PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM

MEDIS AKTIF DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

KABUPATEN SRAGEN
Irfan Agus Nurridho1,Antik Pujihastuti2, Rohmadi2
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Rak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpan
dokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuai
dengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukan
dokumen di lantai. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan rak
penyimpanan dokumen rekam medis rawat aktif di bagian filing Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen Sampai tahun 2009.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Populasi dalam penelitian ini
yaitu 3 rak rawat inap dan 5 rak rawat jalan dan sampelnya adalah 200 dokumen rawat inap dan
200 dokumen rawat jalan.
Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antara
dokumen aktif dan inaktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan belum adanya kebijakan yang
mengatur tentang sistem penyimpanan yaitu penyimpanan secara desentralisasi. Dengan perkiraan
beban penyimpanan tahun 2005 sampai tahun 2009 adalah 29156 dokumen rawat inap dan 39631
dokumen rawat jalan, panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap 13703,46 cm dan
rawat jalan 4359,49 serta rata-rata ketebalan rawat inap adalah 0,47 cm dan rawat jalan 0,11. Maka
dapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan dengan
metode kuadrat terkecil (least square) sekitar 4 rak penyimpanan rawat inap dan 6 rak rawat jalan
dengan penerapan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filling berdasarkan rak penyimpanan
yang telah ada.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya dilakukan pemisahan antara
dokumen rekam medis in aktif dan aktif sesuai kebijakan yang ada dan pengadaan penambahan
rak untuk tahun 2009 sekitar 4 rak rawat inap dan 6 rak rawat jalan dapat menggunakan rak roll
opack dengan ukuran panjang 5,2 m, lebar 4 m, tinggi 2,2 m. Dilihat dari faktor ketahanan rak
penyimpanan yang terbuat dari besi sehingga lebih tahan lama dengan tujuan terhindar dari bahaya
kimiawi, biologi.
Kata kunci : Rak penyimpanan, kapasitas, dokumen rekam medis.
Kepustakaan : 11 ( 1995-2008)

PENDAHULUAN

Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing

A. Latar Belakang

yang merupakan media untuk penyimpanan

269

dokumen rekam medis yang berfungsi

MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7

sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung

bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib

dokumen rekam medis.

Dalam

PerMenKes

menyediakan

fasilitas

yang

No.

diperlukan

Rak file merupakan tempat menyimpan

rekam

arsip atau dokumen rekam medis yang

medis. Rekam medis diselenggarakan oleh

bertujuan untuk memudahkan penyimpanan

dalam

rangka

penyelenggaraan

dan pengambilan kembali dokumen rekam

80

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

medis

di

ruang

menjaga

Berdasarkan latar belakang tersebut,

kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh

peneliti tertarik untuk melakukan penelitian

karena itu ruang penyimpanan menampung

mengenai

dokumen

rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif

penyimpanan melebihi daya tampung maka

di Bagian Filing Rumah Sakit Umum

diperlukan perencanaan atau pengadaan rak

Daerah Kabupaten Sragen.

rekam

filing

serta

medis,

apabila

Prediksi

Kebutuhan

Rak

penyimpanan kembali. Perencanaan atau

pengadaan rak penyimpanan berdasarkan

TINJAUAN PUSTAKA

jumlah

A. Rekam Medis

dokumen

rekam

medis

yang

disimpan, bentuk rak dan ukuran rak

penyimpanan yang sesuai standar ergonomi

1. Pengertian Rekam medis

Menurut

PerMenKes

No.

yaitu rak penyimpanan dapat berbentuk rak

269/MenKes/Per/III/2008

roll opack serta memperhatikan luas suatu

yang berisikan catatan dan dokumen tentang

ruangan yang tersedia (DepKes, RI. 1997).

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

Berdasarkan survei pendahuluan bahwa

di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah

adalah

berkas

tindakan serta pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Kabupaten Sragen bahwa dengan jumlah rak

Sofari, B (2002) rekam medis adalah

penyimpanan yang tersedia saat ini, sudah

rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,

tidak

mengapa,

dapat

menampung

penambahan

dimana,

bilamana,

serta

dokumen rekam medis pasien, sehingga

bagaimana pelayanan yang diberikan kepada

dokumen

baru

pasien selama masa perawatan yang memuat

diletakkan di lantai pada samping rak

pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan

penyimpanan atau jumlah rak penyimpanan

yang diperolehnya serta memuat informasi

tidak mampu menampung semua dokumen

yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,

rekam medis seiring dengan pertambahan

membenarkan diagnosis dan pengobatan

jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit.

serta merekap hasilnya.

Selain itu tinggi rak penyimpanan yang

2. Tujuan Rekam Medis

rekam

medis

pasien

melebihi standar antropometri manusia, serta

Tujuan

rekam

medis

adalah

untuk

pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan

menunjang tercapainya tertib administrasi

dokumen

dalam

rekam

medis

pada

rak

upaya

peningkatan

pelayanan

penyimpanan rawat inap yang paling atas

kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung

yang masih menggunakan alat bantu (tangga

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang

berkaki), hal ini berpengaruh terhadap

baik dan benar, maka tertib administrasi

kegiatan

rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana

penyimpanan dan pengambilan

kembali dokumen rekam medis menjadi

yang

lama dan memungkinkan terjadi kecelakaan

administrasi merupakan salah satu faktor

diharapkan,

sedangkan

tertib

kerja.

Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Irfan Agus N, dkk)

81

yang menentukan dalam upaya pelayanan

e. Pendidikan (Education)

kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 1997).

Suatu berkas rekam medis yang

3. Kegunaan rekam medis

mempunyai nilai pendidikan karena

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari

isinya

berbagai aspek antara lain:

informasi

a. Administrasi (Administration)
Suatu

berkas

menyangkut

rekam

data

tentang

perkembangan

kronologis dari kegiatan pelayanan

medis

medis yang diberikan kepada pasien.

mempunyai nilai Administrasi karena

Dokumentasi (Documentation)

isinya

Suatu

menyangkut

atau

tindakan

berkas

rekam

medis

berdasarkan wewenang dan tanggung

mempunyai nilai dokumentasi karena

jawab sebagai tenaga medis dan para

isinya menjadi sumber ingatan yang

medis

harus didokumentasikan dan dipakai

dalam

mencapai

tujuan

pelayanan kesehatan.

sebagai bahan pertanggung jawaban

b. Hukum (Legal)
Suatu

berkas

mempunyai

nilai

dan pembuatan laporan Rumah Sakit

rekam

medis

hukum

karena

isinya menyangkut masalah adanya

(DepKes RI, 1997).

B. Bagian Filing
1. Ruang filing

jaminan kepastian hukum atas dasar

Ruang filing merupakan suatu tempat

keadilan. Selain itu, dalam rangka

untuk menyimpan dokumen rekam medis

menegakkan hukum serta penyediaan

pasien

bahan tanda bukti untuk menegakkan

merupakan salah satu bagian dari unit rekam

keadilan.

medis yang bertanggung jawab dalam

c. Keuangan (Financial)
Suatu

rawat

inap

dan

penyimpanan dan pengembalian kembali

dokumen rekam medis. Rak penyimpanan

mempunyai nilai keuangan karena

dokumen rekam medis yang baik, harus

isinya dapat dijadikan sebagai bahan

terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia,

untuk menetapkan biaya pembayaran

biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.

pasien di rumah sakit.

Selain itu juga harus terlindung dari sinar

d. Penelitian (Research)

matahari yang langsung, terhindar dari

berkas

rekam

jalan,

medis

Suatu

berkas

rawat

rekam

medis

mempunyai nilai penelitian karena

isinya mengandung data informasi

kebocoran akibat hujan dan lain-lain.

2. Tugas pokok bagian filing
a. Menyimpan dokumen rekam medis

yang dapat digunakan sebagai aspek

dengan

penelitian dan pengembangan ilmu

dengan kebijakan rumah sakit.

pengetahuan di bidang kesehatan.

metode

b. Mengambil
dokumen

tertentu

kembali
rekam

medis

sesuai

(retriev)
untuk

berbagai keperluan.

82

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

c. Meretensi dokumen rekam medis

sesuai

dengan

ketentuan

disimpan

secara

terpisah

yang

antara dokumen rekam medis rawat

ditetapkan oleh sarana pelayanan

jalan dan dokumen rekam medis

kesehatan.

rawat inap ataupun gawat darurat.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen

rekam

medis

in-aktif

dengan

dokumen rekam medis aktif.

c. Satelit

yaitu

suatu

penyimpanan

sistem

dimana

dokumen

rekam medis rawat jalan, rawat inap

e. Membantu dalam penilaian nilai

f.

pasien

dan gawat darurat

disimpan pada

guna rekam medis.

unit tertentu yang digunakan oleh

Menyimpan dokumen rekam medis

pasien

yang dilestarikan atau diabadikan.

menerus).

g. Membantu

dalam

pemusnahan

pelaksanaan

formulir.(Shofari,

B.

2002)

continue

(terus

d. Sistem Penjajaran
e. Sistem penjajaran adalah pengaturan
dan

3. Sistem penyimpanan rekam medis

secara

penjajaran

dokumen

medis ke dalam rak penyimpanan

Penyimpanan dokumen rekam medis

dengan

cara

disejajarkan

berdiri

mempunyai arti penting sehubungan dengan

sejajar satu dengan yang lain:

riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan

1) Sistem

Penjajaran

yang terkandung di dalam dokumen rekam

Langsung

medis oleh sebab itu cara penyimpanan

Filling)

dokumen

Sistem

sedemikian

rekam

medis,

rupa

harus

sehingga

rekam

diatur

Nomor

(Straight

Numerical

penjajaran

dokumen

terjaga

rekam medis berdasarkan nomor

kerahasiaan dari dokumen rekam medis dan

secara langsung atau berurutan

mudah ditemukan kembali baik untuk

disebut Straight Numerical Filing

keperluan pasien maupun pihak lain.

(SNF)

Tata cara penyimpanan ditinjau dari

yaitu

penyimpanan

dokumen

sistem
rekam

pemusatannya atau penyatuan dokumen

medis

rekam medis, cara penyimpanan terbagi

mensejajarkan folder/ dokumen

menjadi :

rekam medis berdasarkan urutan

a. Sentralisasi
dokumen

yaitu
rekam

penyimpanan
medis

seorang

pasien dalam satu kesatuan yaitu,

nomor

pasien

suatu

rekam

dengan

medis

cara

secara

langsung pada rak penyimpanan.

2) Sistem

Penjajaran dua Angka

dokumen rekam medis rawat jalan

Tengah (Middle Digit Filing)

dan rawat inap disimpan ke dalam

Sistem penjajaran dengan sistem

folder atau map.

angka tengah Middle Digit Filing

b. Desentralisasi
dokumen

yaitu

rekam

penyimpanan

medis

seorang

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

(MDF)

yaitu

suatu

sistem

penjajaran dokumen rekam medis

83

dengan

cara

dokumen

mensejajarkan
rekam

medis

yang terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok,

berdasarkan nomor rekam medis

masing-masing kelompok terdiri dari 2

2 (dua) angka kelompok tengah.

(angka).

Contoh:

kelompok angka awal, angka tengah serta

Dengan

demikian

dijumpai

angka akhir.

10

99

22

10

00

terdapat pula sistem identifikasi secara

22

10

01

numerical yang terbagi menjadi 3 (tiga)

22

10

02

22

10

03

21

Dalam penyelenggaraan rekam medis

3) Sistem Angka Akhir ( Terminal

Sistem Penjajaran Terminal Digit

Filing (TDF) yaitu suatu sistem
penjajaran dengan mensejajarkan
folder
nomnor

berdasarkan
rekam

jenis sistem identifikasi, yaitu:

a. Serial Numbering System (SNS)
Pemberian

nomor

rekam

medis

secara seri atau dikenal dengan Serial

Numbering System (SNS) adalah

Digit Filing )

urutan

medis

pada

suatu

sistem

identifikasi

dimana

setiap pasien yang berkunjung ke

rumah sakit selalu mendapat nomor
rekam medis baru.
b. Unit Numbering System (UNS)
Pemberian nomor secara unit atau

kelompok 2 angka akhir.

dikenal

Contoh:

dengan

Unit

Numbering

System (UNS) adalah suatu sistem

98

09

99

09

10

memberikan satu nomor rekam medis

00

09

11

pada pasien baik rawat jalan, rawat

01

09

11

digunakan

02

09

11

kunjungan berikutnya.

03

09

11

4. Sistem

Identifikasi

10

penomoran

dimana

sistem

ini

inap maupun gawat darurat dan

Penomoran

(Numerical)
Sistem Identifikasi dalam pelayanan
rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor
yang diberikan kepada pasien yang datang
berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
pasien yang bersangkutan. Nomor rekam

84

medis terdiri dari 6 (enam) angka (digit)

c. Serial

Unit

selamanya

Numbering

untuk

Sistem

(SUNS)
Pemberian nomor secara seri unit
atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System (SUNS) adalah
suatu

sistem

pemberian

nomor

dangan menggabungkan sistem seri

dan

sistem

penggabungan

unit.

Proses

disebut

cross

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

reference yaitu apabila pasien telah

2. Antropometri

selesai pelayanan maka dokumen

a. Pengertian antropometri

rekam medis baru disatukan dengan

Istilah antopometri berasal dari kata

dokumen rekam medis yang lama

antro yang berarti manusia dan

dengan menggunakan nomor rekam

metri berarti ukuran. Secara umum

medis yang lama.(Shofari, B. 2002)

antopometri dapat dinyatakan sebagai

C. Ergonomi

suatu ilmu yang berkaitan dengan

1. Pengertian Ergonomi

pengukuran dimensi tubuh manusia.

Ergonomi adalah suatu upaya dalam

Antropometri

secara

luas

bentuk ilmu, teknologi, dan seni untuk

digunakan

menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan,

ergonomis dalam interaksi manusia.

sistem, organisasi, dan lingkungan dengan

Dengan demikian dapat disimpulkan

kemampuan, keahlian, serta keterbatasan

bahwa

manusia sehingga tercapai suatu kondisi dan

menentukan

lingkungan yang sehat, aman, nyaman,

dimensi yang tepat yang berkaitan

efisien dan produktif melalui pemanfaatan

dengan

fungsional tubuh manusia secara optimal

(Wignjosoebroto, S.1995).

dan maksimal.

sebagai

akan

data

antropometri
bentuk,

produk

b. Anthropometri

Dari analisis berbagai pakar di atas

pertimbangan

akan

ukuran

yang

dan

dirancang

yang

digunakan

antara lain :

bahwa ergonomi tidak lepas dari makna

Jangkauan

dasar yaitu ergon adalah kerja (work) dan

sebagai acuan ukuran tinggi rak

nomos adalah hukum-hukum alam (natural

penyimpanan, Panjang depa untuk

laws). Pengertian kerja (work) secara sempit

menentukan lebar rak penyimpanan,

adalah kegiatan mendapat upah, tetapi

ukuran lebar bahu untuk menentukan

pengertian kerja secara luas adalah semua

jarak

gerakan manusia merupakan kerja, mesti

Menurut Huffman EK (1992) bahwa

tidak mendapatkan upah. Ergo (gerak atau

dianjurkan adalah 36 cm atau 90 cm

kerja) dan nomos (alamiah) adalah gerakan

atau 75 cm pada ruang yang sempit.

yang efektif, efisien, nyaman, aman, tidak

Rekam medis disimpan dengan dua

menimbulkan

cara yaitu vertical dan horizontal,

sesuai

kelelahan

dengan

kondisi

dan

kecapaian

tubuh

dan

tangan

antar

penjajaran

rak

dokumen

keatas

yaitu

penyimpanan.

yang

baik

mendapatkan hasil kerja yang lebih optimal.

sebaiknya disimpan dengan posisi

Oleh karena itu dalam pendekatan ergonomi

horizontal, karena dengan penjajaran

memerlukan

antara

secara horizontal dapat menghindari

kemampuan tubuh dengan tugas kerja

dokumen dari kerusakan. Dengan

(Santosa, 2001).

menerapkan

keseimbangan

penjajaran

secara

horizontal dapat ventilasi yang lebih

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

85

luas antar dokumen rekam medis

kiri

sampaidengan

dengan batas ruang penyimpanan

pinggul

kanan

pada setiap sub rak penyimpanan.

diambil yang paling lebar

Apabila

dalam

dokumen

rekam

medis

dan

keadaan

posisi

disimpan dengan cara vertical maka

berdiri.)

dokumen rekam medis lebih mudah

Panjang lengan (dinding

berubah posisi menjadi melengkung.

dada ujung jari tengah,

Adapun data anthropometri orang

lengan datar ke depan)

Indonesia.

Panjang

Tabel 1. Data anthropometri untuk orang

Indonesia
Kriteria
Tinggi

badan

(Bagian

lengan

atas

ke sampan)

Ukuran (cm)

Panjang lengan bawah

44,2

161,3

Tinggi jangkauan ke atas

202,1

(Diukur dari luar ujung

dengan alas kaki dalam

jari

keadaan berdiri tegak.)

dengan alas kaki dalam

bahu

(Bahu

bagian

atas

smapai

dengan

kaki

132,6

tengah

sampai

keadaan berdiri.)
Panjang depa

(Diukur

sampai dengan ujung jari

keadaan berdiri tegak.)

Tinggi siku (Siku lengan

97,8

tengah kanan.)

yang berada dalam posisi

Tinggi

vertical sampai dengan

(Bagian kepala

kaki

atas

keadaan

duduk,

berdiri tegak.)
(Dari

93,8

badan

duduk

sampaidengan
dengan

posisi

siku

duduk

tegak.)

pinggul

bagian

tulang

pinggul

Tinggi

paling

atas

sampai

(pantat diatas alas duduk-

dengan alas kaki dalam

pinggul badan tegak)

keadaan berdiri.)

Tinggi panggul duduk

Lebar bahu (Bagian luar

atas

dengan

bagian

lengan
diambil

atas

39,8

yang

Panjang tungkai atas saat

duduk (Dari tulang lutut

paling

86

pinggul(Pinggul

18,4

(bagian atas alas duduk

luar

lebar)
Lebar

23,0

s.d pinggul badan tegak)

sampai

kanan

84,4

paling

Tinggi

lengan

165,6

dari ujung jari tengah kiri

dalam

dalam

34,8

(ketiak-siku, lengan datar

kepala paling atas sampai

Tinggi

66,7

paling

luar

sampai

dengan

garis

vertical

44,8

28,9

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

pinggang dengan posisi

Filling Cabinet :
Terdiri dari 3 tipe :
FD 102 (2 Laci)
H 700 X W465 X
D620

sikap duduk tegak.)

Panjang tungkai bawah
saat

duduk

41,4

(bagian

bawah alas duduk sampai

FD 103 (3 Laci)

dengan telapak kaki)

Tinggi

lutut

duduk

H 1000 X W465 X
D620

49,5

(telapak kaki-lutut)

FD 104 (4 Laci)

(Wignjosoebroto, S.1995).

H1 1300 X W465 X

D. Peralatan Penyimpanan atau Rak

Penyimpanan

D620

Gambar 1. Filling Cabinet

Rak penyimpanan

adalah rakitan dari

beberapa sub rak yang terbuat dari papan

b. Lateral Filing

kemudian diberi tiang untuk menaruh atau

Peralatan

untuk menyimpan berkas yang disusun

menyimpan arsip diletakkan secara

secara vertikal maupun horizontal. Berkas

vertikal, akan tetapi peralatan ini

akan ditempatkan pada rak penyimpanan

tetap disebut sebagai file lateral. Hal

dari ujung kiri dari rak penyimpanan paling

ini dikarenakan letak map atau arsip

atas dan dilanjutkan ke sub rak berikutnya.

menyamping sehingga alat ini dapat

1. Tipe peralatan penyimpanan

menghemat

Tipe

peralatan

penyimpanan

yang

digunakan

tempat

dengan file cabinet

dapat

kegunaan

dikelompokkan menjadi 4 macam yaitu:

yang

untuk

dibandingkan
selain itu ada
lain

yaitu

mempercepat dalam penemuan arsip

a. Vertical filing

atau dokumen.

Adalah jenis alat penyimpanan yang

umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip dan alat ini sering
disebut

filling

cabinet.

Untuk

penggunaan filling cabinet adalah

penyimpanan

dokumen

dengan

bentuk peralatan tertentu.

Gambar 2. Lateral Filling

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

87

c. Power filing

Sehingga dapat dibuat gang atau sela

Alat penyimpanan ini dipergunakan

diantara dua rak untuk tempat berdiri

untuk

petugas

menyimpan

arsip

atau

dokumen dengan cara kerja secara

yang

sedang

mencari

dokumen.

elektronik atau otomatis. Terdiri dari

3 model dasar yaitu :
1) Filing kartu
Yaitu tempat penyimpanan filing
yang dibuat secara khusus

untuk

menyimpan kartu formulir dengan

ukuran tertentu.
CC-8
Ukuran kartu
(19 x11) Cm.
(135H x 48W x
63D) Cm.
CC 5
Ukuran kartu
(19 x11) Cm.
(135 x 60 x 63)
Cm.
CC-3
Ukuran kartu
(25 x15) Cm.
(85 x 60 x63)

Gambar 3. Filling Kartu

2) Filing structural
Yaitu filing yang dipergunakan
untuk

menyimpan

semua

jenis

Gambar 4. Filling Mobile

ukuran formulir atau arsip. Model

filing ini sering digunakan untuk
bagian

penyimpanan

dokumen

Rotary filing adalah suatu sistem

dengan kapasitas yang lebih besar

pengarsipan secara melingkar dan

dan dapat ditemukan pada rumah

dapat

sakit khususnya bagian filing.

menghemat ruang pada lantai dan

3) Filing mobil atau bergerak

dinding hingga 60%. Pada rotary

Keuntungan dari filing mobil

adalah
keuangan

88

d. Rotary filing

menghemat
dan

pemakaian

terletak

diatas

berputar,

yang

dapat

filing, map-map yang disimpan akan

disusun secara melingkar, sehingga
terhindar dari ruang yang tidak

semacam rel yang mempermudah

terpakai.

Keuntungan

lain

yang

gerakan ke depan dan ke belakang.

diperoleh yaitu memudahkan dalam

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

mengambil

dan

mengembalikan

dokumen yang jumlahnya sangat

berkas yang diperlukan. Hal tersebut

banyak.

dikarenakan rotary filing ini memiliki

1) Keuntungan dari rak roll opack :

map map yang memiliki kode

kode warna, angka,

a) Sistim

susunan dan

modern

untuk

penyimpanan arsip dan barang

urutannya teratur sehingga sangat

yang

menghasilkan

ekstra

membantu dalam pemakaian. Dalam

kapasitas ruang, ekonomis dan

setiap satu putaran dapat menyimpan

efisien.

map map tersebut setara dengan

b) Mengurangi

beban

kerja

satu filing kabinet empat tingkat.

petugas dalam hal membuka/

dimana, satu rotary filing memiliki

menutup rak apabila mudah

empat hingga enam tingkat sehingga

ditarik dan digeser.

satu

rotary

filing

menghemat

c) Karena tempat penyimpanan

penggunaan filing kabinet sebanyak 4

dapat dicapai lebih singkat,

sampai 6 unit.

sehingga menambah efisiensi

kerja.
d) Dapat
rekam

melindungi
medis

dari

berkas
bahaya

kimiawi dan fisik seperti anti

rayap, anti kelembaban, anti
api dan anti karat.
2) Kerugian menggunakan rak roll
opack diantaranya adalah :
a) Membutuhkan

biaya

yang

banyak untuk pengadaan roll

opack.
b) Harus

disesuaikan

sumber

daya petugas.
c) Membutuhkan

Gambar 5. Rotary Filling

khusus sehubungan dengan

e. Rak Roll Opack

Lemari

Arsip

perawatan

pengadaan dan perawatan rak

dengan Penggerak

roll opack.

Mekanik dan Index Sistem sehingga

memudahkan dalam penyimpanan,

(Depkes, RI. 1997).

2. Bahan rak penyimpanan

pencarian dan penghematan ruangan,

Rak penyimpanan dapat terbuat dari

sangat efisien dan efketif jika dipakai

bahan kayu, ada pula yang terbuat dari besi

perusahaan

atau baja. Adapun almari yang terbuat dari

yang

mempunyai

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

89

bahan baja khusus maka dilihat dari segi

keamanan mempunyai keuntungan yaitu :

Dalam penghitungan rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis di bagian unit filing,

a. Bor tidak mampu menembus almari.

dapat menggunakan rumus sebagai beriku:

b. Las

Penghitungan ketebalan Panjang dokumen rekam medis

tidak

mampu

melumerkan

almari.

dokumen rekam medis =

Rata-rata jumlah dokumen pada

c. Tahan dari gedoran palu besi.

tiap-tiap sub rak sub rak/ section

d. Rata rata bahan rak file atau

penyimpanan yang ada di rumah sakit

Selain

itu

untuk

penghitungan

terbuat dari besi, dengan alasan dapat

perencanan

dibongkar pasang sewaktu waktu

menghitung prediksi rak file x tahun yang

sesuai kebutuhan sehingga mudah

akan datang di bagian unit filing, dapat

dilakukan pembongkaran dan bila

digunakan rumus sebagai berikut :.

terbuat dari bahan kayu tidak tahan

Penghitungan rak

lama, tidak praktis dan mudah rapuh

dokumen

(Depkes, RI. 1997).

Penyimpanan

rak

penyimpanan

Penambahan dokumen x ratarata ketebalan

=

Dokumen rekam medis

E. Metode Penghitungan Kebutuhan Rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Metode Kuadrat Terkecil (Least square)
merupakan metode murni matematik dengan
persamaan rumus Y = a + bx. Rumus
tersebut digunakan untuk mengolah data

untuk

Untuk

Kapasitas

penghitungan

perkiraan

kebutuhan rak penyimpanan x tahun yang

akan

datang

di

bagian

filing,

dapat

digunakan rumus sebagai berikut :

Perkiraan kebutuhan rak = Hasil perkiraan
jumlah rak jumlah rak yang sudah ada

dalam memprediksi peningkatan jumlah

pasien dari satu rumah sakit terhadap
penambahan suatu berkas rekam medis

F. Penyimpanan Arsip
Ruang penyimpanan arsip merupakan hal

pasien dari waktu kewaktu.

penting dalam menjaga arsip dari keamanan

Nilai variabel y pada suatu waktu

dan kerahasiaan serta bahaya lain yang dapat

tertentu

terjadi. Menyimpan dokumen rekam medis

a = Pemotongan antara garis trend dengan

dengan ruang penyimpanan yang baik harus

sumber tegak (x), a = nilai y, jika x = 0

terhindar dari kemungkinan-kemungkinan

b = Kemiringan garis trend, besarnya

perubahan variabel Y yang terjadi
pada setiap perubahan satu unit
variabel x
x = Periode waktu deret berkala

serangan serangga, api, saluran air (talang,

pipa, air) dan lain lain, oleh karena itu bila
akan

membangun

tempat

penyimpanan

dokumen rekam medis membuat ventilasi

pintu yang tidak langsung menghadap ke
matahari secara langsung, dihindarkan dari
sinar

90

matahari

secara

langsung

serta

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

dilengkapi

jaring

kawat

yang

halus

disamping berguna untuk menyaring debu

penyimpanan secara berkala. (KepANRI

No.12 Tahun 2000)

masuk, serangga kecil dan lain lain.

Apabila tempat penyimpanan terdapat
saluran air maka upayakan

agar saluran

METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian

tersebut tidak bocor, oleh karena itu setiap

Jenis Penelitian ini adalah penelitian

saat diperiksa, terutama, bila hujan, untuk

deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya

menghindari bahaya kebanjiran atau alamiah

berupa diskripsi (penggambaran) keadaan

Tempat penyimpanan yang baik dengan

obyek

penelitian

tanpa

memberikan

suhu udara berkisar antara 22C sampai

kesimpulan

dengan 23C dan kelembaban udara sekitar

(generalisasi) (Arief TQ, M. 2009). Dengan

50% sampai dengan 65%. Dokumen Rekam

pendekatan retrospektif dimana peneliti

Medis dalam waktu yang dekat akan lapuk

mengumpulkan data-data yang ada pada

bila kelembaban melebihi 65% Disamping

masa lalu atau yang pernah terjadi.

memperhatikan hal hal tersebut di atas,

B. Populasi dan Sampel

yang

berlaku

umum

maka perlu memasang AC, selama 24 jam.

Populasi dan Sampel yang digunakan

AC ini selain berfungsi untuk mengatur

adalah rak penyimpanan dan dokumen

kelembaban dan temperatur udara juga

rekam medis rawat inap dan Rawat Jalan

untuk mengurangi debu. Pemasangan harus

dengan menggunakan metode Porposive

konstan (tetap), sehingga keadaan udara

sampling yaitu pengambilan sampel yang

tetap tidak berubah ubah yang dapat

didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu

merusak.

yang

Menyimpan

dokumen

rekam

medis

dibuat

oleh

peneliti

sendiri,

berdasarkan cirri atau sifat-sifat yang sudah

hendaknya ditempat yang memenuhi syarat.

diketahui sebelumnya.

Dapat menggunakan rak penyimpanan dari

2002.)

dengan almari yang tertutup, selain itu

C. Instrumen

(Notoatmodjo, S.

Penelitian

ukuran antara rak penyimpanan yang paling

Pengumpulan Data

bawah dengan lantai, sekitar 6 (enam) inchi,

1. Instrumen penelitian

dan

Cara

karena hal ini akan memudahkan udara

Pedoman observasi berisi sebuah daftar

bergerak dengan bebas. Apabila terpaksa

jenis kegiatan yang akan diamati pada saat

harus

yang

penelitian yaitu rak penyimpanan dokumen

tertutup, maka susun dokumen rekam medis

rekam medis, jumalah dokumen rekam

agak merenggang. Almari harus sering

medis, RL-1 serta Prosedur Tetap tentang

dibuka, serta diperiksa untuk melihat apabila

ruang dan rak penyimpanan dokumen rekam

kertas ditumbuhi cendawan atau diserang

medis (Arikunto, S. 2006).

menggunakan

serangga.
serangga

Maka
beri

almari

dalam

kapur

barus

besi

menghindari
pada

rak

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

91

2. Cara pengumpulan data

4. Penyajian data.

a. Observasi.

Yaitu dalam bentuk narasi dan

Pengamatan

langsung

kebijakan-kebijakan

dan

terhadap

nantinya akan menggambarkan hasil

prosedur

penelitian.

tetap tentang sistem penyimpanan

dan penjajaran di Rumah Sakit.

E. Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam

b. Pengukuran.
Yaitu

yang

penelitian ini adalah dengan menggunakan

peneliti

mengamati

dan

analisis

diskriptif

yaitu

cara

yang

telah

mengukur rak penyimpanan dokumen

mendiskripsikan

rekam medis rawat inap dab rawat

dikumpulkan dan diolah menjadi kebutuhan

jalan untuk mendapatkan ukuran

rak penyimpanan dokumen rekam medis

panjang,

rak

rawat inap maupun rawat jalan tahun 2009

penyimpanan dokumen rekam medis.

di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

lebar,

tinggi

c. Sumber data

data

dengan

Sragen.

Data dalam penelitian ini adalah data

yang berasal dari rak penyimpanan,

HASIL

dokumen rekam medis rawat inap

PEMBAHASAN

mupun rawat jalan dan RL-1.

1. Kebijakan Rumah Sakit tentang ruang

Pengolahan data melalui tahap

dan penyimpanan dokumen rekam medis

1. Collecting.

Di
ukuran

desain

rak

penyimpanan dokumen rekam medis di

ruang filing.

Sakit

Umum

Daerah

Kabupaten Sragen mengunakan identifikasi

penomoran secara unit numbering system

sistem ini memberikan satu nomor rekam

Pada tahap ini data yang diperoleh

kemudian disusun menurut bagian yang
diteliti agar dapat dibaca dilengkapi
apabila belum sesuai dengan tujuan
penelitian.

medis pada pasien baik rawat jalan, rawat

inap maupun gawat darurat dan digunakan
selamanya untuk kunjungan berikutnya.
Dalam prosedur tetap No.P.05.05.038
yang

3. Tabulasi.

kemudian

Rumah

yaitu adalah suatu sistem penomoran dimana

2. Editing.

Setelah

DAN

A. Hasil Penelitian

D. Teknik dan Pengolahan Data

Pengumpulan

PENELITIAN

mengatur

penyimpanan

dokumen

rekam medis (filling) yang berisi penjajaran

melalui

tahap

memasukkan

sebelumnya,
hasil

dari

pengumpulan data kedalam tabel untuk

memudahkan

pengelompokkan

penghitungan data.

dan

dokumen rekam medis berdasarkan angka

akhir

atau Terminal Digit Filling (TDF)

untuk dokumen rekam medis rawat jalan,

rawat inap maupun gawat darurat yang telah
selesai dikoding dan indeksing. Sedangkan
untuk pelayanan dokumen rekam medis

92

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

pasien Gawat Darurat yang berkujung pagi,

sore, maupun malam dikembalikan kebagian

10,5 m

rekam medis pada keesokan harinya dan

dokumen rekam medis dengan nomor rekam
medis lama di satukan dengan dokumen

rekam medis lama yang berada di filling

sedangkan untuk nomor baru diurutkan dan

diberi

map

kemudian

ditulis

tanggal

d
5m

pengembaliannya.
Rumah
penyimpanan

sakit

menggunakan
dokumen

sistem

berdasarkan

desentralisasi yaitu terjadi pemisahan antara

rekam medik poliklinik dengan rekam medis

Gambar 6. Ruang penyimpanan dokumen

penderita dirawat inap, akan tetapi belum

rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah

terdapat kebijakan yang mengatur tentang

Kabupaten Sragen.

penyimpanan dokumen secara desentralisasi,

Keterangan :

selain itu belum terdapat pula tentang

a. Rak penyimpanan rawat inap 1.

penetapan

luas

penyimpanan

b. Rak penyimpanan rawat inap 2.

dokumen

rekam

dan

c. Rak penyimpanan rawat inap 3.

ruangan
medis

dalam

penyimpanan dokumen rekam medis rawat

d. Rak penyimpanan rawat Jalan 1.

inap

ada

e. Rak penyimpanan rawat Jalan 2.

pemisahan antara dokumen rekam medis

f. Rak penyimpanan rawat Jalan 3.

aktif maupun inaktif.

g. Rak penyimpanan rawat Jalan 4.

maupun

2. Luas

ruang

rawat

jalan

tidak

penyimpanan

rekam medis di Rumah Sakit

dokumen
Umum

h. Rak penyimpanan rawat Jalan 5.

3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap dan

Daerah Kabupaten Sragen

Di

Rumah

Sakit

Umum

rawat jalan di Rumah Sakit Umum

Daerah

Daerah Kabupaten Sragen selama tahun

Kabupaten Sragen mempunyai luas ruangan

2005 sampai tahun 2009.

63m dengan panjang 10,5 m dan lebar 6 m.

Jumlah kunjungan pasien rawat inap di

berikut lay-out tentang tataletak ruang

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

penyimpanan dokumen rekam medis rawat

Sragen selama tahun 2005 sampai tahun

inap maupun rawat jalan di Rumah Sakit

2009 berdasarkan data RL-1 (Formulir data

Umum Daerah Kabupaten Sragen sebagai

kegiatan rumah sakit) digunakan untuk

berikut

memperoleh

data

penghitungan

jumlah

pasien atau penambahan dokumen rekam

medis sebagai berikut :

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

93

Tabel 2. Data Pasien Rawat Inap dan

Rawat Jalan Keluar Hidup dan Meningal
Jumlah pasien
No. Tahun
Rawat
Rawat
Jalan
Inap
1.
2005
13540
10438
2.
2006
14539
11953
3.
2007
15319
11184
4.
2008
16504
12786
5.
2009
18473
13690
Jumlah
78375
60051
Sumber : Laporan Rekapitulasi Kegiatan
Rumah Sakit tahun 2005 sampai tahun 2009
4. Ketebalan

dan

panjang

Dari

data

tersebut

dilakukan

dapat

penghitungan

mengetahui
dokumen

diatas

rata-rata
rekam

untuk
ketebalan

medis

dengan

rumus:
Ketebalan dokumen rekam medis
rawat inap/ rawat jalan

Panjang dokumen rekam medis

Jumlah dokumen

a. Rawat Inap

94,2

pengarsipan

dokumen rekam medis di Rumah Sakit

= 0,47 cm

Umum Daerah Kabupaten Sragen

a. Ketebalan dokumen rekam medis
Dalam

Penghitungan

b. Rawat Jalan

ketebalan

dokumen rekam medis rawat inap

dengan

menggunakan

penghitungan

rata-rata

rumus

21,3
200

= 0.11 cm
Berdasarkan

perhitungan

diatas,

ketebalan

diperoleh hasil rata-rata ketebalan

dokumen rekam medis. Berikut data

dokumen rekam medis rawat inap

jumlah dokumen rekam medis dan

yaitu 0,47 cm dan untuk dokumen

panjang dokumen rekam medis rawat

rekam medis rawat jalan adalah 0,11

inap maupun rawat jalan.

cm.
b. Panjang pengarsipan dokumen rekam

Tabel 3. Data Jumlah Sampel Dokumen

Rekam Medis dan Panjang Dokumen
Rekam Medis
N Jumlah
Panjang
Keteran
o
Dokumen
dokumen
gan
rekam Medis rekam
medis
rawat inap
(cm)
1.
Rawat
200
94,2
Inap
2.
Rawat
200
21,3
Jalan

medis
Dalam

penentuan

panjang

pengarsipan dokumen rekam medis

dapat dilakukan dengan rumus :
Panjang pengarsipan = Dokumen tahun
2006 sapai tahun 2010 x ketebalan dokumen

1). Panjang

pengarsipan

dokumen

Rawat Inap = 78375 x 0,47

= 36836.25 cm

94

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

2). Panjang pengarsipan dokumen

b. Rak penyimpanan dokumen rekam

Rawat Jalan = 60051 x 0.11

medis rawat inap di Rumah Sakit

= 6605,61 cm

Umum Daerah Kabupaten Sragen

Berdasarkan hasil penghitungan panjang

pengarsipan

dengan

rata-rata

berjumlah 3 rak untuk masing-

ketebalan

masing 1 rak penyimpanan terdiri

dokumen rekam medis rawat inap 0,47 dan

dari 10 sap dan 60 subrak back to

0,11 untuk rawat jalan dapat diketahui

back.

panjang pengarsipan dokumen rekam medis

penyimpanan dokumen rekam medis

untuk rawat inap yaitu 36836.25cm dan

rawat inap Rumah Sakit Umum

untuk dokumen rekam medis rawat jalan

Daerah Kabupaten Sragen.

Berikut

ukuran

rak

yaitu 6605 cm.

5. Ukuran

rak

penyimpanan

300 cm

dokumen

rekam medis di Rumah Sakit

Umum

Daerah Kabupaten Sragen.

a. Rak penyimpanan dokumen rekam
medis rawat jalan yang tersedia
berjumlah 5 rak untuk masingmasing 1 rak penyimpanan terdiri
dari
back,

6 sap dan 12 subrak back to

berikut

ukuran

Sap 1

Subrak

Sap 2

Panjang
subrak 100

Sap 3

Tinggi subrak
28 cm

Sap4
Sap5

rak
Sap 6

penyimpanan dokumen rekam medis

Sap7

rawat jalan Rumah Sakit Umum

Sap 8

Daerah Kabupaten Sragen.

Panjang rak 200 cm

Sap9
Sap10

Lebar Rak 50

cm
Panjang
subrak 100
cm

Gambar 8. Ukuran rak penyimpanan rawat

inap.
6. Penghitungan

kebutuhan

rak

penyimpanan dokumen rekam medis di

Lebar
Tinggi
Rak 168

cm

bagian filing Rumah Sakit

Umum

Daerah Kabupaten Tahun 2009.

a. Penghitungan

jumlah

kunjungan

pasien rawat inap tahun 2005 s.d

Gambar 7. Ukuran rak penyimpanan rawat
jalan.

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

2009 dengan menggunakan metode

kuadrat terkecil.

95

Tabel 3. Hasil Penghitungan Jumlah

Pasien Rawat Inap Tahun 2005 Sampai
Tahun 2009
No

Tahun

XY

1.

2005

10438

2.

2006

11953

20876

3.

2007

11184

4.

2008

12786

11953

5.

2009

13690

12786

27380

7337

60051

= 12010.2 + 2201.1
= 14211.3
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen

Jumlah

1). Tahun 2010 = 12010.2 + ( 733.7 x 3)

rekam medis untuk rawat inap adalah 14211

dokumen.
2). Tahun 2011 = 12010.2 + ( 733.7 x 4)
= 12010.2 + 2934.8
= 14945
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen
rekam medis untuk rawat inap adalah 14945
dokumen.
b. Penghitungan

10

jumlah

kunjungan

pasien rawat jalan tahun 2006 sampai

Berdasarkan

data

tabel

tahun 2010 dengan menggunakan

dapat

metode kuadrat terkecil.

digunakan untuk memprediksi kebutuhan

rak penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menggunakan rumus metode kuadrat
terkecil (Least square) :

Y = a + bx
Rumus ini untuk mencari nilai a dan nilai
b sebagai berikut :
a =
=

y
n

60051

Tabel 4. Hasil Penghitungan Jumlah

Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 Sampai
Tahun 2009

No

Tahun

XY

1.

2006

13540

2.

2007

14539

27080

3.

2008

15319

4.

2009

16504

14539

5.

2010

18473

16504

36946

78375

11831

data

tabel

= 12010.2
Maka nilai a adalah : 12010.2
b =
=

XY
X
10

= 733.7
Maka nilai b adalah : 733.7
Sehingga diperkirakan jumlah dokumen
rekam medis rawat inap pada tahun 2009
adalah :

96

Jumlah

Berdasarkan

10

dapat

digunakan untuk memprediksi kebutuhan

rak penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menggunakan rumus metode kuadrat
terkecil (Least square):

Y = a + bx

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

Rumus ini untuk mencari nilai a dan

dapat dicari panjang pengarsipan

nilai b sebagai berikut :

a =

dokumen rekam medis nya dan

hasilnya adalah sebagai berikut :

Panjang pengarsipan = Dokumen 2010

sampai 2011 x ketebalan dokumen

= 15675

Rawat Inap = 14211.3 + 14945 x 0.47

Maka nilai a adalah : 15675

b =
=

= 29156.3 x 0.47

= 13703.46 cm

Rawat Jalan= 19224.3 + 20407.4 x 0,11

11831
10

= 39631.7 x 0.11

= 1183.1

= 4359.49cm

Maka nilai b adalah : 1183.1

Sehingga

diperkirakan

2). Kapasitas berdasarkan rak yang

jumlah

dokumen rekam medis rawat jalan

ada

pada

Berdasarkan panjang rak dan

tahun 2011 adalah :

jumlah

1). Tahun 2010 = 15675 + (1183.1 x 3)

tahun

2010

jumlah

dokumen rekam medis untuk rawat jalan

adalah 19224 dokumen.

(a.) Rak rawat inap= 100 cm x 60

x 1 rak = 6000 cm

2). Tahun 2011 = 15675 + (1183.1 x 4)

(b.) Rak rawat jalan

= 15675 + 2772.4

untuk

tahun

3). Perkiraan
2011

jumlah

100

2011

adalah 20407 dokumen.

Perkiraan

penyimpanan

rak

penyimpanan

rak

dokumen rekam medis untuk

penyimpanan dokumen rekam medis

tahun 2011 dapat dicari karena

bagian filling rawat inap dan rawat

diketahui :

jalan tahun 2011.

(a.)Jumlah DRM rawat inap 2010

1). Panjang

perkiraan

rak

dokumen rekam medis tahun

dokumen rekam medis untuk rawat jalan

c. Penghitungan

cm x 12 x 1 = 1200 cm

= 20407.4
Maka

dicari

Kapasitas 1 rak = Panjang subrak x jumlah

subrak dalam 1 rak

= 19224.3
untuk

dapat

panjang pengarsipan rak yaitu :

= 15675 + 3549.3

Maka

subrak

pengarsipan

untuk

periode 2 tahun yang akan datang

yaitu 2010 sampai tahun 2011.
Berdasarkan

data

perkiraan

dokumen rekam medis tahun

- 2011
(b.) Jumlah DRM rawat jalan
20010 - 2011
(c.)Rata rata ketebalan DRM
rawat inap

2010 sampai tahun 2011 dan

ketebalan dokumen rekam medis

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

97

(d.) Kapasitas 1 rak rawat inap

back to back

rak penyimpanan , sedangkan

6000

untuk rak penyimpanan dokumen

cm

rekam

(e.) Kapasitas 1 rak rawat jalan

back to back

medis

rawat

jalan

sejumlah 6 rak penyimpanan.

: 1200 cm
B. Pembahasan

(f.) Rak yang ada untuk rawat

inap

1. Kebijakan

rumah

sakit

tentang

penyimpanan dan
: 3 Rak
ruang penyimpanan

(g.) Rak yang ada untuk rawat

jalan

dokumen rekam medis

Di

Pengitungan
penyimpanan=

rak

Rumah

Sakit
: 5 Rak Umum

Daerah

Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang

mengatur tentang penyimpanan dokumen

Penambahan dokumen x Rata-rata ketebalan dokumen

rekam medis (Filling) yang didalamnya

Kapasitas

berisi tentang prosedur penjajaran dokumen

(a.) Rawat Inap =

rekam

89207 x 0.47
6000

penjajaran

secara

belum sesuai dengan judul kebijakan tentang

118006 x 0.11

penyimpanan

1200

kebutuhan

dokumen

rekam

medis

No.P.05.05.038, karena belum tercantum

= 10.82 atau 11 rak

Perkiraan

yaitu

Terminal Digit Filing. Kebijakan tersebut

= 6,99 atau 7 rak

(b.) Rawat Jalan =

medis,

rak

penyimpanan 2 tahun yang akan

datang di bagian filling adalah

prosedur tentang penyimpanan dokumen

secara desentralisasi. .
Ruang penyimpanan dokumen rekam
medis

sebagai berikut:

telah

diatur

dalah

Perkiraan kebutuhan rak=

No.P.05.04.044

Hasil perkiraan jumlah rak jumlah rak

penyimpanan dokumen dokumen non aktif,

yang sudah ada

akan

(a.) Rawat Inap

kebijakan

pemisahan

tersebut

dan

belum

dilaksanakan dikarenakan belum tersedianya

=73

ruang untuk penyimpanan dokumen inaktif.

= 4 rak

Hal ini mengakibatkan ruang penyimpanan

(b.) Rawat Jalan = 11 5

menjadi sesak, dan terjadinya penumpukan

= 6 rak

98

tetapi

tentang

kebijakan

Berdasarkan hasil penghitungan

dokumen rekam medis dilantai, sehingga

perkiraan

petugas kesulitan dalam pencarian dokumen

penambahan

rak

penyimpanan pasien rawat inap di

apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

ruang filling Rumah Sakit Umum

2. Penghitungan kebutuhan rak dokumen

Daerah Kabupaten Sragen untuk

rekam

menggunakan metode kuadrat terkecil.

tahun

yang

kususnya

rak

akan

datang

medis

rawat

inap

dengan

penyimpanan

Berdasarkan beban penyimpanan periode

dokumen rawat inap sejumlah 4

tahun 2007 s.d 2009 sebanyak 29156

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

dokumen rekam medis rawat inap dengan

ada

berdasarkan

jumlah

subrak/section

rata-rata ketebalan 0,47 cm untuk setiap

sebanyak 12 subrak/section serta dengan

dokumen rekam medis, maka akan diperoleh

jenis rak back to back.

panjang pengarsipan sepanjang 13703.46

Rak tersebut akan diletakkan di ruang

cm. Jumlah dokumen rekam medis Rawat

filing Unit Rekam Medis yang mempunyai

Inap pada tahun 2007 sebanyak 14211

luas ruangan 63 m dengan ukuran panjang

dokumen, dan tahun 2008 sebanyak 14945

10,5 m dan lebar 6 m. Rak penyimpanan

dokumen, sehingga pertambahan dokumen

rawat inap yang ada, mempunyai ukuran

rekam medis rawat inap dari tahun 2006 s.d

panjang 3 m, lebar 0.7 m dan tinggi 1,68 m

2009 memperoleh penambahan dokumen

dengan back to back sehingga mempunyai

rekam medis sebanyak 734 dokumen. Oleh

luas 2.25 m sedangkan rak penyimpanan

karena

semua

rawat jalan mempunyai ukuran panjang 2 m,

dokumen rekam medis dari tahun 2010 s.d

lebar 0.5 m dan tinggi 2,8 m dengan back to

2011 membutuhkan penambahan 4 rak

back sehingga mempunyai luas 1 m.

penyimpanan sesuai dengan ukuran rak

Perkiraan kebutuhan rak untuk dua tahun

penyimpanan yang telah ada berdasarkan

yang akan datang adalah 15 rak, yaitu 7 rak

jumlah

untuk rawat inap dan 11 rak untuk rawat

itu

untuk

menampung

subrak/section

sebanyak

60

subrak/section serta dengan jenis rak back to

jalan.

Berdasarkan hasil penghitungan

back.

tersebut dapat diperkirakan luas ruangannya:

Sedangkan untuk dokumen rekam medis

a. Perkiraan luas 1 rak rawat inap =

rawat jalan berdasarkan beban penyimpanan

(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar

39631 dokumen rekam medis dengan rata-

+ Kelonggaran)

rata 0.11 cm untuk setiap dokumennya,

= (3 m + 0,6 m) x (0,7 m + 0,6m)

maka

= 3,6 x 1,3

diperoleh

panjang

pengarsipan

4359.49 cm untuk periode dua tahun

= 4,68 m

kedepan. Jumlah dokumen rekam medis

Rawat Inap pada tahun 2008 sebanyak
19224 dokumen, dan tahun 2009 sebanyak

Lebar
rak
0,7 m

20407 dokumen, sehingga pertambahan

dokumen rekam medis rawat jalan dari
tahun 2008 sampai tahun 2009 memperoleh
penambahan

dokumen

rekam

Panjang 1rak

Kelonggaran
0,3 m

Panjang 1 rak +

Kelonggaran 3,6 m

medis

sebanyak 1183 dokumen. Oleh karena itu

Gambar

untuk menampung semua dokumen rekam

penyimpanan rawat inap.

medis

rawat

jalan

pada

tahun

9.

Perkiraan

luas

rak

2009

membutuhkan 6 rak penyimpanan sesuai

dengan ukuran rak penyimpanan yang telah

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

99

Berdasarkan penghitungan perkiraan luas

satu rak rawat inap yaitu

4,68 m, maka

dapat dipekiraan luas untuk 7 rak rawat inap.

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
1. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

= Luas 1 Rak x Jumlah Rak

Sragen sudah

= 4,68 m x 7

mengatur

= 32,76 m

antara dokumen aktif dan inaktif, akan

ada kebijakan yang

pemisahan

penyimpanan

3. Perkiraan luas 1 rak rawat jalan =

tetapi belum dilaksanakan. Dan belum

(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar +

adanya kebijakan yang mengatur tentang

Kelongaran)

sistem penyimpanan yaitu penyimpanan

secara desentralisasi.
`=
(
2m
+ 0,6m) xbeban
(0,5mkerja
+ 0,6m)
2. Berdasarkan
dari tahun 2006
= 2,6m
x 1,1m
sampai
tahun 2009 sebanyak 89207

Panjang 1 rak 2 m

Kelongg
aran
0,3m
Lebar
1 rak
0,5 m

Lebar 1
rak +
Kelongg
aran
1.2m

Panjang 1 rak + Kelongaran 2,6 m

= 2,53
m rekam medis untuk rawat inap
dokumen
dan 118006 dokumen rekam medis untuk
rawat jalan dengan jumlah rak yang ada
untuk rawat inap yaitu 3 rak dan rawat
jalan 5 rak , maka kebutuhan rak
penyimpanan dokumen rekam medis

Gambar

10.

Perkiraan

luas

rak

penyimpanan rawat jalan.

aktif di bagian filling sebanyak 4 rak

penyimpanan rawat inap dengan panjang
pengarsipan sepanjang 13703.46 cm dan

Berdasarkan penghitungan perkiraan luas

6 rak penyimpanan rawat jalan dengan

satu rak rawat jalan yaitu 2,53 m, maka

panjang

dapat diperkiraan luas untuk 11 rak rawat

Dengan luas ruangan sekarang 63 m

jalan. = Luas 1 Rak x Jumlah Rak

masih dapat menampung penambahan

pengarsipan

4359.49

cm.

= 2,53 m x 11

rak penyimpanan pada tahun 2011 yang

= 27,83 m

akan datang dengan perkiraan luas rak

Luas ruang penyimpanan yang ada

keseluruhan adalah 60,59 m.

adalah 63 m dengan perkiraan kebutuhan

B. Saran

luas ruangan di atas diketahui bahwa dengan

1. Dalam

pelaksanaan

penyimpanan

jumlah perkiraan 18 rak, untuk rawat inap

dokumen

dan rawat jalan membutuhkan luas ruangan

dilakukan pemisahan antara dokumen

60,59

rekam medis in aktif dan aktif sesuai

m,

sehingga

penambahan ruangan.

tidak

diperlukan

rekam

medis

sebaiknya

dengan prosedur tetap No.P.05.05.044

tentang pemisahan dan penyimpanan
dokumen non aktif yang telah ada dan di
buat prosedur tetap tentang penyimpanan

100 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101

secara

desentralisasi

sehingga

.
2008. Peraturan Menteri
Kesehatan
Indonesia
Nomor
269/MENKES/PER/2008
Tentang
Rekam Medis. Jakarta: Menteri
Kesehatan

memudahkan dalam pencarian dokumen

rekam medis. Prosedur tetap tentang
penyimpanan secara desentralisasi dapat
dilihat pada lampiran saran 1.
2. Menurut

penghitungan

perencanaan

kebutuhan rak penyimpanan rawat inap

Notoatmodjo,
S.
2002.
Metodologi
Penelitian Kesehatan. Jakarta :
Rineka Cipta,

dan rawat jalan untuk periode tahun

2012,

membutuhkan

sekitar

rak

penyimpanan rawat Inap dan 6 rak

penyimpanan rawat jalan dengan ukuran

Nurmianto, E. 1998.Ergonomi Konsep

Dasar dan Aplikasinya. Institut
Teknologi Sepuluh November Guna
Widya, Surabaya.

rak penyimpanan sama dengan rak

penyimpanan yang sudah ada. Apabila
rumah sakit memiliki sumber dana
khusus

untuk

pengadaan

PerMenKes
RI
269/MENKES/PER/III/2008.
Tentang Rekam Medis. Jakarta.

No

sarana

penyimpanan maka dapat mengadakan

sarana penyimpanan dengan bentuk roll
opack, dilihat dari faktor ketahanan rak

Santosa, G. 2001. Ergonomi Manusia,

Peralatan dan lingkungan. Prestasi
Pustaka, Jakarta.

penyimpanan yang terbuat dari besi

sehingga lebih tahan lama dengan tujuan
terhindar dari bahaya kimiawi, biologi.
Adapun ukuran roll opack dapat dilihat

Shofari, B. 2002. Modul Pembelajaran

Pengelolaan Rekam Medis dan
Dokumentasi Rekam Medis (Buku 1).
PORMIKI Jateng, Semarang. Tidak
dipublikasikan

di lampiran saran 2.
. Modul Pembelajaran
Pengelolaan Rekam Medis dan
Dokumentasi Rekam Medis (Buku 2).
PORMIKI Jateng, Semarang. Tidak
dipublikasikan

DAFTAR PUSTAKA
Arief TQ, M. 2004. Pengantar Metodologi
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan.
Surakarta

Arikunto, S. 2006 Manajemen Penelitian.

Jakarta : PT. Rineka Cipta

Wignjo, S. 1995. Studi Gerak dan Waktu.

Gunung Waktu, Surabaya.

Depkes, RI.
1997.
Pedoman
Pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit Di Indonesia. Revisi 1.
Departemen Kesehatan RI. Jakarta

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk)

101