SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A

RESUME
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Semester Genap Pada Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen Hj. Roshilawati, Dra. M.Pd

LALAN RAYATULLAH NPM : 0943102010028

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MAULANA YUSUF BANTEN 2011
STIA Maulana Yusuf Banten 1

KATA PENGANTAR Assalamualaikum wr wb. Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat taufik dan hidayahnya serta inayahnya kita diberikan berbagai nikmat yang tak ternilai sehingga kita dapat melaksanakan aktifitas keseharian yang diantaranya dapat senantiasa menempuh proses pendidikan pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Maulana Yusuf Banten dengan sebaik-baiknya guna menyongsong masa depan gemilang yang semata-mata mengharap ridho-Nya. Amin Salawat serta salam semoga tetap tercurahkan untuk junjungan kita Nabi Muhammad SAW, sebagai sang pioneer serta keluarga dan sahabatnya hingga akhir zaman. Tersusunnya resume Sistem Informasi Manajemen ini yang bersumber dari buku karya Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A ini merupakan sebagai referensi tambahan bagi penyusun sendiri guna mendukung proses pembelajaran pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Maulana Yusuf Banten dengan program studi Ilmu Administrasi Negara, disamping itu dengan tersususnnya resume ini semoga dapat memberikan sumbangsih sebagai wujud upaya dari menggali dan mengembangkan khasanah studi Sistem Informasi Manajemen dan mudahmudahan sebagai referensi tambahan bagi pembaca pada umumnya. Selanjutnya, semoga kehadiran resume ini dapat bermanfaat secara positif walaupun penyusun menyadari bahwa resume ini sesungguhnya jauh dari kesempurnaan, untuk itu saran, masukan dan kritik yang konstruktif dengan senang hati penyusun terima untuk perbaikan dalam karya-karya selanjutnya. Akhirnya kepada Allah SWT jualah kita berdoa mudah-mudahan resume ini dapat bermanfaat bagi kita semua, dan semoga senantiasa menjadi amal ibadah yang kelak mendapat pahala disisi Allah SWT. Amin Wassalamualaikum wr wb. Serang , Penyusun Lalan Rayatullah Maret 2011

STIA Maulana Yusuf Banten

DAFTAR ISI Kata Pengantar .......... i Daftar Isi ....... Bab 1 Pendahuluan ... Ciri-ciri Masyarakat Informasional Tahap-tahap Penanganan Informasi ... Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi . Struktur Organisasi Ditinjau dari Segi Informasi . Bab 2 Sistem Informasi Sebagai Pendukung Proses Manajemen Proses Manajerial ... Bab 3 Dukungan Informasi Untuk Berbagai Bidang Fungsional . ii 1 1 3 4 6 7 8 13

Tiga kategori Peranan Manajemen . 7

Jenis-jenis Informasi Untuk Berbagai Bidang Fungsional . 13 Produksi Sebagai Bidang Fungsional . 14 Pemasaran Sebagai Bidang Fungsional .. 14 Promosi Sebagai Bidang Fungsional . Penjualan Sebagai Bidang Fungsional ... Proses Manajemen Logistik ... Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Bidang Fungsional .. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Bab 4 Penciptaan, Pemeliharaan, dan Penggunaan Sistem Manajemen . Pengolahan Data . 20 Aplikasi Data Pemeliharaan Sistem .. Teknik Pemilihan Sistem Pengolahan Data ... Bab 5 Audit Sistem Informasi Manajemen .. Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data . Audit Proses Pengolahan Data ... 20 21 22 22 22 15 16 17 17 17

Manajemen Logistik Sebagai Bidang Fungsional .. 16

informasi 19

Sekilas Tentang Internet . 21

STIA Maulana Yusuf Banten

Audit Perangkat Keras ... Audit Perangkat Lunak .. Audit Pekerja Otak . Daftar Pustaka ..

22 23 23 24

STIA Maulana Yusuf Banten

BAB 1 PENDAHULUAN Pengamatan dan kenyataan menunjukkan bahwa perkembangan dan terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut dimasa depan. Oleh karenanya kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam memanfaatkan informasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial akan turut menentukan keberhasilan dalam mengelola organisasi. Untuk menunjukkan betapa pentingnya peranan informasi dalam kehidupan modern saat ini, berkaitan dengan masyarakat yang mengolah informasi secara tradisional dalam arti tidak menggunakan sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional, namun sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknolgi informasi disebut sebagai masyarakat informasional. Dalam masyarakat yang hidup sebelum tibanya era reformasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin-mesin yang bukan komputer, bahkan dalam era reformasi saat inipun tidak sedikit organisasi terutama organisasi yang kecil organisasi yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual atau mekanik. Akan tetapi komputer dan perangkat lunaknya yang terdapat dipasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang semakin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi. Dengan demikian lahirnya masyarakat informasional bukan saja karena makin pentingnya peranan informasi dalam mengelola organisasi, akan tetapi juga sebagai akibat pemanfaatan perkembangan dan terobosan teknologi informasi, baik dilihat dari aneka ragam perangkat kerasnya maupun dari dukungan perangkat lunaknya yang beragam sesuai dengan kebutuhan. Ciri-ciri Masyarakat Informasional Berikut ini dapat digambarkan perbandingan ciri-ciri Masyarakat Informasional tersebut dapat dilihat dalam table dibawah ini :

STIA Maulana Yusuf Banten

Perbandingan Masyarakat Prainformasional dan Masyarakat Informasional No

1

Ciri
2

Masyarakat Prainformasional
3

Masyarakat Informasional
4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Dasar Ilmiah Jumlah informasi Tingkat pertambahan informasi Dasar seleksi Kecepatan transmisi informasi Lingkup informasi Biaya pengadaan Isi informasi Lokasi informasi Jangkauan terhadap informasi Cara penyampaian informasi Jenis interdepedensi Variabilitas informasi Unit untuk penanganan informasi Struktur pengolahan informasi Kerangka nilai interprets Ukuran teknologi informasi Tingkat kompleksitas Arus informasi Pemecahan masalah Partisipasi sosial dalam pengolahan Tingkat kerahasiaan Orientasi waktu

Paradigma yang kaku Langka Linear Kabur Lambat Sempit Mahal Stabil Tetap Terbatas Monomedia Rendah Pengalaman langsung Individu Hierarkis Monistik Besar Sederhana Dari orang ke banyak orang Lokal Perwakilan (by proxy) Penuh kerahasiaan Masa lalu

Kemampuan menggabung yang kreatif Melimpah Eksponensial Tepat Cepat Luas Murah Berubau-ubah Mobil Terbuka Multimedia Tinggi Tidak langsung Mesin/bantuan mesin Horizontal Pluralistik Kecil Kompleks Dari banyak orang ke seorang Berdasarkan pendekatan kesisteman Universal dan langsung Penetratif Masa depan

STIA Maulana Yusuf Banten

Tahap-tahap Penanganan Informasi : Semakin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu organisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan produk sebab akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yeng membawa serta berbagai macam permasalahan dengan berbagai bentuk dan jenisnya yang intensitasnya sangat bebrbeda dari masa-masa sebelumnya. Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, yaitu : 1. Penciptaan informasi 2. Pemeliharaan saluran informasi 3. Transmisi informasi 4. Penerimaan informasi 5. Penyimpanan informasi 6. Penelusuran informasi 7. Penggunaan informasi, dan 8. Penilaian kritis dan umpan balik Secara skematis tahapan penanganan informasi dapat digambarkan sebagai berikut : Tahap-tahap Penanganan Informasi Penciptaan Informasi Pemeliharaan Saluran Transmisi Selektif Penerimaan Selektif Penyimpanan dan Penelusuran Penggunaan Evaluasi Kritis dan Umpan Balik

Teknologi Informasi

STIA Maulana Yusuf Banten

Tahapan-tahapan tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa pentingnya peranan informasi bagi manajemen dalam mengemudikan jalannya roda organuisasi. Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi Kepemimpinan merupakan inti manajemen, sebagai inti dari manajemen kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap efektifitas sistem informasi yang digunakan dalam organisasi, sebagaimana juga pengarunya terhadap efektifitas berbagai sistem organisasi lain. Salah satu alasan utamanya adalah karena salah satu peranan dari orang-orang yang menduduki jabatan pimpinan dalam organisasi ialah peranan informasional. Dalam memainkan perannya tersebut pimpinan dapat bertindak selaku : 1. Pencipta sistem informasi 2. Penerima informasi 3. Penyalur informasi 4. Pemakai informasi, dan 5. Penilai informasi Dengan berbagai peranan tersebut terlihat bahwa peranan kepemimpinan dalam organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas untuk pencapaian keberhasilan tujuan organisasi, untuk lebih menunjang hal tersebut pimpinan organisasi mau tidak mau harus dapat terlibat dalam seluruh tahapan penanganan informasi. Dari sudut pandang kacamata kepemimpinan dua sisi yang menonjol ialah peranan pimpinan dalam penerimaan dan transmisi informasi disatu pihak serta pengambilan keputusan untuk menindaklanjuti oleh para bawahannya dipihak lain. Kedua sisi tersebut dapat digambarkan dalam bagan dibawah ini :

STIA Maulana Yusuf Banten

Struktur Kepemimpinan Sebagai Komponen Penanganan Informasi Dengan Pengaruhnya Terhadap Organisasi Manajemen puncak dan informasi Manajemen madya dan informasi Manajemen rendah dan informasi = Penerimaan dan transmisi informasi = Keputusan dan tindak lanjut Selain memahami pengaruh kepemimpinan terhadap informasi dalam organisasi, keterlibatan pimpinan dalam pemciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut tidak selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan tersebut. Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi ialah : 1. Penelitian dasar yang bersifat ilmiah 2. Eksperimensi atau percobaan laboratorium 3. Pengembangan 4. Pelatihan untuk aplikasi 5. Penggunaan, dan 6. Umpan balik. Dengan tahapan sistem informasi tersebut diatas campur tangan pimpinan organisasi merupakan keharusan mutlak, atau kelompok manajemen dalam organisasi harus terlibat aktif dalam seluruh tahap proses penciptaan dan penggunaan informasi. Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut :

STIA Maulana Yusuf Banten

Kepemimpinan dan proses penciptaan serta penggunaan informasi

Penelitian ilmiah dasar Eksperimensi laboratoria Umpan Balik Pengembangan Latihan untuk aplikasi Penggunaan Intervensi Pimpinan

Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi Informasi Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari dua sisi, yaitu : a. Adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin, dan b. Adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi baik secara parsial atau inkremental, departemental, atau lintas departemental maupun yang dihadapi oleh organisasi sebagai keseluruhan.

STIA Maulana Yusuf Banten

10

BAB 2 SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN Tiga Kategori Peranan Manajemen : 1. Peranan yang bersifat Interpersonal Peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan untuk menumbuh suburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini sering menampakkan dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu : Pertama Kedua Ketiga : peranan yang bersifat simbolis : peranan selaku pimpinan : peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu peranan selaku wakil organisasi dalam menghadapi pihak diluar organisasi yang mempunyai kemitraan atau hubungan kerja dengan organisasi yang bersangkutan. 2. Peranan Informasional Peranan kedua ialah peranan informasional, yang dimaksud dengan peranan ini ialah bahwa dalam kedudukannya selaku unsur pimpinan dalam organisasi, menjadi pemantau arus organisasi disamping peranan selaku penerima dan pembagi informasi. 3. Peranan Selaku Pengambil Keputusan Pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambil keputusan, baik yang bersifat strategis, fungsional, dan teknik operasional. Peranan tersebut timbul karena manajemen memiliki wewenang untuk bertindak selaku : a. Wirausahawan b. Peredam ketidaktenangan c. Penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya manusia dan dana, serta d. Selaku perunding.

STIA Maulana Yusuf Banten

11

Kesemua peranann tersebut akan dapat dimainkan oleh manajemen dengan tingkat efektifitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan peranan tersebut bagi manajemen tersedia semua jenis informasi yang diperlukannya. Proses Manajerial Organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada : a. Penentuan tujuan dan sasaran b. Perumusan strategi c. Perencanaan d. Penentuan program kerja e. Pengorganisasian f. Penggerakan sumber daya manusia g. Pemantauan kegiatan operasional h. Pengawasan i. Penialaian, serta j. Penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi sebagai berikut : 1. Penentuan Tujuan Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Berkaitan dengan tujuan, terdapat paling sedikit tiga hal yang sangat menarik untuk diperhatikan. Pertama Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh para pendiri organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang diselenggarakan kemudian diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut. Kedua Semua anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan tersebut sebagai suatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari latar belakang, preferensi pribadi, dan motivasi para anggota organisasi tersebut. STIA Maulana Yusuf Banten 12

 Ketiga Tujuan dipandang sebagai suatu yang menjadi bintang penuntun dan sekaligus sebagai titik kulminasi kegiatan dalam organisasi yang antara lain berarti bahwa apapun yang terjadi kemudian dalam organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Berarti bahwa berbagai kegiatan lain yang secara tidak langsung mendukung upaya pencapaian tujuan dapat dikatakan sebagai kegiatan mubazir. 2. Pentahapan Pencapaian Tujuan Keseluruhan upaya pencpaian tujuan harus dipandang sebagai suatu proses, oleh karena itu agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik dalam arti pentahapan pencapaian bagianbagianya maupun pentahapan dalam arti periodisasinya. Dengan perkataan lain perlu ditetapkan sasaran-sasaran yang sering dikenal dengan istilah tujuan antara atau yang ingin dicapai pada satu kurun waktu tertentu. Karena sasaran merupakan tujuan antara, maka ciri-cirinya pun agak berbeda dengan ciri-ciri tujuan akhir, yaitu : a. Kurun waktu pencapaiannya ditentukan seperti lima tahun b. Tidak lagi idealistic melainkan didasarkan pada pemikiran pragmatism dalam arti bahwa sasaran tersebut diyakini memang mungkin dicapai c. Dinyatakan secara kwantitatif sepanjang hal itu mungkin dilakukan, dan d. Sasaran merupakan target yang konkret. 3. Perumusan Strategi Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas, dilingkungan dunia bisnis, strategi pada umumnya didefinisikan sebagai pernyataan sadar oleh manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh organisasi sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak dimasa yang akan datang. Berangkat dari definisi tersebut, manajemen mungkin melakukan stratifikasi strategi, akan tetapi mungkin juga tidak. Ukuran organisasi merupakan salah satu faktor penentunya. Artinya, bagi suatu organisasi yang masih kecil pada umumnya stratifikasi strategi tidak diperlukan. Akan tetapi

STIA Maulana Yusuf Banten

13

untuk suatu organisasi yang besar diperlukan stratifikasi strategi, yaitu dalam bentuk : a. Strategi akbar yang berlaku bagi seluruh organisasi b. Strategi induk bagi satuan-satuan usaha didalamnya c. Strategi dasar bagi berbagai bidang fungsional dalam organisasi, dan d. Strategi operasional bagi satuan-satuan kerja yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya teknis dan operasional. 4. Fungsi Perencanaan Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu dimasa depan. Karena perencanaan merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan, perlu diketahui secepat mungkin berbagai risiko dan faktor-faktor yang menjadi penyebab ketidakpastian. Sangat penting untuk disadari bahwa muatan risiko dan ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang, jangka menengah, apalagi jangka pendek. Berarti jumlah, bentuk, jenis, dan sifat informasi yang diperlukanpun jelas berbeda dan manajemen harus memahami perbedaan-perbedaan tersebut. 5. Penyusunan Program Kerja Penyusunan program kerja merupakan perencanaan jangka pendek, dengan demikian penyusunan program kerja merupakan rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau menengah. 6. Fungsi Pengorganisasian Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dapat disimak secara cermat definisi tersebut menunjukan ada lima implikasi informasionalnya, yaitu : a. Organisasi sebagai wadah b. Organisasi sebagai proses c. Tipologi organisasi

STIA Maulana Yusuf Banten

14

d. Prinsip-prinsip organisasi e. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap struktur organisasi. 7. Pergerakkan Sumber Daya Manusia Pergerakkan sumber daya manusia yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian pekerjaan, informasi tentang analisis pekerjaan, informasi tentang standar mutu kinerja yang diharapkan, informasi tentang berbagai sistem imbalan yang diterapkan oleh berbagai organisasi, informasi tentang berbagai peraturan perundang-undangan yang menyangkut penggunaan tenaga kerja, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik. 8. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional Penyelenggaraan merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah apakah organisasi berjalan diatas rel yang benar atau tidak. 9. Penilaian sebagai komponen proses Manajerial Definisi penilaian dapat dikatakan bahwa penilaian merupakan upaya pembandingan anatara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Penilaian tersebut menunjuk kepada lima hal terkait : a. Penilaian pada kegiatan operasional yang sedang diselenggarakan b. Penilaian menghasilkan informasi tentang semua komponen manajerial c. Penilaian menggambarkan hasil yang dicapai d. Untuk mengkaji ulang semua proses manajerial sehingga perumusan kembali berbagai komponen dengan tepat e. Penilaian yang berorientasi kedepan untuk peningkatan kinerja. 10. Pentingnya Umpan Balik Umpan balik merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam menentukan arah dan langkah yang akan ditempuh dimasa depan baik dalam arti peningkatan efisiensi, efektifitas, dan produktifitas kerja tanpa perubahan

STIA Maulana Yusuf Banten

15

komponen manajerial maupaun melakukan perubahan kebijaksanaan strategi, struktur, sistem imbalan, budaya organisasi, dan pemanfaatan teknologi. Singkatnya umpan balik sangat diperlukan sebagai bahan untuk menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.

STIA Maulana Yusuf Banten

16

BAB 3 DUKUNGAN INFORMASI UNTUK BERBAGAI BIDANG FUNGSIONAL Kenyataan menunjukkan bahwa bidang-bidang fungsional yang terdapat dalam suatu perusahaan diklasifikasikan menjadi dua kelompok utama, yaitu : a. Bidang-bidang fungsional yang bersifat tugas pokok yang memberi kontribusi langsung kepada keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan sasarannya. b. Bidang-bidang fungsional yang menyelenggarakan berbagai fungsi penunjang. Dalam menjalankan fungsinya kedua bidang tersebut memerlukan dukungan informasi dengan berbagai informasi pemndukung yang diperlukan sehingga masing-masing bidang dalam menjalankan fungsinya dengan tingkat efisiensi, efektifitas, dan produktifitas yang setinggi mungkin. Jenis-jenis Informasi Pendukung yang Dibutuhkan Terkait dengan pelaksanaan berbagai bidang fungsional, jenis-jenis informasi yang dibutuhkan itu ialah : a. Informasi dibidang ekonomi b. Informasi dibidang politik c. Informasi situasi ketertiban dan keamanan d. Informasi tentang lingkungan e. Informasi pasokkan bahan mentah dan bahan baku f. Informasi tentang bentuk persaingan yang mungkin dihadapi g. Informasi tentang target group di masyarakat h. Informasi tentang kepuasan konsumen i. Informasi infrastruktur yang dan akan tersedia j. Informasi tentang teknologi yang sudah dikuasai dan dapat diterapkan termasuk teknologi informasi.

STIA Maulana Yusuf Banten

17

Produksi Sebagai Bidang Fungsional Untuk menjalankan barbagai fungsionalnya manajemen produksi memerlukan berbagai informasi, bukan hanya dibidang bisnis yang ditekuni seperti suplai bahan mentah atau bahan baku, keadaan pasar, kondisi persaingan, produk apa yang sedang trendy, dan lain sebagainya, akan tetapi juga berbagai informasi lain seperti tingkat pendidikan masyarakat yang menjadi konsumen, tingkat penghasilannya, preferensinya, peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan bisnis, perkembangan teknologi yang dapat dimanfaatkan, dan informasi lain yang sejenis. Pentingya pemilikan berbagai jenis informasi tersebut akan bermanfaat dan dapat digunakan secara lintas bidang atau lintas fungsi. Pemasaran Sebagai Bidang Fungsional Pemasaran sebagai salah satu bidang fungsional dalam perusahaan merupakan fungsi yang amat penting perannya dalam upaya perusahaan meraih kemajuan, bukan hanya dalam bentuk tingkat keuntungan yang wajar, akan tetapi juga dalam arti pertumbuhan, perkembangan dan peningkatan kemampuan menghadapi persaingan dimasa yang akan datang. Peranan penting tersebut bahkan telah mengubah pandangan tentang pemasaran sebagai bidang fungsional, termasuk tentang tempatnya dalam organisasi perusahaan. Fungsi pemasaran harus dilakukan sdemikian rupa sehingga produk perusahaan diminati oleh konsumen baik yang lama maupun yang potensial. Untuk itu berbagai kegiatan harus dilaksanakan sebelum tenaga pemasaran diterjunkan kelapangan, tenaga pemasaran ini memerlukan dukungan informasi. Beberapa kegaiatan yang menonjol dan umum dilakukan ialah analisis situasi yang mencakup : a. Analisis pasar b. Pengukuran pasar c. Analisis protabilitas dan produktiifitas d. Promosi

STIA Maulana Yusuf Banten

18

Berdasarkan analisis itulah strategi dan program pemasaran ditetapkan, yang biasanya terdiri dari strategi pemasaran, program pengembanagn produk, dan program penetapan harga. Promosi Sebagai Bidang Fungsional Pada umumnya tidak banyak produk yang mamapu menjual diri sendiri, ini berarti bahwa produsen pada umumnya berada pada posisi pasar pembeli, minat dan niat para konsumen perlu ditumbuhkembangkan, dan dipelihara. Praktek-praktek yang umunya dilakukan menunjukkan bahwa cara dan teknik yang dapat digunakan pada intinya berkisar pada periklanan. Sangat menarik untuk menyimak bahwa dalam arti yang sebenar-benarnya, program periklanan merupakan kegiatan komunikasi, bahkan ada yang mengatakan bahwa program periklanan yang efektif adalah yang dapat menggugah naluri anak kecil yang terpendam dalam diri konsumen. Periklanan mengandung komponen komunikasi, yaitu : a. Sumber b. Pesan yang disampaikan c. Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan d. Tanggapan atas pesan yang disampaikan itu oleh penerima pesan Pencapaian berbagai sasaran promosi akan lebih terjamin apabila manajer periklanan dan seluruh jajarannya memahami dengan benar paling sedikit delapan unsur periklanan, yaitu : a. Kaitannya dengan strategi pemasaran b. Sasaran periklanan c. Anggaran yang tersedia d. Rencana bentuk, jenis, dan isi pesan yang disampaikan e. Pemilihan media atau instrumen yang dipandang paling efektif f. Pemasangan dalam arti pemasangan iklan g. Evaluasi seluruh kegiatan periklanan

STIA Maulana Yusuf Banten

19

h. Apabila diperlukan melakukan kegaiatan revisi atas satu atau beberapa elemen diatas. Penjualan Sebagai Bidang Fungsional Jika program pemasaran dan promosi berhasil, tindak lanjutnya ialah adalah penjualan produk yang telah dipasarkan, dipromosikan dan diiklankan. Salah satu tolak ukur keberhasilan program pemasaran, promosi dan periklanan ialah apabila konsumen memberikan tanggapan atau reaksi positif terhadap upaya promosi tersebut dalam bentuk kesediaan mengeluarkan uang untuk membeli produk yang bersangkutan untuk memenuhi sebagai kebutuhan keinginannya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penjualan merupakan salah satu bidang fungsional penting dalam kehidupan suatu perusahaan. Pentingnya peranan penjualan sebagai salah satu bidang fungsional dalam lingkungan perusahaan semakin jelas apabila dilihat dari berbagai sistem penjualan yang dapat dipergunakan oleh suatu perusahaan. Diantara berbagai sistem penjualan tersebut anatara lain adalah sistem tanggapan langsung, sistem penjualan tatap muka langsung, sistem penjulaan perdagangan dan apa yang dikenal sebagai sistem penjualan misionari. Manajemen Logistik Sebagai Bidang Fungsional Salah satu bidang yang memerlukan penanganan yang tepat ialah dalam keseluruhan manajemen bisnis yaitu manajemen logistik, yang dimaksud dengan logistik ialah keseluruhan bahan, barang, alat, dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya. Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa makin besar suatu organisasi makin rumit manajemen logistiknya yang harus dilakukan karena makin beraneka ragamnya bahan, barang, alat, dan sarana yang ditangani. Logistik yang harus dikelola dengan baik dapat dilihat dari arus masuk dan arus keluar. Yang dimaksud arus masuk ialah segala jenis bahan, barang, alat, dan sarana yang bersumber dari luar perusahaan. Ada diantaranya yang harus diproses lebih lanjut, seperti bahan mentah atau bahan baku untuk diolah menjadi barang

STIA Maulana Yusuf Banten

20

jadi oleh perusahaan untuk kemudian dijual ke pasaran. Adapula berupa barang barang, alat, yang digunakan dalam menjalankan roda perusahaan. Proses Manajemen Logistik : Seperti diketahui proses manajemen logistik terdiri dari langkah-langkah pengadaan, pengahapusan. Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Bidang Fungsional Peranan pendukung yang diperankan oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi dimaksudkan agar semua satuan kerja, komponen dan bidang fungsional yang terdapat dalam perusahaan mempu mencapai unjuk kerja yang setinggi mungkin dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi sejalan dengan filsafat manajemen, budaya, dan strategi organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Singkatnya peranan pendukung yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia berarti menyelenggarakan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia dengan peningkatan keseluruhan. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia sebagai bidang fungsional dalam suatu organisasi menjalankan berbagai fungsinya atas dasar beberapa postulat yang sangat mendasar sifatnya. a. Postulat pertama ialah bahwa pekerja adalah makluk yang mempunyai harkat dan martabat yang harus diakui oleh orang atau pihak lain. b. Postulat kedua ialah bekerja dipandang tidak hanya sekedar sebagai upaya mencari nafkah bagi diri sendiri dan bagi orang lain yang menjadi tanggungan pekerja. efisiensi, efektifitas, dan produktifitas organisasi sebagai penyimpanan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan

STIA Maulana Yusuf Banten

21

c. Postulat ketiga ialah bahwa bekerja merupakan pemenuhan berbagai kebutuhan insani tidak hanya dalam bentuk kebutuhan fisik namun juga kebutuhan non fisik. d. Postulat keempat ialah bahwa karena harkat dan martabatnya sebagai manusia terhormat dengan berbagai predikatnya. e. Postulat kelima ialah bahwa setiap orang memiliki kepribadian yang khas dan oleh karena itu harus diperlakukan tidak hanya secara manusiawi akan tetapi juga memperhitungkan perbedaan-perbedaan dalam diri mereka.

STIA Maulana Yusuf Banten

22

BAB 4 PENCIPTAAN, PEMELIHARAAN, DAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Informasi yang mampu mendukung proses pengambilan keputusan adalah yang memenuhi paling sedikit lima persayaratan, yaitu : lengkap, mutakhir, akurat, dapat dipercaya, dan disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri untuk digunakan sebagai alat pendukung proses pengambilan keputusan apabila diperlukan. Seluruh informasi yang telah terkumpul dan terolah harus disimpan sedemikian rupa sehingga siapapun yang memerlukan dapat mudah mengaksesnya, namun sebaliknya tidak mudah diperoleh oleh pihak-pihak yang tidak berhak memilikinya. Sehubungan dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi ada enam hal yang harus mendapat perhatian khusus bagi para pengguna sistem informasi dalam organisasi, termasuk organisasi bisnis. Pertama berbagai jenis komputer yang terdapat dipasaran yang tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Kedua kemapuan perangkat komputer guna lebih mendukung sistem informasi yang kita kelola dan butuhkan. Ketiga dalam pengambilan keputusan dihadapkan kepada kelengkapan informasi sehingga proses pengambilan keputusan sering diasarkan pada intuisi dan pengalaman, dewasa ini para pengambil keputusan adakalanya terlalu banyak informasi. Keempat manajemen harus mempertimbangkan berapa besar investasi untuk pengadaan peralatan komputer yang terbaik dengan sistem tercanggih. Kelima pendelegasian wewenang dalam pengambilan keputusan kepada para manajer eselon bawah haruslah dilakukan sedemikian rupa sehingga para manajer tingkat atas tidak kehilangan kendali dan tanggungjawabnya. Keenam kolaborasi dari berbagai alat informasi guna lebih mendukung sistem informasi yang lebih akurat.

STIA Maulana Yusuf Banten

23

Pengolahan Data Kearifan konvensional tentang pengolahan data yaitu secara manual oleh perusahaan kecil, secara mekanik oleh perusahaan sedang dan secara elektronik oleh perusahaan besar. Pengolahan data dapat dilakukan dengan beberapa cara dan komponen pendukung : a. Pengolahan data secara elektronik b. Oleh organisasi satuan kerja pengolah data c. Pengolahan data oleh pemakai akhir d. Integrasi antara komputer pusat dan komputer mikro e. Pengolahan data oleh pihak ketiga f. Perangkat keras pengolahan data Aplikasi Data Pemeliharaan Sistem 1. Teori Pengambilan Keputusan Sepintas Kilas Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah yang harus ditempuh, yaitu : a. Identifikasi permasalahan yang dihadapi b. Pengumpulan data c. Analisis data d. Pengakajian berbagai alternatif e. Pemilihan alternatif f. Implementasi, dan g. Evaluasi 2. Komponen Sistem Pengolahan Data Elektronik Suatu sistem pengolahan data secara elektronik terdiri dari paling sedikit lima komponen, yaitu : a. Sumber daya manusia b. Prosedur c. Infrastruktur fisik d. Perangkat keras

STIA Maulana Yusuf Banten

24

e. Perangkat lunak 3. Perangkat Lunak Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Yang dimaksud dengan perangkat lunak sistem ialah seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana untuk mendukung penggunaan perangkat lunak aplikasi. Sedangkan yang dimaksud dengan perangkat lunak aplikasi sistem adalah instruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing-masing baik yang sifatnya teknis maupun nonteknis. Seperti pascal, Ada, Cobol, Lotus dan lain-lain. Teknik Pemilihan Sistem Pengolahan Data Dalam pemilihan sistem pengolahan data manajemen puncak biasanya mempertimbangkan paling sedikit empat hal, yitu : a. Keserasian konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak b. Pertimbangan organisasional dalam arti kemudahan pengoperasionalnya oleh tenaga kerja informatika c. Pertimbangan efisiensi d. Tersedia tidaknya apabila dibutuhkan bantuan Sekilas Tentang Internet Salah satu perkembangan dibidang teknologi informasi dewasa ini yang diduplikasikan untuk beraneka ragam kepentingan ialah internet yang merupakan jaringan computer global. Internet sangat bermanfaat karena mempermudah para penggunanya untuk berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak dan mempermudah memperoleh informasi yang dibutuhkannya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu dalam waktu yang singkat.

STIA Maulana Yusuf Banten

25

BAB 5 AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Guna menjamin terwujudnya sistem informasi manajemen yang senantiasa efektif, efisien dan tepat guna sesuai dengan kebutuhan diperlukan audit sistem pengolahan data. Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data Audit manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari konfigurasi organisasional tersebut, sasaran utamanya adalah untuk memperoleh bahan yang akurat dan factual tentang tepat tidaknya struktur organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Dasar pemikirannya disini ialah bahwa struktur organisasi yang tepat, satuan kerja tersebut akan mampu menjalankan fungsinya secara tepat, yaitu memberikan dukungan informasi kepada semua pihak dalam organisasi. Artinya dengan penggunaan struktur organisasi yang tepat, satuan kerja pengolahan data akan mampu bekerja dengan singkat efisiensi, efektifitas, dan produktifitas yang setinggi mungkin. Audit Proses Pengolahan Data Proses pengolahan data pada dasarnya terdiri dari empat langkah utama, yaitu : a. Pengumpulan data (data internal maupun data ekternal) b. Analisis data c. Penyimpanan informasi sebagai hasil olahan, dan d. Penelusuran untuk digunakan Audit Perangkat Keras Komponen yang sangat penting dalam pemngolahan data secara elektronik ialah perangkat keras (hardware), ada beberapa alasan mengapa harus dilakukan audit manajemen pengolahan data terhadap perangkat keras.

STIA Maulana Yusuf Banten

26

 Pertama perlu diteliti alasan yang digunakan oleh manajemn puncak dalam memutuskan pola pemrosesan data dalam organisasi. Kedua apakah berbagai akibat keputusan tersebut telah dipertimbangkan dengan matang. Ketiga untuk mengetahui kebijaksanaan perusahaan tentang pengadaan perangkat keras tersebut. Audit Perangkat Lunak Pentingnya perangkat lunak merupakan salah satu objek audit manajemen pengolahan data. Tujuannya ialah untuk menemukan fakta tentang apakah perangkat lunak yang digunakan sudah merupakan perangkat yang paling tepat atau tidak, dan apakah penggunaannya sudah benar-benar untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan. Selain itu penting pula diketahui apakah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan diciptakan sendiri secara intern, ataukah diperoleh dengan jalan membelinya dari pihak lain atau vendor tertentu yang bonafide yang produknya orsinil atau bukan produk bajakan. Audit Pekerja Otak (Brainware) Audit manajemen pengolahan data dibidang ini bertujuan untuk mengungkapkan fakta tentang kebijaksanaan dan praktik perusahaan tentang perlakuannya kepada pekerja otak tersebut, banyak jenis teknik audit yang dapat digunakan untuk mengungkapkan fakta-fakta tersebut seperti wawancara, kuisioner, penelitian dokumen perusahaan dan sebagainya. Dengan asumsi bahwa penyelenggaraan audit adalah tenaga professional yang mengusai dibidangnya, mereka akan dapat menentukan teknik audit apa yang paling tepat digunakan, yang jelas ialah bahwa temuannya disampaikan kepada manajemen puncak, kepada manajer sumber daya manusia, dan kepada para pekerja otak yang bersangkutan, baik untuk perbaikan apabila diperlukan maupun demi peningkatan kinerja para pekerja otak tersebut dimasa yang akan datang.

STIA Maulana Yusuf Banten

27

DAFTAR PUSTAKA

Siagian, Sondang P., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara, 2009.

STIA Maulana Yusuf Banten

28