MAKALAH CONTOH PROSES STAFFING

NIREL AUSTIN (1705551119)

TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

2018
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan umum sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat membantu

masyarakat memperoleh informasi dan memperluas cakrawala ilmu, sehingga masyarakat
menjadi cerdas dan berwawasan luas. Dalam perpustakaan umum terdapat beragam aktivitas
seperti kegiatan teknis yaitu mengadakan bahan pustaka atau akuisisi, mengatalog,
menginventaris, mendigitalkan bahan pustaka, melakukan preservasi bahan pustaka dan lain-
lain. Menyelesaikan berbagai kegiatan seperti yang telah disebutkan tadi, maka perpustakaan
umum tidak dapat hanya dikelola oleh satu orang saja, dibutuhkanlah banyak tenaga untuk
mengelola perpustakaan.

Setelah tenaga perpustakaan telah terpenuhi maka, perlu ditetapkan dan diterapkan
managemen perpustakaan atau melakukan pengaturan tenaga perpustakaan untuk bekerja
sesuai dengan tugasnya masing-masing. Fungsi manajemen menurut O’Donnell yaitu
Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controling. Salah satu fungsi manajemen
yang penting adalah staffing atau penyusunan staff.

Staffing di perpustakaan umum meliputi kegiatan antara lain rekruitmen pegawai

perpustakaan, melatih pegawai perpustakaan, memberi penghargaan terhadap pegawai.
Dengan adanya staffing di perpustakaan maka, diharapkan perpustakaan dapat memilih
orang-orang terbaik yang akan ditempatkan menjadi pegawai perpustakaan, memberikan
pelatihan pegawai perpustakaan atau pustakawan sehingga dapat bekerja secara maksimal
nantinya dan untuk meningkatkan kemampuan serta keahlian pegawai dalam mengelola
perpustakaan.

1.2 Rumusan Masalah

 Apakah yang dimaksud dengan staffing ?
 Bagaimana kegiatan staffing di perpustakaan umum ?

1.3 Tujuan
 Untuk mengetahui maksud dari staffing.
 Untuk mengetahui kegiatan staffing di perpustakaan umum.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Staffing

Staffing menurut Sulistyo-Basuki (1991:192) merupakan keseluruhan fungsi personil
yang mencakup (a) kesempatan kerja dan pelatihan karyawan, dan (b) pemantapan
lingkungan kerja yang menyenangkan untuk melaksanakan tugas. Masih menurut Sulistyo-
Basuki (1991:192) tujuan staffing adalah menempatkan karyawan yang efisien dalam jumlah
yang cukup, yang masing-masing mempu melaksanakan tujuan perpustakaan. perlu
dikembangkan lingkungan yang memadai sehingga karyawan merasa mampu
mengembangkan kemampuan mereka sebaik mungkin. Filosofi perpustakaan, kebijakan, dan
prosedur menyangkut program staffing perlu dipahami dan dilaksanakan sebaik mungkin
pada semua tingkat manajemen.

Staffing dapat didefinisikan sebagai sebuah proses menarik, memilih, dan menahan
orang-orang yang berkompeten untuk meraih tujuan organisasi. (Robert E. Polyhart, 2006).

Disimpulkan pengertian staffing adalah proses pengisian jabatan dalam organisasi,

yang dilakukan melalui identifikasi kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan,
mengembangkan dan melatih pegawai agar dapat bekerja secara efektif.

2.2 Staffing di Perpustakaan Umum

2.2.1  Rencana Staffing Perpustakaan Umum

            Mungkin salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh perpustakaan umum adalah
merekrut, melatih, dan mempertahankan pegawai yang berkualitas tinggi dengan anggaran
yang terbatas. Berikut adalah beberapa teknik penyusunan pegawai yang dapat diterapkan
untuk perpustakaan umum.

1.       Perekrutan Pegawai dan Penjadwalan

Mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas sangat baik sangat sulit, apalagi
mempertahankannya terutama bagi perpustakaan umum yang kecil yang terkendala masalah
dana. Maka yang dapat dilakukan untuk merekrut pegawai perpustakaan diantaranya adalah
menawarkan jadwal kerja di perpustakaan yang fleksibel dan pekerjaan paruh waktu di
perpustakaan. Hal tersebut diharapkan dapat menarik minat seseorang menjadi tenaga
perpustakaan.

2.  Membangun Komunitas Sukarelawan Perpustakaan

Sebuah perpustakaan kecil dengan pegawai perpustakaan yang terbatas,

diperlukannya solusi untuk menambah tenaga untuk mengelola perpustakaan, karena kegiatan
yang dilakukan perpustakaan sangat kompleks yang tidak bisa ditangani oleh satu atau dua
orang saja. Maka, pemecahan masalahnya dapat dilakukan dengan mencari tenaga relawan
perpustakaan, yang mau membantu perpustakaan dengan tidak memikirkan gaji. Dalam
mencari tenaga sukarelawan dapat dilakukan dengan menawarkan kepada kenalan dari rekan
kerja kita, menawarkan dari mulut ke mulut pengunjung yang datang ke perpustakaan kita,
mengumumkan ke buletin, komunitas-komunitas.

3.       Sahabat Perpustakaan

Sahabat perpustakaan adalah sebuah sumber berharga perpustakaan umum yang

diciptakan untuk tujuan khusus yakni untuk mendukung perpustakaan dengan melakukan
kegiatan penggalangan dana, program mengorganisir perpustakaan, membuat publikasi, dan
melayani pengguna sebagai tenaga sukarela.

4.       Mengorganisir Relawan

Jika perpustakaan menggunakan tenaga rutin relawan, mungkin dapat

dipertimbangkan untuk menunjuk seorang karyawan perpustakaan atau relawan sebagai
“Koordinator relawan”. Mereka yang ditunjuk bertanggung jawab terhadap perekrutan,
penyaringan, pelatihan,dan penjadwalan tim relawan.

5.       Pelatihan Pegawai

Pelatihan pegawai yang tepat sangat penting dilakukan jika perpustakaan

mempekerjakan sejumlah besar pegawai dan relawan tanpa pengalaman perpustakaan
sebelumnya. Pelatihan dapat difasilitasi dengan beberapa cara,  termasuk :

-           Pengembangan prosedur instruksi manual perpustakaan yang dapat dimengerti

-           Kursus pelatihan yang dilakukan oleh perpustakaan itu sendiri dan instruksi pekerjaan
oleh pengawas

-           Pertemuan rutin pegawai bulanan

-        Pengiriman pegawai dan relawan ke daerah dan kelas pelatihan perpustakaan nasional
serta seminar

6.       Memilih dewan pengawas dengan bijak

Yang paling penting dari relawan perpustakaan umum adalah dewan pengawas.
Dewan pengawas adalah seseorang yang tahan terhadap kelangsungan hidup dan
mempertahankan masa depan perpustakaan. Sehingga perlu dipilih secara hati-hati. Peran
utama dari pengawas perpustakaan umum adalah untuk merencanakan masa depan, untuk
menjamin kelangsungan keuangan, dan untuk menetapkan kebijakan. Anggota dewan
pengawas tidak hanya harus memiliki pengetahuan tentang perpustakaan tetapi harus
memiliki kemampuan manajemen, keuangan, dan kecerdasan dalam berhubungan dengan
orang lain.

  

2.2.2 Perekrutan dan Seleksi Pegawai

        Definisi rekrutmen menurut Schermerhorn (1997) Rekrutmen (Recruitment)adalah

"Proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong. Perekrutan yang
efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian dari orang-orang yang
berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan.

Sedangkan menurut Faustino Cardoso Gomes (1995: 105) rekrutmen merupakan

proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam oleh suatu
organisasi.

Rekrutmen merupakan proses komunikasi dua arah. Pelamar-pelamar menghendaki

informasi yang akurat mengenai seperti apakah rasanya bekerja di dalam organisasi
bersangkutan. organisasi-organisasi sangat menginginkan informasi yang akurat tentang
seperti apakah pelamar-pelamar tersebut jika kelak mereka diangkat sebagai pegawai.

Sehingga, dalam wawancara pertanyaan yang dapat diajukan kepada pelamar atau
calon pegawai perpustakaan yang baru, adalah sebagai berikut :

·         Ketika anda berjalan di perpustakaan, apa yang membuat anda terkesan ?

·         Apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki tampilan interior gedung perpustakaan?

·         Apakah anda memiliki usul untuk memperbaiki bagian eksterior gedung perpustakaan?
·         Apa yang kami lakukan yang dapat membuat anda terkejut ?

·         Apa yang seharusnya tidak kami lakukan ?

·         Bagaimana anda menaksir pegawai kami, apakah cukup ramah ?

·         Pernahkah anda berkunjung ke website perpustakaan kami ? apa yang membuat anda
terkesan ?

Sumber Perekrutan Pegawai

Sumber merekrut pegawai dibagi menjadi 2 yaitu perekrutan eksternal dan perekrutan
pegawai internal.

1)      Eksternal

a.       Lembaga pendidikan

b.      Teman/ anggota keluarga karyawan

c.       Lamaran

d.      Agen tenaga kerja

e.       Karyawan perusahaan lain

f.       Asosiasi profesi

g.      Outsourcing

2)      Internal

a.       Promosi

b.      Transfer/ Rotasi

c.       Pengkaryaan karyawan kembali

d.      Kelompok pekerja sementara/ karyawan kontrak (temporer)

Seleksi Pegawai

Seleksi ini biasanya dengan menggunakan metode, guna mendapatkan tenaga

perpustakaan yang cocok/sesuai. Pada umumnya prosedur seleksi ini adalah pengisian
formulir, tes, wawancara, referens.

2.2.3 Pelatihan dan Pengembangan Pegawai

Pelatihan

            Pelatihan yang dilakukan kepada pegawai perpustakaan lebih ditekankan pada
pelatihan teknis maupun non teknis perpustakaan seperti halnya pelatihan automasi
perpustakaan dan pelatihan keterampilan pustakawan dalam melayani pemustaka. Pelatihan
pegawai perpustakaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, sebagai berikut :

·         Pengiriman pegawai pustakawan untuk melakukan pelatihan

·         Lokakarya atau workshop

·         Pengiriman pustakawan untuk menghadiri seminar-seminar tentang perpustakaan

·         Mendatangkan tenaga ahli untuk memberikan pelatihan kepada pegawai perpustakaan

dalam bidang tertentu. Misal pelatihan automasi perpustakaan program WINISIS.

·         Dsb.

Pengembangan Pegawai

Pada umumnya pegawai dikembangkan dengan metode on the job ataupun metode off
the job. Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu, sebagai berikut :

1.      Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada

bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

2.      Planned progression atau pemindahan pegawai dalam saluran-saluran yang ditentukan

melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

3.      Rotasi jabatan pemindahan pegawai melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam

dan berbeda-beda.
4.      Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu
utuk jangka waktu yang ditetapkan

5.      System-sistem  penilaian prestasi formal

Sedangkan pengembangan pegawai dengan metode “off the job”dilakukan dengan :

1.       Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-

lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program
yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode
pengajaran lainnya

2.       Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang
lain, lingkungan dan sebagainya

3. Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan

pengembangan keeluruhan organisasi

4.       Penilaian Pelaksanaan Kerja

2.2.4  Memberi Penghargaan terhadap Pegawai (Recognizing Staff)

Banyak perpustakaan umum memiliki keterbatasan dalam memberikan penghargaan

bagi pegawai perpustakaannya. Bagaimana pun, seorang manajer perpustakaan harus
memberikan berbagai hal untuk menghargai kinerja pegawainya, sehingga pegawai
perpustakaan dapat nyaman bekerja. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengahargai
kinerja pustakawan, antara lain sebagai berikut:

-          Temukan kelebihan/kekuatan mereka

-          Umumkan tindakan yang luar biasa yang telah dilakukan pegawai dalam bekerja.

-          Ucapkan terima kasih lebih sering. gunakan e-mail,bercakap-cakap langsung, voice

mail, dll untuk berterima kasih, terlebih lagi ucapkan terima kasih atas apa yang telah mereka
lakukan.

-          Mendorong pegawai untuk melakukan aktivitas kepegawaian secara bersama-sama

untuk menyenangkan pengguna.
-          Kirim catatan tulisan terima kasih. memberikan kesan bahwa pimpinan peduli dengan
mereka.

-          Berikan permen,kue, bunga, es krim,dll

-          Habiskan lebih banyak waktu jalan berkeliling perpustakaan.

berbicara lebih sering dengan pegawai dan dengan pemustaka yang datang. Temukan
saat-saat bagus dan bagikan dengan mereka.

2.2.5  Promosi Jabatan

Promosi jabatan mempunyai arti penting baik bagi pegawai mapun bagi organisasi
secara keseluruhan. Dengan memberikan kesempatan promosi, berarti organisasi melakukan
usaha pengembangan pegawai melalui jenjang karier yang jelas, sehingga pegawai akan
termotivasi bekerja dan berprestasi. Menurut Alex S. Nitisemito dalam Rianto Ritonga
“Promosi adalah proses kegiatan pemindahan karyawan dari satu jabatan kepada jabatan lain
yang lebih tinggi”. 

Bentuk Promosi Jabatan

Bentuk-bentuk promosi sebagai berikut :

a.        Promosi Sementara (Temporary Promotion)

Merupakan suatu bentuk promosi yang dilaksanakan untuk jangka waktu sementara.

b.       Promosi Tetap (Permanent Promotion)

Yaitu suatu bentuk promosi yang berlangsung dalam jangka waktu

relatif  lama, sampai tiba waktunya kemudian karyawan yang bersangkutan
dipindahkan lagi ke jabatan lain, karena promosi atau karena sebab-sebab lain....

c.        Promosi Kecil (Small Scale Promotion)

Merupakan suatu promsi yang dilaksanakan untuk meningkatkan kecakapan

kerja. Dalam bentuk nin wewenang, tanggungjawab, dan penghasilan karyawan tidak
mengalami perubahan.
 d.       Promosi Kering

Yaitu bentuk promosi yang dilakukan dengan disertai peningkatan dalam

wewenag, hak dan tanggungjawab, tetapi penghasilannya tidak berubah.

BAB III

KESIMPULAN

Perpustakaan umum digunakan untuk keperluan masyarakat umum. Isi informasi dari
koleksi juga bersifat umum. Dalam pelaksanaan yang diupayakan agar kebutuhan informasi
masyarakat dapat terpenuhi. Untuk memenuhi kebutuhan informasi diperlukan beberapa
kegiatan di perpustakaan yaitu dikenal dengan manajemen perpustakaan. Salah satu
manajemen perpustakaan yang penting adalah staffing.

Staffing di perpustakaan umum meliputi kegiatan antara lain rekruitmen pegawai

perpustakaan, melatih pegawai perpustakaan, memberi penghargaan terhadap pegawai.
Dengan adanya staffing di perpustakaan maka, diharapkan perpustakaan dapat memilih
orang-orang terbaik yang akan ditempatkan menjadi pegawai perpustakaan, memberikan
pelatihan pegawai perpustakaan atau pustakawan sehingga dapat bekerja secara maksimal
nantinya dan untuk meningkatkan kemampuan serta keahlian pegawai dalam mengelola
perpustakaan.