ADMINISRASI KEPEGAWAIAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
SETIAP INSTANSI BAIK SWASTA MAUPUN PEMERINTAHAN
PASTI MEMILLIKI SISTEM ADMINISTRASI UNTUK
MENGURUS PEGAWAI-NYA, BAIK BERUPA MANUAL MAUPUN
MELALUI SISTEM KOMPUTER. APALAGI PADA ZAMAN
MODERN SAAT INI, TELAH BERKEMBANGNYA TEKNOLOGI
YANG BEGITU PESAT. TEKNOLOGI SANGAT BERPENGARUH
TERHADAP KINERJA SEORANG PEGAWAI DI PERUSAHAAN
DAN MEMILIKI DAMPAK YANG NEGATIF DAN POSITIF.
DENGAN BERKEMBANGNYA TEKNOLOGI TERSEBUT DAPAT
MEMPERMUDAH PEKERJAAN SEORANG PEGAWAI
KHUSUSNYA PADA PEKERJAAN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN YANG AKAN KAMI BAHAS PADA MAKALAH
INI.
DENGAN ADANYA SISTEM APLIKASI KEPEGAWAIAN DAPAT
MEMPERMUDAH PEGAWAI DALAM PENGURUSAN SEKALIGUS
MEMPERMUDAH PENGAWASAN, SEHINGGA MEMPERCEPAT
INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PENGURUSAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN.
1.2 RUMUSAN MASALAH
E. MANFAAT SIMPEG
PELAKSANAAN KEGIATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN TIDAK
HANYA TERBATAS PADA PENGOPERASIN PROGRAM UNTUK MEMASUKKAN DATA,
TETAPI HARUS DIDUKUNG DENGAN DAYA KERJA YANG EFISIEN DAN AKURAT
SEHINGGA MEMILIKI MANFAAT :
1. PELACAKAN INFORMASI DATA SEORANG PEGAWAI AKAN MUDAH DAN CEPAT.
2. PEMBUATAN LAPORAN YANG BERSIFAT RUTIN DAN BERKALA AKAN CEPAT
DAN MUDAH DIKERJAKAN.
3. MENGETAHUI GAMBARAN TENTANG NAMA-NAMA PEGAWAI YANG AKAN
PENSIUN DI MASA MENDATANG.
4. MENGETAHUI GAMBARAN TENTANG NAMA-NAMA PEGAWAI YANG AKAN NAIK
PANGKAT DAN MENGETAHUI DAFTAR KENAIKAN GAJI BERKALA DI MASA
MENDATANG.
5. MEMUDAHKAN SUATU PEKERJAAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN
KEPEGAWAIAN.
6. MENDAPATKAN INFORMASI TENTANG KEADAAN PEGAWAI DENGAN C EPAT DAN
AKURAT.
7. MENGETAHUI DAN MERENCANAKAN PENYEBARAN PEGAWAI.
8. MERENCANAKAN PENERIMAAN PEGAWAI BARU
F. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SIMPEG
SIMPEG SEBAGAI APLIKASI PENYEDIA INFORMASI KEPEGAWAIAN MENANGANI MANAJEMEN
DATA KEPEGAWAIAN YANG MEMILIKI BANYAK KELEBIHAN DENGAN KEMAMPUAN SEBAGAI
BERIKUT :
1. PEMROSESAN DATA INFORMASI KEPEGAWAIAN YANG CEPAT DENGAN KOMPUTERISASI
PEMROSESAN DATA DAPAT DILAKUKAN DENGAN CEPAT.
2. INFORMASI YANG DIPROSES AKURAT KARENA ADANYA BERBAGAI VALIDASI DAN
CONTROL.
3. INFORMASI YANG DISAMPAIKAN LEBIH RINGKAS DAN DAPAT DICARI DENGAN CEPAT
K A R E N A T E R S I M P A N D A L A M M E D I A P E N Y I M P A N A N Y A N G D A P A T D I A K S E S S E T IA P S A A T .
4. INFORMASI LEBIH TERJAMIN KEAMANANNYA, DENGAN ADANYA VALIDASI PEMAKAI
DAN LEVEL TINGKAT PEMAKAI, SEHINGGA HANYA PEMAKAI YANG BERHAK SAJA YANG BISA
MENGGUNAKAN INFORMASI KEPEGAWAIAN.
5. PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN RELATIF MUDAH DAN SEDERHANA SERTA
DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MENGUKUR KINERJA PEGAWAI DALAM MENGOLAH DA N
MENJALANKAN PROSES-PROSES KEPEGAWAIAN.
KEKURANGAN SIMPEG
SECARA TEKNIS BEBERAPA KELEMAHAN YANG MASIH DIHADAPI OLEH SEBAGIAN ORGANISASI
PEMERINTAH DAERAH IALAH :
· BELUM ADANYA DOKUMENTASI MENGENAI BAGAN ARUS RINGKASAN (SUMMARYFLOW
CHART) YANG MEMPERLIHATKAN ALIRAN/ARUS DATA SEJAK DATA MENTAH SAMPAI DENGAN
INFORMASI TERCETAK. PERSOALAN INI KELIHATANNYA SEDERHANA, TETAPI TERKADANG
BISA MENYULITKAN PIHAK MANAJER DALARN MENGAWASI ARUS INFORMASI Y ANG TERDAPAT
DALAM ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA.
· LEMAHNYA DATA MANAGEMENT SYSTEMS.INI TERBUKTI DARI BELURN ADANYA
STANDAR OPERASI YANG BAKU, MUNCULNYA EKSES OVERFLOW REPORTING, REDUNDANCY
YANG TIDAK EFISIEN DAN SEBAGAINYA.
· PROSEDUR UNTUK MELIHAT DATA SECARA INSIDENTAL MASIH TERLALU LAMA. INI
BARANGKALI DISEBABKAN KARENA BANYAK KANTOR PDE YANG TIDAK MENGGU NAKAN SISTEM
DATABASE RELASIONAL YANG LEBIH EFISIEN SEHINGGA DIRECT ACCESS SU LIT DILAKUKAN.
· TATA-RUANG PERKANTORAN MASIH KURANG MEMADAI. RUANG UNTUK
KEGIATAN-KEGIATAN KETATAUSAHAAN (TULIS-MENULIS), OPERASI KOMPUTER, ATAU
PENYORTIRAN DATA MASIH BERCAMPUR-BAUR SEHINGGA PEKERJAAN MENJADI KURANG
SISTEMATIS.
· UNTUK PERAWATAN MESIN ATAU PERANGKAT KERAS, ORGANISASI MASIH
MENGGANTUNGKAN DIRI KEPADA PIHAK PEMASOK DENGAN SISTEM KONTRAK P ER TAHUN.
AKIBATNYA KALAU ADA KERUSAKAN-KERUSAKAN TEKNIS, SEKALIPUN SANGAT SEDERHANA,
TIDAK BISA SEGERA DIATASI SENDIRI OLEH PARA PEGAWAI. KELEMAHAN SEPERTI INI MASIH
UMUM DIHADAPI OLEH ORGANISASI-ORGANISASI PEMERINTAH DI DAERAH.
APLIKASI SIMPEG DIRANCANG UNTUK MEMBANTU DAN
M E M P E R M U D A H T U G A S - T U G A S P E G AWA I YA N G B E R K A I T A N D E N G A N
K E P E G AWA I A N , A N T A R A L A I N :
· M E N Y E D I A K A N I N F O R M A S I K E P E G AWA I A N YA N G C E PAT ,
T E PAT , A K U R AT D A N U P T O D AT E
· M E N Y E D I A K A N P R O S E S P E N C A R I A N D AT A B E R D A S A R K A N
KRI TERI A -KRI TERI A TERTENTU
· M E L A K U K A N T U G A S - T U G A S R U T I N U P D AT E D AT A
K E P E G AWA I A N , M I S A L N YA U P D AT E D AT A K E G I AT A N P E G AWA I ,
M E N G - U P L O A D D A N M E N G E L O L A D O K U M E N K E G I AT A N AT A U P U N
B E R K A S U S U L A N , M E N A N G A N I K E N A I K A N PA N G K AT , P E N I L A I A N
A N G K A K R E D I T , K E N A I K A N J A B AT A N , P E N A N G A N A N S U R AT M A S U K
DAN KELUAR.
· T R A N S F E R D AT A K E P E G AWA I A N A N T A R B A G I A N .
U N T U K M E M A N FA AT K A N A P L I K A S I S I M P E G M E M B U T U H K A N
VA L I D A S I U S E R S E T I A P K A L I M E N J A L A N K A N S I M P E G . P R O S E S I N I
D I L A K U K A N D E N G A N C A R A L O G I N YA N G M E R U PA K A N G E R B A N G
USER UNTUK MASUK KE DALAM SISTEM. DENGAN MENU LOGIN
M A K A I N F O R M A S I L E B I H T E R J A M I N K E A M A N A N N YA S E H I N G G A
H A N YA P E M A K A I YA N G B E R H A K S A J A YA N G D A PAT M E N G G U N A K A N
I N F O R M A S I K E P E G AWA I A N .
PA D A U M U M N YA S I M P E G M E N C A K U P P R O S E S YA N G B E R K A I T A N
D E N G A N P E R E N C A N A A N P E G AWA I , A D M I N I S T R A S I P E G AWA I ,
E VA L U A S I K I N E R J A P E G AWA I , P E N D I D I K A N D A N P E L AT I H A N , D A N
PENSIUN.
P E R E N C A N A A N P E G AWA I M E R U PA K A N S U AT U P R O S E S A N A L I S I S D A N
S I M U L A S I K E B U T U H A N P E G AWA I YA N G D I M I L I K I O R G A N I S A S I
ADMINISTRASI PEGAWAI ADALAH PROSES PENGUMPULAN DATA YANG BERHUBUNGAN DENGAN
KEPEGAWAIAN YANG MENCAKUP PROSES PEREKAMAN DATA KEPEGAWAIAN YANG MELIPUTI
ANTARA LAIN BIODATA PEGAWAI, RIWAYAT KEPANGKATAN, JABATAN, PENDIDIKAN FORMAL,
P E N D I D I K A N P E N J E N J A N G A N , K E A H L I A N , P E L A T I H A N Y A N G P E R N A H D I I K U T I, D A F T A R
KELUARGA, HASIL MEDIKAL KESEHATAN, HUKUMAN DAN PENGHARGAAN.
EVALUASI KINERJA PEGAWAI BERKAITAN DENGAN PERENCANAAN KERJA PEGAWAI BESERTA
BEBAN PENILAIAN ATAS HASIL PEKERJAAN SEHINGGA DAPAT DIPEROLEH SUATU SISTEM
EVALUASI YANG LEBIH OBYEKTIF YANG MERUJUK BERBAGAI FAKTA YANG TELAH DITENTUKAN
SEBELUMNYA.
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MENCAKUP PERENCANAAN KEBUTUHAN PENDIDIKAN YANG AKAN
DIIKUTI OLEH PEGAWAI YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SERTA
REALISASI PENDIDIKAN YANG BERUPA PENCATATAN DATA PENDIDIKAN YANG PERNAH
DIIKUTI.
PENSIUN BERKAITAN DENGAN BERAKHIRNYA MASA KERJA PEGAWAI BAIK SEC ARA NORMAL
ATAU KARENA HAL LAINNYA. UNTUK ITU DILAKUKAN PENYIMPANAN DATA PEGAWAI YANG
PERNAH BEKERJA PADA SUATU ORGANISASI.
G. RUANG LINGKUP SIMPEG
ADAPUN LINGKUP PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN SIMPEG MELIPUTI GABU NGAN DARI 6
(ENAM) ASPEK UTAMA YAITU :
· SISTEM INFORMASI DAN APLIKASI
· SARANA KOMPUTER DAN PENUNJANG;
· SARANA KOMUNIKASI;
· ORGANISASI DAN SDM PELAKSANA;
· PEMBIAYAAN; DAN
· DUKUNGAN MANAJEMEN.
H. PENTINGNYA SIMPEG
SISTEM KEPEGAWAIAN DI PEMERINTAHAN / PERUSAHAAN BERTUJUAN UNTUK KELANCARAN
T U G A S O R G A N I SA SI D A N M E N J A D I U N SU R P E N D U K UN G U N T U K K E L A N C A R A N A KT I F I T A S
ADMINISTRASI.
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DAPAT MENGHASILKAN EFISIENSI DALAM BERBAGAI
ASPEK PENGELOLAAN INFORMASI YANG DITUNJUKKAN OLEH KECEPATAN DAN KETEPATAN
WAKTU PEMROSESAN, SERTA KETELITIAN DAN KEBENARAN INFORMASI (VALIDITAS) YANG
D I H A S I L K A N . HA L I N I B E R K A I T A N D E N G A N P E N G G U N A A N P E R A N G K A T K E R A S KO M P U T E R
(HARDWARE), PROGRAM APLIKASI PENDUKUNG (SOFTWARE), PERANGKAT KOM UNIKASI DAN
INTERNET SEBAGAI SARANA PENGELOLAAN INFORMASI.
SIMPEG SANGAT PENTING DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA SELURUH PERSONALIA
Y A N G A D A K A R E N A P E G A W A I M E R U P A K A N A S E T P E N T I N G D A L A M P E N Y E L E N G G AR A A N
ORGANISASI YANG PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK. PENGELOLAAN PEGAWAI YANG BAIK
DALAM LINGKUP KECIL AKAN MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI DAN DALAM LINGKUP YANG
LEBIH BESAR DAN AKAN MEMBAWA PERBAIKAN KINERJA PERUSAHAAN / PEMERINTAH SECARA
KESELURUHAN. MENGINGAT PENTINGNYA PENGELOLAAN DATA PEGAWAI TERSE BUT, MAKA
PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN MELALUI IMPLEMENTASI SIMPEG
MERUPAKAN SALAH SATU PRIORITAS DALAM TAHAPAN PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT.
I. KOMPONEN UTAMA SIMPEG
1. ADMINISTRASI SISTEM
A. UTK MEMELIHARA DATA INDUK, MISALNYA : DATA UNIT KERJA
B. MANAJEMEN PENGGUNA
C. MEMBERIKAN HAK-HAK SESUAI DENGAN JENIS PENGGUNA
2. PELAPORAN MANAJEMEN
MENGHASILKAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN, MISALNYA : JUMLAH
PEGAWAI; INFORMASI PENDIDIKAN; INFORMASI DIKLAT YANG PERNAH
DIIKUTI; INFORMASI JABATAN/PANGKAT
3. DATA ENTRY
KOMPONEN SANGAT PENTING, BERTANGGUNG JAWAB DALAM MEMELIHARA
DATA-DATA KEPEGAWAIAN, MISALNYA : BIODATA PEGAWAI; JABATAN;
PENDIDIKAN; DLL
4. OUT PUT
MENGHASILKAN KELUARAN-KELUARAN BERUPA CETAKAN YANG
MERUPAKAN HASIL DARI PROSES YANG DILAKUKAN OLEH SISTEM
INFORMASI KEPEGAWAIAN.
KONEKSI KE SAPK
KONEKSI KE SAPK INI TERBAGI DUA :
· KONEKSI MELALUI JALUR PUBLIC (INTERNET), MELALUI :
1. USB MODEM : GSM (TELKOMSEL FLASH, XL, IM3 DLL), CDMA (PLEXI, ESIA DLL)
2. MODEM LANGGANAN SEPERTI SPEEDY
3. WIFI DI AREA PUBLIC SEPERTI HOTEL, MALL, BANDARA DLL
· KONEKSI MELALUI JALUR PRIVATE (VPN/IP)
1. BERLANGGANAN DENGAN TELKOM 1. BERLANGGANAN DENGAN TELKOM
2. MENDAPATKAN IP KHUSUS
C. TUJUAN SAPK :
· STANDARISASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DALAM PELAYANAN,
PENGAWASAN, DAN PENGENDALIAN ADMINISTRASI.
· TERSEDIANYA DATABASES PNS YANG UP TODATE
· MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS
A. MENGHILANGKAN DUPLIKASI SISTEM DATA
B. MEMINIMALISASI SIMPUL IROKRASI\
C. MENINGKATKAN STNDARISASI PROSES
D. DESENTRALISASI KEWENANGAN
· MENINGKATKAN PELAYANAN DAN KEMUDAHAN BAGI PNS
· MEMINIMALISASI KESENJANGAN SDM BERUPA PENGETAHUAN DALAM
PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN.
D. MANFAAT
MANFAAT YANG DIPEROLEH DARI PELAKSANAAN SAPK INI BAGI BKN MAUPUN INSTANSI
PEMERINTAH ANTARA LAIN:
1. DAPAT MENGONTROL DATA PNS ANTARA BKN DAN INSTANSI PEMERINTAH SELURUH
INDONESIA.
2. MENYEDERHANAKAN PROSES MANAJEMEN KEPEGAWAIAN.
3. OTOMATISASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN SEHINGGA BISA MENCEGAH TERJADINYA
KESALAHAN DATA KEPEGAWAIAN.
4. DIPEROLEH DATABASE KEPEGAWAIAN YANG AKURAT SEBAGAI BAHAN PERENCANAAN,
PEMBINAAN, PENGEMBANGAN DAN PENGAMBILAN KEBIJAKAN MANAJEMEN KEPEGAWAIAN.
E. SOP SAPK
SELAIN MENGETAHUI MENGENAI ALUR STANDAR PELAYANAN TERSEBUT DI ATAS, DALAM
PROSES PENERAPAN SISTEM SAPK ADA BEBERAPA POIN POKOK MENGENAI MEKANISME YANG
TERDAPAT DALAM SAPK, YAKNI:
· INPUT/UPDATE/DELETE JENIS DOKUMEN
· INPUT/UPDATE/DELETE PENDIDIKAN
· INPUT/UPDATE/DELETE BERKAS (PROSEDUR BERKAS, DEFINISI ALUR KERJA, JENIS
KONDISI, KONDISI, DAN LOG BERKAS)
· INPUT/UPDATE/DELETE MATA PELAJARAN
· INPUT/UPDATE/DELETE INSTITUSI ( BADAN USAHA, CUPS SERVER, DOKUMEN
TEMPLATE, INSTANSI, KANTOR REGIONAL, KPPN, KANTOR TATA USAHA ANGGARAN, DAN
TASPEN)
· INPUT/UPDATE/DELETE LOKASI
· INPUT/UPDATE/DELETE MUTASI (JENIS HARGA, JENIS DATA PEREMAJAAN)
· INPUT/UPDATE/DELETE PERSONAL (BAHASA DAN AGAMA)
· INPUT/UPDATE/DELETE RANGKING (ESELON DAN GOLONGAN)
· INPUT/UPDATE/DELETE JENIS PENGADAAN
· INPUT/UPDATE/DELETE PENSIUN (PENSIUN POKOK, PENSIUN POKOK JANDA DUDA,
POKOK TEWAS, DAN PENSIUN PEMBULATAN)
· INPUT/UPDATE/DELETE PROFIL PENGGUNA
· EXPORT DATA (EXPORT DATA, HIERARCHICAL UNOR, JABATAN TERTENTU, DAN
JABATAN UMUM)
STANDAR OPERASIONAL DIHARAPKAN DAPAT MENJADIKAN SUATU PENINGKATA N KINERJA
PELAYANAN DAN KINERJA ORGANISASI KHUSUSNYA YANG MENANGANI MASALA H-MASALAH
KEPEGAWAIAN BAIK PADA INSTANSI PUSAT MAUPUN INSTANSI KEPEGAWAIAN DI DAERAH.
PEMAHAMAN MENGENAI MEKANISME PADA PENERAPAN SAPK JUGA SANGATLAH PENTING,
AGAR TIDAK TERJADINYA KESALAHAN DALAM PROSES PENYAJIAN DATA-DATA YANG
DIPERLUKAN NANTINYA.
BAB III
KESIMPULAN
3.1 KESIMPULAN
UNTUK MEMPERMUDAH URUSAN ADMINISTRASI PEGAWAI DI
SUATU INSTANS.I, DAPAT MENGGUNAKAN SISTEM APLIKASI
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN SEPERTI SAPK DAN SIMPEG.
SELAIN ITU SISTEM APLIKASI INI JUGA SANGAT MEMBANTU
DAN MEMILIKI BANYAK KEUNGGULA SEHINGGA
MEMPERCEPAT KOMUNIKASI DAN TERSAMPAINYA INFORMASI
3.2 SARAN
KAMI MENGHARAPKAN MASUKAN DAN SARAN YANG
MEMBANGUN AGAR MAKALAH YANG KAMI BUAT LEBIH BAIK
DAN SEMPURNA, SEHINGGA KITA MENDAPATKAN ILMU YANG
LEBIH BERMANFAAT.