingin dicapai

GOALS

Apa yang akan dilakukan dan siapa yang

ROLES berperan

Bagaimana seluruh anggota berkomunikasi dan

PROCEDURES
berkolaborasi

INTERPERSONAL Bagaimana seluruh anggota sebagai individu

RELATIONSHIP saling berinteraksi

*GRPI Model of Team Effectiveness; Rubin, Plovnick and Fry

 Jika ini adalah
“TUJUAN BERSAMA”

Maka tiap anggota tim memiliki “PERAN” yang berbeda.

Agar “TUJUAN BERSAMA” bisa dicapai, tiap anggota harus

“BERKOMUNIKASI dan BEKERJA SAMA” sesuai dengan “PERAN” masing-masing
Dan menerapkan “PROSES KERJA” secara efektif dan efisien.
Fungsi seorang pemimpin
tim adalah memastikan
bagaimana semua aktivitas
yang dilakukan mampu
mencapai tujuan yang sudah
ditetap sesuai dengan
rencana awal dan mampu
melakukan penyesuaian jika
terjadi kendala dalam
prosesnya.

Untuk itu salah satu pekerjaan supervisi yang harus dilakukan adalah
pelacakan aktivitas dan pengendalian atas proses kerja (activity tracking
and process control).
Pelacakan Aktivitas dan
Pengendalian Proses

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan

pelacakan aktivitas dan pengendalian proses:

1. Tentukan titik kritis proses

2. Alokasikan sumber daya
3. Tentukan peran dan tanggung jawab
anggota tim
4. Tentukan ukuran keberhasilan
5. Evaluasi hasil
TITIK Titik kritis dalam proses kerja adalah suatu kondisi atau bagian
proses yang berpotensi masalah sehingga harus dilakukan

KRITIS pemantauan dan pengendalian risiko secara ketat untuk

mengurangi atau menghilangkan risiko tersebut.
 ALOKASI
SUMBER
DAYA
Alokasi sumber daya adalah
aktivitas memilih dan
menentukan beragam
keahlian atau keterampilan
yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu
pekerjaan termasuk jumlah
personel yang diperlukan
untuk menyelesaikan aktivitas
tersebut.
 Responsible
Orang ini melaksanakan pekerjaan. Seharusnya hanya ada satu
penanggung jawab per tugas sehingga semua orang tahu siapa
yang harus dihubungi jika memiliki pertanyaan atau informasi
terbaru.
PENENTUAN
Accountable
PERAN DAN Orang ini bertanggung jawab untuk menyetujui pekerjaan dan
kemungkinan besar adalah manajer atau penyelia.
TANGGUNG
Consulted
JAWAB Orang ini harus memberikan input tentang pekerjaan. Orang ini
bisa dari anggota tim atau seseorang dalam tim lain.

Informed
Orang ini harus diberitahu tentang progres dan hasil pekerjaan,
tetapi tidak memberikan input tentang pekerjaan yang sedang
berlangsung.
Standar keberhasilan yang sering digunakan adalah OTOBOS.
Singkatan dari On Time, On Budget, On Scope (Specification).
Risk declines as project progresses

UKURAN Fixed Cost Fixed Time

KEBERHASILAN Fixed Scope Quality

(requirements)

Estimated Scope
Quality (features)

Estimated Cost Estimate Time

Subject to cost, time, and quality risks

Traditional Agile
EVALUASI HASIL
Evaluasi adalah kegiatan mengumpulkan
informasi dalam rangka menilai suatu alat,
metode, atau hasil kerja, yang hasilnya menjadi
parameter keputusan untuk kegiatan
selanjutnya.

Dalam proses kerja operasional, evaluasi hasil

akan memunculkan aktivitas:
• Kelanjutan proses
• Perbaikan proses
• Menambah/mengurangi proses
Delegasi dan
Komunikasi
Berbeda Peran Menuju
Tujuan Yang Sama

• Pemimpin
• Penghubung
• Pelaksana
• Motivator
Untuk menggerakan sebuah tim, diperlukan seseorang
yang berperan sebagai PEMIMPIN.
Mereka akan memberikan arahan kepada semua
anggota tim untuk melakukan segala sesuatu yang
diperlukan untuk mencapai tujuan bersama.
Untuk memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi berjalan dengan
efektif, diperlukan anggota tim yang berperan sebagai PENGHUBUNG.
Mereka akan membangun pola hubungan dalam kelompok yang
memungkinkan semua anggota tim dapat berinteraksi dengan nyaman.
Mereka juga akan berperan sebagai mediator jika terjadi konflik antara
anggota tim.
Tentunya agar proses pencapaian tujuan
berjalan sesuai yang sudah
direncanakan sebelumnya, diperlukan
anggota tim yang berperan sebagai
PELAKSANA.
Mereka akan memastikan semua
rencana aksi dan kegiatan akan
membuahkan hasil yang selaras dengan
tujuan yang sudah ditetapkan.
Dalam melaksanakan aktivitas sesuai
dengan tugas dan peran masing-
masing, terkadang anggota tim akan
bertemu dengan kondisi yang sulit.
Sehingga diperlukan di dalam sebuah
tim anggota yang akan berperan
sebagai MOTIVATOR.
Mereka akan memberikan semangat,
dorongan dan umpan balik positif agar
seluruh anggota tim tetap fokus dalam
pencapaian tujuan.
Kunci keberhasilan
dalam pemantauan
dan pengendalian
aktivitas tiap peran
adalah
KOMUNIKASI!
Jika kerja sama berarti upaya bersama
untuk mencapai tujuan bersama, maka
dalam prosesnya setiap pihak yang terlibat
perlu berkomunikasi dengan efektif.
Isi Komunikasi yang Efektif

• Memberikan instruksi yang jelas

• Memberikan umpan balik
• Menyelesaikan masalah
• Melakukan perbaikan dan pengembangan