A. SYARIFUDIN, S.KOM
1
Berasal dari bahasa Belanda (Kantoor) dan sering
dipadankan dgn perkataan Office (Bhs. Inggris).
DOK
PEMUSATAN
SARANA
KEGIATAN
3
PENGERTIAN DATA : DATA ADALAH BAHAN MENTAH/BAHAN
BAKU INFORMASI.
PENGERTIAN INFORMASI :
INFORMASI ADALAH DATA YG TELAH DIOLAH MENJADI BENTUK YG
MENGANDUNG ARTI BAGI PENERIMA DAN MEMPUNYAI/MEMILIKI NILAI
NYATA DLM KEPUTUSAN, BAIK SEKARANG/SAAT INI MAUPUN YG AKAN
DATANG
4
GEORGE TERRY : MANAJEMEN PERKANTORAN DPT DIDEFINISIKAN SBG
PERENCANAAN, PENGENDALIAN, DAN PENGORGANI-
SASIAN PEKERJAAN PERKANTORAN, SERTA MENG-
GERAKKAN MEREKA YG MELAKS AGAR MENCAPAI
TUJUAN-TUJUAN YG TELAH DITENTUKAN.
UNSUR-UNSUR ORG. :
1. KELOMPOK ORANG;
2. KERJA SAMA;
3. TUJUAN;
4. KETERIKATAN FORMAL;
5. SUSUNAN HIERARKHIS.
6
PERAN, FUNGSI, DAN SIFAT
MANAJEMEN
PERAN : PERKANTORAN
1. Menunjang penyelenggaraan tugas pokok organisasi dan tugas-tugas
penunjang lainnya.
2. Menunjang tugas-tugas pimpinan dalam menyelenggarakan fungsi-
fungsinya.
3. Peran utama; Menyediakan bahan keterangan (data/informasi) yg
diperlukan utk penyelenggaraan setiap fungsi.
FUNGSI = STAF
SIFAT ; Menyusup ke dalam semua bagian.
SIFAT KEGIATAN ; Membantu, Melayani, Memudahkan, Melancarkan.
TUGAS POKOK :
Tugas yg secara langsung menyangkut atau mengenai tujuan organisasi .
TUGAS PENUNJANG ;
yaitu tugas yg bersifat Membantu, Melayani, Memudahkan, dan Melancarkan
Tugas Pokok dan Tugas Pimpinan.
7
- MENGETIK (TYPING)
- MENGHITUNG (CALCULATING)
- MEMERIKSA (CHECKING)
- MENYIMPAN (FILLING)
- MENELEPON (TELEPHONING)
- MENGGANDAKAN (DUPLICATING)
- MENGIRIM SURAT (MAILING)
8
FUNGSI KANTOR SBG PUSAT INFORMASI
9
1. TIDAK MELAKUKAN PEKERJAAN KEMBAR/DUPLIKASI.
2. TIDAK MENEMPATKAN PERALATAN KERJA DI SEMBARANG TEMPAT.
3. PEKERJAAN YG BERULANG KALI HENDAKNYA DISEDERHANAKAN
SECARA MEKANIS/OTOMATIS.
4. PENGATURAN LETAK PEKERJAAN HENDAKNYA MEMPERLANCAR
PROSES PENGERJAANNYA.
5. SETIAP PEKERJAAN HARUS PRODUKTIF.
6. SETIAP PENGGUNAAN BARANG MILIK INSTANSI HARUS DPT
DIPERTANGGUNGJAWABKAN.
7. SETIAP PEKERJAAN DITEMPUH DGN JALAN TERPENDEK.
8. PEMANFAATAN RUANGAN SEBAIK-BAIKNYA.
9. TEMPAT KERJA HARUS MEMBERIKAN SUASANA NYAMAN & SEHAT.
10. RUANGAN KERJA HENDAKNYA FLEKSIBEL.
10
A. UNSUR YG MENENTUKAN TATA RUANG KANTOR :
1. KEDUDUKAN/JABATAN;
2. KEPANGKATAN;
3. GARIS KOORDINASI;
4. PEJABAT/PIMPINAN (DI BLK/KAMAR SENDIRI);
5. BILA PERLU ADA RUANG TAMU KHUSUS UTK PEJABAT PENTING.
B. PENEMPATAN PERLENGKAPAN/PERALATAN :
1. PENYUSUNAN MEJA (SCR GRS LURUS MENGHADAP SATU ARAH);
2. JARAK LORONG UTAMA + 120 CM, JARAK LORONG LARI + 80 CM;
3. PERALATAN DEKAT PENGGUNA;
4. PERALATAN YANG MENYEBABKAN GADUH/SUARA DEKAT DGN JENDELA;
5. ALAT YANG MENIMBULKAN GETARAN TDK MENEMPEL TEMBOK;
6. LEMARI ARSIP YANG JARANG DIGUNAKAN TERLETAK PALING BELAKANG;
7. MEJA/TELEPON DI TEMPAT YG STRATEGIS BAGI PENGGUNA.
FUNGSI SURAT :
1. SBG DUTA/WAKIL PENULIS UTK BERHADAPAN DGN LAWAN
BICARANYA.
2. SBG ALAT PENGINGAT, KARENA SURAT DPT DIARSIPKAN & DPT
DILIHAT LAGI JIKA DIPERLUKAN.
3. SBG PEDOMAN KERJA, MISALNYA PERATURAN, KEPUTUSAN TTG
PROSEDUR KERJA, DLL.
4. SBG BUKTI TERTULIS OTENTIK, MISAL SURAT PERJANJIAN.
5. SBG ALAT BUKTI TTG YG DIKOMUNIKASIKAN YG SELAN-JUTNYA
DPT SBG BUKTI SEJARAH.
6. ALAT UTK MENJAMIN KEAMANAN, MISAL SKET JALAN
12
KEUNGGULAN SURAT :
13
MENGGANGGU PROSES KOMUNIKASI :
KEUNTUNGAN :
16
1. PENEGASAN TUJUAN POKOK PENULISAN SURAT.
4. PENYUSUNAN DRAFT/KONSEP.
5. PENYELESAIAN.
17
DERAJAT : TINGKAT KECEPATAN PENYELESAIAN/PENYAMPAIAN
TULISAN DINAS.
1. KILAT : HARUS
DISELESAIKAN/DIKIRIMKAN SEKETIKA PADA HARI
ITU.
2. SEGERA : HARUS
DISELESAIKAN/DIKIRIMKAN DLM WAKTU 2 X 24 JAM.
3. BIASA : DISELESAIKAN/DIKIRIMKAN
MENURUT URUTAN PROSES KEGIATAN.
KLASIFIKASI : TINGKAT KEAMANAN ISI TULISAN DINAS.
1. SANGAT RAHASIA :
KET/DOKUMEN YG MEMERLUKAN
PENGAMANAN SANGAT TINGGI (BER-
KAITAN DGN PERTAHANAN NEGARA, RENC
PERANG, TEKNIK MILITER)
2. RAHASIA :
MEMERLUKAN PENGAMANAN YG TINGGI . 18
SURAT
MASUK
20 20
TAHAP-TAHAP PENGURUSAN SURAT KELUAR :
1. TAHAP PENGOLAHAN;
a. Penyiapan/penyusunan konsep.
b. Pembubuhan paraf.
c. Pembubuhan tanda tangan.
2. TAHAP PENGGANDAAN;
a. Peraturan diautentikasi.
b. Keputusan disalin dan dipetik.
d. Pembubuhan cap dinas.
3. TAHAP PENGIRIMAN;
a. Surat B sampul 1 langsung ke alamat.
b. Surat SR/R dua sampul, sampul dlm dgn tanda klasifikasi,
sampul luar dgn kode khusus tanpa tanda klasifikasi.
c. Petugas pencatatan surat SR/R perlu Sprin khusus. 21
MEMUAT CATATAN SURAT MASUK :
1. TANGGAL DAN WAKTU DITERIMA
BUKU
AGENDA 2. BENTUK SURAT/KIRIMAN
BUKU
AGENDA 3. NAMA/INSTANSI PENGIRIM SURAT
BUKU
AGENDA 4. NOMOR DAN TANGGAL SURAT
BUKU
BUKU
AGENDA 5. KLASIFIKASI SURAT
AGENDA
6. DERAJAT SURAT
2 7. ALAMAT PEJABAT/STAF PENERIMA
8. DITERIMA OLEH……..
22 22
Nomor dan Lampiran
Nomor Alamat
Tanggal tanggal Perihal/Isi Keterangan
Agenda pengirim
surat masuk
1 2 3 4 5 6 7
23
TANDA TANGAN/
NO. TANGGAL NOMOR SURAT PERIHAL
NAMA PENERIMA
24
MARKAS BESAR TENTARA NASIONAL INDONESIA Dikirim :
STAF PERSONEL Tanggal :
___________________________________________
PENERIMA
Setelah diisi dan ditan- Setelah diisi dan ditandatangani harap
datangani harap dikirim dikirim kembali ke Spers TNI.
kembali ke Spers TNI. Nama : ………………………
Pangkat : ………………………
Jabatan : ………………………
Tanggal : ……………………….
Pukul : ………………………
Tanda tangan: ……………………… 25
SEMUA SURAT ATAU KIRIMAN YANG
DITERIMA HARUS DIYAKINI TELAH
AMAN SEBELUMNYA
DILAKUKAN PENGECEKAN MELALUI
ALAT DETEKTOR, SHG DIKETAHUI
BAHWA KIRIMAN TSB APAKAH BENDA
PRSDR PENERIMAAN BERBAHAYA ATAU TIDAK
SURAT ATAU KIRIMAN YANG
DICURIGAI DAPAT DIBUKA ATAS
PETUNJUK PIMPINAN
26 26
26
PROSES MENGKLASIFIKASI DAN MENGATUR
ARSIP DLM SUATU TATANAN YG SISTEMATIS
27
TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP :
1. SBG REFERENSI, BILA MEMERLUKAN KETERANGAN TERTENTU.
2. MEMBERIKAN DATA/INFORMASI KPD PIMPINAN ATAU YG
BERWENANG MENGAMBIL KEPUTUSAN MENGENAI HASIL
KERJA DI MASA LALU UTK DIJADIKAN DASAR KEP DI MASA
YAD.
3. MEMBERIKAN KETERANGAN VITAL, SBG DASAR HUKUM.
28
29
Aktif
(active/current = dinamis, frekwensi
penggunaan tinggi)
Inaktif
(Inactive/semi-current = dinamis,
frekwensi penggunaan menurun)
30
PP 34 THN. 1979 BERDASAR KEPENTINGAN
DAN KEGUNAAN ARSIP DINAMIS DIBAGI 2 :
31
32
33
34
35
36
37
38
A. KEINDAHAN (BEAUTY)
B. PERSAMAAN (EQUITY)
C. KEBAIKAN (GOODNESS)
D. KEADILAN (JUSTICE)
E. KEBEBASAN (LIBERTY)
F. KEBENARAN (TRUTH)
39
A. SELALU BERDISIPLIN DLM TINDAKAN
B. SOLIDER DAN TENGGANG RASA
C. BEREMPATI PD ORANG LAIN
D. TERBUKA
E. PEMAAF
F. SABAR DAN MAMPU MENAHAN DIRI
G. TIDAK BERBUAT TERCELA
H. MENJADI TROUBLE SHOUTER (PENYELESAI MSLH)
I. PANDAI MEMBAWA DIRI
J. SELALU TULUS IKHLAS
K. MENCIPTAKAN SUASANA YG MENGGEMBIRAKAN
L. MEMAHAMI DAN MENJALANKAN ATURAN DAN TATA KRAMA
M. BERSEDIA MENJADI PENDENGAR YG BAIK
N. BILA PERLU MEMBERI SARAN POSITIF
O. MEMBESARKAN HATI TEMAN YG SEDANG SUSAH HATI
P. BERFIKIR RASIONAL
40
A. BERKELOMPOK
B. DATANG TERLAMBAT
C. SERING ABSEN
D. BERSANTAI-SANTAI / MELALAIKAN TUGAS
E. SERING MEMAKAI TELEPON UTK KEPENTINGAN PRIBADI
F. MENUNDA-NUNDA PEKERJAAN
G. MENJILAT ATASAN
H. SERING MEMAKAI JAM KERJA UTK BERSENDA GURAU
I. MALAS
J. BOROS
41
A. SETIA DAN TAAT PD ORGANISASI/PIMPINAN
B. MENJAGA NAMA BAIK ORGANISASI
C. MELAKSANAKAN TUGAS DGN PENUH PENGABDIAN, KESADARAN DAN TG.JAWAB
D. MENYIMPAN RAHASIA JABATAN
E. BEKERJA JUJUR, TERTIB, CERMAT DAN SEMANGAT
F. MEMELIHARA KEUTUHAN DAN KEKOMPAKAN SESAMA STAF
G. MENCIPTAKAN DAN MEMELHARA SUASAN KERJA YG BAIK
H. MENAATI KETENTUAN JAM KERJA
I. MEMELIHARA BARANG MILIK ORGANISASI
J. MEMBERIKAN PELAYAN KERJA SEBAIK-BAIKNYA SESUAI BIDANG KERJANYA
K. BERTINDAK DAN BERSIKAP TEGAS TAPI ADIL DAN BIJAKSANA SELAMA BEKERJA
L. MEMBIMBING BAWAHAN DLM MELAKS TUGAS
M. BERPAKAIAN RAPI DAN SOPAN SERTA BERSIKAP DAN BERTINGKAH LAKU SOPAN
N. MENAATI PERINTAH KEDINASAN DARI ATASAN YG BERWENANG
42
43
43
PERTANYAAN:
44