MANAJEMEN PENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN: DIGITAL LIBRARY

SEBAGAI FUNGSI KONTROL KERJA
PERPUSTAKAAN
(Pengalaman untuk Pengembangan
di Universitas Brawijaya)
Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, Mlib.
Universitas Brawijaya
Agustus, 2019
 Perpustakaan mengelola
1. sumberdaya manusia,
2. Koleksi secara keseluruhan baik printed maupun
digital
3. Informasi & tehnologi sebagai pendukung
4. sumberdaya yang lain seperti aset.

Sepintas orang melihat perpustakaan hanya satu sisi

yaitu pelayanan saja, yang terlihat hanya kegiatan
meminjamkan dan mengembalikan buku dan terlihat
sepintas begitu mudah dan sederhana yang akhirnya
dipandang remeh.
• Apakah semudah itu ?
• Apakah perpustakaan juga sepele ?
• Bagaimana perpustakaan memposisikan
dirinya terhadap perkembangan teknologi
informasi yang cepat dan merupakan suatu
kebutuhan yang segera harus diaplikasikan
 Karena merupakan suatu organisasi maka dalam
menjalankan fungsinya prinsip-prinsip manajemen
berperan aktif untuk menggerakkan jalan serta
lancarnya roda pelayanan dalam menjalankan
fungsinya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Apa tujuan perpustakaan ?

• bagian pengadaan,
• bagian pengolahan,
• bagian pelayanan,
• bagian perawatan dan
• bagian administrasi
 Perpustakaan Di Era Industri 4.0
• Dengan perkembangan tehnologi informasi yang
pengaplikasiannya langsung masuk ke
perpustakaan dibutuhkan bagian khusus yaitu
mengelolaan management sistem informasi
perpustakaan yang lebih dikenal dengan IT
(Information tehnologi).
• Dengan diterapkannya tehnologi informasi, dapat
merubah image masyarakat serta meningkatkan
derajat perpustakaan maupun culture kerja
terhadap perpustakaan.
Dari aspek apa meningkatkan derajat ?
• Sebagaimana kita ketahui bahwa image masyarakat maupun
pimpinan sendiri terhadap perpustakaan memang bukan
merupakan prioritas yang diperhitungkan, bahkan hanya sebagai
pelengkap pemenuhan persyaratan policy saja. Keadaan ini jelas
tidak menggairahkan orang sebagai profesi pustakawan.
• Dengan aplikasi ke teknologi informasi dan boomingnya INTERNET,
potensi kekayaan literature, sumber daya yang selama ini seakan-
akan tenggelam tidak diketahui orang, maka dengan layanan On-
Line (bahkan masih INTRANET) orang (user) dapat browsing
sehingga koleksi yang tidak terkspose diketahui. Kondisi yang
demikian itu secara person to person maupun teknologi ekspose
user mendapat kemudahan dan kecepatan pencarian informasi
(literature).
 Manajemen Perpustakaan
• membuat perencanaan,
• organisasi,
• pelaksanaan dan
• pengontrolan sangat diperlukan
POAC
Luther Gulick melengkapi dengan POSDICORB yaitu
planning, organizing, staffing, directing,
motivating, coordinating, reporting, budgetting.
 Planning
• Merupakan tugas awal untuk menentukan langkah kearah mana
organisasi akan dibawa yaitu dengan perencanaan yang matang, karena
dengan dengan dasar perencanaan tersebut dapat diproyeksikan pada
masa mendatang. Untuk itu perencanaan disesuaikan dengan jangka
waktunya misalnya perencanaan jangka pendek, jangka panjang dsb.
Perencanaan harus matang untuk itu dalam merencanakan sesuatu perlu
mengkaji dan mempelajari serta belajar dari pengalaman yang ada dan
berbekal pengetahuan ilmu seperti mempelajari ilmu perpustakaan.
Perencanaan perlu dibuat sistematis secara bertahap misalnya :
• mengetahui permasalahan dan langkah apa yg dipakai untuk mengatasi
masalah tsb
• mengumpulkan informasi terhadap masalah yang dihadapi
• menentukan alternative tertentu untuk menghadapi suatu masalah dan
metode apa untuk menentukan masalah
• menentukan keputusan untuk bertindak
• evaluasi thd pemecahan masalah berdasarkan pengalaman
 Organizing
• Penyusunan organisasi didasarkan pada struktur
organisasi formal, dengan kejelasan batasan yang
dikoordinasikan untuk mencapai tujuan & obyek
tertentu. Obyek tertentu dalam hal ini yaitu
usaha gabungan antara berbagai pakar dalam
organisasi. Menentukan tujuan perpustakaan
satu dengan yang lain sangat berbeda tergantung
pada jenis perpustakaan, masyarakat yang
dilayani, koleksi yang dikelola, pandangan hidup
pengelola perpustakaan serta environment yang
mempengaruhi.
 Staffing
• Staffing ini meliputi fungsi person seperti
kesempatan kerja dan training, situasi lingkungan
kerja yang menyenangkan sehingga pemantapan
kerja tercapai (job satisfaction). Staffing
bertujuan untuk penempatan efisiensi karyawan
dalam jumlah yang memadai dengan beban kerja
karyawan optimal sehingga masing-masing
mampu melaksanakan tugas dengan baik.
Dengan kondisi lingkungan kerja yang nyaman
pengembangan kemampuan dan pembinaan
karir yang baik dan merata diseluruh tingkat
menejemen.
 Directing
• Directing adalah pelaksanaan. Pelaksanaan
akan berlangsung bila telah diputuskan untuk
memulainya dan dilanjutkan pelaksanaannya.
Dalam pelaksanaan diperlukan suatu
pengarahan yang tersistematis
 Directing
• Directing adalah pelaksanaan. Pelaksanaan
akan berlangsung bila telah diputuskan untuk
memulainya dan dilanjutkan pelaksanaannya.
Dalam pelaksanaan diperlukan suatu
pengarahan yang tersistematis
 Reporting
• Dengan reporting dapat dilihat prestasi kerja dan kebutuhan
menyeluruh maupun per bagian untuk ditindak lanjuti ke pimpinan
yang lebih tinggi. Misalnya dengan menampilkan data statistik
berapa jumlah pengunjung, peminjam, jumlah buku dsb, termasuk
data keuangan dan aktivitas pegawai dalam melaksakan tugas..
Data pelaporan ini dapat berfungsi sebagai:
• komunikasi antara petugas serta penghubung perpustakaan dengan
masyarakat lainnya.
• Penghitungan statistik
• Policy untuk pengambilan keputusan selanjutnya
• Aplikasi teknologi informasi yang sangat dirasa mengalami
perubahan drastis (segi +) disamping pelayanan dan mempermudah
cara kerja, juga dengan tergeneratenya statistik secara otomatis.
Sehingga sistem pelaporan yang selama ini menjadi kendala, maka
dengan TI pekerjaan tsb lebih mudah dan terdeteksi secara detail.
Pelaporan Jumlah Hasil Input Data Buku Staf
Pelaporan Data Kunjungan Perpustakaan
 Budgeting
• Budgeting merupakan alat manajemen yang efektif.
Dengan penganggaran dapat dilihat segala kebutuhan dan
sumber alokasi perpustakaan. Kepala perpustakaan dapat
menentukan anggaran yang bersifat tahunan maupun
kontinuitas (berkesinambunag) agar terwujud dan tercapai
sinkronisasi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
program kerja. Untuk itu kepala perpustakaan dituntut
bagaimana cara mendapatkan anggaran sendiri yang tidak
harus selalu tergantung pada kebutuhan induk
organisasinya. Hal ini dimaksudkan agar dapat lebih leluasa
bergerak untuk pelayanan perpustakaan semakin hari
semakin kompleks dan bervariasi seiring dengan kemajuan
tehnologi informasi.
Pelaporan Keuangan
Pelaporan Keuangan Denda Kumulatif per Tahun
 Organisasi didefinisikan sbb:
1. menentukan sumber dan aktivitas apa yang
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi
2. mengkombinasi keduanya kedalam group
kerja
3. menetapkan penanggung jawab untuk
menyelesaikan pekerjaan ke penanggung
jawab di tingkat subordinat
4. mendelegasikan otoritas kepada individu-
individu untuk menyelesaikan tugas.
 Ada beberapa hal dalam mengorganisasi dan
mempunyai beberapa arti yaitu :

• Cara manajemen mendesign struktur formal untuk

menggunakan secara efektif keuangan, fisik, material,
sumber daya manusia di organisasi
• Bagaimana organisasi mengelompokkan aktivitasnya, yang
mana setiap goup mempunyai manager dengan otoritas
untuk mengawasi angota-anggota dari group tsb
• Membuat hubungan antara fungsi-fungsi, pekerjaan, tugas
dan pegawai
• Cara-cara yang diberikan pada manager-manager untuk
memisahkan tugas yang harus dikerjakan didalam
departemen mereka dan mendelegasikan otoritas yang
perlu untuk menyelesaikan tugas.
• Organisasi yang merupakan group yang terdiri
dari individu-individu yang mempunyai tujuan
yang sama yang diikat dengan hubungan
otoritas-kewajiban, diperlukan suatu
koordinasi dan kesamaan persepsi dalam
mencapai tujuan organisasi.