MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH

Oleh : Ali Mas'ud Kholqillah

A. PENDAHULUAN
Perpustakaan Madrasah merupakan perpustakaan yang dikelolah sepenuhnya oleh
Madrasah yang bersangkutan, dengan tujuan utama mendukung terlaksananya dan tercapainya
tujuan madrasah dan tujuan pendidikan pada umumnya. Madrasah merupakan tempat
penyelenggaraan proses belajar mengajar, menanamkan dan, mengembangkan berbagai nilai,
ilmu pengetahuan, dan teknologi, keterampilan, seni, serta, wawasan dalam rangka mencapai
tujuan pendidikan nasional. Oleh karena itu, perpustakaan Madrasah bukan hanya sekedar tempat
penyimpanan bahan pustaka (buku dan non buku),1 tetapi Institusi pengelola karya tulis, karya
cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem yg baku guna memenuhi kebutuhan
pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi bagi para pemustaka. Hal ini
sesuai dengan Undang-Undang perpustakaan nasional No. 43 Th 2007.
Pada hakekatnya, perpustakaan madrasah merupakan sistem pengelolaan sumber
informasi dengan ilmu perpustakaan oleh tenaga terdidik bagi para guru, siswa, maupun
karyawan. Dalam proses ini diperlukan sarana dan prasarana dengan menggunakan
teknologi untuk memperlancar pelayanan.
Secara konsepsional, perpustakaan madrasah mengemban visi pendidikan, yakni
sebagai sumber belajar mengajar untuk meningkatkan ketakwaan guru, siswa maupun
karyawan. Di samping itu, keberadaan perpustakaan madrasah diharapkan mampu
menanamkan keimanan kepada peserta didik dengan mengamalkan ajaran Islam
berdasarlkan al-Quran dan Sunnah nabi Muhammad SAW., memurnikan ajaran-ajaran
tauhid, dan menghindarkan diri dari bidah, takhayul, dan khurafat. Oleh karena itu, di
setiap perpustakaan masdrasah maupun sekolah-sekolah Islam diharapkan tersedia
Mushaf al-Quran dan terjemahnya, hadis-hadis shahih, sejarah Islam, maupun biografi
tokoh-tokoh Islam.
Perpustakaan sebagai lembaga p endidikan dan lembaga informasi akan memiliki kinerja yang
baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Dengan adanya manajemen, seluruh
aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga
seluruh elemen dalam suatu lembaga tersebut akan berusaha memfungsikan diri sesuai dengan

1
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan perpustakaan sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 1996), 2-3
Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 2

ketentuan lembaga/perpustakaan. Setiap lembaga/perpustakaan memerlukan manajemen.2

Manajemen berfungsi untuk mengatur aktivitas seluruh elemen dalam suatu lembaga. Oleh karena
itu, dalam proses manajemen diperlukan perencanaan, pengorganisasian, penganggaran,
kepemimpinan, dan pengendalian .
Dalam hal ini Manajemen Perpustakaan Madrasah diharapkan mempunyai penataan
manajeman yang baik dan sistematik. Maju mundurnya suatu lembaga/perpustakaan
sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen yang diberlakukan, terutama faktor manajer
puncak. Hal itu juga tidak lepas dari peran sumber daya manusia (human resources),
informasi, system, dan sumber dana yang ada.
NOMOR 1 - APRIL 2007 ISSN 1978-9548undangddasa
Perpustakaan Universitas Negeri Malang

B. MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH

1. Pengertian
Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan
semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning)
diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu.3
Secara khusus manajemen adalah suatu kegiatan untuk mencapai tujuan, melalui kerja
orang-orang lain. Secara lebih terperinci dapat dinyatakan, bahwa manajemen meliputi
perancangan dan sifat-sifat usaha kelompok dalam rangka untuk mencapai tujuan, tetapi
dengan penggunaan modal berupa, waktu, uang, material dan juga hambatan yang dijumpai
seminim mungkin. Dengan kata lain konsep dasar manajemen adalah perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian suatu aktivitas yang bertujuan untuk
mengalokasikan sumber daya sehingga mempunyai nilai tambah.
Perpustakaan madrasah termasuk dalam kategori perpustakaan sekolah.
Perpustakaan madrasah berada dalam struktur dan dikelola oleh madrasah. Hal ini sebagai
pemenuhan amanat Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 pasal 35 yang mengharuskan
setiap satuan pendidikan sekolah, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun
masyarakat, harus menyediakan sumber belajar/perpustakaan.
Dalam kaitannya dengan perpustakaan Madrasah, manajemen perpustakaan Madrasah
pada dasarnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran untuk
mencapai tujuan perpustakaan. Karena perpustakaan Madrasah sebagai sub sistem dari sebuah

2
Lasa HS, Manajemen Perpustakaan (yogyakarta: Gama Media, 2005),1-2
3
Sutarno Ns, Manajemen Perpustakaan (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), 5
Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 3

organisasi, dalam hal ini yaitu Madrasah. Tentunya tujuan perpustakaan Madrasah harus
terlebih dahulu didefinisikan secara jelas, terutama dari segi operasional yang sesuai dengan
fungsi-fungsi manajemen yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam proses pengelolaan
perpustakaan madrasah. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap
perencanaan ini, yakni :
1). Menentukan tujuan perpustakaan madrasah
Dalam menentukan tujuan, pustakawan madrasah dapat bekerjasama dengan guru
untuk menentukan materi atau bahan-bahan yang sesuai dengan tingkat pendidikan,
ketrampilan yang dibutuhkan da n penyediaan bahan sesuai dengan mata pelajaran yang
diajarkan.
2). Mengidentifikasi pemakai dan k ebutuhannya
Bahan-bahan dan sumber informasi yang ada di perpustakaan perlu untuk diatur sebaik
mungkin sehingga guru maupun s iswa dapat memperoleh informas i dan pengetahuan dengan
cepat, tepat, dan akurat. Kond isi ini bisa diwujudkan dengan memahami da n mengetahui siapa
saja yang memanfaatkan fasilit as perpustakaan dan apa yang m enjadi kebutuhan mereka.
b. Pengorganisasian (organizing)
Organizing merupakan aspek manajemen yang menyangkut penyusunan organisasi
manusia dan bahan /materi. Kegiatan ini meliput i :
1). Pengaturan layanan peminjaman yang efisien kepada pemustaka.
2). Menyediakan sistem yang efisie n mengenai pelayanan pemesanan koleksi.
3). Memberikan sistem yang fleksib el bagi siswa, baik perorangan maupun kelompok dan
guru dalam menggunakan fasilitas perpust akaan.
4). Menjalankan suatu sistem yang memungkinkan sumer-sumber informasi dalam bentuk
perangkat keras.
5). Mengawasi dan mengatur tugas b agi pustakawan dan staff.
c. Pelaksanaan (actuating)
Pustakawan harus mampu menata, mengatur pelaksanaan, dan menjalankan keputusan-
keputusan pimpinan sesuai dengan visi dan misi madrasah serta selalu melakukan
inprovisasi demi kenyamanan da n efisiensi pelayanan.
d. Pengendalian (controlling).

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 4

Pustakawan harus menyadari pen tingnya kontrol di perpustakaa n, diantaranya adalah :

1). Selalu menyadari tujuan yang s edang dilakukan.
2). Menghindari kegiatan yang tida k efisien.
3). Evaluasi terhadap pelayanan ya ng telah dilakukan.
2. Organisasi Perpustakaan Madrasah
a. Pengertian
Organisasi adalah sebuah perkumpulan atau bisa juga disebut dengan suatu bentuk
kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu keterikatan (perjanjian) untuk
mencapai suatu tujuan tertentu . Menurut Bernard, organisasi adalah suatu sistem mengenai
usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. James D. Mooney
merumuskan bahwa organisasi ialah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai
suatu tujuan bersama. Sondang P. Siagian mengatakan, bahwa o rganisasi adalah setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
bersama, dan terikat secara fo rmal dalam suatu ikatan hirarkis dan selalu terdapat hubunga n
antara seseorang atau sekelomp ok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok
orang yang disebut bawahan.
Pendapat para, ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi diwujudkan
oleh adanya sekelompok orang yang berserikat dan bekerjasama untuk mencapai
suatu kepentingan yang telah disetujui bersama. Butir-butir penting yang dapat
dirumuskan dari definisi organisasi adalah:
1) Adanya kelompok orang yang bekerja sama
2) Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai
3) Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan
4) Adanya penetapan dan pengelompokan. pekerjaan
5) Adanya wewenang dan tanggung jawab
6) Adanya pendelegasian wewenang
7) Adanya hubungan satu sama lain
8) Adanya penempatan orang yang akan melakukan pekerjaan
9) Adanya tata tertib yang harus ditaati
Jika ditilik dari beberapa asp ek di atas, organisasi adalah wadah kegiatan adminsitrasi
dan manajemen, sedang administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan kerja
yang dilakukan oleh semua tena ga yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 5

telah ditentukan. Manajemen adalah keterampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah d itentukan dengan cara menggera kkan orang-orang lain dalam
organisasi. Manusia merupakan unsur terpenting dalam proses administrasi karena
bertindak sebagai tenaga penggerak.
Karena organisasi merupakan ku mpulan manusia yang secara sadar ingin mencapai
tujuan bersama, maka organisasi bersifat dinamis dan berkembang. Jika organisasi tidak
berkembang, maka lama-kelamaan organisasi tersebut akan mati dan tidak menunjukkan
aktivitasnya sama sekali. Sebagai alat administrasi dan mana jemen, orgainsasi dapat ditinjau
dari dua segi, yakni :
1) Organisasi sebagai wadah
Sebagai wadah, organisasi meliki sifat yang relatif tetap dan pola dasar struktur
organisasi yang relatif permanen. Namun demikian bukan berarti bahwa organisasi
tersebut statis, organisasi harus bersifat dinamis. Dinamika ini menujukkan bahwa
sebagai wadah maka organisasi tersebut tumbuh dan berkembang. Suatu organisasi
yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang
menimbulkan beban kerja. Bila ada unit kerja di luar struktur seperti tim, panitia, dan
panitia ad-hoc, hal itu menunjukkan bahwa unit organisasi yang seharusn ya melembaga
tidak atau kurang mampu melaks anakan tugas kewajibannya.
2) Organisasi sebagai proses interaksi
Sebagai proses, organisasi menyoroti interaksi antara orang-orang di dalamnya.
Interaksi ini dapat menimbulkan hubungan formal dan informal. Hubungan formal
antara orang-orang dalam organisasi telah diatur dalam dasar hukum rincian susunan
organisasi serta hubungan yang bersifat hirarkis dan biasanya tergambar dalam bagart
struktur organisasi. Hubungan informal tidak diatur dan tidak terlihat dalam struktur
organisasi.
b. Unsur Organisasi
Beberapa ahli manajemen memandang bahwa unsur organisasi sangat penting
untuk mencapai tujuan. Adapun unsur organisasi adalah sebagai berikut.
1) Manusia artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia, jika adamanusia
yang bekerja sama, ada yang memimpin dan ada yang dipimpin
2) Sasaran, artinya organisasi baru ada jika ada tujuan yang dicapai secara
bersama-sama.

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 6

3) Tempat kedudukan artinya organisasi baru ada jika, ada tempat dan
kedudukannya secara tetap ataupun secara sementara.
4) Pekerjaan, artinya organisasi baru ada jika ada pekerjaan yang akan dikerjakan
serta, adanya pembagian kerja secara jelas, apa dikerjakan siapa atau siapa.
mengerjakan apa.
5) Teknik, artinya organisasi baru ada jika terdapat unsur-unsur teknis.
6) Struktur, artinya organisasi baru ada, jika ada hubungan antara manusia yang
satu dengan yang lain sehingga tercipta organisasi.
7) Lingkungan, artinya organisasi baru ada jika ada lingkungan yang saling
mempengaruhi misalnya sistem kerjasama sosial.
c. Penyusunan Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga, atau unit keria yang bertugas
menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dimanfaatkan.
Lembaga merupakan organisasi yang otonom, sedang unit kerja merupakan organisasi di
dalam organisasi, sehingga memiliki lembaga induk. Tujuan perpustakaan sebagai
organisasi otonom agak berbeda dengan tujuan perpustakaan sebagai anak suatu organisasi
yang telah mempunyai tujuan tertentu. Tujuan perpustakaan yang terakhir ini mendukung
tujuan lembaga induknya.
eWalaupun ada beberapa, jenis perpustakaan seperti perpustakaan umum,
perpustakaan khusus, perpustakaan Madrasah, perpustakaan perguruan tinggi, dan
perpustakaan nasional secara umum tujuannya adalah sama. Namun setiap, jenis
perpustakaan mempunyai tujuan tertentu. Oleh sebab itu organisasi untuk tiap-tiap jenis
perpustakaan bisa berbeda, kar ena secara khusus tuiuannya tiap jenis perpustakaan tidak
sama.
Proses penyusunan organisasi perpustakaan dijabarkan menurut urutan sebagai
berikut:
1) Tujuan Perpustakaan
Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi
literer kepada, masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis
perpustakaannya karena setiap jenis perpustakaan melayani kelompok
masyarakat yang berbeda satu sama lain. Tujuan tersebut adalah sebagai
berikut:

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 7

a) Perpustakaan Nasional di samping melayani masyarakat, juga mempunyai

fungsi lain, yaitu sebagai perpustakaan deposit
b) Perpustakaan Perguruan Tinggi melayani masyarakat khusus suatu
perguruan tinggi
c) Perpustakaan Khusus melayani suatu kelompok masyarakat homogen yang
mempunyai minat dan kebutuhan akan informasi khusus.
d) Perpustakaan Umum melayani seluruh lapisan masyarakat
e) Perpustakaan Madrasah melayani masyarakat khusus suatu Madrasah.
2) Tugas Pokok Perpustakaan
Karena tujuannya memberi layanan infonnasi leterer kepada masyarakat, maka
tugas pokok adalah:
a) Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku,dan non buku sebagai
sumber informasi, dapat dilakukan dengan cara membeli,
meminta/menerima sebagai hadiah, tukar-menukar, atau titipan.
b) Mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tugas, mencatat
pustaka dalam buku induk, mengklasifikasi pustaka, membuatkan katalog
untuk alat telusur, memberi label buku sebagai sandi tempat
menyimpannya, mengatur buku di rak/almari, menyusun kartu-kartu
katalog, merawat pustaka supaya tidak mudah rusak atau hilang.
c) Memberikan layanan bahan pustaka, koleksi yang sudah selesai diolah
kemudian disajikan kepada pengguna perpustakaan untuk dimanfaatkan.
3) Rincian Kegiatan Kerja Perpustakaan
Kegiatan-kegiatan keria yang harus dilakukan oleh perpustakaan sangat
bervariasi, namun demikian pada dasarnya rincian kerja tersebut adalah sama.
Perbedaan rincian kerja disebabkan jenis perpustakaan yang berbeda sehingga
mengakibatkan cakupan tugasnya tentunva juga agak berbeda.
4) Pengelompokan Kegiatan Kerja
Kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama lain dikumpulkan dalam satu
kelompok, maka terdapat tiga kelompok kegiatan yaitu:
a) Kelompok Pembinaan Koleksi, adalah semua kegiatan kelompok yang
berhubungan dengan bahan pustaka, meliputi pengadaan,pengolahan, dan
perawatan.

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 8

b) Kelompok Pelayanan, adalah semua kegiatan kerja yang berhubungan

dengan jasa layanan, meliputi layanan peminjaman pustaka, layanan
referensi, layanan informasi/penelusuran.
c) Kelompok Administrasi adalah semua kegiatan kerja yang berhubungan
dengan admmistrasi kantor di luar kegiatan bidang kepustakawanan.
d. Struktur Organisasi Perpustakaan
Setelah proses penyusunan organisasi perpustakaan selesai sampai ditentukannya
kelompok kegiatan kerja, maka struktur organisasi dapat digambarkan dalam sebuah
bagan. Sebaiknya dalam sebuah struktur organisasi juga perlu dipertimbangkan
masuknya unit atau komisi sebagai lembaga pertimbangan yang secara teknis tidak ikut
campur dalam urusan operasional perpustakaan, akan tetapi diminta bisa memberikan
masukan ide maupun pemikiran tentang kemajuan perpustakaan. Di lingkungan
Madrasah, komisi ini adalah dewan guru. Tidak sernua guru yang duduk dalam dewan
guru dapat melakukan pertimbangan kepada perpustakaan, akan tetapi cukup beberapa
guru yang dipandang memiliki kemauan dan kemampuan dalam bidang itu.
Berikut ini model struktur organisasi perpustakaan madrasah yang bisa dijadikan
rujukan :

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 9

Model 1
Struktur Organisai Perpustakaan Madrasah

Kepala Madrasah

Kepala
Dewan Guru Perpustakaan Tata Usaha
Perpustakaan

Bag. Layanan Bag. Layanan

Teknis Pembaca

Garis Koordinasi
Garis Komando
Catatan:
1. Bila perpustakaan Madrasah memiliki kepala perpustakaan dikarenakan
kondisi Madrasah yang tidak memungkinkan, maka dapat diangkat guru
pustakawan yang akan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan operasional
perpustakaan
2. Antara bagian layanan tekrtis dan layanan pembaca dipisahkan untuk
menunjukkan bahwa kedua bagian tersebut memang secara substansi kegiatan
sangat berbeda. Pemisahan tersebut bukan berarti harus ada dua tenaga. Jika,
dipandang cukup hanya satu tenaga, maka bisa saja dilaksanakan. Bagian
layanan teknis bertanggungjawab mulai dari pengadaan bahan pustaka sampai
proses pembuatan katalog dan penyusunan kartu katalog. Bagian layanan
pembaca bertanggung jawab pada kegiatan layanan di semua lini layanan mulai
dari peminjaman buku, layanan referensi dan la yanan penelusuran informasi.

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 10

Model 2
Struktur Organisasi Perpustakaan Madrasah

Kepala Madrasah

Guru/Petugas Tata usaha

Perpustakaan Perpustakaan

Bag. Layanan Bag. Layanan

Teknis Pembaca

Catatan:
1. Antara bagian layanan teknis dan bagian layanan pembaca dikerjakan secara
tidak terpisah.
2. Guru pustakawan atau petugas perpustakaan membawahi bagian layanan
teknis dan layanan pembaca. Guru pustakawan merangkap bagian tata usaha
perpustakaan.
3. Model ini sesuai untuk Madrasah yang kondisi minat baca mulai tumbuh dan
jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan belum begitu banyak.
JURNAL PERPUSTAKAAN MADRASAH , TAUN 1 - NOMOR 1 - APRIL 2007 ISSN 1978-9548

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 11

Model 3
Struktur Organisasi Perpustakaan Madrasah

Kepala Madrasah

Guru/Petugas Tata Usaha

perpustakaan Perpustakaan

Bag.Layanan Bag. Layanan

Teknis Pembaca

Catatan:
1. Antara bagian tata usaha perpustakaan, bagian layanan teknis dan bagian
layanan pembaca dikerjakan secara tidak terpisah.
2. Guru pustawakan atau petugas perpustakaan merangkap petugas pada tiga
bagian yaitu bagian layanan teknis, bagian layanan pembaca, dan bagian tata
usaha perpustakaan.
3. Model ini biasanya cocok untuk Madrasah Ibtida'iyah yang pada umumnya
memiliki keterbatasan jumlah tenaga.

C. IMPLEMENTASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH

1. Kepemimpinan Manajemen Perpustakaan Madrasah
Kepemimpinan dalam kaitannya dengan manajemen perpustakaan Madrasah
merupakan proses mempengaruhi semua personel yang mendukung pelaksanaan operasional
perpustakaan Madrasah dalam rangka mencapai tujuan penyelenggaraan perpustakaan di
Madrasah. Peran kepemimpinan ini dilaksanakan oleh seorang guru atau tenaga administrasi
(TU) yang ditugaskan oleh Kepa la Madrasah sebagai penanggung jawab dan diberi kewenangan
untuk mengelola penyelenggaraa n perpustakaan di Madrasah .
Fungsi kepemimpinan dalam perpustakaan Madrasah adalah menangani dan
mendukung kelancaran penyelenggaraan proses kegiatan belajar mengajar di Madrasah.
Untuk itu para petugas/karyawan yang ada di perpustakaan perlu diberdayakan agar mereka
dapat mengembangkan kreativitas dan produktivitas kerja bagi kepentingan kualitas layanan
pemakai secara optimal.

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 12

Ada beberapa kompetensi kepemimpinan dalam rangka mengimplementasikan

manajemen perpustakaan Madrasah. Untuk mencapai keberhasilan melalui pencapaian
manajemen mutu terpadu dalam pendidikan, kompetensi vang diperlukan dimaksud menurut
Charles Hoy sebagai berikut:
a. Visi, yaitu (a) kemampuan mengajukan tujuan dan sasaran sesuai keinginan bagi
Madrasah, (b) kemampuan untuk melaksanakan kebutuhan sementara dalam situasi
tertentu, (c) kemampuan memprediksi kebutuhan sesuai tugas, (d) menghasilkan
keaslian,, mengungkapkan imajinasi untuk mengidentifikasi tugas, dan (e) kemampuan
mendemonstrasikan suatu kesadaran tentang dimensi nilai.
b. Keterampilan perencanaan, yaitu (a) kemampuan merencanakan pencapaian target, (b)
kemampuan menilai urutan alternatif strategis sebelum pelaksanaan. suatu rencana, (c)
kemampuan menyadari jadwal. yang sesuai, (d) kemampuan menentukan prioritas, (e)
kemampuan menganalisis elemen penting, dan (6) kemampuan mengembangkan secara,
detail dan urutan logis rencana untuk mencapai sasaran.
c. Berpikir kritis, yaitu (a) kemampuan berpikir analitis dan kritis, (b) kemampuan
menerapkan konsep dan prinsip, dan (c) kemampuan membedakan berpilar rutin dan
berpikir analitis.
d. Keterampilan kepemimpinan, yaitu (a) kemampuan mengarahkan. tindakan dan semua
orang menuju sasaran yang disepakati, (b) menstruktur interaksi untuk menjangkau
tujuan, (c) memimpin penyebaran secara efektif semua sumbernya, (d.) keinginan
menerima tanggung jawab untuk tindakan secara. bersama dan untuk mencapai tujuan, dan
(e) kemampuan bertindak secara meyakinkan dalam situasi yang sesuai.
e. Keterampilan mempengaruhi, yaitu (a) kemampuan untuk memberikan pengaruh
atas yang lain dengan tindakan atau keteladanan, (b) kemampuan untuk
memperoleh keterlibatan yang lain dalam proses manajemen, (c) membujuk staf
untuk menyeirubangkan kebutuhan individual dan keperluan organisasi, dan (d)
membujuk personel untuk memperhatikan keluasan berbagai pilihan.
f. Keterampilan hubungan interpersonal, yaitu (a) kemampuan membangun dan memelihara
hubungan positif, (b) kemampuan merasakan. kebutuhan, perhatian dan keadaan pribadi
dari orang lain, (c) kemampuan mengenali dan menyelesaikan konflik, (d) kemampuan
menggunakan keterampilan dan mendengarkan secara efektif, (e) kemampuan
memberitahukan, menginterprestasi dan merespon perilaku nonverbal,(f) kemampuan

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 13

menggunakan secara efektif urutan komunikasi lisan dan tulisan, dan (g) kemampuan
memberikan umpan balik yang se suai dalam suasana yang sensitif (peka).
g. Percaya diri, yaitu. (a) kemampuan untuk merasa yakin akan potensi pribadi dan
penilaian, (b) kemampuan mendemonstrasikan perilaku tegas tanpa menggerakkan
permusuhan, (c) kemampuan menyusun dan menerima umpan balik dari kinerja
seseorang dan gaya manajemen, (d) kemampuan menyampaikan tantangan kepada yang
lain agar mental, sikap percaya diri mereka, dan (e) kemampuan menyampaikan umpan
balik untuk mengembangkan perc aya diri.
h. Pengembangan, yaitu (a) kemamp uan untuk secara. aktif menemukan cara mengembangkan.
pengetahuan pribadi, (b) kemampuan mendemonstrasikan suatu pengertian mengenai bentuk
pembelajaran diri dan yang lai n, (c) kemampuan secara aktif menatap peluang untuk menangan i
pertumbuhan dalam diri dan yang lain, (d) kemampuan untuk mernasuki pengembangan
kebutuhan, (e) kemampuan melak ukan rancangan, melaksanakan, dan mengevaluasi program
pengembangan, dan (f) kemampua n untuk mengimplementasikan ik lim yang kondusif dan positif
untuk pertumbuhan dan pengemba ngan organisasi.
i. Empati, yaitu (a) kemampuan mengungkapkan kesadaran tentang kebutuhan kelompok dan
kebutuhan seorang anggota, (b) kemampuan mendengarkan dan berkomunikasi dalam
suasana yang konstruktif, dan (c) kemampuan menyatakan hal yang sensitif untuk
mempengaruhi keputusan bagi yang lain.
j. Toleransi terhadap stres, yaitu (a) kemampuan menyatakan perilaku yang sesuai dalam
keadaan stres, (b) kemampuan mendemonstrasikan ketabahan/ule t dalam situasi tekanan, (c)
kemampuan menyisakan secara efektif suatu tingkat pekedaan, (d) kemampuan memehhara
keseimbangan antara beberapa prioritas, dan (e) kemampuan memperhitungkan tingkatan
dari stres orang lain.
Keterampilan kepemimpinan dalam manajemen perpustakaan Madrasah
sebagaimana diungkapkan di atas merupakan cakupan yang luas untuk dipenuhi. Oleh karena
itu diperlukan pendidikan, latihan, dan pengalaman untuk memantapkan keterampilan
memimpin perpustakaan Madrasah. Di samping pengetahuan dan pengalaman, maka latihan-
latihan kepemimpinan dan manajemen perpustakaan Madrasah juga sangat diperlukan.
2. Fasilitas dan Sumber Daya Manusia
Dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) begitu pesat,
perpustakaan Madrasah dituntut untuk menyesuaikan diri dengan perkernbangan IPTEK

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 14

tersebut, dalam arti pengelolaan perpustakaan memanfaatkan teknologi dewasa ini, misalnya
memanfaatkan komputerisasi. Begitu juga dalam ilmu pengetahuan hendaknya koleksi bahan
pustaka (buku dan non buku) perpustakaan Madrasah dapat memenuhi kebutuhan pemakai
baik siswa maupun guru sesuai dengan tuntutan kurikulum yang dipergunaka n Madrasah. Hal
ini mengingat fungsi perpustakaan Madrasah adalah mendukung terlaksananya dan
tercapainya tujuan Madrasah dan tujuan pendidikan pada umumnya sebagaimana telah
diuraikan sebelumnya, maka hendaknya perpustakaan Madrasah selalu diusahakan untuk
mengembangkan fasilitas dan sumber daya manusia dalam pengelolaan perpustakaan secara
memadai dan optimal.
a. Peran Fasilitas
Fasilitas mempunyai peranan penting untuk menjembatani aktivitas ke arah
dengan hasil/produktivitas yang ingin dicapai. Fasilitas yang lengkap, serta
didukung tenaga yang profesional, maka tujuan dan fungsi perpustakaan Madrasah
dapat dicapai.
Fasilitas dalam arti segenap kebutuhan yang dipergunakan untu k
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam usaha kerjasama manusia. Biasanya
faktor manusia atau orang tidak dimasukkan dalam pengertian fasilitas. Adapun
yang dimaksud dengan fasilitas adalah alat-alat, benda-benda, uang, ruang tempat,
metode, serta peralatan apapun lainnya.
Jadi inti dan fasilitas segenap kebutuhan yang mendukung kegiatan dalam
rangka mencapai tujuan perpustakaan Madrasah. Selain itu perlu diperhatikan
berkaitan dengan semangat kerja bagi karyawan, seperti ruang tempat kerja,
adanya ruangan dan peralatan kerja yang lengkap atau memadai. Sehingga dapat
memungkinkan untuk menata rak-rak buku, dan dapat menempatkan buku-buku
atau bahan pustaka lainnya sesuai dengan klasifikasi menurut sistem atau pedoman
tertentu dan dapat memberikan motivasi tersendiri bagi karyawan dalam
menjalankan tugasnya. Di samping itu mempunyai daya dorong tersendiri bagi
pengguna/pemakai jasa, perpustakaan untuk mengetahui lebih jauh tentang
koleksi-koleksi yang ada diperpustakaan Madrasah.
b. Peran Sumber Daya Manusia
Dalam pengelolaan perpustakaan Madrasah, selain tersedianya fasilitas
tersebut. Juga faktor sumber daya manusia sangat menentukan dalam pengelolaan

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 15

perpustakaan. Pada umumnya perpustakaan Madrasah di Indonesia khususnya

pada jenjang pendidikan dasar belum memiliki sumber daya manusia sebagai
pengelola perpustakaan secara baik dan memadai. Kenyataan di lapangan
menunjukkan sebagian besar perpustakaan Madrasah di MI dikelola, oleh seorang
guru atau tenaga administrasi (TU). Bahkan mungkin ada di suatu MI
perpustakaan Madrasahnya tidak dikelola sebagaimana mestinya. Kondisi ini
mengindikasikan sebagian besar perpustakaan Madrasah belum memiliki
karyawan. yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan, dokumentasi dan
informasi. Disamping itu tidak proporsional dalam menempatkan tenaga sebagai
pengelola perpustakaan Madrasah.
Akibatnya perpustakaan Madrasah seperti ini tidak mungkin diandalkan untuk
membenkan layanan perpustakaan secara, baik dan maksimal. Jika layanan yang
diberikan itu rendah, akibatnya pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh pemakai juga
rendah. Sehingga bagaimanapun komplitnya, koleksi suatu perpustakaan Madrasah
tanpa didukung oleh layanan yang berkualitas akan menyebabkan koleksi tidak dapat
dimanfaatkan semaksimal mungkin. Oleh sebab itu untuk tercapainya. Fungsi dan
tujuan perpustakaan Madrasah sebagaimana, yang diimpikan tentunya, pihak Madrasah
menempatkan tenaga sebagai pengelola perpustakaan harus benar-benar mampu dalam
mengelola dan mengoperasikan perpustakaan.
Mereka memiliki beban tugas dan tanggung jawab yang berat dibandingkan
sebagai pelaksana administrasi teknis pada umumnya. Seorang guru atau tenaga
administrasi Madrasah yang ditugaskan sebagai pengelola dan mengoperasikan
perpustakaan Madrasah, harus menguasai manajemen perpustakaan, mampu
mengikuti perkembangan kurikulum, memiliki kemampuan/jiwa mendidik dan
mengaplikasikannya dalam bentuk bimbingan membaca serta harus dapat
melaksanakan hal-hal/urusan teknis pengelolaan perpustakaan.
3. Anggaran Perpustakaan
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan. Tanpa anggaran,
perpustakaan tidak mungkin dap at dikelola dan dioperasionalkan dengan sempurna, meskipun
sistemnya bagus dan pustakawannya bermutu. Maka, semua Pustakawan harus mau dan
mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlu kan untuk mengoperasikan
suatu perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu tahun. Setiap perpustakaan harus

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 16

membuat rencana, anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya, atau lembaga
lain yang berkewajiban memberi anggaran kepada perpustakaan.
Rincian penggunaan anggaran perpustakaan pada umumnya. dikelompokkan
dalam beberapa bagian seperti:
a. Operasional perpustakaan seperti pembayaran telepon, listrik, air.
b. Pengadaan alat kantor.
c. Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka.
d. Pemeliharaan bahan pustaka.
e. Penyebaran informasi.
f. Pemasaran dan promosi jasa perpustakaan.
g. Perjalan dinas (studi banding, pelatihan atau seminar).
h. Perbaikan dan perawatan gedung.
i. Perbaikan dan perawatan alat.
D. KENDALA MANAJEMEN PERPUSTAKAAN MADRASAH
Pada umumnya, perpustakaan Madrasah di Indonesia masih mengalami berbagai hambatan,
sehingga belum bisa berjalan sebagaimana mestinya. Hambataa tersebut berasal dan dua aspek.
Pertama, adalah aspek strutural, dalam arti keberadaan perpustakaan Madrasah kurang
memperoleh perhatian dari pihak manajemen Madrasah. Kedua, adalah aspek teknis, artinya
keberadaan perpustakaan Madrasah belurn ditunjang aspek-aspek bersifat teknis yang sangat
dibutuhkan oleh perpustakaan Madrasah seperti tenaga, dana, serta sarana dan prasarana. Berikut
ini beberapa kendala yang dialami Madrasah dalam melaksanakan pengelolaan perpustakaan
Madrasah sebagai berikut:
1. Minimnya dana operasional untuk perpustakaan Madrasah. Secara umum memang dana
menjadi persoalan hampir di semua instansi
2. Terbatasnya sumber daya manusia yang mampu mengelola perpustakaan Madrasah serta
mempunyai visi pengembangan ya ng baik
3. Kepedulian pihak manajemen Madrasah terhadap pengembangan perpustakaan yang masih
rendah
4. Terbatasnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang keberadaan
perpustakaan Madrasah.
5. Kebijakan pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan Nasional tentang perpustakaan
Madrasah belum menjadi titik perhatian. Perpustakaan Madrasah masih dianggap sebagai

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 17

sarana pelengkap untuk kegiatan belajar siswa bukan sebagai jantungnya Madrasah untuk
menggerakan proses kegiatan be lajar.
6. Belum diaturnya atau sulitnya diatur dalam kurikulum. tentang jam khusus bagi siswa untuk
berbagai kegiatan pemanfaatkan dan atau kegiatan di perpustakaan Madrasah. Tidak adanya
jam khusus penggunaan perpustakaan yang terintegrasi dengan kurikulum, sehingga fungsi
perpustakaan Madrasah seakan-akan hanya sebagai bursa peminjaman buku bagi siswanya
pada jam istirahat Madrasah. Siswa tidak pernah punya waktu untuk berlama-lama di
perpustakaan Madrasah, karena memang tidak ada alokasi waktu secara khusus untuk
kegiatan itu

E. KESIMPULAN
1. Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua
faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk
mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu.
2. Manajemen perpustakaan Madrasah pada dasarnya tidak lepas dari fungsi-fungsi manajemen
itu sendiri yaitu, perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan
(actuating), dan pengawasan (controlling) yang jika diterapkan dengan baik akan tercapai tujuan
dari lembaga tersebut.
3. Perpustakaan Madrasah masih banyak mengalami berbagai hambatan, sehingga belum
bisa berjalan sebagaimana mestinya. Hambatan tersebut disebabkan dua aspek.
Pertama, aspek struktural, dalam arti keberadaan perpustakaan madrasah masih
kurang memperoleh perhatian dari pihak manajemen/pimpinan. Kedua, aspek teknis,
artinya keberadaan perpustakaan madrasah belum ditunjang aspek-aspek bersifat
teknis yang sangat dibutuhkan oleh perpustakaan, seperti tenaga/SDM yang memadai,
dana, serta sarana dan prasarana.

Penulis : Ali Mas’ud Kholqillah

Saat ini menjabat sebagai :
 Kepala Perpustakaan IAIN Sunan Ampel Surabaya
 Ketua APPTIS (Asosiasi Perpustakaan Perguruan
Tinggi Islam) se-Indonesia
 Dosen Fakultas Tarbiyah IAIN Sunan Ampel Surabaya
 Ketua PW LTMI NU Jawa Timur
 Pengurus FKUB (Forum Kerukunan Umat Beragama)
Jawa Timur

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.
 18

Bahan Bacaan

Bafadal, Ibrahim. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara, 1996.

Basuki, Sulistyo. Pengatar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama,1993.

Burhanuddin. Analis administrasi, Manajemen dan Kepemimpinan

Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara, 1994.

Darmono, Manajemen dan Tata Kerja perpu stakaan Sekolah. Jakarta : Grasindo, 2001.

HS, Lasa. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media, 2005.

HS. Lasa, Petunjuk Praktis Pengelolaan Perpustakaan Masjid dan Lembaga Islamiyah.
Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 2004.

Ibnu Ahmad, Shaleh. Penyelenggaraan Perpus takaan Sekolah. : Jakarta : Hidakarya Agung, 1999.

Ns, Sutarno. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Samitra Media Utama, 2004.

Soeatminah. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius, 1992.

Sumardji. Mengelola Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1997.

-------. Pelayanan Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1995

-------. Perpustakaan : Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta : Kanisius, 1988

Sutarno. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Bogor : Grafika Mardi Yuana, 2004

Trimo, Soejono. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Jakarta : Remaja Rosdakarya, 1997.

Undang-Undang RI No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta : Tamita Utama, 209

Makalah ini disampaikan pada Pembinaan Pustakawan Madrasah Aliyah se-Jawa Timur yang
diadakan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur pada hari Rabu tanggal
19 Mei 2010.