Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

PENGENALAN Dengan MS Word untuk Windows, anda boleh menghasilkan dokumen dengan segera. Butang-butang yang terdapat di bahagian atas skrin akan memudahkan kerja yang rumit. Dengan cepatnya anda boleh menghasilkan surat, memo dan dokumen-dokumen yang lain dengan menggunakan wizard yang disediakan. SKRIN MS WORD Kenal pasti yang berikut: A. B. C. D. E. F. G. H. Bar Program menunjukkan program yang sedang digunakan. Bar Menu menu di mana arahan disimpan. Toolbar Standard ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan. Toolbar Formatting ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format. Butang Tutup menutup perisian MS Word Kursor Menaip lokasi aksara apabila menaip atau memasukkan objek. Skrol Bar Menegak gerakkan skrin ke atas atau ke bawah. Skrol Bar Melintang gerakkan skrin ke kiri atau ke kanan.

A. Bar Program

B. Bar Menu

E. Butang Tutup

C. Toolbar Standard

D. Toolbar Formatting

F. Kursor Menaip

G. Skrol Bar Menegak

H. Skrol Bar Melintang

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMULAKAN MS WORD 1. 2. Klik butang Start Pilih All Program Microsoft Office Microsoft Word

MENCIPTA FAIL BARU 1. Apabila pertama kali masuk ke dalam MS Word, dokumen yang baru akan dibuka ATAU 2. Klik File New OK (default setting) ATAU 3. Klik File New dan pilih jenis fail yang ingin dibuka dan klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMBUKA FAIL SEDIA ADA 1. Klik File Open dan masukkan nama fail yang ingin dibuka ATAU 2. Klik File Open, pilih nama fail daripada senarai yang dipaparkan dan klik butang Open

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENYIMPAN FAIL 1. Klik File Save 2. Jika fail sudah tersedia, pergi ke langkah 6 3. Untuk pertama kali dokumen tersebut disimpan, nama fail perlu dimasukkan dan kotak dialog Save As akan dipaparkan 4. Masukkan nama dokumen ke dalam kotak File name: 5. Pilih folder atau pemacu yang akan digunakan untuk menyimpan dari kotak Save in 6. Klik butang Save

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENYELIT TEKS 1. Bawa kursor ke tempat yang ingin teks tersebut diselitkan dan taipkan perkataan yang tertinggal MENGGANTIKAN TEKS 1. Tandakan teks yang ingin digantikan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut 2. Taipkan teks yang baru dan sekaligus teks yang lama akan hilang MEMADAMKAN TEKS 1. 2. 3. 4. Tandakan teks yang ingin digantikan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut Klik butang Cut pada bahagian atas skrin ATAU Klik Edit Cut ATAU Tekan kekunci Delete atau Backspace

MENYALIN TEKS 1. Tandakan teks yang ingin disalin dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut 2. Klik butang Copy 3. Klik Edit Copy pada bahagian atas skrin ATAU

4. Letakkan kursor di tempat teks tersebut ingin diletakkan dan klik Edit Paste

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMINDAHKAN TEKS 1. Tandakan teks yang ingin dipindahkan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut 2. Klik Edit Cut 3. Letakkan kursor di tempat teks tersebut ingin diletakkan dan klik Edit Paste

LATIHAN 1 1. Taipkan teks di bawah. 2. Format teks adalah mengikut kesesuaian. RESUME Muhammad Bin Abdullah No. 45, Jalan Sri Mersing, Taman Sri Damak, 76600 Negeri Sembilan. EDUCATIONAL BACKGROUND San Jose City College Studied microcomputer courses WordPerfect, MS/DOS Telecommunications and Desktop Publishing City College of Chicago Obtained a Certificate in Basic Programming Completed US Navy correspondence course WORK EXPERIENCE USNavy 4 years Have experience as a member of a flight crew for P3 orison Kentucky Fried Chicken 1 year Manage employees, handled inventory and supervised REFERENCE Available upon request

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMASUKKAN SIMBOL 1. 2. 3. 4. 5. Letakkan penunjuk kemasukan di tempat yang ingin diletakkan simbol Klik Insert Symbol Pilih simbol yang anda mahu Klik 2 kali pada simbol yang anda ingin masukkan Klik butang Close

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENCARI PERKATAAN 1. Klik pada Edit Find 2. Masukkan perkataan yang ingin dicari di dalam kotak Find What 3. Tekang butang Find Next untuk memulakan pencarian

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENUKAR PERKATAAN 1. 2. 3. 4. 5. Klik Edit Replace Taipkan perkataan yang dicari / ditukar di dalam kotak Find What Taip perkataan baru yang menggantikannya di dalam kotak Replace With Klik butang Find Next untuk memulakan pencarian Apabila pencarian selesai dilakukan, anda boleh melakukan salah satu daripada perkara berikut: Pilih butang Replace untuk menukar teks yang pertama dijumpai Pilih butang Replace All untuk menukar kesemua teks yang sama dijumpai Pilih butang Find Next untuk membiarkan perkataan yang seterusnya dicari

ULPAV, BTMK, KKM

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

ARAHAN GO TO 1. Klik Edit Go To 2. Di dalam kotak Go To What, pilih item yang anda mahu pergi kepadanya 3. Lakukan salah satu daripada berikut: untuk pergi kepada lokasi yang tertentu, taipkan nombor muka surat di dalam kotak Enter Page Number, kemudian pilih butang Go To untuk pergi kepada item yang selepas atau sebelumnya, biarkan kotak Enter kosong dan pilih butang Next atau Previous 4. Apabila anda selesai menggerakkan item, pillih butang Close

ULPAV, BTMK, KKM

10

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

LATIHAN 2 1. Taipkan penyataan di bawah 2. Sunting teks tersebut sehingga menjadi seperti di bawah 3. Gunakan butang B (menggelapkan), butang I (mencondongkan) dan butang U (menggariskan) di tempat yang sesuai 4. Salin teks teks tersebut menggunakan arahan Edit Copy dan Edit Paste 5. Pindakan ayat Cooking, weaving, beading and rice winnowing all tek place wihtin the longhouse dengan menggunakan arahan Edit Cut dan Edit Paste 6. Tukar perkataan longhouse kepada LONG HOUSE menggunakan arahan Edit Replace 7. Cari perkataan winowing menggunakan arahan Edit Find 8. Letak simbol menggunakan arahan Insert Symbol

* Salinan asal (pertama) LONG HOUSE You can see typical longhouse in northern and interior parts of Sabab as your journey away from the towns. Each longhouse is divided into apartments for individual families. Cooking, weaving, beading and rice winowing all tek place whithin the longhouse. The longhouse of the Rungus people are located near Kudat, three hours drive north of Kota Kinabalu. It is possible to visit and even stay in these longhouse. It is polite to repay their hospitality with gifts.

* Salinan setelah disunting (kedua) LONG HOUSE You can see typical LONG HOUSE in northen and interior parts of Sabah as your journey away from the towns. Each LONG HOUSE is divided into apartments for individual families. The LONG HOUSE of the Rungus people are located near Kudat, three hou rs drive north of Kota Kinabalu. It is possible to visit and even stay in these LONG HOUSE. It is polite to repay their hospitality with gifts. Cooking, weaving, beading and rice winowing all tek place wihtin the LONG HOUSE.

ULPAV, BTMK, KKM

11

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMERIKSA EJAAN 1. Klik Tools Spelling and Grammar

2. Jika perkataan tersebut dipaparkan di dalam kotak Not In Dictionary, pilih pilihan yang anda mahu Pilih butang Change Lakukan Terima ejaan di dalam kotak Change To, gantikan perkataan yang silap dieja tersebut dengan perkataan di dalam kotak Suggestion atau gantikan perkataan yang silap dieja tersebut dengan perkataan anda sendiri Menukarkan semua perkataan yang sama di dalam fail Menambahkan perkataan tersebut di dalam kamus di dalam kotak Add Words Memaparkan senarai perkataan yang dicadangkan Tinggalkan perkataan tersebut tanpa dibuat perubahan

butang Change All butang Add butang Suggest butang Ignore

ULPAV, BTMK, KKM

12

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMBATALKAN ARAHAN 1. Klik pada simbol anak panah ke bawah pada bahagian atas skrin 2. Klik Edit Undo ATAU

MEMFORMAT TEKS MENUKAR HURUF 1. Tandakan perkataan yang ingin ditukar 2. Klik pada Format Change Case

3. Pilih sama ada ingin menukarkannya semua ke huruf besar, semua ke huruf kecil, tiap perkataan pertama berhuruf besar, huruf besar dan kecil yang selang seli atau perkataan yang pertama di dalam ayat berhuruf besar

ULPAV, BTMK, KKM

13

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

TULISAN Font adalah rupabentuk tulisan yang dipilih Contohnya: FONT FACE Times New Roman Monotype Corsiva Trebuchet MS FONT SIZE 14 18 20 FONT STYLE Italic Bold Underline

Font yang pelbagai ini boleh anda perolehi di toolbar yang biasanya berada di bahagian bawah deretan ikon-ikon utama.

ULPAV, BTMK, KKM

14

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MELETAKKAN TARIKH 1. Klik pada Insert Date & Time

2. Pilih salah satu daripada pilihan yang dipaparkan dan tekan kekunci Enter

ULPAV, BTMK, KKM

15

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENSETKAN TAB 1. Klik pada Format Tabs

2. 3. 4. 5.

Masukkan nombor bagi jarak untuk tab pada Default Tab Stops Pilih justifikasi bagi tab dari kotak Alignment Pilih bentuk bagi tab dari kotak Leader Klik butang OK apabila selesai

ULPAV, BTMK, KKM

16

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENSET JARAK BARIS 1. Pilih perenggan yang mahu ditukar jaraknya 2. Klik Format Paragraph

3. Ambil tab Indent and Spacing 4. Di dalam kotak Line Spacing At; taip atau pilih jarak baris yang anda mahu 5. Klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

17

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMASUKKAN NOMBOR MUKA SURAT 1. Klik pada Insert Page Numbers 2. Setkan posisi dan justifikasi yang dikehendaki

MEMASUKKAN HEADER AND FOOTER 1. Klik pada View Header and Footer

2. Taipkan teks untuk header di dalam kotak Header di bahagian atas skrin dan taipkan teks untuk footer di dalam kotak Footer di bahagian bawah skrin 3. Anda boleh menformat header and footer tersebut mengikut pilihan anda 4. Klik butang Close

ULPAV, BTMK, KKM

18

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENSETKAN MARGIN BAGI MUKA SURAT 1. Klik pada File Page Setup

2. Pilih tab Margin bagi mensetkan margin bagi mukasurat 3. Pilih tab Page Size bagi memilih saiz kertas yang akan digunakan sama ada menegak (potrait) atau melintang (landscape) 4. Klik butang OK apabila selesai

ULPAV, BTMK, KKM

19

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENSETKAN BILANGAN LAJUR 1. Klik pada Format Columns

2. Masukkan jenis lajur yang dikehendaki dari kotak Preset 3. Klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

20

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MELETAKKAN BULLET DAN NOMBOR 1. Klik pada Format Bullets & Numbering

2. Pilih sama ada jenis bulleted atau numbered yang dikehendaki Bullet : aksara yang digunakan untuk menekankan perkara-perkara yang penting Number : nombor dalam turutan yang digunakan sebagai nombor bagi perkara-perkara yang penting

ULPAV, BTMK, KKM

21

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

LATIHAN 3 1. Taipkan teks di bawah di dalam 2 mukasurat yang berasingan, I di dalam mukasurat 1, dan II di dalam mukasurat 2 2. Pilih arahan Insert Page Break atau tekan kekunci Ctrl Enter serentak untuk pergi kepada muka surat yang baru 3. Masukkan nombor mukasurat dengan menggunakan arahan Insert Page Number 4. Setkan jarak baris kepada 2 dengan menggunakan arahan Format Paragraph Line Spacing at :

Introduction

The perfect in WordPerfect certainly isnt there by accident. Here is word processing program that combines the best and powerful features needed for academics, professional and business documents. While WordPerfect has very important attributes, it is easy to learn and use even for occasional users. With this hand-on you want expend your valuable hours memorizing keystrokes. Instead you will follow practical, step by step technique designed to streamline your works and to utilize the full potential of your printer.

II

WordPerfect Default Setting

Each time you start Word Perfect, the standard page size, line spacing, and other format specifications are automatically set. These default setting are provided, so that you can type in print most documents without worrying about such matter. The following are WordPerfects default setting: A page size of 81/2 by 11 inches, with 66 lines per page Top and bottom margins on inch A left margin of 1 inch A right margin of 1 inch Single spacing, 6 lines per inch No paragraph indentation Tab stop every inch Right justification No page numbers No automatic backup copies

ULPAV, BTMK, KKM

22

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

LATIHAN 4 1. 2. 3. 4. 5. Taipkan penyataan di bawah Gunakan butang yang sesuai untuk bold, underline dan italic tulisan Gunakan arahan Tools Spelling untuk membetulkan perkataan yang tersilap taip Gunakan arahan Format Column untuk mensetkan jalur kepada 3 bahagian sahaja Gunakan arahan View Header and Footer untuk meletakkan Terengganu di bahagian header dan Fascinating Malaysia di bahagian footer BEACHES Another place that should be on every visitors itenary is Rantau Abang, 60 km from south Kuala Terengganu. There visitors lay in wait quiently from midnigh to down to watch gaint leatherback turtles laying eggs. The turtles lumbering slowly on the white sandy beaches o lay eggs is a memorable sight. These giant turtle, up to 2.5m in length and sometimes weighing more than 375 kg is indeaed a phenomenal sight to behold. Rantau Abang is one of only six places in the world visited by these turtle, form the months of May to September. Gentle slopping sands and fairly shallow, sparkling water give Penarik the ideal ambience and make it the perfect setting for sunbathers and fun seekers who want a quiet, serence vacation spot th wile away the hours in uninterupted bliss. Approzimately 140 km north of Kuala Terengganu and a few kilometers from Besut, lies Bukit Keluang. The view in this area is one of the most breathtaking and magnificent in Malaysia. It is also an ideal site for swamming, snorkling and wind surfing. It is distinctive features are caves which are easily reached by walkways. Try to conjure up an image of a very peaceful village with beautiful wooden houses, innocent looking children playing games such as a hopscotch or marbles, cows grazing in the field, swaying coconut trees, fresh cool breeze and a spectacular curve of white, sandy beach. This description describes Merang to a tee.

ULPAV, BTMK, KKM

23

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENCIPTA JADUAL 1. Klik Table Insert Table

2. Masukkan bilangan bagi baris dan lajur yang dikehendaki dan klik Auto Format

3. Pilih format yang anda mahu dan klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

24

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMBINA SEMPADAN JADUAL 1. Klik Table Insert Table 2. Klik Format Borders & Shading

3. Pilih jenis sempadan yang anda mahu dari tab Borders 4. Pilih jenis warna untuk dipenuhkan dari tab Shading

5. Klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

25

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MENAMBAH TEKS ATAU GRAFIK KE DALAM JADUAL 1. Klik di dalam mana-mana sel dan masukkan teks atau grafik tersebut MENAMBAH BARIS KE DALAM JADUAL 1. Pilih baris yang ingin ditambah selepasnya 2. Klik Table Insert Rows Above atau Rows Below

3. Klik butang OK MENAMBAHKAN LAJUR KE DALAM JADUAL 1. Pilih lajur yang ingin ditambah selepasnya 2. Klik Table Insert Columns to the Left atau Columns to the Right

3. Klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

26

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

MEMBUANG SEL, LAJUR ATAU BARIS 1. Pilih lajur atau baris yang ingin dibuang 2. Klik Table Delete Cells

3. Lakukan salah satu daripada perkara berikut : Shift Cells Left membuang sel di bahagian kiri Shift Cells Up membuang sel di bahagian atas Delete Entire Row membuang baris pada bahagian yang ditandakan Delete Entire Column membuang lajur pada bahagian yang ditandakan

4. Klik butang OK MENYALIN DAN MENGUBAH SEL, LAJUR DAN BARIS 1. Pilih sel, lajur atau baris yang ingin disalin atau diubah 2. Letakkan penunjuk kemasukan ke atas pilihan dan apabila anak panah menunjuk ke kiri, lakukan perkara berikut : Untuk Menggerakkan pilihan Menyalin pilihan Menukar lebar lajur Memecahkan sel Menggabungkan sel Lakukan Gerakkan ke lokasi yang baru Tekan Ctrl apabila menggerakkan pilihan Tarik kursor di bahagian atas jadual bagi mengecil dan membesarkan lajur Klik Table Split Cells Klik Table Merge Cells

ULPAV, BTMK, KKM

27

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

AUTOFORMAT: CARA MUDAH UNTUK MEMILIH BENTUK JADUAL 1. Klik Table Insert Table 2. Klik butang Auto Format

3. Buat pilihan bagi format jadual dari kotak Table styles: 4. Klik butang OK

ULPAV, BTMK, KKM

28

Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

LATIHAN 7 1. 2. Bina jadual seperti di bawah dengan arahan Table Insert Table Masukkan tajuk jadual menggunakan arahan Table Merge Cells

MICROSOFT OFFICE 2003

Microsoft Outlook 2003 Helps you manage your appointment, personal contracts and addresses, tasks and e-mail, and gives you direct access to your documents by keeping everything in one place Lets you view your calendar any way you like, by the day, week, month even across non consecutive days Tracks your activities in a timeline format so you can find files based on when you last worked on them Create an Outlook task from within Microsoft Excel, Word or PowerPoint without leaving the application youre working in

Outlook Calendar 2003

Outlook Journal 2003

Outlook TaskLinks 2003

ULPAV, BTMK, KKM

29