Case Studies on E-procurement

Implementations
Aang Nugraha. R
Andry Febriyansyah
Azmaini
Hikmah Harkat Hakiki

PENDAHULUAN

Overview yang dilakukan oleh Australian Government Information

Management Office (AGIMO) bertujuan untuk menggambarkan
implementasi e-procurement diberbagai pemerintah

Italy

New South
Wales

New Zealand

Scotland

Western
Australia

Conceptual Framework
E-readiness

procurement
environment

E-intensity

structures (e.g., centralised

versus decentralised),
drivers (whole-ofgovernment or egovernment initiatives), and

levels of support
legal environment
national and international
jurisdictions

economic environment
supplier and buyer
market forces

organisational

environment planned
levels of adoption and
financial considerations

technological
environment existing
infrastructure available

business designs

e-catalogues, etendering, emarketplaces,

complex (tendering)
and simple
purchasing
e-integration the
coordination of buyer
and supplier
relationships and
activities
security and
authentication

E-impact
Social effects on
employment, skill
composition, work
organisation,
stakeholder
satisfaction, learning
and building
coalitions of change
e-business
performance
annual percentage of
procurement using
Internet, etc.
operational
performance
faster delivery times,
reduced transaction
costs, etc

E-procurement in Italy
E-readiness
Government Framework

Sebelum tahun 2000, penggunaan e-commerce di Italy lebih rendah dibandingkan

dengan prancis dan UK.
Tahun 2000, UU keuangan mengamanatkan program rasionalisasi penghematan
dan efisiensi pada lembaga administrasi publik
Pada waktu yang sama, otoritas anti trust fokus pada memperkuat pengadaan
publik melalui persaingan yang sehat dan rekomendasi audit untuk meningkatkan
efisiensi pembelian barang dan jasa.
Tanggung jawab untuk melaksanakan program rasionalisasi tersebut didelegasikan
pada Concessionaria Servizi Informatici Pubblici (CONSIP), sebuah perusahaan
swasta yang dimiliki oleh kementerian ekonomi dan keuangan.
Tahun 1999, CONSIP membentuk Direzione Acquisti in Rete della PA (Division of
Online Purchasing DARPA) Darpa kemudian menjadi agen kunci dalam eprocurement.
DARPA ditugaskan untuk mengembangkan frame contracts dengan supplier untuk
memenuhi kebutuhan pemerintah pusat dan daerah
Tahun 2003, amandemen UU keuangan mewajibkan pembelian barang dan jasa
dengan kualitas tinggi dan minim dan intensitas tenaga kerja yang rendah

E-readiness
E-Procurement tools

E-procurement sistem terdiri dari e-shop dan e-marketplace

E-shop dan elektronik tender dekembangkan oleh EDS Italy
E-marketplace dikembangkan oleh IBM Italy
Tujuannya :
mengurangi biaya, menyederhanakan prosedur pengadaan,
dan meningkatkan transparansi
Sistem e-procerement telah mengurangi biaya fees antara supplier dan
buyer
Potential Market
Pada tahun 2003, belanja publik dalam pengadaan barang dan jasa mencapai
100.619 million
60.000 potensi e-procurement

E-intensity

E-procurement menggunakan portal (www.acquistinretepa.it)

Portal tersebut mencakup:
tender publication, supplier qualification
suppliers area
client market area
community services, to advise of news about the program and
developments

Dua area pelayanan dalam portal

e-shops, catalogues and online auction (frame contract system)
e-marketplace.

Tahun 2013 penghematan melalui e-shops mencapai 19%

Lelang online pertama sangat sukses dan mencapai penghematan dan
mampu mereduksi harga sebesar 42%

E-Impact

Standardisation

Transparency

fairer competition

ease of ordering.

Pembelajaran Utama

E-procurement implementation needs policy reform

Public procurement can benefit from a centralised approach adanya

sentralisasi

Collaborative behaviour can promote usage and understanding sharing

pengalaman dengan negara yang telah sukses meerapkan e-procurement

E-procurement in New South Wales

E-readiness
Government Framework

Kebijakan pengadaan diterbitkan Desember 1998 untuk meningkatkan nilai

pembayaran pajak dalam rangka membiayai belanja pemerintah
Tahun 2001, diterapkan strategi untuk mendukung kebijakan tahun 1998 dengan
menerapkan e-commerce dalam proses pengadaan ditetapkannya eprocurement.
Maret 2002, NSW Government Procurement Council menerbitkan kebijakan
percepatan reformasi.

Smarter Buying for Government ditetapkan untuk mempercepat reformasi bidang

pengadaan, salah satunya adalah meningkatkan e-procurement
Pertengahan tahun 2013, tanggung jawab pengadaan pemerintah dibagi menjadi
dua yaitu:
Treasury (procurement policy)
Department of Commerce (procurement implementation issues)

Tahun 2004, Treasury mengumumkan reformasi kebijakan dalam pengadaan utk

seluruh departemen pemerintahan. e-procurement sendiri memiliki visibilitas
yang rendah dalam reformasi ini
Fokus reformasi tersebut terletak pada kebijakan penyederhanaan proses
pengadaan

E-readiness
E-procurement Tools

The Government portal (www.nsw.gov.au) is a single point of entry for

information about government business opportunities
The e-tendering website (www.tenders.nsw.gov.au)
Asset.gov (www.asset.gov.com.au)
Smartbuy (www.smartbuy.gov.nsw.au) is the e-marketplace for the
procurement of goods and services.

Potential Market

In 2002, potential benefits after three years of procurement reform would

equal $400 million per annum
This included an equal amount of savings from both budget and non-budget
dependent agencies

E-intensity
Buyers and Suppliers

Smartbuy sistem tersedia untuk buyer seluruh sektor pemerintahan yang

terdiri
Government agencies Instansi pemerintah
Government trading enterprises perusahaan perdagangan pemerintah
Not-for-profit organisations
Local councils dinas daerah
Approved users of State Contract Control Board (SCCB) contracts.

E-impact

Adopsi smartbuy sistem relatif berjalan lambat

Tim smartbuy aktif mempromosikan sistem, mengembangkan teknologi,
menyelesaikan masalah pengintegrasian, dan bekerjasama dengan
departemen dan instansi dalam pemberdayaan pembeli

Pembelajaran Penting

Perlunya proaktif dari manajemen untuk mempromosikan penggunaan eprocurement

E-procurement in New Zealand

E-readiness
Government Framework

Tahun 2000, New Zealand Ministry of Economic Development

mengeluarkan outline visi dan strategi e-commerce pemerintah. Visi
tersebut menekankan pentingnya pengembangan e-government dan eprocurement
Juli 2000, mandat tersebut dilberikan kepada SSC e-Government Unit
Tujuan proyek:
Mengembangkan pendekatan koordinatif dalam meningkatkan praktek
pengadaan di sektor pemerintahan
Mengimplementasikan e-procurement di instansi pemerintah untuk
pengadaan barang dan jasa
Tiga inisiatif utama dalam proyek tersebut:
1. Mengembangkan penyatuan praktek pengadaan yang memungkinkan
lembaga untuk :
Mengkonsolidasikan kebutuhan pembelian untuk menyatukan
permintaan dalam meningkatkan daya beli yang lebih besar
Mewujudkan penghematan dengan mengurangi harga pembelian dan
biaya tender

Tiga inisiatif utama dalam proyek

2. Sharing best practice procurement processes through the transfer of
knowledge and experiences between agencies.
3. Menerapkan sistem dan teknologi yang mendukung e-procurement di
seluruh siklus pengadaan mulai dari pemesanan sampai pembayaran
barang

GoProcure

The e-procurement system was branded GoProcure

Merupakan sistem pengadaan online yang menampilkan katalog dan
mengkoordinasikan pembelian sampai transaksi pembayaran
Manfaat GoProcure:
Meningkatkan efisiensi dalam permintaan dan persetujuan, pembelian dan
utang
Meningkatkan praktek pembelian sehingga memungkinkan strategic
sourcing dan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan
Memungkinkan penyatuan pengadaan

E-readiness
Potential Market

The target users of the GoProcure system were the 40 government

departments and their existing key suppliers

Tahun 2000, total pengadaan barang dan jasa $4.75 billion, $250 million
dilakukan melalui e-procurement

Melalui e-procurement, sekitar $250 million menghasilkan penghematan

sampai $6.5 million per tahun

E-intensity
Business Design

GoProcure adalah layanan berlangganan dimana lembaga membeli akan

membayar langganan atau biaya untuk menerima layanan. Biaya
berlangganan telah dikutip sampai $ 100.000 per tahun selama lima tahun,
meskipun biaya yang sebenarnya akan bervariasi sesuai dengan tingkat
layanan yang diperlukan. Pemasok tidak akan membayar biaya untuk
berpartisipasi dalam sistem

Implementing GoProcure

E-impact

Manfaat GoProcure bersifat jangka panjang. Hanya sedikit instansi

pemerintah dan supplier yang mendaptkan manfaat dalam waktu yang
singkat.

Pembelajaran Penting

Bisnis yang kuat akan menyediakan kerangka kerja bagi program eprocurement
Dalam mengimplementasikan e-procurement, keamanan pembeli dan
supplier menjadi sangat penting
Implementasi teknis dapat mempengaruhi keberhasilan proyek

E-procurement in Scotland
E-readiness
Government Framework

Januari 2000, Kementerian Keuangan menetapkan Procurement

Supervisory Board (PSB) dengan perwakilan dari Pemerintah pusat dan
daerah, dinas kesehatan Skotlandia dan sektor swasta.
PSB mengakui adanya potensi pengurangan biaya terkait dengan eprocurement dan mengusulkan strategi yang akan mencakup seluruh sektor
publik di Skotlandia
Strategi tersebut dinamakan the National eProcurement Scotl@nd
programme (the Programme)
Program tersebut bertujuan untuk membangun platform dan pendekatan
umum dalam e-procurement di sektor publik yang akan menghasilkan
efisiensi dan penghematan untuk buyer dan supplier
Professional Electronic Commerce Online System (PECOSTM)

Launcing awal 2002, menyediakan layanan dan tools

Merupakan assesment tools yang menyediakan rencana implementasi untuk
pembeli

Potential Market

The Programme is available to all organisations involved in public

procurement and extends to Central Government, Local overnment and the
National Health Service (NHS) Scotland
Public procurement expenditure in Scotland is estimated at 5 billion per
annum. The Scottish Executive is seeking to achieve a 24% savings on
procurement spend by using the Programme

E-intensity
Business Design

Fee structure

Organisasi pembeli membayar jasa management tahunan untuk

menggunaka sistem PECOS
Supplier membayar fee untuk sambungan cXML

Pemberdayaan Supplier
there are three broad groups of suppliers linked to the PECOS system
advanced options suppliers use advanced B2B options and connectivity
such as cXML or punch out to supplier web site
electronic catalogue suppliers provide electronic catalogues that are
hosted on PECOS
bulk load suppliers are connected to the system and capable of
transacting
Pemberdayaan Buyer

Pemerintah pusat menggunakan sistem sejak 2002, servicenya

dinamakan EASEbuy dan tersedia untuk semua departemen pemerintah,
eksekutif agensi, dan NDPBs
Adopsi EASYbuy secara bersamaan dengan the Government
Procurement Card (Visa GPC). GPC digunakan untuk transaksi yang
bernilai rendah
GPC meningkatkan konsolidasi invoice dan menyederhanakan proses
pengadaan

Usage

PECOS is well used by Local and Central Governments and NHS Scotland
The first reverse auction saved an estimated 250,000

E-impact

Pendekatan Pemerintah Skotlandia dalam menerapkan eprocurement menyertakan kolaborasi antara pengembangan
kebijakan pengadaan dengan implementasi proses pengadaan
Pelajaran Penting

E-procurement can reduce procurement costs

Structure of procurement organisations can affect e-procurement

Diperlukan fleksibilitas dalam pengembangan sistem dan proses eprocurement

Diperlukan reviu terhadap proses dan sistem e-procurement

E-procurement in Western Australia

E-readiness
Government Framework

Tahun 1998, kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas memicu adanya

penerapan elektronik procurement.
Program reformasi di bidang pengadaan diarahakan untuk:
Mengidentifikasi penghematan melalui strategic sourcing dengan
mempromosikan akses kepada supplier kecil, menengah dan besar di
seluruh wilayah negara
Menghasilkan outcome pengadaan yang berkualitas dengan meningkatkan
sumber daya dalam pengadaan yang meliputi orang, tools dan proses
E-procurement merupakan solusi dalam bidang pengadaan yang dikelola
oleh the Government Procurement Division of the Department of Treasury
and Finance (DTF) melalui Division supports the Government Electronic
Market (Gem)
Layanan pengadaan website gem.wa.gov.au meliputi:
Tendering
Purchasing
Contracting

Created in 1999, Gem Tendering is considered a mature product and

supports many aspects of online tendering.
Many steps are manual or not integrated such as invoicing and
payments

Government Electronic Market (Gem)

Owned by the Government, development was outsourced to Computer

Associates
The tendering tool meets all DTF requirements and is mandated by the
State Supply Commission for tendering by all Government agencies

Potential Market

As of June 2003, the Governments annual total spend on goods and

services, facilities management and major capital works, was
approximately $5 billion

target savings for procurement over the subsequent five years was $380
million

E-intensity

E-impact
Gem Tendering is generally considered successful, and Gem Contracting is
relatively new

Pelajaran Penting
Effective strategies can improve user adoption and deliver value
E-procurement is reliant on technology, systems integration and technical
standards
An effective communication program and adequate resourcing can assist in
managing change

Thank You

Aang, Febry, Eni, Kiki

Hatur Nuhun