Modul 8

Negosiasi dengan Pelanggan Internasional, Mitra Kerja, Dan Regulator

Dosen: Synthia A.S.

Fokus dari modul ini terletak pada pengaruh budaya pad perilaku negosiasi internasional. Namun bukan saja budaya, tapi kepribadian individu dan latar belakang serta keragaman factor situasional juga sangat membpengaruhi proses negosiasi dan merupakan tanggung jawab manajer untuk mempertimbangkan faktor2 ini. Satu hal yang harus diingat, bukan perusahaan yang bernegosiasi tapi orang yang melakukannya. Pertimbangkan budaya pelanggan dan mitra kerja Anda, namun perlakuan mereka sebagai individu. Dampak Budaya yang Meresap dalam Perilaku Negosiasi Tingakatan dari perbedaan budaya dalam gaya negosisasi dan bagaimana perbedaan ini menyebabkan permasalahan dalam negosiasi bisnis internasional. Ada dua pelajaran penting yang muncul dari pembelanjaran budaya: 1. Generalisasi regional seritng kali tidak tepat. Contohnya: gaya negosiasi jepang dan Korea cukup mirip dalam sejumlah hal, namun dalam hal lain mereka sangat berbeda. 2. Budaya Jepang meruapakn tempat pengecualian. Hampirl seleuruh dimensi dari gaya negosisiasi dipertimbangkan, orang Jepang berada atau hampir berada pada ujung dari skala dalam tingkatan2 dimensi: Bahasa, Perilaku nonverbal, nilai, pemikaran dan proses pengambilan keputusan. Ada empat perbedaan nilai yang biasa digunakan oleh orang AS untuk menganalisis gaya negosiasi bisnis internasional: 1. Objektivitas Orang Amerika mengambil keputusan berdasarkan inti permasalahan dan fakta yang kuat dan benar. Mereka seringkali berkata bisnis adalah bisnis, Perekonomian dan kinerja yang berarti, bukan orang. Pernyataan2 ini merefleksikan dengan baik opini Amerika tentang pentingnya objektivitas. Dalam buku negosiasi getting to Yes yang dipegang oleh orang Amerika mengatakan bahwa setiap negosiator memiliki dua kepentingan: dalam substansi negosiasi dan dalam hubungan antarmanusia. Saran ini mungkin berguna di AS
11 1
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 atau Jerman, namun di banyak tempat di seluruh dunia, saran ini terlihat sebagai omong kosong. Di banyak tempat di dunia, khususnya di budaya yang bersifat kolektif dan tinggi konteksnya, kepribadian dan substansi bukan merupakan isu yang terpisah. 2. Daya saing Orang Amerika memiliki daya saing diantara penjual yang lebih tinggi dibandingkan dengan Jepang yang lebih mengutamakan kerjasama. Selain itu Jepang lebih menghargai kebutuhan dan keinginan pembeli dibandingkan Amerika. 3. Kestearaan Penjual Amerika cenderung memperlakukan pembeli secara setara, dan nilai egaliter masyarakat Amerika mendukung tingkah laku ini. 4. Ketepatan waktu Setiap orang di seluruh dunia tahu bahwa tidak ada taktik negosiasi yang lebih ampuh dari sisi waktu daripada orang Amerika, karena tidak ada tempat lain yang menghargai waktu seperti mereka, tidak ada yang seperti mereka dalam hal kurang sabar saat situasi berjalan lambat. Implikasi Bagi Manajer dan Negosiator Dengan mempertimbangkan permasalahan potensial dalam negosiasi lintas budaya, menggabungkan manajer dari budaya yang berorientasi pada hubungan dengan manajer yang berorientasi pada informasi akan menghasilkan negosiasi bisnis internasional yang baik. Namun penghargaan bagi perbedaan budaya dapat membawa pada transaksi komersial internasional yang lebih baik tidak hanya kesepakatan bisnis namun hubungan kerja sama yang sangat menguntungkan yang merupakan tujuan sesungguhnya dari negosiasi bisnis internasional. Ada empat langkah yang mampu membawa pada negosiasi bisnis internasional yang efisien dan efektif, yaitu: 1. Pemilihan tim negosiasi yang baik Salah satu syarat untuk mencapai keberhasilan bisnis global adalah besarnya jumlah negosiator internasional yang handal. Sifat-sifat negosiator seperti kedewasaan, stabilitas emosi, keluasan pengetahuan, optimisme, fleksibilitas, empati, dan stamina merupakan hal penting. Dalam studi Ford Motor Company dan AT&T tiga sifat tambahan ditemukan sebagai penentu penting dari keberhasilan klien dan mitra internasional: Kemauan untuk
11
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 menggunakan bimbingan tim, ketrampilan mendengarkan, dan pengaruh di kantor pusat. Kemauan untuk menggunakan bimbingan tim merupakan hal yang cukup penting ketika berhadapan dengan lawan yang jumlahnya banyak. Contohnya: negosiator Amerika yang terpengaruh pada warisan budaya kemerdekaan dan individualisme, sehingga seringkali orang AS ini berbuat kesalahan dengan melakukan semuanya sendiri berhadapan dengan orang asing yang jumlahnya banyak. Jumlah pikirian dalam ruangan tsb membuat perbedaan yang menentukan. Terlebih lagi, negosiasi bisnis merupakan proses social, dan realita sosialnya adalah bahwa jumlah anggukan yang lebih banyak dapat melatih pengaruh yang lebih besar bakan dibandingkan dengan argument terbaik. Juga merupakan hal yg lebih mudah untuk mengumpulkan informasi ketika bernegosiasi menggunakan tim dibandingkan dengan individu yang melakukannya. Kegiatan negosiasi yang penting lainnya adalah mendengarkan. Tugas utama negosiator adalah mengumpulkan informasi dengan tujuan meningkatkan kreativitas. Hal ini dapat berarti menugaskan salah satu anggota tim untuk memenuhi tanggung jawab tunggal mencatat hasil pertemuan dan tidak khawatir apabila harus berbicara saat pertemeuan. Hal ini juga dapat berarti bahwa mengetahui bahsa klien dan mitra akan menjadi hal penting bagi pemahaman secara keseluruhan tas kebutuhan dan selera mereka. Membawa eksekutif senior juga merupakan hal penting karena pengaruh di kantor pusat merupakan hal penting bagi keberhasilan. Banyak negosiator internasional berpengalaman berpendapat bahwa separuh negosiasi adalah dengan kantor pusat. 2. Manajemen pendahuluan, termasuk pelatihan, persiapan, dan manipulasi bentuk negosiasi Banyak perusahaan AS menyediakan pelatihan negosiasi bagi para karyawannya, namun hanya sedikit perusahaan memberikan pelatihan negosiasi dengan manajer dari Negara lain. Yang lebih mengejutkan adalah kurangnya materi budaya dalam pelatihan bagi para diplomat Negara ini. Perbedaan budaya dalam gaya negosiasi dan komunikasi jarang sekali menjadi pertimbangan. Negosiator bisnis mana pun yang berpengalaman akan memberitahu Anda bahwa tidak akan pernah ada waktu yang cukup untuk bersiap diri. Oleh karena waktu yang terbatas saat negosiasi internasional dilakukan, persiapan harus dilakukan dengan
11
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 efisien pekerjeaan rumah harus diselesaikan sebelum tawar-menawar dimulai. Halhal yang harus diperhatikan untuk menjamin persiapan dan perencanaan yang baik untuk negosiasi internasinal: a. Penilaian terhadap situasi dan orang b. Fakta untuk menginformasi saat negosiasi berlangsung c. Agenda d. Alternatif terbaik untuk perjanjian yang di negosiasikan (best alternative to a negotiated agreement BATNA) e. Strategi konsesi f. Penugasan Tim

Persiapan dan ketrampilan perencanaan berada di tempat teratas di setiap daftar dari sifat seorang negosiator, namun banyak negosiator AS mempersiapkannya pada saat di pesawat terbang. Waktu yang harusnya digunakan untuk beristrirahat. Berfikir cepat dan bijak merupakan hal penting dalam negoasais dan jadwal perjalanan yang panjang dan kelelahan setelah terbang dapat menumumpulkan pikiran yang paling cerdas sekalipun. Informasi tentnang tujuan dan selera pihak lain harus dicari jauh2 hari dan arahan yang jelas dari kantor pusat dan informasi rinci tentang kondisi pasar juga dibutuhkan. Negosiator harus selalu mempbuat daftar tentang fakta penting yang harus dikonfirmasikan lagi di meja negosiasi. Informasi yang dikumpulkan tentang pelanggan dan pasar asing akan hampir selalu mengandung kesalahan, dan situasi cepat berubah setiap saat. Ide penting dalam getting to yes adalah pemikiran tentang BATNA. Hal ini adalah tentang cara terbaik mengukur kekuatan dalam negoasiasi. Perusahaan yang kecil seklaipun bisa memiliki kekuatan besar dalam negosiasi jika mereka memiliki banyak alternative sementara lawannya perusahaan besar tidak. Hal penting lainnya dalah merencanakan dan menuliskan strategi konsesi. Penugasan tim yang spesifik seharusnya dilakukan dengan jelas siapay yang bertanggung jawab atas rincian teknis, siapa yang melakukan pencatatan, siapa yang menjadi pihak yang tangguh, siapa yang melakukan sebagian besar pembicaraan atas nam kelompok dan yang lainnya. Selain itu, dalam budaya yang
11 4
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 berorientasi pada hubungan, pemilihan perantara dan senioritas negosiasi dapat menjadi pertimbangan penting. Ada tujuh aspek pengaturan negosiasi yang seharusnya di manupulasi jika dimungkinkan: a. Lokasi Lokasi menyurakan dengan lantang tentang hubungan kekuatan. Melakukan perjalanan ke tempat asal pihak lawan untuk bernegosiasi merupakan kerugian besar. Sebuah lokasi netral dapat dipilih, seperti Hawai dll. Lokasi juga merupakan pertimbangan penting karena dapat menentukan yuridiksi hukum jika terjadi perselisihan. Jika Anda harus melakukan perjalanan ke kota pihak lawan Anda, maka taktik yang berguna dalah dengan mengundang klien atau mitra untuk bekerja di ruang pertemuan hotel Anda. Anda tentu dapat menyelesaikan lebih banyak hal jika mereka berada jauh dari gangguan yang berasal dari kantor mereka. b. Pengaturan fisk Pengaturan fisik dapat mempengaruhi kerja sama dengan cara tersamar. Dalam budaya yang tinggi, pengaturan fisik ruangan dapat menjadi sumber rasa malu dan gangguan jika tidak dikelola dengan tepat. Orang Amerika sering kali membahayakan hubungan bisnis asing mereka dengan mengabaikan pengaturan seperti ini. Lebh jauh lagi, pandangan tentang siapa yang sebaiknya menghadiri negosisasi ternyata berbeda di berbagai budaya. Contong: orang Amerika cenderung menginginkan setiap orang bersama-sama untuk membuat sebuah perjanjian walaupun terdapat perbedaan opini dan posisi. Orang Jepang cenderung untuk berbicara dengan semua orang secara terpisah, dan, ketika semua orang setuju, jadwal pertemuan bersama kan disusun. c. Jumlah kelompok d. Jumlah partisipan e. Peserta (media berita, competitor, pemasuk rekanan dsb.) Peserta dapat memiliki pengaruh penting dalam proses negosiasi. Contoh: eksekutif pembelian di PetroBas, perusahaan minyak Brasil, terkenal karena kemampuan mereka untuk meletakkan tekanan kompetitif bagi kedua pemasok. Sama halnya dengan kebocoran berita ke pers yang ternyata memainkan
11 5
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 peranan penting dalam mendorong negosiasi antara General Motors dan Toyota, sehubungan dengan perjanjian produksi usaha bersama. f. Alur komunikasi Ketika media eletronik tersedia, efisien, dan terkadang dibutuhkan, semakin banyak bisnis yang dilakukan tanpa komunikasi tatap muka. Namun kita pun harus menyadari banyak pihak di Negara lain tidak selalu memiliki ketertarikan yang sama pada internet dan telekonferensi. Dan memang, studi terbaru menunjukkan bahwa ketika menggunakan e-mail, kepercayaan sulit dibentuk. Di Hongkong, para pengusaha cenderung untuk bernegosiasi dengan lebih kompetitif. Percakapan saat makan malam mungkin merupakan cara paling efisien untuk berkomunikasi dengan klien dan mitra di tempat seperti Meksiko, Malaysia dan Cina. g. Batas waktu Kesabaran kantor pusat adalah hal yang tidak dapat diabaikan, dan perbedaan utama dalam orientasi waktu harus direncanakan ketika negosiasi bisnis dilakukan di banyak Negara berbeda. 3. Manajemen proses negosiasi, yaitu, apa yang terjadi di meja negosiasi Aspek yang paling sulit dari negosiasi bisnis internasional merupakan tindakan aktuan dari pertemuan tatap muka. Walaupun semua sudah dipersiapkan, namun belum tentu semuanya berjalan mulus. Ada beberapa tahap dalam menemukan negosiasi bisnis: a. Pemberitahuan hal-hal yang tidak terkait dengan tugas (nontask sounding) Tahap pertama, Nontask sounding mencakup seluruh kegiatan yang dapat dideskripsikan sebagai pembentukan pemahaman dan perkenalan satu sama lain, namun tidak membahas informasi yang berkaitan dengan urusan pertemuan. Nontask sounding adalah pembahasan topic selain bisnis (misal: cuaca, keluarga, olahraga, politik dll). Biasanya berkisar 5-10 menit. Pembicaraan pendahuluan ini bersifat ramah tamah dan kesopanan. Hal ini dapat membantu negosiator untuk mempelajari bagaimana perasaan pihak lawan pada hari tsb.

11

Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 Informasi yang diberikan di tahap ke dua dari negosiasi bisnis berhubungan dnegan kebutuhan dan keinginan setiap pihak. Tahap ketiga, pendekatan, melibatkan usaha yang dilakukan setiap pihak untuk memodifikasi kebutuhan dan keinginan pihak lain melalui penggunaan taktif persuasive yang berbeda. Tahap terakhir dari negosiasi bisni meliputi penyusunan perjanjian, yang sering kali bersifat rangkuman dari serangkaian konsesi atau perjanjian yang lebih kecil. b. Pertukaran informasi yang berhubungan dengan tugas Pertukaran informasi berarti komunikasi dua arah. Taktik negosiasi yang baik dalah menguras informasi dari pihak lawan negosiasi. Hambatan nya adalah ketika bahasanya berbeda akan menyulitkan bertukarnya informasi. Berdasarkan penelitian, walaupun sama2 bahasanya maka informasi yang diserap hanya sekitar 80-90% saja, bearti 10-20% nya salah dimengerti. Tentu saja, persentase ini akan jauh meningkat ketika seseorang berbicara dengan bahasa kedua, sefasih apa pun dia. Sehingga diperlukan warga Negara asli dari Negara pelanggan dalam kelompok negosiasi dan pemanfaatan waktu lebih dalam situasi bisnis. c. Pendekatan Di Jepang tidak pemisahan yang jelas antara informasi yang terkait dengan tugas dan pendekatan. Kedua tahapan cenderung bercampur bersama kerena setiap sisi mendefinisikan kembali kebutuhan dan pilihannya. Sebaliknya, orang AS bebegas untuk tahap pertukaran informasi ke tahap pendekatan. Lagipula, pendekatan adalah inti dari permasalahan. Mengapa mengadakan peremuan kecuali memang ada pikiran seseorang yang harus diubah? Aspek kunci dari pelatihan penjualan di AS adalah menangani keberatan. Jadi tujuan dari pertukaran informasi diantara orang Amerika adalah untuk dengan cepat memperoleh keberatan yang timbul secara terbuka sehingga dapat diatasi. d. Konsensi dan Perjanjian Penyusunan strategi pembuatan konsensi dan pemahaman perbedaan dalam gaya pengambilan keputusan-sekuensial melawan holistic- adalah hal yang relevan disini. Orang Amerika sering membuat konsensi terlebih dahulu, dan mengharapkan pihak lawan menerapkan hal yang sama. Namun, banyak budaya tidak ada konsensi yang dibuat hingga negosiasi berakhir. Orang Amerika merasa frustasi dan mengekspresikan kemarahan mereka ketika klien dan mitra
11 7
Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME
Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 8 asing mengikuti pendekatan berbeda ata pembuatan konsesi, pendekatan yang juga dapat berhasil jika kedua pihak memahami apa yang terjadi. 4. Prosedur dan praktik lanjutan yang sesuai Kontrak antara perusahaan AS biasanya sekitar 100 halaman dan mencakup klausa dengan kata-kata yang dipilih secara berhati-hati tentang setiap aspek perjanjian. Pengacara AS menempuh jalan panjang untuk melindungi perusahaan mereka dari segala situasi, keadaan, dan tindakan dari pihak lain. Namun, di banyak Negara, khususnya yang lebih berorientasi pada hubungan. Setiap pihak seharusnya memperhatikan tentang manfaat bersama dari hubungan yang dibina sheingga harus mempertimbangkan kepentingan satu sama lain. Akibatnya, ditempat seperti Jepang, kontrak tertulis dibuat sangat pendek dua atau tiga halaman dengan tujuan disusun secara longgar, dan umumnya berisi komentar tentang prinsip dari hubungan yang terbentuk. Dari pandangan orang Jepang, penekanan Amerika pada kontrak yang ketat sama dengan perencanaan perceraian sebelum pernikahan. Sementara di Negara Cina, kontrak bersifat lebih deskriptif tentang pandangan mitra bisnis tentang tanggun jawab masing-masing dikemudian hari. Terakhir, komunikasi lanjutan merupakan bagian penting dari negosiasi bisnis dengan mitra dank klien dari banyak Negara asing. Khususnya di budaya dengan konteks yang tinggi, dimana hubungan pribadi merupakan hal yang krusial, maka eksekutif tingkat tinggi harus tetap berkomunikasi dengan pihak lawan mereka. Surat, gambar, dan kunjungan tetap penting sifatnya setelah kontrak ditandatangani.

--------- the end ------------

11

Pemasaran Internasional Synthia Atas Sari, ME

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana