BAB IX

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

A. Istilah dalam Teknologi Database Konsep dasar penyimpanan database yaitu: Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya : Karyawan, persediaan,dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut. Atribut adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelanggan,nama pelanggan, batas kredit, dll. Characters adalah huruf atau angka. Data value adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Field yiatu kumpulan elemen data kecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut dari sebuah entity. Fileadalah sekumpulan record yang sejenis. Database adalah kumpulan file-file yang yang membentuk satuan data yang besar.

Jenis-Jenis File : File Induk (master file) : File yang berisi data relatif permanen. Contoh : record dalam file piutang dagang berisi informasi tentang nama pelanggan, alamat, dan saldo. File Transaksi (transaction file) : Yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara. File Tabel (table file) : File yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi. Contoh : tarif pajak, tabel biaya pengiriman. File Sejarah (history file) : File yang berisi transaksi yang telah diproses. File Cadangan (backup file) : File yang berisi duplikat (copy) sebuah file. Suspensi File : File yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemprosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Contoh : transaksi penjulan kredit tanpa record piutang dagang. Report File : File sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggak berikutnya.

B. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya Terdapat 3 tingkatan arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen daabase :Tingkat Konseptual, tingkat logika,dan tingkat fisik. Pada tingkat konseptual database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klafikasi. Field dan record dalam database distruktur dan diorganisasi dalam cara yang logis,yang kemudian berkembang menjadi struktur data logika. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yakni hierarkis, jaringan, dan relasional.Terdapat tiga metode akses yang paling penting (sekuensial, sekuensial berindeks, dan langsung).

Arsitektur Database Tingkat Konseptual Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang populer.Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada. Model konseptual lainnya yang bisa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati kompenen-kompenen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas objek. Dalam metode ini kelas objek adalah sebuah segmen dansebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. Dan OMT menentukan hubungan antar segmen. Hal yang paling mendasar dalam buhungan ini disebut pewarisan. Hubungan Pewarisan diciptakan ketika sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas.

Arsitektur Database Tingkat Logika Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema atau model database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah :

1.

Model Pohon atau Hierarkis Pada struktur pohon, setiap lingkaran menunjukan satu set field (segemen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak(children), dan hubungan antara children dan parent disebut branch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaran children tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

2.

Model Jaringan Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu parent. Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon. Contoh : Model CODASYL adalah sebuah model jaringan.

3. Model Data Relasional Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan

Arsitektur Database Tingkat Fisik Pada sebuah akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. File sekunsisial bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file. Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi. Suatu file dimungkinkan untuk memiliki lebih dari satu indeks. Sebuah file dikatakan terinversi penuh bila terdapat indeks di setiap fieldnya. File sekuensi berindeks adalah sebuah file sekuensi yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DASD) dan diberi indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method (ISAM). ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuensi dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai. File ISAM secara structural terdiri atas tiga daerah yang berbeda : indeks, bidang utama, dan bidang overflow. Sistem Manajemen Database Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui fille-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beraram output dan laporan-laporan. Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu : 1. Data Description Language (DDL) DDL memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu : nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dll) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan posisi untuk Nomor Jaminan Sosial). 2. Data Manipulasi Language (DML) DML terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi dan ekstraksi data. Empat bentuk DML yang merupakan kompenen SQL adalah : SELECT, UPDATE, DELETE, DAN INSERT. 3. Data Query Language (DQL) DQL adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database.

TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Sistem Informasi & Organisasi Bisnis Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi. Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor menguraikan penggunaan teknologi elektronik di dalam kantor atau tempat kerja. Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi prosesproses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian. Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

2. Siklus Pemrosesan Transaksi Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda,yaitu dengan pendekatan siklus transaksi.Siklus secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis : a) Siklus pendapatan,kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut. b) Siklus pengeluaran,kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. c) Siklus produksi,kejadian yang terkait dengan tranformasi sumber daya menjadi barang dan jasa. d) Siklus keuangan,dimana kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengolahan dana termasuk kas. Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang saling terkait secra logis.Pada model siklus transaksi,selain keempat siklus tersebut ada siklus kelima ayitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Proses Pengendalian Internal,dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama menejemen adalah stewardship. Elemen Proses pengemdalian Internal,dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atastercapainya tujuan yaitu : 1.Efektiovitas dan efisien operasi perusahaan. 2.Reliabilitas pelaporan keuangan. 3.Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada. Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

Pemisahaan fungsi-fungsi akuntansi,dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau depertemen yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang lumrah adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ke tangan bendahara. Fungsi Audit Internal,menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusu audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi.Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3. Akuntansi & Teknologi Informasi Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Sistem Informasi akuntansi,dimana sistem berbasis computer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukungoperasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

EVALUASI TEKNOLOGI DATABASE (SMD) LATAR BELAKANG dengan makin berkembangnya teknologi informasi terutama dalam bidang sistem informasi geografis dan internet maka, makin dirasakan perlunya sebuah basis data dalam bidang sumber daya mineral yang dapat mengikuti perkembangan teknologi dimaksud.

pengembangan basis data ini akan dilaksanakan bertahap berdasarkan tahapan pekerjaan yang dapat dibagi menjadi pekerjaan pengumpulan data. pengisian formulir data base,data enty,digitasi peta,analisis data,vertifikasi data, adlah penggabungan basis data dengan internet (pembuatan aplikasi WEB). dengan adanya basis data sumbr daya mineral dan batu bara di indonesia ini diharapkan data dan informasi mengenai ketrpdatan,komoditi,sumberdaya dan cadangan bahan galian mineral dan batu bara di indonesia dapat dengan cepat di sajikan dan dapat dengan mudah di perbarui sehingga memudahakan bagi pengguna dalam memanfaatkannya.

MAKSUD DAN TUJUAN PEKRJAAN adapun maksud dan tujuan pekerjaan dapat dikelompokan sebagai berikut : Dapat dijadikan sebagi acuan dasaar bagi daerah otonom dalam membentuk strukutur basis data sumberdaya mineral dan batu bara untuk daerah yang bersangkutan. Menjadi suatu sistem penyimpanan data (bank data) sumber daya mineral nasional yang fleksibel, efisien dan sistematis selalu megikuti perkembangan teknologi informasi. Dalam penerapannya digunakan tegnologi relational database management sistem (RDBMS) dalam hal ini digunakan perangkat lunak microsoft SQL server dan internet sehingga data dan informasi dimaksud dapat secara on-line disajikan kepada barbagai pengguna baik di dalam atau di luar lingkungan kerja direktorat Inventarisasi Sumberdaya Mineral.

TAHAPAN PEKERJAAN DAN PELAKSANAAN Tahapan pekerjaan ini dapat di bagi dan diuraikan sebagai berikut : 1) pengumpulan data premier sebagai langkah awal dalam mencari dan mengelompokan data, baik dari laporan penyelidikan, informasi lainnya dan diskusi. 2) pengelompokan struktur database berdasarkan komoditi dan bidang berupa tabel-tabel. 3) penggunaan RDBMS untuk pembentukan struktur database. 4) pembuatan formulir isian. 5) pengisian formulir isian. 6) pemasukan data dari formulir isian ke database. 7) pemasukan data spasial. 8) melakukan vertifikasi data. 9) intregrasi data tekstual dan data spasial sehingga membentuk kesatuan sistem informasi geografis. 10) HASIL PEKERJAAN Hasil pekerjaan pada tahun ini berupa basis data dan sistem informasi geografis keterdapatan (titik) sumber daya mineral logam, non logam, evaluasi, batubara, dan gambut.dapat dirinci sebagai berikut : mineral logam terdiri dari 50 laporan yang menghasilkan 64 wilayah dan 160 titik GIS. selain itu pula telah di selesaikan pembuatan halaman WEB untuk pengisian data mineral logam dan non logam, sedangkan halaman WEB untuk pengisian data batubara dan gambut masih dalam pekerjaan.