STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Lampiran SK No. 027/SK/INT/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

PENDIDIKAN KHUSUS
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
PERIODE 2014-2015

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.............................................................................................................................. i
BAB I

PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

A. PENGANTAR ............................................................................................................ 1
B. PENGERTIAN ........................................................................................................... 1
C. FUNGSI ...................................................................................................................... 1
D. TUJUAN ..................................................................................................................... 2
E.

RUANG LINGKUP .................................................................................................... 2

BAB II ADMINISTRASI ....................................................................................................... 3

A. URAIAN TENTANG SEKRETARIS UMUM, KESEKRETARIATAN, DAN
SEKRETARIS BIDANG DALAM HAL KESEKRETARIATAN ........................... 3
B. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN KESEKRETARIATAN.................... 5
C. KELENGKAPAN SURAT MENYURAT ................................................................. 5
D. PENGELOLAAN SURAT ......................................................................................... 7
E.

AGENDA KETUA UMUM ..................................................................................... 19

F.

FORMAT PEMBUKUAN PENERIMAAN LAPORAN

PENANGGUNGJAWABAN ................................................................................... 19

G. ADMINISTRASI TIAP BIDANG ........................................................................... 19

H. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HMJ PKh FIP UPI .. 22
I.

ADMINISTRASI RAPAT FORMAT BERKAS KHUSUS .................................... 23

BAB III MEKANISME KERJA ORGANISASI ................................................................ 25

A. PENGANTAR .......................................................................................................... 25
B. MACAM RAPAT ..................................................................................................... 25
C. BERITA ACARA RAPAT ....................................................................................... 27
D. MEKANISME KERJA ORGANISASI.................................................................... 30
BAB IV SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN............................................................. 31
A. PENGANTAR .......................................................................................................... 31
B. PEMBAHASAN ....................................................................................................... 31
Lampiran ..................................................................................................................................ii

BAB I
PENDAHULUAN

A. PENGANTAR
Setiap organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan
visi dan misi yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan suatu
landasan yang kokoh demi terbangunnya sistem keorganisasian yang mantap dan solid
yang merupakan dasar-dasar organisasi yang bersifat fundamental dan berkualitas.
Landasan ini dibuat dalam bentuk standar-standar baku tentang pelaksanaan
kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI. Oleh karena itu seluruh pengurus
dituntut untuk memahami dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Petunjuk
pelaksanaan ini agar seluruh kegiatan dapat diorganisir secara rapi dan baik sehingga
tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

B. PENGERTIAN
Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI merupakan
pedoman yang berisi deskripsi umum tentang prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan
keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap
bidang.

C. FUNGSI
Adapun fungsi dari petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh
FIP UPI, yaitu:
1. Memberikan deskripsi umum dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan
(perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi).
2. Memberikan standarisasi dalam pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi umum
HMJ PKh FIP UPI.
3. Sebagai mekanisme kontrol dan pengembangan organisasi melalui dokumentasi
semua kegiatan HMJ PKh FIP UPI.

D. TUJUAN
Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI disusun
dengan tujuan seluruh kegiatan keorganisasian dapat berjalan secara terorganisir dengan
rapi dan tertib sehingga terbentuk suatu profesionalisme kinerja pengurus HMJ PKh FIP
UPI.

E. RUANG LINGKUP
Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HMJ PKh FIP UPI ini disusun
dengan sistematika sebagai berikut:
Bab I

Pendahuluan

Bab II

Administrasi

Bab III

Sistem Koordinasi dan Mekanisme Kerja Organisasi

Bab IV

Sistem Kinerja Panitia Kegiatan

BAB II
ADMINISTRASI
Dalam hal administrasi tidak akan terlepas dari kesekretariatan, seperti pada umumnya
kesekretariatan selalu berhubungan dengan sekretaris umum, kesekretariatan, dan sekretaris
bidang. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung
program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi
merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah
organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan
admninistratif semakin diperlukan.
Semakin rapi dalam hal administrasi semakin terlihat bahwa suatu organisasi tersebut
teliti dan bagus dalam suatu perencanaan. Kegiatan administrasi menggambarkan
keprofesionalan dalam organisasi. Semakin rapinya administrasi yang terstruktur dan
kearsipan yang rapi akan membuktikan bahwa organisasi tersebut bagus. Namun semakin
banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat
menurunkan kinerja organisasi.
A. URAIAN TENTANG SEKRETARIS UMUM, KESEKRETARIATAN, DAN
SEKRETARIS BIDANG DALAM HAL KESEKRETARIATAN
1. Sekretaris Umum
Dalam melaksanakan tugas sebagai Sekretaris Umum, Sekretaris Umum HMJ
PKh FIP UPI mengacu pada Struktur dan Mekanisme Kerja Organisasi HMJ PKh FIP
UPI tahun 2014 Bab II mengenai Tugas dan Wewenang yang tercantum pada pasal 4
Sekretaris Umum, yaitu:
a.

Mengkoordinasikan setiap pengurus.

b.

Mengkoordinasikan penyelenggaraan administrasi kesekretariatan.

c.

Menggantikan tugas ketua umum apabila ketua umum berhalangan.

d.

Menghadiri dan mempertanggung jawabkan seluruh Program Kerja selama 1

periode kepengurusan di MUMAS.
Dalam hal administrasi, tugas sekretaris umum adalah mengkoordinasikan

penyelanggaraan administrasi kesekretariatan. dan ini merupakan tugas dari sekretaris

umum adalah sebagai berikut:
a.

Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HMJ PKh FIP UPI.

3

b.

Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan

kesekretariatan.

c.

Membuat Surat atas sepengetahuan Kesekretariatan HMJ PKh FIP UPI

d.

Mempertanggungjawabkan

segala

bentuk

kegiatan

pengadministrasian

organisasi kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

2. Kesekretariatan
Dalam hal administrasi, tugas Kesekretariatan adalah mengkoordinasikan
penyelanggaraan administrasi kesekretariatan dan ini merupakan tugas dari
Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
a.

Menyelenggarakan sirkulasi surat menyurat HMJ PKh FIP UPI.

b.

Mengelola sistem administrasi organisasi, termasuk diantaranya adalah

pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun
eksternal organisasi.

c.

Mengarsipkan segala bentuk administrasi HMJ PKh FIP UPI dan bidang di HMJ
PKh FIP UPI.

d.

Mempertanggungjawabkan

segala

bentuk

kegiatan

pengadministrasian

organisasi kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

e.

Membuat surat atas seizin Sekretaris Umum.

f.

Mengetahui setiap surat yang keluar dan diketahui oleh Ketua Umum HMJ PKh
FIP UPI.

g.

Mencatat semua agenda Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

h.

Mengelola inventarisasi barang di kesekretariatan.

i.

Melakukan pencatatan dan pengarsipan risalah rapat kerja dan rapat di tingkat
pengurus harian.

j.

Melakukan pengontrolan terhadap pengelolaan kesekretariatan di tiap bidang.

k.

Melakukan koordinasi dengan sekretaris bidang.

3. Sekretaris Bidang
Dalam hal administrasi, tugas sekretaris bidang adalah sebagai berikut:
a.

Menggantikan fungsi ketua bidang apabila ketua bidang berhalangan.

b.

Melakukan koordinasi administrasi dengan Kesekretariatan.

c.

Mengarsipkan semua administrasi bidang (baik itu administrasi bidang maupun

administrasi panitia kegiatan yang dinaungi oleh bidang tersebut).
4

d.

Membantu tugas ketua bidang dalam melaksanakan program kerja.

e.

Bersama-sama ketua bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan

kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.

B. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN KESEKRETARIATAN

1. Sumber Daya Manusia
Personel yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari sekretaris
umum, kesekretariatan dan sekretaris bidang serta staf yang dibutuhkan.
2. Peralatan/Perangkat Kesekretariatan

Peralatan/perangkat kesekretariatan HMJ PKh FIP UPI terdiri dari:

a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas-kertas.
b. Perangkat komputer dan printer (dalam kondisi ideal).
c. Peralatan kantor/alat tulis.
d. Papan tulis/papan pengumuman.
e. Meja, kursi, tikar/karpet, spanduk.
f. Alat-alat kebersihan.
g. Alat komunikasi: handphone.
h. Struktur kepengurusan, visi misi, dan kalender program kerja.
Peralatan

yang

berada

diatas

tersebut

harus

ada,

dan

merupakan

peralatan/perangkat kesekretariatan yang wajib dimiliki oleh HMJ PKh FIP UPI agar
bisa mengoptimalkan kinerja administrasi HMJ PKh FIP UPI. Semua barang tersebut
harus diinventariskan sesuai dengan pedoman SOP Inventaris.

C. KELENGKAPAN SURAT MENYURAT

1. Kertas Surat
a. Penggunaan kertas harus standar (jenis, ukuran, berat) yaitu dengan menggunakan
kertas A4 dengan berat 70 gr/80 gr.
b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman dengan ukuran 12 dan line
spacing 1.
2. Kop Surat
a. Surat dibuat dalam kertas yang ber-kop HMJ PKh FIP UPI dan diusahakan
memakai amplop ber-kop HMJ PKh FIP UPI. Surat yang ditujukan ekstern HMJ

PKh FIP UPI harus menggunakan kop surat yang asli sedangkan surat yang
ditujukan intern HMJ PKh FIP UPI dapat difotocopy.
b. Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo HMJ PKh FIP UPI)
diletakan pada bagian kanan kertas dan logo UPI diletakkan di sebelah kiri.
c. Tulisan HMJ PKh FIP UPI dijabarkan dengan bentuk Kapital, Bold, jenis huruf
Times New Roman ukuran 14, dan line spacing 1.
d. Kop surat pada umumnya mencantumkan alamat sekretariat dengan lengkap di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas, termasuk mencantumkan nama
kota, kode pos, nomor telepon, e-mail (bila ada), dan nomor faksimili (bila ada).
Dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 9 line spacing 1.
e. Boleh mempergunakan kop surat yang telah disediakan

Kop Surat HMJ PKh FIP UPI:

Kop Surat Panitia Kegiatan:

3. Amplop Surat
Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama dan alamat HMJ PKh
FIP UPI yang didesain senada dengan kop dan ukuran standar amplop kabinet. Jika
tidak menggunakan kop, maka amplop diharuskan distempel cap HMJ PKh FIP UPI
dibagian depan amplop.

4. Stempel/Cap
Stempel atau cap merupakan bukti validitas/legalitas/keabsahan dari surat yang
dikeluarkan oleh HMJ PKh FIP UPI. Stempel harus disimpan/tidak boleh dibawa
keluar karena menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh
kepanitiaan-kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang
pembuatan surat. Warna cap HMJ PKh FIP UPI adalah warna biru sesuai dengan
yang tertera di dalam AD/ART.

D. PENGELOLAAN SURAT
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun
berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Kesekretariatan bertanggungjawab mengatur
penyusunan dan pengelolaan berkas.
1. Pedoman Teknis Penyusunan Arsip Surat
a. Berkas disusun berdasarkan klasifikasi berkas dan penomoran.
b. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas
untuk memudahkan penomoran dan pencarian ulang.
c. Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus kestari yang
menanganinya.
d. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas serta berkas lainnya hendaknya
disediakan tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat
mungkin pada tempat yang terdekat dengan pengurus atau orang yang paling
sering menggunakannya.
e. Setiap surat keluar harus dibuat minimal 3 (tiga) rangkap, yaitu satu untuk
disampaikan ke alamat yang dituju, satu untuk arsip HMJ PKh FIP UPI, dan untuk
keperluan panitia.
2. Macam Berkas
Macam berkas dibedakan berdasarkan klasifikasi dan fungsinya. Berdasarkan
klasifikasi dibedakan atas:
a. Surat Masuk
Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh
Kesekretariatan.
7

1) Adanya penyortiran oleh Kesekretariatan apakah jenis surat organisasi, pribadi

atau lainnya.
2) Surat asli harus diarsipkan pada Kesekretariatan. Bila diperlukan oleh bidang
yang bersangkutan atau pengurus, surat tersebut dapat dibuat salinannya.
3) Pencatatan surat dengan poin-poin yang dicantumkan yaitu:
-

Nomor urut

Nomor surat

Titimangsa

Tanggal Penerimaan

Pengirim

Isi/Agenda Surat

Keterangan

4) Sistematika buku kendali surat masuk:

Format Surat Masuk
No. Titimangsa

Nomor
Surat

Tgl
Pengirim
Penerimaan

Isi
Surat

Keterangan

5) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam format diatas, lalu diparaf, distempel, lalu diberi
tanggal (bila ada) atau diberi keterangan. Tanggal penerimaan, kemudian
difotocopy/disposisi, lalu disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.
6) Penindaklanjutan Surat
Bila bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, maka
memberitahukan kepada Kesekretariatan. Namun jika pihak dari bidang itu
memilki kewenangan untuk membuat surat balasan harus memberitahukan
Kesekretariatan untuk meminta nomor surat.
7) Penyimpanan Surat
-

Disimpan oleh Kesekretariatan (surat asli untuk arsip) dan

Pihak/bidang yang bersangkutan (difotocopy).

8

b. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan kepada pihak eksternal dan surat balasan, maka
dibuat

oleh

Kesekretariatan

dengan

persetujuan

pihak/bidang

yang

bersangkutan. Namun jika pihak/bidang itu memiliki kewenangan untuk

membuat surat keluar harus memberitahu Kesekretariatan untuk meminta
nomor surat.
2) Pencatatan Surat
-

Nomor urut

Nomor surat

Titimangsa

Tanggal pengiriman surat

Isi surat

Alamat yang dituju

Kegiatan

Keterangan

3) Sistematika buku kendali surat keluar:

Format Surat Keluar

No.

Titimangsa

Nomor
Surat

Tanggal
Pengiriman
Surat

Isi
Surat

Alamat
yang
dituju

Kegiatan

Keterangan

3. Penomoran Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi:
a. Surat Keputusan
Surat yang dikeluarkan oleh ketua HMJ PKh FIP UPI yang memuat urutan
sebagai berikut:
1) Menimbang
2) Mengingat
3) Memperhatikan

4) Memutuskan
5) Menetapkan

Untuk penomoran surat keputusan menggunakan format sebagai berikut:

A/B/C/D/E/F
A = No surat (tiga digit harus berurutan)
B = Kode jenis surat
C = Kode pihak yang bertanggung jawab
D = Nama pihak yang mengeluarkan
E = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (angka romawi)
F = Tahun mengeluarkan
Catatan: Penomoran surat keputusan berbeda dengan surat umum.
Contoh: Surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua umum HMJ PKh FIP UPI
mengenai pengangkatan pengurus
Nomor: 001/SK/INT/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

b. Surat Umum
Surat umum terdiri dari Surat Ekstern (keluar) HMJ PKh FIP UPI dan Surat
Intern (kedalam) HMJ PKh FIP UPI.
1) Kepala surat
a) Kop surat (yang telah disediakan sesuai dengan ketentuan sebelumnya)
b) Tanggal surat/titimangsa (diletakkan di pojok kanan tidak sebaris dengan
nomor

surat

dengan

menyertakan

tempat,

penulisannya

tanpa

menggunakan singkatan baik dengan angka maupun akronim. Contoh:

Bandung, 30 Maret 2014).

10

Contoh:

c) Penomoran Surat
Untuk penomoran surat yang sama digunakan kepada perihal sama,
titimangsa surat sama, tujuan berbeda, isi sama.
Contoh:
Bandung, 14 Maret 2014
Nomor
Lampiran
Perihal

: 001/SPM/Pan_Wisuda/HMJPKhFIPUPI/III/2014
:: Surat Permohonan Izin Kegiatan

Kepada: Jurusan, Fakultas, Dirmawa

Nomor Surat tersebut tetap sama walaupun berbeda instansi, dengan ketentuan perihal, isi
surat, dan tanggal surat sama.

Penomoran surat umum menggunakan format sebagai berikut:

A/B/C/D/E/F
Keterangan
A = No surat (tiga dijit harus berurutan)
mulai dari 001, 002, 003 dst.
B = Kode jenis surat
MOR = Memorandum
SAD = Surat Pengambilan Dana
SBA

= Surat Berita Acara

SBL

= Surat Balasan
11

SDG = Surat Delegasi

SFT

= Sertifikat

SKA = Surat Kuasa

SKT

= Surat Keterangan

SP

= Surat Peringatan

SPB

= Surat Pemberitahuan

SPH

= Surat Penghargaan

SPJ

= Surat Perjanjian

SPM = Surat Permohonan

SPN

= Surat Pernyataan

SPR

= Surat Perintah

SPT

= Surat Pengantar

SRD

= Surat Rekomendasi

STG

= Surat Tugas

SUC

= Surat Ucapan

SUD = Surat Undangan

SUL

= Surat Usulan

C = Kode pihak yang mengeluarkan

Pihak yang bertanggung jawab untuk surat umum adalah
Kesekretariatan sehingga kodenya menjadi Kesekretariatan.
D = Nama pihak yang bertanggung jawab
Selama kepengurusan HMJ PKh FIP UPI maka setiap panitia
kegiatan dibawah tanggung jawab HMJ PKh FIP UPI maka nama
pihak yang bertanggung jawab dibuat menjadi HMJPKhFIPUPI.
E = Kode bulan saat mengeluarkan surat (angka romawi)
Kode bulan yang dipergunakan sebagai berikut:
Januari

=I

Februari

= II

Maret

= III
12

April

= IV

Mei

=V

Juni

= VI

Juli

= VII

Agustus

= VIII

September

= IX

Oktober

=X

November

= XI

Desember

= XII

F = Kode tahun mengeluarkan surat

Kode tahun disesuaikan dengan kepengurusan HMJ PKh FIP
UPI. Contoh: HMJ PKh FIP UPI Periode 2014-2015 maka kode tahun
pengeluaran surat hanya 2014 dan 2015 karena masa jabatan
kepengurusan hanya satu tahun. Maka penomoran menjadi:
Nomor : 002/SPM/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014

c. Surat Kepanitiaan
Surat kepanitian adalah surat yang dibuat oleh panitia kegiatan dengan
berkoordinasi dengan Kesekretariatan. Untuk kop surat sesuai dengan
ketentuan kop surat kegiatan yang telah dijelaskan pada poin sebelumnya.
Untuk penempatan tanggal surat sama dengan surat umum.
1) Penomoran Surat Kepanitian
Untuk penomoran surat kepanitian menggunakan format sebagai
berikut:
A/B/C/D/E/F
A = No Surat (tiga digit harus berurutan)
Sama halnya dengan penomoran pada surat umum namun
disesuaikan dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan oleh HMJ
PKh FIP UPI. Panitia kegiatan harus berkoordinasi dengan
Kesekretariatan untuk meminta nomor surat.
B = Kode jenis surat
13

Kode surat yang digunakan sama dengan kode surat pada surat
umum. Apabila ada jenis surat yang belum tercantumkan dalam
klasifikasi tersebut maka HMJ PKh FIP UPI dapat melakukan
kebijakan dalam pembuatan kode surat tersebut.
C = Panitia yang mengeluarkan surat
Kode pihak yang bertanggung jawab menjadi kode panitia yang
mengeluarkan surat untuk kegiatan himpunan disesuaikan dengan
nama panitia kegiatan tersebut. Dengan ketentuan sebagai berikut:
c. Jika nama kepanitian kurang dari 3 kata maka dibuat sebagai
berikut:
(a) Panitia Aksesibilitas menjadi Pan_Aksesibilitas
(b) Panitia Wisudaan menjadi Pan_Wisudaan
dan sebagainya.
d. Jika nama kepanitiaan terdiri dari 3 kata atau lebih maka dibuat
sebagai berikut:
(a) Panitia Latihan Kepemimpinan Mahasiswa menjadi Pan_LKM
(b) Panitia Forum Silaturahmi Mahasiswa Baru menjadi
Pan_FOSMAR
(c) Panitia Futsal Special Need Education Cups menjadi
Pan_FSNEC
D = Pihak yang bertanggung jawab
Selama kepengurusan HMJ PKh FIP UPI maka setiap panitia
kegiatan dibawah tanggung jawab HMJ PKh FIP UPI maka nama
pihak yang bertanggung jawab dibuat menjadi HMJPKhFIPUPI.
E = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (angka romawi)
Kode bulan yang digunakan sama dengan kode bulan pada surat
umum.
F = Tahun mengeluarkan
Kode tahun disesuaikan dengan kepengurusan HMJ PKh FIP
UPI. Contoh: HMJ PKh FIP UPI Periode 2014-2015 maka kode tahun
14

pengeluaran surat hanya 2014 dan 2015 karena masa jabatan

kepengurusan hanya satu tahun. Maka penomoran surat menjadi:
Nomor : 024/SPM/Pan_LKM/HMJPKhFIPUPI/IX/2014

d. Lampiran
Kata lampiran dituliskan bila ada lampiran. Kata lampiran dicantumkan
di bawah sejajar dengan nomor surat. Apabila lampiran merupakan bagian dari
surat (misalnya formulir atau pamflet), maka ditulis jumlah lembarnya.
Apabila lampiran terpisah dari surat (misalnya proposal), maka ditulis jumlah
berkasnya.
Misalnya:
Nomor
Lampiran
Perihal

: 024/SPM/Pan_KTI/HMJPKhFIPUPI/IV/2013
: 1 (satu) berkas Proposal
: Permohonan Bantuan Dana

e. Perihal
Berisi uraian singkat maksud surat atau garis besar isi surat. Diusahakan
sesingkat mungkin, maksimal dua baris serta ditulis tebal/Bold.
f. Tujuan
Ditulis di kiri atas berjarak tiga kali enter dari Perihal. Alamat dalam
surat dapat mengacu pada tujuan surat (nama, jabatan, dan alamat).
1) Penulisan tujuan surat tanpa menggunakan Kepada
Contoh:
Yth.
Ketua Departemen Pendidikan Khusus
Fakultas Ilmu Pendidikan
Universitas Pendidikan Indonesia
di
Tempat
2) Bila alamat yang dituju hanya kepada lembaga, tidak perlu diawali dengan
Yth namun bisa digunakan kata Kepada.
15

Contoh:
Kepada
Dinas Pendidikan Kota Bandung
Jalan Karangsetra No. 77 Bandung
3) Penggunaan sapaan Ibu/Bapak/Saudara/i adalah untuk penulisan alamat
surat yang ditujukan kepada tujuan surat yang disebut namanya.
Contoh:
Yth.
Bapak Sunaryo
Jl. Geger Kalong Girang No. 12
Bandung

g. Isi Surat
Terdiri dari:
1) Salam

pembuka:

ditulis

Assalaamualaikum

Warahmatullahi

Wabarakaatuh.. Salam ditulis dua kali enter dari tujuan surat. Kemudian
untuk paragraf pembuka surat ditulis setelah satu kali enter dari salam
pembuka. Kata awal pada paragraf pembuka ditulis dengan tidak menjorok
kedalam, melainkan sejajar semua.
2) Maksud/isi surat: untuk isi surat ditulis setelah dua kali enter dari paragraf
pembuka surat. Selengkapnya ditulis dalam bahasa yang jelas dan singkat.
Waktu acara, tanggal dan lain-lain ditulis sejajar dengan isi surat dengan
menggunakan huruf kecil.
4) Kalimat penutup: ditulis setelah dua kali enter dari paragraf isi surat yang
berisi harapan dan ucapan terima kasih ditulis sejajar dengan isi surat dan
kalimat pembuka surat.
5) Salam penutup ditulis satu kali enter setelah kalimat/paragraf dengan
penulisan

sebagai

berikut.

Wassalamualaikum

Warahmatullahi

Wabarakaatuh..

h. Wewenang Pembuatan Surat

1) Pihak yang membuat
16

a) Surat umumnya dibuat oleh Keskretariatan. Tapi bisa saja bidang

membuat surat sendiri dengan memberitahu Keskretariatan untuk
meminta nomor surat.
b) Dalam momen tertentu, kepanitiaan biasanya memiliki kesekretariatan
sendiri dalam hal ini Kesekretariatan hanya mengontrol saja dan
memberi nomor surat.
2) Pihak yang Menandatangani
a) Surat Keputusan ditandatangani oleh Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI.
Tanda tangan ditulis disebelah kanan bawah dengan format Align Text
Left/Justify.
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI
Cap HMJ
PKh FIP
UPI

Nama Lengkap
NIM.
b) Surat kepada pihak luar yang bersifat umum seperti undangan,
perijinan, pemberitahuaan, dll. Ditandatangani oleh ketua dan
sekretaris yang bersangkutan atau ketua pelaksana kegiatan dan
sekretaris kegiatan yang bersangkutan dan ketua umum HMJ.

Ketua Umum
CapHMJ
HMJ PKh FIP UPI
PKh FIP
UPI

Nama Lengkap
NIM.

Sekretaris Umum
HMJ PKh FIP UPI

Nama Lengkap
NIM.

Atau

17

Ketua Pelaksana

Sekretaris

Nama Lengkap
NIM.

Nama Lengkap
NIM.
Mengetahui,
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Cap HMJ
PKh FIP
UPI

Nama Lengkap
NIM.
c) Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama perizinan, pada
sebuah kegiatan atau acara, ditandatangani oleh ketua pelaksana,
sekretaris pelaksana, Ketua HMJ PKh FIP UPI dan pejabat yang
berwenang.
Ketua Pelaksana
(Nama Kegiatan)

Sekretaris Kegiatan
(Nama Kegiatan)

Nama Lengkap
NIM.

Nama Lengkap
NIM.
Mengetahui,

Ketua Departemen
PKh FIP UPI

Nama Lengkap
NIP.

Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Cap HMJ
PKh FIP
UPI

Nama Lengkap
NIM.

i. Format Surat Khusus

Format surat khusus yang dimaksud disini adalah surat yang berbeda
formatnya dengan surat pada umumnya. Yang termasuk surat khusus adalah:
1) Surat Tugas

18

2) Surat Keterangan
3) Surat Perjanjian
4) Memorandum
Untuk contoh format surat khusus terdapat pada lampiran 1.

E. AGENDA KETUA UMUM

Agenda ketua umum menjadi bagian penting dalam pencatatan Kesekretariatan.
Dengan adanya agenda ketua umum memudahkan dalam hal pengadministrasian dan
mengetahui apa saja yang dilaksanakan dan apa yang didapat dari agenda yang dihadiri
ketua umum. Berikut merupakan format agenda ketua umum:
No.

Hari / Tanggal

Kegiatan

Tempat

Keterangan
(menghadiri atau
tidak/diwakilkan oleh)

F. FORMAT PEMBUKUAN PENERIMAAN LAPORAN PENANGGUNGJAWABAN

Format

Pembukuan

Penerimaan

Laporan

Pertanggungjawaban

dibuat

oleh

Kesekretariatan sebagai tanda bukti penerimaan Laporan Pertanggungjawaban setiap

kegiatan dari Panitia Kegiatan kepada Kesekretariatan.
Format Pembukuan LPJ:
Tanggal
Penerimaan
LPJ

No.

Nama
Kegiatan

Waktu
Kegiatan

Terima
Dari

Nama
Penerima

TTD

G. ADMINISTRASI TIAP BIDANG

Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas dari Kesekretariatan
(Kestari) untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang
perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut kepada organisasi. Berikut petunjuk administrasi tiap
bidang:

19

1. Berita Acara Rapat Bidang

Setiap sekretaris bidang wajib membuat berita acara rapat bidang (Contoh
format terdapat pada bab 3, poin berita acara rapat). Sistematika berita acara rapat
bidang:
a.

Judul (sesuai nama bidang)

b.

Hari, tanggal

c.

Waktu

d.

Tempat

e.

Pimpinan Rapat

f.

Notulen

g.

Peserta

h.

Agenda Acara Rapat

i.

Ringkasan Pembicaraan Rapat

j.

Hasil Rapat

k.

Tanda tangan (oleh pimpinan rapat dan notulen)

Berita acara rapat bidang wajib diserahkan kepada Kesekretariatan sebagai

laporan bulanan tiap bidang agar Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI mengetahui
kegiatan bidang. Bidang yang bersangkutan harus memiliki salinan berita acara rapat
bidang yang telah dilakukan.
2. Laporan Rutin Bidang
a. Setiap sekretaris bidang wajib membuat laporan per-empat bulan secara tertulis,
yang diserahkan kepada Sekretaris Umum untuk selanjutnya diarsipkan oleh
Kesekretariatan, pada saat rapat pengurus harian HMJ PKh FIP UPI.
b. Laporan per-empat bulan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut:
I.

Pendahuluan

II. Laporan perkembangan kegiatan bidang

a)

Umum

b) Per kegiatan
20

III. Evaluasi
a)

Umum

b)

Per kegiatan

IV. Saran
V. Lampiran
a) Laporan kegiatan insidental
b) Berita acara rapat bidang
c. Laporan rutin per-empat bulan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HMJ PKh FIP
UPI dan dipublikasikan ke pengurus HMJ PKh FIP UPI lainnya. Laporan
dikumpulkan dalam bentuk print out dan soft file dalam flashdisk.
3. Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tiap Bidang
a. Di akhir kepengurusan setiap bidang wajib membuat laporan akhir bidang secara
tertulis
b. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut:
I.

Pendahuluan

II. Kondisi objektif

a) Internal Bidang
1) Deskripsi tugas/wewenang
2) Kondisi pengurus
b) Eksternal Bidang
III. Program kerja
IV. Realisasi Program Kerja
V. Hambatan/kendala
VI. Saran dan rekomendasi
(Solusi yang ditawarkan untuk kendala-kendala yang dihadapi selama masa
kepengurusan, termasuk saran agar rencana kerja yang tidak terlaksana
pada periode ini dapat dilaksanakan pada periode kepengurusan

21

berikutnya).

Rekomendasi

terkait

dengan

struktur

organisasi

dan

sistematika serta program yang ditawarkan untuk direkomendasikan dalam

menangani

sector

yang

harus

dikembangkan

pada

bidang

yang

bersangkutan di periode kepengurusan berikutnya.

VII. Penutup
VIII. Disertai tandatangan ketua bidang dan ketua umum
IX. Lampiran
c. Laporan Pertanggungjawaban Akhir bidang diserahkan kepada Sekum paling
lambat 3 (tiga) minggu sebelum MUMAS HMJ PKh FIP UPI dilaksanakan.
Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan soft file.
d. Laporan Pertanggungjawaban HMJ PKh FIP UPI diserahkan kepada panitia
MUMAS H-1 sebelum MUMAS.

H. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HMJ PKh FIP UPI

1. Format LPJ Ketua Umum
I.
II.

Pendahuluan
Kondisi Objektif
a. Internal
b. Eksternal

III.

Kebijakan

IV.

Realisasi Kebijakan

V.
VI.
VII.

Evaluasi
Rekomendasi
Penutup

2. Sekretaris Umum dan Bendahara Umum

I.
II.

Pendahuluan
Kondisi Objektif
a. Internal
b. Eksternal

III.

Deskripsi Tugas dan Wewenang

IV.

Realisasi Tugas dan Wewenang

22

V.
VI.

Hambatan

VII.

Rekomendasi
Penutup

3. Kesekretariatan
I.
II.

Pendahuluan
Kondisi Objektif

III.

Deskripsi Tugas dan Wewenang

IV.

Realisasi Tugas dan Wewenang

V.
VI.
VII.

Hambatan
Rekomendasi
Penutup

I. ADMINISTRASI RAPAT FORMAT BERKAS KHUSUS

Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kemajuan kerja bidang selama
masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada
rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HMJ PKh FIP UPI dapat mengetahui
hasil rapat tersebut.
1. Pembahasan
a. Pimpinan Rapat
1) Rapat pengurus harian dipimpin oleh ketua HMJ PKh FIP UPI atau Sekum
HMJ PKh FIP UPI atau pengurus harian yang diberikan wewenang.
2) Rapat bidang dipimpin oleh ketua bidang atau sekretaris bidang, atau anggota
bidang yang diberikan wewenang.
3) Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua panitia, didampingi oleh Panitia SC,
ketua bidang dan sekretaris bidang yang terkait.
b. Undangan Rapat
1) Undangan rapat pengurus harian dibuat oleh sekretaris umum dan diserahkan
kepada setiap pengurus harian.
2) Undangan rapat pengurus harian dibuat oleh Sekum/Kestari dan diserahkan
kepada setiap pengurus harian dan Kabid/Sekbid, untuk selanjutnya diteruskan
ke anggota bidang.
23

3) Undangan rapat bidang dibuat oleh sekretaris bidang dan diserahkan kepada
setiap anggota bidang.
4) Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan
kepada anggota panitia.
c. Berita Acara Rapat
1) Berita acara rapat pengurus harian dibuat oleh sekertaris umum.
2) Berita acara rapat bidang dibuat oleh sekertaris bidang.
2. Format Berkas Khusus
a.

Surat Keputusan
1) Menimbang
2) Mengingat
3) Memperhatikan
4) Memutuskan
5) Menetapkan

b. Formulir Pendaftaran
Formulir pendaftaran anggota atau pengurus baru HMJ PKh FIP UPI
disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan.
c. Surat Perjanjian (Memorandum of Understanding)
Surat perjanjian ini berisi tentang kerja sama antara HMJ PKh FIP UPI
dengan pihak-pihak lain. Hal-hal yang harus tercantum dalam perjanjian adalah
sebagai berikut:
1)

Pihak-pihak yang terkait dengan perjanjian

2)

Isi perjanjian

3)

Nilai kontrak

4)

Penyelesaian perselisihan

5)

Tandatangan diatas materai

24

BAB III
SISTEM KOORDINASI
DAN
MEKANISME KERJA ORGANISASI
A. PENGANTAR
Untuk menjalankan fungsi konsolidasi, evaluasi dan pengembangan HMJ PKh FIP
UPI maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup divisi,
bidang maupun pengurus harian.

B. MACAM RAPAT
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Rapat Kerja
a. Rapat Kerja diadakan oleh Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI untuk membahas
rancangan dan atau evaluasi program kerja serta mekanisme kerja organisasi yang
dilaksanakan sebanyak 3 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan,
pertengahan periode kepengurusan (bisa sesuaikan dengan masa bakti HMJ) dan
menjelang akhir kepengurusan.
b. Agenda
Rapat Kerja I
1) Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi oleh ketua HMJ
2) Penyampaian pola umum kebijakan organisasi
3) Penjelasan AD, ART, MKO dan GBPK
4) Pembagian rekomendasi MUMAS kepada bidang
5) Pembahasan tentang administrasi kegiatan
6) Pembuatan, pembahasan dan penetapan Program Kerja
7) Pembahasan anggaran keuangan
8) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI

25

Rapat Kerja II
1) Laporan pengurus selama 3 bulan (sesuai periode)
2) Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus
3) Analisis dan Pembahasan program
4) Rekomitmen Pengurus
5) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI
Rapat Kerja III
1) Laporan pengurus selama satu tahun (sesuai dengan periode)
2) Evaluasi program dan kinerja pengurus
3) Analisis dan pembahasan program
4) Rekomitmen pengurus
5) Persiapan Laporan Pertanggung Jawaban
6) Diikuti oleh seluruh pengurus HMJ PKh FIP UPI
2. Rapat Pengurus Harian/Rapat Pimpinan
a. Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan
b. Agenda
1) Silaturahmi pengurus
2) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan
3) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya
c. Diikuti oleh seluruh pengurus harian (Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara
Umum, Kesekretariatan, Ketua dan Sekretaris Bidang Pendidikan, Ketua dan
Sekretaris Bidang Kaderisasi, Ketua dan Sekretaris Bidang Kesenian, Ketua dan
Sekretaris Bidang Sosial dan Politik, Ketua dan Sekretaris Bidang Kerohanian,
Ketua dan Sekretaris Bidang Olahraga, Perwakilan tiap bidang (bila diperlukan)).
3. Rapat Bidang
a. Rutin dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam sebulan
b. Agenda:

26

1) Silaturahmi anggota bidang

2) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan
3) Penjadwalan aktivitas bidang dalam dua pekan mendatang
4) Strategi pencapaian program
c. Diikuti oleh Ketua Bidang, Sekretaris Bidang dan seluruh staff bidang.
4. Rapat Kepanitian
a. Dilaksanakan secara Insidental.
b. Agenda: pembahasan rencana, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan
kepanitiaan tersebut.
c. Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC dan Kabid yang bersangkutan.
5. Pertemuan Istimewa
a. Dilaksanakan secara Insidental
b. Agenda: menetapkan keputusan dan kebijakan organisasi
c. Diikuti oleh pengurus harian

C. BERITA ACARA RAPAT

1. Berita acara rapat pengurus inti/pengurus harian dibuat oleh Sekretaris Umum dan
diarsipkan oleh Kesekretariatan.
2. Berita acara rapat bidang atau sub bagian atau bidang diisi oleh notulen rapat.
3. Hal-hal yang perlu ditulis dalam Berita Acara Rapat pada kolom hasil rapat
diantaranya adalah anggota yang tidak hadir, hasil pembahasan rapat, agenda
selanjutnya, dan wajib ditandatangani oleh pimpinan rapat.
4. Format Berita Acara Rapat ialah sebagai berikut:

27

BERITA ACARA
RAPAT PENGURUS HARIAN/RAPAT KERJA
Judul
Hari, tanggal
Waktu
Tempat
Pimpinan rapat
Notulen
Peserta
Agenda acara rapat

: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: - .............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
Ringkasan pembicaraan rapat : ....................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Hasil rapat
: ....................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Bandung, ..... ....................... 2014
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Sekretaris Umum
HMJ PKh FIP UPI

___________________
NIM.

___________________
NIM.

28

BERITA ACARA RAPAT

BIDANG/KEGIATAN
Judul
Hari, tanggal
Waktu
Tempat
Pimpinan rapat
Notulen
Peserta
Agenda acara rapat

: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: ................................................................................................................
: - .............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
- ..............................................................................................................
Ringkasan pembicaraan rapat : ....................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Hasil rapat
: ....................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Bandung, ..... ....................... 20....
Pimpinan Rapat

__________________
NIM.

Notulen

_________________
NIM.
Mengetahui,
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

_________________
NIM.
29

D. MEKANISME KERJA ORGANISASI

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam
Mekanisme Kerja Organisasi HMJ PKh FIP UPI pada BAB II TUGAS dan
WEWENANG.
2. Hierarki Kepengurusan

Ketua Umum
Bendahara Umum

DPM PKh FIP UPI

Sekretaris Umum

Umum
Kesekretariatan

Pendidikan

Garis Koordinasi

Kaderisasi

Kesenian

Sosial dan Politik

Olahraga

Kerohanian

Biro IMAPKHI

Garis Komando

3. Mekanisme Laporan
a. Setiap ketua pelaksana harus melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan
kepada Ketua HMJ PKh FIP UPI paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan
melalui Kesekretariatan.
b. Pengurus HMJ PKh FIP UPI wajib melaporkan kegiatan yang sudah
dilaksanakan kepada DPM PKh FIP UPI paling lambat 2 (dua) minggu setelah
melaksanakan kegiatan.
c. Jika dalam waktu yang ditentukan HMJ PKh FIP UPI tidak memberi laporan,
maka DPM PKh FIP UPI berhak mengajukan surat teguran.
4. Mekanisme Surat Teguran, Surat Panggilan dan Pelaksanaan MUMAS
a. Surat teguran akan diberikan jika pengurusan HMJ PKh FIP UPI melakukan
kesalahan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
b. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.
c. Sidang istimewa akan diberlakukan jika 3 kali surat panggilan diabaikan.
30

BAB IV
SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN
A. PENGANTAR
Sistem kerja panitia ditujukan untuk pelaksanaan program-program aktivitas
masing-masing bidang. Dalam hal ini akan dibahas sembilan hal yang menjadi dasar
sistem kerja tersebut, yaitu:
1. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
2. Jenis kegiatan
3. Perencanaan kegiatan
4. Persiapan kegiatan
5. Pelaksanaan kegiatan
6. Dana kegiatan
7. Evaluasi kegiatan
8. Laporan kegiatan
9. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan

B. PEMBAHASAN
1. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
menentukan:
a. Latar Belakang
Pada bagian ini tertuang rasionalisasi atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
b.

Kriteria Keberhasilan Kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta
setelah kegiatan dilaksanakan (analisis SWOT).

c.

Tujuan Kegiatan
Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan disusun dalam dua
tingkat yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

d.

Peserta Kegiatan

31

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan
jumlah peserta (bisa berupa perkiraan/target).
e.

Narasumber Acara
Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
kualifikasinya termasuk lembaga asal narasumber.

f.

Organisasi/Kepanitiaan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap
keberhasilan kegiatan.

g.

Strategi dan Proses Teknis Kegiatan

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan,
prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

h.

Materi kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi
kegiatan.

i.

Waktu dan tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa
lama dan tempat serta perangkan yang akan digunakan.

j.

Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang
diusulkan secara terperinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

2. Jenis Kegiatan
a. Kegiatan periodik
b. Kegiatan pembinaan dan pelatihan
c. Kegiatan insidental
d. Kegiatan-kegiatan lain yang sejenis

3. Perencanaan Kegiatan
a. Penyusunan proposal dan pengajuannya
1) Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan SC, dan
Kesekretariatan.
2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan:
32

I.

Latar Belakang
Bagian

ini

berisi

latar

belakang

perlunya

digelar

kegiatan

kemahasiswaan yang diajukan.

II.

Landasan kegiatan
Di bagian ini dicantumkan Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,
keputusan, kebijakan, serta pedoman tertulis yang relevan melandasi
kegiatan yang akan diselenggarakan. Berikut landasan kegiatan yang
harus ada pada setiap proposal kegiatan:
a) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik
Indonesia tahun 2003, tambahan lembar Negara Republik
Indonesia Nomor 4301);
b) Peraturan Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta Universitas
Pendidikan Indonesia sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan
Hukum;
c) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010
tentang pengeloalaan dan penyelenggaraan pendidikan;
d) Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 124 tahun 1999
tentang perubahan IKIP Bandung menjadi Universitas Pendidikan
Indonesia;
e) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor
155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan
di Perguruan Tinggi;
f) Ketetapan Majelis Wali amanat UPI Nomor 001/MWA.UPI/2009
tentang pengesahan anggaran rumah tangga UPI;
g) Peraturan

Rektor

UPI

Nomor

8052/H40/HK/2010

tentang

Organisasi Kemahasiswaan di Lingkungan UPI;

h) Keputusan Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI Nomor
568/UN40.1.8/KM/2014

tentang

Pembentukan

Kepengurusan

Dewan Perwakilan Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan

Pendidikan Khusus Periode 2014-2015;

33

i)

Ketetapan Musyawarah Mahasiswa Pendidikan Khusus Fakultas

Ilmu Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia

Nomor

08/SK/PKh/III/2014 tentang GBPK HMJ PKh FIP UPI Periode

2014-2015;
j) Program kerja bidang Pendidikan Himpunan Mahasiswa Jurusan
Pendidikan Khusus FIP UPI;
k) UU Pengaderan (untuk kaderisasi) atau UU P2M (untuk P2M).
III.

Nama Kegiatan
Dibagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan
diselenggarakan.

IV.

Tema Kegiatan
Dibagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

V.

Tujuan Kegiatan
Dibagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

VI.

Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

VII.

Peserta Kegiatan
Dibagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena
menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka
identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.

VIII.

Waktu dan Tempat

Dibagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar
dalam penetapan waktu penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan
dengan kegiatan lain.

IX.

Materi Kegiatan

34

Pada materi ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
digelar. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. (jika
ada dilampirkan)
X.

Jadwal Acara/Kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan
mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini
diperinci pula secara spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana
yang terkait dalam kegiatan tersebut.

XI.

Susunan Kepanitiaan
1. Acara eksternal (kegiatan yang dilaksanakan diluar lingkungan
Kampus UPI)
a. Pelindung

: Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Wakil
Rektor
Bidang
Perencanaan,
Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha UPI
Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan UPI

b. Penasehat

: Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan

UPI
Wakil Dekan I FIP UPI
Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI

c. Pembimbing

: Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

Jurusan PKh FIP UPI

d. Penanggung jawab

: Ketua HMJ PKh FIP UPI

e. Steering Commite

: Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

Ketua dan Sekretaris Bidang (Bidang
Pelaksana Kegiatan)

f. Panitia Pelaksana
Panitia pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara
dan divisi-divisi sesuai kebutuhan.

35

2. Acara Internal (Kegiatan yang dilaksanakan didalam lingkungan

Kampus UPI)
b. Pelindung

: Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan

UPI
Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan UPI

c. Penasehat

: Wakil Dekan I FIP UPI

Ketua Departemen Pendidikan Khusus FIP UPI

d. Pembimbing : Dosen Pembimbing Kemahasiswaan Jurusan

PKh FIP UPI
e. Penanggung jawab

: Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI

f. Steering Committe

: Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

Ketua dan Sekretaris Bidang (Bidang
Pelaksana Kegiatan)

g. Panitia Pelaksana
Panitia pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara
dan divisi-divisi sesuai kebutuhan.
XII.

Pembiayaan/Anggaran Biaya (Rekapitulasi setiap divisi)

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.
Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara terperinci, agar
mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.

XIII.

Penutup

XIV.

Lembar Pengesahan

XV.

Lampiran
a. SK Kepengurusan
b. Bentuk kerjasama*
c. Rincian detail dana*
d. Grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan*
36

jika diperlukan

3) Proposal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo HMJ PKh FIP
UPI dengan header/footer panitia.
4) Penandatanganan Proposal
Penandatanganan Proposal HMJ PKh FIP UPI dibagi menjadi 2, sesuai
dengan tempat pelaksanaan kegiatan berlangsung.
a. Proposal Eksternal
Proposal ini ditandatangani oleh panitia (Ketua Pelaksana) dengan
sepengetahuan Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI dengan rekomendasi
Pembimbing Kemahasiswaan dan Ketua Departemen PKh FIP UPI,
sepengetahuan Wakil Dekan I, serta dengan persetujuan Pembantu Rektor
Bidang Kemahasiswaan, Kemitraan, Usaha dan Perencanaan Universitas
Pendidikan Indonesia.
Contoh:
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Ketua Pelaksana
Kegiatan

Nama Lengkap
NIM

Nama Lengkap
NIM

Ketua Departemen
PKh FIP UPI

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

PKh FIP UPI

Nama Lengkap
NIP

Nama Lengkap
NIP
Mengetahui,
Wakil Dekan I
FIP UPI

Nama Lengkap
NIP

37

Menyetujui,
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha
Universitas Pendidikan Indonesia

Nama Lengkap
NIP

b. Proposal Internal
Proposal ini ditandatangani oleh panitia (Ketua Pelaksana) dengan
sepengetahuan Ketua Umum HMJ PKh FIP UPI dengan rekomendasi
Pembimbing Kemahasiswaan dan Ketua Departemen PKh FIP UPI,
sepengetahuan Wakil Dekan I, serta dengan persetujuan Direktur
Direktorat Pembina Kemahasiswaan UPI.
Contoh:
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Ketua Pelaksana
Kegiatan

Nama Lengkap
NIM

Nama Lengkap
NIM

Ketua Departemen
PKh FIP UPI

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

PKh FIP UPI

Nama Lengkap
NIP

Nama Lengkap
NIP
Mengetahui,
Wakil Dekan I
FIP UPI

Nama Lengkap
NIP

38

Menyetujui,
Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan
Universitas Pendidikan Indonesia

Nama Lengkap
NIP

5) Alur birokrasi izin kegiatan

Panitia Pelaksana
(tanda tangan
Ketua Pelaksana)

HMJ PKh FIP UPI

(tanda tangan
Ketua Umum)

Jurusan
(tanda tangan
Dosen Pembimbing
Kemahasiswaan dan
Ketua Departemen)

Fakultas
(tanda tangan Wakil
Dekan I FIP UPI
melalui Bidang
Akademik dan
Kemahasiswaan) akan
keluar surat disposisi
untuk ke DIRMAWA

DIRMAWA
(tanda tangan DIRMAWA atau tanda tangan Wakil
Rektor Bidang Kemahasiswaan, Kemitraan, Usaha dan
Perencanaan UPI) akan keluar surat izin kegiatan

6) Proposal dibuat minimal rangkap 5 (lima):

a. Arsip HMJ PKh FIP UPI
b. Arsip DPM PKh FIP UPI
c. Fakultas
d. DIRMAWA
e. Keperluan panitia

4. Persiapan Kegiatan
a. Persiapan Teknis
1) Rapat panitia
2) Perencanaan waktu
3) Pembagian tugas

39

4) Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat

5) Pemanfaatan papan atau buku koordinasi
Format Persiapan Kegiatan
No.

Kegiatan

Sarana

Petunjuk Teknis

PJ

Catatan: dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan
pada rapat panitia yang pertama.

5. Pelaksanaan Kegiatan
a. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan.
b. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya
acara dan mencatat hal-hal yang di anggap penting.
Format Pelaksanaan Kegiatan
Petunjuk Teknis Kegiatan
No.

Kegiatan

Waktu &
Tempat

Sarana

Pra
Acara

Pelaksaaan

PJ

Pasca
Acara

Catatan: dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan,

oleh ketua pelaksana dan panitia.

6. Dana Kegiatan
a. Pada masa kepengurusan, setiap bidang mengajukan rencana anggaran
aktivitas setiap bidang ke Bendahara Umum.
b. Panitia kegiatan dalam mendapatkan dana kegiatan dari luar usaha sendiri atau
donatur berkoordinasi dengan Bendahara Umum.

7. Evaluasi Kegiatan
a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
b. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
40

c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan

dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.
d. Memberi saran-saran untuk pelasanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

8. Laporan Kegiatan
a. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
pertanggung jawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Sekbid dilanjutkan ke
Kesekretariatan lalu Sekretaris Umum HMJ PKh FIP UPI dan Bendahara
Umum HMJ PKh FIP UPI.
b. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua Umum HMJ PKh FIP
UPI melalui Kesekretariatan dalam bentuk :
c. Laporan yang sudah di print out, dengan sistematika sebagai berikut:
I.

Pendahuluan

II.

Nama kegiatan

III.

Tujuan kegiatan

IV.

Peserta kegiatan

V.
VI.

Waktu dan tempat

Gambaran kegiatan (persiapan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
rundown acara (dilampirkan))

VII.

Laporan Panitia Per Divisi

A. Deskripsi Kerja
B. Realisasi
C. Hambatan-hambatan
D. Rekomendasi

VIII.
IX.
X.

Hambatan-hambatan dan evaluasi kegiatan (secara keseluruhan)

Rekomendasi kegiatan (secara keseluruhan)
Lembar pengesahan
Lembar pengesahan berisi tanda tangan ketua pelaksana dan
sekretaris kegiatan serta diketahui oleh ketua umum, dan sekretaris
umum untuk bagian keuangan.

41

Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Ketua Pelaksana
(Nama Kegiatan)

Nama Lengkap
NIM

Nama Lengkap
NIM
Mengetahui,

XI.

Ketua Departemen
Pendidikan Khusus FIP UPI

Dosen Pembimbing Kemahasiswaan

Pendidikan Khusus FIP UPI

Nama Lengkap
NIP

Nama Lengkap
NIP

Lampiran-lampiran:
a) Susunan kepanitiaan
b) Susunan acara
c) Lampiran sekretaris:
Rekap surat keluar dan surat masuk beserta lampiran suratsuratnya yang telah di fotocopy.
Rekap Surat Keluar

NO.

TANGGAL
KELUAR

NO. SURAT

UNTUK

KETERANGAN

DARI

KETERANGAN

Rekap Surat Masuk

NO.

TANGGAL
MASUK

NO. SURAT

d) Lampiran Bendahara:
Realisasi anggaran biaya dan bukti transaksi pengeluaran.
e) Lampiran PDD:
Hasil dokumentasi (foto kegiatan dilampirkan dalam bentuk CD)
f) Lampiran lainnya:
Berkas-berkas penting lainnya (biodata peserta, absensi kegiatan,
curriculum vitae pembicara, angket dan lain-lain).

42

d. Laporan softcopy file diberikan kepada kesekretariatan sebagai arsip soft

filenya.
e. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara
Umum HMJ PKh FIP UPI.
f. Laporan Keuangan Bidang dilaporkan kepada Ketua HMJ PKh FIP UPI
melalui Bendahara Umum.
g. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Kestari paling lambat 1 (satu)
minggu setelah pelaksanaan.
h. Alur Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban
Fakultas
Menyerahkan LPJ
Kegiatan ke Bidang
Akademik dan
Kemahasiswaan.

Panitia
Pelaksana
(tanda tangan
Ketua Pelaksana)

HMJ PKh FIP

UPI
(tanda tangan
Ketua Umum)

Jurusan
(tanda tangan
Dosen
Pembimbing
Kemahasiswaan
dan Ketua
Departemen)

DIRMAWA
Menyerahkan LPJ
Kegiatan ke DIRMAWA
dan akan keluar bukti
serah terima LPJ.

HMJ PKh FIP UPI

Menyerahkan LPJ
kegiatan ke
Kesekretariatan
sebagai arsip di
himpunan.
DPM PKh FIP UPI
Menyerahkan LPJ
Kegiatan ke DPM oleh
panitia kegiatan.

i. Laporan dibuat minimal rangkap 5 (lima), untuk:

1. Arsip HMJ PKh FIP
2. Arsip DPM PKh FIP UPI
3. Fakultas
4. DIRMAWA
5. Arsip Panitia

43

9. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan

a. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
b. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan bendahara panitia
dianjurkan berkonsultasi dengan Sekbid/Kestari/Sekum dan Bendahara
Umum.

44

Lampiran
FORMAT SURAT KHUSUS
1. Surat Tugas

SURAT TUGAS
No : /STG/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014
Berdasarkan surat dari HMJ PKh FIP UPI No., dengan akan diadakannya kegiatan
pada:
hari, tanggal

tempat

Melalui surat tugas ini, Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Pendidikan Khusus Fakultas Ilmu
Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, menugaskan kepada:
No

Nama

Jabatan

1.
2.
3.

Sebagai pengawas kegiatan .., agar para pengawas dapat menjalankan tugasnya dengan
baik.

Demikian surat tugas ini dibuat, agar digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung,..20
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Sekretaris Umum
HMJ PKh FIP UPI

______________
NIM.

______________
NIM.

ii

2. Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN
No: ./SKT/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/III/2014
Tentang:

............
Bismillahirrohmanirrohim,
Dengan rahmat Allah SWT. saya yang bertandatangan di bawah ini menerangkan bahwa:
NAMA
: ..
NIM
: ..
PRODI
: ..
adalah .. (diisi sesuai kebutuhan).
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, ..20
Ketua Umum
HMJ PKh FIP UPI

Nama Jelas
NIM

iii

3. Surat Perjanjian

SURAT PERJANJIAN
No:/SPJ/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014
Tentang
Kerjasama Pengadaan Jaket Pengurus
Departemen Ekonomi dan Keuangan
HMJ PKh FIP UPI
Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara mengikat antara beberapa pihak
yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak tersebut. Pihak-pihak yang terkait akan disebut pihak
pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat pada hari...tanggal..di.
Deskripsi Kerjasama
.
.
...
Pihak Pertama
Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak lain
Nama
Sebagai Perwakilan
Penawaran Kerjasama berupa

: .................................................
: ...............
: ......

Pihak Kedua
Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.
: ......
: .......... ...
: .............. .

Nama
Sebagai Perwakilan
Menerima Penawaran Kerjasama berupa

Dengan itikad baik menjalin kerjasama sesuai yang telah disebutkan di atas. Apabila ada pihak-pihak yang melanggar MoU
ini, maka akan dikenakan sanksi sebagai berikut

1.
2.
3. .

4.
5.
6.

Pihak Pertama

Pihak Kedua

iv

4. Memorandum

MEMORANDUM
No :/MOR/Kesekretariatan/HMJPKhFIPUPI/IV/2014
Kepada

: .

Dari

: .

Perihal

: .

(isi memo yang dimaksud).

Bumi Siliwangi, tanggal bulan tahun

(Yang membuat)

Nama Jelas
NIM