John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 1

an
Nama : Drs.John H.Gedy,M.MT
NIP : 130 342 362
Tempat/Tgl Lahir : Serui Wonti/2 Maret 1946
Pangkat/Gol : Pembina/Ivd
Jabatan
- Struktural : Karo Binsos dan Karo Perekonomian
- Fungsional : Widyaiswara Utama
Pendidikan : Pasca Sarjana (S2)
Status Perkawinan : Kawin
- Istri : Sugiyati,Amd.Pd
- Anak : 1. Dr.James W.Gedy
2. Yunus R.O.Gedy ST.MT
3. Lina A.Gedy,ST.MM
4. Nur Endah P.Gedy,ST
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 2
an
 Mata diklat ini menjelaskan
peranan dan pemanfaatan
teknologi informasi dalam
administrasi perkantoran modern
untuk menghasilkan laporan yang
dapat dijadikan masukan bagi
pengambilan keputusan

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 3

an
 Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta
diharapkan mampu memahami tentang pengelolaan
informasi, dengan menggunakan teknologi informasi
dan menyusunnya dalam bentuk laporan.

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta

mampu menjelaskan :
1. Pentingnya peran informasi dalam
administrasi perkantoran modern.
2. Penggunaan teknologi informasi dalam
administrasi perkantoran modern.
3. Teknik Pelaporan dengan menggunakan
teknologi informasi
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 4
Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda
“kantoor” yg bisa diartikan sebagai:
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana
seorang pengusaha beserta stafnya
menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari
suatu administrasi, instansi, badan, jawatan,
perusahaan.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 5

elaporan
Sedang pengertian kantor dalam bahasa Inggris
“Office” yang bisa diartikan sebagai :

Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan
stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
(quarters, or staff or collective authority of company,
government, department, etc).
4. Jasa pelayanan (service, kind help).
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan
tertentu (the work which it is some body’s duty to do ,
work, and duties).
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat
kerja tata usaha (place, building, rooms, of business
and clerical work).

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 6

elaporan
Di Indonesia sendiri pengertian kantor diartikan
“sebagai tempat, atau ruangan, & proses
kegiatan penanganan data/informasi”.

Dengan demikian pengertian kantor dapat

dirumuskan sebagai :
 Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, & pendistribusian
atau penyampaian data/informasi.
 Proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian/
penyampaian data/informasi.
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 7
elaporan
Kantor Modern adalah :
“Didalam kamus besar Bahasa Indonesia (1997 :
662) mengartikan perkataan modern dengan arti
(terbaru, mutakhir, sikap & cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman)“.

Kantor modern mempunyai ciri – ciri memiliki

bangunan & tata ruang yg baik, menggunakan
alat & perlengkapan termasuk mebeler yg tepat,
para pegawai disiplin dalam menjalankan
tugasnya, serta memiliki sikap, cara berpikir &
bertindak sesuai dg keadaan zaman. Kantor
modern juga mendayagunakan biaya serta tata
laksana yg efektif, efisien & produktif.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 8

elaporan
 TEMPAT  PENGUMPULAN;
RUANGAN
STATIS  PENCATATAN;
 PENGOLAHAN;
 PENYIMPANAN;
SASARAN UTAMA
 PENDISTRIBUSIAN; KEGIATAN PERKANTORAN
PROSES PENANGANAN FUNGSI 2
 PENYAMPAIAN
KEGIATAN DATA/INFORMASI MANAJ.
DATA/INFORMASI
(DINAMIS)

6M+IW

PEMUSATAN
SARANA KEGIATAN

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 9

an
ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN
DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK
MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN
TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN
HIERARKHIS”.

1. KELOMPOK ORANG
2. KERJASAMA
3. TUJUAN
4. KETERIKATAN FORMAL
5. SUSUNAN HIERARKHI
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 10
Tugas pokok sering juga disebut dengan tugas
substantif yaitu : tugas – tugas yang mengenai
tujuan dari organisasi itu sendiri.

Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang

bersifat membantu, melayani, memudahkan &
melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas
pimpinan.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 11

Penanganan data / informasi dlm kegiatan perkantoran
mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, & pendistribusian /
penyampaian.
Kegiatan perkantoran yg senyatanya tampak dlm praktik
adl. sbb :

1. Bangunan & Tata Ruang Kantor

a. Bangunan Kantor
b. Tata Ruang Kantor
c. Kondisi Fisik & Faktor Lingkungan
1) Cahaya 4) Dekorasi
2) Warna 5) Suara
3) Udara
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 12
 BANGUNAN KANTOR

LOKASI TATA RUANG

PINGGIR BERKAMAR
DIKOTA TERBUKA
KOTA KAMAR

 ASPEK::
 ASPEK::
JARAK PEKERJAAN
TRANSPORTASI
PENDEK/PANJANG
PAM
RANGKAIAN KEGIATAN MENGALIR
PARKIR
KENYAMANAN
BERTINGKAT/TDK BERTINGKAT
TERJAMIN/TERPELIHARA
PEMELIHARAAN
PENGG. RUANGAN EFEKTIF
MUDAH UTK PENGAWASAN

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 13

an
CAHAYA: WARNA: UDARA: SUARA:
MATAHARI FISIK VENTILASI BISING
(alam) (CREAM) SUHU (GELISAH)
LAMPU KEJIWAAN SEPI
(buatan) (HIJAU MUDA) (MENCEKAM)
LANGSUNG
TDK
LANGSUNG
SETENGAH
TDK
LANGSUNG

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 14

elaporan
1. Korespondensi
a. Pengertian Korespondensi & Surat :
Korespondensi dalam kegiatan kantor diartikan sebagai
teknik membuat surat & berkomunikasi dg surat.
b. Syarat-Syarat Surat Yang Baik (jelas,tegas,ringkas dll)
c. Bagian-Bagian Surat (kpl srt,tgl srt,no.srt,lamp.dll).
2. Kearsipan
a. Pengertian Arsip :
Naskah-naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga-
lembaga negara/badan-badan pemerintah dlm bentuk
corak apapun, baik dlm keadaan tunggal / berkelompok,
dlm rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Arsip Dinamis & Arsip Statis (digunakan lsng & tidak ).
c. Nilai Guna Arsip (memuat berbagai macam keterangan)
d. Penyusutan Arsip (dokumen tanah,gedung,perusahaan dll)
e. Sistem Penyimpanan (abjad,subjek,geografi,no.,kronologis).

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 15

elaporan
4. Pengurusan Surat
5. Pengetikan
6. Penggandaan
7. Pendiktean & Pelatinan
8. Perekaman
9. Penghitungan
10. Performuliran
11. Perpustakaan & Dokumentasi
12. Peralatan / Perlengkapan
13. Perlengkapan & Pengiriman
14. Pelayanan Telepon & Telekomunikasi Lain
15. Penerimaan Tamu & Penerangan
16. Penyiapan & Pelayanan Rapat
17. Ketertiban, Keamanan, Keselamatan Kerja
Perkantoran
18. Pelayanan Perjalanan
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 16
elaporan
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo sistem adalah:
Setiap sesuatu yang terdiri dari obyek, atau unsur,
atau komponen yg bertatakaitan & bertatahubungan
satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tsb.
merupakan suatu kesatuan pemrosesan, atau
pengolahan yg tertentu.
Jadi dapat kita simpulkan bahwa sistem adalah,
suatu totalitas yang terdiri dari sub – sub sistem yg
saling berhubungan, & saling tergantung (saling
berinteraksi, & interdependensi) untuk mencapai
suatu tujuan.
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 17
elaporan
Pada hakikatnya sistem memiliki ciri – ciri, model umum,
jenis & penggolongannya, yaitu sbb :

1. Ciri – ciri sistem :

Apabila sesuatu itu memiliki ciri – ciri sbb, merupakan
satu kesatuan yg bagian – bagiannya saling berinteraksi
& interdependensi (utk mencapai suatu tujuan tertentu).
2. Model umum suatu sistem :
Yaitu mempunyai model pokok input, proses & output,
serta feedback.
3. Jenis – jenis sistem :
a) Abstrak & fisik
b) Sistem yg menentukan & sistem yg memungkinkan
c) Sistem tertutup & sistem terbuka
d) Sistem manusia – mesin
e) Penggolongan sistem
f) Hubungan tingkat yg dapat diramalkan dg tingkat
“keruwetan”
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 18
Menurut Gordon B. Davis Informasi adalah :

Informasi adl. data yg telah diolah menjadi suatu

bentuk yg mengandung arti bagi penerima &
mempunyai / memiliki nilai nyata dlm mengambil
keputusan, baik sekarang, maupun yg akan datang.

Jadi dapat diartikan bahwa informasi adl. data yg

telah diproses & mengandung arti bagi seseorang
dlm pengambilan keputusan. Jadi data hanya akan
menjadi informasi apabila mengandung arti, & kalau
tidak maka data tetap menjadi data.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 19

an
Menurut George R. Terry manajemen adalah :

Manajemen adalah suatu proses tertentu yg terdiri atas

perencanaan, pengorganisasian, pergerakkan, &
pengawasan yg dilakukan utk menentukan & mencapai
tujuan yg telah ditetapkan dg menggunakan manusia &
sumber – sumber lainnya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah alat atau

kemampuan yg digunakan oleh perorangan, sekelompok
orang, atau suatu badan organisasi, untuk melakukan /
mempengaruhi orang, badan, atau organisasi lain agar
mau melakukan sesuatu hal sesuai dg keinginannya, &
sesuai dg rencana yg telah ditetapkan sebelumnya.
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelaporan 20
Menurut The Liang Gie Sistem Informasi Manajemen
(SIM) adalah sbb :
Sebagai keseluruhan jalinan hubungan & jaringan lalu
lintas keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yg
melahirkan bahan keterangan melalui
prosespengumpulan, pengolahan, penahanan sampai
penyebarannya kepada para pejabat yg berkepentingan
sehingga dapat melaksanakan tugas dgn sebaik –
baiknya, & terakhir tiba pada pimpinan utk keperluan
pembuatan keputusan yg tepat

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi

Manajemen (SIM) adalah pendekatan – pendekatan yg
dilakukan secara terencana & terorganisasi, hal ini berarti
semua macam pendekatan baik formal ataupun tidak
formal.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 21

elaporan
a. Bagian – bagian dari SIM saling berkaitan, saling
mempengaruhi, saling tergantung, saling melengkapi
& terpadu.
b. Pembakuan untuk keterpaduan.
c. Berorientasi untuk mencapai tujuan / sasaran /
maksud tertentu.
d. Hasil sistem lebih besar dibanding hasil bagian –
bagian baik dilihat dari segi mutu, & atau jumlah.
e. Subsistem mempunyai tujuan sebagai bagian dari
tujuan organisasi.
f. Mempunyai manfaat yg jelas.
g. Mempunyai mekanisme keamanan yg dapat
diandalkan.
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik Pelapor 22
an
Perkembangan SIM diakibatkan karena adanya
beberapa faktor, yaitu :
Adanya permasalahan yg timbul dari sistem yg lama.
Perkembangan organisasi.
Ada keinginan utk meraih kesempatan – kesempatan
(opportunities).
Adanya instruksi – instruksi dari atasan, atau dari pihak luar
seperti peraturan pemerintah.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 23

elaporan
Didalam perkembangannya “ SIM ”, dapat
dikategorikan kedalam beberapa tahapan, yaitu :
SIM tradisional.(mengandalkan tng mns).
SIM dgn dukungan electronic data processing.
SIM berdasarkan komputer.(data base)
SIM sebagai sistem penunjang keputusan.
SIM sebagai sistem ahli (mengandalkan komp.)

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 24

elaporan
1. Menurut E. Zainal Arifin, laporan adalah “bentuk
penyajian fakta tentang suatu kegiatan”.
2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah “setiap
tulisan yg berisi hasil pengolahan data-informasi”.
3. Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah “segenap
hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian
ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga
komunikasi adm. (administrative communication)”.

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 25

elaporan
Peranan Laporan dalam Administrative
Communication sangat strategis, sebagai :
1. Pertanggungjawaban & pengawasan / pengendalian
2. Penyampaian informasi
3. Bahan pengambilan keputusan
4. Alat pembina kerjasama
5. Alat pengembang cakrawala wawasan

1. Harus benar dan obyektif

2. Harus jelas dan cermat
3. Harus langsung mengenai sasaran
4. Harus lengkap
5. Harus tegas dan konsisten
6. Harus diusahakan secepat-cepatnya
7. Harus tepat penerimanya

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 26

elaporan
Menurut C.L Littlefield secara garis besar, laporan dapat
dikategorikan kedalam 2 jenis, yaitu :
1. Laporan Penelitian atau Laporan Akademik ;
Contoh : tesis, monografi, & artikel.
2. Laporan Administratif atau Laporan Manajerial ;
Dapat dibedakan atas dasar pembuatannya
a. Menurut tujuannya
Contoh : laporan kegiatan rutin, laporan hasil
pemeriksaan
b. Menurut waktu
Contoh : laporan tahunan, laporan mengikuti Diklat
c. Menurut gaya penulisan
Contoh : laporan resmi, laporan tidak resmi
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 27
elaporan
Menurut C.L Littlefield secara garis besar, laporan dapat
dikategorikan kedalam 2 jenis, yaitu :
1. Laporan Penelitian atau Laporan Akademik ;
Contoh : tesis, monografi, & artikel.
2. Laporan Administratif atau Laporan Manajerial ;
Dapat dibedakan atas dasar pembuatannya
a. Menurut tujuannya
Contoh : laporan kegiatan rutin, laporan hasil
pemeriksaan
b. Menurut waktu
Contoh : laporan tahunan, laporan mengikuti Diklat
c. Menurut gaya penulisan
Contoh : laporan resmi, laporan tidak resmi
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 28
elaporan
Yang dimaksud dengan siklus manajemen
adalah proses kegiatan dari pelaksanaan fungsi – fungsi
manajemen; (perencanaan pengorganisasian,
pengarahan, pelaksanaan, pengendalian, pengawasan, &
pelaporan) didalam penyelenggaraan administrasi utk
mencapai tujuan organisasi.
Sistem pelaporan didalam siklus manajemen mempunyai
posisi strategis didalam pelaksanaan program.
Laporan didalam siklus manajemen sebagai hasil dari
rekaman yg berupa keterangan – keterangan, informasi,
ide – ide dari suatu kegiatan, merupakan dokumen yg
dapat dijadikan sebagai bahan utk pengambilan
keputusan, utk kegiatan selanjutnya.
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 29
elaporan
1. Pendahuluan
2. Batang tubuh
3. Kesimpulan, saran & rangkuman
4. Daftar pustaka
5. Lampiran

1. Menetapkan perihal (subyek), & judul laporan

2. Mengumpulkan data
3. Evaluasi data
4. Pengolahan data
5. Memberi kode / menandai data
6. Tabulasi
7. Membuat kerangka laporan
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 30
elaporan
Ada bermacam - macam teknik penyajian data, yaitu
diantaranya adalah sebagai berikut :
Bentuk Bagan : Bagan Organisasi, Bagan Proses, Bagan Arus,
Bagan Perbandingan, Bagan Gambar, &
Bagan Pohon.
Bentuk Grafik : Grafik Garis, Grafik Lajur, & Grafik Lingkaran.
Bentuk Tabel : Variabel (untuk memudahkan analisis).
Bentuk Matematik : Statistik (metodenya mean, median, & mode).

Ada beberapa bentuk cara penyajian dari laporan tertulis, yaitu

sebagai berikut :
Bentuk Memo / Nota
Bentuk Surat
Bentuk Memograf
Bentuk Matriks
Bentuk Buku
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 31
elaporan
 MASALAH UTAMA
TENTANG :
FOKUS/LOKUS : INSTANSI / UNITKERJA

FAKTOR UNSUR PENYEBAB MASALAH

SOLUSI
PENYEBAB DARI SETIAP FAKTOR
A. MEN (MANUSIA)
B. MONEY (BIAYA)
C. MATRIAL
D. MACHINES
(ALAT KERJA)
E. METHOD (TATA
KERJA)
F. WORK
ENVIRONMENT
(LINGK. KERJA)

John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P 32

elaporan
 MATERIAL MONEY MEN
C B A
1. Kualitas 1. Tdk. Mampu
1. Terbatas 1.1.Tdk. Ada
rendah
diklat
2. Jml. Tidak 2. Dropping
mencukupi terlambat 2. Malas

3. Penggunaan 3. Banyak 3. Jml. Terlalu HASIL

boros penyimpangan banyak
MENGECE -
WAKAN
1. Terlalu 1. Human relation 1. Pemeliharaan
birokratik rendah rendah
2. Pimpinan kurang 2. Juklak belum 2. Sering macet
perhatian ada
3. Ruang 3. Layout tidak tepat 3. Kapasitas
kerja rendah
W0RK ENVIRONMENT METHOD MACH
F E D
FAKTOR
FAKTOR PENYEBAB AKIBAT 33
John Gedy Pengelolaan Informasi & Teknik P
elaporan