Anda di halaman 1dari 559

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN
BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN
BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN
BAGIANUMUM
TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV

DEPARTEMENAGAMARI
INSPEKTORATJENDERAL
TAHUN2009

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan
rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada
Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Departemen Agama dalam mengimplementasikan reformasi birokrasi masih cukup berat.
Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Departemen Agama, telah dikeluarkan Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2008
tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen
Agama. Pada instruksi kedua adalah agar seluruh unit kerja melakukan penataan
organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan,
penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik.
Inspektorat Jenderal sebagai salah satu unit eselon I di Departemen Agama
juga telah menyusun SOP. Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman atau acuan kerja bagi pejabat dan pelaksana pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta
dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.
Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih Inspektorat Jenderal
dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Departemen Agama.

Jakarta,
Oktober 2009
INSPEKTUR JENDERAL,

H. M. SUPARTA
NIP.195407071984021001

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .........................................................................................
DAFTAR ISI .......................................................................................................
SURAT KEPUTUSAN INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA
NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA ........................
BAB I

i
ii

iii

PENDAHULUAN ..................................................................................
A. Latar Belakang ...............................................................................
B. Maksud dan Tujuan .........................................................................
C. Ruang Lingkup ................................................................................
D. Manfaat............................................................................................
E. Sistematika .....................................................................................

1
1
1
1
2
2

BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP .......................


A. Isi Form SOP ...................................................................................
B. Prinsip Pelaksanaan SOP ...............................................................

4
4
5

BAB III SOP PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEP. AGAMA ...................


A. Lampiran 1 SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan .................
B. Lampiran 2 SOP Subbag Keuangan .............................................
C. Lampiran 3 SOP Subbag Evaluasi & Pelaporan ............................
D. Lampiran 4 SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian ........................
E. Lampiran 5 SOP Subbag Ortala .....................................................
F. Lampiran 6 SOP Subbag Hukum & Perundang-undangan ...........
G. Lampiran 7 SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan .............
H. Lampiran 8 SOP Subbag AHP Eksternal & Dumas .......................
I. Lampiran 9 SOP Subbag Data & Informasi HASWAS ...................
J. Lampiran 10 SOP Bagian Umum ...................................................
K. Lampiran 11 SOP Subbag Rumah Tangga ...................................
L. Lampiran 12 SOP Subbag Perlengkapan ......................................
M. Lampiran 13 SOP Inspektur Wilayah .............................................

6
7
66
90
116
189
229
275
313
354
379
423
468
496

BAB IV PENUTUP ............................................................................................

554

ii

mam
KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA
NOMOR IJ/252/2009
TENTANG
STNDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA,

Menimbang

: a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi


seluruh satuan kerja di lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama, dipandang perlu menetapkan Standar
Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas
pegawai;
b. bahwa berdasarkan point a di atas perlu ditetapkan dengan surat keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama RI.

Mengingat

: 1. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan


Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

iii

6. Keputusan Menteri Agama Nomor 81 Tahun 2007 tentang


Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 15
Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Nomor IJ/147/ 2006 tentang Visi
dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan

: KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA


TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA.

KESATU

: Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 sampai dengan 13 Keputusan ini.

KEDUA

: Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU di atas
merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi para pejabat dan
pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama
dan merupakan satu kesatuan dengan surat keputusan ini.

KETIGA

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.


Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Oktober 2009
INSPEKTUR JENDERAL,

H.M. SUPARTA
NIP 195407071984021001

iv

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan
pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Sehingga
semua departemen dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajarannya baik di
pusat maupun di daerah.
Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan,
dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis
dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik.
Departemen Agama sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung
pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Inspektorat Jenderal merupakan salah satu unit
eselon satu di Departemen Agama mempunyai tugas meyelenggarakan pengawasan
terhadap pelaksanaan tugas di lingkungan Departemen Agama. Kegiatan pengawasan
dilakukan agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan oleh satuan organisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, dan kebijakan yang telah digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur
terhadap proses dan hasil kerja yang ingin dicapai oleh Departemen Agama.
Upaya Inspektorat Jenderal Departemen Agama dalam memudahkan pelaksanaan tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi adalah penyusunan
standar operasional prosedur (SOP)
B. Maksud dan Tujuan
Maksud
Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan
dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja.
Tujuan:
1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan
pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama RI;
2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan;
3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas;

C. Ruang Lingkup
SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.
D. Manfaat
Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal
Departemen Agama meliputi antara lain:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang
dalam menyelesaikan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan.
4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan.
6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel.
7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana.
9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat
dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi.
E. Sistematika
Sistematika penulisan buku Standar Operasonal Prosedur (SOP) ini terdiri dari
empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan,
ruang lingkup, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar
belakang mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai, manfaat
yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan dalam buku ini
serta sistematika penulisan.
Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan
SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan sop. Pada bab ini akan di
bahas tentang Isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan
beberapa prinsip dadsar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP.
Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Inspektorat Jenderal Departeman
Agama. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasioanal Prosedur yang ada
2

di lingkungan Itjen Departemen Agama, yang meliputi bagian-bagian atau unit kerja yang
ada, yaitu: SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan; SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian; SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan; SOP Bagian Umum; dan SOP Inspektur Wilayah I sampai dengan V; Dan terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi
kata akhir.

BAB II
PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP
A. Isi Form SOP
Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan
proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut:
1. Nama SOP: nama prosedur yang di-SOP-kan;
2.

Satuan Kerja/Unit Kerja: Inspektorat Jenderal;

3.

Nomor SOP: nomor prosedur yang di-SOP-kan;

4.

Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat;

5.

Tanggal Revisi: tanggal SOP Prosedur direvisi;

6.

Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan;

7.

Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan
kerja;

8.

Dasar Hukum: peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;

9.

Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan.

10. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang


terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar
kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang
ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.
11. Kualifikasi Pelaksana: memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.
12. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan
dan perlengkapan yang dibutuhkan.
13. Pencatatan: memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pejabat dan pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi
oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir
4

yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan


perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai
dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya
dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan
menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar.
14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis
dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap
aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga
produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas
yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
B. Prinsip pelaksanaan SOP
Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:
1. Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan
dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.
2. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan
pemerintahan.
6. Didokumentasikan dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik,
sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

BABIII
STANDAROPERASIONALPROSEDUR(SOP)
PADAINSPEKTORATJENDERALDEPARTEMANAGAMA

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN
BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN
BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN
BAGIANUMUM
TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV

Lampiran1

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN

1. SUBBAGPERENCANAANPROGRAM
2. SUBBAGKEUANGAN
3. SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)
SUBBAGPERENCANAANDANPROGRAM

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

SOPEvaluasiActionPlan
SOPAdministrasiSuratMasukdanKeluar
SOPPengecekanSPPD
SOPKalenderKegiatan
SOPKompilasiDIPAdanRKAKL5Wilayah
SOPKompilasiSuratTugas
SOPPanduanPPA
SOPPenyusunanRekonsiliasiRKAT
SOPPenyusunanJangkauanAudit
SOPPenyusunanBukuKPKPI
SOPPenyusunanBukuNonPKPT
SOPPenyusunanBukuPenetapanKinerja
SOPPenyusunanBukuRKAT
SOPPenyusunanDirektoriObyekAudit
SOPPenyusunanTimMonitoringdanEvaluasi
SOPPenyusunanRKAT
SOPPenyusunanRencanaKinerjaTahunan
SOPPenyusunanUsulanRKAT
SOPPenyusunanRKAKL
SOPStandarBiayaKhusus

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP EVALUASI ACTION PLAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor
75, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 3851);
2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun
2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;
5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan mengevaluasi kegiatan;


2. Memahami PPA secara keseluruhan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP TOT PPA;


2. SOP Workshop PPA

1.
2.
3.
4.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

ATK, Laptop, LCD;


Meja, Kursi;
Modul Sosialisasi PPA;
Bahan tayang.

Jika tidak dilaksanakan, maka tidak diketahui


kelemahan-kelemahan hasil pelaksanaan Sosialisasi PPA tahun yang lalu
Pelaksana
No.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Waktu

Menyusun TOR
dan SK Kegiatan

Staf

1
Jam

Memeriksa TOR
dan SK

Kasubbag

40
menit

Memaraf TOR dan SK

Kasubbag

Kabag

Mengajukan SK, TOR, Kasubbag


untuk ditandatangani

Kabag

Membuat rekap Action Staf


Plan dari Lokasi
Sosialisasi PPA

Membuat Draft
pedoman/Panduan

5
Menit
15
menit

Ses

1
Jam

Staf

Pelaksanaan
Program Sosialisasi PPA

3
hari

Ket.

Pelaksana
No.
7

Aktivitas
Meminta persetujuan
pimpinan tentang
pedoman
Membuat surat tugas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Waktu

Staf

Kasubbag Ses

1
jam

Staf

Kasubbag Ses

45
Menit
1
jam

Mendistribusikan surat Staf


tugas dan panduan
kepada petugas
pelaksana Action Plan
PPA
10 Menyerahkan copy
Staf
rekap surat tugas, SK
dan TOR ke Subbag
Keuangan, Subbag
Evalap, dan Subbag
Per-UU-an
11 Melaksanakan
Staf
evaluasi Action Plan

1
jam

Telah ditandatangani
oleh Sekretaris Itjen

Kasubbag Kabag

10

Buku Panduan, Modul


Sosialisasi,
dan laporan
Sosialisasi
PPA tahun
sebelumnya

Terlaksana
Evaluasi
Action Plan

3
Hari

Ket.

FLOW CHART
SOP EVALUASI ACTION PLAN
MULAI

Menyusun TOR

Periksa
TOR dan
SK

Ditolak

Diterima

Memaraf SK
dan TOR

Menandatangi SK
dan TOR

Membuat Rekap
Sosialisasi PPA

Menyusun Panduan

Meminta Persetujuan
Panduan

Periksa
Tor dan SK

Ditolak

Diterima

Membuat Surat Tugas

Mendistribusikan Surat Tugas


dan Panduan

Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke


Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan

Melaksanakan kegiatan

SELESAI
11

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen


Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi,
Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan mengadministrasikan


surat;
2. Memiliki kecermatan dan Ketelitian.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Surat Tugas PKPT

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;


2. Tata Persuratan Dinas;
3. Buku Pencatatan Surat.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak


surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh
pimpinan.
Pelaksana
No.
1

2.

5.

6.

Aktivitas

Menerima surat Kabag


masuk yang
didisposisikan
pimpinan
Mencatat surat Staf
masuk dan
surat keluar

Kasubbag

Kabag
Mengarsipkan
surat masuk
dan membuat
surat keluar sesuai isi disposisi pimpinan
Memberi nomor Staf
surat masuk
dan surat
keluar
Staf
Merekapitulasi
Surat Masuk
dan Surat
Keluar

Kasubbag

Membuat
Laporan Surat
Masuk dan
Surat Keluar
dalam kurun
waktu 1 tahun

3
Staf

Staf

Staf

12

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
10
Tata Persurat- Tertatanya
an Dinas
administrasi menit
surat
15
Buku pencata- Tercatatnya
tan surat
surat masuk menit
dan surat
keluar
Tata Persurat- Tersusun30
an Dinas
nya surat
menit
keluar dan
terarsipkannya surat
masuk
Tata Persurat- Terdapat15
an Dinas
nya nomor
menit
surat masuk
dan keluar
Tata Persurat- Tersusun1
an Dinas
nya rekapiJam
tulasi surat
masuk dan
keluar
1
TersusunMinggu
nya laporan surat
masuk dan
keluar

Ket.

FLOW CHART
SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

MULAI

Menerima
Surat Masuk

Menindaklanjuti
apabila Surat
Keluar

Mengarsipkan
apabila Surat
Masuk

Pencatatan dan Penomoran


dalam buku

Pencatatan dan Penomoran


dalam buku

Merekapitulasi
Surat Masuk
dan Surat
Keluar

Membuat
Laporan dalam
Kurun Waktu 1
Tahun

SELESAI

13

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGECEKAN SPPD


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi


dan Tata Kerja Departemen Agama;
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor: IJ/281/2006 tentang Petunjuk
Teknis Penyusunan Perencanaan dan Pengelolaan Keuangan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

1. Memiliki
kemampuan
komputer;
2. Teliti dan Cermat.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Surat Tugas PKPT.

1. Alat Tulis Kantor, Meja, Mesin Fotocopy;


2. Rincian Anggaran Biaya.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Jika tidak dilaksanakan, maka


kesalahan
dalam
administrasi
jawabannya.

akan terjadi
pertanggung-

PELAKSANA
No

Aktivitas

1. Menerima SPPD
dari subbagian
Rumah Tangga
2. Memeriksa Berkas
berdasarkan Nama,
NIP, Golongan/
Pangkat, Redaksi
SPPD, dan dasar
penerbitan SPPD
3. Mengajukan kepada
Pimpinan
4. Pengesahan SPPD

mengoperasikan

Pelaksana
Subbag
Perencanaan
Pelaksana
Subbag
Perencanaan

Pelaksana
Subbag
Perencanaan
Kasubbag
Perencanaan

MUTU BAKU
Persyaratan/
Output Waktu
Perlengkapan
Sesuai
1
Berkas
RAB dan
Menit
SPPD
Kegiatan
diterima
Sesuai
Selesai
1
RAB dan
Pengecek
Jam
Kegiatan
-an SPPD

SPPD telah
selesai
Paraf

14

30
detik
Disetujui

5
Menit

Ket.

FLOW CHART
SOP PENGECEKAN SPPD
MULAI

SPPD dari Rumah Tangga

Menerima SPPD

Memeriksa SPPD

SPPD
BENAR

Ya
Mengajukan Kepada
Pimpinan

Pengesahan

SELESAI

15

Tidak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP KALENDER KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem
Perencanaan Pembangunan Nasional;
2. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana
Kerja Pemerintah;
3. Perpres Nomor 7 Tahun 2005 tentang
Rencana Pembangunan Jangka Panjang
Nasional Tahun 2004-2009;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan Database Perencanaan;
2. SOP Penyusunan Usulan RKAT.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun kalender
kegiatan;
2. Mempunyai kompetensi dalam mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat tulis kantor, komputer, laptop, printer,
kertas;
2. Buku Rencana Kinerja;
3. Buku POK DIPA RKA-KL.
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan
penjadwalan program kegiatan dalam waktu 1
tahun
PELAKSANA
No
1.

2.

3.

Aktivitas

Menganalisa
Staf
program kegiatan
hasil pembahasan
RKT
Merekap program
Staf
kegiatan hasil pembahasan RKT
sesuai Bagian dan
Irwil
Menyusun draft
Staf
kalender kegiatan,

4.

Mengoreksi draft
kalender kegiatan

Kasubbag Kabag

5.

Mengajukan
kepada pimpinan

Kasubbag Kabag

6.

Menggandakan
buku kalender
kegiatan

Staf

Ses
Itjen

16

MUTU BAKU
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
- Buku Renca- Tersusunnya analisa
na Kinerja
program
- Buku PO
DIPA RKA-KL kegiatan
- Buku Renca- Tersusunna Kinerja
nya rekapi- Buku PO
tulasi progDIPA RKA-KL ram
kegiatan
- Buku Renca- Tersusunnya draft
na Kinerja
jadwal pe- Buku PO
DIPA RKA-KL laksanaan
kegiatan
- Buku Renca- Terkoreksina Kinerja
nya draft
- Buku PO
kalender
DIPA RKA-KL kegiatan
Draf kalender
Draft Buku
yang terkoreksi Kalender di
setujui
Tercetaknya Buku
Kalender
Kegiatan

Waktu
1
hari

1
hari

1
hari

40
menit

1
hari
1
minggu

Ket.

FLOWCHART
SOP KALENDER KEGIATAN
MULAI

Analisa Program Kegiatan


dalam Penyusunan RKT

Merekapitulasi Program
Kegiatan

Menyusun Draft
Kalender Kegiatan

Koreksi

Diterima
Mengajukan ke Pimpinan

Kalender Kegiatan

SELESAI

17

Ditolak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan


Negara;
2. UU
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara;
3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab
Keuangan Negara;
4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian
Negara/Lembaga;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar
Biaya Anggaran Tahun 2007;
7. PMK Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar
Biaya Anggaran Tahun 2009;
8. PMK Nomor 105/ PMK.05/2008 tentang
Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana
Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/
Lembaga
(RKA-KL)
dan
Penyusunan,
Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
Tahun 2009.

1. Memahami dalam membaca DIPA dan RKAKL


2. Memahami tentang anggaran
3. Mempunyai
kompetensi
dalam
pengoperasian komputer

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP RKA-KL;
2. SOP PO DIPA;
3. SOP Surat Masuk dan Keluar

1.
2.
3.
4.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;


Software Program Microsof Acces;
Standar Biaya Umum;
RKA-KL.

Jika tidak disusun, maka akan kekurangan data


dukung audit keuangan
PELAKSANA
No.

Aktivitas

Menyusun konsep
surat keluar permohonan DIPA RKAKL.

Staf

Mengajukan konsep
surat keluar untuk
dikoreksi

Kasubbag Kabag

Mengajukan kepada
pimpinan

Kasubbag Kabag

4.

Mendistribusikan surat Staf


keluar ke Satker
Departemen Agama

Ses
Itjen

18

MUTU BAKU
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Tata PersuTersusunratan Dinas
nya draft
konsep
surat keluar

Waktu
15
menit

Draft konsep
surat keluar

Tersusunnya konsep
surat keluar

30
menit

Konsep surat
keluar yang
dikoreksi

Tersusunnya surat
keluar

45
menit

Surat Keluar
yang disetujui

Terdistribusikannya
surat keluar

1
minggu

Ket.

PELAKSANA
No.

Aktivitas

5.

Mengadakan koordinasi dengan Ditjen


Perbendaharaan

Staf

6.

Mengumpulkan data
DIPA RKA-KL dari
satker Depag baik
pusat maupun daerah
Mengolah data dari
satker Depag dan Ditjen Perbendaharaan

Staf

Mengoreksi draft
kompilasi DIPA

Kasubbag Kabag

10.

Mengajukan kepada
pimpinan

Kasubbag Kabag

11.

Mencetak dan
menggandakan draft
Kompilasi DIPA

Staf

7.

8.

Staf

Ses.
Itjen

19

MUTU BAKU
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat Keluar
Terdapatyang disetujui nya data
DIPA RKAKL
Terdapatnya data
DIPA RKAKL
PO DIPA
TersusunRKA-KL
nya draft
kompilasi
DIPA
Draft KompiTerkoreksilasi DIPA
nya draft\
Kompilasi
DIPA
Draft Buku
Draft Kompilasi DIPA yang Kompilasi
DIPA
dikoreksi
disetujui
Buku Kompilasi DIPA

Waktu
1
hari

1
minggu

3
hari

45
menit

30
menit

1
minggu

Ket.

FLOWCHART
SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH
MULAI

Membuat Surat Keluar (Dinas) ke


Sator/Satker tentang Permintaan DIPA

Mengkoreksi Surat Keluar

Mengajukan kepada Pimpinan

Disetujui

Tidak disetujui

Mendistribusikan Surat

Koordinasi dan meminta DIPA seluruh


Sator/Satker di Departemen Agama

Mengumpulkan Data Dipa dari


Sator/Satker di lingkungan Dep. Agama
Mengolah Data DIPA

Mencetak Draft Kompilasi

Mengoreksi Draft

Mengajukan kepada Pimpinan

Disetujui

Mencetak/Menggandakan

Pendistribusian

SELESAI

20

Tidak disetujui

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP KOMPILASI SURAT TUGAS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

1. Memiliki kemampuan dalam mengkompilasi


surat tugas;
2. Mempunyai kompetensi dalam pengoperasian komputer

2.
3.
4.

UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang


Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung
Jawab Keuangan Negara;
PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

Keterkaitan:
1.
2.
3.
4.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;
2. Data Obyek Audit;
3. Data Auditor
4. Surat Tugas

SOP Usulan RKAT;


SOP Surat Tugas PKPT;
SOP Surat Masuk dan Keluar;
SOP Penyusunan Pemantauan.

Peringatan:
1.
2.

3.

Pencatatan dan Pendataan:

Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam


pengumpulan angka kredit auditor;
Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
memberikan informasi kepada pemeriksa
eksternal;
Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
melacak hilangnya surat-surat yang dibutuhkan
pimpinan.
Pelaksana

No.

Aktivitas

Menginventarisir
surat-surat tugas
Merekapitulasi
suratsurat
tugas
Menyusun draft
kompilasi surat
tugas

Staf

5.

Mengoreksi draft
kompilasi surat
tugas

Kasubbag

Kabag

6.

Mengajukan
Draft Kompilasi
pada pimpinan

Kasubbag

Kabag

7.

Menggandakan
Kompilasi Surat
Tugas

Staf

2.

4.

Staf

Staf

Ses
Itjen

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Surat Tugas
Terkumpulnya
2
Surat Tugas
jam
2
Surat tugas
Tersusunnya
jam
rekapitulasi
surat tugas
Surat Tugas
Tersusunnya
1
Draft Kompihari
lasi Surat
Tugas
Surat Tugas
Terkoreksi40
nya Draft
menit
Kompilasi
Surat Tugas
Draft Kompilasi Draft Kompi15
lasi Surat
Surat Tugas
menit
yang dikoreksi Tugas disetujui
Draf Kompilasi
Surat Tugas

21

Buku
Kompilasi
Surat Tugas

1
minggu

Ket.

FLOWCHART
SOP KOMPILASI SURAT TUGAS
MULAI

Inventarisasi Surat
Tugas Audit

Merekapitulasi jumlah
surat tugas sesuai jenisnya

Menyusun draft kompilasi surat tugas

Koreksi

Tidak

Ya
Mengajukan pada Pimpinan

Menggandakan

SELESAI

22

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PANDUAN PPA


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang
Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas
dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1999
Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 3851);
2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun
2002
tentang
Pelaksanaan
Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang
Percepatan Pemberantasan Korupsi;
5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Menguasai Program Pengawasan Agama.
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer;
3. Memiliki kemampuan menyusun panduan.

Keterkaitan:
1. SOP Pelaksanaan Survey Lokasi PPA;
2. SOP Action Plan PPA;
3. SOP Workshop PPA.
Peringatan:
Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
pelaksanaan sosialisasi PPA di lokasi

Peralatan/Perlengkapan:
1. ATK, Laptop, LCD;
2. Meja, Kursi.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Modul Sosialisasi PPA;
2. Bahan tayang.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menyusun TOR dan


SK Kegiatan
Memeriksa TOR dan
SK
Memaraf TOR dan
SK
Mengajukan SK,
TOR, untuk ditandatangani
Membuat Draft
Panduan PPA
Membuat undangan
pembahasan
panduan PPA
Membahas draft
Panduan PPA
Meminta persetujuan
dari pimpinan

2.
3.
4.

5.
6.

7.
8.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Pelaksana

1
hari
1
hari
1
hari
1
hari

Kasubbag
Kasubbag

Kabag

Kasubbag

Kabag

Ses

Pelaksana

1
hari
1
hari

Pelaksana Kasubbag Ses

Pelaksana
Kasubbag

Kabag

Ses

23

Waktu

Draft
Panduan
PPA selesai

3
hari
1
hari

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

9.

Mencetak buku
panduan PPA
Mendistribusikan
buku
Menyerahkan copy
rekap surat tugas,
SK dan TOR ke
Subbag Keuangan,
Subbag Evalap, dan
Subbag PerUUan
Melaksanakan
Evaluasi Action Plan

10
.
11

12

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Pelaksana
Pelaksana
Pelaksana

Telah
ditanda
tangani oleh
Sekretaris
Itjen

Pelaksana Kasubbag Kabag

Buku
Panduan,
PPA

24

Waktu
1
minggu
1
hari
1
hari

3
hari

Ket.

FLOW CHART
SOP PANDUAN PPA
MULAI

Menyusun TOR dan SK

Periksa
Tor dan SK

Tidak

Ya
Memaraf SK dan
TOR

Menandatangani
SK dan TOR

Membuat Draft Panduan


Sosialisasi PPA

Membuat Undangan

Membahas draft

Meminta Persetujuan
Pimpinan

Disetujui

Tidak

Ya
Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke
Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag
Perundang-undangan

Melaksanakan Kegiatan

SELESAI

25

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT


Dasar Hukum:
1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang
Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);
6. Surat Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang
Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan RKAT
2. SOP Buku RKAT;
3. SOP Buku URKAT;

Peringatan:
Jika tidak ada Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan maka Pelaksanaan Audit akan tumpang tindih
antara Itjen Dep. Agama dengan BPKP
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menerima Surat
Edaran Rekonsiliasi
dari Menpan

Sekretaris

Kabag/
Kasubbag

2.

Melakukan Koordinasi Sekretaris


dengan BPKP dan
Menpan tentang
rencana Rekonsiliasi
RKAT
Itjen
Menyelenggarakan
Kegiatan Rekonsiliasi
RKAT

Kabag/
Kasubbag

3.

4.

Merumuskan hasil
Rekonsiliasi RKAT

Itjen

BPKP

BPKP

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemapuan menyusun rekonsiliasi;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data)

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Buku URKAT;
3. Buku Direktori Obyek Audit;
4. Buku Peta Wilayah Pengawasan;
5. Rekapitulasi Jangkauan Audit.
Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
3
Waktu
Output
Perlengkapan
Staf
Surat EdarDiterimaan Rekonnya Surat
siliasi
Edaran
Rekonsiliasi
Staf
Buku URKAT
1
TerkoordiMinggu nasikannya
pelaksanaan Rekonsiliasi RKAT
3
TerselengMenpan Buku URKAT,
garanya
Buku Direktori Hari
Rekonsiliasi
Obyek Audit,
RKAT
Buku Peta
Wilayah dan
Rekapitulasi
Jangkauan
Audit.
Menpan Hasil
3
Naskah
Rekonsiliasi
Hari
Berita Acara
dan Doku-

26

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

Menggandakan
Naskah Berita Acara
Rekonsiliasi RKAT
beserta dokumen
lampirannya

Staf

6.

Mendistribusikannya
Buku hasil Rekonsiliasi RKAT ke MenPan, BPKP, dan Irwil.

Staf

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Naskah
Berita Acara
Rekonsiliasi
RKAT
beserta
dokumen
lampirannya
Buku hasil
Rekonsiliasi
RKAT

27

2
Hari

1
Hari

Output
men hasil
Rekonsiliasi
Buku hasil
Rekonsiliasi RKAT

Terdistribusikannya
Buku hasil
Rekonsiliasi
RKAT.

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT

MULAI

Menerima Surat dari Menpan

Melakukan Koordinasi dengan


BPKP dan Menpan

Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi

Menggandakan Naskah Rekonsiliasi

Mendistribusikan Buku

SELESAI

28

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT


Dasar Hukum:
1. Keppres RI Nomor 45 Tahun 2002 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen
yang telah disempurnakan terakhir dengan
Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Direktori Obyek Audit;
2. SOP Penyusunan RKAT;
3. SOP Penyusunan Buku URKAT;
4. SOP Penyusunan Buku RKAT.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun jangkauan
audit;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data);
3. Memiliki pengetahuan tentang wilayah audit.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Direktori Obyek Audit;
3. Buku URKAT;
4. Buku RKAT;
5. Buku Audit Kasus;
6. Buku Audit Khusus.
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
1. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
pemenuhan
informasi
bagi
pemeriksan
eksternal;
2. Jika tidak disusun, maka tidak dapat diperoleh
informasi bagi pimpinan dalam pengambilan
kebijakan;
3. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
pengajuan kenaikan anggaran.
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menganalisa program
PKPT

Staf

2.

Menganalisa
Direktori Obyek Audit

Staf

3.

Menganalisa Audit
Kasus

Staf

4.

Menganalisa Audit
Khusus

Staf

5.

Melakukan kompilasi
data audit

Staf

6.

Mengoreksi draft

Kasubbag

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
PO DIPA
Hari
dan Buku
RKAT serta
URKAT
2
Buku
Hari
Direktori
Obyek Audit
Buku
Kompilasi
Audit Kasus
Buku
Kompilasi
Audit
Khusus
Kompilasi
draft
Jangkauan
Audit
Draft buku

Kabag

29

2
Hari
2
Hari

2
Hari

40

Output
Terdapatnya data
anggaran
PKPT
Terdapatnya data
Obyek
Audit
Terdapatnya data
audit kasus
Terdapatnya data
audit
khusus
Tersusunnya draft
buku jangkauan audit
Terkoreksi

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

Kabag

buku jangkauan audit

7.

Mengajukan kepada
pimpinan

Kasubbag

8.

Mencetak dan
menggandakan Buku
Jangkauan Audit

Staf

Ses
Itjen

30

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
jangkauan
Menit nya draft
audit
buku
jangkauan
audit
30
Draft Buku
Draft buku
Menit Jangkauan
jangkauan
Audit yang
audit yang
disetujui.
dikoreksi
Draft Buku
1
Buku
Jangkauan
Minggu Jangkauan
Audit yang
Audit
disetujui

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT
MULAI

Menganalisa program PKPT

Menganalsia Direktori Obyek Audit

Menganalisa Audit Kasus

Menganalisa Audit Khusus

Kompilasi Data

Dikoreksi

Ya
Mencetak Buku

SELESAI

31

Tidak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir
dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non
Departemen;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres RI Nomor 1 Tahun 1989 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan Buku Usulan PKPT;
2. SOP Penyusunan Buku PKPT;
3. SOP Penyusunan Buku Non PKPT;
4. SOP Rekonsiliasi PKPT.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun buku
KPKPI;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data).

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Meja, Kursi;
3. Buku Usulan PKPT;
4. Buku PKPT;
5. Buku Non PKPT.
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam
penetapan arah dan kebijakan pengawasan di
lingkungan Itjen Dep.Agama
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Mempelajari dan
Menelaah Buku
Usulan PKPT

Staf

2.

Mempelajari dan
Menelaah Program
PKPT
Mempelajari dan
Menelaah Program
Non PKPT
Mempelajari dan
Menelaah
Rekonsilisasi PKPT

Staf

3.

4.

Staf

Staf

32

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Buku
2
DiperolehUPKPT
Jam
nya data
Usulan
PKPT
Buku PKPT
2
DiperolehJam
nya data
PKPT
Buku Non
2
Terperoleh
PKPT
Jam
nya data
Non PKPT
Dokumen
2
Diperolehhasil RekonJam
nya data
siliasi PKPT
kebijakan
PKPT

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

Kompilasi data

Staf

6.

Penggandaan buku

Staf

33

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
2
TersusunJam
nya kompilasi data
PKPT
2
TersusunJam
nya buku
KPKPI

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI

MULAI

Mempelajari dan Menelaah


Buku Usulan PKPT

Mempelajari dan Menelaah


Buku PKPT

Mempelajari dan Menelaah


Rekonsiliasi PKPT

Kompilasi data

Penggandaan

SELESAI

34

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen
yang telah disempurnakan terakhir dengan
Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Direktori Obyek Audit
2. SOP Penyusunan Pemantauan

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun Buku;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data);
3. Memiliki kemampuan pengetahuan tentang
monitoring;

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Standar Biaya Umum;
3. Program Non PKPT hasil RKT;
4. Data staf
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam
menyediakan data bagi pemeriksa eksternal.
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menganalisa Program
Non PKPT hasil RKT

Staf

2.

Menentukan obyek
pemantauan

Staf

3.

Menyusun formasi
jumlah staf yang akan
diberangkatkan
Menggabungkan data
obyek pemantauan
dengan formasi staf

Staf

5.

Mengoreksi draft
kompilasi non pkpt

Kasubbag

Kabag

6.

Mengajukan kepada
pimpinan
Mencetak dan

Kasubbag

Kabag

4.

7.

Staf

Ses
Itjen

Staf

35

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1
TerdapatRencana
Hari
nya data
Kinerja
obyek peTahunan
mantauan
RKT
2
TersusunPO DIPA
Jam
nya draft
obyek pemantauan
RKT
2
TersusunPO DIPA
Jam
nya forData Staf
masi staf
RKT
1
TersusunData Staf
Jam
nya draf
kompilasi
buku non
pkpt
RKT
40
Draft
Data Staf
Menit kompilasi
non pkpt
terkoreksi
Draft kompi30
Kompilasi
lasi non PKPT Menit Non PKPT
Kompilasi
30
Buku

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

menggandakan

36

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Non PKPT
Menit Kompilasi
Non PKPT

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA


Khusus Program Non PKPT

Mempelajari dan Menelaah


Program Non PKPT

Mempelajari dan Menelaah


Program Data Pendukung

Kompilasi Data

Penggandaan Buku

SELESAI

37

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA


Dasar Hukum:
1. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana
Kerja Pemerintah;
2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama;

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun buku
pentapan kinerja;
2. Memiliki pemahaman penetapan kinerja;
3. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data).

Keterkaitan:
SOP Penyusunan RKT;

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Meja, Kursi

Peringatan:
Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam
penentuan kinerja program dan kegiatan

Pencatatan dan Pendataan:


Form pengisian output dan outcome

Pelaksana
No.
1.

2.

Aktivitas

Mempelajari dan
Staf
menelaah DIPA tahun
berjalan
Mempelajari dan
Staf
Menelaah Kegiatan
yang ada dalam DIPA

3.

Membuat Form/Matrik Staf


Penetapan Kinerja

4.

Mengisi Form/Matrik

Staf

5.

Kompilasi

Staf

6.

Mengajukan Draft Ke
Pimpinan
Penggandaan

Staf

7.

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
DIPA tahun
2
berjalan
Jam
2
Jam

Output dan
Outcome
Kegiatan

Sekreta
ris

Staf

38

Draft selesai

Telah
dipahami
Kegiatan
dalam
DIPA

1
Jam
2
Jam
2
Hari

Kabag

Output

45
Menit
2
Hari

Selesainya
Input
Tersusunnya Draft
Penkin
Draft di
setujui
Tersusunnya buku
Penetapan
Kinerja.

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA

Mempelajari dan Menelaah


Kegiatan dalam DIPA

Membuat Form/Matrik

Mengisi Form

Menyusun Draft

Meminta persetujuan Pimpinan

Penggandaan

SELESAI

39

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan
Organisasi
dan
Tata
Kerja
Departemen yang telah disempurnakan terakhir
dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non
Departemen;
3. Inpres R.I. Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama;
7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 031
tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan
Nasional
Aparat
Pengawasan
Instansi
Pemerintah (APIP);
10. Surat
Kementerian
PAN
Nomor:
B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang
Penyusunan
Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja
Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan RKAT;
2. SOP Direktori Obyek Audit;
3. SOP Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Peringatan:
Apabila Buku RKAT tidak
pelaksanaan audit tidak terarah.

disusun

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan berkoordinasi;
2. Memiliki kemampuan menusun buku;
3. Memiliki pemahaman tentang jangkauan
audit;
4. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data)

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Standar Biaya Umum;
3. Buku Usulan PKPT
4. Data Obyek Audit;
5. Kode Wilayah dan Kode Auditan;
6. Data Auditor
Pencatatan dan Pendataan:

maka

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Melakukan
Rekonsiliasi dengan
BPKP dan Menpan

Sekretaris Kasubbag
/Kabag

3
Staf

40

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
3
Berita Acara
Buku
Hari
Rekonsiliasi
URKAT,
RKAT beKebijakan
serta dokuPengawasmen laman Menpan
pirannya

Ket.

Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
Dokumen
Hari
RKAT hasil
rekonsiliasi
dan data
auditor

No.

Aktivitas

2.

Mendistribusikan
dokumen RKAT
hasil Rekonsiliasi
kepada Para Irwil
sebagai bahan
Penyusunan Tim
RKAT.
Mendistribusikan
Form RKAT ke Irwil

Sekretaris Kasubbag Staf


/Kabag

Sekretaris Kasubbag Staf


/Kabag

Form RKAT

30
Menit

4.

Menyusun Tim
RKAT

Irwil

TU Irwil

Staf

2 Hari

5.

Mengirimkan
Susunan Tim RKAT
kepada Sekretaris
Menelaah Susunan
Tim RKAT

Irwil

TU Irwil

Staf

Form RKAT,
rekap Tim
Audit tahun
sebelumnya
dan Data
Auditor
Susunan
Tim RKAT

3.

6.

7.

8.
9.

Menyusun RKAT
berdasarkan Hasil
Telahaan Susunan
Tim RKAT
Menggandakan
Naskah RKAT
Mendistribusikan
Buku RKAT

1
Jam

Sekretaris Kasubbag Staf


/Kabag

Susunan
Tim RKAT

1
Hari

Kabag

Susunan
Tim RKAT
Hasil
Telahaan
Naskah
RKAT
Buku RKAT

1
Hari

Kasubbag Staf

Staf
Staf

41

2
Hari
1
Jam

Output
Terdistribusikannya
Dokumen
RKAT hasil
Rekonsiliasi
Terdistribusikanya
Form RKAT
Tersusunnya Tim
RKAT

Terkirimnya
Susunan
Tim RKAT
Hasil
Telaahan
Susunan
Tim RKAT.
Tersusunnya Naskah
RKAT
Buku
RKAT
Terdistribusikanya
Buku RKAT

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT
MULAI

Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Mendistribusikan Hasil Rekonsiliasi dengan


Menpan dan BPKP ke Para Irwil

Mendistribusikan Form RKAT ke Para Irwil

Menyusun Tim RKAT

Mengirimkan Susunan Tim


RKAT ke Sekretaris

Menelaah Susunan Tim RKAT

Menyusun RKAT berdasarkan hasil


Telaahan Susunan Tim RKAT

Menggandakan Naskah RKAT

Mendistribusikan Buku RKAT

SELESAI

42

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT


Dasar Hukum:
1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
4. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1
tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan
Nasional
Aparat
Pengawasan
Instansi
Pemerintah (APIP);
Keterkaitan:
1. SOP Peta Wilayah;
2. SOP Penyusunan Tim Monev.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami Tugas dan Fungsi Itjen;
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
computer;;
3. Memiliki kemampuan dalam mengolah data.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Surat Keputusan tentang pengembangan
lembaga di lingkungan Departemen Agama.
3. Data Pemekaran wilayah dan Pengembangan Lembaga
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak ada Direktori Obyek Audit maka akan
kesulitan menetapkan Obyek Audit dan Monev.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menginventarisasi
data yang berkaitan
dengan pemekaran
wilayah dan pengembangan lembaga baru

Staf

2.

Pemutakhiran data
auditi

Staf

3.

Mengoreksi Data
Direktori

Kasubbag

4.

Mengajukan pada
Pimpinan

Kasubbag Kabag

5.

Penggandaan buku
Direktori Obyek Audit

Staf

Ses
Itjen

43

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1
Data PemeData dari:
- Biro Ortala Minggu karan wilayah dan pe- Biro Perenc.
ngembang- Biro Keuang
an lembaga
an dan IKN
di lingkung- Ditjen
an Dep.
Pendis
Agama
- Ditjen Bimas
Islam;
- Sator/Satker
Depag.
Data auditi
3
Draft
Hari
Kompilasi
Direktori
data auditi
Kompilasi
1
Terkoreksi
Direktori
Hari
nya Data
data auditi
Direktori
Draft Buku
1
Draft Buku
Direktori
Hari
Direktori
yang
disetujui
terkoreksi
Ses
1
TercetakMinggu nya Buku

Ket.

Pelaksana
No.

6.

Aktivitas

Pendistribusian Buku

Staf

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Buku
Direktori

44

1
Jam

Output
Direktori
Obyek
Audit
Terdistribu
sinya Buku
Direktori

Ket.

FLOW CHART
SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT
MULAI

Data
Pemekaran
Lembaga

Data
Direktori
Yang lama

Inventarisasi data

Bandingkan data

Mengupdate/
menyempunakan

Kompilasi data

Koreksi
Diterima
Mengajukan
Ke Pimpinan

SELESAI

45

Tidak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang
telah disempurnakan terakhir dengan Keppres
RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non
Departemen;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007
tentang Kebijakan Pengawasan Nasional
Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah
(APIP);
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan Direktori;
2. SOP Penyusunan Peta Wilayah;
3. SOP Buku Non RKAT.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan untuk menganalisa
data;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data).

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Rencana Kinerja Tahunan;
3. Standar Biaya Umum;
4. Data Direktori;
5. Data Pegawai di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
Pencatatan dan Pendataan:
Kuesioner/Form/Matrik MONEV.

Peringatan:
Apabila tidak ada SOP Monev, pelaksanaan tugas
Monitoring dan Evaluasi tidak terarah;
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Mempelajari alokasi
anggaran Monitoring
dan Evaluasi

Staf

2.

Mempersiapkan
bahan pendukung

Staf

46

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Sesuai PO
2
Memahami
DIPA dan
Jam
POK kaitanRKT
nya dengan
Monev
2
Bahan data
Direktori, data
Jam pendukung
pegawai di
lingkungan
Sekretariat,
SBU, Form/
blangko, instrumen Monev

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

3.

Menyusun Tim Monev Staf

4.

Melakukan koreksi
terhadap draft
susunan Tim.
Mengajukan konsep
Tim Monev pada
Sekretaris

Kasubbag Kabag

Menerbitkan Surat
Tugas (staf membuat
surat tugas ,dikoreksi
dan diparaf oleh
Kasubbag dan kabag
selanjutnya
ditandatangani oleh
Sekretaris)
Pendistribusian Surat
Tugas

Staf

5.

6.

7.

Kasubbag Kabag

Ses

Kasubbag Ses
dan
Kabag

Staf

47

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Disposisi
2
Sekretaris
Hari
Disepakati
2
Para Kabag
Hari
dan TU Irwil
Konsep Tim
1
Monev
Jam

Sesuai
dengan
Susunan Tim
yang
disetujui oleh
Ses

1
Hari

Surat Tugas

1
Jam

Output
Draft Tim
Monev
Susunan
Tim
Konsep
disetujui
oleh
Sekretaris
Surat
Tugas
Monev

Terdistribu
sinya Surat
Tugas

Ket.

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI

MULAI

Mempelajari Alokasi Anggaran

Mempersiapkan Bahan Pendukung

Penilaian terhadap Petugas Pemantau

Menyusun Jadwal dan Daftar Petugas

Mengajukan Konsep

Disetujui

Ya
Distribusikan Surat Tugas

Selesai

48

Tidak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN RKAT


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang
telah disempurnakan terakhir dengan Keppres
RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1
tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan
Nasional
Aparat
Pengawasan
Instansi
Pemerintah (APIP);
10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/
I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP
Pusat Tahun 2006.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan RKT;
2. SOP Penyusunan Buku Direktori Obyek Audit;
3. SOP Penyusunan Usulan RKAT.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan menyusun buku;;
2. Memiliki Kompetensi dengan Program
Komputer (Mengolah Data).

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Rencana Kinerja Tahunan;
3. Data Obyek Audit;
4. Data Auditor;
5. Edaran Menpan.
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak disusun, maka akan terjadi kesulitan
dalam penetapan obyek audit dan penugasan tim
audit.
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Mempelajari dan
menelaah kebijakan
Pengawasan
Nasional yang
ditetapkan oleh
Menpan
Mempelajari dan
menelaah kebijakan

2.

Staf

Staf

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Terdapat2
Edaran dari
Jam nya inforMenpan
masi kebijakan pengawasan
Edaran dari
BPKP

49

2
Jam

Terdapatnya infor-

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

pengawasan oleh
BPKP

masi kebijakan pengawasan


Terdapatnya informasi
kebijakan
pengawasan
Tersusunnya data
bahan
pendukung

3.

Mempelajari dan
menelah kebijakan
yang tertulis dalam
RKT tahun berjalan

Staf

RKT tahun
berjalan

4.

Menyiapkan bahan
pendukung

Staf

5.

Menyusun RKAT

Staf

Kasubbag Kabag

6.

Melakukan
Pembahasan
RKAT dengan
Inspektur Wilayah
dalam Pembahasan
RKT
Mengirim Konsep
RKAT ke MENPAN

Staf

Kasubbag Kabag

- Obrik
1
- Data auditor Hari
- Kode wilayah & Kode
Auditan
- SBU
- PO DIPA
- Form/
blangko
- Buku UPKPT
Sesuai
1
TersusunUsulan Irwil Minggu nya Draft
RKAT
3
Tersusun-Draft
Hari nya Konsep
menjadi
Rencana
Bahan
Audit Kerja
RKAT.
Tahunan

7.

8.

Kasubbag Kabag

Melakukan Rekonsi- Staf


liasi dengan BPKP
didampingi oleh
MENPAN

Kabag

Ses
Itjen
dan
Irjen
Kasubbag

50

2
Jam

Output

Ditandatangani oleh
Irjen

1
Jam

Terkirimnya
RKAT Itjen

Draft RKAT

3
Hari

RKAT Itjen
Departemen
Agama

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN RKAT

MULAI

Kebijakan Menpan tentang


Pengawasan

Kebijakan BPKP

Dipelajari dan ditelaah

Draft dibahas dengan


Irwil I -V

Menyusun Draft RKAT

Mengirim Draft RKAT


ke Menpan

Rekonsiliasi dengan BPKP


didampingi Menpan

Rencana Kerja Audit


Tahunan ITJEN Dep. Agama

SELESAI

51

Data dukung

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN


Dasar Hukum:
1. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004
tentang Rencana Kerja Pemerintah;
2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Satuan
Organisasi/Kerja
di
Lingkungan
Departemen Agama.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Pelaksana pada Subag Perencanaan;
2. Memiliki kompetensi dalam menganalisa
rencana.

Keterkaitan:
SOP Penyusunan Renstra;

Peralatan/Perlengkapan:
1. Renstra, RPJMN berjalan, UU, kebijakankebijakan pemerintah, Menteri dan Inspektur
Jenderal;
2. Meja, Kursi, ATK, mesin tik, Komputer dan
printer.
Pencatatan dan Pendataan:
Form usulan kegiatan bagian/irwil;

Peringatan:
Jika tidak dibuat, maka sasaran pelaksanaan tugas
dan fungsi instansi tidak berjalan
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menyusun form
rencana kinerja

Staf

2.

Membagikan form
rencana kinerja
kepada Para Kepala
Bagian dan para
Inspektur Wilayah
Mengisi form
Rencana Kinerja
Tahunan
Melakukan kompilasi
atas hasil usulan
kegiatan bagian/irwil

Staf

Membahas Usulan
Form RKT

Kasubbag
dan Kabag

3.

4.

5.

Kasubbag

TU
Irwil

Staf

Irwil
I-V

Ses
Itjen

52

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
FormTerdiri:
1
Tersusun- Nomor
hari
nya Form
- Program
Rencana
Utama
Kinerja
- Sasaran;
- Indikator
Kinerja
Output;
- Indikator
Kinerja
Outcome
- Anggaran
Form
15
Terbaginya
Rencana
menit Form
Kerja
Rencana
Tahunan
Kinerja
Tahunan
1
Terisinya
Usulan
hari
data setiap
Bagian dan
bagian/irwil
Irwil
Form RKT
1
Terkumpultelah terisi
Jam
nya usulan
Form RKT
Draft RKT
yang telah
terisi

3
Hari

Draft RKT

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

6.

7.

8.

Melaporkan hasil
pembahasan pada
Inspektur Wilayah
melalui Sekretaris
Melakukan kompilasi
hasil pembahasan

Kasubbag

Kabag

Penggandaan

Staf

3
Ses
Itjen

Staf

53

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Draft RKT
15
Tersosialimenit sasikannya
hasil pembahasan
2
Draft
Hari
Buku
Rencana
Kerja
Draft Buku
1
Buku RKT
Rencana
Minggu Itjen
Kerja

Ket.

FLOW CHART
SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN
MULAI

Mempersiapkan
Form/Matrik RKT

Mengirimkan
Form/Matrik RKT

Mengisi dan Mengevaluasi

Menyusun Form/
Matrik RKT

Membahas Konsep Form/Matrik


RKT melalu Sidang Komisi

Melaporkan Hasil pada Irwil

Melakukan Kompilasi Hasil

Penggandaan Hasil
Kompilasi

SELESAI

54

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT


Dasar Hukum:
1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang
telah disempurnakan terakhir dengan Keppres
RI Nomor 22 Tahun 2004;
2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007
tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat
Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);
10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I
/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP
Pusat Tahun 2006.
Keterkaitan:
1. SOP Direktori Obyek Audit;
2. SOP Peta Wilayah.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami
perencanaan
pengawasan;
2. Memiliki Kompetensi dengan
Komputer (Mengolah Data).

Pelaksana
Aktivitas

1.

Membuat Form
Usulan rencana
kerja audit tahunan
Mengedarkan Form
URKAT pada TU
Irwil dengan surat
pengantar
Mengisi form
URKAT

2.

3.

1
Kabag

2
Kasubbag

3
Staf

Sekretaris Kabag/
Staf
Kasubbag

Irwil

TU Irwil

Staf

55

Program

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;
2. Standar Biaya Umum;
3. Data Obyek Audit;
4. Kode Wilayah dan Kode Auditan;
5. Data Auditor.
Pencatatan dan Pendataan:
Form/Blanko Usulan RKAT

Peringatan:
Jika tidak ada usulan RKAT, maka tidak tersusun
program RKAT
No.

program

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Form URKAT
30
Form
Menit URKAT
Surat
Pengantar
dan Form
URKAT
Form URKAT
dan Direktori

1
Jam

Terkirimnya Form
URKAT

2
Hari

Draft
URKAT

Ket.

Pelaksana
No.

4.

Aktivitas

Mengirim draft
URKAT ke
Sekretaris
Menelaah draft
URKAT dari Irwil

Irwil

TU Irwil

Kabag

Kasubbag Staf

6.

Menyusun URKAT

Kabag

Kasubbag Staf

7.

Menggandakan
naskah URKAT
Mendistribusikan
buku URKAT
kepada para Irwil

Staf

8.

Staf

Sekretaris Kabag/
Staf
Kasubbag

56

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
para Irwil
Obyek Audit,
Rekap Audit
Tahun Lalu
Draft URKAT
30
TerkirimMenit nya
URKAT
Draft
Draft URKAT
1
URKAT
para Irwil;
Hari
telah
Direktori
ditelaah
Obyek Audit;
Rekap Audit
Tahun
sebelumnya
Draft URKAT
2
Naskah
hasil telaahHari
URKAT
an
Naskah
2
Buku
URKAT
Hari
URKAT
Buku URKAT
30
TerdistribuMenit sikannya
buku
URKAT

Ket.

FLOW CHART
SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT

MULAI

Membuat Form/Matrik UPKPT

Mengirim Form/Blanko ke Irwil I-V

Entry data Form/Blangko

Form dikembalikan ke Bagian Perencanaan


Up. Subbag Perencanaan

Penelahaan UPKPT

Subbag Perencanaan melakukan Kompilasi UPKPT

Penggandaan UPKPT

SELESAI

57

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan
Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan
Negara;
4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian
Negara/Lembaga;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/
2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun
2009;
7. Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
105/PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan
dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran
Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) dan
Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) Tahun 2009.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan RKT;
2. SOP PO DIPA RKA-KL

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami tentang anggaran;
2. Mempunyai kompetensi dalam
operasian komputer

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;
2. Software Program RKA-KL;
3. Standar Biaya Umum;
4. RKT Tahun 2010.
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
Jika tidak dibuat, maka program dan kegiatan tidak
berjalan.
Pelaksana
No.

Aktivitas

Memenuhi data
tentang analisis
kebutuhan jumlah
anggaran yang
diminta oleh Sekretariat Jenderal c.q
Biro Perencanaan
meliputi jumlah
pegawai, inventaris
kantor, jumlah
kegiatan dan program dalam satu
tahun, serta jumlah
unit kerja instansi.
Menerima infromasi
mengenai pagu
indikatif Departemen
Agama per program

Staf

Staf

Kasubbag

peng-

Kabag

58

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
45
TerpenuhiSesuai
menit nya infordengan data
masi mesetiap bagian
ngenai data
tentang
Inspektorat
Jenderal
Dep.Agama

30
menit

Terdapatnya informasi
anggaran

Ket.

Pelaksana
No.

4.

5.

6.

7.

Aktivitas

anggaran, untuk
kemudian dianalisa
oleh para pimpinan.
Staf
Mengajukan usulan
anggaran untuk
biaya program dan
kegiatan dalam
tahun anggaran
yang direncanakan,
beserta prakiraan
maju berupa
implikasi kebutuhan
dana untuk
pelaksanannya
bedasarkan pagu
indikatif yang telah
diterima
Mengkonfirmasikan
Staf
prakiraan maju yang
telah disetujui oleh
Biro Perencanaan
menjadi dasar
penyusunan usulan
kegiatan anggaran
Inspektorat Jenderal
Dep.Agama pada
tahun anggaran
berikutnya.
Menyusun anggaran Staf
Inspektorat Jenderal
Dep.Agama
berdasarkan usulan
program, kegiatan
dan jenis dari setiap
bagian dan inspektur
wilayah disesuaikan
dengan Pagu
Indikatif dari Biro
perencanaan Dep.
Agama untuk
menghasilkan RKAKL Pagu Indikatif
Staf
Mengkoreksi RKAKL Pagu Indikatif
yang telah disusun
harus berdasarkan
anggaran berbasis
kinerja dengan
memperhatikan
keterkaitan antara
pendanaan dengan
keluaran dan hasil
yang diharapkan
termasuk output
dan outcome.
Mengadakan
Staf
pembahasan
dengan Komisi VIII
DPR tentang kondisi

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output
Itjen Dep.
Agama

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai


dan Kabag
dengan
Renja Itjen
Dep. Agama

1
jam

Tersajinya
data
tentang
program
dan kegiatan Itjen
Dep.Agama

Kasubbag
dan Kabag

1
jam

Tersusunnya usulan
anggaran
yang proporsional

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai


dan Kabag
dengan
Renja dan
Per Menkeu

3
hari

Tersusunnya RKAKL Pagu


Indikatif

45
menit

Terkoreksinya RKAKL Pagu


Indikatif

1
hari

Terbahasnya data
RKA-KL
Pagu

Kasubbag
dan Kabag

Sesuai
dengan
Renja dan
Per Menkeu

Kasubbag Irjen dan RKA-KL


dan Kabag Ses.Itjen Pagu Indikatif

59

Ket.

Pelaksana
No.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Aktivitas
internal Inspektorat
Jenderal
Dep.Agama untuk
mengetahui besaran
anggaran yang akan
dialokasikan oleh
Sekretariat Jenderal
c.q. Biro
Perencanaan
Menyerahkan hasil
pembahasan yang
telah disetujui oleh
Komisi VIII DPR
kepada Sekretaris
Jenderal
Dep.Agama c.q.
Biro Perencanaan
untuk menetapkan
Pagu Sementara
Inpsektorat Jenderal
Dep.Agama
Mendapatkan Pagu
Sementara dari Biro
Perencanaan
Menyusun RKA-KL
Pagu Sementara
Inspektorat Jenderal
Dep. Agama
berdasar kan usulan
program, kegiatan
dan jenis belanja
dari setiap bagian
dan inspektur
wilayah.
Mengadakan
pembahasan dan
pengkoreksian
terhadap RKA-KL
Pagu Sementara
bersama dengan
Ditjen Anggaran
Depkeu
Menerima pagu
definitif dari
Sekretariat Jenderal
c.q. Biro
Perencanaan
Mengadakan
penyusunan dan
pembahasan untuk
menetapkan finalisasi
RKA-KL Inspektorat
Jenderal Pagu
Definitif
Mengadakan
pembahasan
bersama dengan
Ditjen Anggaran
sesuai Pagu Definitif

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output
Indikatif

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai


dan Kabag
dengan hasil
Komisi VIII
DPR

1
hari

Tersusunnya rekomendasi
pagu sementara
Itjen Dep.
Agama

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai


dan Kabag
dengan
usulan
progam dan
kegiatan
masingmasing
bagian dan
irwil

3
hari

Tersusunnya RKAKL Pagu


Sementara

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan 3


dan Kabag
usulan progam hari
dan kegiatan
masingmasing bagian
dan irwil

Staf

Kasubbag
dan Kabag

Staf

3
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan
dan Kabag
usulan progam hari
dan kegiatan
masing-masing
bagian dan
Irwil

Tersusunnya RKAKL Pagu


Definitif

Staf

Kasubbag
dan Kabag

Tersusunnya RKAKL Pagu


Definitif

Sesuai
dengan Surat
Sekretariat
Jenderal

30
menit

1
hari

60

Ket.

Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Waktu
Perlengkapan
Kasubbag Ses.Itjen
45
dan Kabag
menit

No.

Aktivitas

15.

Menyerahkan hasil
pembahasan untuk
dikoreksi oleh seluruh Kabag dan
Kasubbag
Mengajukan hasil
koreksi dari Kabag
dan Kasubbag untuk
disetujui oleh
pimpinan

Staf

17.

Mencetak dan
mendistribusikan
RKA-KL terakhir
kepada pihak terkait

Staf

18.

Mengajukan konsep
DIPA kepada Dirjen
Perbendaharaan
Mengadakan
pembahasan DIPA
dengan Ditjen
Perbendaharaan
Menyerahkan
konsep DIPA hasil
pembahasan untuk
ditandatangani
pimpinan
Mengembalikan
konsep DIPA untuk
ditandatangani oleh
Dirjen Perbendaharaan
Mengambil DIPA
RKA-KL pada
Direktorat Jenderal
Perbendaharaan

Staf

Kasubbag
dan Kabag

SAPSK Itjen
Dep. Agama

3
hari

Staf

Kasubbag
dan Kabag

Konsep DIPA
Itjen Dep.
Agama

1
hari

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Konsep DIPA


dan Kabag
hasil pembahasan

1
hari

Terkoreksinya konsep
DIPA oleh
pimpinan

Staf

Konsep DIPA
yang telah
dikoreksi

1
hari

Terkirimnya
konsep
DIPA

1
hari

Tersusunnya
konsep DIPA
RKA-KL

16.

19.

20.

21.

22.

Staf

Kasubbag Ses.Itjen
dan Kabag

45
menit

1
hari

Staf

61

Output

Tersusunnya RKAKL Pagu


Definitif
hasil persetujuan
pimpinan
Terdistribusikannya
RKA-KL
Pagu
Definitif
Terkirimnya
konsep
DIPA
Terbahasny
a konsep
DIPA

Ket.

FLOW CHART
SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA
MULAI

Data Analis
Kebutuhan

Menyusun Anggaran
berdasarkan Pagu Sementara

Pagu Indikatif turun


dari ROCAN

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian


Anggaran berdasarkan Pagu sementara

Mengajukan Usulan Anggaran


berdasarkan Pagu Indikatif

Pagu Definitif turun


dari ROCAN

Konfirmasi ke ROCAN tentang


Prakiran Maju ITJEN Dep. Agama

Menyusun Anggaran berdasarkan


Pagu Definitif

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian


Anggaran berdasarkan Pagu Definitif

Menyusun Anggaran
berdasarkan Pagu Indikatif

Menyerahkan Pembahasan Kepada Para


Kepala Bagian dan Kasubbag

Ya
Menelaah dan Mengkoreksi Anggaran
berdasarkan Pagu Indikatif

Pengajuan Hasil Koreksi ke Pimpinan

Mencetak dan Mendistribusikan ke Pihak terkait

Tidak
Disetujui

Mengajukan Konsep di DIPA ke DJPB


Ya
Rapat dengan Komisi VIII DPR tentang
Anggaran yang dibutuhkan ITJEN
Departemen Agama

Melakukan Pembahasan DIPA dengan DJPB

A
Menyerahkan hasil Pembahasan kepada Pimpinan

Menyerahkan Hasil Rapat ke ROCAN


untuk mendapatkan Pagu Sementara

Mengembalikan Konsep DIPA ke DJPB untuk Disahkan

Mengambil DIPA RKA-KL ke DJPB


Pagu Sementara dari ROCAN

62

SELESAI

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP STANDAR BIAYA KHUSUS


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;
4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian
Negara/Lembaga;
5. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang Laporan
Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;
6. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama;
7. PMA Nomor 2 Tahun 2006 tentang Mekanisme
Pelaksanaan
Pembayaran
atas
Beban
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara di
Lingkungan Departemen Agama;
8. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
9. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar
Biaya Anggaran Tahun 2007;
10. Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
08/PMK.02/2009
tentang
Standar
Biaya
Anggaran Tahun 2009;
11. PMK Nomor 105/PMK.05/ 2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana
Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/
Lembaga
(RKA-KL)
dan
Penyusunan,
Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
Tahun 2009.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan RKA-KL;
2. SOP Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan

Peringatan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami tentang proses penyusunan
anggaran.
2. Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;
2. RKA-KL
3. DIPA
4. SBU
5. RKT
6. Peraturan DJA tentang Penyusunan SBK
Pencatatan dan Pendataan:
Form kegiatan yang ingin di jadikan SBK

Pelaksana
No.
1.

Aktivitas
Membentuk Tim
Penyusun

1
Eselon II

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Waktu
Output
Perlengkapan
Eselon III Pelaksana PO DIPA
1
Terbentuk& IV
RKA-KL
hari
nya tim
penyusunan

63

Ket.

Pelaksana

No.
2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.
9.

Mutu Baku
Persyaratan/
1
2
3
Waktu
Output
Perlengkapan
Eselon II Eselon III Pelaksana Rencana
1
TersusunMenentukan
& IV
Hari
nya ProgProgram/Kegiatan
Kinerja
ram yang
yang di SBK-Kan
Tahunan
Ingin di
SBK-Kan
Mengajukan kepada Kasubbag Kabag
Ses
Draft
30
Draft &
pimpinan
Itjen
Program &
menit Program
Kegiatan
Kegiatan
Menyusun Program Staf
Draft
3
Draft SBK
dan Anggaran yang
Program &
hari
akan dikeluarkan
Kegiatan
Staf
Kasubbag Kabag
SBU
3
Draft SBK
Melakukan
Peraturan
hari
Hasil PemPembahasan
tentang SBK
bahasan
dengan Dirjen
Anggaran
Staf
Kasubbag Ses
Draft hasil
30
TersusunMengajukan hasil
& Kabag Itjen
SBK Hasil
Menit nya konsep
Pembahasan untuk
Pembahasan
SBK
disetujui oleh
pimpinan
TerkirimKasubbag Kabag
Ses
Konsep SBK
Mengajukan Dratf
nya SBK
Itjen
Hasil
SBK ke DJA cq Biro
Pembahasan
Perencanaan Dep.
Agama
Penelahaan SBK
Tim DJA
Konsep SBK
SBK telah
oleh DJA
disetujui
SBK telah
Dimasukan
Ditandatangani oleh Tim DJA
disetujui
dalam SK
pimpinan untuk
Menteri
disetujui oleh
Keuangan
Menteri Keuangan
tentang
SBK
Departemen di
seluruh
Indonesia
Aktivitas

64

Ket.

FLOWCHART
SOP STANDAR BIAYA KHUSUS
MULAI

Membentuk Tim

Menentukan Program yang di SBK-Kan

Mengajukan pada Pimpinan


Tidak

Disetujui
Ya

Menyusun Program dan Anggaran

Pembahasan dengan DJA

Mengajukan ke Pimpinan

DisetujuiYa

Mengajukan Draft SBK ke DJA cq Rocan

Penelahaan oleh Tim SBK DJA

SK Menteri Keuangan tentang SBK


Departemen di Indonesia

SELESAI

65

Tidak

Lampiran2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG KEUANGAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

SOP Pencairan Anggaran


SOP Pengelolaan Keuangan
SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan
SOP Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN
SOP Pencairan Anggaran-LS
SOP Pengelolaan Pajak
SOP Pembukuan Kas Umum
SOP Pengelolaan Buku Pembantu
SOP Laporan Keuangan

66

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PENCAIRAN ANGGARAN


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan
Negara;
2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan
rencana kerja dan anggaran kementerian
Negara/ Lembaga;
3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk
penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan
Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) Tahun Anggaran 2006;
4. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan
APBN.
Keterkaitan:
1. SOP Pencairan Anggaran-LS;
2. SOP Pengelolaan Keuangan.
Peringatan:
1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang
telah ditetapkan dan sesuai dengan PO
operasional;
2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan;
3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang
ditetapkan;
4. SPM Harus ditandatangani dan diparaf oleh
pejabat yang berwenang;
5. Pencairan harus melalui rekening yang telah
disetujui.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Kuasa Pengguna Anggaran;
2. Pejabat Pembuat Komitmen;
3. Pejabat Penguji Tagihan;
4. Kasubbag Keuangan;
5. Bendahara;
6. Pelaksana bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer, brankas, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk
Pencatatan dan Pendataan:
1. SPM;
2. SP2D;
3. BKU;
4. Buku-buku pembantu.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Input SPM

2.

Pemeriksaan
SPM

3.

Penerbitan
SP2D/Pencairan dana lewat
bank persepsi
Pencairan uang
ke bank

4.

5.

Pelaksana
keuangan
Petugas
KPPN

Petugas
KPPN

Pelaksana
bidang
keuangan

Bendahara KPA

Bendahara
Menyimpan
Dana di brankas

67

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Aplikasi SPM Terisinya
30
SPM
menit
2
SPM yang
Dokumen
jam
harus lengkap, telah di
verifikasi
Tanda
pengenal
Dana telah
2
Transfer
SPM telah
cair
hari ke rekediverifikasi
ning Itjen
dengan benar
Dana telah
cair ke
rekening Itjen

Pengambilan uang
sesuai cek
yang telah
ditandatangani

3
jam

Dana yang
telah diambil

Dana siap
didistribusikan

15
menit

Uang
telah siap
diambil
setelah
konfirmasi
ke pihak
bank

FLOW CHART
SOP PENCAIRAN ANGGARAN

Mulai

Input SPM

Koreksi

Proses ke
KPPN

Pemeriksa
an SPM

Diterima

Penerbitan
SP2D

Pencairan Uang
ke Bank

Menyimpan
Dana di Brankas

Selesai

68

Ditolak
Ditolak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN KEUANGAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;


2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang
pedoman pelaksanaan APBN;
3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk
penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan
Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) Tahun Anggaran 2006;
4. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
pedoman pembayaran dalam pelaksanaan
Anggaran dan Belanja Negara.
5. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor
perbendaharaan dan kas negara untuk
memungut, menyetor, dan melaporkan pajak
pertambahan nilai dan pajak penjualan atas
barang mewah beserta tata cara pemungutan,
penyetoran dan pelaporannya;
6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang pelaksanaan penyusunan;
7. Laporan keuangan kementerian/lembaga tahun
anggaran 2005.

1.
2.
3.
4.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon,


mesin tik, kalkulator

SOP Pencairan Anggaran;


SOP Pencairan Anggaran-LS;
SOP Buku Kas Umum;
SOP Buku-buku pembantu.

Kuasa Pengguna Anggaran


Pejabat Pembuat Komitmen
Kasubbag Keuangan
Bendahara

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Menyusun Rencana pelaksanaan anggaran


sesuai DIPA;
2. Uang tunai dalam brankas tidak boleh melebihi
ketentuan yang berlaku;
3. Melakukan pembukuan sesuai ketentuan yang
berlaku;
4. Kuasa Pengguna Anggaran harus mengawasi
pelaksanaan anggaran satuan kerja;
5. Meneliti tersedianya dana yang bersangkutan
6. Menyusun laporan realisasi anggaran;
7. Membayar tagihan setelah mendapat persetujuan pejabat pembuat komitmen;
8. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan semua dokumen pengeluaran yang
dikelolanya;
9. Memotong dan/atau memungut, menyetorkan
dan melaporkan pajak sesuai ketentuan
perpajakan yang berlaku.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

69

BKU;
Buku Pembantu Bank;
Buku Pembantu Kas Tunai;
Buku Pembantu Pajak;
Buku Pembantu Kas Persediaan;
SSP;
SSBP;
Aplikasi SAI;
LRA.

Pelaksana
No
1.

2.

3.

4.

Aktivitas
Menyimpan
uang di
Brankas
Membuat
rencana
pengeluaran
anggaran
Koordinasi
dengan
seluruh
Pengelola
kegiatan
Pendistribusian dana

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Uang yang
Tersimpan15
telah diambil nya uang
menit
dengan baik
Uang telah
Tersusunnya
1
tersimpan
rencana
hari
dengan baik pengeluaran
anggaran
3
Tersusunnya Kesepahamjam
an tentang
rencana
pengeluaran alokasi dana
yang akan
Anggaran
digunakan
Kesepaham- Dana telah
1
an tentang
sampai
hari
alokasi dana kepada yang
yang akan
berhak
digunakan
Memungut
Dana telah
1
disampaikan dan/atau
hari
kepada yang memotong
pajak dan
berhak
melaporkan
sesuai
ketentuan
Dokumen
Bukti-bukti
1
pengeluaran, telah siap di minggu
pertanggungkwitansi
jawabkan

Bendahara

Kasubbag
keuangan

Pengelola
kegiatan

Bendahara Pelaksana kegiatan

5.

Bendahara
Memungut
pajak dan
menyetorkannya

6.

Pertanggung- Bendahara Atasan


jawaban
langsung
bendahara

70

FLOW CHART
SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Mulai

Penyimpanan
Uang di Brankas

Membuat rencana
pengeluaran

A
Koordinasi dengan
seluruh Pemakai

Pendistribusian
Dana

Memungut/Menyetorkan Pajak

Pertanggung
jawaban

Selesai

71

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;


2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang
pedoman pelaksanaan APBN;
3. PP Nomor 21 tahun 2004 tentang penyusunan
rencana kerja dan anggaran kementerian
Negara/Lembaga;
4. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
pedoman pembayaran dalam pelaksanaan
anggaran dan belanja negara.

1.
2.
3.
4.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pencairan Anggaran


2. SOP Pengelolaan Keuangan

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon,


mesin tik, kalkulator

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Pengeluaran harus disetujui oleh KPA;


2. SPM sudah disetujui oleh KPPN;
3. Dana di Bank telah tersedia dan siap diambil
oleh keuangan;
4. Pengeluaran dana harus sesuai perjanjian;
5. Memverifikasi kegiatan dan harus sudah sesuai
dengan PO.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kuasa Pengguna Anggaran;


Kasubbag Keuangan;
Bendahara;
Pelaksana bidang keuangan.

Rencana pengeluaran;
RAB;
TOR;
Kwitansi;
Petunjuk operasional;
Faktur.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Persiapan
dokumen
pencairan

Pelaksana
kegiatan

2.

SK, TOR, RAB Pelaksana


kegiatan
diajukan ke
subbag Hukum
dan Per-UU

3.

SK, TOR, RAB Pelaksana


kegiatan
diajukan ke
subbag Evalap

4.

SK, TOR, RAB Pelaksana


kegiatan
diajukan ke
Sekretaris

5.

SK, TOR, RAB Pelaksana


diajukan ke
kegiatan
Subbag
Keuangan

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
SK,
RAB, Dokumen
1
Kwitansi,
pengajuan
hari
TOR
anggaran
telah siap
1
Dokumen pe- Telah di beri
Subbag
ngajuan yang nomor dan di hari
hukum
telah siap
disposisi
dan Peroleh subbag
UU
hukum dan
Per-UU
1
Telah diberi
Subbag
Dokumen
hari
Evalap
yang telah di- disposisi
disposisi Sub- oleh subbag
bag
Hukum Evalap
dan Per-UU
1
Telah ditanda
Sekretaris
Dokumen
Itjen
yang telah di tangani oleh hari
disposisi oleh Sekretaris
subbag Evalap
Dana
Bendahara Kasubbag Dokumen
1
keuangan yang telah di diterima
hari
tandatangani pelaksana
kegiatan
oleh Ses.

72

Ket

FLOW CHART
SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN

Mulai

Persiapan Pencairan
Dokumen
Ditolak

Dokumen diajukan ke
Subbag Evalap

Dokumen diajukan ke
Subbag Hukum dan
Per-UU

Dokumen diajukan ke
Sekretaris Itjen

Dokumen diajukan ke
Subbag Keuangan

Selesai

73

Ditolak

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang
pemeriksaan pengelolaan dan Tanggungjawab
Keuangan Negara;
3. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang standar
Akuntansi Pemerintahan;
4. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang pelaporan
keuangan dan kinerja Instansi pemerintah;
5. PMK Nomor 171/PMK.06/2007 tentang sistem
Akuntansi dan pelaporan keuangan Pemerintah
Pusat.

1. Pelaksana bidang keuangan yang telah


mengikuti Diklat SAI;
2. Pelaksana bidang perlengkapan yang telah
mengikuti Diklat SAI;
3. Pelaksana bidang keuangan yang memahami
alur proses pertanggungjawaban keuangan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Laporan Keuangan

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon,


mesin tik, kalkulator, Flasdisk

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1.

1. Aplikasi SAK
2. Aplikasi SIMAK-BMN

2.
3.
4.

Untuk memudahkan penggabungan, agar


rekonsiliasi antara SAK dan SIMAK-BMN
dilakukan 1 bulan sekali;
Rekonsiliasi harus sesuai dengan periode
waktu berjalan;
Data yang diinput di SAK dan SIMAK-BMN
harus sesuai dengan data yang ada di SP2D;
Data yang ada di Aplikasi SAI harus sudah
melalui proses rekonsiliasi dengan pihak KPPN
Pelaksana

No

Aktivitas

1.

Menginput
Data SAI dan
SIMAK-BMN

Operator Operator
SAI
SIMAKBMN

2.

Rekonsiliasi
SAK dan
SIMAK-BMN

Operator Operator
SAI
SIMAKBMN

3.

Rekonsiliasi
SAI dengan
Biro Keuangan
Depag

Operator Pelaksana
SAI
Biro Keuangan

Mutu Baku
Ket
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
SP2D,dokumen Terinputnya
1
pengadaan
data di SAI
bulan
dan SIMAKBMN
SAK dan
SAK
dan
1
harus
SIMAK - BMN
SIMAK-BMN
hari sesuai
yang telah di
telah direkondengan
input
siliasi
pencairan
dana/Aset
yang tercantum di
neraca
1
SAI yang telah SAI telah dihari
direkonsiliasi
rekonsiliasi
dengan Biro
Keuangan

74

FLOW CHART
SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN

Mulai

Input SAK dan


SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAK
dan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAI
dengan Biro
Keuangan
Sama
sama

Selesai

75

Tidak sama

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan
rencana kerja dan anggaran kementerian
Negara/Lembaga;
3. Keppres Nomor 80 tahun 2003 tentang
Pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah;
4. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk
penyusunan, penelahaan, Pengesahan dan
Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) Tahun Anggaran 2006;
5. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan
APBN.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pengelolaan Anggaran


2. SOP Pencairan Anggaran

Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK,


telepon, kalkulator, Flasdisk

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang


telah ditetapkan dan sesuai dengan PO
operasional;
2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan;
3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang
ditetapkan;
4. SPM harus ditandatangani dan diparaf oleh
pejabat yang berwenang;
5. Pencairan dana langsung ke pihak ketiga/
rekanan atau rekening Bendahara;
6. Jika menyangkut pencairan dana pihak ketiga/
rekanan, di dalam pengajuan ke KPPN harus
disertakan Resume Kontrak;
7. Transaksi yang berlangsung dengan pihak
ketiga/rekanan, nilai Pembelian harus dipotong
pajak sesuai ketentuan yang berlaku.

1.
2.
3.
4.
5.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Verifikasi
dokumen

Pelaksana
bidang
keuangan

2.

Input SPM

Pelaksana
keuangan

3.

Pemeriksaan
SPM

Petugas
KPPN

4.

Penerbitan
Petugas
SP2D/Pencairan KPPN

Kuasa Pengguna Anggaran;


Pejabat Penandatangan SPM;
Pejabat Pembuat Komitmen;
Pejabat Penguji Tagihan;
Kasubbag Keuangan;
Pelaksana bidang keuangan.

SPM;
SP2D;
BKU;
SSP;
SPP.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Dokumen
Dokumen peng1
Pengadaan,
adaan
sesuai Jam
dengan
PO
DIPA
15
Dokumen yang Terinputnya
menit
sesuai dengan SPM
PO DIPA
SPM yang
Terverifikasinya
2
sudah diinput data SPM
jam

SPM yang
telah disetujui

76

Dana telah cair/


transfer
ke

2
hari

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan

dana lewat bank


persepsi

5.

Pencairan uang
ke bank

Pelaksana Bendahara
bidang
keuangan

6.

Menyimpan
Dana di brankas

Bendahara

KPA

Dana telah
ditransfer ke
rekening Itjen

Dana yang
telah diambil

77

Output

Waktu

rekening itjen/
transfer
ke
rekening pihak
ketiga/rekanan
Pengambilan
Dana
sesuai
cek yang telah
ditandatangani

Dana siap
distribusikan

di

3
Jam

15
menit

Ket

Uang
telah
siap di
ambil
setelah
konfirmasi ke
pihak
bank

FLOW CHART
SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS
Mulai

Verifikasi Dokumen

Input SPM

Proses ke KPPN

Koreksi

Ditolak

Pemeriksaan
SPM

Diterima
Penerbitan SP2D

Pencairan
Uang ke Bank

Menyimpan Dana
di Brankas

Selesai

78

Transfer ke
Rekening Pihak
ketiga/Rekanan

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN PAJAK


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman
pelaksanaan Anggaran pendapatan dan
Belanja Negara;
4. KMK
Nomor
563/KMK.03/2003
tentang
Penunjukan bendaharawan pemerintah dan
kantor perbendaharaan dan kas negara untuk
memungut, menyetor, dan melaporkan pajak
pertambahan nilai dan pajak penjualan atas
barang mewah beserta tata cara pemungutan,
penyetoran dan pelaporannya.

1. Bendahara;
2. Pelaksana Bidang keuangan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Pengelolaan Anggaran

Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK,


kalkulator, mesin tik.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Semua pembayaran yang dilakukan oleh


bendaharawan pemerintah harus dipungut PPN
dan atau PPn BM, kecuali yang tercantum
dalam pasal 4 ayat (1) KMK Nomor
563/KMK.03/2003;
2. Pemungutan pajak dilakukan pada saat pembayaran oleh bendaharawan kepada rekanan
pemerintah;
3. Pajak yang dipungut harus disetorkan ke bank
persepsi atau kantor pos;
4. Dasar pemungutan pajak adalah jumlah
pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan sebagaimana tersebut dalam SPM;
5. SSP harus di cantumkan NPWP pihak ketiga;
6. Faktur pajak dan SSP merupakan bukti
pemungutan dan penyetoran PPN dan PPh;

1.
2.
3.
4.

Pelaksana
No
1.

2.

3.
4.

Aktivitas

Menerima
Faktur pajak
dari rekanan
Menghitung
Pajak

Bendaharawan

Memungut
pajak
Penyetoran
Pajak

Bendaharawan
Bendaharawan

Bendaharawan

Pelaksana

BKU;
Buku pembantu pajak;
SSP;
Faktur pajak.

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
SSP
SSP sesuai
Jam
dengan nilai
pembelian
1
SSP yang se- Pajak yang
Jam
suai dengan
telah dihinilai pembelitung
an
Pajak yang
Telah dipo1
telah dihitung tongnya pajak jam
Pajak hasil
Pajak telah
2
Faktur pajak
pemotongan
disetorkan
jam ditanda-

79

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Waktu

tangani oleh
bendahara
dan pada
lembar
faktur pajak
wajib di
bubuhi cap
disetor
tanggal....

bidang
keuang
an

5.

Pelaporan
Pajak

Bendaharawan

Keterangan

Pajak yang
telah disetorkan

80

Telah dilaporkannya
pajak

3
jam

FLOW CHART
SOP PENGELOLAAN PAJAK

Mulai

Menerima
Faktur Pajak

Menghitung
Pajak

Memungut
Pajak

Menyetorkan
Pajak

Melaporkan
Pajak

Selesai

81

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja
Negara;
4. KMK Nomor332/M/V/9/1968 tentang buku kas
umum dan cara mengerjakannya;
5. PMK Nomor 606/PMK.06/2004;
6. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER-21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan
Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun
anggaran 2005.

1. Bendahara;
2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti
tata cara pembukuan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pembukuan buku pembantu;


2. SOP Pengelolaan Keuangan.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku Kas


Umum, Pulpen, Pensil

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Semua transaksi keuangan harus dibukukan


dalam BKU;
2. Pembukuan BKU harus sesuai isinya dengan
SPTB;
3. Pembukuan BKU waktunya sesudah ada bukti
transaksi;
4. Penutupan register BKU harus ditandatangani
oleh atasan langsung bendahara;
5. Tertib admintrasi keuangan.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Mengumpulkan
bukti-bukti
pembayaran

Bendahara

2.

Mencocokkan
bukti pembayaran dengan
SPTB

3.

Pembukuan
awal bulan dan
pembukuan
selanjutnya

Pelaksana
bidang
keuang
an
Bendahara

4.

Penutupan BKU

Pelaksana
bidang
keuang
an

Pelaks
ana
bidang
keuang
an
BendaPelakharawan sana
bidang

BKU;
Rekening Koran;
Kwitansi Pembayaran;
SP2D;
SPM;
SPTB;
Buku Cek.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Kwitansi
Terkumpulpembayaran, nya buktiFaktur Pajak
bukti pembayaran
Bukti-bukti
pembayaran

KPA

Waktu
1 Jam

3 jam

Bukti-bukti
yang telah
dicocokkan

Telah dicocokkannya
bukti pembayaran dengan
SPTB
Transaksi
yang telah
dibukukan

Transaksi
yang telah
dibukukan

BKU telah
Setiap
ditutup/ditan- Akhir
datangani oleh bulan

82

Keterangan

Setiap
ada
transaksi
Saldo di
BKU harus
dicocokkan

Pelaksana
No

Aktivitas

2
keuang
an

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Bendahara
dan atasan
langsung
Bendahara

83

Waktu

Keterangan
jumlahnya
dengan
saldo bank
dan buku
kas tunai

FLOW CHART
SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM

Mulai

Mengumpulkan
bukti-bukti
pembayaran

Entry SPTB

Pengisian Lembar
Pertama BKU

Pembukuan Awal
Bulan dan
Selanjutnya

Penutupan BKU

Selesai

84

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja
Negara;
4. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
pedoman pembayaran dalam pelaksanaan
anggaran dan belanja negara;
5. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan
Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun
anggaran 2005

1. Bendahara;
2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti
tata cara pembukuan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. Administrasi keuangan;
2. Pencatatan arus kas keuangan;
3. Tertib Administrasi.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Penggunaan buku pembantu adalah untuk


memudahkan dalam pengawasan anggaran;
2. Penggunaan buku-buku pembantu juga untuk
memudahkan dalam melakukan pertanggungjawaban anggaran;
3. Untuk pengklasifikasian jenis dana.

1.
2.
3.
4.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

MengumpulBendahara Pelaksana
kan bukti-bukti
bidang
transaksi
keuangan

2.

Bendahara Pelaksana
Pembukuan
bidang
awal bulan
keuangan
dan pembukuan selanjutnya

3.

Penutupan
pembukuan

Buku Bank;
Buku Kas Tunai;
Buku Kas Persediaan;
Buku Pajak;

Mutu Baku
Persyaratan/
Output Waktu
Perlengkapan
Bukti-bukti
Terkumpul1
transaksi
nya buktijam
bukti transaksi
1
Bukti-bukti
Bukti-bukti
transaksi
yang telah hari
di bukukan

Hasil
pembukuan

Bendahara Pelaksana
bidang
keuangan

85

Setiap
Transaksi
yang telah ada
tranditutup
saksi

Keterangan

Format
buku-buku
pembantu
adalah
Staffel
kecuali
buku pembantu pajak
yang
formatnya
scontro

FLOW CHART
SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU

Mulai

Mengumpulkan
Bukti Transaksi

Pembukuan
Awal Bulan dan
Selanjutnya

Penutupan
Pembukuan

Selesai

86

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

01
10 Juli 2009

SOP LAPORAN KEUANGAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan


Negara;
2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman
pelaksanaan Anggaran pendapatan dan
Belanja Negara;
4. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar
Akuntansi Pemerintahan;
5. PMK
Nomor
134/PMK.06/2005
tentang
pedoman pembayaran dalam pelaksanaan
anggaran dan belanja negara;
6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER24/PB/2006 Tentang pelaksanaan penyusunan
laporan keuangan Kementerian Negara/
Lembaga.

1.
2.
3.
4.
5.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil, alat transportasi

Ditjen Anggaran;
Ditjen Perbendaharaan;
Biro Keuangan Depag;
KPPN.

Kuasa Pengguna Anggaran;


Pejabat Pembuat Komitmen;
Kasubbag Keuangan;
Bendahara;
Pelaksana bidang keuangan.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1.

1. SAI;
2. LRA;
3. Neraca.

2.
3.

Periode Laporan keuangan adalah 1 bulan,


Triwulan, semesteran dan tahunan;
Laporan Keuangan tidak boleh melebihi batas
waktu ketentuan;
Isi Laporan keuangan harus sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
Pelaksana

No

Aktivitas

1.

Entry SP2D

2.

Rekonsiliasi
SAK dan
SIMAK-BMN

3.

Rekonsiliasi
dengan KPPN

4.

Rekonsiliasi
dengan Biro
Keuangan
Depag

Pelaksana
bidang
keuangan
Pelaksana Pelaksana
bidang
bidang
keuangan perlengkapan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
SP2D
Terinputnya SP2D

Waktu
1
jam

SP2D yang
telah diinput

SAK dan
SIMAKBMN telah
direkonsiliasi

1
hari

Pelaksana
bidang
keuangan

Rekonsiliasi
SAK dan
SIMAK-BMN

SAI telah
sesuai
dengan
KPPN

1
hari

Pelaksana
bidang
keuangan

SAI yang
telah direkonsiliasi dengan
KPPN

SAI telah
sesuai
dengan Biro
Keuangan

1
hari

87

Keterangan

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Pembuatan
Buku Laporan
Keuangan

1
Pelaksana
bidang
keuangan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
TerwujudSAI yang
nya buku
sesuai
laporan
dengan Biro
keuangan
Keuangan
yang telah
ditandatangani
oleh KPA

88

Waktu
3
hari

Keterangan
Pembuatan
buku yaitu
Triwulan,
semester,
dan tahunan

FLOW CHART
SOP LAPORAN KEUANGAN
Mulai

Entry SP2D
Tidak sama

Rekonsiliasi
SAK dan
SIMAK-BMN

Rekonsiliasi
dengan KPPN

Rekonsiliasi
dengan Biro
Keuangan

Pembuatan
Buku Laporan
Keuangan

Selesai

89

Lampiran3

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

SOPEvaluasiRealisasiKinerja
SOPLaporanKonsolidasiProgramdanKegiatanItjen
SOPMonitoringPerjalananDinas
SOPPenerbitanSKKegiatan
SOPRealisasiPKPT
SOPSinkronisasiRealisasiAnggaranKegiatan
SOPMonitoringSKKegiatan
SOPVerifikasiAnggaran

90

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara;
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

1. Mampu melakukan analisa/evaluasi terhadap


kinerja anggaran;
2. Mampu/memahami dokumen Rencana Kinerja;
3. Mampu/memahami dokumen RKA-KL.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Kalender Kegiatan;


2. SOP Laporan Keuangan;
3. SOP Pelaksanaan Kegiatan.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Setiap awal tahun anggaran selalu dibuatkan


Rencana Kinerja Tahunan oleh setiap Satker,
karena kalau tidak dibuatkan Renja tersebut
maka tidak akan memperoleh anggaran yang
tepat, dan juga tidak akan dapat dilakukannya
evaluasi kinerja;
2. Setiap bagian atau penanggungjawab kegiatan
wajib membuat laporan realisasi anggaran,
karena kalau tidak dibuat laporannya maka tidak
akan jelas berapa anggaran yang telah
dikeluarkan dari pihak penanggungjawab
kegiatan tersebut;
3. Seluruh kegiatan yang sudah dipertanggungjawabkan harus dituangkan ke dalam laporan
SAI, jika tidak maka dianggap anggaran belum
terserap.

ATK
Komputer PC
POK
Renja
Laporan realisasi anggaran (SAI)
Laporan realisasi anggaran per bagian

1. Pendataan realisasi anggaran per bagian;


2. Pencatatan
hasil
evaluasi
anggaran
sementara.

Pelaksana
No

Aktifitas

1.

2.

Mengumpulkan
bahan dari masing
Subbag dan Irwil

Subbag
dan
Irwil

Subbag
Keuang
an

Mengukur tingkat
keberhasilan
kinerja dari setiap
bagian dan Irwil
per triwulan

Subbag
Evalap

Mutu Baku

Persyaratan/
3
Perlengkapan
Subbag 1. RKT;
Evalap 2. SAI;
3. SP2D;
4. Lap RA&K
1. RKT;
2. Lap RA&K

91

Output

Waktu

Terkumpulnya semua
bahan evaluasi
Terukurnya
keberhasilan
kinerja setiap
bagian dan
Irwil

3
hari

5
hari

Ket.

Pelaksana
No

Aktifitas

3.

Mengukur kinerja
penyerapan anggaran itjen Per
triwulan
Menganalisis hasil
kinerja, untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan per triwulan
Menjabarkan program dan kegiatan
untuk triwulan
berikutnya
Menyusun Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja
Anggaran dan
Kegiatan per
triwulan

4.

5.

6.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1. SAI;
Terukurnya
5
2. SP2D.
daya serap
hari
anggaran Itjen
per triwulan
1. RKT;
Draft PKK
5
2. SAI;
Lakip
hari
3. SP2D;
4. Lap RA&K

Subbag
Evalap

Subbag
Evalap

Subbag
Evalap

Rencana
Kinerja
Tahunan

Subbag
Evalap

1. RKT;
2. SAI;
3. SP2D;
4. Lap RA&K;
5. Kalender
Kegiatan

92

Kalender
Kegiatan

3
hari

2
Laporan Evaluasi Realisa- hari
si Kinerja
Anggaran dan
Kegiatan per
triwulan

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA
MULAI

Mengumpulkan Bahan
Dari Setiap Subbag dan Irwil

1. RKT;
1. Lap. RA & K;
2. SP2D;
3. SAI;

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap


bagian dan irwil per triwulan;
Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen per triwulan;
Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui
keberhasilan dan kegagalan per triwulan;
Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya.

Draft Pengukuran
Kinerja (PKK) LAKIP

Kalender Kegiatan

Menyusun laporan Evaluasi


Realisasi Kinerja Anggaran
dan Kegiatan per triwulan
Arsip
Laporan Evaluasi
Realisasi Kinerja
Anggaran
Laporan Diserahkan untuk
Sekretaris dan Setiap Bagian

SELESAI

93

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara.
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

1.

Mampu menganalisa laporan realisasi


keuangan;
2. Memahami dan mempunyai kemampuan
dalam hal membaca dokumen RKAKL/DIPA/POK.
3. Mampu mengoperasikan Komputer

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT;


2. SOP Pengelolaan Keuangan;
3. SOP Pelaksanaan Kegiatan

1.
2.
3.
4.

ATK
Komputer PC
Laporan SAI
RKA-KL/DIPA/POK

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Apabila pada masing-masing bagian (penanggungjawab kegiatan) tidak membuat laporan


realisasi anggaran per bulan, maka akan
menghambat proses penyusunan laporan
keuangan (SAI);
2. Apabila sub.bagian keuangan terlambat dalam
penyusunan laporan keuangan (SAI) maka
juga akan menghambat proses pertanggungjawaban laporan konsolidasi per kegiatan dan
program untuk tingkat unit eselon I pusat;
3. Apabila laporan konsolidasi program dan
kegiatan tidak dibuat dan diserahkan ke Sekjen
Dep. Agama cq Biro Perencanaan maka satker
tersebut dianggap tidak melaksanakan suatu
kegiatan dan anggaran tersebut tidak terserap.

1. Pencatatan laporan realisasi anggaran SAI;


2. Pencatatan laporan konsolidasi

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Masing-masing
Bagian di lingkungan
Itjen Dep. Agama
secara bulanan menyampaikan laporan
pelaksanaan kegiatan dan program
Meminta data realisasi anggaran yang
sudah diinput ke
dalam aplikasi SAI
per bulan

2.

Bagian I Masing- Subbag


s.d. IV
masing Evalap
Subbag

Subbag Subbag
Keuang- Evalap
an

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
Laporan
Laporan
bulan
Realisasi
realisasi
Anggaran
anggaran
dan
Kegiatan

Laporan
realisasi
anggaran

94

Laporan
SAI

1
bulan

Ket.

Pelaksana
NO
3.

4.

5.

6.

Aktifitas

Mutu Baku

Melakukan pencocokan data realisasi anggaran dari


masing-masing bagian dengan data SAI
Menyusun laporan
Subbag
laporan konsolidasi
Evalap
Program dan
Kegiatan
Pengesahan laporan
konsolidasi oleh
Kepala Bagian
Perencanaan dan
Keuangan diketahui
oleh Sekretaris Itjen
Dep. Agama
Melakukan pengiriman laporan konsolidasi ke biro perencanaan melalui
email atau surat.

Output

Waktu

1. Laporan
realisasi
anggaran
2. Laporan SAI

Sekreta- Kabag
Subbag
ris Itjen Program Evalap

Subbag
Evalap

Persyaratan/
Perlengkapan

Konsep La- 1
poran Kon- hari
solidasi Program
dan
Kegiatan
Konsep Lapor- Laporan
1
an Konsolidasi Konsolidasi hari
Program dan
Program
Kegiatan
dan
Kegiatan per
triwulan.
Laporan Konsolidasi Program dan
Kegiatan

Biro Perencana
an

95

Laporan
Konsolidasi
Program
dan Kegiatan per triwulan.

1
hari

Ket.

FLOWCHART
SOP KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN DEP. AGAMA
Bagian I s.d. IV
Dan TU Irwil I s.d. V

Bagian I
Subbag Evalap

MULAI

Membuat LRA &


Kegiatan

Dilakukan Koreksi oleh


Masing-masing Pimpinan
satker (Bagian I s.d. IV
dan Irwil I s.d. V)

Proses
Penge
cekan

Meminta data realisasi


keuangan yang sudah
disusun ke dalam SAI (dr
Subbag Keuangan)

Dokumen LRA &


Kegiatan dan
Dokumen SAI

Subbag Keuangan

Melakukan konfirmasi
data apabila terjadi
ketidakcocokkan antara
data LRA dengan SAI

Belum

Proses
Penco
cokan

Belum

Sudah

Dok. LRA &


Kegiatan

Penyerahan Dokumen
LRA kepada Subbag
Evalap

Sudah

Membuat Lap.
Konsolidasi

Dokumen Laporan
Konsolidasi Program dan
Kegiatan per trwiulan

Dokumen Laporan
Konsolidasi Program dan
Kegiatan per trwiulan

Arsip

Persetujuan Laporan
Konsolidasi Program &
Kegiatan Itjen Depag per
triwulan oleh Kabag I
dan ditandatangani
oleh Sekretaris.

Pengiriman Laporan
Konsolidasi ke Biro
Perencanaan melalui
Email

SELESAI

96

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MONITORING PERJALANAN DINAS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan
Renca-na Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman
Pelaksanaan
Anggaran
Pendapatan & Belanja Negara.
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Departemen
Agama.
Keterkaitan:

1. Memahami dalam hal penyusunan program


audit;
2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP penerbitan SK Tim dan SK Kegiatan


2. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT
3. SOP Verifikasi Perjalanan Dinas;

1. ATK
2. Komputer PC
3. Surat Tugas
4. SK Kegiatan
5. Verifikasi Perjalanan Dinas;
6. SPTB (Surat Pertanggungjawaban)

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat


maka program audit akan tidak jelas;
2. Surat tugas dan SK Kegiatan belum dibuat
maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan;
3. Apabila setiap auditor dan pegawai yang telah
melakukan perjalanan dinas (kembali ke
Jakarta) tidak segera membuat/ menyelesaikan
verifikasi perjalanan dinas maka akan
menghambat proses laporan realisasi anggaran, monitoring perjalanan dinas, dan pelaksanaan
kegiatan
lainnya
untuk
bulan
berikutnya.

Pencatatan Data Kegiatan Audit, Monev, dan


Kegiatan non Audit.

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Permintaan data,
Perencanaan
Audit, SK, dan
Rekap Surat
Tugas untuk
kegiatan Audit
dan Monev
Permintaan data
RAB untuk kegiatan non Audit dan
Monev

2.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
RAB audit dan RAB Perja1
monev
lanan Dinas hari
kegiatan
audit
dan
monev

Subbag Subbag
Program Evalap

Bagian I
s.d. IV

RAB kegiatan RAB Perjanon audit dan lanan Dinas


kegiatan
monev
non audit

Subbag
Evalap

97

1
hari

Ket.

Pelaksana
NO

3.

4.

5.

Aktifitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan

Output

dan monev
Permintaan data Tim Veri- Bagian I Subbag Data realisasi Laporan
realisasi perjalan- fikasi Per- s.d. IV,
Evalap
perjalanan
verifikasi
an dinas kegiatan jalanan dan Irwil I
dinas
perjalanan
audit dan monev Dinas
s.d. V
dinas kemaupun kegiatan
giatan/non
non audit dan
audit dan
monev
monev
Permintaan data Subbag Tim Veri- Subbag Data realisasi Laporan
verifikasi perjalan- Rumah fikasi Per- Keuang- perjalanan
verifikasi
an dinas
Tangga jalanan an
dinas
Perjalanan
Dinas
Dinas
Laporan Veri- Laporan
Entry data moni- Subbag
Monitoring
fikasi Perjatoring perjalanan Evalap
hari Perjalanan Dinas
dinas
lanan Dinas

98

Waktu
3
hari

2
hari

3
hari

Ket.

FLOWCHART
SOP MONITORING PERJALANAN DINAS

MULAI
Permintaan Data
Perencanaan Audit,
Surat Tugas, SK, SPTB,
dan Verifikasi PD

Perencanaan
Audit (Subbag
Program)

Surat Tugas
(Subbag
Program)

SK Kegiatan
(Bagian I
s.d. IV)

1.
2.
3.
4.
5.

Perencanaan Audit;
Surat Tugas;
SK Kegiatan;
Verifikasi PD;
SPTB.

Melakukan Entry Data


Perjalanan Dinas
berdasarkan data yang
telah dikumpulkan

Dokumen Laporan
Monitoring Perjalanan
Dinas Itjen Per Triwulan

SELESAI

99

Verifikasi PD
(Subbag RT)

SPTB
(Subbag
Keuangan)

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara.

1. Mampu mengoperasikan komputer;


2. Yang
mampu
memahami
dalam
penelahaan dokumen RKA-KL dan POK.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Kalender Kegiatan


2. SOP SK Kegiatan
3. SOP Penerbitan SK Kegiatan

hal

1. ATK
2. Komputer PC
3. RKA-KL
4. SK Kegiatan

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Apabila setiap kegiatan tidak dibuatkan SK


Kegiatan, TOR Kegiatan, dan RAB maka kegiatan
tersebut dianggap tidak sah (tidak diperbolehkan)
dan anggaran kegiatan tersebut tidak akan cair
(keluar).

1. Pencatatan jenis kegiatan kedalam buku


kendali kegiatan;
2. Pencatatan TOR dan SK Kegiatan (jumlah
anggaran, biaya honor, jumlah personil
panitia, peserta, narasumber, moderator) ke
dalam buku kendali TOR dan SK;

Pelaksana
No

Aktifitas

1. Pengajuan
TOR Bagian I
dan SK Kegiatan
s.d. IV

Masingmasing
sub.
Bagian

2. Pengecekan per- Subbag


aturan-peraturan
Per-UU(dasar hukum)
an

3. Pemeriksaan data Subbag


atau pagu anggaran Evalap

Subbag
Keuangan

100

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
SK Panitia, 1. Jumlah
per- 3
sonil (panitia, hari
SK Kegiatan
peserta, naradan TOR
sumber,
dan
moderator);
2. Jumlah
anggaran kegiatan;
3. Waktu & tempat
pelaksanaan kegiatan
SK Panitia, 1. Peraturan lama 1
diganti
yang hari
SK Kegiatan,
baru;
dan TOR
2. Ketepatan dalam penulisan
sesuai aturan
dalam bahasa
Indonesia;
3. Ketepatan dalam penulisan
latar, maksud
dan tujuan
1
SK Panitia,
1. Kegiatan tersebut ada di
hari
SK Kegiatan,
dalam RKA-KL

Ket.
Adanya
proses
pencoco
kan data
dengan
RKAKL/POK.

Pelaksana
No

Aktifitas

4. Pengesahan/persetujuan pelaksanaan kegiatan

Subbag
Evalap

Subbag
Per-UUan

Pejabat
KPA
(Sekretaris
Itjen)

5. Pengiriman arsip MasingSK dan TOR yang masing


sudah
ditanda- Subbag
tangani Sekretaris
Itjen

Subbag
Evalap

Subbag
Keuang
an

101

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
TOR, dan
dan POK;
2. Ketepatan
RAB
jumlah anggaran dengan
RKA-KL dan
POK;
3. Kesesuaian
komponen
kegiatan dalam rincian
biaya;
4. Pencatatan SK
Kegiatan ke
dalam buku
kendali SK;
5. Lembar memo
persetujuan
1
SK Panitia, 1. Memo
persetujuan dari hari
SK Kegiatan,
subbag PerTOR.
UU-an;
2. Memo
persetujuan dari
Subbag
Evalap;
3. SK dan TOR
Kegiatan
disetujui dan
ditanda
tangani
oleh
Sekretaris
SK Panitia, Buku
Laporan 4
SK Kegiat- Pertanggunghari
an,
TOR, jawaban Pelaksadan
data naan Kegiatan
hasil
dari
kegiatan
tersebut

Ket.

Diserahkan kepada
Sekretaris Itjen,
Subbag
Evalap,
Subbag
Per-UUan, Subbag Keuangan.

FLOWCHART
SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN
Bagian I s.d. IV
Dan TU Irwil I s.d. V

Bagian II
Sub.Bag Per-UU

Bagian I
Subbag. Evalap

MULAI

Membuat TOR & SK

Dok. TOR &


SK (Draft)

Dok. TOR &


SK (Draft)

Pengecekan
Peraturan
peraturan yang
berlaku

Pengecekan/
Pencocokan
terhadap kesesuaian
dengan Pagu di POK

Dilakukan Koreksi oleh


Masing-masing Pimpinan
satker (Bagian I s.d. IV
dan Irwil I s.d. V

Tdk

Proses
Tdk

Proses
Pemberian
No SK

Ya

Dok. TOR &


SK (Draft)

Proses
Penge
sahan
Ya

Dok. TOR &


SK (Draft)

Ya

Dok. TOR &


SK (Draft)

DISETUJUI

SELESAI

102

Tdk

Sekretaris Itjen
Dep. Agama
3
Di kembalikan kepada yang
bersangkutan dalam hal ini
Bagian I s.d. IV dan TU Irwil
I s.d. V

Dok. TOR &


SK (Draft)

Penandatanganan

Disertai
dengan
lembar
pengesahan
dari Per-UU
dan Evalap

Dok. TOR &


SK (Final)

Subbag
Per-UU

Subbag
Evalap

Dok. TOR &


SK (Final)

SELESAI

103

Subbag
Keuangan

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaks. Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara.
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

1. Mampu mengoperasikan komputer;


2. Mempunyai kemampuan dalam administrasi.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.

1.
2.
3.
4.

SOP Kalender Kegiatan


SOP SK Kegiatan
SOP Pelaksanaan PKAT
SOP Riksus
SOP Pelaksanaan Kegiatan

ATK
Komputer PC
RAB
Verifikasi Perjalanan Dinas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat


maka laporan realisasi PKPT tidak dapat
dilakukan/dibuat;
2. RAB Audit tidak dibuat maka tidak dapat
membandingkan antara perencanaan anggaran
dengan realisasi anggaran;
3. Apabila verifikasi perjalanan dinas tidak dibuat
maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dibuat,
selain itu juga akan dapat menghambat proses
penyerapan anggaran.

1. Pencatatan rekap rencana PKPT;


2. Pendataan verifikasi perjalanan dinas yang
sudah selesai.

Pelaksana

NO
1.

2.

3.

Mutu Baku
Persyaratan/
1
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
Permintaan data
Subbag
Data Rekap Laporan
1
rekap PKPT dan
PerencaPKPT
dan rekap PKPT hari
Non PKPT
naan
Non PKPT
dan Non
PKPT
1
Laporan
Subbag. Rekap
Subbag Tim
Permintaan data
hari
verifikasi
sementara
verifikasi perjalan- Rumah Verifikasi Evalap
perjalanan
Verifikasi
Tangga Perjalanan dinas
dinas
perjalanan
an Dinas
dinas
2
1. Rekap PKPT Laporan
Entry Data realisasi Subbag.
hari
Evalap
dan
Non Realisasi
PKPT dan Non
PKPT;
PKPT
PKPT dan
2. Lap. Verifi- Non PKPT
kasi Perja- (sementara)
lanan Dinas
Aktifitas

104

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas

4.

Konfirmasi ulang
dengan auditor
tentang auditi dan
auditor

1
Auditor

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Subbag Subbag. 1. Rekap PKPT
dan
Non
TU Irwil I Evalap
PKPT;
s.d. V
2. Rekap Surat
Tugas;
3. Laporan
Verifikasi
Perjalanan
Dinas

105

Mutu Baku
Output

Waktu

Laporan
Realisasi
PKPT dan
Non PKPT
(final)

2
hari

Ket.

FLOWCHART
SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT

MULAI

Permintaan Data
Pendukung Program
Audit dari Subbag
Program
Permintaan Data SPTB
dari Subbag Keuangan
Dokumen
Perencanaan
Audit dan Surat
Tugas

Dokumen SPTB
(Surat
Pertanggungjawaban
Belanja)

Melakukan konfimasi
ulang dengan auditor
tentang auditi dan
auditor

1.
2.
3.
4.

Perencanaan Audit
Rekap Surat Tugas
Hasil Konfimasi
SPTB

Penyusunan Laporan
Realisasi PKPT dan
Non PKPT sesuai
dengan data yang
diperoleh

Laporan Realisasi
PKPT dan Non
PKPT triwulan

SELESAI

106

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. PP No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara
Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA No. 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara.
Keterkaitan:
1. SOP Pengelolaan Keuangan
2. SOP Verifikasi Penyerapan Anggaran
3. SOP Pelaksanaan Kegiatan
Peringatan:
1. Bagi
masing-masing
Bagian
sebagai
penanggungjawab kegiatan tidak membuat
laporan realisasi anggaran maka akan
memperlambat
proses
laporan
realisasi
anggaran kegiatan;
2. Apabila pagu anggaran suatu kegiatan yang
diajukan pada masing-masing bagian tidak
sesuai dengan dokumen RKA-KL dan DIPA
maka hasil akhir laporan realisasi anggaran
kegiatan tidak akan sama dengan data SAI
yang ada di Sub. Bagian Keuangan.
Pelaksana
No

Aktifitas

1. Pengisian formulir Kabag I Seluruh


Kasubag
realisasi anggaran s.d. IV
kegiatan

2. Permintaan formulir Kabag I


realisasi dan LPJ s.d. IV
kepada
penanggungjawab
kegiatan
3. Pemeriksaan kete- Subbag
patan dalam peng- Evalap
isian formulir realisasi anggaran

107

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami masalah laporan realisasi
anggaran kegiatan Itjen Dep. Agama;
2. Memahami dan mampu membaca dokumen
RKA-KL dan POK.

Peralatan/Perlengkapan:
1. ATK
2. Komputer PC
3. RAB
4. Data Pendukung Lainnya
Pencatatan dan Pendataan:
1. Pencatatan realisasi anggaran per Mata
Anggaran Kegiatan (MAK);
2. Pencatatan waktu pelaksanaan kegiatan.

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Form, RAB, Laporan
dan LPJ
Realisasi
Anggaran per
Mata
Anggaran
Kegiatan
(MAK);
Formulir
Laporan
realisasi
Form
anggaran
Realisasi
kegiatan
Anggaran per
Mata Anggaran Kegiatan
Form Reali- 1. Laporan
realisasi
sasi, RAB,
anggaran
dan LPJ
dari
subbag
keuangan
;
2. Laporan
realisasi

Waktu

Ket.

1
hari

Adanya proses pencocokan data


dengan
RKA-KL/
POK.

1
hari

Setelah
pelaksanaan
kegiatan

1
hari

Pelaksana
No

Aktifitas

Mutu Baku

4. Pencocokan RAB Subbag


dengan
Pagu Evalap
Anggaran

5. Melakukan perbandingan data realisasi anggaran kegiatan dari masingmasing


penanggungjawab kegiatan dengan laporan
realisasi anggaran
(SAI)
6. Pencatatan
atau
entry data realisasi

Subbag
Evalap

Persyaratan/
Perlengkapan

RKA-KL,
POK, RAB,
dan
Form
Realisasi

Form Realisasi, RAB,


SAI,
dan
data pendukung lainnya

Subbag
Keuangan

Subbag
Evalap

Form Realisasi,
SAI,
dan laporan
evaluasi
realisasi
anggaran

108

Output

Waktu

anggaran
dari
penanggu
ngjawab
kegiatan.
1
Laporan
hari
Form
Realisasi
Anggaran per
Mata
Anggaran Kegiatan (MAK);
1
Laporan hasil
hari
evaluasi
realisasi
anggaran
kegiatan.

Laporan Rea- 1
lisasi Penye- hari
rapan Anggaran Kegiatan
dan non Kegiatan
per
bulan/
triwulan

Ket.

FLOWCHART
SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN

Bagian I.
(Subbag Evalap)

Bagian I s.d. IV dan


TU Irwil I s.d. V

MULAI

Form
Realisasi

Pembuatan
Form
Realisasi

Penyusunan
from realisasi
anggaran &
Kegiatan

Form
Realisasi

Form
Realisasi

LRA dan LPJ

MULAI
Pengisian formulir realisasi anggaran kegiatan
Permintaan Laporan Realisasi Angggaran kegiatan kepada masing-masing Bagian

Pemeriksaan formulir realisasi anggaran

Pencocokan RAB dengan Pagu Anggaran

Melakukan perbandingan data/laporan realisasi anggaran kegiatan

Pencatatan atau entry data realisasi

SELESAI

109

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MONITORING SK KEGIATAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara;
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

1. Memahami peraturan dalam hal penyusunan


SK Kegiatan;
2. Mampu/memahami dokumen POK;
3. Mampu mengoperasikan computer.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP SK Kegiatan;
2. SOP Kalender Kegiatan.

1.
2.
3.
4.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Dalam suatu pelaksanaan kegiatan kepada


masing penanggungjawab kegiatan wajib
membuat SK Kegiatan, apabila kegiatan yang
akan dilaksanakan tidak dibuatkan SK maka
kegiatan tersebut dianggap tidak sah;
2. SK Kegiatan didalamnya harus disertakan atau
di tulis jumlah maupun nama-nama personil
yang akan mengikuti kegiatan tersebut, apabila
tidak dibuatkan maka akan sulit untuk
mengendalikan kegiatan tersebut apakah
sesuai dengan perencanaan atau tidak. Juga
tidak akan dapat dikendalikan dari segi namanama personilnya;

1. Pendataan Jumlah SK Kegiatan yang masuk


atau yang akan dilaksanakan;
2. Pencatatan jumlah personil (Peserta, Panitia,
Moderator, dan Narasumber).

Pelaksana
No

Aktifitas

1.

Penerimaan SK
Kegiatan
Penelahaan SK
Kegiatan dengan
dokumen POK
Pengesahan SK
Kegiatan bahwa SK
tersebut telah
sesuai dengan POK

2.

3.

1
Bagian I
s.d. IV
Subbag
Evalap

Subbag
Evalap

Kasubbag
Evalap

110

ATK
Komputer PC
POK
SK

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
SK Kegiatan Konsep SK
Kegiatan
SK KegiatDokumen
an dan POK pengesahan SK
1. SK Kegiat- SK Kegiatan (final)
an;
2. POK;
3. Lembar pengesahan

Waktu

Ket.

1
hari
1
hari
1
hari

SK
harus
dilampir
-kan
lembar
pengesahan
dari

Pelaksana
No

Aktifitas

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

Output

Waktu

Ket.
subbag
Evalap
untuk
dilanjutkan ke
Sekretaris
untuk
ditanda
tangani

4.

Pencatatan SK
Kegiatan yang
sudah selesai ke
dalam buku kendali
SK Kegiatan

Subbag
Evalap

Tim Monitoring SK

1.SK Kegiatan;
2.POK;
3.Lembar pengesahan

111

Laporan
Monitoring
SK Kegiatan per
bulan

3
hari

FLOWCHART
SOP MONITORING SK KEGIATAN

MULAI

Penerimaan SK Kegiatan dari masing-masing


Bagian I s.d. IV (Pelaksana Kegiatan)

Penelaahan SK Kegiatan dengan Dokumen POK

Pengesahan SK Kegiatan oleh Kasubag Evalap

Pencatatan SK Kegiatan ke dalam


buku kendali SK Kegiatan)

SELESAI

112

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara


Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;
2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;
3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
& Belanja Negara.
4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian
Negara RI;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

1. Memahami verifikasi anggaran;


2. Mampu dan memahami dokumen RKA-KL/
DIPA dan POK;
3. Mampu mengoperasikan komputer.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

SOP SK Kegiatan;
SOP Kalender Kegiatan;
SOP Riksus;
SOP Pelaksanaan PKAT;
SOP Pelaksanaan Kegiatan;
Realisasi Anggaran berdasarkan SAI;
Realisasi Anggaran berdasarkan pelaksanaan
kegiatan;
8. SPM dari Keuangan.

1.
2.
3.
4.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Apabila SAI tidak dibuat maka tidak dapat


mengetahui realisasi anggaran yang sudah
dipertanggungjawabkan di KPPN dan untuk
sebagai bahan evaluasi anggaran;
2. Apabila seluruh penanggungjawab kegiatan
(Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V) setelah
kegiatan tersebut dilaksanakan tidak membuat
laporan realisasi anggaran kegiatannya maka
anggaran kegiatan tersebut tidak dapat
dikendalikan oleh Subbag Evalap;
3. Kabag Perencanaan dan Program harus
melakukan pengujian SPM dari Keuangan.
Apabila SPM tidak diuji oleh pejabat penguji
SPM dan dicopy untuk diserahkan ke Subbag
Evalap maka tidak dapat dilakukannya
verifikasi penyerapan anggaran antara data
keuangan dengan pelaksana kegiatan.

Pencatatan/pemilahan per Program, Kegiatan,


dan Sub.Kegiatan.

ATK
Komputer PC
SAI
Copyan SPM

Pelaksana
NO
1.

Aktifitas

Mutu Baku
3

Permintaan data Bagian I MasingRealisasi Angga- s.d. IV


masing
ran Kegiatan
Sub.
Bagian

113

Persyaratan/
Perlengkapan
1. RAB
2. Bukti pengeluaran, dan
data pendukung lainnya

Output
Laporan
Realisasi
Anggaran
Kegiatan

Waktu
2
hari

Ket.
Setelah
pelaksanaan
Kegiatan
tersebut

Pelaksana
NO

Aktifitas

data Subbag. Subbag


Keuang Evalap
an

2.

Permintaan
SAI

3.

Permintaan
copyan SPM

Kabag
Subbag
Perenca Keuang
-naan
an
dan
Keuang
an

4.

Pengelompokan
Anggaran berdasarkan Program,
Kegiatan,
Sub.
Kegiatan, dan Per
MAK.
Melakukan Verifikasi Data Laporan
Realisasi
Anggaran
Entry Data hasil
verifikasi realisasi
anggaran

Subbag
Evalap

5.

6.

Subbag
Evalap

Subbag
Evalap

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Ket.
Perlengkapan
Dokumen SAI Laporan SAI
2
Data
hari
setelah di
SPJkan
di KPPN
SPM
Copyan
1
Dokumen
SPM
hari
didapat
setelah
dilakukan
pengujian
SPM oleh
Kabag I
(Penguji
SPM)
1. Laporan
Draft lapor5
Realisasi;
an realisasi hari
2. SAI;
anggaran
3. SPM
per Triwulan

1. Laporan
Realisasi;
2. SAI;
3. SPM
Draft Laporan
Verifikasi

Subbag
Evalap

114

Draft Laporan Verifikasi

3
hari

Laporan
Verifikasi
Penyerapan Anggaran per Triwulan (final)

2
hari

FLOWCHART
SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN

Bagian I
(Subbag. Evalap)

Bagian I s.d. IV
TU Irwil I s.d. V

MULAI

Form R A K

Membuat Form
Realisasi Anggaran &
Kegiatan (RAK)

Megisi Form
Realisasi Anggaran
& Kegiatan

Form R A K
Proses
Penge
cekan

Lap. R A K
blm
Lap. SAI (Subbag
Keuangan)
sdh

Lap. R A K
Lap. SAI

Dilakukannya
Verifikasi
Anggaran
terhadap LRAK
dan SAI

Entry data yang


telah diverifikasi

Laporan
Verifikasi
Penyerapan
Anggaran

SELESAI

115

Lampiran4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
BAGIAN ORTALA DAN KEPEGAWAIAN

1. SUBBAG KEPEGAWAIAN
2. SUBBAG ORGANISASI DAN TATALAKSANA
3. SUBBAG HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN

116

Lampiran2.1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG KEPEGAWAIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.

SOP Rekapitulasi Absensi Pegawai


SOP Rapat Baperjakat
SOP Proses Cuti
SOP Pemutakhiran Database Kepegawaian
SOP Pembuatan DP3
SOP Izin/ Tugas Belajar
SOP Mutasi Kenaikan Pangkat
SOP Kenaikan Gaji Berkala
SOP Mutasi Jabatan Struktural
SOP Mutasi Tempat Tugas Pegawai di Lingkungan Inspektorat
Jenderal
SOP Pelantikan Pejabat
SOP Penetapan Peserta Diklat
SOP Pengadaan CPNS
SOP Pembuatan Kartu Istri/Kartu Suami
SOP Pengajuan Kartu ASKES
SOP Pembuatan Kartu Pegawai
SOP Pembuatan Kartu Taspen
SOP Pengajuan Satya Lancana Karyasatya
SOP Pengajuan Pembayaran Pensiun Pertama, THT, dan Asuransi
Kematian PT. TASPEN
SOP Pengangkatan ke Dalam Jabatan Fungsional Auditor
SOP Pengangkatan CPNS Menjadi PNS
SOP Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Auditor
SOP Pengajuan Pensiun
SOP Ujian Dinas UPKP

117

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian
yang
telah
diubah
dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Proses Cuti
Peringatan:
1. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak
dilakukan
tepat
waktu,
maka
akan
menghambat proses pembayaran uang makan
pegawai;
2. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak
dilakukan, maka tidak dapat dibuat data
informasi kehadiran pegawai kepada pimpinan.
Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai
mengisi daftar
hadir melalui
Finnger Print
setiap hari
kerja jam
07.30 dan
16.00
Pegawai yang
tidak masuk
menyerahkan
surat ijin/surat
tugas/ surat
cuti ke
subbag
kepegawaian
Mengambil
data fingger
print (Awal
Bulan)
Mencocokan
data fingger
print dengan
surat ijin/surat
tugas/ surat
cuti
Merekapitulasi hasil
rekonsiliasi
data absen

Pegawai

Pegawai

Pengadministrasi
Umum

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang pengolahan absensi pegawai

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang Kerja, Komputer, Mesin Tik,
Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Permohonan Cuti
2. Kartu Cuti
3. Surat Ijin
4. Surat Tugas
5. Rekapitulasi Daftar Absen Pegawai

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Setiap Data Absen
1. Finger Print
Hari
2. Buku Daftar
Kerja
Hadir

Surat Ijin/ Surat


Tugas/ Surat
Cuti

Setiap Surat Ijin/


Hari Surat
Kerja Tugas/
Surat Cuti

Pengadministrasi
Umum

Database
Fingger Print

1 Jam

Data Absen
Fingger
Print

Pengadministrasi
Umum

Database
Fingger Print
dan Surat Ijin/
Surat Tugas/
Surat Cuti

1 Hari

Data hasil
rekonsiliasi

Pengadministrasi
Umum

Data Hasil
rekonsiliasi

1 Hari

Rekapitulasi
Absen
Pegawai

118

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Menyampaikan rekapitulasi absen ke


pimpinan dan
Subbag
rumah tangga

Pengadministrasi
Umum

119

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Rekapitulasi
1 Jam Rekapitulasi
Absen Pegawai
Absen
Pegawai

Ket.

FLOWCHART
SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI

MULAI

PEGAWAI ABSEN MELALUI FINNGER PRINT


SETIAP HARI KERJA JAM 07.30 DAN 16.00

PEGAWAI YANG TIDAK MASUK MENYERAHKAN


SURAT IJIN/SURAT TUGAS/ SURAT CUTI
KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENGAMBIL DATA
FINGGER PRINT (AWAL BULAN)

MENCOCOKAN DATA FINGGER PRINT DENGAN


SURAT IJIN/SURAT TUGAS/SURAT CUTI

MEREKAPITULASI HASIL
PENCOCOKAN DATA ABSEN

MENYAMPAIKAN REKAPITULASI ABSEN KE


PIMPINAN DAN SUBBAG RUMAH TANGGA

SELESAI

120

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RAPAT BAPERJAKAT


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. KMA Nomor 350 tahun 1998 tentang Badan
Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di
Lingkungan Dep. Agama;
3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Baperjakat

Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Notulen
2. Draft Surat Keputusan/ Surat

Peringatan:
Dalam hal SOP tidak dilaksanakan, maka akan
menghambat proses kegiatan dan atau putusan
yang akan diambil pimpinan
Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

No

Aktivitas

Menyiapkan
bahan Baperjakat
Meneliti
bahan
Baperjakat
Membuat dan
menyampaikan undangan Rapat
Baperjakat
Melaksanakan Rapat
Baperjakat

Pengadministrasi Umum

Menyiapkan
memorandum
tentang laporan hasil
Rapat Baperjakat untuk
menyampaikan Rancangan Keputusan dan
konsep surat
Membuat
rancangan
keputusan
Penandatanganan surat
keputusan

Pengadministrasi Umum

Notulen Hasil
Sidang
Baperjakat

3
Jam

Laporan
Hasil
Sidang
Baperjakat

Pengadministrasi Umum

Laporan Hasil
sidang
Baperjakat
Draft Surat
Keputusan/
draft surat

1
Jam

Rancangan
keputusan

1
Jam

Surat
Keputusan/
Surat

Database
Kepegawaian

Pengadministrasi Umum
Pengadministrasi Umum

Kasubbag
Kepegawaian

Sekretaris

Output

Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Pejabat
Eselon
II

Inspektur
Jenderal

121

2
Buku Daftar
Jam Urut Kepegawaian
Buku Daftar Urut
3
Rekapitulasi
Kepegawaian
Jam Bahan
Baperjakat
Daftar Undangan 3
Surat
Jam Undangan
disampaiakan
kepada
undangan
3
Notulen Hasil
Rekapitulasi
Jam Sidang
bahan
Baperjakat
Baperjakat

Ket.

FLOWCHART
SOP RAPAT BAPERJAKAT

MULAI

MENYIAPKAN
BAHAN BAPERJAKAT

MENELITI
BAHAN BAPERJAKAT

MEMBUAT DAN MENYAMPAIKAN


UNDANGAN SIDANG BAPERJAKAT

MELAKSANAKAN
SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT
RANCANGAN KEPUTUSAN

PENANDATANGANAN
SURAT KEPUTUSAN

SELESAI

122

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PROSES CUTI


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti;
3. SE BAKN Nomor 01/SE/1977 tentang Cuti;
4. KMA Nomor 234 Tahun 1987 tentang
Pendelegasian Wewenang Pemberian Cuti
PNS di Lingkungan Dep.Agama;
5. SE Sekjen Dep. Agama Nomor 6 Tahun 1988,
tentang Juklak Pelaksanaan Cuti PNS.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Absensi Pegawai
Peringatan:
Pegawai yang tidak melaksanakan proses cuti
dianggap tidak masuk tanpa ijin
Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai
meminta kartu
kendali cuti ke
Subbag
Kepegawaian
Pegawai yang
bersangkutan
mengajukan
surat permohonan ijin cuti
ke atasan
langsung
Atasan langsung menelaah
surat permohonan Ijin cuti
pegawai dan
memberikan
catatan pertimbangan pada
surat
pengajuan
Meneruskan
surat permohonan ijin cuti
ke pejabat
yang berwenang
memberikan
cuti
Pejabat yang
berwenang
memberikan

1
Pengadminis
trasi Umum

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan
tentang Cuti Pegawai.

dan

pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Kartu Kendali Cuti
2. Surat Cuti
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
10
Kartu Kendali
Menit
cuti Buku
Ekspedisi

Output
Kartu Kendali
Cuti diserahkan ke
Pegawai

Kartu Kendali
Cuti

10
Menit

Surat
permohonan
Ijin Cuti

Atasan
Langsung
Pegawai
Pemohon
Cuti

Surat permohonan
ijin cuti

1
Jam

Surat
permohonan
ijin cuti telah
diberi catatan

Atasan
Langsung
Pegawai
Pemohon
Cuti

Surat permohonan ijin cuti

10
Menit

draft surat ijin


cuti

Pejabat
yang
berwenang

Draft Surat Ijin


Cuti

1
Jam

Surat Ijin Cuti

Pegawai
Pemohon
Cuti

123

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
cuti memberikan putusan
dan menandatangani Surat
Ijin Cuti
Putusan
disampaikan
kepada Atasan
langsung
pegawai
Atasan
langsung
memberi paraf
memberi
catatan pada
Kartu Kendali
Cuti
Pegawai Pemohon Cuti
memberikan
Surat Cuti kepada pegawai
dan Subbag
Kepegawaian
Subbag
kepegawaian
menerima
surat ijin cuti
dan kartu
kendali cuti
kemudian
mengarsipkan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

memberikan cuti

Pejabat
yang berwenang
memberikan
cuti
Atasan
Langsung
Pegawai
Pemohon
Cuti

Surat Ijin Cuti

30
Menit

Surat Ijin Cuti

Surat Ijin Cuti


Kartu Kendali
Cuti

30
Menit

Ijin Cuti
dicatat pada
Kartu Kendali
cuti

Atasan
langsung
Pegawai
Pemohon
Cuti

Surat Ijin Cuti


Kartu Kendali
Cuti

10
Menit

Surat Ijin
Cuti dan
Kartu Kendali
Cuti diterima
Subbag
Kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Surat Ijin Cuti


Kartu Kendali
Cuti

10
Menit

Surat Ijin
Cuti dan
Kartu
Kendali Cuti
diarsipkan

124

Ket.

FLOWCHART
SOP PROSES CUTI
MULAI

PEGAWAI MEMINTA KARTU KENDALI


CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN


MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN
IJIN CUTI KE ATASAN LANGSUNG

ATASAN LANGSUNG MENELAAH SURAT


PERMOHONAN IJIN CUTI PEGAWAI DAN MEMBERIKAN
CATATAN PERTIMBANGAN PADA SURAT PENGAJUAN

ATASAN LANGSUNG MENERUSKAN SURAT PERMOHONAN


IJIN CUTI DAN MEMBUAT DRAFT SURAT IJIN CUTI KE
PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI

PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN


CUTI MEMBERIKAN PUTUSAN DAN
MENANDATANGANI SURAT IJIN CUTI

PUTUSAN DISAMPAIKAN KEPADA


ATASAN LANGSUNG PEGAWAI

ATASAN LANGSUNG MEMBERI CATATAN PADA


KARTU KENDALI CUTI DAN MENYAMPAIKAN
KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

ATASAN LANGSUNG MEMBERIKAN SURAT CUTI


KEPADA PEGAWAI DAN SUBBAG KEPEGAWAIAN

SUBBAG KEPEGAWAIAN MENERIMA SURAT IJIN CUTI


DAN KARTU KENDALI CUTI KEMUDIAN MENGARSIPKAN

SELESAI

125

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN


Dasar Hukum:
UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian
Peringatan:
Dalam hal tidak dilaksanakannya SOP di atas
maka data pegawai tidak akurat.
Pelaksana
No

Aktivitas

Menerima foto
kopi perubahan
data kepegawaian
Menginput data
terbaru ke
dalam Database
Kepegawaian
Merekapitulasi
data pegawai

Memberikan
rekapitulasi data
kepegawaian
terbaru kepada
pimpinan

Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum

126

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Penataan Database Kepegawaian;
Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer/Laptop, Server,
ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
Database Kepegawaian
Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Ada perubahan
1 Hari Foto kopi
data pegawai
perubahan
data
kepegawaian
Foto kopi
5 Menit Perubahan data
perubahan data
/data pegawai
kepegawaian
terinput ke
database
Perubahan data
30
Rekapitulasi
pegawai terinput
Menit Data Pegawai
ke database
15
Rekapitulasi
Perubahan data
Menit Data Pegawai
pegawai terinput
diterima
ke database
Pimpinan

FLOWCHART
SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN

MULAI

MENERIMA FOTO KOPI


PERUBAHAN DATA KEPEGAWAIAN

MENGINPUT DATA TERBARU KE DALAM


DATABASE KEPEGAWAIAN

MEREKAPITULASI DATA PEGAWAI

MEMBERIKAN REKAPITULASI
DATA KEPEGAWAIAN TERBARU
KEPADA PIMPINAN

SELESAI

127

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMBUATAN DP3


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian
Pelaksanaan Pekerjaan PNS;
3. SE BAKN Nomor 02/SE/1979 tentang Daftar
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS;
4. SE BAKN Nomor 30/SE/1985 tentang Perubahan SE BAKN Nomor 02/SE/1980, tentang
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS;
5. KMA Nomor 57 Tahun 1980 tentang Pembuatan DP-3;
6. Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 1985,
tentang Pembuatan DP-3 di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang pembuatan DP3.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi.
Pencatatan dan Pendataan:
DP-3

Peringatan:
Dalam hal pembuatan DP3 tidak dilaksanakan, maka pengembangan karier pegawai akan terhambat
Pelaksana
No

Aktivitas

Menyiapkan
Blangko DP3

Menyampaikan
Blangko DP3
kepada atasan
langsung dari
pegawai pada
akhir bulan
Desember
Pejabat penilai/
Atasan langsung memberi
nilai pada
blangko DP3
Pejabat penilai/
Atasan langsung memberikan paraf
konsep nilai
DP3 dan memberikan ke
masing-masing
pegawai untuk
diketik ulang
rangkap 3

Pegawai mengisi pada kolom

Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum

Pejabat Penilai/Atasan
Langsung

Pejabat Penilai/Atasan
Langsung

Pegawai
Dinilai

Pegawai
Dinilai

128

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
2
Blangko DP3
Jam
1
Hari

Blangko DP3
diterima
atasan
langsung
masing2
pegawai

Blangko DP3

1
Hari

Blangko DP3
telah di isi

Blangko DP3
telah di isi

2
Jam

Blangko DP3
diparaf

Blangko DP3
diparaf

3
Jam

DP 3

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
keberatan jika
merasa keberatan dengan nilai
yang diberikan
Pegawai yang
dinilai menyerahkan
kembali DP3
kepada pejabat
penilai untuk
ditanda tangani
DP3 disampaikan kepada
atasan pejabat
penilai untuk
ditandatangani
Pegawai
menyampaikan
DP3 yang
sudah ditandatangani ke
Subbagian
Kepegawaian
Menyimpan
Arsip DP3

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

Pegawai
Dinilai

Pejabat
Penilai/Atas
an
Langsung

DP3

1
Jam

DP3 ditandatangani
pejabat penilai

Pejabat
Penilai/Atas
an
Langsung

Atasan
Pejabat
Penilai

DP3 ditanda1
tangani pejabat Jam
penilai

DP3 ditandatangani atasan


pejabat penilai

Pegawai
Dinilai

Pengadministrasi
Umum

DP3 ditandatangani atasan


pejabat penilai

2
Jam

Subbag
kepegawaian
menerima
DP3 dan
diarsipkan

10
Menit

Arsip DP3

1. DP3 yang
ditandatangani
atasan
pejabat
penilai
2. Filling
Kabinet

Pengadmini
strasi
Umum

129

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMBUATAN DP3
MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI


SESUAI SUBBAG DAN BAGIAN

MENYIAPKAN BLANGKO DP3

MENYAMPAIKAN BLANGKO DP3


KEPADA ATASAN LANGSUNG DARI PEGAWAI
PADA AWAL BULAN JANUARI

PEJABAT PENILAI/ATASAN LANGSUNG


MENGISI BLANGKO DP3

PEJABAT PENILAI/ ATASAN LANGSUNG


MEMARAF KONSEP NILAI DP3 DAN
MEMBERIKAN KE MASING-MASING PEGAWAI
UNTUK DIKETIK ULANG RANGKAP 3

PEGAWAI MENGISI PADA KOLOM


KEBERATAN JIKA MERASA KEBERATAN
DENGAN NILAI YANG DIBERIKAN

PEGAWAI YANG DINILAI MENYERAHKAN


KEMBALI DP3 KEPADA PEJABAT
PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN


PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KE SUBBAG


KEPEGAWAIAN UNTUK DIARSIPKAN

SELESAI

130

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR


Dasar Hukum:
UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas
UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP DP3
Peringatan:
Jika pegawai tidak mengajukan ijin/tugas belajar
maka Ijasah tidak diakui secara kedinasan
Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai yang
bersangkutan
mengajukan
surat permohonan Ijin/Tugas
Belajar ke
Sekretaris

Memeriksa
Berkas Ijin/
Tugas Belajar

Pengadministrasi
Umum

Membuat Surat
Pengantar dari
Sekretaris Itjen
ke Sekjen cq.
Kepala Biro
Kepegawaian
Menyampaikan
Surat Pengantar, Surat
permohonan,
dan berkas ke
Biro Kepegawaian
Kepala Biro
menerbitkan
Surat Ijin/
Tugas Belajar
dan dikirimkan
ke Inspektorat
Jenderal
Menyampaikan
Surat Ijin/
Tugas Belajar
kepada
pegawai dan
mengarsipkan.

Pengadministrasi
Umum

Pegawai

Sekretaris

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ijin/Tugas Belajar.
Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi
Pencatatan dan Pendataan:
Surat Pengantar
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
1
1. FC SK PNS
Hari
2. FC SK Terkhir
3. FC DP3 dua
tahun terakhir
4. Surat Keterangan dari PT
dan Jadwal
Kuliah
Surat permohon3
an ijin/ Tugas
Jam
Belajar
Berkas
Pengajuan

Surat Permohonan

Berkas Ijin/
Tugas Belajar
lengkap
Surat Pengantar

6
jam

Surat pengantar dan


berkas
diterima Biro
Kepegawaian

Surat pengantar dan


Berkas pengajuan

1
Minggu

Surat Ijin/
Tugas Belajar

Surat Ijin/
Tugas Belajar

1
Jam

Surat Ijin/
Tugas Belajar
didistribusikan
dan diarsipkan

Pengadministrasi
Umum

Surat pengantar dan


Berkas
pengajuan

Kepala
Biro Kepegawaian

Pengadmi
nistrasi
Umum

131

1
Jam

Output

Ket.

FLOWCHART
SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR
MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN


MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN
IJIN/TUGAS BELAJAR KE SEKRETARIS

MEMERIKSA BERKAS IJIN/TUGAS BELAJAR

LENGKAP
?

Tidak

Ya
MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI
SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN
CQ. KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR,


SURAT PERMOHONAN, DAN BERKAS
KE BIRO KEPEGAWAIAN

KEPALA BIRO MENERBITKAN SURAT


IJIN/TUGAS BELAJAR DAN DIKIRIMKAN
KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYAMPAIKAN SURAT IJIN/TUGAS


BELAJAR KEPADA PEGAWAI
DAN MENGARSIPKAN

SELESAI

132

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah
diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan
Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana
telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun
2002;
3. PP Nomor 100 Tahun 2000 jo. Nomor 13
Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai
Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural;
4. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang
Pemberian
Kuasa
dan
Pendelegasian
Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan
Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di
lingkungan Departemen Agama;
5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian;
2. SOP DP3;
3. SOP Pengajuan Kartu Pegawai;
4. SOP Baperjakat;
5. SOP Ujian Dinas/UPKP;
6. SOP Penilaian Angka Kredit;
7. SOP Penetapan Peserta Diklat.
Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
kenaikan pangkat
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
daftar pegawai
yang akan
naik pangkat
Pegawai
menyiapkan
bahan naik
pangkat dan
menyerahkan
ke Subbag
Kepegawaian

Kasubbag
Kepegawaian
Pegawai
yang akan
naik
pangkat

133

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan
tentang Kenaikan Pangkat.

dan

pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik,
Lemari
Arsip,
Filling
Kabinet,
Sarana
Transportasi, ATK, Faximile, Telepon, Formulir
D2, Papan Pengumuman

Pencatatan dan Pendataan:


1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan naik
pangkat;
2. Formulir D2;
3. Nota BKN;
4. Persetujuan.
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Database
2
Daftar
Kepegawaian
Jam pegawai
yang akan
naik pangkat
2
Berkas
1. DP3 2 Tahun
Hari Kenaikan
Terakhir;
Pangkat
2. Karpeg;
3. SK KP terakhir;
4. SK Jabatan
(jika menjabat)
5. Lulus Ujian
dinas bagi Gol
II ke III;
6. Penetapan
angka Kredit
(PAK) bagi
Pejabat

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Memeriksa
kelengkapan
bahan kenaikan pangkat
Mengisi
Formulir D II

Kasubbag
Kepegawaian
Kasubbag
Kepegawaian
Kasubbag
Kepegawaian

Membuat
Surat Pengantar dari
Sekretaris
yang ditujukan
ke Biro
Kepegawaian
Kasubbag
Mengirimkan
bahan kenaik- Kepegaan pangkat ke waian
Biro Kepegawaian

Proses di Biro
Kepegawaian

Proses di BKN BKN

Persetujuan/
Nota dari BKN
dikirimkan ke
Biro Kepegawaian

10 Untuk Pangkat
diatas III/c s/d
IV/b SK
Kenaikan
Pangkat di
buat oleh Biro
Kepegawaian
11 Untuk Pangkat
di atas IV/c

Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Fungsional;
7. STTPP
Diklatpim;
8. Surat Pernyataan
Pelantikan;
Berkas Kenaik2
Berkas
an Pangkat
Jam Kenaikan
Pangkat
lengkap
Berkas Kenaik2
Terisinya
an Pangkat
Jam Formulir D II
Formulir D II

1
Jam

Biro Kepegawaian

BKN

Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Nota Persetujuan BKN

134

Per
berkas

Surat Pengantar

Surat Pengantar, Formulir D II &


Berkas Kenaikan Pangkat terkirim
ke Biro Kepegawaian
2
Surat PengSurat PengHari antar, Forantar, Formulir
mulir D II &
D II & Berkas
Berkas KeKenaikan
naikan Pangkat terkirim
ke BKN
Surat Peng1
Nota BKN
antar, Formulir Minggu dan PerD II & Berkas
setujuan
Kenaikan
Teknis untuk
Gol. IV/c ke
atas
Nota BKN dan
1
Nota BKN
Persetujuan
Hari terkirim ke
Teknis untuk
Biro KepeGol. IV/c ke atas
gawian dan
Persetujuan
Teknis untuk
Gol. IV/c ke
atas terkirim
ke Setneg
Nota Persetuju3
SK Kenaikan
an BKN
Hari Pangkat
III/c s/d IV/b
Surat Pengantar, Formulir
D II & Berkas
Kenaikan

Ket.

1
Hari

2
hari

Kewenangan
Biro
Kepegawaian
Kewenangan
BKN

Kewenangan
BKN

Kewenangan
Biro
Kepegawaian

Surat Peng- Keweantar & Nota nangan

Pelaksana
No

12

13

14

15

Aktivitas
nota BKN dan
Surat Pengantar dari
Kepala Biro
dan disampaikan ke Sekretariat Negara
Sekretariat
Negara membuat Surat
Keputusan
Kenaikan
Pangkat
Untuk Pangkat
sampai III/b
Nota BKN dan
Surat Pengantar diteruskan ke Inspektorat Jenderal
Membuat
Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
Gol III/b ke
bawah
Surat Keputusan Kenaikan Pangkat di
sampaikan ke
Pegawai, dan
didistrusikan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output
Persetujuan
BKN

Ket.
Biro
Kepegawaian

Sekretariat
Negara

Surat Pengantar
2
SK Kenaikan Kewe& Nota PerBulan Pangkat
nangan
setujuan BKN
IV/c ke atas Sekretariat
Negara

Biro Kepegawaian

Surat Pengantar
& Nota Persetujuan BKN

1
Hari

Surat Pengantar & Nota


Persetujuan
BKN

Nota Persetujuan BKN

2
Jam

SK Kenaikan
Pangkat
s/d III/b

SK Kenaikan
Pangkat

1
Jam

Sk Kenaikan
Pangkat
terdistribusi

Kasubbag
Kepegawaian

Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

Kasubbag
Kepegawaian

135

FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT


MULAI
Membuat Daftar Pegawai
Yang Akan Naik Pangkat
Pegawai Menyiapkan Bahan Naik Pangkat
dan Menyerahkan ke Subbag Kepegawaian
Memeriksa Kelengkapan
Bahan Kenaikan Pangkat

Tidak

Lengkap
?

Ya
Membuat Surat Pengantar Dari Sekretaris
Yang Ditujukan ke Biro Kepegawaian
Mengirimkan Surat Pengantar dan Berkas
Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian Menerima
Berkas Kenaikan Pangkat

Biro Kepegawaian
Mengirimkan Berkas ke BKN

Ya

Gol IV/b
ke bawah ?

Tidak

Biro Kepegawaian Membuat Surat


Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN
dan Membuat Surat Pengantar ke Setneg

BKN Menerbitkan Nota


Kenaikan pangkat
BKN mengirimkan Nota BKN
ke Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian Mengirim


Surat Pengantar Persetujuan
Teknis ke BKN

Biro Kepegawaian
Menerima Nota BKN

BKN Membuat
Persetujuan Teknis

Gol III/b
Kebawah ?

Tidak

BKN mengirim persetujuan teknis


ke Setneg dengan tembusan
ke Biro Kepegawaian

Ya
Biro Kepegawaian Mengirim
Nota BKN ke Inspektorat
Jenderal

Biro Kepegawaian membuat SK


Kenaikan Pangkat untuk
Golongan III/c s/d IV/b

Subbag Kepegawaian
Membuat SK Kenaikan Pangkat
Golongan III/b ke Bawah

Biro Kepegawaian mengirim


SK Kenaikan Pangkat ke
Inspektorat Jenderal

Subbag Kepegawaian
Menyampaikan SK Kenaikan
Pangkat ke Pegawai
SELESAI

136

Biro Kepegawaian mengirm surat


pengantar dan berkas kenaikan
pangkat ke Setneg

Setneg menerima berkas kenaikan


pangkat dari biro kepegawaian dan
menerima nota persetujuan
Teknis dari BKN
Setneg Membuat SK Kenaikan
Pangkat Untuk Golongan IV/c ke Atas
Setneg Mengirim SK
Kenaikan Pangkat ke
Biro Kepegawaian

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan
Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana
telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun
2002;
3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan
tentang Kenaikan Gaji Berkala.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Draft SK KGB
2. Buku Kendali KGB

Peringatan:
Dalam hal kegiatan ini tidak dilaksanakan, maka
pegawai yang akan naik gaji berkalanya akan
terhambat
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
Pengadmidaftar pegawai nistrasi
yang akan naik Umum
naik gaji berkala

Menyiapkan
bahan kenaikan gaji berkala
Membuat draft
SK Kenaikan
Gaji Berkala
Memeriksa
draft SK
Kenaikan Gaji
Berkala
Membuat SK
Kenaikan Gaji
Berkala
Menandatangani SK
Kenaikan Gaji
Berkala

Mendistribusikan SK
Kenaikan Gaji
Berkala dan
pencatatan
pada buku
kendali KGB

Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum
Kasubbag
Kepegawaian

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Pegawai yang
1
sudah 2 tahun
Jam
belum naik gaji
berkala
Database
Kepegawaian
1
1. SK KGB
Jam
Terakhir;
2. Daftar Gaji
2
Jam
Draft SK KGB

SK Kenaikan
Gaji Berkala
Kabag
Ortala &
Kepegawaian

pengetahuan

Sekretaris

2
Jam

SK KGB

Pengadministrasi
Umum

137

1
Jam

1
Jam

Output
Daftar pegawai yang
akan naik gaji
berkala

Berkas
Kenaikan
Pangkat
Draft SK
Kenaikan
Gaji Berkala
Draft SK
Kenaikan
Gaji Berkala
telah benar
SK Kenaikan
Gaji Berkala
SK Kenaikan
Gaji Berkala
yang sudah
ditandatanga
ni
SK KGB
terdistribusi
dan tercatat
pada buku
kendali KGB

Ket.

FLOWCHART
SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA

MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI


YANG AKAN NAIK GAJI BERKALA

MENYIAPKAN BAHAN
KENAIKAN GAJI BERKALA
MEMBUAT DRAFT SK
KENAIKAN GAJI BERKALA

BENAR
?

Tidak

Ya
MEMBUAT SK
KENAIKAN GAJI BERKALA
MENANDATANGANI SK
KENAIKAN GAJI BERKALA

MENDISTRIBUSIKAN SK
KENAIKAN GAJI BERKALA

SELESAI

138

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan
PNS Dalam Jabatan Struktural;
3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001,
tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100
th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam
Jabatan Strurktural;
4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP
Nomor 100 Tahun 2000, tentang Pengangkatan
PNS Dalam Jabatan Stuktural;
5. KMA Nomor 350 th. 1998, tentang Badan
Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di
Lingkungan Dep. Agama;
6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Baperjakat
2. SOP Pelantikan
Peringatan:

Kualifikasi Pelaksanaan:
1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Baperjakat;
2. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Mutasi Jabatan.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana
No

Aktivitas

Menyiapkan
Bahan Mutasi
Jabatan
Struktural

Pengadmini
strasi Umum

Mempersiapkan sidang
Baperjakat

Pengadmini
strasi Umum

Melaksanakan
Sidang
Baperjakat
Membuat rancangan Surat
Keputusan
Penandatanganan Surat
Keputusan
Persiapan
Pelantikan

Kasubbag
Kepala
KepegaBagian
waian
Pengadmini
strasi Umum

Melaksanakan
Pelantikan

Kepala
Bagian

Pejabat
Eselon I
& II

Inspektur
Jenderal
Pengadmini
strasi
Umum
Kasubbag
Kepegawaian

Pejabat
Eselon I
& II

139

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Database
2
Daftar pejaKepegawaian
Jam bat struktural
dan calon
pejabat struktural, Daftar
jabatan
Daftar pejabat
1
Bahan Rapat
struktural dan
Hari Baperjakat
calon pejabat
struktural, daftar
jabatan
Bahan rapat
3
Laporan
Baperjakat
Jam Hasil Sidang
Baperjakat
1
Rancangan
Laporan Hasil
Jam Surat
Sidang
Keputusan
Baperjakat
Rancangan
1
Surat
Surat Keputusan Jam Keputusan
Undangan

2
Hari

Undangan
terkirim

Surat Keputusan

3
Jam

Pejabat telah
dilantik

Pelaksana
No

Aktivitas

Penyiapan
SPP dan
SPMT
Penyampaian
salinan dan
petikan Surat
Keputusan
Penyiapan memorandum
permohonan
pembayaran
Tunjangan
Jabatan
Struktural

10

Pengadmini
strasi Umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Draft SPP dan
1
SPP dan
SPMT
Jam SPMT

Pengadmini
strasi Umum

Surat Keputusan

1
Jam

Surat Keputusan terdistribusikan

Pengadmini
strasi Umum

SK, SPP, SPMT

2
Jam

SK, SPP,
SPMT terdistribusikan

140

Ket.

FLOWCHART
SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL

MULAI

MENYIAPKAN BAHAN
MUTASI JABATAN STRUKTURAL

MEMPERSIAPAN
SIDANG BAPERJAKAT

MELAKSANAKAN
SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN
SURAT KEPUTUSAN

PENANDATANGANAN
SURAT KEPUTUSAN

PERSIAPAN PELANTIKAN

PENYIAPAN SPP DAN SPMT

PENYAMPAIAN SALINAN DAN


PETIKAN SURAT KEPUTUSAN

PENYIAPAN MEMORANDUM
PERMOHONAN PEMBAYARAN
TUNJANGAN JABATAN STRUKTURAL

SELESAI

141

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI


DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL
Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
3. KMA RI Nomor 492 Tahun 2003 tentang
Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan
Departemen Agama;
4. KMA RI Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang mutasi pegawai.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Usulan Pegawai
2. Surat Keputusan Mutasi

Peringatan:
Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan
timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut
Pelaksana
No
1

Aktivitas

PengadMembuat surat
ministrasi
edaran/memoUmum
randum/nota
dinas kepada
pimpinan unit
untuk mengusulkan mutasi
pegawai
PengadPimpinan unit
ministrasi
kerja (KasubUmum
bag, Kabag,
Irwil) mengusulkan pegawai
yang akan
mutasi
Membuat daftar Pengadministrasi
pegawai yang
Umum
diusulkan akan
mutasi
Mempersiapkan Kasubbag
rapat pimpinan Kepegawaian

Melaksanakan
rapat pimpinan

Kepala
Subbagian

Membuat ran-

Pengad-

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Disposisi
1 Hari Surat EdarPimpinan
an/Memorandum/ Nota
Dinas

Surat Edaran/ 3 Hari


Memorandum/
Nota Dinas

Database
Kepegawaian
Usulan Mutasi

Kepala
Bagian

Pejabat
Eselon I
& II

142

2 Jam

Usulan Mutasi

Daftar pegawai yang akan


diusulkan
mutasi
2 Jam Daftar pegaDaftar pegawai yang
wai yang
diusulkan
diusulkan
mutasi
mutasi
Daftar pegawai 3 Jam Laporan/Notulen Hasil
yang diusulkan
Rapim
mutasi
Laporan/Notu2
Rancangan

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
cangan Surat
Keputusan
mutasi
Membuat Surat
Keputusan
Mutasi
Surat Keputusan Mutasi didistribusikan ke
pihak terkait

ministrasi
Umum
Kabag
Ortala &
Kepegawaian
Pengadministrasi
Umum

Sekretaris

Inspektur
Jenderal

143

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
len Hasil Rapat Jam Surat KepuPimpinan
tusan Mutasi
Rancangan
Surat Keputusan Mutasi

2
Jam

Surat Keputusan Mutasi

Surat Keputusan Mutasi

1
Jam

Surat Keputusan Mutasi


terdistribusi

Ket.

Selesai

FLOWCHART
SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI
DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL
MULAI

MEMBUAT SURAT EDARAN/MEMORANDUM/


NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK
MENGUSULKAN MUTASI PEGAWAI

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG,


KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN
PEGAWAI YANG AKAN MUTASI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI


YANG DIUSULKAN AKAN MUTASI

MELAKSANAKAN RAPAT PIMPINAN

MEMBUAT RANCANGAN
SURAT KEPUTUSAN MUTASI

MEMBUAT SURAT
KEPUTUSAN MUTASI

SURAT KEPUTUSAN MUTASI


DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT

SELESAI

144

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELANTIKAN PEJABAT


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan
PNS Dalam Jabatan Struktural;
3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001,
tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor
100 th 2000 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural;
4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP
Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan
PNS Dalam Jabatan Stuktural;
5. KMA Nomor 350 Tahun 1998, tentang Badan
Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di
Lingkungan Dep. Agama;
6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Baperjakat
Peringatan:
Dalam hal salah satu aktivitas tidak dilaksanakan
akan menghambat pelaksanaan pelantikan
Pelaksana
No

Aktivitas

Menyiapkan
Undangan
bagi pejabat
yang akan
dilantik
Menyiapkan
Undangan
bagi pejabat
yang akan
menghadiri
pelantikan
Menyiapkan
surat permohonan
menjadi saksi
pelantikan
Menyiapkan
surat permohonan
rohaniawan
Menyiapkan
memorandum
permohonan
untuk tempat,
jamuan,

Pengadministrasi
Umum

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan
tentang Pelantikan Pejabat.

pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Undangan
2. Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan
Sumpah Jabatan
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat
1
Pejabat yang
Keputusan
Jam akan dilantik
mendapat
undangan

Pengadministrasi
Umum

Daftar pejabat

2
Jam

Undangan
bagi pejabat
yang akan
menghadiri
pelantikan

Pengadministrasi
Umum

Daftar pejabat

1
Jam

surat
permohonan
menjadi saksi
pelantikan

Pengadministrasi
Umum

Konsep surat
permohonan
rohaniawan

1
Jam

surat permohonan
rohaniawan

Pengadministrasi
Umum

Surat
memorandum

1
Jam

Tempat,
Jamuan,
Petugas
Keamanan
penyeleng-

145

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
petugas
keamanan
penyelenggaraan
pelantikan ke
Kabag Umum
Menyiapkan
susunan acara
pelantikan
dan naskah
sumpah
jabatan
Menyiapkan
berita acara
pelantikan dan
pengambilan
sumpah
Penyampaian
Undangan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output
garaan
pelantikan
siap

Pengadministrasi
Umum

2
Jam

Susunan
Acara
Pelantikan

Pengadministrasi
Umum

Undangan,
memorandum

2
jam

Draft Berita
Acara dan
Pengambilan
Sumpah

Pengadministrasi
Umum

Undangan,
memorandum

1
Hari

Surat Keputusan, Draft Berita


Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah jabatan

3
Jam

Undangan
dan memorandum terkirim
Pejabat telah
dilantik, Surat
Keputusan,
Berita Acara
Pelantikan
dan Pengambilan Sumpah jabatan

Melaksanakan Kasubbag
Pelantikan
Kepegawaian

Kepala
Bagian

Pejabat
Eselon I
& II

146

Ket.

FLOWCHART
SOP PELANTIKAN PEJABAT
MULAI

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI


PEJABAT YANG AKAN DILANTIK

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABAT


YANG AKAN MENGHADIRI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN


MENJADI SAKSI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT
PERMOHONAN ROHANIAWAN

MENYIAPKAN MEMORANDUM PERMOHONAN UNTUK TEMPAT,


JAMUAN, PETUGAS KEAMANAN PENYELENGGARAAN
PELANTIKAN KE KABAG UMUM

MENYIAPKAN SUSUNAN ACARA PELANTIKAN


DAN NASKAH SUMPAH JABATAN

MENYIAPKAN BERITA ACARA


PELANTIKAN DAN PENGAMBILAN SUMPAH

PENYAMPAIAN UNDANGAN

MELAKSANAKAN PELANTIKAN

SELESAI

147

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. PP Nomor 101 Tahun 2000, tentang Diklat Jabatan;
3. Keppres Nomor 5 Tahun 1996, tentang Diklat
Prajabatan PN;
4. KMA Nomor 192 Tahun 1992, tentang Juklak
Diklat Bagi PNS Di Lingkungan Dep. Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian
Peringatan:
Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan
timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga
pegawai tersebut
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
memorandum/
Nota Dinas
kepada pimpinan unit
untuk mengusulkan Calon
Peserta Diklat
Pimpinan unit
kerja (Kasubbag, Kabag,
Irwil) mengusulkan pegawai yang akan
mengikuti Diklat
Membuat
daftar pegawai
yang diusulkan akan mengikuti Diklat
Melakukan
verifikasi
daftar yang
akan mengikuti diklat

Pengadministrasi
Umum

Membuat rancangan Surat


Penetapan/
Surat Tugas
Diklat

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Diklat Pegawai.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Usulan Calon Peserta Diklat
2. Surat Penetapan/Tugas Peserta Diklat
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat Permintaan 1
MemoranPeserta Diklat
Jam dum/nota
dinas

Pengadministrasi
Umum

Memorandum/
Nota Dinas

3
Hari

Usulan
Peserta
Diklat

Pengadministrasi
Umum

Usulan peserta
Diklat

3
Jam

Daftar pegawai yang


akan mengikuti Diklat

Pengadministrasi
Umum

Daftar pegawai
yang akan
mengikuti Diklat

3
Jam

Pengadministrasi
Umum

Daftar pegawai
yang akan
mengikuti Diklat
telah diverifikasi

1
Jam

Daftar pegawai yang


akan mengikuti Diklat
telah diverifikasi
Rancangan
Surat Penetapan/ Surat
Tugas Diklat

148

Ket.

Pelaksana
No
7

Aktivitas

Kasubbag
Membuat
KepegaSurat Penetapan/ Surat waian
Tugas Diklat
PengadmiSurat Surat
nistrasi
Penetapan/
Umum
Surat Tugas
Diklat

2
Kabag
Ortala &
Kepegawaian

3
Sekretaris

149

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
Rancangan
Jam
Surat Penetapan/ Surat Tugas
Diklat
2
Surat Surat PeJam
netapan/ Surat
Tugas Diklat

Output
Surat Surat
Penetapan/
Surat Tugas
Diklat
Surat Surat
Penetapan/
Surat Tugas
Diklat terdistribusi

Ket.

Selesai

FLOWCHART
SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT

MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS


KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK
MENGUSULKAN CALON PESERTA DIKLAT

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG,


KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI
YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG


DIUSULKAN AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMVERIFIKASI DAFTAR YANG


AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT


PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

MEMBUAT SURAT PENETAPAN/


SURAT TUGAS DIKLAT

SURAT PENETAPAN/
SURAT TUGAS DIKLAT

SELESAI

150

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADAAN CPNS


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang
Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah
diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor
54 Tahun 2003;
2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan
Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil;
3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang
Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia
5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian
Peringatan:
Dalam hal tidak dilaksanakan salah satu kegiatan
akan menghambat proses penerimaan CPNS

Pelaksana
No

Aktivitas

Menerima
Jadwal dan
formasi Penerimaan CPNS
dari Biro
Kepegawaian
Membuat SK
Tim Panitia
Pengadaan
CPNS
Melakukan
Rapat Panitia
Persiapan
Mengumumkan Pengadaan CPNS

Pengadministrasi
Umum

Kasubbag
Kepegawaian
Panitia

Kabag
Ortala &
Kepegaw
aian
Pimpinan

Kualifikasi Pelaksanaan:
1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Pengadaan CPNS;
2. Mempunyai SK Penempatan di Subbag
Kepegawaian;
3. Mempunyai SK Panitia.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS
2. Tanda Terima Berkas
3. Kartu Ujian
4. Soal Ujian
5. Lembar Jawaban Ujian
6. Pengumuman Peserta yang diterima
7. Nota BKN
8. Surat Keputusan CPNS
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
2
Jadwal &
Jam Formasi
Pengadaan
CPNS

Sekretaris Database
Kepegawaian

2
Jam

SK Panitia
Pengadaan
CPNS

Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS


Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS

3
Jam

Notulen
Hasil Rapat

Panitia

151

1
PengumumMinggu an Pengadaan CPNS

Ket.

Pelaksana
No
5

Aktivitas

Melaksanakan Peserta
Pendaftaran
Pengadaan
CPNS
Melaksanakan Panitia
Pemberkasan
Pengadaan
CPNS

Melakukan
rapat evaluasi
hasil pemberkasan dan
persiapan
ujian tertulis
Pengadaan
CPNS
8 Melaksanakan
Ujian Tertulis
dan melakukan pengawasan ujian
9 Menyerahkan
Lembar
Jawaban ke
Biro Kepegawaian untuk
di scanning
10 Menerima
Hasil Scanning Ujian
Tertulis
11 Melaksanakan
rapat persiapan persiapan
psikotes dan
wawancara
12 Melaksanakan
Psikotes dan
wawancara

Panitia

Panitia

Berkas
Pendaftar

Pimpinan

Berkas
Pendaftar

1
Berkas
Minggu Pendaftar
yang Lulus
Berkas dan
Kartu Ujian
3
Notulen
Jam Hasil Rapat
& Pelaksanaan Ujian
tertulis telah
siap

Panitia

Kartu Ujian,
Soal Ujian &
lembar jawab

1
Hari

Lembar
Jawaban

Panitia

Lembar
Jawaban

2
Jam

Lembar
jawaban
diterima Biro
kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Hasil Scanning
ujian tertulis

1
Jam

Hasil Scanning
ujian tertulis dan
SK Panitia

3
Jam

Hasil Scanning ujian


tertulis
diterima
Panitia
Notulen
Hasil Rapat

Soal Psikotes
dan Wawancara

2
Hari

Hasil Psikotes dan


Wawancara

Hasil Psikotes
dan Wawancara

3
Jam

Daftar Peserta
Ujian yang
dinyatakan
diterima

3
Jam

Data dan
berkas CPNS

3
Hari

Daftar
Peserta
Ujian yang
dinyatakan
diterima
Pengumum
an Peserta
Ujian yang
dinyatakan
diterima
Berkas
CPNS

Berkas CPNS

3
Jam

Panitia

Pimpinan

Peserta
yang lulus
Ujian
Tertulis
Panitia

Panitia

Tim
Penguji

13 Mengadakan
rapat evaluasi
hasil psikotes
dan wawancara
14 Melaksanakan Panitia
pengumuman
CPNS yang
diterima
15 Melakukan
Pemberkasan
Pengadaan
CPNS
16 Mengajukan
berkas CPNS
ke BKN

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Tanda Terima
1
Berkas
Berkas
Minggu Pendaftar

Panitia

Pengadministrasi
Umum

Panitia

152

Surat Usulan
dan Berkas
CPNS

Ket.

Pelaksana
No

17

18

19

20

Aktivitas
melalui Biro
Kepegawaian
Menerima
Nota BKN
CPNS
Membuat SK
Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS)
Membuat
Surat Pernyataan
Melaksanakan
Tugas (SPMT)
Membuat
Surat Penempatan Tugas
CPNS

Pengadministrasi
Umum
Kasubbag
Kepegawaian
Kasubbag
Kepegawaian

Kasubbag
Kepegawaian

Sekretaris
Kabag
Ortala &
Kepegaw
aian
Sekretaris
Kabag
Ortala &
Kepegaw
aian
Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

153

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

Nota BKN

1
Jam

Nota BKN
diterima

Nota BKN &


Konsep Surat
Keputusan

2
Hari

Surat Keputusan CPNS


selesai

Konsep Surat
Keputusan

1
Jam

Konsep Surat
Penempatan
Tugas

1
Jam

Surat Pernyataan
Melaksanakan Tugas
(SPMT)
Surat Penempatan
Tugas

Ket.

FLOWCHART
SOP PENGADAAN CPNS
MULAI
MENERIMA JADWAL DAN FORMASI
PENERIMAAN CPNS DARI BIRO KEPEGAWAIAN
MEMBUAT SK TIM PANITIA PENGADAAN CPNS
MELAKUKAN RAPAT PANITIA PERSIAPAN
MELAKSANAKAN PENGUMUMAN PENGADAAN CPNS
MELAKSANAKAN PENDAFTARAN PENGADAAN CPNS
MELAKSANAKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS
MELAKUKAN RAPAT EVALUASI HASIL PEMBERKASAN
DAN PERSIAPAN UJIAN TERTULIS PENGADAAN CPNS
MELAKSANAKAN UJIAN TERTULIS DAN
MELAKUKAN PENGAWASAN UJIAN
MENYERAHKAN LEMBAR JAWABAN KE
BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DISCANNING
MENERIMA HASIL SCANNING UJIAN TERTULIS
MELAKSANAKAN RAPAT PERSIAPAN
PERSIAPAN PSIKOTES DAN WAWANCARA
MELAKSANAKAN PSIKOTES DAN WAWANCARA
MENGADAKAN RAPAT EVALUASI
HASIL PSIKOTES DAN WAWANCARA
MELAKSANAKAN PENGUMUMAN CPNS YANG DITERIMA
MELAKUKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS
MENGAJUKAN BERKAS CPNS KE
BKN MELALUI BIRO KEPEGAWAIAN
MENERIMA NOTA BKN CPNS
MEMBUAT SK CALON PEGAWAI
MEMBUAT SURAT PERYATAAN
MELAKSANAKAN TUGAS (SPMT)
MEMBUAT SURAT PENEMPATAN TUGAS CPNS
SELESAI

154

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian
yang telah
diubah
dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975, tentang
Petunjuk
Permintaan,
Penetapan
dan
Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu
PNS;
3. Keputusan Kep. BAKN Nomor 115 a/Kep/1983,
tentang Kartu Isteri/Kartu Suami PNS.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian
Peringatan:
Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai
tidak akan mendapat kartu istri / kartu suami
Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai yang
bersangkutan
mengumpulkan
berkas
persyaratan

Pengadmi Sekretaris
Membuat Surat
nistrasi
Pengantar dari
Umum
Sekretaris Itjen
ke Sekjen cq
Kepala Biro
Kepegawaian
Pengadmi
Menyampaikan
Surat pengantar nistrasi
Umum
dan berkas
pengajuan ke
Biro
Kepegawaian
Biro
Biro
Kepegawaia
Kepegawaian
n
memproses
pengajuan
Karis/Karsu ke
BKN
BKN
BKN memproses pengajuan Karis/
Karsu dan
menyampaikan
hasilnya ke Biro
kepegawaian

Pegawai

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Kartu Istri/ Kartu Suami.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Pengantar
2. Kartu Istri / Kartu Suami
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1
Berkas
1. FC sah Kartu
Hari persyaratan
Keluarga
2. FC sah Kutipan
Akta Nikah
3. Pas Foto
ukuran 2X3
hitam putih 2
lembar
Berkas Pengajuan
1
Surat
Jam Pengantar

Surat Pengantar
dan Berkas
Pengajuan

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

155

1
Hari

1
Hari

Surat
Pengantar
dan Berkas
Pengajuan
diterima Biro
Kepegawaian
Surat
pengantar
dan berkas
diterima
BKN

1
Kartu Istri /
Minggu kartu
Pegawai

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Biro Kepegawaian menyampaikan Karis


/Karsu ke
Inspektorat
Jenderal
Menyerahkan
Karis/Karsu ke
Pegawai yang
bersangkutan

Biro
Kepegawai
an

Pengadmini
strasi
Umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Kartu Istri / kartu
1 Hari
Pegawai

Kartu Istri / kartu


Pegawai

156

1 Jam

Output
Kartu Istri/
kartu Pegawai diterima
Inspektorat
Jenderal
Kartu Istri /
kartu Pegawai diterima
yang bersangkutan

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN


MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN


KE SEKJEN CQ KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS


PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES PENGAJUAN

BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARIS/KARSU DAN


MENYAMPAIKAN HASILNYA KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARIS/


KARSU KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYERAHKAN KARIS/KARSU KEPADA


PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

157

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGAJUAN KARTU ASKES


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 25 th 1981, tentang Asuransi Sosial
PNS (Askes).
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS
Peringatan:
Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai
tidak akan mendapat kartu ASKES

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Kartu Askes.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Pengantar
2. Kartu Askes

Pelaksana
No
1

Aktivitas

Menyiapkan
PengadmiBlangko ASKES nistrasi
Umum
Pegawai yang
Pegawai
bersangkutan
mengumpulkan
berkas
persyaratan

Mengisi
Blangko ASKES
dan meminta
tanda tangan
atasan
langsung
Menyampaikan
Blangko Askes
dan berkas
pengajuan ke
kantor cabang

Pegawai

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1
Blangko
Hari ASKES
1. FC sah SK
pertama dan
Terakhir
2. FC sah KTP
Suami Istri
3. FC sah
Kartu
Keluarga
4. Pas Foto
ukuran 2X3
hitam putih 2
lembar
(Suami istri
dan anak di
atas 5 tahun)
5. FC sah
Kutipan
Surat Nikah
6. FC sah
daftar gaji
7. FC Akte
Kelahiran
anak
Berkas
Pengajuan

Atasan
Langsung

Pegawai

Blangko dan
Berkas
Pengajuan

158

1
Hari

Berkas
persyaratan

1
Jam

Blangko dan
Berkas
Pegajuan

1
Hari

Blangko dan
Berkas
Pengajuan
diterima PT
Askes

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
PT Askes
sesuai domisili
PT ASKES
memproses pengajuan Kartu
ASKES dan
menyampaikan
Pegawai

PT.
ASKES

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

159

1
Hari

Output

Kartu
ASKES
diterima
Pegawai

Ket.

Sel
es
ai

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN KARTU ASKES

MULAI

MENYIAPKAN BLANGKO ASKES

MENGISI BLANGKO ASKES DAN MEMINTA


TANDA TANGAN ATASAN LANGSUNG

MENYAMPAIKAN BLANGKO ASKES DAN


BERKAS PENGAJUAN KE KANTOR CABANG
PT ASKES SESUAI DOMISILI

PT ASKES MEMPROSES PENGAJUAN


KARTU ASKES DAN MENYAMPAIKAN
KEPADA PEGAWAI

SELESAI

160

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk
Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS;
Keterkaitan:
1. SOP Data Base kepegawaian
2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS
Peringatan:
Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai
tidak akan mendapat kartu pegawai

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Pengantar
2. Kartu Pegawai

Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai yang
bersangkutan
mengumpulkan
berkas persyaratan

Membuat Surat
Pengantar dari
Sekretaris Itjen
ke Sekjen cq
Kepala Biro
Kepegawaian
Menyampaikan
Surat pengantar
dan berkas pengajuan ke Biro
Kepegawaian
Biro Kepegawaian memproses pengajuan Kartu
Pegawai ke BKN
BKN memproses pengajuan Kartu
Pegawai dan
menyampaikan
hasilnya ke Biro
kepegawaian
Biro Kepegawaian menyampaikan Kartu
Pegawai ke

Pegawai

Pengadministrasi
Umum

Sekretaris

Pengadministrasi
Umum

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1
Berkas
1. FC SK CPNS
Hari persyaratan
2. FC SK PNS
3. FC DP3 satu
tahun
terakhir
4. Pas Foto
ukuran 2X3
hitam putih 2
lembar
Berkas
1
Surat Pengantar
Pengajuan
Jam

Surat Pengantar
dan Berkas
Pengajuan

1
Hari

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

1
Hari

BKN

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

1
Hari

Kartu Pegawai

Biro Kepegawaian

Kartu Pegawai

1
Hari

Kartu Pegawai
di terima
Inspektorat
Jenderal

Biro Kepegawaian

161

Surat Pengantar
dan Berkas
Pengajuan
diterima Biro
Kepegawaian
Surat
pengantar dan
berkas diterima
BKN

Pelaksana
No

Aktivitas
Inspektorat
Jenderal
Menyerahkan
Kartu pegawai
ke Pegawai
yang bersangkutan

Pengadministrasi
Umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Kartu Pegawai

162

Output

Kartu Pegawai
di terima yang
bersangkutan

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI
MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN


MENGUMPULKAN BERKAS

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI


SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA

MENYAMPAIKAN SURAT
PENGANTAR DAN BERKAS

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES

BKN MEMPROSES
PENGAJUAN KARTU PEGAWAI

BIRO KEPEGAWAIAN
MENYAMPAIKAN KARTU PEGAWAI
KE INSPEKTORAT JENDERAL
MENYERAHKAN KARTU PEGAWAI KE
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

163

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN


Dasar Hukum:
UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan
dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS
Peringatan:
Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai
tidak akan mendapat kartu TASPEN
Pelaksana
No

Aktivitas

Pegawai yang
bersangkutan
mengumpulkan
berkas persyaratan
Membuat Surat
Pengantar dari
Sekretaris Itjen
ke PT
TASPEN
Menyampaikan
Surat pengantar dan
berkas pengajuan ke PT
TASPEN
PT TASPEN
memproses
pengajuan
Kartu TASPEN
dan menyampaikan hasilnya ke Subbag
Kepegawaian
Menyerahkan
Kartu pegawai
ke Pegawai
yang bersangkutan

Pegawai

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Berkas Pengajuan
2. Surat Pengantar
3. Kartu TASPEN
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1. FC SK CPNS
1
Berkas
2. FC SK PNS
Hari persyaratan

Berkas
Pengajuan

1
Jam

Pengadministrasi
Umum

Surat Pengantar
dan Berkas
Pengajuan

1
Hari

PT
TASPEN

Surat pengantar
dan Berkas
pengajuan

Pengadministrasi
Umum

Kartu PT
TASPEN

Pengadministrasi
Umum

Sekretaris

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai.

164

Surat
Pengantar

Surat
Pengantar
dan Berkas
Pengajuan
diterima PT
TASPEN
1
Kartu
Hari TASPEN

Kartu
TASPEN di
terima yang
bersangkutan

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN


MENGUMPULKAN BERKAS
PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR


DARI SEKRETARIS ITJEN KE PT
TASPEN

MENYAMPAIKAN SURAT
PENGANTAR DAN BERKAS
PENGAJUAN KE PT TASPEN

PT TASPEN MEMPROSES
PENGAJUAN KARTU TASPEN DAN
MENYAMPAIKAN HASILNYA KE
SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENYERAHKAN KARTU TASPEN KE


PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

165

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA


Dasar Hukum
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 25 th. 1994 tentang Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya;
3. Keputusan Kepala BKN Nomor 02/2005 tentang ketentuan pelaksanaan penganugrahan
Satyalancana Karya Satya.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Satyalancana Karya Satya.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,
Sarana transportasi.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Usulan Calon Penerima Tanda
Kehormatan Satyalancana Karya Satya.
2. Surat Pengantar

Peringatan:
Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini tidak
ada pegawai yang mendapat tanda kehormatan
Satyalancana Karya Satya
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
memorandum/n
ota dinas
kepada pimpinan unit
(Kabag & Irwil)
untuk
mengusulkan
Calon Penerima
Anugerah
Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.
Pimpinan unit
kerja (Kabag &
Irwil) mengusulkan pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.
Membuat daftar
pegawai Calon
Penerima Anugerah Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.
Mempersiapkan

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan
Database
Kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Waktu

Output

1 Hari

Memorandum/
nota dinas

Pengadministrasi
Umum

Memorandum/
nota dinas

3 Hari

Usulan Calon
Penerima
Anugerah
Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.

Pengadministrasi
Umum

Usulan Calon
Penerima Anugerah Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya

3 Jam

Pengadmi-

Memorandum/

Daftar pegawai
Calon Penerima Anugerah
Tanda Kehormatan Satyalancana Karya
Satya.
Memorandum/

166

3 Jam

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
rapat pimpinan
untuk membahas Calon
Penerima
Anugerah
Tanda Kehormatan Satyalancana Karya
Satya.
Rapat Pimpinan
untuk membahas Calon
Penerima
Anugerah
Tanda Kehormatan Satyalancana Karya
Satya.
Membuat
memorandum/n
ota dinas
kepada Calon
Penerima
Anugerah
Tanda Kehormatan Untuk
menyampaikan
persyaratan
Membuat Surat
Pengantar ke
Biro Kepegawaian
Menyampaikan
Berkas
Pengajuan ke
Biro Kepegawaian untuk
Diproses ke
Setneg

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan
Nota Dinas

nistrasi
Umum

Kasubbag
Kepegawaian

Kasubbag
Kepegawaian

Pejabat
Eselon
II & III

Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

167

Waktu

Output
Nota Dinas
terkirim

Daftar pegawai
Calon
Penerima
Anugerah
Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.

2 Jam

Calon
Penerima
Anugerah
Tanda
Kehormatan
Satyalancana
Karya Satya.

Memorandum/
Nota Dinas

1 Minggu Berkas
persyaratan

Rancangan
Surat
Pengantar

2 Jam

Surat
Pengantar

Surat
Pengantar &
Berkas
persyaratan

3 Jam

Selesai

Ket.

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA
MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA
DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT
(KABAG & IRWIL) UNTUK
MENGUSULKAN CALON PENERIMA
ANUGERAH TANDA KEHORMATAN
SATYALANCANA KARYA SATYA

PIMPINAN UNIT KERJA (KABAG &


IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI
CALON PENERIMA ANUGERAH
TANDA KEHORMATAN
SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI


CALON PENERIMA ANUGERAH
TANDA KEHORMATAN
SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMPERSIAPKAN RAPAT
PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS
CALON PENERIMA ANUGERAH
TANDA KEHORMATAN
SATYALANCANA KARYA SATYA

RAPAT PIMPINAN UNTUK


MEMBAHAS CALON PENERIMA
ANUGERAH TANDA KEHORMATAN
SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA
DINAS KEPADA CALON PENERIMA
ANUGERAH TANDA KEHORMATAN
UNTUK MENYAMPAIKAN
PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE


BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN BERKAS
PENGAJUAN KE BIRO
KEPEGAWAIAN UNTUK DIPROSES
KE SETNEG

SELESAI

168

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN


ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN
Dasar Hukum
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun
Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya;
3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang
Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Pensiun

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan
tentang Pengajuan Taspen.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK,
Faximile, Telepon.
Pencatatan dan Pendataan:
1. SK Pensiun
2. SKPP
3. Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2,
AKT 3, AKT4 dan SPTB

Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT
TASPEN;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
pembayaran pensiun pertama, THT dan
Asuransi PT TASPEN.
Pelaksana
No

Aktivitas

A
1

Persiapan
Penggandaan
SK pensiun/
pemberhentian
Penyampaian
tembusan SK
Pensiun/pember
hentian ke
KPPN melalui
Subbag RT,
untuk diterbitkan
SKPP
Penyiapan dan
pengisian
formulir-formulir
(SP4A, SP4B,
SP3R, AKT 1,
AKT 2, AKT 3,
AKT4 dan
SPTB) untuk ke
Taspen
Pengambilan
SKPP yang
telah diterbitkan

Pengadministrasi
Umum
Pengadministrasi
Umum

Pegawai

pengetahuan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
SK Pensiun/
Pemberhentian
SK Pensiun/
Pemberhentian

Pengadmin
istrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum

169

Output

15 Copy SK
Menit Pensiun/
Pemberhentian
15
SK Pensiun/
Menit Pemberhentian

Formulir SP4A,
SP4B, SP3R,
AKT 1, AKT 2,
AKT 3, AKT4
dan SPTB

3
Hari

SP4A, SP4B,
SP3R, AKT 1,
AKT 2, AKT 3,
AKT4 dan
SPTB

SKPP

1
Hari

SKPP diterima
pegawai

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
oleh KPPN
melalui Subbag
RT
Penyiapan dan
penyampaian
kelengkapan
persyaratan
administrasi
pembayaran
pensiun
pertama, THT
dan Asuransi
Kematian
kepada PNS/
penerima
pensiun untuk
diusulkan ke
Taspen oleh
yang
bersangkutan

Pegawai

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

SKPP, SP4A,
SP4B, SP3R,
AKT 1, AKT 2,
AKT 3, AKT4
dan SPTB

170

1
Hari

Output

Pembayaran
pensiun
pertama, THT
dan asuransi
terbayarkan

Ket.

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA,
THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN

MULAI

PENGGANDAAN SK PENSIUN/
PEMBERHENTIAN

PENYAMPAIAN TEMBUSAN SK
PENSIUN/PEMBERHENTIAN KE
KPPN MELALUI SUBBAG RT, UNTUK
DITERBITKAN SKPP

PENYIAPAN DAN PENGISIAN


FORMULIR-FORMULIR (SP4A, SP4B,
SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4
DAN SPTB) UNTUK KE TASPEN

PENGAMBILAN SKPP YANG TELAH


DITERBITKAN OLEH KPPN MELALUI
SUBBAG RT KARIS/KARSU KE BKN

PENYIAPAN DAN PENYAMPAIAN


KELENGKAPAN PERSYARATAN
ADMINISTRASI PEMBAYARAN PENSIUN
PERTAMA, THT DAN ASURANSI
KEMATIAN KEPADA PNS/ PENERIMA
PENSIUN UNTUK DIUSULKAN KE
TASPEN OLEH YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

171

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN


FUNGSIONAL AUDITOR
Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan
Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1994 Nomor 22);
3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2000
Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4014);
4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008
tentang Jabatan Fungsional Auditor dan
Angka Kreditnya;
5. Keputusan Bersama BKN, BPKP
6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang
Pemberian
Kuasa
dan
Pendelegasian
Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan
Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di
lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base kepegawaian
2. SOP Penilaian Angka Kredit

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Pengangkatan Auditor.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK,
Faximile, Telepon,.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Usulan PAK
2. Surat Pengajuan Pengangkatan
3. Surat Persetujuan Teknis
4. Surat Keputusan

Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian dan BPKP;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
Pengangkatan Auditor
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
daftar pegawai yang akan
diusulkan
menjadi
Auditor
Pegawai menyiapkan bahan usulan
pengajuan
dan menyerahkan ke
Subbag

Mutu Baku
3

Pengadministrasi
Umum

Pegawai

Persyaratan/
Perlengkapan
Database
Kepegawaian

1. DP3 Tahun
Terakhir;
2. Karpeg;
3. SK KP
Terakhir;
4. SK CPNS
5. SK Jabatan

172

Waktu

Output

2
Hari

Daftar pegawai
yang akan
diusulkan
menjadi
Auditor

2
Berkas usulan
Minggu Auditor

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Kepegawaian

Membuat
surat pengantar ke
kepala BPKP
dan rekapitulasi pegawai
yang diusulkan
Mengirimkan
Berkas usulan
dan surat
pengantar ke
Pusbin JFA
BPKP
Pusbin JFA
BPKP memproses Persetujuan
Teknis
Pengangkatan
Auditor
Melaporkan
hasil persetujuan teknis
pengangkatan
Auditor
kepada
Sekretaris
Mempersiapkan sidang
baperjakat

Pengadministrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum

Surat Pengantar dan


Berkas DUPAK

Surat
Pengantar dan
Berkas DUPAK

1
hari

Surat Pengantar dan


Berkas
DUPAK terkirim ke
Pusbin JFA
BPKP
1
Surat
Bulan Persetujuan
Teknis

Kasubbag
Kepegawaian

Kabag
Ortala &
Kepega
waian

Surat
Persetujuan
Teknis

1
Hari

Disposisi
Sekretaris

Pengadministrasi
Umum

Kasubbag
Kepegawaian

Surat Persetujuan Teknis dan


Disposisi
Sekretaris
Bahan Rapat
Baperjakat

2
Hari

Bahan Rapat
Baperjakat

1
Hari

Laporan Hasil
Sidang
Baperjakat

Laporan Hasil
Sidang
Baperjakat

2
Hari

Rancangan
Surat
Keputusan

Rancangan
Surat
Keputusan

2
Hari

Surat
Keputusan
Pengangkatan
Jabatan
Fungsional
Auditor

Melaksanakan Kasubbag
Sidang
KepegaBaperjakat
waian

Membuat
rancangan
Surat
Keputusan
10 Membuat
Surat Keputusan Pengangkatan
Jabatan
Fungsional
Auditor

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
(jika
menjabat)
6. Pegawai yang
Lulus Ujian
Jabatan
Fungsional
Auditor atau
PNS Formasi
Calon Auditor
7. Daftar Usulan
PAK
Berkas usulan
1
Surat
Hari
Pengantar

Kabag
Ortala &
Kepega
waian

Pejabat
Eselon I
& II

Pengadministrasi
Umum
Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

Irjen

173

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
3

Pengadmini
11 Surat
strasi
Keputusan
Pengangkatan Umum
Ajabatan
Fungsional
Auditor
didistribusikan
ke pihak
terkait

174

Persyaratan/
Perlengkapan
Surat
Keputusan
Pengangkatan
Jabatan
Fungsional
Auditor

Waktu

Output

1
Hari

Surat
Keputusan
Pengangkatan
Jabatan
Fungsional
Auditor
terdistribusi

Ket.
Sel
es
ai

FLOWCHART
SOP PENGANGKATAN KE DALAM
JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR
MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG


AKAN DIUSULKAN MENJADI
AUDITOR

PEGAWAI MENYIAPKAN BAHAN


USULAN PENGAJUAN DAN
MENYERAHKAN KE SUBBAG
KEPEGAWAIAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE


KEPALA BPKP DAN REKAPITULASI
PEGAWAI YANG DIUSULKAN

MENGIRIMKAN BERKAS USULAN


DAN SURAT PENGANTAR KE
PUSBIN JFA BPKP

PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES


PERSETUJUAN TEKNIS
PENGANGKATAN AUDITOR

MELAPORKAN HASIL
PERSETUJUAN TEKNIS
PENGANGKATAN AUDITOR
KEPADA SEKRETARIS

MEMPERSIAPAN SIDANG
BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT


KEPUTUSAN

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN


PENGANGKATAN JABATAN
FUNGSIONAL AUDITOR

SURAT KEPUTUSAN
PENGANGKATAN JABATAN
FUNGSIONAL AUDITOR
DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK
TERKAIT

SELESAI

175

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS


Dasar Hukum
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang
Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah
diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor
54 Tahun 2003;
2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan
Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil;
3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang
Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia
5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Pengadaan CPNS
3. SOP Penetapan Peserta Diklat
Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT
TASPEN;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
pembayaran pensiun pertama, THT dan
Asuransi PT TASPEN.

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Keputusan CPNS
2. Surat Perintah Melaksanakan Tugas
3. Surat Tanda Tamat Pelatihan Prajabatan
4. Hasil General Chek Up
5. Surat Keputusan PNS

Pelaksana
No

Aktivitas

Menginventarisir CPNS

Mengusulkan
daftar CPNS
ke Badan
Litbang &
Diklat

Menerima
surat panggilan prajabatan
dari Balai
Diklat

1
Pengadministrasi
Umum
Kasubbag
Kepegawai
an

Kabag
Ortala &
Kepegawai
an

Mutu Baku
3

Sekretaris

Pengadministrasi
Umum

176

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

Output

Database
Kepegawaian

1
Jam

Daftar
CPNS

Daftar CPNS

1
Jam

Surat Panggilan
Diklat

1
Jam

Daftar
CPNS
diterima
Badan
Litbang &
Diklat
Surat
Pangilan
Diklat
Prajabatan

Ket.

Pelaksana
No
4

7
8

Aktivitas

Mutu Baku

Menugaskan
CPNS
mengikuti
Diklat
Prajabatan
Diklat
Prajabatan

Kasubbag
Kepegawai
an

Kabag
Ortala &
Kepegawai
an

Sekreta
ris

Menugaskan
CPNS
mengikuti Tes
Kesehatan
Mengikuti Tes
Kesehatan
Membuat
Konsep Surat
Keputusan
Pengangkatan
CPNS
menjadi PNS

Kasubbag
Kepegawai
an

CPNS

Sekreta
ris

CPNS
Pengadmin
istrasi
Umum

Menandatang Kasubbag
ani Surat
Kepegawai
Keputusan
an
dan
mendistribusik
an

10 Mempersiapkan acara
pengambilan
sumpah PNS

Kabag
Ortala &
Kepegawai
an

Kabag
Ortala &
Kepegawai
an

Sekreta
ris

Pengadmin
istrasi
Umum

11 Melaksanakan CPNS
Pengambilan
Sumpah PNS

Pimpinan

177

Persyaratan/
Perlengkapan
Surat Panggilan
Diklat
Prajabatan

Surat Tugas
Diklat
Prajabatan
CPNS yang
lulus Diklat
Prajabatan

Waktu

Output

1
Jam

Surat
Tugas
Dikat
Prajabatan

2
Minggu

STTPP

1
Jam

Surat
Tugas Tes
Kesehatan

Surat Tugas
Tes Kesehatan
1. Telah
melaksanakan tugas
minimal 1
Tahun
2. STTPP
3. Hasil Tes
Kesehatan
4. SPMT
Konsep Surat
Keputusan

2
Hari
1
Hari

Hasil Tes
Kesehatan
Konsep
Surat
Keputusan

1
Hari

Surat
Keputusan
Pegawai
dan pihak
terkait
menerima
SK

Surat
Keputusan

3
Hari

Surat
Keputusan
Naskah
Sumpah PNS
Konsep Berita
Acara

3
Jam

Acara
pengambil
an sumpah
siap dilaksanakan
Berita
Acara
Pengambilan
Sumpah
PNS

Ket.

FLOWCHART
SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS
MULAI
MENGINVENTARISIR CPNS
MENGUSULKAN DAFTAR CPNS KE
BADAN LITBANG & DIKLAT
MENERIMA SURAT PANGGILAN
PRAJABATAN DARI BALAI DIKLAT
MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI
DIKLAT PRAJABATAN
DIKLAT PRAJABATAN
MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI
TES KESEHATAN
MENGIKUTI TES KESEHATAN
MEMBUAT KONSEP SURAT
KEPUTUSAN PENGANGKATAN
CPNS MENJADI PNS
MENANDATANGANI SURAT
KEPUTUSAN DAN
MENDISTRIBUSIKAN
MEMPERSIAPKAN ACARA
PENGAMBILAN SUMPAH PNS
MELAKSANAKAN PENGAMBILAN
SUMPAH PNS
SELESAI

178

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT


JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR
Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan
Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1994 Nomor 22);
3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang
Pengangkatan,
Pemindahan
dan
Pemberhentian
Pegawai
Negeri
Sipil
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4014);
4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008
tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka
Kreditnya;
5. Keputusan Bersama BKN, BPKP
6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang
Pemberian
Kuasa
dan
Pendelegasian
Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan
Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di
lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Data Base Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Penilaian Angka Kredit Auditor.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK,
Faximile, Telepon,.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Usulam PAK
2. Surat Pengantar
3. Surat Penetapan Angka Kredit
4. Surat Keputusan Tim Penilai

Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian dan BPKP;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
karier Auditor
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat Nota
Dinas ke Inspektur Wilayah
tentang pengumpulan
DUPAK Auditor
Membuat Surat
Keputusan Tim
Penilai Angka
Kredit
Auditor menyiapkan bahan
usulan peng-

Kabag
Ortala &
Kepegaw
aian

Sekretaris

Pengadministrasi
Umum

Kasubbag
Kepegawaian
Pegawai

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
2
Nota Dinas
Surat BPKP &
Hari
Jadwal Pengumpulan
DUPAK ( Bulan
Januari dan Juli)
1
Hari

DUPAK

179

Surat
Keputusan

2
Berkas
Minggu usulan
DUPAK

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

ajuan DUPAK
dan menyerahkan ke Subbag
Kepegawaian
DUPAK
1
4 Mengelompokk PengadmiMinggu
nistrasi
an Daftar
Umum
Usulan
Penetapan
Angka Kredit
A. DUPAK Auditor Ahli Madya dan Ahli Utama
DUPAK Auditor
1
A.1 Membuat Surat
Ahli Madya dan
Hari
Pengantar
Ahli Utama
DUPAK ke
BPKP
1
Surat Pengantar
PengadmiA.2 Mengirimkan
Hari
dan Berkas
Berkas usulan nistrasi
DUPAK
Umum
DUPAK dan
surat pengantar
ke Pusbin JFA
BPKP
A.3 Pusbin JFA
BPKP memproses DUPAK
dan menetapkan angka
kredit (PAK)
A.4 Menerima
Penetapan
PAK

Tim Penilai
Pusbin JFA

Surat Pengantar
dan Berkas
DUPAK

Pengadministrasi
Umum

Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)
Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)

A.5 Mendistribusi- Pengadmikan dan


nistrasi
mengarsipkan Umum
Surat
Penetapan PAK

B.1 Merekap
DUPAK
masing-masing
Auditor sesuai
format Kertas
Kerja Tim
Penilai
B.2 Mempersiapkan Kegiatan
Pelaksanaan
Penilaian
angka Kredit
B.3 Menyelenggarakan
Kegiatan
penetapan
Angka Kredit
B.4 Membuat Draft
Penetapan
Angka Kredit
B.5 Menanda-

1
Bulan

1
Hari

Output

Ket.

Auditor

Rekapitulasi
DUPAK

Surat
Pengantar

Surat
Pengantar
dan Berkas
DUPAK
terkirim ke
Pusbin JFA
BPKP
Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)

Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)
Surat Penetapan Angka
Kredit (PAK)
terdistribusi
dan
terarsipkan

B. DUPAK Auditor Trampil dan Ahli Pertama serta Ahli Muda


Berkas DUPAK
1
Rekapitulasi
PengadmiMinggu Kertas Kerja
nistrasi
Tim Penilai
Umum

3
Hari

Pelaksanaan
Penghitungan
Siap

Berkas DUPAk
dan Rekapitulasi
Kertas Kerja Tim
Penilai

3
hari

Kertas Kerja tim


Penilai

Kertas Kerja Tim


Penilai

1
Hari

Draft
Penetapan
angka Kredit
Penetapan

Pengadministrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum
Tim Penilai

Tim
Penilai

Sekretaris Inspektur Draft Penetapan

180

Pelaksana
No

Aktivitas

tangani Surat
Keputusan
Penetapan
Angka Kredit
B.6 Mendistribusi- Pengadmikan dan meng- nistrasi
arsipkan Surat Umum
Penetapan PAK

3
Jenderal

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Angka Kredit
Hari
Angka Kredit

Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)

181

1
Hari

Surat
Penetapan
Angka Kredit
(PAK)
terdistribusi
dan
terarsipkan

Ket.

FLOWCHART
SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT
JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR
Mulai
MEMBUAT NOTA DINAS KE
INSPEKTUR WILAYAH TENTANG
PENGUMPULAN DUPAK AUDITOR
MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN TIM
PENILAI ANGKA KREDIT
AUDITOR MENYIAPKAN BAHAN
USULAN PENGAJUAN DUPAK DAN
MENYERAHKAN KE SUBBAG
KEPEGAWAIAN
MENGELOMPOKKAN DAFTAR
USULAN PENETAPAN ANGKA
KREDIT

Tidak

AUDITOR
AHLI
Ya
MEMBUAT SURAT PENGANTAR
DUPAK KE BPKP
MENGIRIMKAN BERKAS USULAN
DUPAK DAN SURAT PENGANTAR
KE PUSBIN JFA BPKP
PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES
DUPAK DAN MENETAPKAN ANGKA
KREDIT (PAK)

MEREKAP DUPAK MASING-MASING


AUDITOR SESUAI FORMAT KERTAS
KERJA TIM PENILAI
MEMPERSIAPKAN KEGIATAN
PELAKSANAAN PENILAIAN ANGKA
KREDIT
MENYELENGGARAKAN KEGIATAN
PENETAPAN ANGKA KREDIT

MENERIMA PENETAPAN PAK

MEMBUAT KONSEP PENETAPAN


ANGKA KREDIT

MENANDATANGANI SURAT
KEPUTUSAN PENETAPAN ANGKA
KREDIT

MENDISTRIBUSIKAN DAN
MENGARSIPKAN SURAT
PENETAPAN PAK
SELESAI

182

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PENSIUN


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan
disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun
1999;
2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun
Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya;
3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang
Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Pengajuan TASPEN
Peringatan:
1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap
tidak akan diproses, baik di Subbag
Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN;
2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak
terpenuhi, maka akan menghambat proses
Pensiun.
Pelaksana
No

Aktivitas

Membuat
memorandum
/Nota Dinas
pemberitahuan
kepada PNS
yang mencapai
BUP
Pegawai menyiapkan berkas Pensiun
dan menyerahkan ke
Subbag
Kepegawaian
Memeriksa
kelengkapan
berkas pensiun
Membuat Surat
Pengantar dari
Sekretaris yang
ditujukan ke
Biro
Kepegawaian
Mengirimkan
berkas pensiun
ke Biro
Kepegawaian

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Pensiun.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK,
Faximile, Telepon.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rekapitulasi daftar
pegawai yang akan
Pensiun
2. Nota BKN
3. Persetujuan Teknis BKN

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

Pengadministrasi
Umum

Database
Kepegawaian

2
Hari

Memorandum/ Nota
Dinas

Pegawai

Memorandum/
Nota Dinas

2
Hari

Berkas
Pensiun

Kasubbag
Kepegawaian
Kasubbag
Kepegawaian

Berkas Pensiun

2
Hari

Draft Surat
Pengantar

1
Hari

Berkas
Pensiun
lengkap
Surat
Pengantar

Surat Pengantar
& Berkas
Pensiun

1
Hari

Kabag
Ortala &
Kepegawaian

Sekretaris

Kasubbag
Kepegawaian

183

Surat Pengantar &


Berkas
Pensiun ter-

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Proses di Biro
Kepegawaian

Proses di BKN BKN

Persetujuan/
Nota dari BKN
dikirimkan ke
Biro Kepegawaian

BKN

Untuk Pangkat
diatas III/c s/d
IV/b SK
Kenaikan
Pangkat di
buat oleh Biro
Kepegawaian
SK Pensiun
disampaikan
ke Pegawai
melalui
Subbag
Kepegawaian
Untuk Pangkat
diatas IV/c
Pertimbangan
Teknis BKN
disampaikan
ke Sekretariat
Negara
Sekretariat
Negara
Membuat Surat
Keputusan
Pensiun
Surat Keputusan Pensiun di
sampaikan ke
Biro Kepegawaian
SK Pensiun
disampaikan ke
Pegawai
melalui Subbag
Kepegawaian

Biro Kepegawaian

10

11

12

13

14

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

kirim ke Biro
Kepegawaian
Surat Pengantar
2
Surat Usul & Kewena& Berkas
Hari Berkas
ngan
Pensiun
Pensiun
Biro
terkirim ke
Kepega
BKN
waian
Surat Usul &
1
Nota BKN
Kewena
Berkas Pensiun Minggu dan
ngan
Persetujuan BKN
Teknis untuk
Gol. IV/c
keatas
Kewena
1
Nota BKN
Nota BKN dan
ngan
Hari terkirim ke
Persetujuan
Biro Kepega- BKN
Teknis untuk
waian dan
Gol. IV/c ke atas
Persetujuan
Teknis untuk
Gol. IV/c ke
atas terkirim
ke Setneg
3
SK Pensiun Kewena
Nota
Hari Gol. III/c s/d ngan
Persetujuan
Biro
IV/b
BKN
Kepega
waian

Biro
Kepegawaian

SK Pensiun Gol.
III/c s/d IV/b

1
Hari

SK Pensiun
Gol. III/c s/d
IV/b diterima
pegawai

Biro Kepegawaian

Nota
Persetujuan
BKN

2
hari

Surat Pengantar & Nota


Persetujuan
BKN

Sekretariat
Negara

Surat Pengantar
& Nota
Persetujuan
BKN

2
SK Pensiun
Bulan Gol. IV/c ke
atas

Sekretariat
Negara

SK Pensiun Gol.
IV/c keatas

1
Hari

SK Pensiun Gol.
IV/c keatas

1
Hari

Biro Kepegawaian

Biro
Kepegawai
an

Ket.

Subbag
Kepegaw
aian

Subbag
Kepegaw
aian

184

SK Pensiun
Gol. IV/c ke
atas diterima
Biro Kepegawaian
SK Pensiun
Gol.
IV/c keatas
diterima
Pegawai

Kewena
ngan
Biro
Kepega
waian

Kewena
ngan
Sekretar
iat
Negara

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN PENSIUN
Mulai
MEMBUAT MEMORANDUM / NOTA
DINAS PEMBERITAHUAN KEPADA
PNS YANG MENCAPAI BUP
PEGAWAI MENYIAPKAN BERKAS
PENSIUN DAN MENYERAHKAN KE
SUBBAG KEPEGAWAIAN
MEMERIKSA KELENGKAPAN
BERKAS PENSIUN
Tidak
LENGKAP?
Ya
MEMBUAT SURAT PENGANTAR
DARI SEKRETARIS YANG
DITUJUKAN KE BIRO
KEPEGAWAIAN

MENGIRIMKAN BERKAS PENSIUN


KE BIRO KEPEGAWAIAN
PROSES DI BIRO KEPEGAWAIAN
PROSES DI BKN
PERSETUJUAN/NOTA DARI
BKN/PERTIMBANGAN TEKNIS
Tidak
Gol IV/c
Ya
PERTIMBANGAAN TEKNIS BKN
DISAMPAIKAN KE SEKRETARIAT
NEGARA

PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN


DISAMPAIKAN KE BIRO
KEPEGAWAIAN

SEKRETARIAT NEGARA MEMBUAT


SURAT KEPUTUSAN PENSIUN

BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT


SURAT KEPUTUSAN PENSIUN

SURAT KEPUTUSAN PENSIUN DI


SAMPAIKAN KE BIRO
KEPEGAWAIAN

SK PENSIUN DISAMPAIKAN KE
PEGAWAI MELALUI SUBBAG
KEPEGAWAIAN

SELESAI
185

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP UJIAN DINAS/UPKP


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan
Atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang
Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;
3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang
Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
5. KMA Nomor 172 Tahun 1988 tentang Pedoman Ujian Dinas di Lingkungan Departemen
Agama;
6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan
Departemen Agama;
7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Data Base Kepegawaian
2. SOP Izin Tugas Belajar

Kualifikasi Pelaksanaan:
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
tentang Ujian Dinas/ UPKP.

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari
Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer, Sarana
Tranportasi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Ijazah
2. Surat Izin Tugas Belajar
3. Surat Pengantar

Peringatan:
1. Jika kelengkapan data base pegawai tidak
lengkap, atau salah satu kegiatan belum
terpenuhi, maka akan menghambat proses
kenaikan
pangkat/penyesuaian
ijazah
pegawai.
2. Jika izin tugas belajar belum terpenuhi, maka
akan menghambat proses penyesuaian ijazah
pegawai
Pelaksana
No

Aktivitas

Inventarisasi
pegawai yang
akan diajukan
untuk mengikuti
Ujian
Dinas/UPKP

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
1. Database
Kepegawaian
2. Kenaikan
pangkat dari
Gol II ke Gol III
3. Pegawai yang
mempunyai
ijazah
setingkat lebih
tinggi

Pengadministrasi
Umum

186

1
Hari

Output
Daftar
pegawai
yang akan
diusulkan
Ujian dinas/
UPKP

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mengumpulkan
berkas persyaratan, membuat karya tulis
Membuat Surat
Pengantar

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

Pegawai

Pengadministrasi
Umum
Mengirimkan
Pengadmiberkas dan surat nistrasi
pengantar ke
Umum
Biro
Kepegawaian

Mengikuti Ujian
Tertulis

Pegawai

Mengikuti Ujian
Karya Tulis

Pegawai

Mengikuti Ujian
Kompetensi

Pegawai

Biro
Kepegawaian
menerbitkan
Sertifikat Lulus
Ujian Dinas/
UPKP
Sertifikat di
serahkan ke
pegawai melalui
Subbag
Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Konsep Surat
Pengantar

Surat Pengantar
& Berkas
Pengajuan

Pegawai

Pegawai

Pegawai

Pengadministrasi
Umum

187

1
Minggu

Berkas
Persyaratan

1
Minggu

Surat
Pengantar

1
Hari

Surat
Pengantar &
Berkas
Pengajuan
diterima
Biro Kepegawaian
Pegawai
mengikuti
Ujian
Pegawai
mengikuti
Ujian
Pegawai
mengikuti
Ujian

Hasil Ujian

Sertifikat
Lulus

Sertifikat Lulus

Sertifikat
Lulus
diterima
pegawai

Ket.

FLOWCHART
SOP UJIAN DINAS/UPKP
MULAI
INVENTARISASI PEGAWAI YANG
AKAN DIAJUKAN UNTUK
MENGIKUTI UJIAN DINAS/UPKP
MENGUMPULKAN BERKAS
PERSYARATAN, MEMBUAT KARYA
TULIS
MEMBUAT SURAT PENGANTAR
MENGIRIMKAN BERKAS DAN
SURAT PENGANTAR KE BIRO
KEPEGAWAIAN

MENGIKUTI UJIAN
TERTULIS

MENGIKUTI UJIAN KARYA


TULIS

Tidak
LULUS ?
Ya
BIRO KEPEGAWAIAN
MENERBITKAN SERTIFIKAT LULUS
UJIAN DINAS/UPKP
SERTIFIKAT DI SERAHKAN KE
PEGAWAI MELALUI SUBBAG
KEPEGAWAIAN
SELESAI

188

MENGIKUTI UJIAN KOPETENSI

Lampiran5

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG ORTALA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan


SOP Keortalaan
SOP Notulen Rapat
SOP Pelaksanaan Kegiatan
SOP Pelaksanaan Rapat
SOP Pelaporan Kegiatan
SOP Pembuatan TOR Kegiatan
SOP Pembukaan Kegiatan
SOP Penerbitan Majalah
SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen
SOP Perekrutan Pemantau Haji
SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan

189

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Internal Pemerintah;
2. Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan
2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan
3. SOP Pelaksanaan Kegiatan
4. SOP Pelaporan Kegiatan
Peringatan:
1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat
diketahui.
2. Kegiatan tidak optimal;
3. Kegiatan dianggap fiktif;

Kualifikasi Pelaksana:
Memiliki kemampuan/kompetensi dalam mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, ATK, LCD, layar, dan lain-lain

Pencatatan dan Pendataan:


1. Laporan hasil kegiatan;
2. Data-data yang berkaitan dengan pelaksanaan
kegiatan.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1. Mempersiapkan hasil- Pengadmi


hasil penyelenggara- nistrasi
Umum
an kegiatan
Pengad2. Memeriksa kelengministrasi
kapan hasil-hasil
penyelenggaraan ke- Umum
giatan
3. Mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan,
meliputi:
a. Acara Pembukaan Kasubbag

b. Pelaksanaan
kegiatan

Kasubbag

c. Tempat Acara

Kasubbag

d. Konsumsi

Kasubbag

e. Pengelolaan
Keuangan
f. Perlengkapan

Kasubbag
Kasubbag

g. Transportasi

Kasubbag

Mutu baku
Persyaratan/
Waktu
Output
perlengkapan
Laporan Ke1
Bahan evaluasi
giatan
Jam penyelenggaraan kegiatan
Bahan
1
Terperiksanya
evaluasi
Jam kelengkapan
kegiatan
bahan evaluasi
kegiatan

Dokumentasi
pembukaan

15 Terevaluasinya
menit Acara
Pembukaan
Hasil
1
Terevaluasi
Kegiatan
jam Pelaksanaan
Kegiatan
Tempat
15 Terevaluasinya
Acara
menit Tempat Acara
Konsumsi
15 Terevaluasinya
menit penyediaan
konsumsi
SPJ
1
Terevaluasinya
Keuangan
Jam SPJ Keuangan
15 Terevaluasinya
Perlengkapan
menit penggunaan
yang
perlengkapan
digunakan
15 Terevaluasinya
Transportasi
menit penggunaan
yang
transportasi
digunakan

190

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

h. Dokumentasi

Kasubbag

4.

Membuat surat hasil


evaluasi kegiatan

Pengadministrasi
Umum

5.

Mengoreksi draft
surat hasil evaluasi
kegiatan
Menandatangani
surat hasil evaluasi
kegiatan

Kasubbag

6.

7.

Kabag

Menyampaikan surat Pengadministrasi


hasil evaluasi
Umum
kegiatan pada
Sekretaris

191

Mutu baku
Persyaratan/
Waktu
Output
perlengkapan
Dokumentasi
30 Terevaluasinya
Kegiatan
menit kelengkapan
dokumentasi
Hasil evaluasi
2
Tersusunnya
pelaksanaan
Jam draft surat hasil
kegiatan
evaluasi kegiatan
Draft surat
30
Koreksi surat
evaluasi
Menit hasil evaluasi
kegiatan
kegiatan
Surat hasil
10
Surat hasil evaevaluasi
Menit luasi kegiatan
kegiatan
yang telah
ditandatangani
5
Diterimanya
Surat hasil
Menit surat hasil evaevaluasi
luasi kegiatan.
kegiatan

Ket.

FLOWCHART
SOP EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
MULAI

MEMPERSIAPKAN
BAHAN EVALUASI
PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MENELITI KELENGKAPAN BAHAN EVALUASI


PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MELAKUKAN EVALUASI
TERHADAP:

ACARA PEMBUKAAN
PELAKSANAAN
TEMPAT ACARA
KONSUMSI
PENGELOLAAN KEUANGAN
PERLENGKAPAN
TRANSPORTASI
DOKUMENTASI

MEMBUAT DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENGOREKSI DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENANDATANGANI SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

MENYAMPAIKAN SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

SELESAI

192

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP KEORTALAAN
Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. Tugas Mekanisme dan Tata Kerja di Lingkungan Inspektorat Jenderal.
2. Struktur organisasi Inspektorat Jenderal.
Peringatan:
1. Tidak terlaksananya tugas, mekanisme dan tata
kerja di lingkungan Itjen akan mengganggu
keortalaan di Itjen;
2. Tidak adanya struktur organisasi yang jelas/
sesuai akan menyebabkan hambatan dalam
organisasi.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami keortalaan;
2. Memahami tugas dan fungsi di lingkungan
Inspektorat Jenderal.

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, ATK, dan lain-lain

Pencatatan dan Pendataan:


1. Pelaksanaan kegiatan setiap bagian pada
Sekretariat
2. Pelaksanaan kegiatan pada Inspektur Wilayah

Pelaksana
No

Aktivitas

1. Mengumpulkan
bahan untuk penyusunan uraian
tugas, mekanisme
dan tata kerja
2. Menelaah tugas, mekanisme dan tata
kerja Itjen yang ada

Tim analisis ortala


Itjen

3. Mengidentifikasi
kebutuhan pengorganisasian pada
Itjen
4. Menganalisa antara
tugas, mekanisme
dan tata kerja yang
ada dengan yang
dibutuhkan.

Tim analisis ortala


Itjen

Mutu Baku
3

Peraturan
dan kebijakan pengorganisasian
Itjen
Tugas, Mekanisme dan
tata kerja
Itjen yg ada
Tugas, Mekanisme dan
tata kerja yg
diperlukan
Perbandingan tugas,
mekanisme
dan tata
kerja yg ada
dan yg
diperlukan
Hasil analisa
tugas, mekanisme dan
tata kerja
Draft tugas,
mekanisme
dan tata
kerja yang

Tim analisis ortala


Itjen

Tim analisis ortala


Itjen

5. Membuat draft peng- Tim analisis ortala


organisasian Itjen
sesuai hasil analisa Itjen
6. Membuat laporan
hasil analisa pengorganisasian Itjen

Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Tim analisis ortala


Itjen

193

Output

2
Bahan penyuHari sunan uraian
tugas, mekanisme dan tata
kerja.
3
Hasil telaah
Hari tugas, mekanisme dan
tata kerja Itjen.
3
Identifikasi
Hari kebutuhan
organisasi

Ket.
Waktu
minimal
yg dibutuhkan.

3
Hasil analisa
Hari tugas, mekanisme dan tata
kerja

3
Draft tugas,
Hari mekanisme dan
tata kerja yang
tidak tumpang.
Usulan
2
Laporan hasil
Jam analisa pengor- penyeganisasian Itjen suaian

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
3

7. Menyampaikan
laporan hasil analisa
pengorganisasian
Itjen pada pimpinan.

Ketua tim
analisis

8. Menyelenggarakan
pembahasan laporan
hasil analisa pengorganisasian Itjen
9. Membuat kesepakatan hasil pembahasan
analisa pengorganisasian Itjen

Tim anali- Pejabat Pejabat


Fungsisis ortala Strukonal
tural
Itjen

10. Menyampaikan hasil


kesepakatan pada
pimpinan
11. Membuat konsep
keputusan Irjen tentang (penyesuaian)
pengorganisasian
12. Mengoreksi konsep
SK Irjen tentang
keortalaan
13. Mengajukan Konsep
SK Irjen tentang
keortalaan pada Kepala Bagian untuk
disetujui
14. Mengajukan SK tentang keortalaan pada
Irjen
15. Membuat konsep
uraian jabatan, beban tugas dan fungsi

Tim analisis ortala


Itjen
Subbag
Ortala

Tim anali- Pejabat Pejabat


Fungsisis ortala Strukonal
tural
Itjen

Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

tidak
tumpang
Laporan
hasil analisa
pengorganisasian
Itjen
Laporan
hasil analisa
pengorganisasian Itjen
Hasil pembahasan
analisa
pengorganisasian Itjen

hasil kesepakatan
Hasil kesepakatan
analisis
organisasi
Konsep SK
Irjen tentang
organisasi
Koreksi
konsep SK
Irjen tentang
organisasi

Subbag
Ortala
Subbag
Ortala

Kepala
Bagian
Ortapeg

Subbag
Ortala

Kepala
Bagian
Ortapeg

SK Irjen
tentang
organisasi
SK Irjen
tentang
Keortalaan

Subbag
Ortala

16. Mengajukan konsep Subbag


Ortala
uraian jabatan, beban tugas dan fungsi
pada pimpinan

Konsep uraian jabatan,


beban tugas
dan fungsi
pada Itjen

194

Output

Ket.

15 TersampaikanMenit nya laporan

3
Hasil diskusi/
Hari pembahasan
analisa pengorganisasian Itjen
1
Kesepakatan
Jam hasil pembahasan analisa
pengorganisasian Itjen

10 Diterimanya
Menit hasil kesepakatan
2
Konsep SK Irjen
Jam

30 Hasil koreksi
Menit Konsep SK Irjen
15 Konsep SK Irjen
Menit yang telah disetujui dan diparaf

1
SK Irjen yang
Hari telah ditandatangani
3
Konsep uraian
Hari jabatan, beban
tugas dan fungsi
pada Itjen
3
DitandatanganiHari nya konsep
uraian jabatan,
beban tugas
dan fungsi pada
Itjen

Tidak
adanya
tumpang
tindih
dalam
pengorganisasi
an
Itjen

FLOWCHART
SOP KEORTALAAN
MULAI

MENGUMPULKAN BAHAN UNTUK PENYUSUNAN URAIAN TUGAS, MEKANISME


DAN TATA KERJA

MENELAAH TUGAS, MEKANISME DAN


TATA KERJA ITJEN YANG ADA

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN
PENGORGANISASIAN PADA ITJEN

MENGANALISA ANTARA TUGAS,


MEKANISME DAN TATA KERJA YANG
ADA DENGAN YANG DIBUTUHKAN.

MEMBUAT DRAFT PENGORGANISASIAN


ITJEN SESUAI HASIL ANALISA

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISA


PENGORGANISASIAN ITJEN

MENGOREKSI KONSEP SK IRJEN


TENTANG KEORTALAAN

MENYAMPAIKAN LAPORAN HASIL


ANALISA PENGORGANISASIAN
ITJEN PADA PIMPINAN.

MENGAJUKAN KONSEP SK
IRJEN TENTANG KEORTALAAN
PADA KEPALA BAGIAN
UNTUK DISETUJUI

MENYELENGGARAKAN PEMBAHASAN LAPORAN HASIL ANALISA


PENGORGANISASIAN ITJEN

MENGAJUKAN SK TENTANG
KEORTALAAN PADA IRJEN

MEMBUAT KESEPAKATAN HASIL


PEMBAHASAN ANALISA
PENGORGANISASIAN ITJEN

MEMBUAT KONSEP URAIAN


JABATAN, BEBAN TUGAS
DAN FUNGSI

MENYAMPAIKAN HASIL
KESEPAKATAN PADA PIMPINAN

MENGAJUKAN KONSEP URAIAN


JABATAN, BEBAN TUGAS DAN
FUNGSI PADA PIMPINAN

MEMBUAT KONSEP KEPUTUSAN


IRJEN TENTANG (PENYESUAIAN)
PENGORGANISASIAN

SELESAI

195

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP NOTULEN RAPAT


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
SOP Pelaksanaan Rapat
Peringatan:
Tidak terlaksana notulen rapat

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer dengan
baik;
2. Mampu mengetik dengan cepat;
3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan
dengan baik.

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Usulan dan masukan dari para peserta
2. Hasil akhir rapat
3. Pendokumentasian hasil-hasil rapat

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Meminta agenda Notulen


rapat dari pimpinan rapat

2.

Mencatat semua
usulan dan pendapat dari para
peserta rapat
selama rapat
berlangsung

Notulen

3.

Mencatat hasilhasil akhir keputusan rapat

Notulen

4.

Menyerahkan
hasil akhir
keputusan rapat
kepada pimpinan
rapat untuk dibacakan sebelum
rapat ditutup

Notulen

196

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
5
Diterimanya
menit apa saja
agenda yang
akan dibahas
dalam rapat
Komputer atau Selama Tercatatnya
semua
Laptop
rapat
berlang usulan dan
pendapat
sung
dari para
peserta
selama rapat
berlang-sung
Komputer atau Selama Tercatatnya
hasil-hasil
Laptop
rapat
berlang akhir keputusan rapat
sung
5
Dibacakannya
Komputer atau
Laptop
dan menit hasil akhir keputusan rapat
printer
oleh pimpinan
rapat

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Menggandakan
hasil akhir keputusan rapat

Notulen

6.

Mendistribusikan
hasil keputusan
rapat kepada
para peserta
rapat

Notulen

7.

Mengarsipkan
hasil keputusan
rapat

Notulen

197

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Mesin fotokopi
10
Tergandakan
menit nya hasil
akhir
keputusan
rapat
Hasil keputus10
Terdistribusian rapat yang
menit kan nya hasil
sudah diganda
keputusan
kan
rapat kepada
para peserta
rapat
2
Diarsipkannya
menit hasil-hasil keputusan rapat

FLOWCHART
SOP NOTULEN RAPAT

MULAI

MEMINTA AGENDA RAPAT


DARI PIMPINAN RAPAT

MENCATAT SEMUA USULAN DAN PENDAPAT DARI PARA PESERTA RAPAT


SELAMA RAPAT BERLANGSUNG

MENCATAT HASIL-HASIL AKHIR


KEPUTUSAN RAPAT

MENYERAHKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN


RAPAT KEPADA PIMPINAN RAPAT UNTUK
DIBACAKAN SEBELUM RAPAT DITUTUP

MENGGANDAKAN HASIL
AKHIR KEPUTUSAN RAPAT

MENDISTRIBUSIKAN HASIL
KEPUTUSAN RAPAT

MENGARSIPKAN HASIL
KEPUTUSAN RAPAT

SELESAI

198

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan TOR kegiatan;
2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan;
3. SOP Pencairan Anggaran
4. SOP Permintaan Barang
5. SOP Peminjaman Kendaraan
Peringatan:
1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat
diketahui.
2. Kegiatan tidak optimal
3. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan.
4. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuhkan.
5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer
2. Mampu menganalisis materi-materi kegiatan
3. Memahami tugas dan fungsinya

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy,
ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound
system, Spanduk, dan Kendaraan roda empat,

Pencatatan dan Pendataan:


1. Daftar hadir
2. Rincian keuangan

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Penyiapan
Tempat
Acara

Panitia

2.

Acara
Pembukaan

Panitia/MC

3.

Pelaksanaan Narasumber Moderator


Acara

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Layar, LCD,
Laptop, Spanduk, Palu,
Sound system,
dan Tabel Tag
Pembacaan
Ayat Suci Al
Quran, Lagu
Indonesia
Raya, Laporan
Panitia, Arahan
Pimpinan, dan
Doa
Paparan dari
Narasumber

Pimpinan

199

Output

1
jam

Tempat acara
yang siap
untuk
digunakan

1
jam

Terselenggaranya acara
pembukaan

3
hari

Terselenggaranya acara
kegiatan

Ket.

Pelaksana
No
4.

Aktivitas
Acara
Penutupan

Panitia
Pelaksana
Kegiatan

Pimpinan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Laporan
Panitia dan
Arahan
Penutup

200

1
jam

Output

Terselenggar
anya acara
penutupan

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN

MULAI

PENYIAPAN
TEMPAT ACARA

ACARA
PEMBUKAAN

PELAKSANAAN ACARA

ACARA PENUTUPAN

SELESAI

201

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN RAPAT


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Permintaan Konsumsi
2. SOP Pemakaian ruang dan peralatan
3. SOP Peminjaman dan Pengembalian barang
Inventaris
4. SOP Notulen Rapat
Peringatan:
1. Tidak tersEdianya konsumsi rapat
2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat
3. Tidak tersdianya sarana untuk rapat
4. Tidak tercatatnya hasil rapat
Pelaksana
No
1.

2.

Aktivitas

Menyiapkan Pelaksana
surat
undangan
dan absen
Mendistribu- Pelaksana
sikan surat
undangan

3.

Menyiapkan Pelaksana
tempat rapat

4.

Membuka
rapat
Pelaksanaan
rapat

5.

Pimpinan
rapat
Pimpinan
rapat

Peserta
rapat

Notulen

202

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki Kewenangan Menetapkan Peraturan dan Kebijakan
2. Memiliki kemampuan memahami masalah
yang akan dibahas dalam rapat
3. Mampu mengoperasikan Laptop dan LCD
4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan
cepat

Peralatan/Perlengkapan:
Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD,
Layar, Sound System.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Daftar hadir
2. Bahan Rapat

Mutu Baku
Ket.
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
30 Undangan
Laptop, Printer,
Menit siap untuk
Kertas, Mesin
didistriFoto Copy,
busikan
Stempel
Surat undangan
20 Surat undangyang sudah
menit an diterima
digandakan
seluruh
peserta
30 Tempat rapat
LCD, Layar,
Sound System, menit siap untuk
digunakan
Daftar Absen
Kehadiran, Dll
Para peserta
5
Dimulainya
telah hadir
menit rapat
Diikuti para
Kondi- Terlaksana- Waktu
peserta rapat
sional nya rapat
tergantung
agenda
rapat

Pelaksana
No

Aktivitas

6.

Pembacaan Pimpinan
rapat
hasil-hasil
rapat

7.

Menutup
rapat

Pimpinan
rapat

203

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Notulen rapat
10 Kesimpulan
menit hasil-hasil
rapat diketahui seluruh
peserta
agenda rapat
Rapat selesai
5
telah selesai
menit
dibicarakan

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAKSANAAN RAPAT

MULAI

PENYIAPAN SURAT
UNDANGAN DAN

PENDISTRIBUSIAN
SURAT UNDANGAN

PENYIAPAN
TEMPAT RAPAT

PEMBUKAAN
RAPAT

PELAKSANAAN
RAPAT

PEMBACAAN
HASIL-HASIL

PENUTUPAN
RAPAT

SELESAI

204

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAPORAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Pembuatan TOR kegiatan;
2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan;
3. SOP Pelaksanaan Kegiatan.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan
laporan
2. SK Kegiatan

Pelaksana

1.

2.

3.

Aktivitas

Mengumpul- Pelaksana
kan bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan setelah kegiatan selesai
dilaksanakan
Pelaksana
Menyusun
bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
Mengoreksi Kasubbag
bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun

menyusun

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy,
ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound
system, Spanduk, Kendaraan roda empat, dan
Hotel
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar Hadir;
2. Bahan Narasumber;
3. Bahan hasil sidang Komisi;
4. Bahan Hasil Sidang Pleno.

Peringatan:
1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat
diketahui;
2. Kegiatan tidak optimal;
3. Tidak ada yang dilaaporkan.

No

dalam

Mutu Baku
3

Kabag

205

Persyaratan/

Waktu

Output

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan

1
jam

Terkumpulnya
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah selesai
dilaksanakan

Kumpulan
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan

1
jam

Tersusunnya
bahan-bahan
dan hasilhasil kegiatan

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah tersusun

1
jam

Terkoreksinya
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun

Perlengkapan

Ket.

Pelaksana
No
4.

5.

6.

7.

8.

Aktivitas
Memaraf
bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun
Menandatangani
bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun
Menggandakan bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun
Menyampaikan bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun ke
subbag
Evalap dan
Subbag
Keuangan
Mendokumentasikan
satu naskah
bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan
yang telah
disusun

1
Kasubbag

Mutu Baku
3

Kabag

Persyaratan/
Perlengkapan

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah tersusun

Sekretaris

Waktu

Output

5
menit

Terparafnya
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun

5
menit

Tertandatanga
ninya bahanbahan dan
hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun

Pelaksana

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah tersusun

2
Jam

Tergandakannya bahanbahan dan


hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun

Pelaksana

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah tersusun

5
menit

Sampainya
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun
ke Subbag
Evalap

Pelaksana

Bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah tersusun

5
menit

Terdokumentasikannya
bahan-bahan
dan hasil-hasil
kegiatan yang
telah disusun

206

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAPORAN KEGIATAN

MULAI

MENGUMPULAN BAHAN-BAHAN DAN


HASIL-HASIL KEGIATAN SETELAH KEGIATAN SELESAI DILAKSANAKAN

MENYUSUN BAHAN-BAHAN DAN


HASIL-HASIL KEGIATAN

MENGOREKSI BAHAN-BAHAN
DAN HASIL-HASIL KEGIATAN
YANG TELAH DISUSUN

MEMARAF BAHAN-BAHAN
DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MENANDATANGANI
BAHAN-BAHAN DAN HASILHASIL KEGIATAN YANG
TELAH DISUSUN

MENGGANDAKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL


KEGIATAN YANG TELAH
DISUSUN

MENYAMPAIKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL


KEGIATAN YANG TELAH
DISUSUN KE SUBBAG EVALAP
DAN SUBBAG KEUANGAN

MENDOKUMENTASIKAN SATU
NASKAH BAHAN-BAHAN DAN
HASIL-HASIL KEGIATAN YANG
TELAH DISUSUN

SELESAI

207

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Kalender Kegiatan
2. SOP SK Kegiatan
3. SOP Penerbitan SK Kegiatan
Peringatan:
1. Tumpang tindihnya kegiatan
2. Tidak adanya payung hukum dari kegiatan
yang akan dilaksanakan.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Mampu menganalisis kegiatan yang akan
dilaksanakan.

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, dan ATK

Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

Output

1. Mengumpulkan
bahan-bahan
yang terkait dengan kegiatan
yang akan
dibuatkan TORnya
2. Mengumpulkan
peraturan
perundangundangan
terkait
3. Membuat
konsep TOR
kegiatan

Pengadministrasi
Umum

10
menit

Terkumpul
nya bahanbahan
untuk pembuatan
TOR

Pengadministrasi
Umum

10
menit

4. Mengoreksi dan
memaraf
konsep TOR
kegiatan
5. Menandatangani TOR
kegiatan
6. Menyerahkan
TOR asli ke Sub
Bagian
Keuangan dan
Evalap

Kasubag

Terkumpul
nya
peraturan
per-UU-an
terkait
Tersusunny
a Konsep
TOR
Kegiatan
Terkoreksin
ya konsep
TOR
kegiatan
Ditandatanganinya
TOR
Diterimany
a TOR asli
oleh Sub
Bagian
Keuangan
dan Evalap

Memuat latar
belakang,
sasaran, dan
tujuan
Konsep TOR
Kegiatan

Pengadministrasi
Umum
Kepala
Bagian

Sekretaris
Itjen

15
menit

10
menit

TOR kegiatan 10
yang telah
menit
diparaf
5
menit

Pengadministrasi
Umum

208

Ket.

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN

MULAI

MENGUMPULKAN BAHAN

MENGUMPULKAN PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN BAHAN

MENYUSUN KONSEP TOR

KOREKSI DAN PEMARAFAN

PENANDATANGANAN

PENGGANDAAN DAN
PENGARSIPAN

PENYERAHAN TOR ASLI


KE SUBBAG KEUANGAN

SELESAI

209

KOREKSI

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan TOR kegiatan;
2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan
Peringatan:
1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat
diketahui.
2. Kegiatan tidak optimal

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan
3. Mampu menjadi MC

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, dan ATK
Pencatatan dan Pendataan:
1. Jadwal acara;
2. Absen peserta.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Pembacaan Panitia
susunan
acara
pembukaan

2.

Pembacaan Panitia
Ayat Suci

3.

Menyanyikan lagu
Indonesia
Raya
Laporan
Panitia

4.

Panitia

Ketua
Panitia

5.

Arahan
Pimpinan

Pimpinan

6.

Doa

Panitia

210

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Susunan
5
informasi
Acara,
menit susunan
Soundsistem
acara
pembuka
an
Al Quran,
5
Lantunan
Soundsistem
menit Ayat suci
sesuai
dengan
kegiatan
Soundsistem
5
Lantunan
menit Lagu
Indonesia
Raya
10
Informasi
Naskah Lapormenit tentang
an, Sound
kegiatan
sistem
Naskah arah30
Arahan
an, Soundmenit Pimpinan
sistem
terhadap
kegiatan
5
Doa
menit

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN
MULAI

PEMBACAAN SUSUNAN
ACARA PEMBUKAAN

PEMBACAAN AYAT SUCI

MENYANYIKAN LAGU
INDONESIA RAYA

LAPORAN PANITIA

ARAHAN PIMPINAN

DOA

SELESAI

211

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENERBITAN MAJALAH FOKUS PENGAWASAN


Dasar Hukum:
PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mempunyai kemampuan menulis
2. Mempunyai kemampuan desain grafis
3. Mempunyai wawasan pengawasan
4. Mempunyai kemampuan komputer
Peralatan/Perlengkapan:
Flash disk, Komputer PC, printer, meja, kursi,
ATK, dan lain-lain

Keterkaitan:
1. SOP Pelaksanaan Rapat;
2. SOP Keortalaan;
3. SOP Pencetakan Buku/Majalah.
Peringatan:
1. Jika penyusunan Majalah FP tidak melalui
Rapat yang sesuai SOP Pelaksanaan Rapat,
maka dapat menghambat kegiatan;
2. Tidak adanya susunan pengorganisasian yang
sesuai maka Penyusunan Majalah FP tidak
berjalan.
3. Majalah tidak tercetak.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Bank Naskah;
2. Gambar/foto kegiatan Itjen;
3. SK Dewan Penyunting Majalah FP.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

1.

Mempersiapkan
bahan rapat

Pelaksana

Bank Naskah
Konsep tema

1
Hari

Bahan rapat
majalah FP

2.

Mengadakan rapat
pembahasan tema

Dewan
Penyunting

1
hari

3.

Mengumumkan
tema majalah

Pelaksana

Konsep Tema
dan
Bahan Rapat
tema majalah

50
hari

Hasil rapat
dan Tema
Majalah
Informasi
tema majalah

4.

Menerima/Mengum Pelaksana
pulkan naskah yang
masuk

Naskah dari
penulis

50
hari

Terkumpulnya
naskah

5.

Mensortir/klasifikasi Pelaksana
naskah

Naskah yang
masuk

2
hari

Terkumpulnya
naskah yang
sesuai tema

6.

Editing naskah,
meliputi:
3. Mengentry Pelaksana
naskah

Naskah yang
sesuai tema

5
hari

Naskah yang
dientry ke
computer
Gambar/foto
sesuai
dengan
naskah
Naskah dan
gambar/foto
yang telah di
layout
Terdistibusi-

7.

b. Menambah
gambar/foto yg
sesuai dengan
tulisan
c. Menyusun Lay
out

Pelaksana

Internet atau
foto kegiatan

4
hari

Pelaksana

Naskah dan
gambar/foto

3
hari

Mendistribusikan

Pelaksana

Draft Majalah

212

Ket.

Selama
naskah
masuk

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

draft majalah ke
dewan penyunting

8.

jam

Mengoreksi draft
majalah
9. Mengumpulkan
hasil koreksi draft
majalah
10. Memperbaiki
naskah sesuai hasil
perbaikan/koreksi
11. Pembuatan Design
Cover Majalah

Dewan
Penyunting
Pelaksana

12. Persetujuan cover


majalah

Kasubag
Ortala

13. Finalisasi majalah


yang akan dicetak
14. Menyerahkan
Majalah untuk
dicetak ke Subbag
Perlengkapan
15. Pencetakan
majalah
16. Mendistribusikan
hasil cetakan
majalah

Draft Majalah
Hasil koreksi
draft majalah

5
hari
1
hari

Pelaksana

Hasil koreksi
draft majalah

3
hari

Pelaksana

Beberapa
contoh design
cover majalah

3
hari

Kabag Sekre- alternatif


Ortapeg taris
design cover
majalah
Pelaksana
Majalah
Subag
Ortala

Soft copy dan


hard copy
Majalah

Subag
Perlengkapan

Rekanan

Subag
Perlengkapan

Soft copy dan


hard copy
Majalah
Cetakan
Majalah

Subag
Tata
Usaha

213

1
Jam
1
hari
15
Meni
t
10
hari

Output

nya draft majalah untuk


dikoreksi dewan penyunting
Hasil koreksi
draft majalah
Terkumpulnya
hasil koreksi
draft majalah
Hasil editing
Majalah
Beberapa
alternatif
design cover
majalah
Cover majalah

Print out
majalah
Diterimanya
Soft copy dan
hard copy
Majalah
Cetakan
Majalah
Terdistribusinya majalah

Ket.

FLOWCHART SOP MAJALAH FOKUS PENGAWASAN

MULAI

MEMPERSIAPKAN
BAHAN RAPAT

MENGADAKAN RAPAT
PEMBAHASAN TEMA

MENGUMUMKAN TEMA

PENGUMPULAN GAMBAR/FOTO

PENGUMPULAN NASKAH

PEMILIHAN GAMBAR/FOTO

MENSORTIR NASKAH

MENGENTRY NASKAH KE
DALAM KOMPUTER

MENYUSUN LAY OUT

DISTRIBUSI DRAFT MAJALAH


KE DEWAN PENYUNTING

KOREKSI OLEH DEWAN PENYUNTING

DRAFT MAJALAH YANG


TELAH DIKOREKSI

MENGUMPULKAN DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI

214

PENGETIKAN PERBAIKAN NASKAH


SESUAI HASIL PERBAIKAN/KOREKSI

PEMBUATAN COVER
MAJALAH SESUAI TEMA

PERSETUJUAN COVER MAJALAH

FINALISASI MAJALAH
YANG AKAN DICETAK

PENYERAHAN MAJALAH YANG SIAP


CETAK KE SUBBAG PERLENGKAPAN

PENCETAKAN MAJALAH

PENDISTRIBUSIAN MAJALAH

SELESAI

215

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO IRJEN


Dasar Hukum:
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Pelaksanaan Kegiatan
2. SOP pencetakan buku/majalah
Peringatan:
1. Tidak tersedianya pidato Irjen
2. Tidak tercetaknya buku/majalah

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengkompilasi naskah pidato Ijen
2. Mampu berkoodinasi dengan sub. Bagian lain
3. Memiliki keahlian komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain
Pencatatan dan Pendataan:
Menginventarisir kegiatan Irjen

Pelaksana
No

Aktivitas

Mengumpulkan pidato
Irjen dari seluruh Bagian

Menggabung
Pelaksana
naskah-naskah
pidato Irjen
yang sudah terkumpul

Membuat Lay
Out naskahnaskah yang
sudah tersusun

Menyusun
draft sambutan Sekretaris
atas nama
Irjen untuk
buku kumpulan pidato
tersebut

Mutu Baku
3

Pelaksana

Persyaratan/
Perlengkapan
Flashdisk untuk
copian filefilenya

Waktu

Output

1
hari

Kumpulan
naskah pidato
Irjen pada berbagai kegiatan

Naskah-naskah
pidato Irjen pada
berbagai
kegiatan

1
hari

Setingan kumpulan naskah


pidato Irjen
dalam bentuk
buku

Pelaksana

Kumpulan
naskah pidato
Irjen pada
berbagai
kegiatan

1
hari

Buku kumpulan
naskah pidato
Irjen pada berbagai kegiatan

Pelaksana

Memuat tema
umum dari seluruh arah
kebijakan yang
tertuang dalam
pidato-pidato
Irjen

2
jam

Tersusunnya
draft sambutan
sekretaris untuk
buku kumpulan
pidato Irjen

216

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mengoreksi
dan memaraf
draft kata
sambutan

Kasubbag

Mengoreksi
dan menandatangani
draft sambutan
Menyerahkan
draft yang
sudah ditandatangani ke
subbag perlengkapan
untuk digandakan

Sekretaris

Kabag

Pelaksana

217

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Terkoreksi dan
Draft kumpulan
terparafnya
naskah pidatokata sambutan
pidato Irjen
Sekretaris
berikut kata
sambutannya
Draft kumpulan
1
Terkoreksi dan
naskah pidatojam
ditandatanganipidato Irjen
nya sambutan
berikut kata
Sekretaris
sambutannya
Draft kumpulan
1
Tergandakannaskah pidatomenit nya buku
pidato Irjen yang
kumpulan
sudah ditandapidato Irjen
tangani kata
sambutannya
oleh Sekretaris

Ket.

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO
INSPEKTUR JENDERAL

MULAI

PENGUMPULAN NASKAH
PIDATO IRJEN DARI
SELURUH BAGIAN

MENGGABUNG NASKAHNASKAH PIDATO IRJEN YANG


SUDAH TERKUMPUL

MEMBUAT LAY OUT


NASKAH-NASKAH YANG
SUDAH TERSUSUN

MENYUSUN DRAFT SAMBUTAN


SEKRETARIS ATAS NAMA INSPEKTUR
JENDERAL UNTUK BUKU KUMPULAN
PIDATO TERSEBUT

MENGOREKSI DAN
MEMARAF DRAFT
KATA SAMBUTAN

MENGOREKSI DAN
MENANDATANGANI
DRAFT SAMBUTAN

MENYERAHKAN DRAFT
YANG SUDAH DISETUJUI KE
SUBBAG PERLENGKAPAN
UNTUK DIGANDAKAN

SELESAI

218

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji;
2. Perpres Nomor 53 Tahun 2008 tentang Biaya
Penyelenggaraan Ibadah Haji Tahun 1429 H/
2008 M;
3. KMA Nomor 396 Tahun 2003 tentang
Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama
Nomor 371 Tahun 2002 Tentang Penyelenggaraan Haji dan Umrah;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Pelaksanaan Rapat
2. SOP Notulen Rapat
3. SOP Surat Tugas Pemantauan
4. SOP Pencairan Anggaran
5. SOP SPPD.
Peringatan:
1. Tidak tersaringnya calon petugas pemantau
haji yang sesuai dengan kualifikasi
2. Tidak tersedianya petugas hasil seleksi
3. Tidak terlaksana tugas pemantauan
4. Tidak tersedianya anggaran
5. Tidak tersedianya SPPD

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memahami tugas dan fungsi Inspektorat
Jenderal;
2. Tidak pernah dikenakan sanksi PP 30;
3. Memiliki pangkat/jabatan minimal 3b/Penata
Muda Tk.I dengan masa kerja minimal 10
tahun;
4. Memiliki Penilaian Kerja (DP3) minimal
predikat baik dalam dua (2) tahun terakhir.

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer/Laptop, printer, ATK, dan Sarana
Transportasi

Pencatatan dan Pendataan:


1. Biodata Petugas Pemantau;
2. Pas Photo;
3. Surat Kesehatan;
4. Visa;
5. Paspor;
6. Tiket Pesawat.

Pelaksana
No

Aktivitas

1. Rapat
pimpinan
penyaringan calon
petugas
pemantau
2. Surat
Penetapan
calon petugas
pemantau
berupa
Surat Tugas
3. Penyusunan
Program
Kerja Pemantauan
dan Uraian
Tugas

Para
Para
pimpinan Inspektur
sekretariat Wilayah

Irjen

Subbag
Perencanaan dan
program

Irjen

Sekretaris

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Petugas
1 (satu)
pemantau yang
hari
sesuai dengan
kualifikasi

Ditandatangani
oleh Sekretaris/
Inspektur
Jenderal

Petugas
pemantau

Data tentang
pelaksanaan
pelayanan haji

219

Output
Tersaringnya calon
petugas
pemantau
haji

1 (satu) Ditetapkanhari
nya nama
calon
petugas
pemantau
melalui
Surat Tugas
1 (satu) Tersusunhari
nya Program Kerja
Pemantauan beserta
Uraian
Tugasnya

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

4 Pembuatan
surat pengusulan
petugas pemantau ke
Setjen Biro
Hubungan
Kerjasama
Luar Negeri

Pelaksana Kasubbag Kabag


pada bagian perencanaan

4
Sekret
aris

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
1 (satu) Surat
Surat Usulan
hari
Usulan
petugas
petugas
pemantau
pemantau
ke Setneg

5. Pengajuan Pelaksana
berkas persetujuan
penugasan
pemantaua
n ke Setjen
Biro
Hubungan
Kerjasama
Luar Negeri

Berkas
petugas
pemantau

2 (dua)
hari

6. Pengajuan Pelaksana
berkas persetujuan
penugasan
pemantauan
ke Setneg

Berkas petugas
pemantau

1 (satu) Persetujuminggu an penugasan pemantauan

7 Menerima
surat persetujuan
dari Setneg

Subbag
TU

Sekretaris Irjen

Petugas Surat
peman- persetujuan
tau
dari Setneg

Surat usulan penugasan ke


Setneg

1 (satu) Kelengkap
hari
an berkas
untuk
petugas
pemantau
1 (satu) Surat
hari
pengajuan
Paspor ke
Dep. Luar
Negeri

8. Pembuatan Pelaksana
surat untuk
pengajuan
Paspor

Persyaratan
pegajuan
Paspor

9. Pengajuan Pelaksana
ke Departemen Luar
Negeri

Surat
pengajuan
Paspor

1 (satu) Paspor
minggu

10. Pembuatan Pelaksana


surat untuk
pengajuan
Visa

Persyaratan
pembuatan
Visa

1 (satu) Surat
hari
Pengajuan
Visa

11. Pengajuan
Visa ke
Kedubes
Kerajaan
Saudi
Arabia
12. Pencairan
dana
pemantauan

Surat
Pengajuan
Visa

1 (satu)
minggu

SPPD

1 (satu) Diterimajam
nya dana
pemantauan

Pelaksana

Subbag
keuangan

Petugas
Pemantau

220

Visa

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

13. Pembekalan para


pemantau

1
Sekretaris Irjen

Para
pemantau

14. Pelaksana- Para


an peman- pemantau
tauan

15. Penyusunan laporan

Para
pemantau

221

Mutu Baku
Ket
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Informasi tugas 1 (satu) Para
Tim Pemantau
hari
pemantau
memahami
tugastugas
pemantauan
Pelayanan
30
TerpantauIbadah haji di
Hari
nya pelakArab Saudi
sanaan haji
Indonesia
di Tanah
Suci
1 (satu) DilaporkanMemuat hasilbulan nya hasilhasil pehasil pemantauan
mantauan
pelaksanaan
haji Indohaji selama di
nesia
Tanah
kepada
Pimpinan

FLOWCHART SOP
PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI
MULAI

RAPAT PENYARINGAN

SURAT PENETAPAN CALON


PETUGAS PEMANTAU BERUPA SURAT TUGAS

PENYUSUNAN PROGRAM KERJA


PEMANTAUAN DAN URAIAN TUGAS

PEMBUATAN SURAT PENGUSULAN


PETUGAS PEMANTAU KE SETJEN BIRO
HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN


PENUGASAN PEMANTAUAN KE
SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA
LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN


PENUGASAN PEMANTAUAN KE
SEKRETARIAT NEGARA

MENERIMA SURAT PERSETUJUAN


DARI SEKRETARIAT NEGARA

PEMBUATAN SURAT
UNTUK PENGAJUAN
PASPOR

PENGAJUAN KE DEPARTEMEN LUAR NEGERI

PEMBUATAN SURAT UNTUK


PENGAJUAN VISA

222

PENGAJUAN VISA KE
KEDUBES KERAJAAN
SAUDI ARABIA

PENCAIRAN DANA PEMANTAUAN

PEMBEKALAN PARA PEMANTAU

PELAKSANAAN PEMANTAUAN

PENYUSUNAN LAPORAN

SELESAI

223

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN


Dasar Hukum:
1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;
2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki pengetahuan dalam kegiatan yang
akan dilaksanakan;
2. Mampu mengoperasikan komputer;
3. Memiliki kemampuan membuat Rencana
Anggaran Belanja (RAB);
Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK.

Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan;
2. SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan;
3. SOP Peminjaman dan Pengembalian BarangBarang Inventaris;
4. SOP Peminjaman Kendaraan
Peringatan:
1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat
diketahui.
2. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan.
3. Tidak tersedianya barang-barang yang
dibutuhkan.
4. Tidak
tersedianya
kendaraan
yang
dibutuhkan.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Ceklis persiapan.
2. Form peminjaman barang.
3. Form peminjaman kendaraan.
4. Form pengeluaran barang.

Pelaksana
No

Aktivitas

Kasubbag

Kepala
Bagian

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output

Persiapan
1.

Membentuk
Panitia

Pelaksana

Draft Kepanitiaan

1
hari

Terbentuk
nya kepanitiaan

2.

Pembuatan
TOR dan SK
kegiatan

Pelaksana

TOR harus memuat latar belakang kegiatan


berikut sasaran
dan tujuannya

3,5
jam

Terwujudnya TOR
dan SK
kegiatan

3.

Penomoran SK
kegiatan

Subbag
Kumdang

SK Kegiatan

4.

Mengarsipkan
TOR dan SK

Staf
Pelaksana

Setelah ditanda
tangani oleh
Sekretaris/Irjen

5.

Rapat Panitia

Panitia

Panitia

Pelaksana
Hotel
Pemesanan
Tempat
Kegiatan
Penyiapan Administrasi Persuratan dan Naskah
1. Penyiapan surat Pelaksana
permohonan
membuka acara
6.

224

Alternatif
Tempat
Kegiatan
Pengetikan/kom
puter, printer

15
SK kegiatmenit an yang
telah diberi
nomor
2
Diarsipkanmenit nya TOR
dan SK
kegiatan
3
Pembagian
jam Tugas
Panitia
1
Hotel
hari Tempat
Kegiatan
15
Draft surat
menit permohonan mem-

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Pengetikan/kom
puter, printer

Output

buka acara
15
Draft surat
hari undangan
peserta,
moderator,
dan narasumber
yang siap
untuk
dikoreksi
10
Surat yang
menit siap untuk
ditandatangani

2.

Penyiapan
surat undangan peserta,
moderator, dan
narasumber

Pelaksana

3.

Koreksi suratsurat

Kasubbag

Kepala
Bagian

4.

Penandatanganan surat

Kasubbag

Kepala
Bagian

5.

Pendistribusian
surat

Pelaksana

Surat yang
sudah ditandatangani

5
Terdistribu
menit sinya surat

6.

Penyusunan
Laporan Panitia
dan Arahan
Irjen/ Sekretaris

Pelaksana

Bahan Laporan
Panitia dan
Arahan Irjen/
Sekretaris

30
Draft
menit Laporan
Panitia dan
Arahan
Irjen/Sekretaris

7.

Koreksi Draft
Laporan Panitia
dan Arahan
Irjen/ Sekretaris

Kasubbag

Kepala
Bagian

Draft Laporan
Panitia dan
Arahan Irjen/
Sekretaris

20
Laporan
menit Panitia dan
Arahan
Irjen/Sekretaris yang
telah
dikoreksi

8.

Penandatangan
Laporan Panitia
dan Arahan
Irjen/ Sekretaris

Kasubbag

Kepala
Bagian

9.

Pengumpulan
naskah yang
masuk dari
narasumber

Pelaksana

Naskah yang
masuk dari
narasumber

10. Penggandaan
naskah

Pelaksana

Naskah yang
akan digandakan

11. Pengarsipan
Arahan, laporan
panitia, naskah,
dan surat
kegiatan

Pelaksana

Arahan, laporan
panitia, naskah,
dan surat
kegiatan

Draft surat

Sekreta- Surat yang siap


ris
untuk ditandatangani

Sekreta- Laporan Panitia


ris
dan Arahan
Irjen/Sekretaris

225

5
Surat yang
menit sudah
ditandatangani

15
Laporan
menit Panitia dan
Arahan
Irjen/Sekret
aris yang
telah ditandatangani
15
Naskah
menit yang masuk
dari narasumber
untuk
digandakan
1
hari

Selesai dan
tergandakan
-nya naskah
kegiatan

5
Tersimpanmenit nya arahan,
laporan panitia, naskah, dan
surat ke-

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Output
giatan

Pencairan Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan


1. Pembuatan
PUM
RAB
2. Pengajuan RAB PUM
Kasubbag Kepala
ke Subbag
Bagian
keuangan
3.

Pencairan
anggaran
kegiatan

PUM

Subbag
Keuangan

4.

Pelaksanaan
kegiatan

Panitia

Para
peserta

Narasumber
dan moderator

226

Rencana
Anggaran
Belanja
Setelah RAB di
SPJ-kan oleh
bagian keuangan
Setelah seluruh
persiapan
selesai

1
jam
10
menit

Terwujudnya RAB
Masuknya
RAB ke
subbag
keuangan
30
Cairnya
menit anggaran
kegiatan
3
hari

Terlaksana
nya
kegiatan

Ket.

FLOWCHART
SOP PERSIAPAN PELAKSAAN KEGIATAN
MULAI

PERSIAPAN

PEMBENTUKAN PANITIA

PEMBUATAN TOR & SK

PENYIAPAN ADMINISTRASI
PERSURATAN DAN NASKAH

PENCAIRAN ANGGARAN DAN


PELAKSANAAN KEGIATAN

KOREKSI TOR & SK

PENYIAPAN SURAT PERMOHONAN


MEMBUKA ACARA

PEMBUATAN RAB

PENGAJUAN TOR & SK


KE SUBBAG EVALAP

PENYIAPAN SURAT UNDANGAN


PESERTA, MODERATOR DAN
NARASUMBER

PENOMORAN SK

KOREKSI DAN
PEMARAFAN TOR & SK

PENANDATANGANAN TOR & SK

PENGARSIPAN

PENGAJUAN RAB KE
SUBBAG KEUANGAN

PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN


KOREKSI SURAT
UNDANGAN PESERTA,
MODERATOR DAN
NARASUMBER

PENANDATANGANAN
SURAT UNDANGAN
PESERTA, MODERATOR
DAN NARASUMBER

PENDISTRIBUSIAN
SURAT UNDANGAN
PESERTA, MODERATOR
DAN NARASUMBER

RAPAT PANITIA
PENYUSUNAN LAPORAN
PANITIA DAN ARAHAN
IRJEN/SEKRETARIS
PEMESANAN
TEMPAT KEGIATAN
KOREKSI DRAFT LAPORAN
PANITIA DAN ARAHAN
IRJEN/SEKRETARIS

PENANDATANGANAN
LAPORAN PANITIA DAN
ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS

227

PELAKSANAAN KEGIATAN

PENGUMPULAN NASKAHNASKAHPENGUMPULAN
NASKAH DARI
DARI NARASUMBER
NARASUMBER
NASKAH

PENGGANDAAN NASKAH
NASKAH
PENGGANDAAN

PENDISTRIBUSIAN
PENDISTRIBUSIAN
NASKAH UNTUK
UNTUK PESERTA
PESERTA
NASKAH

PENGARSIPAN

SELESAI

228

Lampiran6

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

SUBBAGHUKUMDANPERUNDANGUNDANGAN

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

SOPEntryDataSirandang
SOPEntryDataPerpustakaankeSIPUS
SOPPendaftaranAnggotaPerpustakaan
SOPPelayananPeminjamanBukuPerpustakaan
SOPPelayananPengembalianBukuPerpustakaan
SOPAdministrasiPerpustakaan
SOPPersiapanSidangDPSTL
SOPSidangDPSTL
SOPPelaporanSidangDPSTL
SOPPersiapanSidangDPA
SOPSidangDPA
SOPPelaporanSidangDPA
SOPPengadministrasianHasilSidangDPSTL
SOPPenyusunanYurisprudensi
SOPPenerbitanNomorSKTim
SOPPenyusunanRandang

229

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ENTRY DATA SISTEM INFORMASI


PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Dasar Hukum:
1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
2. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Juklak
Waskat di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang randang.
2. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer

Peringatan:
Jika tidak ada peraturan perundang-undangan
(Randang), maka tidak dapat dilaksanakan entry
data sirandang

Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana
No

Aktivitas

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer server, SIM Randang, eksternal disk, acces
point, scanner, printer, telepon, faksimili, filling
cabinet, lemari arsip, sarana transportasi, ATK

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Peraturan
1
Peraturan
perundanghari perundangundangan
undangan
terbaru
Peraturan
3
Peraturan
perundanghari perundangundangan
undangan
terbaru
20
Peraturan
Peraturan
menit perundangperundangundangan
undangan

1.

Menghimpun
Pengadmirandang terbaru nistrasi
di lingkungan Itjen umum

2.

Menghimpun
randang terbaru
pada instansi/unit
organisasi lain
Mendownload
randang melalui
internet

Pengadministrasi
umum

4.

Mennscanning
produk randang
yang berbentuk
hardcopy

Pengadministrasi
umum

5.

Mengelompokkan Pengadmirandang sesuai


nistrasi
dengan tingkatan umum
urutan randang

Randang yang 3
dihasilkan dari jam
inventarisasi
dan download
internet

6.

Entry data ke
dalam Sistem
Informasi
Randang

Randang

3.

Pengadministrasi
umum

Pengadministrasi
umum

Randang
dalam bentuk
hardcopy

230

30
Softcopy
menit randang

1
jam

Terkelompokkannya
Randang
berdasarkan
tingkatan
urutan
Randang
Tersimpannya Randang ke
dalam data

Keterangan

Waktu 20
menit untuk
setiap satu
download
randang
Waktu 30
menit untuk
masingmasing
randang

Waktu 1 jam
untuk
masingmasing

Pelaksana
No

Aktivitas

(SIRANDANG)

7.

Pendokumentasi
an/penjilidan
randang yang
berbentuk hard
copy

Pengadministrasi
umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
base
sirandang
Randang

231

3
hari

Terdokume
ntasi/terjilidnya
randang
dalam
bentuk
buku

Keterangan
randang

FLOWCHART
SOP ENTRY DATA SIRANDANG
MULAI

UNIT ORGANISASI/INSTANSI

INTERNET

MENGHIMPUN
PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN

HARD COPY

SOFT COPY

SCANNING PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN

PENGELEMPOKAN JENIS PERATURAN


PERUNDANG-UNDANGAN

ENTRY DATA
SIRANDANG

DATA BASE SIRANDANG

JILID
SELESAI

232

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama
Keterkaitan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan
mengenai perpustakaan.
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer
Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja dan kursi kerja, jaringan
internet, komputer, SIM Perpustakaan, ATK,
buku kendali penerimaan,katalog manual

Peringatan:
Jika tidak ada buku baru, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan

Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Buku per15
Terhimpunpustakaan
menit
nya bukubuku perpustakaan

No

Aktivitas

1.

Menghimpun
buku perpustakaan

Pustakawan

2.

Mencatat ke
dalam buku
kendali penerimaan

Pustakawan

Buku perpustakaan

10
menit

Tercatatnya
buku-buku
perpustakaan ke dalam
buku kendali
penerimaan

Untuk
masingmasing
buku

3.

Mencatat ke
dalam katalog
manual

Pustakawan

Buku perpustakaan

10
menit

Tercatatnya
buku-buku
perpustakaan dalam
katalog, baik
elektronik
maupun
manual

Untuk
masingmasing
buku

4.

Melakukan
pelabelan buku

Pustakawan

Label, buku
perpustakaan

15
menit

Terlabelisasinya buku

5.

Entry data ke
dalam
database SIM
Perpustakaan

Pustakawan

Buku yang
sudah
berlabel

15
menit

Terinputnya
data base
buku ke
dalam SIM
Perpustakaan

Untuk
masingmasing
buku
Untuk
masingmasing
buku

233

Keterangan
Untuk
masingmasing
buku

FLOWCHART
SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

MULAI

PENGHIMPUNAN BUKU
PERPUSTAKAAN

MENCATAT KE
DALAM BUKU
KENDALI
PENERIMAAN

MENCATAT KE DALAM
KATALOG MANUAL

PELABELAN BUKU

ENTRY DATA
PERPUSTAKAAN

SELESAI

DATA BASE PERPUSTAKAAN

234

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Entry Data Perpustakaan

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan
mengenai perpustakaan.
2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik

Peringatan:
Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan,
maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Pencatatan dan Pendataan:


Form pendaftaran anggota perpustakaan

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan
kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer
(SIM Perpustakaan), komputer (elektronik katalog), manual katalog, printer, telepon, lemari
arsip, buku pendaftaran anggota, buku tamu,
kartu anggota, ATK

Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Buku tamu,
10
ATK
menit
10
Form
menit
pendaftaran
anggota
perpustakaan

No

Aktivitas

1.

Mengisi daftar
tamu
Menyiapkan form
pendaftaran
anggota
perpustakaan

Pustakawan

3.

Mendata
identitas
pendaftar

Pustakawan

Buku
pendaftaran
anggota, ATK

4.

Menyiapkan
kartu anggota

Pustakawan

Kartu anggota

5.

Mengisi data
pendaftar dalam
kartu anggota

Pustakawan

Kartu
Anggota, ATK

15
menit

6.

Menyerahkan
kartu anggota

Pustakawan

Kartu anggota

5
menit

2.

Pustakawan

235

Output
Terisinya
buku tamu
Tersedianya
form pendaftaran
anggota perpustakaan

20
Tercatatnya
menit data pendaftar baik
secara
manual maupun elektronik
5
Tersedianya
menit kartu anggota
Tercatatnya
nama
pendaftar
dalam kartu
anggota
Tersampaikannya kartu anggota
kepada pendaftar

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN
MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU
PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM


KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT
DALAM
KATALOG

TIDAK

YA
PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG
DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU

PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI

236

TIDAK DILAKUKAN
PEMINJAMAN
BUKU

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Entry Data Perpustakaan
2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan
mengenai perpustakaan.
2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan
kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer,
manual katalog, buku kendali peminjaman, kartu
anggota, ATK, buku tamu
Pencatatan dan Pendataan:
Kartu peminjaman

Peringatan:
1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan,
maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan
2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota
Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan
Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapa
n
Buku tamu

No.

Aktivitas

1.

Mengisi buku tamu

2.

Mendata buku
yang akan dipinjam
Mengecek data
peminjaman buku

Pustakawan
Pustakawan
Pustakawan

4.

Mencari buku yang


dipinjam

Pustakawan

5.

Mendata identitas
peminjam

Pustakawan

Kartu Anggota,
komputer,
buku kendali
peminjaman

20
menit

6.

Mencatat buku
yang dipinjam ke
dalam sistem
perpustakaan dan
buku kendali
peminjaman
Menyerahkan buku

Pustakawan

Buku yang
dipinjam,
komputer,
buku kendali
peminjaman

15
menit

Pustakawan

Buku yang
dipinjam

5
menit

3.

7.

Data buku
yang dipinjam
Buku kendali
peminjaman
buku
Katalog buku,
komputer

237

Waktu

Output

10
menit
15
menit
15
menit

Terisinya
buku tamu
Data buku
yang dipinjam
Data
peminjaman
buku
Data buku
perpustakaan
yang dipinjam
Tercatatnya
data peminjam
baik secara
manual maupun elektronik
Tercatatnya
buku yang
dipinjam

15
menit

Tersampaikannya buku
yang dipinjam
kepada
peminjam

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN
MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU
PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM


KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT
DALAM
KATALOG

TIDAK

YA
PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG
DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU
PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI

238

TIDAK DILAKUKAN
PEMINJAMAN
BUKU

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama
3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Entry Data Perpustakaan
2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan
3. SOP
Pelayanan
Peminjaman
Buku
Perpustakaan

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan
mengenai perpustakaan.
2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan
kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer,
buku kendali pengembalian, kartu anggota, ATK,
buku tamu
Pencatatan dan Pendataan:
Kartu peminjaman

Peringatan:
1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan,
maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan
2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota
Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan
3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman
Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan
Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Buku tamu
10
menit
Buku yang
5
dipinjam
menit

No

Aktivitas

1.

Mengisi buku tamu

Pustakawan

2.

Menerima buku

Pustakawan

3.

Mendata identitas
peminjam buku

Pustakawan

Kartu anggota,
komputer

20
menit

4.

Mencatat buku
yang dikembalikan
ke dalam sistem
perpustakaan dan
buku kendali
pengembalian
Mengembalikan
buku ke dalam
lemari buku

Pustakawan

Komputer, buku
yang dipinjam,
buku kendali
pengembalian

15
menit

Pustakawan

Buku yang
dipinjam, lemari
buku

10
menit

5.

239

Output
Terisinya
buku tamu
Diterimanya
buku yang
dikembalikan
Tercatatnya
data peminjam
baik secara
manual
maupun
elektronik
Tercatatnya
buku yang
dikembalikan

Tertatanya
kembali buku
dalam lemari
buku

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN
MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU
PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM


KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT
DALAM
KATALOG

TIDAK

YA
PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG
DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU

PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI
240

TIDAK DILAKUKAN
PEMINJAMAN
BUKU

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Entry Data Perpustakaan
2. SOP
Pelayanan
Peminjaman
Buku
Perpustakaan
3. SOP
Pelayanan
Pengembalian
Buku
Perpustakaan
Peringatan:
1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan,
maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan
2. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman
Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan
3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Pengembalian
Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan
Pelaksana
No

Aktivitas

Kualifikasi Pelaksana:
Memiliki
kemampuan
mengenai perpustakaan.

dan

pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja dan kursi petugas, rak/lemari
buku, jaringan internet, komputer, buku kendali
peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK,
buku tamu
Pencatatan dan Pendataan:
Form laporan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
1
Buku tamu, buku
jam
kendali peminjaman, buku
kendali pengembalian, ATK

Output
Terdatanya
jumlah
pengunjung
perpustakaan

1.

Mempersiapkan Pustakawan
penatausahaan
perpustakaan

2.

Melakukan
pendataan
jumlah buku
perpustakaan

Pustakawan

Komputer, ATK

1
hari

Terdatanya
jumlah buku
perpustakaan

3.

Mencocokkan
antara data
buku yang
dipinjam
dengan buku
yang dikembalikan
Melakukan
pendataan
peminjam

Pustakawan

Komputer, buku
kendali peminjaman, buku
kendali pengembalian, ATK

1
hari

Pustakawan

Buku kendali
peminjaman,
ATK

2
jam

Melakukan
pendataan
ketertiban
pengembalian

Pustakawan

Buku kendali
pengembalian,
ATK

4
jam

Data kecocokan antara


data buku
yang dipinjam
dengan buku
yang dikembalikan
Terdatanya
jumlah peminjam buku
perpustakaan
Terdatanya
ketertiban
pengembalian

4.

5.

241

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

6.

Melakukan
pendataan
pengunjung
perpustakaan

Pustakawan

7.

Menyusun
konsep laporan

Pustakawan

8.

Melakukan
koreksi atas
konsep laporan
Menyempurnakan konsep
laporan
Melakukan
koreksi atas
konsep laporan
Menyempurnakan konsep
laporan
Membubuhkan
paraf

Pustakawan

13.

Menandatangani net laporan

14.

Menyampaikan
laporan

9.

10.

11.

12.

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Terdatanya
Buku tamu, ATK
4
jumlah
jam
pengunjung
perpustakaan
Komputer,
2
Konsep
printer, ATK,
jam
laporan
data hasil
kegiatan
Konsep laporan,
1
Hasil koreksi
ATK
jam
Komputer,
printer, ATK,
hasil koreksi
Konsep laporan,
ATK

30
menit
1
jam

Hasil koreksi

Komputer,
printer, ATK,
hasil koreksi
Net laporan,
ATK

30
menit

Net laporan

5
menit

Kabag

Net laporan,
ATK

5
menit

Pengadministrasi
umum

Laporan, buku
ekspedisi

10
menit

Net laporan
yang sudah
diparaf
Net laporan
yang sudah
ditandatangani
Laporan

Pustakawan

Kabag

Pustakawan

Kasubag

242

Konsep
laporan

Ket.

Laporan
bulan
an

FLOWCHART
SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

MULAI

PENDATAAN PENGUNJUNG
PERPUSTAKAAN

PENDATAAN
PEMINJAM

PENDATAAN JUMLAH BUKU


PERPUSTAKAAN

PEMELIHARAAN PERPUSTAKAAN

SELESAI

243

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PERSIAPAN SIDANG


DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai
Negeri
Sipil
Berdasarkan
Peraturan
Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980;
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK
Pencatatan dan Pendataan:
1. Formulir undangan sidang DPSTL
2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan
dalam sidang DPSTL

Peringatan:
Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang
Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut
(DPSTL), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.
Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menyusun
undangan
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

2.

Menyampai
kan
undangan
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

3.

Menyiapkan
form daftar
pegawai
yang akan
diajukan
dalam
sidang
DPSTL
Menyampai
kan form

4.

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan
Komputer,
ATK

Waktu

Output

1 hari

Undangan
DPSTL

Undangan
DPSTL

20 menit

Tersampaikan
nya undangan
DPSTL
kepada pihak
terkait

Pengadmi
nistrasi
umum

Form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPSTL

25 menit

Tersedianya
form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPSTL

Pengadmi
nistrasi

Form daftar
pegawai yang

20 menit

Tersampaikannya form daftar

244

Ket.

Pelaksana
No

5.

6.

7.

8.

Aktivitas
daftar
pegawai
yang akan
diajukan
dalam
sidang
DPSTL
Menerima
form daftar
pegawai
yang akan
diajukan
dalam
sidang
DPSTL
Menghimpu
n dan
mencatat
bahan
sidang
DPSTL
Menyampai
kan bahan
sidang
DPTL

Menyiapkan
ruang
sidang
DPSTL

1
umum

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan
akan diajukan
dalam sidang
DPSTL

Waktu

Output
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPSTL kepada
seluruh Ketua
Tim

Pengadmi
nistrasi
umum

Form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPSTL

5 menit

Diterimanya
bahan sidang
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

Bahan sidang
DPSTL,
komputer, ATK

1 hari

Tersedianya
bahan sidang
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

Bahan sidang
DPSTL

15 menit

Tersampaikan
nya bahan
sidang
DPSTL
kepada Ketua
dan
Sekretaris
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

Ruang sidang,
sound system,
lap top, LCD

1 jam

Tersedianya
dan
terpenuhinya
kelengkapan
persidangan

245

Ket.

FLOWCHART
SOP PERSIAPAN SIDANG
DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
MULAI

MENYUSUN
UNDANGAN

MENYAMPAIKAN
UNDANGAN

FORM DATA PEGAWAI


YANG DIAJUKAN

ANGGOTA
DPSTL

KETUA TIM

MENERIMA DATA PEGAWAI YANG


DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN
SIDANG

PERSIAPAN RUANG
SIDANG DPSTL

MENYAMPAIKAN
BAHAN SIDANG

SELESAI

KETUA DPSTL

246

SES. DPSTL

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri
Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 30 Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan
Saran Tindak Lanjut
Peringatan:
1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP
ini tidak dapat dilaksanakan.
2. Jika anggota DPSTL yang hadir tidak
memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan.
Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Membuka
sidang
DPSTL
Memaparkan permasalahan

2.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik.

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK
Pencatatan dan Pendataan:
Formulir daftar pegawai yang akan diajukan
dalam sidang DPSTL

Ketua
DPSTL

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Bahan sidang
15
DPSTL
menit

Ketua
Tim

Bahan sidang
DPSTL

15
menit

Tersampaikannya permasalahan

Waktu 15 menit
untuk setiap
permasalahan

Tercapainya
kesepakatan pengambilan
keputusan
Hasil pembahasan

Waktu 20 menit
untuk setiap
permasalahan

3.

Membahas Tim
permasala DPSTL
han

Bahan sidang
DPSTL

20
menit

4.

Memutuskan hasil
pembahas
an
Mencatat
hasil pembahasan

Ketua
DPSTL

Bahan sidang
DPSTL

15
menit

Pengadmi
nistrasi
umum

Hasil
pembahasan

20
menit

5.

247

Output

Catatan
hasil pembahasan

Keterangan

Pelaksana
No
6.

Aktivitas
Menutup
sidang
DPSTL

1
Ketua
DPSTL

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Catatan hasil
15
Terselesaipembahasan
menit
kannya
sidang
DPSTL

248

Keterangan

FLOWCHART
SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN
SIDANG DPSTL

DAFTAR NAMANAMA PEGAWAI


YANG DIAJUKAN
DALAM SIDANG
DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG
DPSTL

LAPORAN HASIL
SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN
HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG


DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI


INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL


SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT
DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG


DPSTL KEPADA PARA IRWIL

IRWIL I

SELESAI
249

IRWIL II

IRWIL V
IRWIL III

IRWIL IV

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN


SARAN TINDAK LANJUT
Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri
Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 30 Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan
Saran Tindak Lanjut
2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran
Tindak Lanjut
Peringatan:
1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP
ini tidak dapat dilaksanakan.
2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP
ini tidak dapat dilaksanakan.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK
Pencatatan dan Pendataan:
Form hasil sidang DPSTL

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menyusun
konsep
laporan
hasil sidang
DPSTL
Meneliti
konsep
laporan
Memperbaiki konsep
laporan
yang telah
diteliti
Membubuh
kan paraf
pada net
laporan

2.

3.

4.

Pengadmi
nistrasi
umum

Kasubag
Kumdang

Sekretaris
DPSTL

Pengadmi
nistrasi
umum

Kasubag
Kumdang

Sekretaris
DPSTL

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Konsep
1
Hasil sidang
laporan hasil
hari
DPSTL,
sidang
komputer,
DPSTL
ATK
Konsep
laporan, ATK

2
jam

Konsep
laporan

Konsep
laporan,
Komputer,
ATK

1
jam

Net laporan

15
menit

Net laporan

Net laporan,
ATK

250

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Menyampai
kan net
laporan
kepada
Ketua
DPTSL
Menandata
ngani net
laporan
oleh Ketua
DPSTL
Menyampai
kan laporan
hasil sidang
DPSTL
kepada
Inspektur
Jenderal
dan
Sekretaris
Itjen
Meneliti
laporan
hasil sidang
DPSTL
Memperbai
ki laporan
yang telah
diteliti oleh
Irjen dan
Ses. Itjen
Membubuh
kan paraf
pada
laporan
Menandata
ngani net
laporan
oleh Ketua
DPSTL
Mengganda
kan laporan
yang sudah
ditandatang
ani Ketua
DPSTL
Mendistribu
sikan
laporan
kepada
pihak
terkait
Mendokumentasikan
laporan

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Pengadmi
nistrasi
umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Net laporan
10
Tersampaimenit kannya net
laporan
kepada Ketua
DPSTL

Ketua
DPSTL

Net laporan,
ATK

15
menit

Tertandatanganinya net
laporan

Pengadmi
nistrasi
umum

Laporan

10
menit

Tersampaikannya laporan hasil


sidang
DPSTL

Laporan,
ATK

3
jam

Laporan

Laporan,
Komputer,
ATK

1
jam

Laporan

Laporan,
ATK

15
menit

Laporan

Ketua
DPSTL

Laporan,
ATK

15
menit

Laporan

Pengadmi
nistrasi
umum

Laporan

1
jam

Laporan yang
sudah
digandakan
sesuai dengan
kebutuhan

Pengadmi
nistrasi
umum

Laporan

30
menit

Laporan yang
didistribusikan kepada
pihak-pihak
terkait

Pengadmi
nistrasi
umum

Laporan

2
jam

Terdokumentasikannya
laporan

Sekretaris
Itjen

Inspektur
Jenderal

Pengadmi
nistrasi
umum

Kasubag
Kumdang

Sekretaris
DPSTL

251

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN
SIDANG DPSTL

DAFTAR NAMA-NAMA
PEGAWAI YANG
DIAJUKAN DALAM
SIDANG DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG
DPSTL
LAPORAN HASIL
SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN
HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG


DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI


INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL


SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT
DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG


DPSTL KEPADA PARA IRWIL

IRWIL II
IRWIL I

SELESAI

252

IRWIL V
IRWIL IV

IRWIL III

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PERSIAPAN SIDANG


DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR
Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai
Negeri
Sipil
Berdasarkan
Peraturan
Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.

Peringatan:
Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang
Dewan Pertimbangan Auditor (DPA), maka SOP
ini tidak dapat dilaksanakan.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Formulir undangan sidang DPA
2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan
dalam sidang DPA

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD,
layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip,
ATK

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menyusun
undangan
DPA
Menyampaikan
undangan DPA

Pengadministrasi
umum
Pengadministrasi
umum

Menyiapkan
form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA
Menyampaikan
form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA

2.

3.

4.

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan
Komputer, ATK

Waktu
1
hari

Undangan DPA

20
menit

Pengadministrasi
umum

Form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA

25
menit

Pengadministrasi
umum

Form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA

20
menit

253

Output
Undangan DPA

Tersampaikannya undangan
DP kepada pihak
terkait
Tersedianya form
daftar pegawai
yang akan
diajukan dalam
sidang DPA
Tersampaikannya
form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang DPA
kepada seluruh
Ketua Tim

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Menerima
form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA
Menghimpun
dan mencatat
bahan sidang
DPA

6.

Mutu Baku

Pengadministrasi
umum

Persyaratan/
Perlengkapan
Form daftar
pegawai yang
akan diajukan
dalam sidang
DPA

Pengadministrasi
umum

Bahan sidang
DPA, komputer,
ATK

7.

Menyampaikan Pengadbahan sidang


ministrasi
DPTL
umum

8.

Menyiapkan
ruang sidang
DPA

Pengadministrasi
umum

Waktu

Output

5
menit

Diterimanya
bahan sidang
DPA

1
hari

Tersedianya
bahan sidang
DPA

Bahan sidang
DPA

15
menit

Tersampaikanny
a bahan sidang
DPA kepada
Ketua dan
Sekretaris DPA

Ruang sidang,
sound system,
lap top, LCD

1jam

Tersedianya dan
terpenuhinya
kelengkapan
persidangan

254

Ket.

FLOWCHART
SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

MULAI
MENYUSUN
UNDANGAN

MENYAMPAIKAN
UNDANGAN

ANGGOTA
DPA

KETUA TIM

FORM DATA PEGAWAI


YANG DIAJUKAN

MENERIMA DATA PEGAWAI


YANG DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN
SIDANG

PERSIAPAN RUANG
SIDANG DPA

MENYAMPAIKAN
BAHAN SIDANG

SELESAI

KETUA DPA

255

SES. DPA

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR


Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi
Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30
Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan
Auditor
Peringatan:
1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan
Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak
dapat dilaksanakan.
2. Jika anggota DPA yang hadir tidak memenuhi
quorum, maka SOP ini tidak dapat
dilaksanakan.
Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Membuka
sidang DPA

2.

Memaparkan Ketua Tim


permasalahan
Tim DPA
Membahas
permasalahan

3.

4.

5.

6.

Memutuskan
hasil
pembahasan
Mencatat
hasil
pembahasan
Menutup
sidang DPA

1
Ketua DPA

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik.

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK.
Pencatatan dan Pendataan:
Formulir daftar pegawai yang akan diajukan
dalam sidang DPA

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Bahan sidang
15
DPA
menit

Output

Bahan sidang
DPA

15
menit

Bahan sidang
DPA

20
menit

Ketua DPA

Bahan sidang
DPA

15
menit

Tersampaikan
nya permasalahan
Tercapainya
kesepakatan
pengambilan
keputusan
Hasil
pembahasan

Pengadminis
trasi umum

Hasil
pembahasan

20
menit

Catatan hasil
pembahasan

Ketua DPA

Catatan hasil
pembahasan

15
menit

Terselesaikan
nya sidang
DPA

256

Keterangan

Waktu 15 menit
untuk setiap
permasalahan
Waktu 20 menit
untuk setiap
permasalahan

FLOWCHART
SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR
MULAI

MEMBUKA
SIDANG

MEMAPARKAN
PERMASALAHAN

MEMBAHAS
PERMASALAHAN

MEMUTUSKAN
HASIL
PEMBAHASAN

MENCATAT
HASIL
PEMBAHASAN

HASIL
SIDANG

MENUTUP
SIDANG

SELESAI

257

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR


Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri
Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 30 Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan
perundang-undangan
yang
berkaitan dengan hukuman disiplin.
2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia
dengan baik.
3. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.

Keterkaitan:
1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan
Auditor
2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK

Peringatan:
1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan
Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak
dapat dilaksanakan.
2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan
Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak
dapat dilaksanakan.

Pencatatan dan Pendataan:


Form hasil sidang DPA

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku

1.

Menyusun
konsep laporan
hasil sidang
DPA

Pengadminis
trasi umum

2.

Meneliti konsep
laporan
Memperbaiki
konsep laporan
yang telah diteliti

Kasubbag
Kumdang
Pengadminis
trasi umum

Sekretaris
DPA

Membubuhkan
paraf pada net
laporan
Menyampaikan
net laporan

Kasubag
Kumdang

Sekretaris
DPA

3.

4.

5.

Pengadminis
trasi umum

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

Output

Hasil sidang
DPA,
komputer,
ATK

1
hari

Konsep
laporan
hasil sidang
DPA

Konsep
laporan, ATK
Konsep
laporan,
Komputer,
ATK
Net laporan,
ATK

2
jam
1
jam

Konsep
laporan
Net laporan

15
menit

Net laporan

10
menit

Tersampaikannya net

Net laporan

258

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

kepada Ketua
DPTSL
6.

Menandatangani
net laporan oleh
Ketua DPA
Menyampaikan
laporan hasil
sidang DPA
kepada Inspektur Jenderal
dan Sekretaris
Itjen
Meneliti laporan
hasil sidang
DPA
Memperbaiki
laporan yang
telah diteliti oleh
Irjen dan Ses.
Itjen
Membubuhkan
paraf pada
laporan
Menandatangani
net laporan oleh
Ketua DPA
Menggandakan
laporan yang
sudah
ditandatangani
Ketua DPA

Ketua DPA

Net laporan,
ATK

15
menit

Pengadminis
trasi umum

Laporan

10
menit

13.

14.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Sekretaris
Itjen

Inspektur
Jenderal

Output
laporan
kepada
Ketua DPA
Tertandata
nganinya
net laporan
Tersampaikannya
laporan
hasil sidang
DPA

Laporan, ATK

3
jam

Laporan

Laporan,
Komputer,
ATK

1
jam

Laporan

Laporan, ATK

15
menit

Laporan

Ketua DPA

Laporan, ATK

15
menit

Laporan

Pengadminis
trasi umum

Laporan

1
jam

Mendistribusikan
laporan kepada
pihak terkait

Pengadminis
trasi umum

Laporan

30
menit

Mendokumentasikan laporan

Pengadminis
trasi umum

Laporan

2
jam

Pengadminis
trasi umum

Kasubag
Kumdang

Sekretaris
DPA

259

Laporan
yang sudah
digandakan
sesuai
dengan
kebutuhan
Laporan
yang didistribusikan
kepada
pihak-pihak
terkait
Terdokumen
tasikannya
laporan

Ket.

FLOWCHART
SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR
MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN
SIDANG DPA

DAFTAR NAMA-NAMA
PEGAWAI YANG
DIAJUKAN DALAM
SIDANG DPA

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA

PELAKSANAAN SIDANG
DPA
LAPORAN HASIL
SIDANG DPA

PENYUSUNAN LAPORAN
HASIL SIDANG DPA

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG


DPA KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI


INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL


SIDANG DPA KPD SEKRETARIAT
DPA

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA


KEPADA PARA IRWIL

IRWIL V

SELESAI

IRWIL I
IRWIL II

260

IRWIL III

IRWIL IV

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN


PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
Dasar Hukum:
1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang
Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri
Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 30 Tahun 1980
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan
Saran Tindak Lanjut
Peringatan:
Jika tidak ada SOP Pelaporan Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini
tidak dapat dilakanakan
Pelaksana

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.
2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon,
lemari arsip, ATK
Pencatatan dan Pendataan:
Hasil sidang DPSTL

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
1
Formulir
hari
undangan,
formulir daftar
nama pegawai
yang disidang,
daftar hadir,
laporan
hasil sidang
DPSTL, komputer, ATK

No

Aktivitas

1.

Menghimpun
dan
menyusun
hasil sidang
DPSTL

Pengadministrasi
umum

2.

Mengkompilasi laporan
hasil sidang
DPSTL

Pengadministrasi
umum

Laporan hasil
sidang DPSTL
selama 1 tahun
yang lalu

1
hari

3.

Melakukan
penjilidan
hasil kompilasi

Pengadministrasi
umum

Hasil kompilasi
laporan sidang
DPSTL, sarana
menjilid laporan

3
hari

261

Output

Keterangan

Terhimpun
dan tersusunnya hasil
sidang
DPSTL

Dilaksanakan
setiap satu
bulan sekali

Terkompilasinya laporan
hasil sidang
DPSTL
secara
kompilasi
Terjilidnya
hasil
kompilasi

Dilaksanakan
setiap satu
tahun sekali

Dilaksanakan
setiap triwulan

Pelaksana
No

Aktivitas

4.

Melakukan
Pengarsipan
hasil
kompilasi

1
Pengadministrasi
umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
5
Hasil kompilasi
menit
laporan sidang
DPSTL yang
sudah dijilid

262

Output
Tersimpannya kompilasi
laporan
sidang
DPSTL yang
sudah dijilid

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG
DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT
MULAI

PENATAUSAHAAN DOSIR SIDANG


DPSTL

PENGKOMPILASIAN LAPORAN
HASIL SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL KOMPILASI

PENGARSIPAN HASIL
KOMPILASI

SELESAI

263

KOMPILASIAN
LAPORAN HASIL
SIDANG DPSTL

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI


Dasar Hukum:
1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
2. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan
Saran Tindak Lanjut
2. SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut
Peringatan:
1. Jika tidak ada SOP Laporan Sidang Dewan
Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP
ini tidak dapat dilaksanakan.
2. Jika tidak ada SOP Pengadministrasian Hasil
Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak
Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.
Pelaksana

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer.
2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,
LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari
arsip, ATK
Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2 hari
Hasil sidang
DPSTL yang
telah disetujui
Irjen, komputer,
ATK

No

Aktivitas

1.

Mersiapkan
penyusunan
yurisprudensi hasil
sidang
DPSTL

Pengadministrasi
umum

2.

Menyusun
yurisprudensi hasil
sidang
DPSTL
Menjilid
hasil yurisprudensi

Pengadministrasi
umum

Hasil sidang
DPSTL yang
telah disetujui
Irjen

Pengadministrasi
umum

Mengarsipkan yurisprudensi
hasil sidang
DPSTL

Pengadministrasi
umum

3.

4.

Output

Keterangan

Tersedianya
bahan yurisprudensi
laporan hasil
sidang DPSTL

Tahunan

10
hari

Tersusunnya
yurisprudensill
aporan hasil
sidang DPSTL

Penyebutan
nama pegawai secara
inisial

Yurisprudensi
DPSTL, sarana
menjilid laporan

3 hari

Terjilidnya
yurisprudensi
hasil sidang
DPSTL

Yurisprudensi
yang sudah
dijilid

5
menit

Tersimpannya
yurisprudensi

264

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI

MULAI

PERSIAPAN PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL


SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL YURISPRUDENSI

PENGARSIPAN YURISPRUDENSI HASIL


SIDANG DPSTL

SELESAI

265

YURISPRUDENSI HASIL
SIDANG DPSTL

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN NOMOR SURAT KEPUTUSAN TIM


Dasar Hukum:
1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Peundang-undangan
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia
3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:

Peringatan:

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan
memahami peraturan perundang-undangan
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon,
faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku kendali
peraturan perundang-undangan, buku ekspedisi,
ATK
Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Membuat
konsep
Surat
Keputusan
Tim (SK
Tim)
Menerima
dan mencatat
konsep SK
Tim dari
unit
pengolah
Meneliti
konsep
SK Tim

2.

3.

4.

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

Unit
Pengolah

1
hari

Pengad
ministrasi
umum

Kasubag
Hukum
dan Perundangundangan

Pengad
Mengemministrasi
balikan
konsep SK umum
Tim kepada unit
pengolah

Waktu

Pengad
ministrasi
umum

Output
Konsep SK
Tim

Komputer,
buku kendali
SK Tim,
konsep SK
Tim, ATK

5
menit

Tercatatnya
konsep SK
Tim dalam
buku kendali

Konsep SK
Tim, ATK

20
menit

Terselesaikannya
penelitian
konsep SK
Tim

Konsep SK
Tim yang
sudah diteliti,
buku ekspedisi

5
menit

Tersampaikannya konsep SK Tim


kepada unit
pengolah

266

Keterangan

Untuk
masingmasing
konsep SK
Tim

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Menerima
konsep
net SK
Tim yang
sudah
diperbaiki
beserta
konsep
SK Tim
yang
sudah
dikoreksi
Meneliti
kembali
konsep
net SK
Tim
Memberi
nomor
SK/SK
Tim

Pengad
ministrasi
umum

Memberi
memo
penomoran
Mengembalikan net
SK Tim
kepada unit
pengolah
Membubuh
kan paraf
oleh pejabat yang
berwenang
Menandatangani net
SK Tim
oleh pimpinan/pejabat yang
berwenang
Mendokumentasikan SK
Tim

Pengad
ministrasi
umum
Pengad
ministrasi
umum

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan
Konsep net SK
Tim yang
sudah diperbaiki, buku
kendali
penerimaan
SK Tim, ATK

Waktu
3
menit

Tercatatnya
konsep net
SK Tim ke
dalam buku
kendali
penerimaan
SK Tim

Terselesaikannya
penelitian
konsep net
SK Tim
Terselesaikannya
pemberian
nomor SK/SK
Tim

Pengad
ministrasi
umum

Konsep net SK
Tim yang
sudah diperbaiki, ATK

10
menit

Pengad
ministrasi
umum

Komputer,
konsep net SK
Tim yang
sudah diperbaiki, buku
kendali penomoran SK Tim,
ATK
Komputer, ATK

10
menit

Pejabat
eselon IV

Inspektur
Jenderal
atau
Sekretaris
Itjen
Pengad
ministrasi
umum

Pejabat
Eselon
III

Net SK Tim
yang sudah
mendapatkan
nomor, buku
ekspedisi
Net SK Tim
yang sudah
mendapatkan
nomor, buku
ekspedisi
Net SK Tim
yang sudah
dibubuhi paraf

Lemari arsip,
SK Tim yang
sudah ditandatangani oleh
Inspektur
Jenderal, ATK

267

Output

5
menit
5
menit

5
menit

Tercetaknya
memo
penomoran
Tersampaikannya net
SK Tim
kepada unit
pengolah
Terbubuhinya paraf
pada net SK
Tim

5
menit

Tertandatanganinya
net SK Tim

5
menit

Terdokumentasinya SK
Tim ke dalam
lemari arsip

Keterangan

Untuk
masingmasing
konsep net
SK Tim

FLOWCHART
SOP PENERBITAN NOMOR PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
MULAI

MENERIMA DAN MENCATAT


KONSEP SK

UNIT
PENGOLAH

MEMBUAT KONSEP
SK

ADA
PERBAIKAN
MENELITI KONSEP
SK

PEMBERIAN NOMOR
SK

MEMBERIKAN
MEMO SK

MENGEMBALIKAN
SK

SUBAG
EVALAP

PENGENDALIAN SK

MENERIMA SK YANG SUDAH


DITANDA TANGANI

PEMBUBUHAN PARAF
PADA SK

PENDOKUMENTA
SIAN SK
SK
SELESAI

UNIT
TERKAIT

268

PENANDATANGANAN
PADA SK

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


Dasar Hukum:
1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Peundang-undangan
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia
3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan
peraturan-perundang-undangan.
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:
Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon,
faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku
ekspedisi, ATK

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menyusun rancangan peraturan


perundangundangan
(randang)

Unit
pengolah

2.

Menerima bahan
penyusunan peraturan perundangundangan
(randang)
Mencatat rancangan peraturan
perundangundangan
(randang)
Meneliti
rancangan
randang

Pengadministrasi
umum

3.

4.

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
TerselesaiMeKomputer,
bahan sum- nyesu kannya
ber/referensi, aikan rancangan
randang
peraturan
perundangundangan
terkait,jaring
an internet,
printer, ATK
Konsep
15
Konsep
awal
menit awal
randang
randang

5
Komputer,
buku kendali menit
randang, rancangan randang, ATK
20
Rancangan
menit
randang,
ATK

Pengadministrasi
umum

Kasubbag
Hukum
dan Perundangundangan

269

Tercatatnya
rancangan
randang
dalam buku
kendali
Terselesaikannya
penelitian
rancangan
randang

Keteranga
n

Untuk
masingmasing
konsep
randang

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

Membuat
telaahan
rancangan
randang

Pengadministrasi
umum

6.

Meneliti
rancangan
randang dalam
bentuk telaahan
Memperbaiki
rancangan
randang yang
sudah diteliti

Kasubag
Kumdang

Membubuhkan
paraf pada
rancangan
randang dalam
bentuk telaahan
Menandatangani
rancangan
randang dalam
bentuk telaahan

Kasubag
Kumdang

Menyampaikan
rancangan
randang dalam
bentuk telaahan
kepada pejabat
terkait
Menelaah dan
memberikan
masukan pada
rancangan
randang

Pengadministrasi
umum

Memperbaiki rancangan randang


setelah mendapat masukan
dan telaahan dari
para pejabat terkait
Melakukan
pembahasan
terhadap
rancangan
randang

Pengadministrasi
umum

Memperbaiki
rancangan
randang setelah
dibahas

Pengadministrasi
umum

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Kabag

Pengadministrasi
umum

Kabag

Kabag

Pejabat
terkait

Irwil

Ses
Itjen

Pengadministrasi
umum

270

Mutu Baku
Keteranga
Persyaratan/
n
Waktu
Output
Perlengkapan
2 hari TerselesaiRancangan
kannya ranrandang,
cangan rancomputer,
dang dalam
ATK
bentuk
telaahan
Rancangan
1 hari Rancangan
randang,
randang
ATK
yang sudah
diteliti
Rancangan
2 jam Terselesairandang,
kannya
komputer,
perbaikan
ATK
rancangan
randang
10
TerbubuhiRancangan
menit nya paraf
randang,
pada
ATK
rancangan
randang
Rancangan
10
Tertandatarandang,
menit nganinya
ATK
rancangan
randang
dalam
bentuk
telaahan
Rancangan
15
Tersampairandang
menit kannya
rancangan
randang

Rancangan
randang

3
hari

Ditelaahnya dan
tersampaikannya
masukan
oleh para
pejabat
terkait
Terselesaik
annya
perbaikan
rancangan
randang

Rancangan
randang

1
hari

Rancangan
randang,
ruang sidang,
lap top, LCD,
ATK, sound
system
Randangan
randang,
computer,
ATK

1
hari

Terbahasnya rancangan
randang

2
jam

Terselesaikannya
perbaikan
rancangan
randang

Pelaksana
No.

Aktivitas

15.

Membubuhkan
paraf pada
rancangan
randang
Menyampai-kan
rancangan
randang yang
sudah diparaf
kepada pimpinan

Kasubag
Kumdang

17.

Menandatangani
rancangan
randang

Ses Itjen

18.

Menyampaikan
laporan rancangan randang
kepada Irjen

Pengadministrasi
umum

20.

Meneliti rancangan randang

Irjen

21.

Memperbaiki
rancangan
randang yang
sudah diteliti Irjen
Membubuhkan
paraf pada
rancangan
randang

Pengadministrasi
umum

23.

Menandatangani
net randang

Irjen

24.

Mendistribusikan
randang kepada
para pejabat

25.

Mendokumentasi
kan randang

16.

22.

Kabag

Pengadministrasi
umum

Mutu Baku
Keteranga
Persyaratan/
n
Waktu
Output
Perlengkapan
15
Terbubuhin
Rancangan
menit ya
randang,
rancangan
ATK
randang
10
Tersampai
Rancangan
menit kannya
randang,
rancangan
buku
randang
ekspedisi
kepada
pimpinan
Rancangan
10
Tertandata
randang,
menit nganinya
ATK
rancangan
randang
10
TersampaiLaporan
menit kannya larancangan
poran ranrandang
cangan
randang
1
Rancangan
Rancangan
hari
randang
randang,
yang sudah
ATK
diteliti
2
jam

Net
Randang

15
menit

Net
randang

Net randang

15
menit

Randang

Pengadministrasi
umum

Randang,
buku
ekspedisi

30
menit

Pengadministrasi
umum

Randang

15
menit

Terdisitribu
sikannya
randang
kepada
para
pejabat
Terdokumentasikannya
Randang

Kabag

Rancangan
randang,
computer,
ATK
Net
randang,
ATK

Ses
Itjen

271

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI
UNIT PENGOLAH

MENERIMA DAN MENCATAT RANCANGAN


PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MENYUSUN RANCANGAN PERATURAN


PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

MEMBUAT TELAAHAN RANCANGAN


RANDANG

ADA/TIDAK ADA
PERBAIKAN

MEMBUBUHKAN PARAF
KASUBBAG

272

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


MULAI

PENYUSUNAN RANCANGAN PERATURAN


PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

RANCANGAN
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

PENCATATAN RANCANGAN PERATURAN


PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

PENELITIAN RANCANGAN RANDANG

PENGEMBALIAN RANCANGAN RANDANG


KEPADA UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN RANCANGAN RANDANG


KEPADA PIMPINAN

UNIT PENGOLAH

PIMPINAN

PENERIMAAN RANCANGAN RANDANG YANG


SUDAH DIKOREKSI OLEH PIMPINAN

PERBAIKAN TERHADAP RANCANGAN


RANDANG

PENELITIAN TERHADAP PERBAIKAN


RANCANGAN RANDANG

PEMBERIAN NOMOR SK/RANDANG

PEMBERIAN MEMO PENOMORAN

2
273

MEMO
PENOMORAN

PEMBUBUHAN PARAF OLEH PEJABAT


YANG BERWENANG

PENYAMPAIAN NET RANDANG BESERTA


KONSEP HASIL KOREKSI AWAL KEPADA
PIMPINAN

PIMPINAN

PENANDATANGANAN NET RANDANG


OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENERIMAAN RANDANG YANG SUDAH


DITANDATANGANI OLEH PEJABAT YANG
BERWENANG

PENDOKUMENTASIAN RANDANG

SELESAI

274

Lampiran7

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN

1. SUBBAGAHPINTERNAL
2. SUBBAGAHPEKSTERNALDANDUMAS
3. SUBBAGDATADANINFORMASIHASWAS

275

Lampiran3.1.

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

SUBBAGAHPINTERNAL

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

SOPAnalisisHasilAuditKhusus
SOPAnalisisHasilAuditKomprehensif
SOPEntryDataHukumanDisiplin
SOPEntryDataTPTGR
SOPFeedback
SOPKompilasiHasilRIKSUS
SOPPemutakhiranDataTPTGR
SOPPemutakhiranHukumanDisiplin
SOPPenatausahaanSTL
SOPPenatausahaanTL

276

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan


atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
2. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil
3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi
Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Berdasarkan PP Nomor 30 Tahun 1980;
8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama;
13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada
Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mampu menganalisis permasalahan hasil


audit khusus;
2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
komputer.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.

Meja, kursi, komputer/laptop,


lemari arsip/filling cabinet

SOP Pengiriman LHA dan STL;


SOP Riksus;
SOP Penatausahaan LHA;
SOP Penatausahaan STL;
SOP entry data SIM-HP;

277

printer,

ATK,

6. SOP entry data hukuman disiplin;


7. SOP entry data TPTGR
Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Analisis hasil audit khusus mempermudah dan


mempercepat memahami hasil audit, terutama
temuan-temuannya.
2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian
yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak
berjalan lancar.

Analisis LHA/STL khusus

Pelaksana
No

Mutu Baku

Aktivitas

Ket.

1. Menerima
dan
mencatat
bahan
analisis
berupa
Laporan Hasil Audit
(LHA)/Saran Tindak
Lanjut
(STL)
Khusus

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Pengadministrasi
LHA/
STL
pada
Sub-bab
AHP
Internal

2. Membuat analisis

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal
Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

LHA/STL
Khusus,
analisis

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

30
Buku
catatan Terinventarisir
dan tercatat- menit
permasalahan
kegiatan analisis nya permasalahan
dalam
kegiatan
analisis
30
Catatan
Diterimanya
permasalahan
laporan
dan menit
catatan
permasalahan
dalam
LHA/
STL dan atau
kegiatan
analisis oleh
pimpinan
LHA/STL
Permasalah-an
1
komprehenshif dalam
LHA/ minggu
STL
terkonfirmasi

3. Menginventarisir
dan
mencatat
masalah dari bahan
yang dianalisis ke
dalam
form
permasalahan
4. Menginventarisir
dan
mencatat
permasalahan
kegiatan analisis

Output

Waktu

Diterima dan
tercatatnya
LHA/STL
Khusus

15
menit

Tersusunnya
Form analisis

LHA/STL, Form Permasa-lahan


dalam
permasalahan
LHA/STL
LHA/STL
terinventa-risir
dan tercatat

5. Menyampaikan permasalahan dalam


LHA/STL dan permasalahan dalam
kegiatan
analisis
kepada pimpinan

Pengana- Kasublisis pada bag AHP


Internal
Subbag
AHP
Internal

6. Melakukan konfirmasi dengan ketua


tim/auditor apabila
ditemukan permasalahan
dalam
LHA/STL
7. Menyampaikan
hasil analisis dan
LHA/STL
kepada
tim entry data SIM
HP

KasubKetua
bag AHP Tim/
Internal
auditor

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Persyaratan/
Perlengkapan
LHA/STL
Khusus,
Buku
Kendali
LHA/STL

Tim entry
SIMHP
pada
Subbag
data dan
informasi

LHA/STL,
analisis,
ekspedisi

278

hasil LHA/STL dan


buku hasil analisisnya
sampai
pada tim entri
SIM HP

2
hari

30
menit

15
menit

Pelaksana
No

Mutu Baku

Aktivitas
1

8. Menyampaikan
hasil analisis dan
STL kepada tim
entry data hukdis
jika
terdapat
temuan hukdis

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

9. Menyampaikan
hasil analisis dan
copy
STL/LHA
kepada tim entry
data TPTGR jika
terdapat
temuan
TPTGR

Penganali
sis pada
Subbag
AHP
Internal

10. Menerima kembali


hasil analisis yang
telah dientry dalam
SIM HP

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Tim
entry
data
hukdis
pada
Subbag
AHP
Internal
Tim
entry
data
TPTGR
pada
Subbag
AHP
Internal
Tim
entry
SIMHP
pada
Subbag
data dan
informasi

11. Menyimpan
hasil analisis

file Penganalisis pada


Subbag
AHP
Internal

279

Persyaratan/
Output
Perlengkapan
STL
Khusus, Hasil analisis
hasil
analisis, dan
STL
buku ekspedisi sampai pada
tim entri data
hukdis

Ket.

Waktu
15
menit

STL
Khusus, Hasil analisis
hasil
analisis, dan copy STL/
buku ekspedisi LHA
sampai
pada tim entri
data TPTGR

15
menit

Hasil
analisis, Diterimanya
buku ekspedisi kembali hasil
analisis oleh
penganali-sis

15
menit

Analisis,
kabinet

15
menit

filling Hasil analisis


terarsip

FLOWCHART
SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL Khusus


Ada masalah

Tidak ada masalah


Membuat analisis

Menginventarisir dan
mencatat permasalahan

Menyampaikan
permasalahan pada
pimpinan

Melakukan konfirmasi
dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan
hasil analisis dan
LHA/STL kepada
tim entry data
SIMHP

Menyampaikan hasil
analisis dan STL
kepada tim entry data
hukdis jika terdapat
temuan hukdis

Menerima kembali
hasil analisis

Menyimpan file
hasil analisis

Selesai

280

Menyampaikan hasil
analisis dan copy
LHA/STL kepada tim entry
data TPTGR jika terdapat
temuan TPTGR

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSHIF


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman


Pelaksanaan Pengawasan;
2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi,
Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat
Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan
Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada
Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mampu menganalisis Hasil Pengawasan


(AHP) Internal.
2. Mampu mengoperasikan komputer.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Meja, kursi, komputer/laptop, printer, ATK,


lemari arsip/filling cabinet

SOP Pengiriman LHA dan STL


SOP Pelaksanaan PKAT
SOP Penatausahaan LHA
SOP Penatausahaan STL
SOP entry data SIMHP
SOP entry data hukuman disiplin
SOP entry data TPTGR

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Analisis hasil audit yang akurat mempermudah


dan mempercepat
memahami hasil audit,
terutama temuan-temuannya.
2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian
yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak
berjalan lancar.

Analisis LHA/STL komprehensif

Pelaksana
No
1.

Mutu Baku

Aktivitas
Menerima dan
mencatat bahan
analisis berupa
Laporan Hasil
Audit (LHA)/Saran

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP

Pengadministrasi
LHA/ STL
pada Subbab AHP

281

Persyaratan/
Perlengkapan
LHA/STL
Koprehenshif,
Buku Kendali
LHA/STL

Ket.
Output

Waktu

Diterima dan
tercatatnya
LHA/STL
Komprehenshif

15
menit

Pelaksana
No

2.

3.

4.

Mutu Baku

Aktivitas
Tindak Lanjut
(STL) Komprehensif
Membuat analisis

Menginventarisir
dan mencatat
masalah dari
bahan yang
dianalisis ke
dalam form
permasalahan
Menginventarisir
dan mencatat
permasalahan
kegiatan analisis

Internal

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

Tersusun-nya
analisis

2 hari

LHA/STL,
Form permasalahan
LHA/STL

Permasalahan dalam
LHA/STL
terinventarisir dan
tercatat

30
menit

Buku catatan
permasalahan
kegiatan
analisis

Terinventarisir dan
tercatatnya
permasalahan dalam
kegiatan
analisis
Diterima-nya
laporan dan
catatan
permasalahan dalam
LHA/STL dan
atau kegiatan
analisis oleh
pimpinan
Permasalahan dalam
LHA/STL
terkonfir-masi

30
menit

Internal

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal
Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

LHA/STL
Komprehenshif, Form
analisis

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

5.

Menyampaikan
permasalahan
dalam LHA/STL
dan permasalahan
dalam kegiatan
analisis kepada
pimpinan

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

Kasubbag
AHP
Internal

Catatan
permasalahan

6.

Melakukan
konfirmasi dengan
ketua tim/auditor
apabila ditemukan
permasalahan
dalam LHA/STL
Menyampaikan
hasil analisis dan
LHA/STL kepada
tim entry data
SIM HP

Kasubbag AHP
Internal

Ketua
Tim/
auditor

LHA/STL
komprehenshif

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

8.

Menyampaikan
hasil analisis dan
STL kepada tim
entry data hukdis
jika terdapat
temuan hukdis

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

9.

Menyampaikan
hasil analisis dan
copy STL/LHA
kepada tim entry

Pengana
-lisis
pada
Subbag

Tim
entry
SIMHP
pada
Subbag
data
dan
informasi
Tim
entry
data
hukdis
pada
Subbag
AHP
Internal
Tim
entry
data
TPTGR

7.

Ket.
Output

282

30
menit

1
minggu

LHA/STL,
hasil analisis,
buku
ekspedisi

LHA/STL dan
hasil
analisisnya
sampai pada
tim entri SIM
HP

15
menit

STL
Komprehenshif, hasil
analisis,
Buku
ekspedisi

Hasil analisis
dan STL
sampai pada
tim entri data
hukdis

15
menit

STL
Komprehens
hif, hasil
analisis,

Hasil analisis
dan copy
STL/LHA
sampai pada

15
menit

Pelaksana
No

Mutu Baku

Aktivitas
1
data TPTGR jika
terdapat temuan
TPTGR

AHP
Internal

10

Menerima kembali
hasil analisis yang
telah dientry dalam
SIM HP

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

11.

Menyimpan file
hasil analisis

Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

pada
Subbag
AHP
Internal
Tim
entry
SIMHP
pada
Subbag
data
dan
informasi

Persyaratan/
Output
Perlengkapan
buku
tim entri data
ekspedisi
TPTGR

Hasil
analisis,
buku
ekspedisi

Analisis, filling
kabinet

283

Ket.
Waktu

Diterima-nya
kembali hasil
analisis oleh
penganali-sis

15
menit

Hasil analisis
terarsip

15
menit

FLOWCHART
SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSIF

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL


Ada masalah

Tidak ada masalah


Membuat analisis

Menginventarisir dan
mencatat permasalahan

Menyampaikan
permasalahan pada
pimpinan

Melakukan konfirmasi
dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan hasil
analisis dan STL kepada
tim entry data hukdis jika
terdapat temuan hukdis

Menyampaikan
hasil analisis dan
LHA/STL kepada
tim entry data
SIMHP

Menerima kembali
hasil analisis

Menyimpan file hasil analisis

Selesai

284

Menyampaikan hasil analisis


dan copy LHA/STL kepada
tim entry data TPTGR jika
terdapat temuan TPTGR

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan


atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
2. PP No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil;
3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawa-san Melekat;
7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi
Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30
Tahun 1980;
8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama;
13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama;
15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada
Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

1. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin;


2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
aplikasi data hukuman disiplin.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Aplikasi data hukuman disiplin

SOP Pengiriman LHA dan STL


SOP Riksus
SOP Pelaksanaan PKAT
SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif

285

5. SOP Analisis LHA/STL Khusus


6. SOP Penatausaaan STL
7. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit.
Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya penanganan hukuman disiplin


secara khusus, menyebabkan penyelesaian
tindak
lanjut
hukuman
disiplin
tidak
terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit
diketahui sejauh mana penyelesaian temuan
temuan disiplin.
2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian
yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak
lanjut hukuman disiplin dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar.

Penanganan data temuan hukuman disiplin

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menerima dan
mencatat berkas yang berkaitan dengan
hukuman
disiplin

2.

Mengentry data Tim entry


hukuman
hukuman
disiplin
disiplin

3.

Membuat rekap Tim entry


dan perkemba- hukuman
ngan data hu- disiplin
kuman disiplin

4.

Menyampaikan/
melaporkan
rekap dan perkembangan
data hukuman
disiplin pada
pimpinan
Menyimpan
berkas
hukuman
disiplin

5.

6.

Tim entry
hukuman
disiplin

Penga
n-alisis
pada
Subba
g AHP
Internal

Pengadministrasi surat
masuk
pada
Subbag
AHP
Internal

Tim entry
hukuman
disiplin

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Diterima dan
STL, Berita
tercatatnya
Acara Pemeriksaan, Berkas TL, berkas
hukuman
Buku Kendali
disiplin

STL, Berita
Acara Pemeriksaan, berkas TL,
SIM hukuman
disiplin
Rekapitulasi
data hukuman
disiplin, SIM
hukuman disiplin

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

Tim entry
hukuman
disiplin

Tim entry
Melakukan
hukuman
pengecekan
disiplin
fisik terhadap
keamanan dan
ketertiban penyimpanan
dokumen hukuman disiplin
secara berkala

286

Terinputnya
data hukuman
disiplin

Waktu
15
menit

1
hari

Terselesaikan
1
nya rekap dan hari
perkembangan data hukuman disiplin
Rekapitulasi
Diterimanya
1
data hukuman
rekap dan
jam
disiplin
perkembangan data
hukuman
disiplin oleh
pimpinan
15
STL, Berita Acara Dokumen
menit
hukuman
Pemeriksaan,
berkas TL, Rekap disiplin
tersimpan
data hukuman
disiplin, Lemari
Arsip/Filling
cabinet
1
TerpantauSTL, SK, Berita
hari
nya
Acara Pemeriksaan, berkas TL, keberadaan
dokumen
Rekap data
hukuman disiplin, hukuman
disiplin
Lemari Arsip/
Filling cabinet

Ket

FLOWCHART
ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN

Mulai

Menerima dan mencatat berkas hukuman disiplin

Mengentry data hukuman disiplin

Membuat rekap dan perkembangan data hukuman disiplin

Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan


data hukuman disiplin kepada pimpinan

Menyimpan berkas hukuman disiplin

Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen hukuman disiplin

Selesai

287

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA TP/TGR


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan


Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama
No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep.
Agama

1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan


aplikasi data TPTGR.
2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi
data TPTGR.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Aplikasi data TPTGR

SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, Dumas


SOP Pengiriman LHA-STL
SOP Riksus
SOP Pelaksanaan PKAT
SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif
SOP Analisis LHA/STL Khusus
SOP Penatausaaan STL
SOP Penatausahaan LHA
SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil
Audit

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya penanganan TPTGR secara


khusus, menyebabkan penyelesaian tindak
lanjut TPTGR tidak terdokumentasi dengan
baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana
penyelesaian temuan TPTGR.
2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian
yang terkait, menyebabkan pemantauan
tindak lanjut TPTGR dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar.

Penanganan data temuan TPTGR

288

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menerima dan
mencatat berkas
yang berkaitan
dengan TPTGR

Tim
entry
TPTGR

2.

Mengentry data
TPTGR

Tim
entry
TPTGR

3.

Membuat rekap
dan perkembangan data
TPTGR

Tim
entry
TPTGR

4.

Menyampaikan/
melaporkan
rekap dan
perkembangan
data TPTGR
pada pimpinan
Menyimpan
berkas TPTGR

Tim
entry
TPTGR

5.

6.

2
Pengana
-lisis
pada
Subbag
AHP
Internal

Mutu Baku
3
BPK

Persyaratan/
Perlengkapan
STL/LHA,
Laporan BPK,
Buku Kendali,
SIM TPTGR

Komputer,
SIM TPTGR,
LHA/STL,
Laporan BPK
Rekapitulasi
dataTPTGR,
Komputer,
SIM TPTGR

Kasubbag AHP
Internal

Kabag
PHP

Rekapitulasi
data TPTGR

LHA/STL,
Laporan BPK,
Nota Dinas,
Surat Keluar,
Laporan data
TPTGR,
Rekap data
TPTGR,
Lemari
Arsip/Filling
cabinet
LHA/STL,
Laporan BPK,
Nota Dinas,
Surat Keluar,
Laporan data
TPTGR,
Rekap data
TPTGR,
Lemari Arsip/
Filling cabinet

Tim
entry
TPTGR

Tim
Melakukan
pengecekan fisik entry
TPTGR
terhadap
keamanan dan
ketertiban
penyimpanan
dokumen TPTGR
secara berkala.

289

Output

Waktu

Diterima dan
tercatatnya
berkas
TPTGR.

15
menit

Terinput-nya
data TPTGR

1
hari

Terselesaikannya
rekap dan
perkembangan data
TPTGR
Diterimanya
rekap dan
perkembangan data
TPTGR oleh
pimpinan
Dokumen
TPTGR
tersimpan

1
hari

Terpantaunya
keberadaan
dokumen
TPTGR

1
jam

15
menit

1
hari

Ke
t

FLOWCHART
ENTRY DATA TP/TGR

Mulai

Menerima dan mencatat berkas TPTGR

Mengentry data TPTGR

Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR

Menyampaikan/melaporkan rekap dan


perkembangan data TPTGR kepada
pimpinan

Menyimpan berkas TPTGR

Melakukan pengecekan secara berkala


terhadap dokumen TPTGR

Selesai

290

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang


Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan
Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
10. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/36/2002 tentang Petunjuk Teknis Pelaporan
di Lingkungan Dep. Agama

1. Mempunyai
kemampuan
membuat
Feedback
hasil
pengawasan
dan
mengoperasikan komputer.
2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
SIM HP.
3. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin dan TPTGR
4. Mempunyai kemampuan membuat feedback
hasil pengawasan.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIM HP, Aplikasi
Hukdis, Aplikasi TPTGR, analisis hasil audit

SOP Entry Data SIMHP


SOP Entry Data Hukuman Disiplin
SOP Entry Data TPTGR
SOP Analisis Hasil audit Kmprehenshif
SOP Analisis Hasil Audit Khusus
SOP Penatausahaan Penyelsaian Hasil Audit

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Feedback hasil pengawasan mempermudah


dan mempercepat
memahami hasil audit
berdasarkan klasifikasinya.
2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian
yang terkait, menyebabkan Feedback hasil
pengawasan tidak berjalan lancar.

Pengolahan dan pengklasisfikasian hasil audit


(LHA/STL) dan perkembangan tindak lanjutnya

Pelaksana
No

Aktivitas

Menyiapkan
bahan pembuatan laporan

Penganalisis pada
Subbag

291

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
1
TersediaAnalisis hasil
audit, Form minggu nya bahan
feedback
feedback

Ket.

Pelaksana
No

Aktivitas
feedback

1
AHP
Internal
Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal
Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan

2.

Membuat
Laporan
Feedback

3.

Menyampaikan
Laporan Feedback kepada
pimpinan

4.

Mengoreksi
Laporan Feedback

Kasubba
g AHP
Internal

5.

Memperbaiki
feedback sesuai dengan
perbaikan
pimpinan
Mencetak,
menggandakan
dan mendistribusikan Laporan
Feedback

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal
Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Laporan
Feedback

Laporan
Feedback

1
hari

Mendokumentasikan berkas
Feedback

Penganalisis pada
Subbag
AHP
Internal

Analisis
Hasil Audit,
Form Feedback, Laporan Feedback

1
hari

6.

7.

Analisis
hasil audit,
Form
feedback
Kasubbag Kabag
AHP
PHP
Internal

Kabag
PHP

SES
Itjen

292

SES
Itjen

Laporan
Feedback

Laporan
Feedback

2
Tersusunminggu nya
Laporan
feedback
15
menit

Diterimanya
Laporan
Feedback
oleh
pimpinan
1
Terkorekminggu sinya
Laporan
feedback
2
Laporan
hari
Feedback
sudah
diperbaiki
Tercetak,
tergandakan dan
terdistribu
sikannya
Laporan
Feedback
Terdokumentasikannya
berkas
Feedback

Ket.

FLOWCHART
SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN
Mulai

Mengumpulkan bahan feedback

Membuat Laporan Feedback

Menyerahkan
Laporan Feedback
kepada pimpinan

Memeriksa
Laporan
Feedback

Ada perbaikan

Memperbaiki
Laporan
Feedback

Tidak ada perbaikan

Mencetak, menggandakan &


mendistribusikan Laporan
Feedback

Mendokumentasikan
Laporan Feedback

Selesai

293

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan


atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian
2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979
tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil
3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia
5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat
7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi
Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30
Tahun 1980
8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama
13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama
14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama
15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008
tentang
Tata
Cara
Penyelenggaraan
Pelayanan
Administrasi
Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep.
Agama
Keterkaitan:

1. Mempunyai kemampuan membuat kompilasi


hasil audit khusus;
2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
komputer.
3. Mempunyai kemampuan mengentry data
SIMHP
4. Mempunyai kemampuan mengentry data
Hukuman disiplin dan TPTGR

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pengiriman LHA-STL


2. SOP Riksus
3. SOP Surat Tugas Audit Kasus

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIMHP, Aplikasi
hukuman disiplin. Aplikasi TPTGR

294

4.
5.
6.
7.
8.
9.

SOP Realisasi PKPT


SOP Penatausahaan LHA
SOP Penaausahaan STL
SOP Entry Data SIMHP
SOP Entry Data Hukuman Disiplin
SOP Entry Data TPTGR

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Analisis riksus yang akurat mempermudah dan


mempercepat memahami hasil riksus.
2. Tanpa
adanya
kompilasi
hasil
riksus
menyebabkan hasil riksus tidak terdokumentasi
dengan baik dan menyulitkan pencarian ketika
dibutuhkan.
3. Kurangnya koordinasi antar subbag yang
terkait menyebabkab proses kompilasi tidak
berjalan lancar.

LHA/STL khusus dan bukti bukti pendukung-nya

Pelaksana
No

Aktivitas

Mengambil
daftar surat
tugas audit
khusus
(riksus) yang
dibuat Sub
Bagian
Perencanaan
dan program
Mengambil
daftar realisasi audit
khusus yang
dibuat Sub
bag. Evalap
Mengambil
daftar/rekap
STL audit
khusus yang
dibuat Sub
Bagian Tata
Usaha Sekretariat
Menginventarisir dan
membuat
rekapitulasi
seluruh
realisasi
audit khusus
beserta LHA/
STL dan
analisis hasil
audit khusus
serta lampirannya secara lengkap
Mengumpulkan bahanbahan
kompilasi

3.

4.

5.

Mutu Baku

Persyaratan/
Perlengkapan

Ket.

Output

Waktu

Petugas Pelaksa
kompilasi na pada
Subbag
perenca
-naan
dan
program

Surat tugas
audit khusus

Didapatnya
daftar/rekap
surat tugas
audit khusus

1
jam

Petugas Pelakkompilasi sana


pada
Subbag
Evalap

Rekap
realisasi
audit khusus

Didapatnya
rekap
realisasi
audit khusus

1
jam

Petugas Pelaksa
kompilasi -na
pada
Subbag
Tata
Usaha
Sekretariat
Petugas
kompilasi

Rekap STL
audit khusus

Didapatnya
daftar/rekap
STL audit
khusus

1
jam

Rekap Surat
tugas audit
khusus,
Rekap
realisasi
audit khusus,
Rekap STL
audit khusus,
STL, BAP
dan data
pendukung
hasil audit

2
Terinventarihari
sir dan terselesaikannya rekap
surat tugas
audit khusus,
realisasi audit
khusus, LHA/
STL audit
khusus dan
analisis serta
lampirannya
secara
lengkap
1Min
Terkumpulggu
nya bahanbahan
kompiilasi

Petugas Pengana- Pelak


kompilasi lisis pada sana
pada
Subbag
TU
AHP
Sekret
Internal

Pelaksa
na pada
TU Itwil

295

Rekap Surat
tugas audit
khusus,
Rekap realisasi audit

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku

ariat

6.

Membuat
kompilasi
hasil audit
khusus

Petugas
kompilasi

7.

Menyerahkan
kompilasi
pada pimpinan untuk
dikoreksi
Memeriksa
kompilasi

Petugas Kasubkompilasi bag


AHP
Internal

8.

9.

10

11.

KasubKabag
bag
PHP
AHP
Internal
Memperbaiki Petugas
kompilasi
kompilasi
sesuai dengan perbaikan
pimpinan
Petugas
Mencetak,
menggandak kompilasi
an dan
mendistribusi
kan kompilasi hasil
audit khusus
Petugas
Mendokumentasikan kompilasi
kompilasi
hasil audit
khusus

Persyaratan/
Perlengkapan

khusus,
Rekap STL
audit khusus,
STL, analisis
hasil audit
khusus yang
sudah dilengkapi dengan
informasi
tindak lanjutnya, BAP dan
data pendukung hasil
audit
STL, analisis
hasil audit
khusus yang
sudah dilengkapi dengan
informasi
tindak lanjutnya, BAP dan
data pendukung hasil
audit
Kompilasi
hasil audit
khusus

SES

Waktu

Tersusunnya
kompilasi
hasil audit
khusus

2
hari

15
menit

Kompilasi
hasil audit
khusus

Tersampaikannya
kompilasi
pada
pimpinan
Terkoreksinya hasil
kompilasi

Kompilasi
hasil audit
khusus

Kompilasi
sudah
diperbaiki

2
hari

Kompilasi
hasil audit
khusus

Tercetak, tergandakan
dan terdistribusikannya
kompilasi
hasil audit
khusus
Terdokumentasikannya
kompilasi
hasil audit
khusus

2
hari

Kompilasi
hasil audit
khusus

296

Output

Ket.

1min
ggu

1
jam

FLOWCHART
KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS

Mulai

Meminta daftar surat


tugas audit khusus

Meminta daftar realisasi


audit khusus

Meminta rekap LHA/STL


audit khusus

Menginventarisasi dan membuat rekap realisasi audit khusus, LHA/STL


dan dokumen pendukung lainnya

Mengumpulkan bahan kompilasi

Mengkompilasi hasil audit khusus

Menyerahkan hasil
kompilasi kepada
pimpinan

Ada perbaikan

Memeriksa
kompilasi
Memperbaiki
kompilasi

Tidak ada perbaikan

Mencetak, menggandakan &


mendistribusikan kompilasi

Mendokumentasikan
kompilasi hasil audit khusus

Selesai

297

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan


atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian
2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979
tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil
3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia
5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat
7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri
Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 30 Tahun 1980
8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama
9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama
10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama
11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama
12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama
13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama
14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama
15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama
No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep.
Agama

1. Termasuk dalam anggota DPSTL


2. Memamahami peraturan Kepegawaian
3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
aplikasi data hukuman disiplin.
4. Mempunyai kemampuan dalam menganalisis
hukuman disiplin

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan


Dumas
2. SOP Pengiriman LHA-STL

TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat


undangan, bahan arahan Irjen, bahan laporan
panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja

298

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

SOP Riksus
SOP Pelaksanaan PKAT
SOP pengajuan Anggaran
SOP Sidang DPSTL
SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif
SOP Analisis LHA/STL Khusus
SOP Penatausahaan STL
SOP Penatausahaan LHA
SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil
Audit
12. SOP Entry Data hukuman disiplin

kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound


system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan
pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil
pemutakhiran

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman


disiplin menyebabkan ketidakjelasan status
penyelesaian tindak lanjutnya.
2. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman
disiplin menyebabkan sulitnya pemantauan
tindak lanjutnya.
3. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman
disiplin menyebabkan timbulnya peluang
ketidaksinkronan data penyelesaian dengan
Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Dep.
Agama
4. Tanpa adanya koordinasi antara bagianbagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik,
sehingga hasilnya tidak optimal.

Penyelesaian penanganan tindak lanjut hukuman


disiplin

Pelaksana
No.
1.

2.

3.

4.

5.

Aktivitas

Menyusun TOR,
Panitia
SK dan RAB
pemutakhiran data
hukuman disiplin
Menyiapkan dan
Panitia
menggandakan
bahan pemutakhiran data serta ATK

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

Output

Waktu

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

Tersedianya
anggaran

Tersiapkannya
TOR, SK dan
RAB kegiatan

3
hari

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

LHA/STL yang
berkaitan dengan temuan
hukuman
disiplin, Aplikasi
hukuman
disiplin, Rekapitulasi hukuman disiplin,
Bukti TL, ATK
RAB kegiatan

Tersiapkan dan
tergandakannya bahanbahan pemutakhiran data
hukuman
disiplin

3
hari

Adanya
kepastian
akomodasi/
tempat
kegiatan
Terbuat, terkirim dan terkonfirmasinya
undangan dan
bahan pemutakhiran
Terselenggarakannya acara
pemutakhiran
hukuman
disiplin

3
hari

Menyiapkan ako- Panitia


modasi pelaksanaan pemutakhiran
data hukuman
disiplin
Membuat, mengi- Panitia
rimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan
pemutakhiran

Surat
undangan,
bahan
pemutakhiran,
buku agenda
surat keluar
Bahan
pemutakhiran,
bukti TL, berita
acara hasil
pemutakhiran,

Panitia
Mengadakan
acara
pemutakhiran data
hukuman disiplin

299

3
hari

3
hari

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

6.

Menyusun laporan Panitia


kegiatan, hasil dan
pertanggungjawab
an keuangan
kegiatan pemutakhiran data hukuman disiplin

7.

Panitia
Menggandakan
dan mendistribusikan laporan
kegiatan dan hasil
pemutakhiran data
hukuman disiplin

8.

Mendokumentasik Panitia
an hasil pemutakhiran data

9.

Mengadakan eva- Panitia


luasi kegiatan pemutakhiran data

Mutu Baku
3

Kasubbag
Kabag
AHP Internal PHP

300

Persyaratan/
Perlengkapan

SPPD, bahan
arahan Irjen,
bahan laporan
panitia, materi
nara sumber,
ruang sidang
(meja kursi),
LCD proyektor,
komputer
(laptop), sound
system, printer,
ATK, handycam
Laporan yang
dilampiri
dengan
dokumendokumen
terkait

Output

Tersusunnya
laporan kegiatan, hasil dan
pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran
Laporan kegiat- Tergandakan
dan terdistrian dan hasil
busikannya
pemutakhiran
data hukuman laporan kegiatan dan hasil
disiplin
pemutakhiran
data pada
pihak-pihak
terkait
Laporan yang
Terdokumendilampiri detasikannya
ngan dokumen- hasil pemutadokumen
khiran data
terkait
hukuman
disiplin
Laporan yang
Terevaluasidilampiri denya kegiatan
ngan dokumen- pemutakhiran
dokumen terkait

Waktu

3
hari

3
hari

1
jam

2
jam

Ket.

FLOWCHART
PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN

Mulai

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan dan menggandakan bahan


pemutakhiran data serta ATK

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi


undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggarakan acara
pemutakhiran

Menyusun laporan kegiatan &


pertanggungjawaban keuangan

Menggandakan dan mendistribusikan laporan


kegiatan dan hasil pemutakhiran

Mendokumentasikan hasil
pemutakhiran

Selesai

301

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan


Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008
tentang
Tata
Cara
Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi
Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep.
Agama;

1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan


aplikasi data TPTGR.
2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi
data TPTGR.
3. Mempunyai kewenangan yang ditunjuk oleh
pimpinan (tertuang dalam SK Kepanitiaan).

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan


Dumas
2. SOP Pengiriman LHA-STL
3. SOP Riksus
4. SOP Pelaksanaan PKAT
5. SOP Pencairan Anggaran
6. SOP Sidang DPSTL
7. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif
8. SOP Analisis LHA/STL Khusus
9. SOP Penatausahaan STL
10. SOP Penatausahaan LHA
11. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit
12. SOP Entry Data TPTGR

TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat


undangan, Bahan Arahan Irjen, Bahan laporan
panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja
kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound
system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan
pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil
pemutakhiran

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian


tindak lanjutnya.
2. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan sulitnya pemantauan tindak
lanjutnya.
3. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR me-

Penyelesaian penanganan tindak lanjut TPTGR

302

4.

nyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan BPK-RI dan Biro
Keuangan dan BMN Setjen Dep. Agama.
Tanpa adanya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran
data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal.
Pelaksana

No.
1.

2.

Aktivitas
Menyusun TOR,
SK dan RAB
pemutakhiran
data TPTGR
Menyiapkan dan
menggandakan
bahan
pemutakhiran
data serta ATK

Panitia

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

Panitia

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

3.

Menyiapkan ako- Panitia


modasi pelaksanaan pemutakhiran
data TPTGR

4.

Membuat, mengirimkan dan


mengkonfirmasi
undangan dan
bahan pemutakhiran
Mengadakan
acara pemutakhiran data
TPTGR

5.

Mutu Baku

Panitia

Panitia

6.

Menyusun laporan Panitia


kegiatan, hasil dan
pertanggungjawab
an keuangan
kegiatan pemutakhiran data
TPTGR

7.

Menggandakan
dan mendistribusikan laporan

Kasubbag
AHP
Internal

Kabag
PHP

Panitia

303

Persyaratan/
Perlengkapan

Tersedianya
anggaran

Output

Tersiapkannya TOR, SK
dan RAB
kegiatan
LHA/STL yang Tersiapkan dan
tergandakanberkaitan
dengan temuan nya bahanTPTGR, Aplika- bahan
si TPTGR, Re- pemutakhiran
data TPTGR
kapitulasi TPTGR, Bukti TL,
ATK
RAB kegiatan
Adanya
kepastian
akomodasi/
tempat
kegiatan
Surat undangTerbuat, teran, bahan
kirim dan terpemutakhiran,
konfirmasinya
buku agenda
undangan dan
surat keluar
bahan pemutakhiran
Bahan pemuta- Terselenggakhiran, bukti TL, rakannya acara
pemutakhiran
berita acara
TPTGR
hasil pemutakhiran, SPPD,
bahan arahan
Irjen, bahan
laporan panitia,
materi nara
sumber, ruang
sidang (meja
kursi), LCD
proyektor, komputer (laptop),
sound system,
printer, ATK,
handycam
Tersusunnya
Laporan yang
dilampiri dengan laporan kegiatan, hasil dan
dokumendokumen terkait pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran
Laporan kegiat- Tergandakan
an dan hasil
dan terdistribupemutakhiran
sikannya lapor-

Waktu
3
hari

3
hari

3
hari

3
hari

3
hari

3
hari

3
hari

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

Output

an kegiatan
dan hasil pemutakhiran
data pada
pihak-pihak
terkait
TerdokumenLaporan yang
tasikannya
dilampiri
hasil pemutadengan
khiran data
dokumendokumen terkait TPTGR
TerevaluasiLaporan yang
dilampiri dengan nya kegiatan
pemutakhiran
dokumendokumen terkait

Waktu

data TPTGR

kegiatan dan hasil


pemutakhiran data
TPTGR

Panitia

8.

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran data

9.

Mengadakan
Panitia
evaluasi kegiatan
pemutakhiran data

304

1
jam

2
jam

Ket.

FLOWCHART
PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR
Mulai

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan dan menggandakan bahan


pemutakhiran data serta ATK

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi


undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggara acara pemutakhiran

Menyusun laporan kegiatan &


pertanggungjawaban keuangan

Menggandakan dan mendistribusikan laporan


kegiatan dan hasil pemutakhiran

Mendokumentasikan hasil
pemutakhiran

Selesai

305

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENATAUSAHAAN STL


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;


2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik
Auditor Inspektorat Jenderal Departemen
Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan
Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama
Keterkaitan:

1. Mempunyai kemampuan tata usaha


2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
komputer.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Mesin foto copy

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penerimaan Surat Masuk;


SOP Pengiriman LHA-STL;
SOP Riksus;
SOP Pelaksanaan PKAT;
SOP Analisis Hasil audit Komprehenshif;
SOP Analisis Hasil Audit Khusus;
SOP Entry SIMHP.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait


menyebabkab penatausahaan STL bejalan tidak
rapi dan STL tidak lengkap, sehingga menyulitkan
pencarian ketika dibutuhkan

STL

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Mengambil
Pengadmi- Pelaksana
pada Subrekap/daftar STL nistrasi
bag TU
pada Subbag TU STL
Sekretariat setiap bulan sekali

2.

Mengecek dan
menginventari-

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Rekap/daftar
Diterimanya
STL
daftar/rekap
STL

Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar


nistrasi
pada Sub- pada Sub- STL, STL

306

Terinventarisirnya STL

Waktu
1
hari

1
hari

Ket.

Pelaksana

Mutu Baku
Persyaratan/
1
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
sir STL yang
STL
bag TU
bag TU
yang belum
belum masuk
Irwil
masuk
3. Mengambil STL Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar
Diterimanya
1
pada Sub- pada Sub- STL, STL
STL oleh
yang belum
nistrasi
minggu
masuk di SubSTL
bag TU
bag TU
pengadminisbag AHP InterIrwil
trasi STL
nal pada Subpada Subbag
bag TU SekreAHP Internal
tariat atau Subbag TU Irwil
4. Menerima,
Pengadmi- Pelaksana Pelaksana STL, buku
STL diterima,
1
memeriksa dan nistrasi
pada Sub- pada Sub- kendali
diperiksa dan jam
mencatat STL
STL
bag TU
bag TU
dicatat dalam
pada buku
buku kendali
kendali STL
STL,
Dientrinya
1
5. Mengentri data Pengadmikomputer
data STL
hari
nistrasi
STL pada
STL
aplikasi exel
15
STL, buku
TerdistribusiPengadmi- Pengana6. Mendistribusimenit
kendali
kannya STL
lisis pada
nistrasi
kan STL pada
pada
Subbag
pelaksana anali- STL
Pelaksana
AHP
sis sesuai deanalisis
Internal
ngan wilayahnya
15
STL dan buku Diterimanya
Pengadmi- Tim entri
7. Menerima
menit
SIMHP
kendali
STL oleh
nistrasi
kembali STL
PengadminisSTL
yang telah
trasi STL
dientri pada
SIMHP, aplikasi
hukdis dan
aplikasi TPTGR
8. Menyimpan STL PengadmiSTL, filing
Tersimpan15
nistrasi
kabinet
nya STL
menit
STL
9. Membuat rekap PengadmiKomputer,
Terekapnya
1
data STL setiap nistrasi
rekap STL
data STL
hari
bulan sekali
STL
STL, rekap
Terpantau1
10. Melakukan pe- Pengadministrasi
STL, filling
nya keberahari
ngecekan fisik
STL
kabiet
daan STL
terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan STL
secara berkala.
1
Komputer,
Sampainya
Pengadmi- Kasubbag
11. Membuat
hari
rekap STL
laporan perAHP
laporan perkem- nistrasi
kembangan
Internal
STL
bangan data
data STL
STL pada pimpada
pinan setiap
pimpinan
bulan sekali

No

Aktivitas

307

Ket.

FLOWCHART
PENATAUSAHAAN STL

Mulai

Mengambil rekap/daftar STL

Mengecek & menginventarisir STL yang masuk

Mengambil STL yang belum masuk

Menerima, memeriksa dan mencatat STL

Mengentry data STL

Mendistribusikan STL kepada penganalis

Menerima kembali STL yang


telah dienty pada SIMHP

Menyimpan STL
ARSIP
Melakukan pengecekan berkala

Merekapitulasi STL

Membuat laporan
kepada pimpinan

Selesai

308

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;


2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama;
9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No
IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan
Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama;

1. Mempunyai kemampuan tata usaha


2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
komputer.
3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan
Komputer SIMHP.
4. Mempunyai kemampuan entry data hukuman
disiplin dan TPTGR

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling


cabinet, ATK, Mesin foto copy, buku kendali

5.
6.
7.
8.

SOP Pengiriman LHA-STL


SOP Riksus
SOP Pelaksanaan PKAT
SOP Penatausahaan Surat Masuk Bagian
PHP
SOP Penatausahaan Surat Masuk Subbag
AHP Internal
SOP entry data SIMHP
SOP entry data hukuman disiplin
SOP entry data TPTGR

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang


terkait, menyebabkan proses analisis, pemantauan
tindak lanjut dan pendokumentasiannya tidak
berjalan lancar.

Bukti Tindak Lanjut hasil audit

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menerima
dan mencatat
bukti penyelesaian
Tindak lanjut

Pengadmi
nistrasi
surat
masuk
pada

Pengadministrasi
surat
masuk
SES

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

Bukti TL,
buku kendali

309

Output

Waktu

Bukti penye15
lesaian TL
menit
diterima dan
dicatat

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas
(TL)

2.

Menyerahkan bukti TL
pada Kabag
PHP

3.

Menelaah
dan memberikan disposisi terhadap
bukti TL
yang masuk

4.

Menerima
dan
mencatat
bukti
penyelesaian
Tindak lanjut
(TL) beserta
disposisi
Kabag PHP
Memberikan
bukti
penyelesaian
Tindak lanjut
(TL) beserta
disposisi
Kabag PHP
kepada
pengadminis
trasi surat
masuk pada
Subbag AHP
internal
Mencatat
bukti penyelesaian
Tindak lanjut
(TL) beserta
disposisi
Kabag PHP

5.

6.

7.

8.

Menyerahkan bukti TL
dan disposisi dari Kabag PHP
pada Kasubbag AHP
Internal
Menelaah
dan memberikan dis-

1
Bagian
PHP
Pengadmi
nistrasi
surat
masuk
pada
Bagian
PHP
Kabag
PHP

Mutu Baku
3

Kabag
PHP

Bukti TL

Pengadministrasi
surat
masuk
pada
Subbag
AHP
Internal
Pengadministrasi
surat
masuk
pada
Subbag
AHP
Internal
Kasubbag
AHP
Internal

Output

Waktu

15
Bukti penyemenit
lesaian TL
diterima
oleh Kabag
PHP

1
Bukti penyehari
lesaian TL
diperiksa
dan ditindaklanjuti
dengan
pemberian
disposisi
oleh Kabag
PHP
15
Bukti penyeBukti TL,
menit
lembar dispo- lesaian TL,
isi disposisi
sisi, buku
Kabag PHP
kendali
diterima dan
dicatat
Lembar
disposisi,
Bukti TL

Pengadministrasi
surat
masuk
pada
Bagian
PHP

Pengadministrasi
surat
masuk
pada
Bagian
PHP

Persyaratan/
Perlengkapan

Pengadministrasi
surat
masuk
pada
Subbag
AHP
Internal

Kasubbag
AHP
Internal

310

Bukti TL,
lembar disposisi, buku
kendali

15
Bukti penyemenit
lesaian TL
dan isi disposisi dari
Kabag PHP
diterima

Bukti TL,
lembar disposisi, buku
kendali

15
Bukti penyemenit
lesaian TL,
isi disposisi
Kabag PHP
diterima dan
dicatat

Bukti TL,
lembar
disposisi

15
Bukti penyemenit
lesaian TL
diterima
oleh Kasubbag AHP
Internal

Lembar
disposisi,
Bukti TL

Bukti penyelesaian TL
diperiksa

1
hari

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

Mutu Baku
3

Persyaratan/
Perlengkapan

posisi terhadap bukti TL


yang masuk

9.

Menerima
dan mencatat disposisi
dan bukti TL
dari Kasubbag AHP
Internal
10. Mendistribusikan bukti
TL sesuai
disposisi

Pengadministrasi
surat
masuk
pada Subbag AHP
Internal
Pengadministrasi
surat
masuk
pada Subbag AHP
Internal

Lembar
disposisi,
Bukti TL,
buku kendali

Kasubbag
AHP
Internal

Penganalisis
yang memegang
wilayahnya

Lembar
disposisi,
Bukti TL,
buku kendali

Pelaksana
yang
ditunjuk
pimpinan

11. Memenuhi
disposisi
pimpinan

Pengana- Pelaksalisis pada


na yang
Subbag
ditunjuk
AHP Inter- pimpinan
nal
Pengana- Tim entry Tim entry
12. Mengirim
bukti TL pada lisis pada data SIM- data HukHP
dis
tim entry data Subbag
AHP
SIMHP dan
tim entry data Internal
hukuman
disiplin jika
terdapat TL
yang terkait
dengan hukuman disiplin
serta pada tim
entry data
TPTGR jika
terkait dengan
TL TPTGR
13. Menyimpan
Tim entry Tim entry Tim entry
bukti TL
data SIM- data Huk- data TPTGR
dis
HP
14. Melakukan
Tim entry Tim entry Tim entry
pengecekan
data TPdata
data
fisik terhadap
TGR
Hukdis
SIMHP

Lembar
disposisi,
Bukti TL,
buku kendali
Tim
entry
data
TPTGR

keamanan dan
ketertiban
penyimpanan
dokumen TL
secara
berkala.

311

Output

Waktu

dan ditindaklanjuti
dengan
pemberian
disposisi
oleh Kasubbag AHP
Internal
15
Bukti penyemenit
lesaian TL
dan disposisi Kasubbag
AHP Internal diterima
dan dicatat
15
Diterimanya
bukti penye- menit
lesaian TL
dan lembar
disposisi
oleh penganalsis dan
pelaksana
lain yang ditunjuk oleh
pimpinan
Terpenuhi1
nya dispohari
sisi pimpinan

Lembar disposisi, Bukti


TL, buku
kendali

Bukti TL diterima oleh


Tim entry
data SIMHP, Hukdis
dan TPTGR

15
menit

Lembar disposisi, Bukti TL,


buku kendali
Lembar disposisi, Bukti
TL, buku
kendali

Tersimpannya bukti
TL
Terpantaunya dokumen TL

15
menit
1
hari

Ket

FLOWCHART
PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT
Mulai

Menerima dan mencatat bukti tindak lanjut (TL)

Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kabag PHP dan bukti TL

Memberikan disposisi Kabag dan bukti TL pada Subbag AHP Internal

Mencatat bukti TL dan disposisi dalam buku kendali di Subbag AHP Internal

Menyerahkan bukti TL pada Kasubbag AHP Internal

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kasubbag AHP Internal dan bukti TL

Mendistribusikan bukti tindaklanjut sesuai disposisi

Memenuhi disposisi pimpinan

Mengirim bukti tindak lanjut kepada tim entry data SIMHP, Hukdis dan atau TPTGR

Melakukan pengecekan secara berkala dokumen TL

Menyimpan bukti tindak


lanjut

SELESAI

312

Lampiran8

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG AHP EKSTERNAL DAN DUMAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

SOP Analisis BPKP


SOP Pemutakhiran BPKP
SOP Tindak Lanjut BPKP
SOP Analisis BPK
SOP Pemutakhiran BPK
SOP Pra Pemutakhiran BPK
SOP Tindak Lanjut BPK
SOP Penanganan Dumas Non TP 5000
SOP Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000
SOP Pemutakhiran Dumas TP 5000
SOP Penanganan Dumas TP 5000
SOP Tindak Lanjut Dumas TP 5000

313

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan


Pemeriksa Keuangan RI;
2. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen
Agama;
3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
4. Keputusan Inspektur Jenderal departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama.
5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.
4.

2.

SOP Tindak lanjut BPK-RI


SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas
SOP Pembuatan Surat dinas

Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPK-RI.
Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPK-RI

Meja, kursi,ATK
Komputer PC
Lemari arsip
LHP-BPK-RI

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan


menyulitkan penyelesaian tindak lanjut atas
rekomendasi BPK-RI;
2. Tanpa adanya analisis LHP BPK-RI sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi Hasil pemeriksaan BPKRI;
3. Tanpa adanya analisis Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) BPK-RI tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan jenis temuan, nilai


penyebab, akibat dan rekomendasi;

Pelaksana
NO

Aktifitas

temuan

Mutu Baku

1.

Mengadministrasikan LHP BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

2.

Menganalisis LHP
BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

314

Persyaratan/
Perlengkapan
1. LHP-BPKRI
2. Buku agenda surat
masuk
1. LHP BPKRI
2. Komputer
PC
3. Form

Output

Waktu Ket.

LHP BPK-RI
15
teradministra- Menit
sikan dengan
baik
Tersusunnya
hasil analisis
LHP BPK-RI

1
hari

Pelaksana
NO

Aktifitas

Mutu Baku

3.

Mendistribusikan
hasil analisis LHP
BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

4.

Mendokumentasikan Hasil Analisis


LHP BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

315

Persyaratan/
Perlengkapan
analisis
BPK-RI
1. Surat pengantar distribusi hasil
analisis
LHP BPKRI
2. Hasil anali
sis LHP
BPK-RI
3. Buku agen
da surat ke
luar
1. Lemari arsip
2. Hasil Anali
sis LHP BPKRI.

Output

Waktu Ket.

Terdistribusi1
kannya hasil hari
analisis LHP
BPK-RI ke
stakeholder
(BPK-RI,
Menag,
Sekjen, Irjen,
Sekre-taris,
para Irwil,
audit-an, unit
kerja terkait)
Terdokumen- 15
tasikannya
Menit
hasil analisis
LHP-BPK-RI
dengan baik.

FLOWCHART
SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MULAI

MENGADMINISTRASIKAN LHP-BPK-RI

MENGANALISIS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN HASIL
ANALISIS LHP BPK-RI

MENDOKUMENTASI HASIL
ANALISIS LHP-BPK-RI

SELESAI

316

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang


Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelsaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak lanjut BPKP


2. SOP Penyajian Data
3. SOP Statistik Haswas

1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC,


Lemari arsip
2. Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP
atau hasil pengawasan BPKP
3. Program SIM-HP BPKP

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan


menyulitkan penyelesaian atas temuan dan
rekomendasi BPKP;
2. Tanpa adanya analisis hasil pengawasan BPKP
sulit diketahui jumlah dan nilai temuan,
penyebab, akibat serta rekomendasi
hasil
pengawasan BPKP;
3. Tanpa adanya analisis atas Laporan Hasil Audit
(LHA) BPKP mengakibatkan temuan tidak
terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan jenis temuan, nilai


penyebab, akibat dan rekomendasi;

2.

Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPKP.
Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPKP.

temuan

Pelaksana

NO

Aktifitas

1.

Mendapatkan
data/laporan Tri
wulan hasil pengawasan BPKP dari
Pusinfowas BPKP

Kabag
PHP

2.

Mengadministrasikan Laporan Tri


wulan hasil peng-

Kabag
PHP

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Surat
Tersedianya
2
AHP Eks- pengolah
tugas
data laporan
hari
ternal dan hasil
2. Buku
Tri wulan
Dumas
pengawas
agenda
hasil pengan BPKP
surat ma- awasan
suk
BPKP berupa
hardcopy dan
softcopy
15
TeradminisKasubbag Pelaksana 1. LHAmenit
trasikannya
BPKP
AHP Eks- pengolah
laporan tri
2. Buku
ternal dan hasil

317

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas

awasan BPKP

3.

4.

5.

Dumas

pengawas
an BPKP

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP
Eksternal
dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
hasil
pengawas
an BPKP

Mendokumentasi- Kabag
PHP
kan Analisis hasil
pengawasan BPKP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
hasil
pengawas
an BPKP

Mengentry/Mendo
wnload ke dalam
SIM-HP BPKP
atas laporan Tri
wulan hasil
pengawasan
BPKP
Mendistribusikan
analisis Laporan Tri
wulan hasil pengawasan BPKP

Pelaksana
pengolah
hasil
pengawas
an BPKP

318

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
wulan atas
agenda
hasil pengsurat
awasan
masuk
BPKP
dengan baik
1. Laporan Terinputnya
1
Tri wulan Analisis hasil hari
hasil audit pengawasan
2. Komputer BPKP
PC
3. SIM-HP
BPKP
1. Surat
Hasil analisis
1
pengantar hasil penghari
distribusi awasan
hasil ana- BPKP terdislisis hasil tribusikan ke
pengastakeholder
wasan
(Menag,
BPKP
Sekjen, Irjen,
2. Hasil
Sekretaris,
analisis
para Irwil,
hasil pe- auditan)
ngawasan
BPKP
3. Buku
agenda
surat
keluar
15
Analisis hasil
1. Lemari
pengawasan Menit
arsip
BPKP ter2. Analisis
dokumenhasil
pengawas tasikan
an BPKP. dengan baik.

Ket.

FLOWCHART
SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP

MULAI

Mendapatkan data/laporan Tri wulan


hasil pengawasan BPKP dari
Pusinfowas

Mengadministrasikan Laporan Tri wulan


hasil pengawasan BPKP

Mengentry/Mendownload ke dalam SIM-HP BPKP


atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan


hasil pengawasan BPKP

Mendokumentasi Analisis atas hasil pengawasan


BPKP/Laporan triwulan BPKP

SELESAI

319

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP


Dasar Hukum:
1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang
Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Tindak lanjut BPKP
2. SOP Penyajian Data
3. SOP Statistik Haswas

Peringatan:
1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil
pengawasan BPKP menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas
temuan dan saran BPKP;
2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil
pengawasan BPKP menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPKP
dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama
maupun auditan.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mempunyai kemampuan analis Laporan
Hasil Pemeriksaan BPKP.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPKP

Peralatan/Perlengkapan:
1. TOR kegiatan
2. SK kegiatan
3. RAB
4. SPPD
5. Surat undangan
6. Bahan Arahan Irjen
7. Bahan Laporan panitia
8. Materi Narasumber
9. ATK,Laptop,printer, peralatan soundsystem,
mesin fotocopy
10. Bahan pemutakhiran data BPKP
11. Ruang Rapat
Pencatatan dan Pendataan:
Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas
temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Menghimpun
Bahan Pemutakhiran Data BPKP

1
Kabag
PHP

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak
lanjut atas
AHP Eks- pengolah
LHA-BPKP
ternal dan hasil
pengawas 2. Buku agenDumas
da surat
an BPKP
masuk

320

Mutu Baku
Output

Waktu Ket.

Tindak lanjut 1
hari
atas rekomendasi
BPKP terhimpun
dengan baik

Pelaksana
NO

Aktifitas

2.

Menyusun TOR
dan SK Kegiatan,
RAB

Kabag
PHP

3.

Membuat
undangan pemutakhiran data
BPKP antara
Inspektorat Jenderal dengan
auditan serta
BPKP
Pusat/perwakilan

Panitia

4.

Menyelenggaraka
n pemutakhiran
data BPKP

Panitia

Panitia
Penyusunan
laporan kegiatan
dan pertanggungjawaban keuangan

Penggandaan dan Panitia


pendistribusian
hasil pemutakhiran
data BPKP

Mendokumentasi- Kabag
kan Hasil
PHP
pemutakhiran data
BPKP

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Jumlah peserta
AHP Eks- pengolah
2. Tersedia
ternal dan hasil
anggaran
pengawas
Dumas
an BPKP
1. Surat
undangan
2. Bahan pemutakhiran
3. Buku
agenda
surat keluar

1. Ruang
rapat
2. Bahan pemutakhiran
3. ATK
4. Laptop,
printer, proyektor,
mesin fotocopy,
handycam,
sound
sistem
5. Program
SIM-HP
BPKP
1. Hasil pemutakhiran
data BPKP
2. Berita
Acara
pemutakhiran
3. Bukti-bukti
penggunaan
anggaran.
4. SPPD
1. Hasil pemutakhiran data
BPKP
2. Surat
pengantar
pengiriman
3. Berita Acara
pemutakhira
n data.
Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip
AHP Eks- pengolah 2. Dokumen
ternal dan hasil
hasil pemuDumas
pengawas
takhiran data
an BPKP
BPKP.

321

Mutu Baku
Output
Tersusunnya TOR,
SK
kegiatan,
dan RAB
Surat
undangan
di buat dan
tersampaikan
kepada
para
peserta
rapat.

Waktu Ket.
1
hari

1
hari

Terselenggaranya
pemutakhiran data
BPKP

3
hari

Tersusunnya laporan
kegiatan
dan pertanggungjawaban
keuangan

2
hari

Terdistribu
sikannya
hasil pemutakhiran
data BPKP
kepada para auditan

2
hari

Terdokumen 30
tasi dengan Menit
baik hasil
pemutakhiran
data BPKP.

FLOWCHART
SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP

MULAI

Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data


BPKP

Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB

Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat


Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan

Mengadakan acara pemutakhiran data BPKP

Penyusunan laporan kegiatan dan


pertanggungjawaban keuangan

Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran


data BPKP

Pendokumentasian hasil pemutakhiran data BPKP

SELESAI

322

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman


Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah.

1. Mempunyai kemampuan analis Data Dumas


TP 5000.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan Kementrian Negara PAN

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak lanjut Dumas


2. SOP Penyajian Data
3. SOP Statistik Haswas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000


menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut surat pengaduan masyarakat;
2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian
pada Kementrian Negara PAN dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan.

Pencatatan penyelesaian penanganan pengaduan masyarakat TP 5000.

TOR kegiatan
SK kegiatan
RAB
SPPD
Surat undangan
Bahan Arahan Irjen
Bahan Laporan panitia
Materi Nara sumber
ATK, Laptop, printer, peralatan soundsystem, mesin fotocopy
10. Bahan pemutakhiran data Dumas TP5000
11. Ruang Rapat.

Pelaksana
NO

Aktifitas

Kabag
1. Menghimpun
PHP
Bahan Pemutakhiran penanganan
pengaduan masyarakat TP 5000

2
Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Mutu Baku
3

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

323

Persyaratan/
Perlengkapan
1. Bukti tindak
lanjut atas
penangana
n
pengaduan
masyarakat TP

Output

Waktu Ket.

1
Bukti tindak
hari
lanjut atas
penanganan pengaduan
masyarakat

Pelaksana
NO

Aktifitas

2. Menyusun TOR,
SK Kegiatan dan
RAB

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

3. Membuat surat
Panitia
undangan pemutakhiran data
penanganan
pengaduan
masyarakat TP
5000 kepada
Kementrian Negara
PAN dan peserta.
Panitia
4. Mengadakan
pemutakhiran data
penanganan
pengaduan masyarakat TP 5000

Penyusunan
laporan kegiatan
dan pertanggungjawaban
keuangan

Penggandaan dan Panitia


pendistribusian
hasil pemutakhiran
data penanganan
pengaduan masyarakat TP 5000

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan
5000
2. Buku agenda
surat
masuk

1. Jumlah peserta
2. Tersedia
anggaran
1. Surat
undangan
2. Bahan pemutakhiran
3. Buku agenda
surat
keluar

Output

Waktu Ket.

TP 5000
sebagai
bahan
pemutakhiran terhimpun dengan
baik
Tersusun1
nya TOR,
hari
SK kegiatan, dan
RAB
Surat unda- 1
ngan dibuat hari
dan tersampaikan
kepada
para
peserta.

3
1. Ruang rapat Terseleng
hari
2. Bahan pe- garanya
mutakhiran pemutakhiran
3. ATK
4. Laptop, prin- data
ter, proyek- penangan
tor,
mesin an pengaduan
fotocopy,
handycam, masyarakat TP
sound
5000
sistem
1. Hasil rapat Tersusun2
pemutakhi- nya lapohari
ran data
ran
Dumas TP kegiatan
5000
dan
2. Berita Acara pertangpemutakhir- gungjawaan
ban
3. Bukti-bukti
keuangan
penggunaan
anggaran.
4. SPPD
2
1. Hasil pemu- Terdistribuhari
sikannya
takhiran
data
pe- hasil pemutakhiran
nanganan
pengaduan data pemasyarakat nanganan
pengaduan
TP 5000
2. Surat peng- masyarakat
antar pengi- TP 5000
riman hasil kepada
pemutakhir- stakeholder
an data Du- (Menag,
mas TP 5000 Irjen, Sek3. Berita Acara retaris,
pemutakhir- Irwil, Ke

Panitia

324

Pelaksana
NO

Aktifitas

MendokumentasiKabag
kan hasil pemutaPHP
khiran data penanganan pengaduan
masyarakat TP
5000

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Mutu Baku
3

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

325

Persyaratan/
Perlengkapan
an data. Penanganan
pengaduan
masyarakat
TP 5000

1. Lemari arsip
2. Dokumen
hasil rapat
pemutakhiran data penanganan
pengaduan
masyarakat
TP 5000.

Output

Waktu Ket.

mentrian
Negara
PAN, instansi ter
lapor dan
instansi
terkait
lainnya)
Terdoku30
mentasikan Menit
nya hasil
rapat pemutakhiran
data penanganan
pengaduan
masyarakat
TP 5000
dengan
baik

FLOWCHART
SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT
TROMOL POS 5000
MULAI

MENGHIMPUN BAHAN PEMUTAKHIRAN


DATA DUMAS TP 5000

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN,


DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN PEMUTAKHIRAN


DATA DUMAS TP 5000 KEPADA
KEMENTRIAN NEGARA PAN DAN PESERTA

MENGADAKAN ACARA PEMUTAKHIRAN


DATA DUMAS TP5000

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN


PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL


RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

PENDOKUMENTASIAN HASIL PEMUTAKHIRAN


DATA DUMAS TP 5000

SELESAI

326

ARSIP

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan


Pemeriksa Keuangan RI;
2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang
Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPK-RI.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPK-RI

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak lanjut BPK-RI


2. SOP Penyajian Data
3. SOP Statistik Haswas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan


status penyelesaian tindak lanjut atas saran
BPK-RI;
2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan
data penyelesaian pada BPK-RI dengan
Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas


temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

TOR kegiatan
SK kegiatan
RAB
SPPD
Surat undangan
Bahan Arahan Irjen
Bahan Laporan panitia
Materi Nara sumber
ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin
fotocopy
10. Bahan pemutakhiran data BPK-RI
11. Ruang Rapat

327

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Kabag
Menghimpun
Bahan
Pemuta- PHP
khiran Data BPKRI

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

2.

Menyusun
TOR Kabag
dan SK Kegiatan, PHP
RAB

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

3.

Membuat undang- Panitia


an pemutakhiran
data
BPK-RI
kepada
BPK-RI
dan peserta

4.

Mengadakan rapat Panitia


pemutakhiran data
BPK-RI

Penyusunan lapor- Panitia


an kegiatan dan
pertanggungjawab
an keuangan

Penggandaan dan Panitia


pendistribusian
laporan hasil rapat
pemutakhiran data
BPK-RI

Mendokumentasi- Kabag
kan laporan hasil PHP

Kasubbag
AHP Eks-

Mutu Baku
Persyaratan/
3
Output
Waktu
Perlengkapan
Pelaksana 1. Bukti
1
Tindak lanjut
tindak
pengolah
atas
reko- hari
lanjut atas mendasi
LHP BPKLHP-BPK- BPK-RI terRI
RI
himpun
dengan baik
2. Buku
agenda
surat
masuk
Tersusun1
Pelaksana 1. Jumlah
nya TOR, SK hari
pengolah
peserta
kegiat-an,
LHP BPK- 2. Tersedia
anggaran dan RAB
RI
1. Surat
Surat unda1
undangan dibuat hari
ngan
dan tersam2. Bahan pe- paikan
kemutakhipada
para
ran
peserta ra3. Buku
pat.
agen-da
surat
keluar
3
Terseleng1. Ruang
hari
garanya
rapat.
2. Bahan pe- rapat pemutakhiran data
muBPK-RI
takhiran
3. ATK
4. Laptop,
printer,
proyektor,
mesin fotocopy,
handycam,
sound
sistem
2
1. Hasil
Tersusunnya
hari
rapat
laporan
pemutakegiatan dan
khiran
pertanggungdata BPK- jawaban
RI
keuangan
2. Bukti-bukti
penggunaan
anggaran.
3. SPPD
1. Hasil
Terdistribu2
rapat
sikannya
hari
pemutahasil
rapat
khiran
pemutakhirdata BPK- an data BPKRI
RI
kepada
2. Surat
para auditan,
pengantar Irwil, Sekretaris.
Pelaksana 1. Lemari
Terdoku15
pengolah
arsip
mentasi
Menit

328

Ket.

Pelaksana

NO

Aktifitas
rapat pemutakhiran data BPK-RI

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
ternal dan LHP BPK- 2. Dokumen dengan baik
rapat
Dumas
RI
hasil rapat hasil
pemutakhirpemutaan data BPKkhiran
data BPK- RI.
RI.

329

Ket.

FLOWCHART
SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI
MULAI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT


PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PEMUTAKHIRAN


DATA BPK-RI KEPADA AUDITOR BPK DAN PESERTA

MENGADAKAN ACARA RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN


PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT


PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENDOKUMENTASIAN LAPORAN HASIL


RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

SELESAI

330

ARSIP

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk


Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di
Lingkungan Departemen Agama;
2. Keputusan
Menteri
PAN
Nomor
Kep/118M.PAN/8/2004
tentang
Pedoman
Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat
bagi Instansi Pemerintah;
3. Peraturan Menteri PAN Nomor Per/05/M.PAN/
4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan
Pengaduan
Masyarakat
bagi
Instansi
Pemerintah;

Mempunyai kemampuan analis Penanganan


Dumas Non TP 5000;

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC,


Lemari arsip
2. Surat pengaduan masyarakat
3. Program SIM-HP Dumas

SOP Pembuatan Surat Dinas


SOP Tindak lanjut Dumas
SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat yang baik serta efektif akan
mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol
sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan
dan pelayanan masyarakat;
2. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat yang baik serta efektif akan
menghambat terwujudnya penyelenggaraan
pemerintahan yang baik (good governance)
dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme
(KKN).
3. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat
yang
baik
serta
efektif
menghambat terciptanya koordinasi yang baik
antar instansi pemerintah dalam penanganan
pengaduan masyarakat.

1. Pencatatan terhadap surat pengaduan


masyarakat yang berkadar pengawasan dan
tidak mengandung kadar pengawasan.
2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan
surat pengaduan masyarakat yang dilakukan
audit khusus

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Mengadministra Kabag
PHP
sikan surat
pengaduan
masyarakat
melalui Non TP
5000

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

2.

Penelaahan
surat pengaduan masyarakat Non TP
5000

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Kabag
PHP

Persyaratan/
3
Perlengkapan
Pelaksana 1. Surat
Dumas
pengolah
non TP
Surat
5000
Dumas
2. Buku eksnon TP
pedisi
5000
surat masuk
Pelaksana 1. Surat Dupengolah
mas non
Surat DuTP 5000
mas Non
2. Komputer
TP 5000
PC

331

Mutu Baku
Output

Waktu

15
Teradministrasikan menit
nya surat
pengaduan
masyarakat
dengan
baik
Tersusun- 1 hari
nya telaahan terhadap
surat Dumas yang

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas

Mutu Baku
3

3.

Mendokumentasikan surat
pengaduan
masyarakat
Non TP 5000
yang tidak berkadar pengawasan

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas
Non TP
5000

4.

Mengusulkan
Kabag
audit khusus ter- PHP
hadap surat
pengaduan
masyarakat Non
TP 5000 yang
berkadar pengawasan kepada
Inspektur
Jenderal

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas
Non
TP5000

Membuat surat
klarifikasi terhadap surat
pengaduan
masyarakat
Non TP 5000
yang berkadar
pengawasan

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas
Non TP
5000

Mengirim surat
klarifikasi kepada pimpinan
satker terlapor
yang punya kewenanganan
menindaklanjuti

Pelaksana
pengolah
surat
Dumas
Non TP
5000

Mengentry
surat pengaduan masyarakat
ke SIM dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas
Non TP
5000

Mendokumenta- Kabag
PHP
sikan surat
Dumas, surat

Persyaratan/
Perlengkapan

1. Surat Dumas yang


tidak berkadar pengawasan
2. Lemari arsip

Subbag
Tata
Usaha

Kasubbag
AHP Eksternal dan

Pelaksana
pengolah
surat Du-

332

1. Surat dumas non


TP 5000
2. Hasil telaahan surat
Dumas
3. Surat tugas
Riksus
4. Buku ekspedisi surat
keluar
1. Surat Dumas non
TP 5000
2. Hasil telaahan surat
Dumas
3. Komputer

1. Surat Dumas non


TP 5000
2. Surat klarifikasi
3. Buku ekspedisi surat
keluar
1. Surat Dumas
non
TP 5000
2. Surat klarifikasi
3. Telaahan
usulan
Riksus

1. Lemari
arsip
2. Surat Du-

Output
berkadar
pengawasan dan
tidak berkadar pengawasan
Terdokumentasikannya
surat pengaduan
masyarakat
Non TP
5000 yang
tidak berkadar pengawasan
Terpenuhin
ya usul audit khusus
terhadap
hasil telaahan
surat
pengaduan
masyarakat
Non TP
5000
Tersusunnya surat
klarifkasi
terhadap
surat
pengaduan masyarakat Non
TP 5000
Terkirimnya surat
klarifikasi
dumas
kepada
pimpinan
satker
terlapor
Terinputnya surat
dumas non
TP 5000,
surat klarifikasi dan
telaahan
usulan
Riksus kedalam SIM
HP dumas
Terdokume
ntasikannya surat

Waktu

15
menit

5-7
hari

2
jam

15
menit

30
menit

15
Menit

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas
klarifikasi dan
telaahan usulan
audit khusus

2
Dumas

Mutu Baku
3

mas Non
TP 5000

333

Persyaratan/
Perlengkapan
mas, surat
klarifikasi
dan telaahan usulan
audit
khusus.

Output
dumas non
TP 5000,
surat klarifikasi dan
telaahan
usulan
audit
khusus
dengan
baik.

Waktu

Ket.

FLOWCHART
SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT
NON TROMOL POS 5000
MULAI

Mengadministrasikan surat pengaduan


masyarakat Non TP 5000

Penelahaan Surat dumas


non TP 5000

Mengusulkan Audit Khusus Terhadap


Surat Dumas non TP 5000 yang
Berkadar Pengawasan

Membuat surat klarifikasi terhadap


surat Dumas non TP 5000
yang berkadar pengawasan

Mengirim surat klarifikasi kepada


pimpinan satker yang punya
kewenanganan menindaklanjuti

Mengentry dalam SIM-HP Dumas

Mendokumentasi Surat Dumas non TP 5000,


surat klarifikasi, telaahan usulan Riksus dan
surat tugas Riksus

SELESAI

334

Mendokumentasikan surat
dumas non TP 5000 yang
tidak berkadar pengawasan

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman


Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah.

Mempunyai kemampuan analis Penanganan


Dumas TP 5000.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC,


Lemari arsip
2. Surat pengaduan masyarakat
3. Program SIM-HP Dumas

SOP Pembuatan Surat Dinas


SOP Tindak lanjut Dumas
SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat yang baik serta efektif akan
mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol
sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan
dan pelayanan masyarakat;
2. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat yang baik serta efektif akan
menghambat terwujudnya penyelenggaraan
pemerintahan yang baik (good governance) dan
bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN).
3. Tanpa
adanya
penanganan
pengaduan
masyarakat yang baik serta efektif menghambat
terciptanya koordinasi yang baik antar instansi
pemerintah dalam penanganan pengaduan
masyarakat.

1. Pencatatan terhadap surat pengaduan


masyarakat yang berkadar pengawasan dan
tidak mengadung kadar pengawasan.
2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan
surat pengaduan masyarakat yang dilakukan
audit khusus

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

MengadminisKabag
trasikan surat
PHP
pengaduan
masyarakat
melalui TP 5000

2.

Penelahaan
surat pengaduan masyarakat

Kabag
PHP

Mutu Baku

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Surat
AHP Eks- pengolah
Dumas
2. Buku
ternal dan Surat
agenda
Dumas
Dumas
surat
masuk
Kasubbag Pelaksana 1. Surat
AHP Eks- pengolah
Dumas
ternal dan Surat
2. Komputer

335

Output

Waktu

Teradministrasikannya
surat pengaduan masyarakat
dengan baik
Tersusunnya telaahan terhadap

15
menit

1
hari

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas

melalui TP 5000

Dumas

Dumas

3.

Mendokumentasikan surat
pengaduan
masyarakat TP
5000 yang tidak
berkadar pengawasan

Pelaksana
pengolah
surat
Dumas

4.

Mengusulkan
audit khusus
terhadap terhadap surat pengaduan masyarakat TP 5000
yang berkadar
pengawasan
kepada Inspektur Jenderal
Membuat surat
klarifikasi terhadap surat
pengaduan
masyarakat TP
5000 yang
berkadar pengawasan

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

Mengirim surat
klarifikasi kepada pimpinan
Satker yang
punya kewenangan menindaklanjuti
Membuat rekapitulasi atas
penanganan
Dumas
TP
5000

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

Subbag
Tata
Usaha

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

Mendokumenta- Kabag
PHP
sikan surat
pengaduan
Masyarakat TP
5000, surat
klarifikasi, dan
telaahan usulan
audit khusus

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

336

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
PC
surat Dumas
yang berkadar pengawasan dan
tidak berkadar pengawasan
1. Surat DuTerdokumen
15
mas yang
tasikannya
menit
tidak bersurat Dumas
kadar peng- yang tidak
awasan
mengan2. Lemari ar- dung kadar
sip
pengawasan
1. Surat Dumas
2. Hasil telaahan surat
Dumas
3. Surat tugas
Riksus
4. Buku agenda surat keluar
1. Surat
Dumas
2. Hasil telaahan surat
Dumas
3. Komputer

Terpenuhinya usul
audit khusus terhadap hasil telaahan
surat
Dumas

5-7
hari

Tersusunnya surat
klarifkasi
terhadap
surat
Dumas

2
jam

1. Surat
Dumas
2. Surat klarifikasi
3. Buku agenda keluar

Terkirimnya
surat klarifikasi kepada pimpinan
Satker terlapor

1
jam

1. Tindak lanjut atas


Dumas TP
5000
2. Komputer
PC
1. Lemari
arsip
2. Surat Dumas, surat
klarifikasi,
telaahan
usulan
audit
khusus.

3
Tersusunjam
nya rekapitulasi penanganan
Dumas TP
5000
Terdokumen- 15
Menit
tasi surat
Dumas, surat
klarifikasi,
dan telaahan
audit khusus.

Ket.

FLOWCHART
SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000

MULAI

MENGADMINISTRASIKAN SURAT
PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

PENELAHAAN SURAT DUMAS TP 5000

MENGUSULKAN AUDIT KHUSUS


TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000
YANG BERKADAR PENGAWASAN

MENDOKUMENTASIKAN
SURAT DUMAS TP 5000
YANG TIDAK BERKADAR
PENGAWASAN

MEMBUAT SURAT KLARIFIKASI


TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000
YANG BERKADAR PENGAWASAN

MENGIRIM SURAT KLARIFIKASI KEPADA SATKER


YANG PUNYA KEWENANGANAN MENINDAKLANJUTI

MENGENTRY KE DALAM SIM-HP DUMAS

MEMBUAT REKAPITULASI ATAS PENANGANAN DUMAS


TP 5000

MENDOKUMENTASIKAN

SELESAI

337

ARSIP SIMDUMAS

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan


Pemeriksa Keuangan RI;
2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang
Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawas-an
di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPK-RI.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPK-RI

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tindak lanjut BPK-RI


2. SOP Penyajian Data
3. SOP Statistik Haswas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan
status penyelesaian tindak lanjut atas saran
BPK-RI;
2. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil
pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian di auditan dengan
Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas


temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

TOR kegiatan
SK kegiatan
RAB
SPPD
Surat undangan
Bahan Arahan Irjen
Bahan Laporan panitia
Materi Nara sumber
ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin
fotocopy
10. Bahan pra pemutakhiran data BPK-RI
11. Ruang Rapat

338

Pelaksana
NO

Aktifitas

1. Menghimpun
Bahan Rapat Pra
Pemutakhiran
Data BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

2. Menyusun TOR
dan SK Kegiatan,
RAB

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

3. Membuat surat
undangan rapat
pra pemutakhiran
data BPK-RI
kepada auditan
dan peserta rapat

Panitia

4. Mengadakan rapat
pra pemutakhiran
data BPK-RI

Panitia

Penyusunan
laporan kegiatan
dan pertanggungjawaban
keuangan

Panitia

Penggandaan dan
pendistribusian
laporan hasil rapat
pra pemutakhiran
data BPK-RI

Panitia

339

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
Tindak lanjut
1. Bukti
hari
atas rekotindak
mendasi
lanjut
BPK-RI teratas
himpun
LHPdengan baik
BPK-RI
2. Buku
agenda
surat masuk
1
Tersusunnya
1. Jumlah
hari
TOR, SK kepeserta
giatan, dan
2. Tersedia
anggaran RAB
1
1. Surat un- Surat undahari
ngan dibuat
dangan
dan tersam2. Nota
paikan kepa
Dinas
da para
3. Bahan
peserta rapat.
pra
pemutak
hiran
4. Buku
agenda
surat
keluar
1. Ruang rapat Terselengga3
2. Bahan pra ranya rapat
hari
pemutakhi- pra pemutaran
khiran data
3. ATK
BPK-RI
4. Laptop, prin
ter, proyektor,
mesin
fotocopy,
handycam,
peralatan
sound
sis
tem
2
1. Hasil rapat Tersusunnya
hari
pra pemuta- laporan kekhiran data giatan dan
pertanggungBPK-RI
2. Bukti-bukti jawaban
penggunaan keuangan
anggaran.
3. SPPD
2
1. Laporan ha- Terdistribusisil rapat pra kannya lapor- hari
pemutakhi- an hasil rapat
ran
data pra pemutakhiran data
BPK-RI
2. Surat
pe- BPK-RI kepada stakeholngantar
3. Buku ekspe- der (Irjen,
disi keluar. Sekretaris,
Irwil, auditan,
dan instansi
terkait)

Ket.

Pelaksana

NO

Aktifitas

Mendokumentasikan Laporan hasil


rapat pra pemutakhiran data BPKRI

1
Kabag
PHP

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip Terdokumen30
tasikannya
AHP Eks- pengolah 2. Dokumen
Menit
hasil
rapat laporan hasil
ternal dan LHP BPKRI
Dumas
pra pemuta rapat pra pemutakhiran data
khiran data BPK-RI dengan
BPK-RI.
baik

340

Ket.

FLOWCHART
SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI
MULAI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PRA


PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PRA


PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA
AUDITAN DAN PESERTA RAPAT

MENGADAKAN ACARA RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA


BPK-RI

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN


PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT


PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENDOKUMENTASIAN HASIL RAPAT PRA


PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
ARSIP

SELESAI

341

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan


Pemeriksa Keuangan RI;
2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang
Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPK-RI.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPK-RI

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

1. ATK
2. Komputer PC
3. Bukti tindak lanjut atas saran BPK-RI

SOP Pembuatan Surat Dinas


SOP Tindak lanjut BPK-RI
SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak


lanjut LHP BPK-RI yang akurat akan
menyulitkan penyelesaian atas rekomendasi
BPK-RI;
2. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak
lanjut LHP BPK-RI sulit diketahui penyelesaian
atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat
serta rekomendasi;
3. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak
lanjut LHP BPK-RI menyebabkan penyelesaian
rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas


temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Mengadministrasikan Tindak Lanjut


atas LHP BPK-RI

Persyaratan/
1
2
3
Perlengkapan
Kabag PHP Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tinAHP Eks- pengolah
dak lanjut
ternal dan LHP BPKatas LHPDumas
RI
BPK-RI

342

Mutu Baku
Output

Waktu Ket.

Tindak
15
lanjut atas Menit
rekomenda
si BPK-RI

Pelaksana
NO

Aktifitas

2.

Menganalisis bukti Kabag


PHP
tindak lanjut atas
LHP BPK-RI

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

3.

Mendistribusikan
Kabag
Laporan hasil ana- PHP
lisis tindak lanjut
atas LHP BPK-RI

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

4.

Mendokumentasikan Laporan Hasil


Analisis Tindak
Lanjut atas LHP
BPK-RI

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
LHP BPKRI

343

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
2. Buku agen- teradminisda
surat trasikan
dengan
masuk
baik
1. Bukti tin- Terinputdak lanjut nya tindak
atas LHP lanjut dan
tersusunBPK-RI
2. Komputer nya laporan hasil
PC
3. Form ana- analisis
lisis BPK- tindak lanjut atas reRI
komendasi
BPK-RI
1. Surat peng- Hasil analisis LHP
antar distriBPK-RI ter
busi hasil
distribusianalisis tinkan ke
dak lanjut
atas LHP
stakeholder
(Menag,
BPK-RI
2. Laporan hasil Sekjen,
Irjen, Sekanalisis tindak lanjut
retaris, para
Irwil, auditatas LHP
an dan
BPK-RI
3. Buku ageninstansi terkait lainnya)
da surat ke
luar
1. Lemari arsip Laporan
2. Laporan ha- hasil analisil analisis sis tindak
tindak lanjut lanjut atas
atas
LHP LHP-BPKRI terdokuBPK-RI.
mentasi
dengan
baik.

Waktu Ket.

1
hari

1
hari

15
Menit

FLOWCHART
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI
MULAI

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK
LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MENGANALISIS BUKTI
TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN HASIL


ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP BPK-RI

MENDOKUMENTASIKAN LAPORAN HASIL


ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

SELESAI

344

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang


Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur
dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara
Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara
Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat
Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan


Hasil Pemeriksaan BPKP.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan BPKP

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC,


lemari arsip
2. Bukti tindak lanjut atas temuan dan
rekomendasi BPKP
3. Program SIM-HP BPKP

SOP Pembuatan Surat Dinas


SOP Tindak lanjut BPKP
SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA


BPKP
yang
akurat
akan
menyulitkan
penyelesaian atas temuan dan rekomendasi
BPKP;
2. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA
BPKP sulit diketahui penyelesaian atas jumlah
dan nilai temuan, penyebab, akibat serta
rekomendasi;
3. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA
BPKP menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas


temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Pelaksana
NO
1.

Aktifitas

Mengadminis- Kabag
trasikan Tindak PHP
Lanjut atas
hasil pengawasan BPKP

Mutu Baku

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Bukti
AHP Eks- pengolah
tindak
ternal dan hasil pelanjut atas
Dumas
ngawasan
hasil pengBPKP
awasan
BPKP
2. Buku
agenda
surat
masuk

345

Output

Waktu

Tindak lanjut 15 Menit


atas rekomendasi
BPKP teradministrasikan
dengan baik

Ket.

Pelaksana
NO

Aktifitas

Mutu Baku

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
hasil
pengawasan
BPKP

2.

Menganalisis
Tindak Lanjut
atas hasil
pengawasan
BPKP

Kabag
PHP

3.

Mengentry
tindak lanjut
atas hasil
pengawasan
BPKP

Pelaksana
pengolah
hasil pengawasan
BPKP

4.

Mendistribusi- Kabag
kan/melakukan PHP
konfirmasi
hasil analisis
tindak lanjut
atas hasil
pengawasan
BPKP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
hasil pengawasan
BPKP

5.

Mendokumentasikan Analisis Tindak


Lanjut hasil
pengawasan
BPKP

Kabag
PHP

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
hasil pengawasan
BPKP

346

Persyaratan/
Perlengkapan
1. Bukti
tindak
lanjut atas
hasil pengawasan
BPKP
2. Komputer
PC/
laptop
3. Program
SIM-HP
BPKP
1. Berkas
tindak lanjut
2. Komputer
PC
3. SIM-HP
BPKP
1. Surat pengantar distribusi hasil
analisis tindak lanjut
atas LHA
BPKP
2. Hasil analisis tindak
lanjut atas
LHA BPKP
3. Buku agenda surat
keluar
1. Lemari arsip
2. Hasil Analisis Tindak
Lanjut atas
LHA BPKP.

Output
Teranalisisnya berkas
tindak lanjut
atas hasil
pengawasan BPKP

Terinput-nya
Analisis
tindak lanjut
hasil pengawasan
BPKP
Hasil analisis
tindak lanjut
hasil pengawasan
BPKP terdistribusikan ke
stakeholder
(Menag, Sekjen, Irjen,
Sekretaris,
para Irwil,
Pusinfowas
BPKP, auditan)
Hasil analisis
tindak lanjut
atas LHABPKP terdokumentasi
dengan baik.

Waktu
1
hari

1
hari

15
Menit

Ket.

FLOWCHART
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP

MULAI

Mengadministrasikan Tindak Lanjut


Atas hasil pengawasan BPKP

Menganalisis Tindak Lanjut


atas hasil pengawasan BPKP

Mengentry tindak lanjut


atas hasil pengawasan BPKP

Mendistribusikan/melakukan Konfirmasi
Hasil Analisis Tindak lanjut atas LHA BPKP

Mendokumentasikan Hasil Analisis


Tindak Lanjut atas LHA-BPKP

SELESAI

347

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN


MASYARAKAT NON TP 5000
Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk


Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di
Lingkungan Departemen Agama;
2. Keputusan
Menteri
PAN
Nomor
Kep/118M.PAN/8/2004
tentang
Pedoman
Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat
bagi Instansi Pemerintah;
3. Peraturan Menteri PAN No: Per/05/M.PAN/4/
2009 tentang Pedoman Umum Penanganan
Pengaduan
Masyarakat
bagi
Instansi
Pemerintah;

1. Mempunyai kemampuan analis Tindak


Lanjut Dumas Non TP 5000.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan Pihak terkait.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.

SOP Pembuatan Surat Dinas


SOP Tindak lanjut Dumas
SOP Penyajian Data
SOP Statistik Haswas

1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC,


lemari arsip
2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan
masyarakat Non TP 5000
3. Program SIM-HP Dumas

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat


akan
menyulitkan
penyelesaian
atas
pengaduan masyarakat Non TP 5000;
2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit
diketahui penyelesaian atas pengaduan
masyarakat Non TP 5000;
3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan
penyelesaian
atas
pengaduan
masyarakat Non TP 5000 tidak terdokumentasi
dengan baik.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas


pengaduan masyarakat Non TP 5000;

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Mengadministrasikan tindak lanjut jawaban/ hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat Non
TP 5000

2.

Menganalisis tindak Kabag


lanjut jawaban/hasil PHP
klarifikasi atas
pengaduan masyarakat Non TP 5000

1
Kabag
PHP

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak
lanjut atas
AHP Eks- pengolah
Dumas Non
ternal dan Surat
TP 5000
Dumas
Dumas
2. Buku
ekspedisi
surat masuk
Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana 1. Bukti tindak


lanjut atas
pengolah
Dumas Non
Surat
TP 5000
Dumas
2. Komputer
PC/latop
3. Program
SIM-HP

348

Mutu Baku
Output

Waktu Ket.

15
Tindak
lanjut atas Menit
Dumas
Non TP
5000 teradministra
sikan dengan baik
1
Hasil analisis tindak hari
lanjut atas
Dumas
Non TP
5000

Pelaksana
NO

Aktifitas

1
Kabag
PHP

Mutu Baku

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Dumas
Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanjut
atas Dumas
AHP Eks- pengolah
Non TP 5000
ternal dan Surat
2. Program SIMDumas
Dumas
HP Dumas
3. Komputer PC

3.

Mengentry tindak
lanjut ke SIM-HP
Dumas

4.

Membuat surat
Kabag
jawaban ke Instansi PHP
terkait atas hasil
penyelesaian
pengaduan masyarakat Non TP 5000

5.

Membuat rekapitulasi
penyelesaian atas
pengaduan masyarakat Non TP 5000

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

1. Tindak lanjut
atas Dumas
Non TP 5000
2. Komputer PC

6.

Mendokumentasi
hasil analisis tindak
lanjut atas pengaduan masyarakat
Non TP 5000

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

1. Lemari arsip
2. Hasil tindak
lanjut atas
Dumas Non
TP 5000

Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana 1. Surat jawaban


pengolah
Itjen atas hasil
Surat
tindak lanjut
Dumas
Dumas Non
TP 5000
2. Buku ekspedisi surat keluar

349

Output
Terinputnya hasil
tindak
lanjut atas
penyelesaian
Dumas
Non TP
5000 terentry dengan baik
Tersusun
dan terkirimnya
surat jawaban
Itjen ke
BKN,
KPK, dll
Tersusunn
ya rekapitulasi penyelesaian
atas Dumas Non
TP 5000
Terdokum
entasikannya penyelesaian tindak
lanjut atas
Dumas
Non TP
5000

Waktu Ket.
1
hari

1
jam

1
jam

20
Menit

FLOWCHART
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT
NON TROMOL POS 5000
MULAI

Mengadministrasikan Tindak Lanjut jawaban


atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Menganalisis Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan


masyarakat Non TP 5000

Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas

Membuat surat jawaban ke Instansi terkait atas hasil


penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000

Membuat rekapitulasi penyelesaian atas


pengaduan masyarakat Non TP 5000

Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas


pengaduan masyarakat Non TP 5000

SELESAI

350

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN


MASYARAKAT TP 5000
Dasar Hukum:
1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan
Departemen Agama;
2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di
Lingkungan Departemen Agama;
3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009
tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah.
Keterkaitan:
1. SOP Pembuatan Surat Dinas
2. SOP Tindak lanjut Dumas
3. SOP Penyajian Data
4. SOP Statistik Haswas

Peringatan:
1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat
akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000;
2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit
diketahui penyelesaian atas pengaduan
masyarakat TP 5000;
3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan
penyelesaian
atas
pengaduan
masyarakat TP 5000 tidak terdokumentasi
dengan baik.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mempunyai kemampuan analis Tindak
Lanjut Dumas TP 5000.
2. Mempunyai
kemampuan
berkoordinasi
dengan Pimpinan terkait.

Peralatan/Perlengkapan:
1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC,
lemari arsip
2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan
masyarakat TP 5000
3. Program SIM-HP Dumas
Pencatatan dan Pendataan:
Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas
pengaduan masyarakat TP 5000;

Pelaksana
NO

Aktifitas

1.

Mengadministrasikan Kabag
tindak lanjut jawaban/ PHP
hasil klarifikasi atas
pengaduan masyarakat
TP 5000

2.

Kabag
Menganalisis tindak
PHP
lanjut jawaban/hasil
klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP
5000

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak
AHP Eks- pengolah
lanjut atas
ternal dan Surat
Dumas TP
Dumas
Dumas
5000
2. Buku agenda surat
masuk
Kasubbag Pelaksana 1. Bukti
AHP Eks- pengolah
tindak
ternal dan Surat
lanjut atas
Dumas
Dumas
Dumas TP
5000

351

Mutu Baku
Output

Waktu Ket.

15
Teradmini
strasikan- Menit
nya tindak
lanjut atas
Dumas TP
5000 dengan baik
1
Teranalihari
sisnya
hasil
tindak
lanjut atas

Pelaksana
NO

Aktifitas

3.

Mengentry tindak
lanjut atas pengaduan
masyarakat TP 5000
ke SIM-HP Dumas

Kabag
PHP

4.

Membuat surat
jawaban ke Menteri
Negara PAN atas
hasil penyelesaian
pengaduan
masyarakat TP 5000

Kabag
PHP

5.

Membuat rekapitulasi
penyelesaian atas
pengaduan
masyarakat TP 5000

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

6.

Mendokumentasi hasil
analisis tindak lanjut
atas pengaduan
masyarakat TP 5000

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

Mutu Baku

Persyaratan/
2
3
Perlengkapan
2. Komputer
PC/latop
3. Program
SIM-HP
Dumas
Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanAHP Eks- pengolah
jut atas duternal dan Surat
mas TP
Dumas
Dumas
5000
2. Program
SIM-HP
Dumas
3. Komputer
PC
Kasubbag
AHP Eksternal dan
Dumas

Pelaksana
pengolah
Surat
Dumas

352

Output

Waktu Ket.

Dumas TP
5000

Terinput1
nya hasil
hari
tindak
lanjut atas
penyelesai
an Dumas
TP 5000
terentry
dengan
baik
1. Surat
Tersusun
1
jawaban
dan terjam
Itjen atas
kirimnya
hasil tindak surat
lanjut
jawaban
Dumas TP Itjen ke
5000
Menteri
2. Buku
Negara
agenda
PAN
surat keluar
1
Tersusun
1. Tindak
jam
lanjut atas rekapituDumas Tp lasi penyelesai5000
2. Komputer an atas
Dumas TP
PC
5000
20
Terdoku
1. Lemari
mentasi- Menit
arsip
2. Hasil tindak kannya
lanjut atas penyeles
Dumas TP aian tindak lan5000
jut atas
Dumas
TP 5000

FLOWCHART
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS
PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000
MULAI

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS


PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENGANALISIS TINDAK LANJUT ATAS


PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENGENTRY TINDAK LANJUT SURAT


DUMAS TP5000 KE SIM-HP DUMAS

MEMBUAT SURAT JAWABAN KE MENTERI


NEGARA PAN ATAS HASIL PENYELESAIAN
PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MEMBUAT REKAPITULASI PENYELESAIAN ATAS


PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENDOKUMENTASIKAN HASIL ANALISIS TINDAK


LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

ARSIP
SELESAI

353

Lampiran9

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG DATA DAN INFORMASI HASWAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

SOP Penyusunan Naskah Pidato Pimpinan


SOP Entry Data LHA
SOP Laporan Triwulan
SOP Monev Laporan LHA
SOP Pengadministrasian LHA
SOP Penyajian Dataf
SOP Profil Haswas
SOP Statistik Haswas

354

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
2. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Kabag PHP
2. Kasubbag Data dan Informasi
3. Pengolah data pada Subbag Data dan
Informasi yang memiliki kemampuan:
a. Mencari
data
yang
dibutuhkan
berdasarkan tema naskah
b. Menyusun skema sistematis atau outline
naskah
c. Menarasikan data berdasarkan outline
menjadi naskah
d. Mengoperasikan komputer dengan baik

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pembukaan Kegiatan;


2. SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen.

Komputer, Printer, ATK, USB

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Jika data dan informasi belum memadai akan


mengakibatkan informasi yang disampaikan
kurang sempurna;
2. Jika materi naskah tidak sesuai dengan tema
akan mengakibatkan kesalahan informasi yang
disampaikan tidak tepat sasaran.

Lembar disposisi, buku kendali surat masuk,


buku ekspedisi surat keluar

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

-Sekretaris
Menerima
disposisi dari -Kabag
PHP
pimpinan

Kasubbag
Data dan
Info

2.

Menyiapkan
bahan
naskah

Kasubbag
Data dan
Info

3.

Menyusun
Kasubbag
draft naskah Data dan

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info
Pengolah
data pada

3
Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Informasi

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
30
Diterimanya
Surat permodisposisi dari menit
honan materi
pimpinan tendan disposisi
tang rencana
pimpinan
penyajian
materi
1
Bahan /data
Terinventarihari
sirnya bahan
naskah

Draft naskah

355

Tersusunnya
draft naskah

1
hari

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

Waktu

Info

4.

5.

6.

7.

Subbag
Data dan
Informasi
Kasubbag
Mengkoreksi Pengolah
data pada Data dan
draft awal
naskah oleh Subbag Da- Info
ta dan Info
atasan
Mengkoreksi Kabag PHP Sekretaris
draft final
naskah oleh
atasan
Kasubag
Pengolah
Membuat
dan mence- data pada Data dan
Info
Subbag
tak materi
Data dan
penyajian
Info
(power
point) berdasarkan
naskah
Kabag PHP Sekretaris
Menyerahkan hasil
penyusunan
naskah dan
bahan tayangan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Kabag
PHP

Inspektur
Jenderal

356

Draft naskah

Terkoreksinya
draft naskah

2
jam

Draft naskah

Terkoreksinya
draft naskah

2
jam

Naskah net

Tersajinya
bahan
penyajian/
tayangan
naskah

2
jam

Naskah dan
bahan tayangan

Bahan penya- 15
menit
jian naskah
pimpinan

Ket

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN

MULAI

Penerimaan
disposisi
pimpinan

Penyiapan
Bahan

Penyusunan
Draft

Koreksi Ya
Draft
Naskah

Perbaikan
Draft Naskah

Tidak
Penyusunan
tayangan

pencetakan
naskah

Penyerahan
hasil naskah

SELESAI

357

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP ENTRY DATA SIMHP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi


yang:
1. Memahami aplikasi SIMHP
2. Mampu mengoperasikan aplikasi SIMHP
3. Telah mengikuti pelatihan aplikasi SIMHP

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Penatausahaan LHA


2. SOP Analisis LHA/STL Khusus
3. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip, ATK,


Buku kendali, buku petunjuk pengoperasian
SIMHP, buku kodefikasi

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Jika analisis LHA belum dikirim ke subbag Data


dan Info dalam waktu 3 hari per LHA/STL
setelah tanggal penerimaan akan memperlambat proses pengentrian.
2. Jika hasil analisis tidak segera dientry mengakibatkan penyajian data tidak aktual.

1. Hasil analisis
2. Rekap data SIMHP

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menerima
hasil analisis
LHA

2.

Mengadministrasikan
hasil analisis
LHA ke
dalam buku
kendali
3. Menginput
hasil analisis
ke dalam
aplikasi SIMHP sesuai

Penganalisis
pada Subbag AHP
Internal
Tim entry
SIMHP pada
Subbag data
dan info

Pengolah
data pada
Subbag data
dan info

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
15
1. Hasil Analisis Terhimpunmenit
nya data
2. LHA
hasil analisis
dan LHA
15
Teradminis1. LHA
menit
trasikannya
2. Buku
hasil analisis
kendali
dan LHA

1. Hasil analisis Terinputnya


2. Aplikasi SIM- hasil analisis
pada aplikasi
HP
SIMHP

Tim entry
SIMHP pada
Subbag data
dan info

358

1
hari

Ket

Pelaksana
No

4.

5.

6.

Aktivitas
prosedur
baku entry
data
Mengendalikan entry
data
Mengkonfirmasikan data
yang kurang
jelas
Mengembalikan analisis
LHA yang
telah dientry

Kasubbag
Data dan
Info
Tim Audit

Tim entry
SIMHP pada
Subbag data
dan info

Kabag PHP

Kasubbag
Data dan
Info

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Aplikasi SIM
HP
Tim entry
SIMHP

LHA

Hasil analisis

Penganalisis
pada Subbag AHP
Internal

359

Waktu

Terciptanya
1
pengendalihari
an entry data
Terciptanya
1
data entry
hari
yang valid &
akuntabel
30
Terkirimnya
hasil analisis menit
LHA ke Subbag AHP
Internal

Ket

FLOWCHART
SOP ENTRY DATA SIMHP

MULAI

Penerimaan Hasil
Analisis LHA

Pengadministrasian
Hasil Analisis

Entry Data Hasil


Analisis

SELESAI

Pengendalian
Entry Data

Konfirmasi
Permasalahan
Data

Pengembalian
Hasil Analisis

tidak

ya

Kasubbag
AHP Internal

360

Auditor

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP LAPORAN TRI WULAN HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2009 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk
Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen
Agama.

1. Kabag PHP;
2. Kasubbag Data dan Informasi;
3. Pengolah data pada Subbag Data dan
Informasi yang memiliki kemampuan:
a. Menghimpun data hasil kinerja pengawasan;
b. Mengolah data hasil pengawasan Itjen,
BPKP, BPK-RI, dan Dumas;
c. Mengolah data pendukung pengawasan
(perencanaan, keuangan, SDM, Kepegawaian, Tata Usaha)

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Meja, kursi, komputer, printer, ATK, USB

SOP Pelaksanaan PKAT


SOP Riksus
SOP Sidang DPSTL
SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas
SOP Penyajian Data
SOP Pengadministrasian LHA

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Agar masing-masing subbagian menyerahkan


data ke subbagian Data dan Informasi Hawas
paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan
ybs.
2. Keterlambatan penyerahan data akan mengakibatkan terlambatnya penerbitan laporan
triwulan.

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Mengumpulkan data dari


bagian
terkait

Kasubbag
Data dan
Info

2.

Mengolah
data

Pengolah
data pada

2
1.Bag I
2.Bag II
3.BagIV
4.Irwil

3
Pengolah
data pada
subbag
Data dan
Informasi

361

Rekap data hasil pengawasan Itjen, BPKP,


BPK-RI dan Dumas
Kegiatan kesekretariatan
Kegiatan Pimpinan
Perkembangan SDM

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
2
Terkumpulnya
1. Surat
hari
permintaan data:
- Realisasi
2. Instrumen
PKPT
3. Telepon
- Realisasi
Non PKPT
- Kepegawaian
- Keuangan
- Data hasil
pengawasan
Data dari Sub- Terolahnya
5
Sub Bagian
data untuk
hari

Ket

Pelaksana
No

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Aktivitas

subbag
Data dan
Informasi
Menyusun
Pengolah
draft naskah data pada
laporan
subbag
Data dan
Informasi
MenyerahPengolah
kan draft
data pada
naskah
subbag
laporan
Data dan
Informasi
Mengoreksi 1.Kasubbag
draft naskah
di Bagian
laporan
PHP
2.Kasubbag
TU Irwil
3.Kasubbag
Evalap
Memperbaiki Pengolah
draft naskah data pada
subbag
yang telah
Data dan
dikoreksi
Informasi
Pengolah
Mencetak
draft naskah data pada
final laporan subbag
Data dan
Informasi
MenandataKabag PHP
ngani naskah
laporan
Menggandakan laporan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
draft naskah
yang telah
terkumpul,
komputer
Data dari Sub- Tersusunnya
3
sub bagian,
draft naskah
hari
komputer
laporan

Kasubbag
Data dan
Info

Kabag
PHP

Draft naskah
yang telah
selesai dibuat

Diterimanya
draft naskah
laporan

20
menit

Kabag
PHP

Sekretaris

Draft naskah
laporan yang
telah selesai
dibuat

Terkoreksinya draft
naskah
laporan

2
hari

Draft naskah
hasil koreksi

Terselesaikannya
naskah
laporan

1
hari

Draft naskah
final laporan

Tercetaknya
draft naskah
final laporan

1
jam

Naskah final
laporan

Ditandatanganinya
naskah
laporan
Terealisasinya penggandaan
laporan
Terdistribusikannya laporan kepada
pihak-pihak
terkait

2
jam

Sekretaris

Rekanan
percetakan

Laporan yang
telah ditandatangani
1. Laporan
2. Surat
pengantar
3. Buku
ekspedisi

10. Mendistribu- Pengolah


sikan laporan data pada
subbag
Data dan
Informasi

362

2
hari

1
hari

Ket

FLOWCHART SOP
LAPORAN TRIWULAN HASIL PENGAWASAN

MULAI

Pengumpulan
Data

Pengolahan
data

Penyusunan
Draft Laporan

Koreksi
Laporan

Tidak

Cetak
Laporan

Penggandaan
Laporan

Ya
Perbaikan
Draft Naskah
Laporan

Pendistribusian
Laporan

SELESAI

363

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP MONITORING PENERBITAN LHA


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang


Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
3. KMA Nomor 369 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371
Tahun 2002 tentang Penye-lenggaraan Ibadah
Haji dan Umrah;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk
Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen
Agama.

1. Kabag PHP;
2. Kasubbag Data dan Informasi;
3. Pengolah data pada Subbag Data dan
Informasi yang memiliki kemampuan:
a. Menghimpun data penerbitan LHA;
b. Mengkonfirmasikan data penerbitan LHA
yang belum terbit kepada Subag TU
Inspektur Wilayah;
c. Mengolah dan menyajikan data penerbitan LHA;
d. Mengoperasikan komputer.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pelaksanaan PKAT;


2. SOP Pelaksanaan Riksus;
3. SOP Pengadministrasian LHA.

Meja, kursi, komputer, Printer, ATK

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Jika laporan monev penerbitan LHA tidak disusun


mengakibatkan sulitnya membandingkan antara
realisasi audit dengan realisasi penerbitan LHA

Realisasi PKAT per bulan; buku kendali LHA;


Rekap RKAT per bulan

Pelaksana
No

Aktivitas

1. Menghimpun
data auditan
yang tercantum dalam
RKAT
perbulan
2. Menghimpun
data realisasi
PKAT bulan
lalu
3. Menghimpun
data realisasi
penerbitan
LHA
4. Mencatat dan
menginput
data auditan

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

Pelaksana
pada Subbag
Perencanaan
dan Program

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info
Kasubbag
Data dan
Info

Pelaksana
pada Subbag
Evalap

Para Kasubbag TU Irwil

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

Pengolah
data pada
Subbag

364

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
Data RKAT
TerkumpulJam
nya data
auditan
RKAT per
bulan
Data realisasi
PKAT

Terkumpulnya data
realisasi
PKAT

1
Jam

Data realisasi
penerbitan
LHA

Terhimpunnya data
LHA terbit

1
Jam

Data RKAT,
Data realisasi
PKAT,

Tercatat dan
terinputnya
data RKAT

2
jam

Ket

Pelaksana

No

Aktivitas

Data dan
yang tercanInfo
tum dalam
RKAT dan
realisasi PKAT

5.

Membandingkan data realisasi PKAT


yang telah diinput dengan
realisasi penerbitan LHA

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

6.

Mengkoreksi
rekap data
monitoring
realisasi penerbitan LHA

Kasubbag
Data dan
Info

7.

Mencetak data
monitoring
realisasi penerbitan LHA

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

8.

Menyampaikan data hasil


monitoring
realisasi penerbitan LHA

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

9.

Mendokumentasikan data
hasil monitoring realisasi
penerbitan
LHA

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Info

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Waktu
Perlengkapan
komputer ,
dan data
Buku Kendali
realisasi
PKAT dalam
buku kendali
dan komputer
-LHA
Tersinkro1
-Buku Kendali
nisasinya
jam
-Data realisasi
data
-PKAT
realisasi
PKAT
dengan
realisasi
penerbitan
LHA
Kasubbag
Pengolah
Rekap data
Terkoreksi1
TU Irwil
data pada
LHA terbit di
nya rekap
jam
Subbag
sekretariat,
data
Data dan
rekap data
monitoring
Info
LHA terbit di
realisasi
Irwil
penerbitan
LHA
1
TercetakRekap data
Jam
nya rekap
monitoring
data
realisasi
monitoring
penerbitan
realisasi
LHA
penerbitan
LHA
30
Kasubbag
Kabag PHP Rekap data
Tersampaimenit
Data dan Info
monitoring
kannya
data hasil
monitoring
realisasi
penerbitan
LHA
kepada
Sekretaris
Terdokumentasikannya
rekap data
hasil monitoring realisasi penerbitan
LHA

365

15
menit

Ket

FLOWCHART
SOP MONITORING PENERBITAN LHA

MULAI

Penghimpunan Data
RKAT

Penghimpunan Data
Realisasi PKAT

Penghimpunan Data
Realisasi
Penerbitan LHA

Pencatatan Data
RKAT dan realisasi
PKPT

Pembandingan Data
realisasi PKAT dg
realisasi penerbitan
LHA

Koreksi Data
monitoring Realisasi
penerbitan LHA

Cetak Data monitoring


Realisasi penerbitan LHA

Penyampaian data
monitoring realisasi
penerbitan LHA

ARSIP

SELESAI

366

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGADMINISTRASIAN LHA


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Mampu mengadministrasikan LHA pada


buku kendali
2. Memahami sistem pendokumentasian LHA

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Analisis LHA/STL Khusus;


2. SOP Analisis Hasil Audit Komprehensif.

Meja, kursi, komputer, lemari arsip, ATK, Buku


kendali

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Jika LHA tidak teradministrasi dengan baik


akan menyulitkan pelayanan pada bagianbagian yang membutuhkan;
2. Jika pengembalian LHA yang telah dianalisis
melebihi batas yang telah ditentukan, maka
mendapat teguran dari atasan langsung.

1. Peminjaman LHA
2. Ekspedisi LHA

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Menerima
dan mencatat LHA
dari TU Irwil

Pelaksana
TU Irwil

2.

Mendistribusikan LHA
ke Subbag
AHP Internal
untuk
dianalisis
Menerima
LHA yang
telah dianalisis

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Informasi

3.

Pelaksana
pada Subbag AHP
Internal

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Informasi
Pelaksana
pada
Subbag
AHP
Internal
Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Informasi

367

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
2
Tercatatnya
1. Buku
jam
kendali per LHA pada
buku kendali
Irwil
2. LHA
1. Buku
kendali per
Irwil
2. LHA

Terdistribusikannya
LHA ke Subbag AHP
Internal

1
hari

1. LHA
2. Buku
kendali

Tercatatnya
LHA pada
buku kendali

7
hari

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

4.

Mendokumentasikan
LHA

Pengolah
data pada
Subbag
Data dan
Informasi

368

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
2
1. LHA
Terdokumen
jam
2. Almari arsip tasikannya
LHA per Irwil
pada almari
arsip secara
sistematis

Ket

FLOWCHART
SOP PENGADMINISTRASIAN LHA

MULAI

Penerimaan LHA
Dari Irwil

Pencatatan LHA

Pendistribusian LHA
untuk dianalisis

Penerimaan LHA
Hasil analisis

Pendokumentasian LHA

SELESAI

369

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Mampu menjalankan aplikasi SIMHP


2. Mampu melakukan pengolahan data
3. Mampu menyajikan data dengan format yang
benar

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas


2. SOP Penyusunan Profil Haswas
3. SOP Penyusunan Statistik Haswas

Meja, kursi, komputer, Printer, ATK

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Penyajian data dan informasi hasil pengawasan


bersifat rahasia dan harus dapat dipastikan bahwa
pengguna data ini merupakan pihak-pihak yang
bertanggungjawab

Rekap data dan analisis SIMHP

Pelaksana
No
1.

2.

3.

Aktivitas

Menginventa- Kabag PHP Kasubbag


risir data yang
Data dan
dibutuhkan
Informasi
Hawas
Menjalankan/ Pelaksana
mengoperasi pada Subkan program bag Data
aplikasi SIM- dan Informasi
HP
Mensortir data Pelaksana
berdasarkan pada Subpermintaan/ke bag Data
dan Inforbutuhan
masi
Memeriksa
Kasubbag
format peData dan
nyajian data
Informasi

370

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Kertas dan
Terinvenpulpen
tarisirnya
data yang
dibutuhkan
Program
Komputer deaplikasi
ngan aplikasi
SIMHP
SIM HP

Waktu
1 jam

5
menit

Komputer dengan aplikasi


SIMHP

Tersortirnya
data sesuai
permintaan
/kebutuhan

5
menit

Format laporan
penyajian data

Terperiksanya format
laporan

5
menit

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Mencetakan
data sesuai
dengan format
yang telah
dikoreksi

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Informasi

6.

Mendistribusi
kan hasil
pencetakan

Kasubbag
Data dan
Informasi

Kabag PHP Pengguna


/pimpinan

371

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
penyajian
data secara
utuh dan
benar
10
TerselesaiKertas
kannya pen- menit
Printer
Aplikasi SIMHP cetakan data
dan informasi hasil pengawasan
dengan baik
sesuai kebutuhan
Data dan Infor- Tersampai10
masi Hasil Pekannya hasil menit
ngawasan
penyajian
data kepada
pihak-pihak
terkait

Ket

FLOWCHART
SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS
MULAI

Inventarisir Data

Pengoperasian
Program Aplikasi
SIMHP

Pensortiran Data

Koreksi
Format Data

Ya

Tidak

Cetak Laporan

Mendistribusikan
Laporan

372

SELESAI

Perbaikan
Format Data

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PROFIL HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan;
3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;

Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi


yang:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Mampu mengolah data hasil pengawasan
Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas
3. Mampu menyusun profil hasil pengawasan
dalam bentuk grafik dan narasi

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas;


2. SOP Penyajian Data.

Komputer, Printer, ATK, USB

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan


dengan baik maka akan mempersulit proses
pengumpulan dan pengolahan data;

Pelaksana
No

Aktivitas

1.

Mengumpulkan
data temuan
hasil audit
Itjen, BPKP,
BPK-RI dan
Dumas

2.

Pengolah
data pada
Subbag
data dan
info haswas
Mengolah data Pengolah
data pada
temuan
Subbag
haswas
data dan
info haswas
Penyusunan
Pengolah
profil haswas
data pada
Subbag
data dan
info haswas

3.

4.

Pengolah
data pada
Subbag
data dan
info haswas

Penganalisis pada
Subbag
AHP eksternal dan
Dumas

Penganalisis pada
Subbag
AHP
internal

Menginventarisir data
temuan

373

1.
2.
3.
4.

Rekap data temuan Itjen;


Rekap data temuan BPK-RI;
Rekap data temuan BPKP;
Rekap data temuan Dumas.
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
TerkumpulRekap data
hari
nya data
Itjen, BPKP,
temuan hasil
BPK RI dan
audit Itjen,
Dumas
BPKP, BPKRI, dan
Dumas
2
Terinvenjam
tarisirnya
data temuan

Data temuan/
rekap Itjen,
BPKP, BPK RI
dan dumas

Terolahnya
data temuan
haswas

2
jam

Data temuan/
rekap Itjen,
BPKP, BPK RI
dan Dumas

Tersusunnya draft
profil haswas

2
jam

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

5.

Mengkoreksi
draft profil
haswas

6.

Mencetak
profil haswas

7.

Penyampaian
profil haswas

Pengolah
data pada
subbag
data dan
info haswas
Pengolah
data pada
subbag
data dan
info haswas
Pengolah
data pada
Subbag
data dan
info haswas

Kasubbag
Data dan
Info

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Draft profil
Terkoreksinya draft
profil haswas

Tercetaknya profil
haswas

Kasubbag
data dan
info

Kabag PHP

374

Waktu
30
menit

5
menit

Tersampai10
kannya profil menit
haswas
kepada
Sekretaris

Ket

FLOWCHART SOP
PENYUSUNAN PROFIL PENGAWASAN
MULAI

Pengumpulan
Data

Penginventarisir
Data

Pengolahan
Data

Penyusunan
Draft Profil

Koreksi
Profil

ya

Perbaikan
Draft

tidak
Penyampaian
Hasil Profil

Cetak Profil

SELESAI

375

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang


Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;
3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;

1. Mampu mengolah data hasil pengawasan


Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas
2. Memahami ilmu statistik
3. Mampu
menyusun
statistik
hasil
pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas


2. SOP Penyajian Data.

Meja, kursi, komputer, Printer, ATK

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:


Rekap data dan informasi haswas

1. Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak


berjalan dengan baik maka akan mempersulit
proses pengumpulan data;
2. Jika data dan informasi yang dibutuhkan tidak
lengkap dan akurat maka akan mempersulit
proses pengolahan data.
Pelaksana
No

Aktivitas

1. Menghimpun
data dan
informasi
haswas

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

2. Mengolah
data dan
informasi
haswas

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

3. Menyajikan
data dan
informasi
haswas
dalam bentuk

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

Pelaksana
pada Subbag Analisis
Haswas
Eksternal
dan Dumas

376

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Terhimpun
1. Rekap
nya data
data Itjen
dan
2. Rekap
informasi
data
haswas
BPKP
3. Rekap
data BPKRI
4. Rekap
data
Dumas
1. Rekap data Terolahnya
data dan
Itjen
2. Rekap data informasi
haswas
BPKP
3. Rekap data
BPK-RI
4. Rekap data
Dumas
1. Rekap data Tersajinya
data
Itjen
2. Rekap data haswas
dalam
BPKP
3. Rekap data bentuk

Waktu
1
hari

2
hari

1
hari

Ket

Pelaksana
No

Aktivitas

grafik dan
statistik
4. Menyusun
laporan
statistik
haswas

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

5. Mengkoreksi
laporan
statistik
haswas
6. Mencetak
laporan
statistik

Kasubbag
Data dan
Info

7. Menggandakan dan
mendistribusikan laporan
statistik kepada pihakpihak terkait

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

Kabag
pelaporan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
grafik dan
BPK-RI
4. Rekap data statistik
Dumas
Tersusun
Rekap data
nya laporan
hasil pengstatistik
awasan
haswas
Konsep laporan Terkoreksi
statistik
nya laporan
statistik
haswas
TerselesaiKertas
kannya
Printer
pencetakan
File Laporan
laporan
Statistik
statistik
hasil pengawasan
Buku laporan
Terganda
statistik
kan dan
terdistribusikannya
laporan
statistik

Pelaksana
pada Subbag Data
dan Info

377

Waktu

10
hari

1
hari

1
hari

1
hari

Ket

FLOWCHART SOP
PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN
MULAI

PENGHIMPUNAN
DATA

PENGOLAHAN DATA

PENYAJIAN DATA

PENYUSUNAN
LAPORAN

ya

KOREKSI
LAPORAN
tidak

PENGGANDAAN DAN
PENDISTRIBUSIAN
LAPORAN

SELESAI

378

PERBAIKAN
LAPORAN

Lampiran10

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
BAGIAN UMUM

1. SUBBAG TATA USAHA


2. SUBBAG RUMAH TANGGA
3. SUBBAG PERLENGKAPAN

379

Lampiran4.1.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG TATA USAHA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

SOP Verifikasi Perjalanan Dinas


SOP Penggandaan Dokumen
SOP Pembuatan Surat Dinas
SOP Penomoran Surat
SOP Penerimaan Faksimile
SOP Penatausahaan Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat Khusus Dan Biasa
SOP Pengiriman LHA-STL
SOP Peminjaman Arsip
SOP Retensi Arsip
SOP Kliping Berita Pengawasan
SOP Arsip Bersejarah
SOP Penataan Berkas Arsip

380

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS


Dasar Hukum:
1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara;
3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang
Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung
Jawab Keuangan Negara;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMK Nomor 07/PMK.05/2008 tentang Perubahan Kedua Peraturan Menteri Keuangan Nomor
62/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas
Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara,
Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap.
6. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan
Nomor PER-37/PB/2007 tentang Perubahan
Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-34/PB/2007 tentang
Petunjuk Pelaksaanaan Perjalanan Dinas
Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara,
Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;
7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor: IJ/148/2006 tentang Analisis
Beban Tugas dan Uraian Jabatan pada
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP SPPD
2. SOP Pencairan Anggaran
3. SOP Pelaksanaan PKAT
4. SOP Riksus
5. SOP Monev
Peringatan:
Bukti-bukti perjalanan tersebut kepada tim verifikasi
paling lambat 2 hari kerja setelah melaksanakan
tugas, keterlambatan akan berakibat pada
keterlambatan SPPD rampung dan penghitungan
selisih lebih/kurang
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pegawai
yang melakukan
perjalanan
dinas memberikan
bukti-bukti
perjalanan
dinasnya
kepada tim
verifikasi

1
Pegawai
yang
melakukan
perjalanan
dinas

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan verifikasi,
2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Kertas, Komputer, meja, kursi, pensil, ATK,

Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Seluruh bukti Terkumpulperjalanan
nya bukti
dinas (tiket,
bukti perbukti hotel dll) jalanan
dinas dari
pegawai
yang melakukan
perjalanan
dinas

381

Waktu
2 hari
kerja
setelah
melaksanakan
tugas

Keterangan

Pelaksana
NO.
2

4.

5.

6.

Aktivitas

Menerima, Kasubag
mengum- TU Irwil
pulkan dan
merekap
berkas,
bukti-bukti
perjalanan
dinas
auditor dan
inspektur
wilayah
Menerima Tim
dan mem- Verifikasi
verifikasi
berkasberkas perjalanan
dinas pegawai dan
auditor
serta mengecek
kembali
Kewajaran.
Selanjutnya
hasil rekap
verifikasi
diberikan
kepada
Sekretaris
Tim.
Menerima, Sekretaris
Tim
memberiVerfikasi
kan paraf
pada Hasil
Rekap verifikasi yang
disetujui
serta menyerahkan
hasil
Rekap
Verifikasi ke
Pejabat
Pembuat
Komitmen
Pejabat
Menerima
Hasil Rekap Pembuat
Komitmen
Verifikasi,
menyetu-jui
dan
menandatangani
Hasil Rekap
Verifikasi

- Hasil
Rekap

Subbag
RT

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat Tugas, TerkumpulSurat Pernya buktinyataan,
bukti perRincian Awal jalanan
dari Bendadinas dari
hara, Bukti Riil pegawai
Kuitansi, Tiket, yang meBoarding Pass lakukan
perjalanan
dan Invoice
dinas
Hotel

Pelaksana
Subbag
RT

Pelaksana Berkas
KPPN
perjalanan
dinas

Pelaksana
Subbag
RT

Hasil rekap
verifikasi

Waktu

Keterangan

2 hari
kerja
setelah
melaksanakan
tugas

Terverifikasinya
berkas
perjalanan
dinas

25
Menit

Terevaluasinya
kebenaran
berkas rekap
verifikasi
sebelum
disetujui
Pejabat
Pembuat
Komitmen

30
Menit

Hasil
Rekap
yang
disetujui
diberikan
kepada
Subbag
Keuangan
dan
Subbag
Rumah
Tangga
Hasil Rekap
Verifikasi

382

- Tersele1 Hari
saikan-nya

Pelaksana
NO.

7.

Aktivitas
Verifikasi
diolah
guna penyelesaian SPPD
Rampung
- Membuat
Kuitansi
Riil
Perjalanan
Dinas;
- Mendistribusikan
Kuitansi
Riil Kepada Yang
bersangku
tan
- Merekap
Selisih
Lebih/atau
kurang;
- Menerima
Kuitansi
Riil Perjalanan
Dinas
setelah
ditandatangani
oleh yang
bersangku
tan;
- Menyelesaikan
Keuangan
yang terdapat
selisih
lebih/atau
kurang
harus
disertai
dengan
kuitansi
yang
dikeluarkan oleh
bendahara
keuangan
Memberitahukan
kepada
pegawai
atau auditor
hasil final
rekap
verifikasi
untuk
mengeta-

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
SPPD

Waktu

Keterangan

Rampung

- Terwujudnya
kuitansi
Riil Perjalanan
Dinas,
- Terdistribusikannya
Kuitansi
Riil kepada
yang
bersangkutan

Subbag
Keuangan

SPPD
Rampung,
Kuitansi Riil,

- Terdatanya rekap
selisih
lebih/
kurang
- Terkumpulnya
kuitansi
yang telah
ditandatangani
oleh yg
bersangkutan
- Tersele-

1 Hari

saikannya

keuangan
beserta
masalah
lebih/
kurangnya

Tim
verifikasi

Kuitansi Riil

383

Tersampaikannya
Kuitansi riil

1 hari

Tanggapan atas
selisih
kurang
atau lebih
diberikan
waktu 1
hari
setelah
menerima

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Waktu

Keterangan
rekap
pemberitahuan.
Selisih
kurang
atau lebih
harus
diselesaikan paling
lambat 3
hari
setelah
menerima
kuitansi
riil.

hui adanya
selisih
kurang atau
lebih

384

FLOWCHART
SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS

MULAI

PEGAWAI/
AUDITOR

KASUBAG TU
IRWIL

TOLAK

TIM
VERIFI
KASI

TERIMA

SEKRETARIS TIM VERIFIKASI

PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN

SUBBAG
RUMAH TANGGA

SUBBAG
KEUANGAN

TIM
VERIFIKASI

SELESAI

385

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH)


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan


Pokok Kearsipan;
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004
tentang Pengelolaan Arsip Statis;
3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban
dan
Lapangan
Pekerjaan
Dokumentasi
dan
Perpustakaan
dalam
Lingkungan Pemerintah;
4. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang
Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip;
7. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun
2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem
Kearsipan Arsip Dinamis

1. Mampu mengoperasikan Fotokopi


2. Mampu mengoperasikan Risograph

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pengadaan barang


2. SOP Permintaan Barang Persediaan

Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda


penggandaan dokumen, formulir penggandaan
dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi


kertas habis, dapat menghambat penggandaan
dokumen

1. Agenda arsip surat


2. Formulir peminjaman arsip

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Pemohon

Kasubbag
Pemohon

1.

Mengajukan Penggandaan
Dokumen

Memverifi- Kasubbag
TU
kasi permohonan
penggandaan
dokumen

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
1. Terisinya
Formulir
formulir
Penggandaan
pengganDokumen
daan
yang telah
dokumen
ditandatanga
2.Terwujudni Kasubag
nya tanda
sebagai
bukti
pemohon
permohonan
penggandaan
dokumen.
TertandaFormulir
tanganinya
permohonan
penggandaan Formulir
permohondokumen
an pengditandagandaan
tangani
barang.
Kasubag TU

386

Waktu
10
Menit

5
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.
3

Aktivitas
Mencatat
Permohonan Penggandaan
Dokumen

4. Menggandakan
Dokumen

1
Pengadministrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum

5. Menghitung Pengadmijumlah
nistrasi
dokumen
Umum
yang
digandakan

6.

Mencatat
Jumlah
dokumen
yang tellah
digandakan
7. Menyerahkan
dokumen
yang telah
digandakan
kepada
pemohon

Pengadministrasi
Umum

Pengadministrasi
Umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
TerdataFormulir
Penggandaan nya
informasi
Dokumen,
pemohon
Agenda
Penggandaan Penggandaan
Dokumen
Dokumen
Dokumen
Terlakyang akan
sananya
digandakan
permohonan
penggandaan
Dokumen
Dokumen
Terpastiyang akan
kannya
digandakan
jumlah
dokumen
yang
digandakan
Terkendali
nya jumlah
kertas
yang
terpakai
Terlaksananya
Permohonan
Penggandaan
dokumen

387

Waktu
30
Menit

10
Menit

10
Menit

5
Menit

2
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI
PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN

PENCATAAN PERMOHONAN
PENGGANDAAN DOKUMEN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN


YANG DIGANDAKAN

MENGHITUNG JUMLAH
DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENYERAHKAN
DOKUMEN YANG
TELAH DIGANDAKAN
KEPADA PEMOHON

SELESAI

388

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN SURAT DINAS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


2. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer

2.

3.
4.
5.
6.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang
Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Departemen Agama;
PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas;
Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penomoran Surat

Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer,


Konsep Surat, Buku Surat Keluar
Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:
1. Konsep Surat diteliti kemudian diparaf oleh
pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh
pejabat berwenang guna pertanggungjawaban
surat,
2. Penomoran
dilaksanakan
setelah
surat
ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan
surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama
3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai
dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah
dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan
Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL
ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU
Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan

NO.
1.

Buku Surat Keluar

Pelaksana
Mutu Baku
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/
Output
Waktu
1
2
3
Perlengkapan
30
Dasar Konsep TerkonsepPembuatan PengadmiMenit
Surat, Dossier nya surat/
nistrasi
Konsep
LHA-STL
LHA-STL
Surat Biasa/ Umum Unit
Pengolah
LHA-STL
15
Konsep Surat, TerciptaPejabat
Penelitian
Konsep LHA- nya konsep Menit
terkait,
dan pemSurat yang
STL
berian paraf berurutan
dapat
secara
Konsep
dipertanghirarkis
Surat
gungjawab
kan
Aktivitas

389

Keterangan

NO.
3

Aktivitas
Penandatanganan
Surat

Pelaksana
Mutu Baku
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/
Output
1
2
3
Perlengkapan
Konsep Surat TersediaPejabat
nya Surat
yang telah
yang berKeluar/
diparaf
wenang
LHA-STL
yang telah
ditandatangani
Pejabat

390

Waktu
15
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PEMBUATAN SURAT DINAS
MULAI
PEMBUATAN KONSEP SURAT

PENELITIAN DAN PEMBERIAN PARAF


KONSEP SURAT
TOLAK

TERIMA

PENANDA
TANGANAN SURAT
TOLAK

TERIMA

SURAT DINAS

ARSIP
SELESAI

391

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENOMORAN SURAT


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2.

3.
4.
5.
6.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang
Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Departemen Agama;
PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas;
Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penomoran Surat

Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer,


Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar,
Agenda Arsip surat keluar,

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat
tidak ada selisih waktu yang terlalu lama
2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan
jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua
rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip
pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah
tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan
Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan

1. Buku Kendali Surat Keluar


2. Buku Ekspedisi Surat
3. Agenda Arsip Surat Keluar

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pengajuan PengadmiPenomoran nistrasi


Surat
Umum
Unit
Pengolah

Pemilahan
surat atas
Jenis
Penomoran
Surat (Surat
Keluar, Nota

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
15
Surat Keluar/ Tersusunnya secara Menit
LHA-STL
urut suratyang telah
surat yang
ditandasiap detangani
ngan penoPejabat
moran sesuai kartu
kendali
15
Surat Keluar/ Terklasifika
-sinya surat Menit
LHA-STL
hingga peyang telah
nomoranditandanya
tangani
Pejabat

Pengadministrasi
Umum
Unit Tata
Usaha

392

Keterangan

Pelaksana
NO.

4.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Dinas, SK,
Surat
Tugas)
Penomoran PengadmiSurat
nistrasi
Umum
Unit Tata
Usaha

Penggandaan Surat
guna
pengarsipan

Buku Kendali
Surat Keluar,
Nota Dinas,
SK, Surat
Tugas

Pengadministrasi
Umum Unit
Pengolah

Surat Keluar
yang telah
ditandatangani dan
memiliki
tanggal dan
nomor Surat

393

Terciptanya surat
keluar yang
telah ditandatangani
dan memiliki
tanggal
dan nomor
Surat
Tersedianya Arsip
Surat pada
Unit Pengolah dan
Unit tata
Usaha

Waktu

10
Menit

10
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENOMORAN SURAT
MULAI
PENGAJUAN PENOMORAN SURAT

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS


PENOMORAN SURAT
(SURAT KELUAR, NOTA DINAS,
SK, SURAT TUGAS)
PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA


PENGARSIPAN
ARSIP
SELESAI

394

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERIMAAN FAKSIMILE


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas;
6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


Memiliki kemampuan mengoperasikan faksimile

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penomoran Surat Masuk

Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil,


agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar
disposisi surat

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan


tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima
mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan
surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat
akan dimintakan kembali.

1. Pengagendaan surat masuk


2. Arsip Surat Masuk

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Menerima
Faks
Masuk

Pengadministrasi
Umum/
Penerima
Faks

Pemberian
Nomor dan
Tanggal
Surat
Masuk
terhadap
faks yang
diterima

Pengadministrasi
Umum/
Penerima
Faks
Pengadministrasi
Umum TU
Sekretriat

Mutu Baku
Persyaratan/
3
Output
Perlengkapan
Daftar Faks
Adanya
Masuk
Penanggung
jawab
Penerima
Faks
Masuk.
Faks Masuk, 1. TerwuDaftar Faks
judnya
Masuk
pengendalian
nomor
Surat
PengadminisDaftar
Masuk
trasi Umum
Surat
TU Sekretriat 2. TerpanMasuk,
taunya
Alat PenoInformasi
moran
Surat
Surat
masuk
Masuk

395

Waktu
15
Menit

15
Menit

10
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.
3.

Aktivitas
Penggandaan Surat
guna pengarsipan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat Keluar Tersedianya Arsip
yang telah
Surat pada
ditandaUnit Pengtangani dan
olah dan
memiliki
Unit tata
tanggal dan
nomor Surat Usaha

Pengadministrasi
Umum Unit
Pengolah

396

Waktu
10
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENERIMAAN FAKS MASUK

MULAI

MENERIMA FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN


TANGGAL SURAT MASUK
TERHADAP FAKS YANG DITERIMA

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS


KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI

397

ARSIP

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERIMAAN FAKSIMILE


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal
Retensi
Arsip
di
Lingkungan
Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas;
6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penomoran Surat Masuk

Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil,


agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar
disposisi surat

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos


atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan
pengolahan surat,
2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan
surat, dan tanggal masuk surat, tanpa
pemberian nomor surat masuk.
3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang
bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan
ditelaah isinya atas persetujuan Kepala Subbagian Tata Usaha.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Menerima
Surat
Masuk

Pengadministrasi
Umum

Pemilahan
Surat
Pengagendaan Surat
Pribadi

Pengadministrasi
Umum.

1. Pengagendaan surat masuk


2. Arsip Surat Masuk

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Daftar Surat
Adanya PeMasuk
nanggung
jawab penerima Surat
Masuk
Surat Masuk, Surat Masuk
Daftar Klasifi- terklasifikasi
atas Surat
kasi Surat
Dinas dan
Masuk
Surat Pribadi, Surat PriAgenda Surat badi, Terdatanya
Pribadi
Surat Pribadi dalam
Agenda

Pengadministrasi
Umum.

398

Waktu
10
Menit

15
Menit

15
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

3.

Pengagendaan Surat
Dinas

Pengadministrasi
Umum.

4.

Pemilahan
Surat
Dinas
Masuk
berdasark
an tujuan
surat,

Pengadministrasi
Umum.

5.

Pemilahan Pengadmi
Surat Dinas nistrasi
Masuk ber- Khusus
dasarkan
urgensi
surat

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Surat Masuk
Pribadi.
Surat Dinas 1. Setiap
15
Masuk, Daftar Surat Dinas Menit
Klasifikasi
Masuk
Surat Masuk
mendapat
nomor dan
tanggal
surat
masuk
2. Terdatanya Surat
Dinas
dalam
Agenda
Surat Dinas
Masuk
Surat Dinas
Surat Dinas
10
Surat yang
Masuk, Daftar Masuk
Menit telah terKlasifikasi
terklasifiklasifikasi
Surat Masuk
kasi atas
diserahkan
surat untuk
pada pengIrjen, Sekadministrasi
retaris dan
Khusus
Para Irwil
pada Unit
tata usaha
Terklasifi10
Urgensi
Surat Dinas
kasinya atas Menit surat:
Masuk yang
atas urgensi
- Rahasia,
telah tersurat
- Penting,
klasifikasi,
- Biasa
Buku Agenda
Surat Dinas
Masuk
10
Untuk surat
Adanya
Surat Dinas
Menit tertentu/
arsip/Copy
Masuk
penting/
arsip atas
Penting,
mendesak
Surat
Scanner,
atau yang
Masuk
Mesin
ditujukan
penting/
Photocopy
kepada
khusus,
Irjen, dikonsultasikan
kepada
Kasubbag
TU atau
Kabag
Umum, dipindai
(scan)/
dicopy untuk
pengarsipan
Surat masuk, Surat
10
buku kendali masuk telah Menit
surat masuk, terserahterimakan ke
unit tujuan
surat

Arsiparis

6.

Serahterima PengadmiSurat ke
nistrasi
unit tujuan Khusus
surat

Pengadmi
nistrasi

Buku Kendali
Surat masuk

399

Surat masuk
10
TerserahMenit

Surat Dinas
yang tidak

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
terimakan
kepada
Pejabat
Tujuan
Surat
dengan
melampirkan lembar
disposisi.

Umum
Unit
tujuan
surat

7.

Serah
terima
disposisi
surat ke
unit
pengolah

Pengadministrasi
Umum
Unit tujuan
surat

Surat masuk,
buku kendali
surat masuk,

Pengadmi
nistrasi
Umum
Unit
Pengolah
Surat

Buku Kendali
Surat masuk

400

Waktu

Surat Masuk
10
Telah terMenit
serahterimakan ke unit
pengolah
surat
Surat masuk
10
Terserahteri Menit
makan dari
Pejabat
Tujuan Surat
ke pengolah
surat untuk
ditindaklanjuti

Keterangan
didisposisikan lebih
lanjut oleh
Irjen, Ses,
dan para
Irwil,
selanjutnya
disimpan
sebagai
arsip.

FLOWCHART
SOP PENATAUSAHAAN SURAT MASUK

MULAI
MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT


PRIBADI DAN SURAT DINAS
PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI

PENGAGENDAAN SURAT DINAS

PEMILAHAN SURAT BERDASARKAN


TUJUAN SURAT
(IRJEN, SEKRETARIS, PARA IRWIL)
ARSIP

PENYAMPAIAN
SURAT
PRIBADI
KEPADA YBS

SURAT IRJEN
PEMILAHAN
SURAT ATAS
URGENSI
SURAT

SURAT SES
PEMILAHAN
SURAT ATAS
URGENSI
SURAT

PARA IRWIL
PEMILAHAN
SURAT ATAS
URGENSI
SURAT

PENYAMPAIAN
SURAT
KE IRJEN

PENYAMPAIAN
SURAT
KE SES

PENYAMPAIAN
SURAT
KE PARA IRWIL

IRJEN

SEKRETARIS

PARA IRWIL

PENYAMPAIAN
SURAT
KE UNIT
PENGOLAH

PENYAMPAIAN
SURAT
KE UNIT
PENGOLAH

PENYAMPAIAN
SURAT
KE UNIT
PENGOLAH

S E L E S A I

401

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


2. Caraka/Kurir

2.

3.
4.
5.
6.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang
Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Departemen Agama;
PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas;
Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penomoran Surat Masuk

Sarana transportasi, faksimili, agenda surat


keluar, buku kendali surat keluar

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman


surat akan berakibat pada keterlambatan
penyampaian surat,
2. Surat khusus dalam Kota (Pusat dan DKI
Jakarta) dibawa sendiri oleh petugas yang
ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam
surat tersebut. Cara ini dilakukan bila ; Surat
berkualifikasi sangat rahasia, Dikehendaki
tanggapan segera , Bermaksud memberi
penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.

1. Agenda Surat Keluar


2. Buku Kendali Surat Keluar

Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Daftar Surat
Terdatanya
Keluar
Surat keluar,
dengan
Tujuan
surat, Hal
surat,
Tanggal dan
Nomor surat
keluar
Daftar Arsip
Adanya arsip
Surat Keluar Surat keluar
Surat Keluar, TerkirimAgenda Surat nya Surat
Keluar
Kuitansi
Terbayarkan
nya biaya

Mencatat
Pengadmisurat keluar nistrasi
siap kirim
Umum
dalam buku
agenda
surat keluar
serta mengarsipkannya
Arsiparis

2.

Pengiriman
surat
Khusus
dalam kota
(DKI

Caraka/
Kurir
Bendahara
Itjen/

402

Waktu
10
Menit

10
Menit
60
Menit
15
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
pengiriman
surat

Jakarta,
Pusat)

3.

Pengadministrasi
Umum
Pengiriman Caraka/
Kurir atau
surat
PengadmiKhusus &
nistrasi
Biasa luar
Umum
kota
Bendahara
Itjen/
Pengadministrasi
Umum
bidang
keuangan

Surat Keluar,
Agenda Surat
Keluar, Bukti
pengiriman
surat
Kuitansi, Bukti
pengiriman
melalui jasa
pos

403

Waktu

30
Menit

Terbayarkannya
biaya pos
dan pengiriman
surat

15
Menit

Keterangan

Surat luar
kota dikirim
dengan jasa
pos/telegram/ faksimile/jasa
ekspedisi
sesuai
dengan
urgensi
surat

FLOWCHART
SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA

MULAI
MENERIMA SURAT
KELUAR
ARSIP
PENCATATAN SURAT
KELUAR

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS


DALAM KOTA
DKI JAKARTA

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS


DAN BIASA LUAR KOTA
DKI JAKARTA

SELESAI

404

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGIRIMAN LHA-STL


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan


2. Caraka/Kurir

2.

3.
4.
5.
6.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang
Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Departemen Agama;
PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas;
Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata
Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Riksus
2. SOP Pelaksanaan PKAT
3. SOP Sidang DPSTL

Sarana transportasi, agenda pengiriman LHASTL, agenda Arsip LHA-STL,

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Khusus
terhadap
pengiriman
LHA/STL
penjatuhan hukuman disiplin, menggunakan
surat pengantar pengiriman disertai dengan
ceklist/Berita Acara Pengiriman, disampaikan
langsung kepada pejabat terkait pada Biro
Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen
Agama
2. LHA-STL untuk Pusat dan DKI Jakarta, dikirim
dengan kurir (caraka) yang ditunjuk secara
khusus guna efektifitas dan keamanan.
3. LHA/STL Daerah dikirim dengan menggunakan
jasa ekspedisi tercatat, guna menjamin
kepastian dan pengendalian penyampaian.

1. Agenda Pengiriman LHA-STL


2. Agenda Arsip LHA-STL

Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Mencatat
LHA-STL
siap kirim
dalam buku
agenda
LHA-STL
serta mengarsipkannya
2. Pengiriman
LHA-STL
dalam kota

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
10
Daftar LHATerdatanya
Menit
STL
LHA-STL
secara rinci.

Pengadministrasi
Umum

Daftar Arsip
LHA-STL
Arsiparis

Adanya
arsip LHASTL

Terkirimnya
LHA-STL,
Agenda LHA- LHA-STL
STL

Caraka/
Kurir

405

10
Menit

60
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.

3.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Kwitansi

Bendahara
Itjen/ Pengadministrasi Umum
bidang
keuangan
Pengiriman Caraka/
LHA-STL
Kurir
luar kota

Bendahara
Itjen/ Pengadministrasi Umum
bidang
keuangan

406

Waktu

Terbayarkannya
biaya
pengiriman
LHA-STL.

15
Menit

Surat Keluar,
Agenda Surat
Keluar, Bukti
pengiriman
surat
Kwitansi, Bukti Terbayarkannya
pengiriman
melalui jasa biaya pos
pengiriman
pos
LHA-STL

30
Menit

15
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGIRIMAN LHA-STL

MULAI
PENCATATAN LHA-STL
ARSIP

PENGIRIMAN LHA-STL
DALAM KOTA
DKI JAKARTA

PENGIRIMAN LHA-STL
LUAR KOTA
DKI JAKARTA

SELESAI

407

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN ARSIP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:
Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang


Ketentuan Pokok Kearsipan;
2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang
Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban
dan
Lapangan
Pekerjaan
Dokumentasi
dan
Perpustakaan
dalam
Lingkungan Pemerintah;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman
Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis
Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Penataan Berkas arsip

Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip,


meja, kursi, pensil, komputer, ATK,

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:


1. Agenda arsip surat
2. Formulir peminjaman arsip

1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu


tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan
arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,
2. Kartu
Tanda
Penduduk/Kartu
Indentitas
peminjam arsip agar ditinggal dalam buku
peminjaman selama arsip belum dikembalikan
sebagai jaminan pengembalian arsip.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1. Penerimaan PengadmiPengajuan nistrasi


Peminjaman Umum
arsip

Arsiparis

2. Pencatatan Pengadmi
Peminjaman nistrasi
Umum
Arsip

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
1. Terisinya
Formulir
formulir
Peminjaman
penimjam
arsip
-an arsip
2.Terwujudnya tanda
bukti permohonan
peminjam
-an arsip
Daftar Arsip/ Penemuan
LHA-STL
kembali
arsip yang
dibutuhkan
Terdatanya
Formulir
informasi
peminjaman
arsip, Agenda peminjam

408

Waktu
10
Menit

20
Menit

30
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Arsiparis

3.

Menerima
arsip yang
telah
dikembalikan

Pengadmi
nistrasi
Umum

4.

Memeriksa
kelengkapan dan
keadaan
arsip
secara
berkala

Arsiparis

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Peminjaman arsip dan
Arsip
arsip yang
dipinjam
15
Tergantikan
Formulir
Menit
Peminjaman nya arsip
arsip, Folder yang
tempat arsip dipinjam
yang dipinjam dengan
formulir
yang telah
diisi oleh
peminjam
arsip.
Formulir Pe- Terdatanya
10
ngembalian
bahwa arsip Menit
Arsip
yang dipinjam telah
dikembalikan
60
Arsip, Data
1. TerwuMenit
Arsip/LHAjudnya
STL
pengembalian
arsip
pada
folder/
tempat
dimana
arsip itu
berasal
2. Dapat
dipastikan arsip
dalam
keadaan
baik dan
lengkap

409

Keterangan

FLOWCHART
SOP PEMINJAMAN ARSIP

MULAI
PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN
ARSIP

PENCARIAN ARSIP OLEH


ARSIPARIS

PEMINJAM ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH


DIKEMBALIKAN
MEMERIKSA KELENGKAPAN
ARSIP YANG TELAH
DIKEMBALIKAN

PENGEMBALIAN ARSIP KE
PENYIMPANAN SEMULA
SELESAI

410

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RETENSI ARSIP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1.

Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

2.
3.
4.

5.

6.
7.

UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan


Pokok Kearsipan;
UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan
Pemerintah;
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip;
PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Penataan Berkas Arsip


2. SOP Arsip Bersejarah

Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara


pemindahan arsip, alat penghancur kertas,
lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan
persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita
acara pemusnahan arsip

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas


persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai
Penanggung Jawab unit kearsipan;
2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai
pedoman penyusutan arsip,
3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai
pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip
yang dimusnahkan.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip


2. Jadwal Retensi Arsip
3. Permohonan
Persetujuan
Pemusnahan
Arsip
4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.

Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Pemindahan PengadmiArsip statis nistrasi


Umum
Unit
Pengolah

Arsiparis
TU

2.

Pengecekan Arsiparis
Arsip berda- TU

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Arsip Stasis, Terkumpul
-nya arsip
Berita Acara
Pemindahan statis dari
unit pengArsip
olah ke
unit arsiparis TU
Berita Acara TerparafPemindahan nya Berita
Acara PeArsip
mindahan
Arsip
Jadwal
1. TerdataRetensi Arsip
nya arsip-

411

Waktu
5
Tahun
Sekali

2 Jam

2 x 24
Jam

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

sarkan
Jadwal
Retensi
Arsip

3.

Permohonan Arsiparis
Persetujuan TU
Pemusnaha
n arsip

Kepala
Subbag
Tata
Usaha

4.

Pengisian
Daftar
Pertelaan

Arsiparis
TU

5.

Pengisian
Berita
Acara
Pemusnah
an Arsip

Arsiparis
TU

6.

Pemusnahan Arsip

Arsiparis
TU

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
arsip berdasarkan
urgensi
dan jadwal retensinya
2. Terdatanya arsip
statis
yang
bernilai
sejarah
1 Jam
Surat
Permohonan
Persetujuan
Pemusnahan
Arsip yang
ditujukan
kepada
Kepala
Subbag Tata
Usaha
Surat Permo1 Jam
honan Persetujuan Pemusnahan Arsip
yang ditujukan
kepada Kabag
Umum
Terisinya
Formulir
Daftar
Pertelaan
Pemusnahan Pertelaan
PemusArsip
nahan
Arsip
Daftar Berita Terisinya
Berita
Acara
Pemusnahan Acara
PemusArsip
nahan
Arsip
Termusna
Persetujuan
atasan, Arsip hkannya
Arsip In
in Aktif yang
Aktif yang
akan
dimusnahkan telah tidak
terpakai

412

Waktu

Keterangan

Terpantaunya
secara
hirarkis
arsiparsip
yang
akan
dimusnahkan

15
Menit

15
Menit

1 Jam

Arsip yang
dimusnahkan harus
benar-benar
musnah.

FLOWCHART
SOP RETENSI ARSIP
MULAI
FOLDER ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

PENGECEKAN ARSIP
BERDASARKAN JADWAL RETENSI
ARSIP

PENUNDAAN

PERMOHONAN PERSETUJUAN
PEMUSNAHAN ARSIP
PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN
PEMUSNAHAN ARSIP
PENGISIAN BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP

SELESAI

413

KEPALA
BAGIAN
UMUM

TIDAK

SETUJU

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan


Pokok Kearsipan;
2. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban
dan
Lapangan
Pekerjaan
Dokumentasi
dan
Perpustakaan
dalam
Lingkungan Pemerintah;
4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.

Memiliki
pemahaman
pengawasan

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Riksus
2. SOP Dumas

Koran, Majalah, Internet, ATK, lembar kendali,


Pengantar Kepala Bagian

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Pemberitaan Pengawasan di lingkungan Dep.


Agama di media massa mutlak diketahui seluruh
pimpinan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.
Keterlambatan, ketiadaan pengiriman kliping berita
pengawasan
dapat
mempe-ngaruhi
kinerja
Inspektorat Jenderal

1. Lembar Kendali,
2. Jadwal Retensi Arsip
3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pengambilan Pengadmisurat kabar nistrasi


dan bahan- Umum/
bahan lain Pengadminstrasi
Subbagian
Teknis
Perlengka
Kliping
pan

2.

PengadmiMembaca
dan Mencari nistrasi
berita yang Umum/
Pengadberkaitan
dengan Dep. minstrasi
Teknis
Agama
Kliping

analisis

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
10
Bahan
TerkumpulMenit
Kliping, ATK nya surat
kabar,
majalah,
lembar
print-out
pemberitaan internet
yang menjadi bahan
kliping yang
memadai
15
Bahan
1. TerindenMenit
Kliping, ATK
tifikasinya
bahanbahan
kliping
dari pem-

414

berita

Keterangan

Pelaksana
NO.

3.

4.

5.

Aktivitas

Pengadministrasi
Umum/
Pengadminstrasi
Teknis
Kliping
Mengganda- Pengadmikan kliping nistrasi
Umum/
tersebut
Pengaddengan
minstrasi
fotokopi
sebanyak 11 Teknis
Kliping
Eksp.
Dengan
peruntukan :
- Irjen,
- Sekretaris,
- Para kabag
(4)
- Para Irwil
(5)
PengadmiMengirim
nistrasi
kliping
Umum/
dengan
kartu kendali Pengaddan peng- minstrasi
antar Kepala Teknis
Kliping
Bagian
Umum

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
beritaan
yang
telah
dibaca,
2. Tersedianya
bahan
kliping
Bahan
Terwujud15
Kliping, ATK nya kliping
Menit
berita
pengawasan Dep.
Agama

Mengkliping
Surat kabar,
majalah
pada blanko
kliping yang
telah dibuat

Kliping,
fotokopi

Kliping, Kartu
Kendali, Surat
Pengantar
Kepala
bagian Umum

415

Tersedian
ya kliping
berita
pengawas
an

20
Menit

Terkendalinya pengiriman
kliping
pengawasan, serta
dapat
dipantau
keterkirimannya
secara
berkelanjutan

20
Menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN

MULAI
PENERIMAAN SURAT KABAR
DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN

MEMBACA DAN MENCARI BERITA


YANG BERKAITAN DENGAN
DEPAG

MENGKLIPING SURAT KABAR DAN


BAHAN KLIPING PENGAWASAN

MENGGANDAKAN KLIPING

MENGIRIM KLIPING

SELESAI

416

ARSIP

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan


Pokok Kearsipan;
2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban
dan
Lapangan
Pekerjaan
Dokumentasi
dan
Perpustakaan
dalam
Lingkungan Pemerintah;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.

Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Retensi Arsip

Agenda arsip, sarana transportasi, ATK, lembar


berita acara pemindahan arsip, jadwal retensi
Arsip, lembar permohonan persetujuan pemindahan arsip

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Pemindahan arsip hanya dapat dilakukan atas


persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai
Penanggung Jawab unit kearsipan
2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai
pedoman penyusutan arsip,
3. Daftar Pertelaan Pemindahan Arsip sebagai
pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip
yang dipindahkan ke ANRI.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip


2. Jadwal Retensi Arsip
3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip

Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Pemindahan PengadmiArsip Statis nistrasi


Umum
Unit
Pengolah
Arsiparis
TU

2.

Pengecekan Arsiparis
Arsip berda- TU
aran urgensi
arsip

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Terkumpul- Sesuai
Arsip Stasis,
nya arsip
Berita Acara
jadwal
Pemindahan statis dari retensi
unit peng- arsip
Arsip
olah ke unit
arsiparis TU
2 Jam
Berita Acara
TerparafPemindahan nya Berita
Arsip
Acara Pemindahan
Arsip
Jadwal
Terdatanya 2 x 24
Jam
Retensi Arsip arsip statis
yang bernilai sejarah

417

Keterangan

Pelaksana
NO.
3.

Aktivitas

Permohonan Arsiparis
Persetujuan TU
Penyerahan
arsip

Kepala
Subbag
Tata
Usaha

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat Permo- Terpantaunya secara
honan Persetujuan Pe- hirarkis
nyerahan Arsip arsip-arsip
yang ditujukan bersejarah
kepada Kasub- yang akan
diserahkan
bag Tata
ke Arsip
Usaha
Surat Permo- Nasional
honan Perse- (ANRI)
tujuan Penyerahan Arsip
yang ditujukan
kepada Kepala
Bagian Umum

4.

Pengisian
Daftar Pertelaan

Arsiparis
TU

Formulir
Pertelaan
Penyerahan
Arsip
Bersejarah

5.

Arsiparis
Pengisian
Berita Acara TU
Penyerahan
Arsip Bersejarah

Daftar Berita
Acara
Penyerahan
Arsip
Bersejarah

6.

Penyerahan Arsiparis
TU
Arsip
Bersejarah

Persetujuan
atasan, Arsip
Bersejarah

418

Waktu
1 Jam

1 Jam

Terisinya
15
Daftar
Menit
Pertelaan
Penyerahan
Arsip Bersejarah
15
Terisinya
Menit
Berita
Acara
Penyerahan
Arsip Bersejarah
1 Jam
Terwujudnya Penyerahan
Arsip
Bersejarah
ke Arsip
Nasional
(ANRI)

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH

MULAI
FOLDER ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP STATIS

PENGECEKAN ARSIP
BERDASARKAN URGENSI
ARSIP

PENUNDAAN

PERMOHONAN PERSETUJUAN
PENYERAHAN ARSIP KE ANRI
PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN
PENYERAHAN ARSIP
PENGISIAN BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP
PENYERAHAN ARSIP

SELESAI

419

KEPALA
BAGIAN
UMUM

TIDAK
SETUJU

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENATAAN BERKAS ARSIP


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan


Pokok Kearsipan;
2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas
Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan
Pemerintah;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman
Jadwal Retensi Arsip;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.

Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Retensi Arsip


2. SOP Arsip Bersejarah

Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip,


folder, kartu kendali, doos/boks arsip

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat,


yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian
masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.

1. Daftar arsip
2. Daftar klasifikasi arsip

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Penerimaan PengadmiArsip Masuk nistrasi


Umum/
Arsiparis

2.

Mengklasifi- Pengadmikasi Arsip


nistrasi
Umum/
Arsiparis

3.

Mengindeks PengadmiArsip
nistrasi
Umum/
Arsiparis

4.

Menentukan PengadmiIndeks
nistrasi
Berkas (titel) Umum/

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Arsip, Daftar Terkumpulnya arsip
klasifikasi
statis dari
arsip
unit pengolah ke unit
arsiparis TU
Arsip, Daftar Terklasifika
-sinya arsip
klasifikasi
berdasararsip
kan klasifikasi arsip
fasilitatif
Arsip, lembar Terbedaindeks arsip
kannya
arsip/ surat
dengan
yang lainnya dalam
satu berkas
Berkas arsip, Terwujuddaftar indeks nya tanda
arsip
pengenal

420

Waktu
15
Menit

10
Menit

15
Menit

15
Menit

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
berkas
yang
tersesuaikan
apakah
dalam
bentuk
dossier,
rubrik atau
seri
Berkas arsip, Tersusun30
boks arsip,
nya penata- Menit
rak arsip
an arsip
berdasarkan kode
klasifikasi
arsip

Arsiparis

5.

6.

Penataan
Arsip dalam
doos/boks
arsip serta
penyusunan
-nya pada
rak arsip
berdasarkan
kode klasifikasi arsip
Penyusunan
kartu kendali

Pengadministrasi
Umum/
Arsiparis

Pengadministrasi
Umum/
Arsiparis

Daftar arsip,
Kode klasifikasi arsip

421

15
TerwujudMenit
nya kartu
kendali
arsip guna
mempermudah Pencarian arsip

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
MULAI
PENERIMAAN ARSIP MASUK

MENGKLASIFIKASI ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS


(TITEL)

PENATAAN BERKAS DALAM


BOKS/DOOS BERDASARKAN
KLASIFIKASI ARSIP

PENYUSUNAN KARTU
KENDALI ARSIP
SELESAI

422

Lampiran11

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG RUMAH TANGGA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

SOP Gaji
SOP Pelayanan Tamu
SOP Pemakaian Ruangan dan Peralatan
SOP Pemeliharaan
SOP Penayangan Berita Website
SOP Pengamanan
SOP Perbaikan Instalasi Listrik
SOP Permintaan Konsumsi
SOP Permintaan Perbaikan
SOP Peminjaman Kendaraan
SOP Protokoler
SOP SPPD
SOP Uang Makan

423

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBAYARAN GAJI


Dasar Hukum:
1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan
Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977
Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil
Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir
Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51
Tahun 1992
2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan
Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985
Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga
Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga
Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan
Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara
Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992
3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/
Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam
Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai
Negeri, Pejabat Negara, dan Penerima
Pensiun/ Tunjangan
4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji
pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam
gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007
5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan
kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7
Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai
Negeri Sipil
6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian
Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke
dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008
Keterkaitan:
1. SOP Pengajuan Anggaran;
2. SOP Pengelolaan Keuangan
Peringatan:
Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN
dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada
bulan yang akan datang
Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas
Melakukan
potonganpotongan,
membuat
rekap, slip,
amplop
berserta
nomor

Kualifikasi Pelaksana:
Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile,
telepon, Printer Dot Metrik
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rekap gaji
2. Daftar gaji

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
4
Dimulai
Rekap, slip,
setiap tgl 5
amplop dan hari
bulan sebenomor
lumnya
pengambilan

Pelaksana
Sub bag
RT

424

Pelaksana
NO.

2.

3.

Aktivitas
pengambilan
Membuat
Daftar Gaji

Mengirimkan Daftar
Gaji ke
KPPN
4. Menerima
Surat
Perintah
Pencairan
Dana
(SP2D)
5. a. Menyiapkan data
pegawai
untuk
pengambil
an gaji
yang di
bank dan
di kantor
b. Mengkonfirmasi
data
pegawai
untuk
pangambilan gaji di
kantor dan
di bank
6. Mengambil
uang ke
bank untuk
penggajian
pegawai
yang
dibayarkan
di kantor

PDG

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Kasubbag Sekretaris
RT dan
PPK

Waktu

Daftar gaji

3
hari

PDG

Terkirimnya daftar
gaji

2
jam

PDG

SP2D

7
hari

Pelaksana
Subbag
RT

Data pengambilan gaji

1
hari

Pelaksana Kasubbag
Keuangan/
Subbag
RT
Bendahara

Data
pegawai

10
menit

Pelaksana Pelaksana
Subbag
Subbag
Keuangan RT

Tersedianya uang
gaji di
kantor

1
hari

425

Keterangan

H-1

FLOWCHART
SOP PEMBAYARAN GAJI
MULAI

DATA DATA
KEPEGAWAIAN

POTONGANPOTONGAN
1
DAFTAR
GAJI

SUBBAG
RUMAH
TANGGA

SP2D

KPPN

BANK
3

TUNAI

VIA BANK

BAGIAN
KEUANG

Transfer ke
Rekening
Pegawai

AMPLOP UANG
GAJI

PEGAWAI

SELESAI

426

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan

SATKER
INSPEKTORAT
JENDERAL

Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh

SOP PEMBAYARAN GAJI


Dasar hukum:
1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan
Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977
Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil
Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir
Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51
Tahun 1992
2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan
Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985
Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga
Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga
Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan
Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara
Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992
3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/
Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam
Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai
Negeri, Pejabat Negara, Dan Penerima
Pensiun/Tunjangan
4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji
pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam
gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007
5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan
kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7
Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai
Negeri Sipil
6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji
Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji
pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008
Keterkaitan:
1. SOP Pengajuan Anggaran;
2. SOP Pengelolaan Keuangan
Peringatan:
Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN
dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada
bulan yang akan datang

NO.

Aktivitas

1.

Melakukan
potonganpotongan,
membuat
rekap, slip,
amplop
berserta
nomor
pengam-

Kualifikasi Pelaksana:
Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile,
telepon, Printer Dot Metrik
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rekap gaji
2. Daftar gaji

Pelaksana
Mutu Baku
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/
Output
1
2
3
Perlengkapan
Rekap,
Pelaksana
slip,
Sub bag
amplop
RT
dan
nomor
pengambilan

427

Waktu
4 hari

Keterangan
Dimulai
setiap tgl 5
bulan sebelumnya

NO.

Aktivitas

2.

bilan.
Membuat
Daftar Gaji

3.

Mengirimkan Daftar
Gaji ke
KPPN
4. Menerima
Surat
Perintah
Pencairan
Dana
(SP2D)
5. a. Menyiapkan data
pegawai
untuk
pengambil
an gaji
yang di
bank dan
di kantor
b. Mengkonfirmasi
data
pegawai
untuk
pangambilan gaji
di kantor
dan di
bank
6. Mengambil
uang ke
bank untuk
penggajian
pegawai
yang
dibayarkan
di kantor

Pelaksana
Mutu Baku
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/
Output
1
2
3
Perlengkapan

Waktu

Daftar
gaji

3 hari

PDG

Terkirimn
ya daftar
gaji

2 jam

PDG

SP2D

7 hari

PDG

Kasubbag Sekretaris
RT dan
PPK

Pelaksan
a Subbag
RT

Data
pengambil
an gaji

1 hari

Pelaksana Kasubbag
Keuangan/
Subbag
RT
Bendahara

Data
pegawai

10
menit

Pelaksana Pelaksana
Subbag
Subbag
KeuRT
angan

Tersedian
ya uang
gaji di
kantor

428

1 hari

Keterangan

H-1

FLOWCHART
SOP PEMBAYARAN GAJI
MULAI

DATA DATA
KEPEGAWAIAN

POTONGANPOTONGAN

1
SUBBAG
RUMAH
TANGGA

DAFTAR GAJI

KPPN

SP2D

BANK
3

TUNAI

BAGIAN
KEUANGAN

AMPLOP UANG
GAJI

PEGAWAI

SELESAI

429

VIA BANK

Transfer ke
Rekening
Pegawai

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN TAMU


Dasar hukum:
1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun
2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi,
Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat
Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Pengajuan Konsumsi
2. SOP Pengamanan
Peringatan:
Setiap tamu yang datang harus menunjukkan Kartu
Identitas dan atau Surat Tugas (kecuali untuk tamu
VVIP)
Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Meminta
Kartu
Identitas
dan atau
Surat
Tugas dari
setiap tamu
yang
datang
Mencatat
Identitas
serta
maksud
dan tujuan
dari tamu
yang
datang
Memberikan Kartu
Tamu

Satuan
Pengamanan

Mengkomu
nikasikan
kepada
pimpinan
melalui staff
pimpinan
perihal
kedatangan
Tamu
Mengkonfirmasikan
kesediaan

Kualifikasi Pelaksana:
Administrasi Umum

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, ATK, telepon
Pencatatan dan Pendataan:
Buku Tamu

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
DiketahuiKartu Idennya Kartu
titas dan
Identitas
atau Surat
dan atau
Tugas
Surat
Tugas dari
tamu yang
datang

Resepsionis

Buku Tamu

Resepsionis

Kartu Tamu

Resepsionis

Telephone

Resepsionis

Telephone

430

Tercatatnya Identitas serta


maksud
dan tujuan
dari tamu
yang
datang
Teridentifikasinya
setiap
tamu yang
datang

Waktu
5
menit

5
menit

1
menit

5
menit

Informasi
kesediaan
dan waktu

5
menit

Keterangan

Pelaksana
No.

Aktivitas
dan waktu
pimpinan
untuk
menerima
tamu
Mengarahkan tamu
ke ruang
pimpinan
Menyiapkan
jamuan
tamu
pimpinan
Menyiapkan
kendaraan
untuk
transportasi
tamu
pimpinan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
pimpinan
untuk
menerima
tamu

Satuan
Pengamanan

Staff
Pimpinan

Petugas
Pengemudi

Permintaan
jamuan tamu

Permintaan
peminjaman
kendaraan
dinas

Kasubbag
Rumah
Tangga

431

Waktu

Tertujunya
tamu pada
pimpinan
yang
dimaksud
Tersedian
ya jamuan
tamu

5
menit

Tersedianya kendaraan.

15
menit

1
jam

Keterangan

FLOWCHART
SOP PELAYANAN TAMU

MULAI

MEMINTA KARTU IDENTITAS


ATAU SURAT TUGAS TAMU

MENCATAT
IDENTITAS TAMU

MEMBERIKAN KARTU TAMU

MENGKOMUNIKASIKAN
KEPADA PIMPINAN MELALUI
STAFF PIMPINAN PERIHAL
KEDATANGAN TAMU

MENGARAHKAN TAMU
KE RUANG PIMPINAN

MENYIAPKAN JAMUAN
TAMU PIMPINAN

SELESAI

432

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN


Dasar hukum:
1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun
2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Pelaksanaan Rapat
Peringatan:
Peminjaman/penggunaan ruangan dan peralatan
dilayani jika tidak sedang digunakan dalam
kegiatan lain.
Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Mengajukan permohonan
penggunaan ruangan/
peralatan
ke Subbag
Rumah
Tangga
2 Meneliti dan
mendisposi
sikan
blangko/
surat
permohonan kepada
Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga
3 1. Mencatat
peminjaman
ruangan/
peralatan
dalam
Buku
Kendali.
2. Menyiapkan
ruangan/
peralatan
dan

Kualifikasi Pelaksana:
Memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang
peralatan terkait

Peralatan/Perlengkapan:
Ruangan, peralatan, meja, kursi, komputer/
laptop, ATK, telepon.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat/blanko permohonan penggunaan
ruangan/peralatan
2. Buku kendali
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Terkirimnya
Blangko /
blangko/
surat
permohonan surat permohonan

Kasubbag
terkait

Waktu
1
jam

Kasub
bag
Rumah
Tangga

Blangko /
surat permohonan

Terdisposisinya
blangko/
surat permohonan

5
menit

Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga

Disposisi
Kasubbag
Rumah
Tangga

Tercatatnya peminjaman
ruangan/
peralatan di
buku
kendali

5
menit

Ruangan /
peralatan
yang siap
digunakan

Tersedianya ruangan/ peralatan yang


siap untuk

Pemohon

433

1
jam

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

menyerah
kannya
pada
penanggung
jawab dari
pihak
peminjam
sesuai
aturan
yang
berlaku
Melaporkan Pemohon
pemakaian
ruang /
tempat
kepada
Subbag
Rumah
Tangga

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
digunakan

Kasubbag
Rumah
Tangga

Laporan

434

Kembalinya
Ruangan
dan peralatan
dalam
kondisi
seperti
semula

Waktu

5
menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN

MULAI

SURAT PERMOHONAN
DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH
TANGGA

YA

TIDAK

DIPROSES OLEH
PELAKSANA
SUBBAG RT

PEMOHON

LAPORAN SELESAI
KEGIATAN

PEMOHON

SELESAI

435

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS,


PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS
Dasar hukum:
1. KMA Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk
pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan
barang milik/kekayaan negara di lingkungan
Departemen Agama
2. KMA Nomor 324 tahun 2002 tentang Petunjuk
pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan
inventaris kendaraan dinas bermotor di
lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Pencairan dana LS
2. SOP Pengadaan
3. Penyedia Jasa
Peringatan:
Seluruh jenis pemeliharaan BMN harus dilaksanakan oleh Subbag Rumah Tangga dengan persetujuan PPK
Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mendispo- Kabag
Umum
sisi surat
permintaan
perbaikan
kepada
Kepala
Subbagian
Rumah
Tangga
(RT) untuk
memproses
pelaksanaan
pekerjaan
2 1. Menganalisa surat
yang telah
didisposisi
Kabag
Umum
2. Menugaskan pelaksana
untuk
membuat
konsep
surat
permintaan penawaran
harga

Kualifikasi Pelaksana:
Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, mesin tik, ATK,
faksimile, telepon.
Pencatatan dan Pendataan:
Buku Kendali

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Nota dinas
Terdisposisinya
Surat
Permintaan
perbaikan

1.

Kasubbag
RT

Surat
tugas/Memo

436

1. terselesaikannya
analisa
disposisi
Kabag
Umum
2.Tersampai
kannya
perintah
pembuata
n surat
permintaan
penawaran

Wakt Keterangan
u
1
jam

1
jam

Pelaksana
NO.

Aktivitas

kepada
penyedia
barang/
jasa
terpilih;
3 1. Membuat
konsep
Surat Permintaan
Penawaran;
2. Menyiapkan Harga
Perkiraan
Sendiri
(HPS);
3. Menyerahkan
konsep
Surat Permintaan
Penawaran dan
HPS
kepada
Kasubbag
RT
4. 1. Mengana
-lisa dan
menanda
-tangani
konsep
surat
perminta
an
penawar
an
2. Meneliti
HPS;
3. Menugaskan
pelaksan
a untuk
mengirim
Surat
Perminta
an
Penawar
an
kepada
penyedia
barang/
jasa.
5. Menyampai
kan Surat
Permintaan
Penawaran
kepada
penyedia
barang/jasa

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

1. Terselesaikannya konsep
Surat
Perminta
an Penawaran
2. Tersiapkannya
HPS
3. Terserah
-kannya
konsep
HPS
kepada
Kasubbag RT

2
hari

1. Terbu1. Konsep
buhinya
Surat
tanda
Permintaan
tangan
Penawaran
pada surat
2. Konsep
perminHPS
taan penawaran
2. Terselesaikannya
analisa
HPS
3. Tersampaikannya perintah
untuk
mengirim
surat
permintaan penawaran
kepada
rekanan

2
Jam

Pelaksana Disposisi
RT
Kabag umum

Kasubbag
RT

Pelaksana Surat
RT
Permintaan
Penawaran

437

Wakt Keterangan
u

Terkirimnya Surat
Permintaan Penawaran

1
jam

Pelaksana
NO.

Aktivitas

6. 1. Menerima,
meneliti
penawara
n harga
dari
penyedia
barang/
jasa.
2. Mengoreksi dan
menegosiasi harga
penawara
n dengan
penyedia
barang/
jasa;
3. Membuat
dan
menyeles
a-ikan
Surat
Perintah
Kerja
(SPK)
4. Meneliti
kuitansi,
faktur,
SSP dan
faktur
pajak
selanjutny
a
menugaskan pelaksana
untuk
membuat
Bukti Kas
Tetap
(BKT)
7. Membuat
konsep
BKT dan
menyampai
kannya
kepada
Kasubbag
RT
8 Meneliti dan
memaraf
BKT dan
menyampaikannya
kepada
Kabag
Umum/PPK
9 Meneliti dan
menandatangani BKT

1
Kasubbag
RT

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
1. Surat
1. Kuitansi,
Penafaktur, SSP
waran
dan faktur
Harga
pajak
2. Surat Pena- 2. SPK
3. Faktur
waran
4. Kuitansi
Harga,
Berita
Acara
Pemenang
Pemilihan
Lelang

PPK

Wakt Keterangan
u
Maksimal
30
hari

Pelaksana
RT

Kasubbag
RT

Kabag
Umum

Setelah
pekerjaan
selesai

BKT

Terbubuhinya
paraf pada
BKT

1
Jam

BKT

Terbubuhinya
tanda

1
Jam

438

Pelaksana
NO.

Aktivitas

dan menugaskan
pelaksana
untuk
menyampaikannya
kepada
Bendahara
Pengeluaran
10 Menyampaikannya
BKT kepada
bendahara
pengeluaran

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
tangan
pada BKT

Pelaksana BKT
RT

439

Tersampaikannya
BKT kpd
bendahara
pengeluaran

Wakt Keterangan
u

1
jam

FLOWCHART
SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS,
PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENGAJUAN

KONSEP SURAT PERMINTAAN


PENAWARAN HARGA KEPADA
PENYEDIA JASA

MENYIAPKAN HPS

MENYAMPAIKAN SURAT
PERMINTAAN PENAWARAN
KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA

ANALISA

DITOLAK

SETUJU

KONSEP
BUKTI KAS
TETAP

PPK

BENDAHARA
PENGELUARAN
SELESAI

440

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE


Dasar hukum:
1. PP No 09 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Presiden Nomor 62 Tahun 2005
2. KMA No 137 Tahun 2002 tentang Pengelolaan
Informasi Keagamaan Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Kegiatan
Peringatan:
Berita tidak akan ditayangkan jika tidak melalui
dewan penyunting
Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Menyunting
berita

Dewan
penyunting

4.

Menayangkan berita

Tim
Website

Materi Berita

Disposisi
Kabag
umum
Materi berita

441

dasar-dasar

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, Kamera, ATK, Alat
Perekam
Pencatatan dan Pendataan:
Database berita website
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Bahan berita Bahan
berita

Pelaksana
Mencari
Itjen
dan
menulis
berita
Mengumpu Tim
lkan berita
Website

Kualifikasi Pelaksana:
Pelaksana yang menguasai
jurnalistik

Terkumpulnya
bahan
berita
Tersuntingnya
berita
Tayangan
berita

Waktu
2
jam

1
Jam

2
hari
2
jam

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE

MULAI

PENCARIAN &
PENULISAN BERITA

PENGUMPULAN
BERITA

PENYUNTINGAN
BERITA

PENANYANGAN
BERITA

SELESAI

442

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAMANAN
Dasar Hukum:
1. UU Nomor 13 Tahun 1961 tentang ketentuanketentuan pokok kepolisian negara
2. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Ketentuanketentuan pokok-pokok kepegawaian
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK
2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN
Peringatan:

Pelaksana
NO.

Aktivitas

KomanMemberikan
perintah secara dan
Peleton
umum
2 Mengeluarkan
perintah harian
dan mengkoordinasikan
kegiatan harian
3 a. Melakukan
tindakan
pengaman-an
gedung beserta
barang
inventaris kanto
b. Melakukan
pengamanan
pada kendaraan
dinas kantor da
kendaraan
pribadi
c. Memberikan
pelayanan
kepada setiap
pimpinan
Inspektorat
Jenderal
d. Mengawasi
keluar
masuknya
barang
inventaris kanto
e. Menutup dan
mengunci
seluruh pintu
termasuk pintu
gerbang pada

1.

Koman
dan
Regu

Anggota

443

Kualifikasi Pelaksana:
Satuan Pengamanan yang mendapatkan Surat
Tugas

Peralatan/Perlengkapan:
Kamera CCTV, HT, Lampu Senter, Buku
laporan, Metal Detektor, Pentungan.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Daftar absensi satuan pengamanan
2. Buku catatan peristiwa
3. Buku catatan keluar masuk barang dari
kantor
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat Tugas
Terdapatnya
perintah secara
umum
Surat Tugas
Terdapatnya
perintah harian
dan terkoordinasikannya
kegiatan harian
Surat Tugas
Terlaksananya
tugas harian
Satuan Pengamanan

Waktu
5
Menit
5
Menit

24
jam

Ket

Pelaksana
NO.

Aktivitas

hari jumat
mulai pukul
12.00 sampai
dengan 12.30
(sholat Jumat)
f. Mencatat Setiap
kendaraan yang
keluar masuk d
lingkungan
Inspektorat
Jenderal
g. Menanyakan
dan memeriksa setiap tamu
yang datang
baik keperluan
maupun
tujuannya
4. Menerima
laporan
pelaksana
perihal
kehilangan
barang,
Mengeluarkan
barang dari
kantor, penitipan
kendaraan
bermotor
5. Menerima
perintah:
1. Menginvestigasi
kasus
kehilangan
(Pencu-rian)
2. Mendampingi
pelaksana
pada saat
mengeluarka
n barang dari
kantor
3. Menjaga
kendaraan
bermotor
6
Melaporkan
kasus Pencurian
kepada Kabag
Umum dan
Mengkoordinasikan kasus
pencurian/
Tindak pidana
lainnya dengan
Kepolisian
Wilayah jika
dibutuhkan

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan

Laporan

Koman
dan
regu

Anggota

Perintah

Bukti

Koman
dan
regu

444

Output

Waktu

5
menit

Teridentifikasinya
laporan

a. Terinvestigasinya
kasus
kehilangan
b. Terdampinginya
pelaksa-na
pada saat
mengeluarkan
barang
c. Terja-ganya
kenda-raan
bermotor

Terdapatnya
laporan kepada
Kabag Umum
dan terkoordinasinya dengan
polda

segera

Ket

FLOWCHART
SOP PENGAMANAN

MULAI

PERINTAH UMUM
KOMANDAN PELETON

PERINTAH HARIAN
KOMANDAN REGU

PELAKSANAAN TUGAS
PENGAMAN

LAPORAN
PELAKSANAAN TUGAS

LAPORAN KASUS/TINDAK
PIDANA KE POLDA

SELESAI

445

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR


Dasar Hukum:
1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian
Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen
Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Permintaan Perbaikan
2. SOP Pemeliharaan
Peringatan:
1. Prosedur ini tidak berlaku bagi perawatan rutin
dan berkala.
2. Usulan perbaikan yang dilayani adalah untuk
perbaikan ringan atau sifatnya betul-betul
mendesak.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Mengajukan permohonan
permintaan
perbaikan
instalasi
listrik / air
Meneliti dan
mendisposisikan
blangko/
surat permohonan
kepada
Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga
Memeriksa
tingkat kerusakan
dan mencatatnya
dalam
Buku
Kendali

4.

Memperbaiki
kerusakan

Kasubbag
Rumah
Tangga

Teknisi

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, ATK, telepon, peralatan tekhnisi
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat / blanko permohonan permintaan
perbaikan instalasi listrik
2. Buku Kendali

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Blangko/
Terkirimsurat
nya blangpermohonan ko/surat
permohon
an

Pegawai
atau
Kasubbag
terkait

Anggota

Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga

Kualifikasi Pelaksana:
Keahlian dalam perbaikan instalasi listrik

446

Keterangan

1
jam

5
menit

Blangko/
surat permohonan

Terdisposisinya
blangko/
surat permohonan

Disposisi
Kasubbag
Rumah
Tangga

10
Terdetekmenit
sinya
tingkat
kerusakan
dan tercatatnya
jenis kerusakan
dalam
Buku
Kendali
1 jam
Teratasiatau
nya keterganrusakan

Bukti
kerusakan

Petugas
PLN /
PAM

Waktu

Jika tingkat
kerusakan
ringan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
instalasi
listrik / air

instalasi
listrik / air

5.

Melaporkan pelaksanaan
perbaikan
kepada
Kasubbag
Rumah
Tangga

Teknisi

Anggota

447

Laporan

Adanya
laporan
pelaksanaan
perbaikan

Waktu
tung
tingkat
kerusa
kan

10
menit

Keterangan
ditangani
secara
swakelola,
tapi jika
tidak
mampu
maka
dilaporkan
kepada
PLN / PAM

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

MULAI

SURAT PERMOHONAN
DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH
TANGGA

PENGECEKAN DAN
PENCATATAN TINGKAT
KERUSAKAN

TEKHNISI SUBBAG RUMAH


TANGGA

PETUGAS
PLN

LAPORAN

SELESAI

448

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI


Dasar Hukum:
1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun
2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat
Jenderal Departemen Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
SOP Rapat
Peringatan:
1. Prosedur ini tidak berlaku bagi unit-unit kerja
yang telah memiliki dana talangan konsumsi
tersendiri.
2. Untuk permintaan konsumsi bagi lebih dari 50
orang, Surat Permohonan diajukan ke Subbag
Rumah Tangga maksimal 1 hari sebelum hari H.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Mengajukan permohonan
permintaan
konsumsi
pada
Subbag
Rumah
Tangga
Meneliti dan
mendisposi
sikan
blangko/
surat permohonan
kepada Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga
Memesan
konsumsi
sesuai
dengan
permintaan
pemohon
Menerima
konsumsi
yang dipesan

4.

Kualifikasi Pelaksana:
Memiliki kemampuan mengatur menu

Peralatan/Perlengkapan:
ATK, telepon, direktori toko kue dan rumah
makan
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat / blanko permohonan permintaan
konsumsi
2. Buku Kas Subbag RT

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
TerkirimBlangko /
surat permo- nya blangko/ surat
honan
permohonan

Pegawai
atau
Kasubbag
terkait

Waktu
1
jam

Kasubbag
Rumah
Tangga

Blangko /
surat permohonan

Terdisposisinya
blangko/
surat
permohonan

5
menit

Pelaksana Penyedia
jasa
Subbag
konsumsi
Rumah
Tangga

Disposisi
Kasubbag
Rumah
Tangga

Pesanan
konsumsi

10
menit

Tanda
Terima /
Kuitansi

Diterimanya konsumsi
yang dipesan

10
menit

Penyedia
jasa
konsumsi

Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga

449

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

5.

Menyerahkan
pesanan
konsumsi
kepada
pemohon.
Mencatat
Bukti Pengeluaran
di Buku Kas
Subbag

6.

Mutu Baku
Persyaratan/
3
Output
Perlengkapan
DiterimaPelaksana Pesanan
konsumsi
nya peSubbag
sanan
Rumah
konsumsi
Tangga
oleh
pemohon
Pelaksana Bukti Penge- TercatatSubbag
luaran Kas
nya bukti
Rumah
dari Penyedia pengeTangga
Jasa Konluaran di
sumsi
Buku Kas
Subbag

450

Waktu
5
menit

5
menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI
MULAI

SURAT
PERMOHONAN DARI
KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH
TANGGA

YA

TIDAK

PEMESANAN
KONSUMSI KEPADA
PENYEDIA JASA

PEMOHON

PENYERAHAN
PESANAN KONSUMSI
KEPADA PEMOHON

PENCATATAN BUKTI
PENGELUARAN KAS

SELESAI

451

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR


Dasar Hukum:
Keputusan Menteri Agama Nomor 492 tahun 2000
tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan
penghapusan barang milik/ kekayaan negara di
lingkungan Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Pengadaan barang
2. SOP Pemeliharaan
Peringatan:
Jika tidak koordinasi dengan Subbag perlengkapan
(SOP Pengadaan barang) maka tidak mendapatkan
penggantian barang yang baru
Pelaksana
NO.

Aktivitas

Kualifikasi Pelaksana:
Menguasai Keahlian memperbaiki komputer dan
alat-alat kantor

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, peralatan tehnisi

Pencatatan dan Pendataan:


Buku Kendali

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Bukti
TersamKerusakan
paikannya
laporan
kerusakan

Melaporkan Pelaksana
kerusakan terkait
barang
inventaris
kepada
Subbag
terkait.
Kasubbag
Laporan
2 Subbag
Terkait
Kerusakan
terkait
membuat
surat
permintaan
perbaikan
ditujukan
kepada
Kasubbag
Rumah
Tangga
(RT).
Kasubbag
Surat
3 Kasubbag
RT
permintaan
RT mendisperbaikan
posisikan
surat
tersebut
kepada
Pelaksana
RT
Pelaksana 1. Disposisi
4. a. Melakukan
RT
Surat
analisa
Perbaikan
awal
terhadap
2. Terdapattingkat
nya
kerusakan
barang
alat olah
inventaris
data pada
yang
subbag
rusak
1.

452

Waktu
5
menit

Terealisasinya
pembuatan surat
permintaan
perbaikan

1
jam

Terdisposisinya
Surat
permintaan perbaikan
kepada
Pelaksana
Terselesaikannya
perbaikan
barang
inventaris
jika kerusakan
ringan

5
menit

5
jam

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

terkait
b. Memperbaiki alat
barang
inventaris
di subbag
terkait jika
tingkat
kerusakan
ringan
c. Memperbaiki
barang
inventaris
di Subbag
RT jika
tingkat
kerusakan
berat.
Sub-bag
5. Membuat
Terkait
surat izin
mengeluarkan barang
kepada
pelaksana
RT
6. A. Mengarsipkan
surat
tersebut
B. Melakukan perbaikan
di
Subbag
RT
C. Melakukan
penggantian
spare
part jika
perlu
D. Mengajukan pembelian
spare
part.
E. Membuat
laporan
hasil
kerja
perbaika
n olah
data
F. Mengem
-balikan
alat olah
data

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan

Barang
inventaris
mengalami
kerusakan
berat

Pelaksana Surat izin


RT
mengeluarkan barang

453

Terealisasinya
pembuatan surat
izin mengeluarkan barang
Terselesaikannya
perbaikan
barang
inventaris
kantor

Waktu

5
menit

6
jam

Keterangan

Jika
Barang
tersebut
mengalami
kerusakan
berat

Pelaksana
NO.
7.

Aktivitas

Memberikan nota
dinas
rekomendasi
penggantian barang
inventaris
jika sudah
tidak layak
pakai
kepada
Subbag
terkait
ditujukan
kepada
Subbag
Perlengkapan
Kasubbag
Mengajuterkait
kan permintaan
alat olah
data
(sebagaimana diatur
di dalam
SOP Pengadaan
barang
No
tahun. .)

Mutu Baku
Persyaratan/
3
Output
Perlengkapan
TerealiPelaksana Barang
sasinya
RT
inventaris
nota
tidak dapat
dinas
diperbaiki
rekomendasi

Nota Dinas
rekomendasi penggantian
barang
baru

454

Waktu

Keterangan

5
menit

5
menit

Terealisasinya
penggantian barang
baru

FLOWCHART
SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR

MULAI

LAPORAN KERUSAKAN KEPADA


SUBBAG RUMAH TANGGA

ANALISA TINGKAT
KERUSAKAN

RINGAN

BERAT

PELAKSANAAN
PERBAIKAN DI
SUBBAG TERKAIT

SURAT IJIN
MENGELUAR
KAN BARANG

PROSES PERBAIKAN
DI SUBBAG RT

LAPORAN
PERBAIKAN

MASIH LAYAK PAKAI

TIDAK LAYAK PAKAI

PENGEMBALIAN
BARANG KE SUBBAG
TERKAIT

NOTA DINAS
REKOMENDASI
PENGGANTIAN
BARANG

SELESAI

455

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS


Dasar Hukum:
1. Keputusan Menteri Agama Nomor 324 tahun
2002
tentang
petunjuk
pengadaan,
penggunaan dan pemeliharaan inventaris
kendaraan dinas bermotor di lingkungan
Departemen Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Kegiatan
2. SOP Pemeliharaan
Peringatan:
1. Peminjaman/penggunaan kendaraan dinas
dilayani jika kendaraan dinas tersedia dan
dalam kondisi layak jalan.
2. Jika terjadi kerusakan / kecelakaan /
kehilangan maka menjadi tanggung jawab
peminjam
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Mengajukan permohonan
penggunaan kendaraan
dinas ke
Kasubbag
Rumah
Tangga
Meneliti dan
mendisposisikan
blangko/
surat permohonan
kepada
Pelaksana
Subbag
Rumah
Tangga
Mencatat
peminjaman
kendaraan
dinas dalam
Buku
Kendali
Menugaskan kepada

4.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki
pengetahuan
tentang
kendaraan
2. Mampu mengemudikan kendaraan

Peralatan/Perlengkapan:
Kendaraan Dinas, meja, kursi, komputer/laptop,
ATK, telepon.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat / blanko permohonan penggunaan
kendaraan dinas
2. Buku kendali

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
1
Blangko /
Terkirimnya
jam
surat
blangko/
permohonan surat permohonan

Pegawai
atau
Kasubbag
terkait

Blangko /
surat
permohonan

5
Terdispomenit
sisinya
blangko/
surat permohonan

Pelaksana Kasubbag
RT
Subbag
Rumah
Tangga

Disposisi
Kasubbag
Rumah
Tangga

5
Tercatatnya
peminjaman menit
kendaraan
dinas di
buku kendali

Pengemudi atau

Perintah
atau serah

Terselesaikannya

Kasubbag
Rumah
Tangga

mesin/

Kasubbag
Terkait

456

5
menit

Pelaksana
NO.

5.

Aktivitas
pengemudi
atau penanggung
jawab dari
pihak peminjam
untuk mengemudikan
kendaraan
yang
dipinjam
Mengembalikan kendaraan
kepada
Subbag
Rumah
Tangga

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
serah terima
terima kunci
kendaraan + peminjaman
kendaraan
STNK
dinas

pemohon

Pengemu
di atau
pemohon

Pelaksana PengembaRT
lian kunci
kendaraan +
STNK

457

Kembali-nya
5
kendaraan
menit
dinas dalam
kondisi
seperti
semula

FLOWCHART
SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

MULAI

SURAT PERMOHONAN
DARI PEGAWAI

SURAT PERMOHONAN
DARI KASUBBAG
TERKAIT

KASUBBAG
RUMAH TANGGA

YA

TIDAK

PEMOHON

DIPROSES OLEH
PELAKSANA
SUBBAG RT

PENGEMUDI

PENGEMBALIAN

PEMOHON

SELESAI

458

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KEPROTOKOLERAN
Dasar Hukum:
1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian
Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen
Agama
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan
Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja
Inspektorat Jenderal Departemen Agama
Keterkaitan:
1. SOP Peminjaman Kendaraan
2. SOP SPPD
Peringatan:
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Mendapatkan informasi kunjungan


kerja pimpinan
Membuat
jadwal
deskriptif
keberangkatan dan
kepulangan
pimpinan
dari daerah
Menyiapkan
petugas
pendamping
perjalanan
pimpinan
Berkoordinasi dengan sub
bagian lain
tentang
materi dan
arahan pimpinan di
daerah
Menyiapkan
administrasi
perjalanan
dinas
pimpinan
dan pendam
pingnya

4.

5.

Kasubbag Kabag
RT
Umum

Petugas
Protokoler

Kasubbag
RT

Peralatan/Perlengkapan:
HT, Buku Agenda, Laptop, ID Card, Kartu Pass
Bandara, Kendaraan Operasional
Pencatatan dan Pendataan:
Buku Agenda
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Undangan /
Informasi
Surat Tugas
kunjungan kerja
pimpinan

Staff
Pimpinan
dan
Petugas
Protokoler

Kualifikasi Pelaksana:
Memahami tugas Protokol

Kasubbag
RT

5
menit

Laptop /
komputer

Jadwal
15
deskriptif
menit
keberangka
an dan
kepulangan
pimpinan

Surat Tugas

Adanya
petugas
pendamping
pimpinan

1
jam

Soft copy dan


print out
materi dan
arahan

Materi dan
arahan

1
hari

Tersedianya
kelengkapan
administrasi

1
hari

Kasubbag
RT

Subbag
terkait

Kasubbag
RT

Kasubbag Kasubbag Surat Tugas,


Keuangan Perenca- SPPD
naan

459

Waktu

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

6.

Mendapatkan tiket
keberangkatan dan
kepulangan
pimpinan
dan pendamping ke
daerah
Melakukan
konfirmasi
dan koordinasi petugas protokoler
daerah
Menyiapkan teknis
keberangkatan dan
kepulangan
pimpinan di
bandara/
stasiun
keberangka
tan
Melaporkan ke
Kabag
Umum terkait pelaksanaan
keprotokoleran

7.

8.

9.

1
Petugas
Protokoler

Mutu Baku
Persyaratan/
2
3
Output
Perlengkapan
TersediaKasubbag Kasubbag Tiket
nya tiket
RT
Keuangan/
Bendahara

Waktu
1
hari

Petugas
Protokoler
daerah

Petugas
Kasubbag Telephone,
Protokoler RT
Fax

Informasi
dan
koordinasi

1
hari

Petugas
Protokoler

Kasubbag
RT

Kendaraan

Kesiapan
teknis keberangkatan dan
kepulangan
pimpinan

1
hari

Petugas
Protokoler

Kasubbag
RT

Laporan

Adanya
laporan
pelaksanaan
keprotokoleran

1
jam

460

Keterangan

FLOWCHART
SOP KEPROTOKOLERAN

MULAI

KABAG UMUM

KASUBBAG RUMAH
TANGGA

PELAKSANA RUMAH
TANGGA

PELAKSANAAN
TUGAS-TUGAS
KEPROTOKOLERAN

LAPORAN

SELESAI

461

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN SPPD


Dasar Hukum:
1. Inpres Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan
Dinas Ke Luar Negeri;
2. PMK Nomor 45 Tahun 2007 tentang Perjalanan
Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat
Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak
Tetap
3. PMK Nomor 62 Tahun 2007 tentang Perubahan
atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor
45/PMK.05/2007 Tentang Perjalanan Dinas
Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara,
Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap
4. PMK Nomor 64 Tahun 2008 tentang Standar
Biaya Umum tahun anggaran 2009
5. Petunjuk pelaksanaan Badan Kepegawaian
Nasional Nomor 12 Tahun 2001 tentang
Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi
Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai
Tidak Tetap
6. Petunjuk Pelaksanaan Dirjen Perbendaharaan
Nomor 21 tahun 2008 tentang perjalanan dinas
jabatan dalam Negeri bagi Pejabat Negara,
Pegawai Negeri, dan pegawai tidak tetap
Keterkaitan:
1. SOP Pelaksanaan PKAT
2. SOP Riksus
3. SOP Kegiatan
Peringatan:
Jika tidak mendapatkan surat tugas atau memo dari
esseon III ke atas maka SPPD tidak akan
diterbitkan
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Membuat
surat tugas
perjalanan
dinas

Membuat
SPPD

Memberik
an paraf
pada
SPPD
Memberikan tanda
tangan
pada SPPD

4.

- Pelaksana Kabag
Subbag pe Perencan
rencanaan aan
- Subbag
Perencanaan
Pelaksana
Subbag RT
Kasubbag
Perencanaan

Kualifikasi Pelaksana:
Menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile,
telepon, Form SPPD.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Rekap Tim/Individu
2. SPPD Rampung
3. Surat Tugas/ memo esselon III ke atas

Mutu Baku
Persyaratan/
3
Output
Perlengkapan
Sekretaris Nota dinas
Terbitnya
surat
tugas

Kabag I

Sekretaris/
Irjen

462

Waktu
1
hari

Surat tugas/
Memo

Terbitnya
SPPD

1
hari

SPPD

Terbubuhinya paraf

1
hari

SPPD yang
sudah
diparaf

Terbubuhinya
tanda
tangan

1
hari

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

5. 1. Membubuhi
stempel
pada
SPPD
tersebut
2. Mengklasifikasika
n SPPD
tersebut
berdasar
-kan tim
3. Mendistri
-busikan
SPPD
kepada
yang
bersangkutan.

Pelaksana
Subbag
RT

6.

Menandatangani dan
membubuhi
stempel

Pejabat
obrik
/satker
yang
dituju

7.

Memberi
Nomor
dan
tanggal

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
TerbubuSPPD yang
hinya
sudah di
bubuhi tanda stempel,
terklasifitangan
kasinya
dan terdistribusinya SPPD

SPPD
SPPD
Rampung
terbubuhi
stempel Itjen
dan tanda
tangan
Terisinya
SPPD Yang
Nomor
sudah
dan
dibubuhi
tanda tangan tanggal
SPPD
dan stempel
satker

Pelaksana
Subbag
RT

463

Waktu
1
hari

1
hari

1
minggu

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENERBITAN SPPD

MULAI

SURAT
TUGAS

1
SUBBAG
RUMAH
TANGGA

SPPD

SPPD DIPARAF
OLEH KASUBBAG
PERENCANAAN &
KABAG I

2
SPPD DITANDATANGANI
OLEH SEKRETARIS ITJEN
ATAU IRJEN

SPPD DIDISTRIBUSIKAN
KEPADA PEGAWAI /
PEJABAT YANG BERTUGAS

SPPD
RAMPUNG

PEMBERIAN
NOMOR SPPD
RAMPUNG

SELESAI

464

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN


Dasar Hukum:
1. PMK Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil
2. PMK Nomor 06/PMK.05/2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor
22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang
Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil
3. PMK Nomor 64/PMK.02/2008 tentang Standar
Biaya Umum Tahun Anggaran 2009
Keterkaitan:
1. SOP Pencairan Anggaran
2. SOP Absensi Pegawai
Peringatan:
Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN
dengan segera, maka uang makan dibayarkan
pada bulan yang akan datang
Pelaksana
NO.
1.

Aktivitas

Mengirimkan rekap
absensi
pegawai
ke Subbag
RT setiap
awal bulan
2 a. Melakukan potonganpotongan,
amplop
berserta
nomor
pengambilan
b. Membuat
daftar
uang
makan
c. Mengirimkan
daftar
uang
makan
ke KPPN
3 Menerbitkan Surat
Perintah
Pencairan
Dana
(SP2D)

Kualifikasi Pelaksana:
Menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile,
telepon, Printer Dot Metrik
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rekap uang makan
2. Daftar uang makan
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Database
Terkirimnya rekap
finger print
absensi

Pelaksana
Subbag
Kepegawaian

Pelaksana
Subbag
RT

Pelaksana
KPPN

465

Waktu
1
jam

Rekap uang
makan

Terbitnya
SP2D

4
hari

Daftar uang
makan

Terbitnya
SP2D

1
minggu

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

4.

Mengkonfirmasikan
pencairan
uang di
Bank

5.

a. Memasu Pelaksana
Subbag
kkan
RT
uang
makan
ke dalam
amplop
masingmasing
pegawai
b. Mendistri
busikan
amplop
uang
makan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
SP2D
Tersampaikannya
informasi
tentang
pencairan
uang di
Bank
a. Amplop
1. Tersimb. Daftar uang pannya
makan
uang
c. Nomor
makan
Pengamdi dalam
bilan
amplop
2. Terdistribusinya
uang
makan

Pelaksana
Sub-bag
RT

466

Waktu
1
hari

1
hari

Keterangan

FLOWCHART
SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN

MULAI

REKAP ABSENSI
PEGAWAI

POTONGANPOTONGAN
1
DAFTAR
UANG
MAKAN

SUBBAG
RUMAH
TANGGA

KPPN

BANK

2
BAGIAN
KEUANGAN
3

AMPLOP
UANG MAKAN

PEGAWAI

SELESAI

467

SP2D

Lampiran12

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG PERLENGKAPAN

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

SOP SIMAK
SOP SIKAP
SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris
SOP Pengadaan Barang
SOP Penghapusan Barang
SOP Penggantian Barang Inventaris
SOP Permintaan Barang Kebutuhan Sehari-hari
SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

468

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI


BARANG MILIK NEGARA
Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA Nomor 449 Thn 2000 tentang Petunjuk


Pelaksanaan
Pembukuan
dan
Inventaris
Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan
Departemen Agama;
2. PMA Nomor 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi
dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat.
Keterkaitan:
1.
2.
3.
4.
5.

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Pengadaan barang;


SOP SIKAP;
SOP Pengelolaan dan Pndistribusian BMN;
SOP Penghapusan Barang;
SOP Rekonsiliasi SAK-Simak.

Komputer, printer, aplikasi SIMAK BMN

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Setiap Pengadaan harus segera diinput ke


dalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak
terlewat saat SIMAK akan dilaporkan;
2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu
dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN
dengan SAI sehingga data yang dilaporkan
sinkron.
Pelaksana
NO

Aktivitas

1.

Pengadaan
Barang

Paham Administrasi;
Mengikuti Diklat SAI-SIMAK BMN

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Barang Persediaan
Alat Tulis Kantor
Bahan Komputer
Alat Rumah Tangga
Bahan Cetakan
Barang inventaris kantor

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Terpenuhi
Dokumen
kebutuhan
Pengadaan
Itjen atas
Barang
barang
inventaris
dan barang
kebutuhan
sehari-hari

Panitia
Pengadaan

Waktu
Sesuai
jenis
pengadaan

1. SP2D;
Ter-update- Sesuai
2. Data barang nya data
jenis
SIMAK BMN penginventaris
adaan
diinput lengkap dgn penomoran &
lokasi
barang
3. Data barang
persediaan
diinput masuk keluar
per satuan
barang

2. Penginputan Petugas
data
input data
SIMAK
BMN

469

Keterangan
Diperoleh
SP2D

Pelaksana
NO

Aktivitas

3. Penyiapan
laporan
semesteran
dan laporan
tahunan

Petugas
input data
SIMAK
BMN

4. Rekonsiliasi
Laporan SAI
dengan
Laporan
SIMAK BMN

Petugas
Input data
SIMAK
BMN

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Tersajinya
Seluruh
kontrak/SPK laporan
BMN dg
& SP2D
format dari
semester
aplikasi
berjalan
SIMAK BMN
1. Laporan
Tersajinya
SAI;
kesesuaian
2. Laporan
laporan SAI
SIMAK
& SIMAK
BMN
BMN

Petugas
input data
SAI

470

Waktu
Sesuai
jenis
pengadaan

3 hari

Keterangan

FLOWCHART
SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI

MULAI

DOKUMEN PENGADAAN

SP2D

INPUT DATA BARANG

LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN


TAHUNAN

REKONSILIASI LAPORAN
SAI DAN SIMAK BMN

SELESAI

471

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA 449 Thn 2000 tentang Petunjuk


Pelaksanaan
Pembukuan
dan
Inventaris
Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan
Departemen Agama;
2. PMA 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Departemen Agama;
3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi
dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;

1. Paham Administrasi
2. Mampu mengoperasikan Aplikasi Komputer
SIKAP

Keterkaitan:
1.
2.
3.
4.

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Pengadaan Barang;


SOP SIMAK;
SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN;
SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang
Inventaris.

Komputer, printer, Aplikasi SIMAK BMN,

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. SIKAP harus di up date setiap saat;


2. Saat barang telah didistribusikan pada ruangan
yang membutuhkan, maka segera diisi data
ruangan sesuai berita acara yang ada, agar DIR
dan data dari SIKAP sinkron;
3. Setiap 6 bulan sekali diadakan OFBI untuk
pengecekan ulang.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1. Pengadaan Panitia
Barang
Pengadaan

2. Penomoran Pengadministrasi
barang
barang
inventaris
inventaris

3. Pendistribu- Pengadmisian barang nistrasi


barang
inventaris
inventaris

4. Input data
barang
inventaris

Petugas
input data
SIKAP

1.
2.
3.
4.
5.

Pengadaan Barang inventaris kantor;


Penomoran Barang inventaris;
Pendistribusian Barang inventaris;
Pendataan Barang inv. di setiap ruangan;
Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan
pengembalian);
6. Barang Persediaan.
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Terpenuhi
Dokumen
kebutuhan
Pengadaan
barang
Barang
inventaris
dan barang
kebutuhan
sehari-hari
kantor
1. Data barang; Terlaksana
nya penda2. Urutan
penomoran. taan barang sesuai
nomor
yang
diberikan
1. Berita Acara Terlaksaserah terima nanya distribusi babarang;
rang inven2. DIR.
taris yang
diperlukan
1. Data barang; Ter2. Nomor
updatebarang;
nya data

472

Waktu
Sesuai
jenis
pengadaan

Sesuai
dg jml
pengadaan

Sesuai
jumlah
barang

Sesuai
jumlah
barang

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Petugas
.5 Input data
barang per- input data
SIKAP
sediaan

6. Permintaan Pemohon
barang persediaan

7. Input data
penggunaan barang
persediaan

Petugas
input data
SIKAP

Petugas
8. Input data
peminjaman Input data
SIKAP
barang
mobile/
barang
pinjam

Administrasi
barang
persediaan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
3. Berita Acara SIKAP
serah terima
barang;
4. Up date DIR
1. Tersaji1. Faktur
nya lap
barang;
BMN dg
2. Data SIMAK
format
BMN;
SIKAP;
3. Kartu
Persediaan 2. Tersajinya
kesesuaian data
SIKAP &
SIMAK
BMN
1. Pengisian
Terpenuhiform
nya kebupermintaan tuhan
barang;
barang per2. Tanda
sediaan
tangan dari
atasan
pemohon;
3. Persetujuan
dari
kasubbag
Perlengkapan
Bon Permintaan 1. TersajiBarang
nya lap
barang
persediaan
terakhir
dg
format
SIKAP;
2. Tersajinya kesesuaia
n data
SIKAP
&
SIMAK
BMN
Tersajinya
1. Form Pedata peminjaman
minjam,
Barang
nomor &
Inventaris;
jenis barang
2. Data jumlah yang
barang
dipinjam
mobile/
Tersajinya
barang
data terpinjam yang sebut dalam
format
tersedia
aplikasi
SIKAP

473

Waktu

Sesuai
jumlah
barang

10
menit

Sesuai
jumlah
pengeluaran
barang

5
menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)

MULAI
PENGADAAN
BARANG

PEMINJAMAN
BARANG
INVENTARIS

BARANG PERSEDIAAN
INPUT DATA

BARANG
INVENTARIS

PENGISIAN FORM
PEMINJAMAN

PENOMORAN BARANG
INVENTARIS

PERMINTAAN BARANG
INPUT DATA
BARANG

INPUT DATA
PEMINJAMAN
BARANG INVENTARIS

DISTRIBUSI BARANG

INPUT DATA
PENGELUARAN
BARANG

PENGEMBALIAN BARANG

INPUT DATA
PENGEMBALIAN
BARANG INVENTARIS

SELESAI

474

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan


Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. KMA No. 449 Tahun 2000 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris
Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan
Departemen Agama;
5. Surat Edaran Inspektur Jenderal Departemen
Agama No.IJ/C/4/HM.00/0792/2008.

Administrasi

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP SIKAP;
2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Komputer, printer, Form Isian Peminjaman

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan


prosedur;
2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan
selama peminjaman, maka peminjam harus
bertanggungjawab atas kerusakan dan atau
kehilangan barang tersebut;
3. Peminjam wajib mengembalikan barang
tersebut dalam keadaan semula
4. Petugas Administrasi Barang Pinjam dapat
menarik barang sewaktu-waktu apabila barang
tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang
mendesak.

Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan


pengembalian).

Pelaksana
NO

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
TerpenuhiSurat Pernya surat
mohonan
Peminjaman permohonan peminBarang
jaman

Peminjam

1. Pengajuan
Peminjaman Barang
Inventaris

Penanggung
jawab
(Kasubbag)

2. Pengecekan
ketersediaan
barang mobile/ barang
pinjam

Pengadministrasi
Barang
Pinjam

Data Inventaris Gudang


Barang
Pinjam

3. Persetujuan

Kasubbag
Perlengkapan

1. Barang
tersedia
2. Tdk ada
kebutuhan
lain yang
lebih

475

Kepastian
mengenai
tersedianya
barang
yang akan
dipinjam
Tervalidasi
nya
permohon
an
peminjama
n

Waktu

Keterangan

5
menit

10
menit

5
menit

Diketahui
merek dan
nomor
barang

Pelaksana

4. Pengisian
Form Peminjaman
Barang
Inventaris

Mutu Baku
Persyaratan/
1
2
3
Output
Perlengkapan
mendesak
Terisinya
Diketahui Formulir
Peminjam PenangPeminjaman Formulir
Barang
gungjawab oleh
Peminjam
(Kasubbag Inspektur Barang
an Barang
Inventaris
dan atau Wilayah
Inventaris
(pd Irwil)
Kabag)

5. Waktu Peminjaman

Peminjam
Barang

Maksimal
peminjaman
barang
adalah 30
hari kalender

Terpenuhi
persyaratan
peminjama
n waktu
maksimal

6. Input data
peminjaman
ke dalam
SIKAP

Tim input
data
SIKAP

Formulir
Peminjaman
Barang
Inventaris

Terinputnya data
peminjama
n dalam
SIKAP

7. Pengembalian barang

Peminjam
barang

1. Kondisi
barang
sesuai
pada saat
dipinjam;
2. Membawa
Formulir
Peminjaman

Dikembalikannya
barang
pinjam
sesuai
waktu
peminjaman yang
tercantum
dalam
Formulir
Terkembalikannya
barang
pinjam
sesuai
kondisi saat
dipinjam.
1. Terdatanya
barang
yang
telah

NO

Aktivitas

Pengadministrasi
barang
pinjam

8. Up date data
Inventaris
barang
mobile/
barang

Memeriksa
barang yang
dikembalikan
oleh
peminjam

Mencatat
barang yang
telah kembali
ke gudang
barang

Pengadministrasi
barang
pinjam

476

Waktu
5
menit

Keterangan

Formulir
rangkap 3,
7. Perlengkap
an
8. Peminjam
9. Kasubbag
terkait
30
Bila masih
hari
dibutuhkan,
dapat
diperpanjang dgn
mengisi
kembali
formulir
peminjaman
dengan
catatan
barang
tersebut
tidak
dibutuhkan
untuk
kegiatan
lain
3
Saat waktu
menit peminjaman
yg
disepakati
berakhir,
akan ada
peringatan
pada
komputer
SIKAP
5
menit

5
menit

5
menit

Pelaksana
NO

Aktivitas

Mutu Baku
Keterangan
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
pinjam
kembali;
2. Terupdatenya data
gudang
barang
pinjam
apabila
sewaktuwaktu
dibutuhkan
Formulir Pe- Terinput-nya
3
minjaman
data
menit
Barang Inven- pengembataris yang
lian dalam
telah ditandai SIKAP
oleh Pengadministrasi
barang
pinjam

pinjam

9.

Input data
pengembali
an ke dalam
SIKAP

Tim input
data
SIKAP

477

FLOWCHART
SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS

MULAI
PENGAJUAN PEMINJAMAN
BARANG INVENTARIS
PENGECEKAN KETERSEDIAAN
BARANG

TIDAK

PERSETUJUAN KASUBBAG
PERLENGKAPAN

YA
PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG

INPUT DATA PEMINJAMAN KE SIKAP

WAKTU PEMINJAMAN
MAKSIMAL 30 HARI

KURANG

CUKUP
PENGEMBALIAN BARANG

PENGECEKAN BARANG

TIDAK OK

OK
UP DATE DATA BARANG
MOBILE/BARANG PINJAM
INPUT DATA PENGEMBALIAN
KE SIKAP

SELESAI
478

HILANG = TGR
RUSAK = PERBAIKAN

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADAAN BARANG


Dasar Hukum:
1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. Keppres No. 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK BMN;
2. SOP SIKAP
Peringatan:
1. Pengadaan s.d. 50jt dengan Penunjukkan
Langsung;
2. Pengadaan s.d. 100jt dengan Pemilihan
Langsung;
3. Pengadaan di atas 100 jt dengan Lelang;
4. Pengadaan harus sesuai dengan spesifikasi
dan hal-hal lain yang dipersyaratkan/disepakati
dalam kontrak/SPK;
5. Apabila terdapat keterlambatan terhadap
pelaksanaan
penyediaan
barang
oleh
Penyedia, maka akan dikenai sanksi sesuai
yang tercantum dalam Surat Perintah
Kerja/Kontrak.
Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pembentukan Panitia
Pengadaan
& Pemeriksaan
Barang

2.

Panitia
Survey
harga dan Pengajenis barang daan

3.

Panitia
Alokasi
dana dalam Pengadaan
DIPA

4.

Prosedur
penga-

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, jaringan internet, Standar
Harga
Pencatatan dan Pendataan:
1. Pembentukan Panitia Pengadaan dan
Pemeriksa Barang;
2. Survey harga, kurs dollar dan jenis barang;
3. Ketersediaan dana pada DIPA;
4. Pembuatan rencana, OE dan RKS;
5. Prosedur pengadaan;
6. Kontrak/Surat Perintah Kerja;
7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang;
8. Pengajuan Kwitansi ke Subbagian Keuangan

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
SK Inspektur Terbentuk
nya PaniJenderal
tia PengDepag
adaan dan
Panitia
Pemeriksa
an Barang
Brosur dan
Terpenuhidaftar harga
nya kelengkapan data
untuk pembuatan OE
dan
rencana
TerdapatOE tdk
nya kepasmelebihi
tian keteranggaran
sediaan
dalam DIPA
dana
Dipenuhinya Terpilihnya
persyaratan
rekanan

Penanggung jawab
(Sekretaris
Itjen)

Panitia
Penga-

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki Sertifikat Pengadaan Barjas
2. Ditetapkan oleh SK Panitia Pengadaan dan
Panitia Pemeriksa
3. Memiliki pengetahuan tentang pengadaan
barang

Persetujuan

479

Waktu

Keterangan

2 hari

1 hari

10
menit

Sesuai
jenis

3 macam
pengadaan,

Pelaksana
NO.

Aktivitas

daan

daan

Pejabat
Pembuat
Komitmen

5.

Surat
Perintah
Kerja/
Kontrak

Pejabat
Pembuat
Komitmen
(Pihak
Pertama)

Rekanan/
Penyedia
Barang
(Pihak
Kedua)

6.

Penerimaan Panitia
dan peme- Pemeriksa
riksaan
Barang
barang

Penyedia
barang

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
yang me- pengapengadaan
nawarkan daan
sesuai
harga yang
peraturan
yang berlaku menguntungkan
negara

masingmasing memiliki mekanisme


pemilihan
yang berbeda, sesuai
peraturan
yang berlaku
Kedua pihak Terpenuhi Sesuai Terdapat
harus menya perjenis
sanksi bila
menuhi persyaratan
penga- pengadaan
syaratan yang pengada- daan
terlambat
tercantum
an barang
dari waktu
dalam SPK
yang
ditentukan
a. Kondisi
Terkontrol 5 menit Saat waktu
dan jumlah nya mutu
peminjaman
barang
barang
yg
sesuai
sesuai
disepakati
dengan
spesifikasi
berakhir,
spesifikasi yang
akan ada
dalam
diinginkan
peringatan
lampiran
pada
SPK atau
komputer
faktur;
SIKAP
b. Berita
Acara
Pemeriksaan Barang
Berita Acara Terlaksa- 5 menit
Serah Terima nanya
Pekerjaan
pengadaan barang
sesuai
SPK/
kontrak

Pejabat
Pembuat
Komitmen

Tersimpan
nya barang
hasil pengadaan di
Gudang
Perlengkapan
1. SPK;
Terinput2. Faktur.
nya data
pengadaan
dalam
SIKAP
Seluruh
1. Terpenu
dokumen
hinya
pengadaan
persyadari surat
ratan
permintaan
kelengka
penawaran
pan
harga sampai
pengada
Berita Acara
an untuk
Penerimaan
diajukan
Berita Acara
Serah
Penerimaan
Barang

Pelaksana
pada
Subbagian
Perlengkapan

7.

Input data
Tim input
peminjaman data
ke dalam
SIKAP
SIKAP

8.

Pengumpul Panitia
an dokuPengadaan
men dan
pengajuan
pembayaran ke Subbagian
Keuangan

Keterangan

480

5 menit

Sesuai
jenis
pengadaan
Sesuai
jenis
pengadaan

Barang
diberi nomor
inventaris
terlebih
dahulu

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
pembaBarang,
yarannya
dilengkapi
ke KPPN
kuitansi dan
faktur pajak 2. Terselesaikannya
proses
pengadaan
barang
dan jasa

481

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGADAAN BARANG
MULAI
PEMBENTUKAN PANITIA

PANITIA PEMERIKSAAN

PANITIA PENGADAAN
SURVEY HARGA DAN JENIS
BARANG (INTERNET & SURVEY
ALOKASI DANA DIPA
RENCANA (RKS) & OE/HPS
PROSEDUR PENGADAAN

PERSETUJUAN PEJABAT
PEMBUAT KOMITMEN

SURAT PERINTAH
PENGIRIMAN BARANG
PENGECEKAN BARANG

BA PEMERIKSAAN
PENERIMAAN BARANG OLEH PELAKSANA SUBBAG
PERLENGKAPAN
BA PENERIMAAN
BA SERAH TERIMA PEKERJAAN
INPUT DATA PENGADAAN KE SIKAP
PENGUMPULAN DOKUMEN
PENGAJUAN PEMBAYARAN

SELESAI
482

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGHAPUSAN BARANG


Dasar hukum:
1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. KMA No. 520 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penghapusan, Pemanfaatan dan
Tukar Menukar Barang Milik/Kekayaan Negara
di Lingkungan Depag;
5. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi
dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;
6. PMK 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara
Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan
Pemindahtanganan Barang Milik Negara.
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK BMN;
2. SOP SIKAP.
Peringatan:
1. Pelaksana
Penghapusan
Barang
harus
mengerti benar mengenai peraturan yang
berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut;
2. Akan menjadi beban pengelola barang bila
tidak dilakukan penghapusan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pembentuk
an Panitia
Penghapus
an
Opname
Fisik
Barang
Inventaris

2.

3.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Administrasi Umum
2. Memahami prosedur penghapusan

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer, jaringan internet, kamera
Pencatatan dan Pendataan:
1. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang;
2. Opname Fisik Barang Inventarisasi (OFBI);
3. Pembuatan Daftar Perkiraan Harga;
4. Pengajuan Usul Penghapusan kepada
Sekretariat Jenderal Departemen Agama
disertai data pendukung yang diperlukan;
5. Pengajuan
permohonan
kepada
Departemen Keuangan;
6. Persetujuan/penolakan/kekurangan
data
dari Departemen Keuanganfoto barang;
7. Pelaksanaan Pelelangan dan penyetoran ke
kas negara;
8. Penghapusan data barang dari SIMAK BMN
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
SK Inspektur Terbentuk2
Jenderal
nya Panitia
hari
Depag
Penghapus
an
Pendokumen Terpenuhi1
tasian
nya keleng- minggu
barang yang kapan data
hendak
barang
dihapuskan
inventaris
untuk pengajuan usul
penghapus
an
TerpenuhiDilengkapi
1
nya keleng- minggu
data nilai
perolehan
kapan data

Penanggung jawab
(Sekretaris
Itjen)
Panitia
Penghapu
san

Pembuatan Panitia
Pengdaftar
hapusan
perkiraan

483

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
barang
barang &
inventtaris
tahun
untuk pengpengadaan
ajuan usul
penghapusan
Terpenuhi Sesuai
1. Surat
Permohon- nya peng- jenis
ajuan usul pengan Pengpermohon adaan
hapusan;
2. Keteranga an pengn kondisi & hapusan
kepada
lokasi
Kuasa
barang;
3. Harga & thn Pengguna
perolehan Barang
dan nilai
barang saat
ini;
4. Dokumen
kepemilikan;
5. KIB;
6. Foto
barang.
TerpeBundel
nuhinya
lampiran
pengajuan
yang telah
diajukan oleh usul
permoPanitia
honan
Penghapenghapusan
pusan
kepada
Kuasa
Pengguna
Barang
Terpenuhi
Surat
Persetujuan/ nya
pengajuan
penolakan/
usul
kekurangan
permodata dari
honan
Depkeu
penghapusan
kepada
Kuasa
Pengguna
Barang
1
Berita Acara Terlakhari
Pelelangan
sananya
proses
pelelangan untuk
penghapusan
Bukti Penye- Terlaksa1
toran
nanya
hari
penyetoran hasil

harga

4.

Pengajuan
usul penghapusan
kepada
Setjen
Depag

Panitia
Penghapu
san

.5.

Pengajuan
Permohonan
penghapusan
kepada
Departemen
Keuangan

Sekretariat
Jenderal
Departemen
Agama

6.

Persetujuan Departemen
/ penolakan Keuangan
dari Departemen
Keuangan

7.

PelaksaPanitia
naan
PengPelelangan hapusan
Penghapusan

8.

Penyetoran Panitia
hasil lelang Pengke kas
hapusan
negara

484

Keterangan

Bila tdk
disetujui
disertai
alasan,

Bila telah
mendapat
persetujuan
dari
Depkeu

Pelaksana
NO.

9.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
lelang ke
kas
negara
Dokumen
penghapusan

Panitia
PenghaPengpusan
barang dari hapusan
daftar
inventaris/
SIMAK dan
SIKAP
Petugas
Input
data
SIMAK;
Petugas
input
data
SIKAP

Dokumen
1. Tersajipenghapusan
nya data
penghapusan
pada
Aplikasi;
2. Tercantumnya
data
penghapusan
pada
laporan
BMN
Semesteran &
Tahunan

485

Waktu

1
hari

1
hari

Keterangan

FLOWCHART
SOP PENGHAPUSAN BARANG

MULAI
PEMBENTUKAN PANITIA
OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS
1. Kondisi dan lokasi barang
2. Harga & tahun perolehan
3. Harga saat ini
4. Dokumen kepemilikan
5. KIB
6. Foto

PENGAJUAN USUL KEPADA SEKRETARIAT JENDERAL


DEPAG UP. BIRO KEUANGAN DAN BMN

PENGAJUAN PERMOHONAN
PENGHAPUSAN KPD DEPKEU

PELAKSANAAN PELELANGAN
PENGHAPUSAN
PENYETORAN HASIL LELANG KE KAS
NEGARA
PENGHAPUSAN BARANG DARI
DAFTAR BMN
PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA
LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN
(PENGHAPUSAN DARI SIMAK DAN SIKAP)

SELESAI

486

DATA LENGKAP

ALASAN LAIN YANG


MENYEBABKAN
PENGHAPUSAN TIDAK
DAPAT DILAKSANAKAN,
SESUAI PERATURAN

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN ATAU PENGGANTIAN


BARANG INVENTARIS
Dasar Hukum:
1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. KMA No. 479 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dan
Pendistribusian Barang di Lingkungan Depag;
5. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi
Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan
Depag.
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK;
2. SOP SIKAP;
3. SOP Pengadaan barang;
4. SOP Pendistribusian barang..
Peringatan:
1. Pengajuan permintaan barang sesuai dengan
rencana pengadaan tahun berjalan dapat
segera dipenuhi apabila pengadaan telah
dilaksanakan;
2. Pengajuan permintaan barang diluar rencana
tahun berjalan dapat terpenuhi apabila dana
tersedia atau kebutuhan atas barang tersebut
benar-benar mendesak.
Pelaksana
NO.
1.

2.

3.

Aktivitas

Kualifikasi Pelaksana:
1. Administrasi Umum
2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Surat pemohonan pengajuan permintaan
dan atau penggantian barang Inventaris;
2. Ketersediaan dana;
3. Persetujuan dari Kabag Umum/PPK;
4. Pengadaan barang;
5 Pendistribusian barang

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Surat peng- Terpeajuan permo- nuhinya
surat
honan perpermintaan
mintaan &/
penggantian barang
yang
barang
dibutuhkan
inventaris

Pengajuan Pemohon Diketahui


(kasubbag) oleh :
permohonan
a. Kabag
permintaan
(pd Se&/ penggankretatian barang
riat);
inventaris
b. Inspektur
Wilayah
(pd Irwil)
PengadKeterministrasi
sediaan
dana pada Barang
Inventaris
DIPA

Sisa dana
yang tersedia cukup utk
pengadaan
barang rutin
yang telah
direcanakan
Surat
pengajuan

Persetujuan Kabag
Umum/

487

Terdapatnya
kepastian
ketersediaan
dana

1 hari

Persetujuan

1 hari

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
permohonan pengajuan
mendapat
perminnota
taan &/
persetujuan
penggansecara
tian
tertulis oleh
barang
Kabag
inventaris
Umum/PPK
1. Dokume Tersajin permo- nya data
penghonan;
2. Daftar
ajuan
barang
perminyang
taan
diminta
barang
kepada
Panitia
Pengadaan
Terlaksananya
pengadaan
barang
yang
diminta
sesuai
dengan
prosedur
1. Input data Terlakbarang ke sananya
pendisSIMAK &
tribusian
SIKAP;
2. Penomoran; barang
3. Berita acara permintaan
&/ penggan
serah
terima
tian
barang;
inventaris
4. Up date
DIR

PPK

4.

Pengajuan
Pengadaan
Barang

.5.

Pengadaan
Barang

6.

Pendistribusian
barang

Pengadministrasi
Barang
Inventaris

Panitia
Pengadaan

Pengadmi
nistrasi
Barang
Inventaris

488

Waktu

1 hari

Sesuai
jenis
pengadaan

3 hari

Keterangan

3 macam
pengadaan,
masingmasing memiliki mekanisme
pemilihan
yang berbeda, sesuai
peraturan
yang berlaku
Terdapat
sanksi bila
pengadaan
terlambat
dari waktu
yang
ditentukan

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN/ ATAU PENGGANTIAN
BARANG INVENTARIS

MULAI
PENGAJUAN PERMOHONAN
PERMINTAAN &/ PENGGANTIAN
BARANG INVETARIS:
1. PEMOHON (KASUBBAG)
2. MENGETAHUI (KABAG/IRWIL)

PENGECEKAN KETERSEDIAAN
DANA DALAM DIPA

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA

PERSETUJUAN KABAG
UMUM/PPK
DISETUJUI
PENGAJUAN PENGADAAN BARANG
PENGADAAN BARANG

1.
2.
3.
4.

PENDISTRIBUSIAN BARANG:
Input data ke SIMAK & SIKAP;
Penomoran
Berita Acara Serah Terima
Up Date DIR

SELESAI

489

TIDAK DISETUJUI

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI


Dasar Hukum:
1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi
Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan
Depag;
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK;
2. SOP SIKAP;
3. SOP Pengadaan Barang;
4. SOP Pendistribusian Barang.
Peringatan:
1. Pengadministrasi barang persediaan dapat
mengurangi jumlah barang yang diminta
apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan
sehari;
2. Terdapat barang-barang tertentu yang peruntukannya hanya bagi pejabat eselon II ke
atas;
3. Terdapat
barang-barang
tertentu
yang
perminta-annya dibatasi jumlah dan waktu.

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pengisian
Form Bon
Barang

Pengambil Pemohon
barang
(Ka(Pelaksana) subbag)

2.

Pengecekan
ketersediaan barang
di Gudang
Barang
Persediaan
Evaluasi
kewajaran
permintaan

Pengadmi
nistrasi
Barang
Persediaan

3.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Administrasi Umum
2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer. Form Bon Barang, Kartu
Persediaan

Pencatatan dan Pendataan:


1. Pengisian Form Bon Barang yang ditandatangani oleh Kasubbag bersangkutan;
2. Pengecekan ketersediaan barang yang
diminta di Gudang Barang Persediaan;
3. Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi
kebutuhan kantor sehari-hari;
4. Persetujuan dari Kasubbag Perlengkapan;
5. Pemberian barang kebutuhan sehari-hari
dengan item dan jumlah yang telah disetujui.
6. Pengisian Kartu Persediaan;
7. Up date data pada SIMAK dan SIKAP.
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Waktu
Perlengkapan
Terpenuhi5
Form Bon
menit
Barang harus nya permintaan
di tandabarang
tangani oleh
Kasubbag
atau YMK
Subbagian
bersangkutan
5
Barang yang Terdapattersedia
nya kepas- menit
tian ketersediaan
barang

Data
kebutuhan
sehari-hari
setiap bagian

Pengadmi
nistrasi
Barang
Persediaan

490

Terlaksa2
nanya
menit
evaluasi
permintaan
dalam
batas wajar

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

4.

Persetujuan Kasubbag
Perlengkapan

5.

Pemberian
Barang

6.

Pengisian
Pengadmi
Kartu
nistrasi
Persediaan Barang
Persediaan

7.

1. Petugas
Up date
Input
data
data
SIMAK
SIMAK;
dan SIKAP
2. Petuga
s input
data
SIKAP

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Persetuju
Form Bon
an perBarang
mintaan
ditandabarang
tangani
seharihari
Form Bon
TerlaksaBarang:
nanya
a. tandapemetangan
nuhan
pemberi
kebubarang;
tuhan
b. ditandabarang
tangani
seharipenerima
hari
Form Bon
TersajiBarang yang nya data
telah
pengelulengkap
aran
ditandatanga barang
ni pihakkebutuhan
pihak terkait
sehari-hari
Kartu
Ter-up
Persediaan
date-nya
data
barang
kebutuhan
sehari-hari

Pengadmi
nistrasi
Barang
Persediaan

491

Waktu
1
menit

5
menit

2
menit

2
menit

Keterangan

FLOWCHART
SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI

MULAI
PENGISIAN FORM BON BARANG
DITANDATANGANI KASUBBAG/YMK BERSANGKUTAN

PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI
GUDANG BARANG PERSEDIAAN

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA

TIDAK WAJAR

EVALUASI KEWAJARAN
PERMINTAAN
WAJAR

PERSETUJUAN KASUBBAG
PERLENGKAPAN

DISETUJUI

PEMBERIAN BARANG

PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN

UP DATE DATA SIMAK & SIKAP

SELESAI

492

TIDAK DISETUJUI

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN


Dasar Hukum:
1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara;
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara dan Daerah;
4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi
Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan
Depag;
Keterkaitan:
1. SOP SIMAK;
2. SOP SIKAP;
3. SOP Pengadaan Barang;.
Peringatan:
1. Pendistribusian barang sebaiknya segera
dilakukan untuk menghindari penumpukan
barang pada Gudang Perlengkapan;
2. Pendistribusian barang diajukan sesuai dengan
pengajuan permohonan barang;

Pelaksana
NO.

Aktivitas

1.

Pengadaan Panitia
barang
Pengadaan
Barang

2.

Penentuan
pendistribusian dan
skala
prioritas

3.

Penomoran Pengadmi
nistrasi
Barang
Barang
Inventaris
Inventaris

Kualifikasi Pelaksana:
1. Administrasi Umum
2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Pengadaan barang sesuai kebutuhan;
2. Penentuan
pendistribusian
dan
skala
prioritas apabila jumlah barang tidak
sebanding dengan permintaan;
3. Penomoran Barang Inventaris;
4. Berita Acara Serah Terima Barang;
5. Up date DIR
6. Rekapitulasi barang inventaris.
Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Surat permo- Terpenuhinya
honan
permintaan
permintaan
barang
barang inv.
inventaris
sesuai
kebutuhan
Terdapat1. Tanggal
nya
surat
kepastian
permintaan barang; keter2. Jabatan pe- sediaan
dan tujuan
mohon
pendistribusian barang
Tersaji1. Up-date
nya data
daftar
penomor- barang
sesuai
an yang
jenis dan
ada;
2. Pemberia nomor
urutnya
n label
nomor di
setiap
barang

Pengadministrasi
Barang
Inventaris

493

Waktu
Sesuai
jenis
pengadaan

1
hari

1
hari

Keterangan

Pelaksana
NO.

Aktivitas

4.

Penyerahan
barang
inventaris

Pengadmi
nistrasi
Barang
Inventaris

5.

Up date
DIR

Pengadmi
nistrasi
Barang
Inventaris

6.

Rekapitula
si Barang
Inventaris

Pengadmi
nistrasi
Barang
Inventaris

7.

Input data Petugas


Input
penomoran
data
dan lokasi
SIMAK;
barang ke
Petugas
dalam
input
SIMAK dan
data
SIKAP
SIKAP

Mutu Baku
Persyaratan/
Output
Perlengkapan
Berita Acara TersajiSerah Terima nya data
dokumen
Barang,
pendistriMencanbusian
tumkan:
1. Spesifikasi;
2. Nomor;
3. Lokasi.
1. Data
Terpepenomoran; nuhinya
DIR yang
2. Berita
acara
sesuai
serah
dengan
terima
data
barang.
pendistribusian
barang
1. Penomoran; Tersaji2. Berita acara nya
serah
laporan
terima
kondisi
barang;
inventaris
3. DIR
secara riil
dan tertib
Tersajinya
1. Data
penomoran data
penomoran
;
dan lokasi
2. Berita
barang
acara
pada
serah
Aplikasi
terima
SIMAK dan
barang.
SIKAP

494

Waktu

Keterangan

1
hari

3
hari

1
hari

Sesuai
jenis
pengadaan

Di up-date
sesuai
kebutuhan,
paling lama
6 bulan
sekali

FLOWCHART
SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN

MULAI

PENGADAAN BARANG

PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG


DAN SKALA PRIORITAS

PENOMORAN BARANG INVENTARIS

PENYERAHAN BARANG INVENTARIS

UP DATE DIR

REKAPITULASI BARANG INVENTARIS

INPUT DATA KE SIMAK DAN SIKAP

SELESAI

495

Lampiran13

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

PADAINSPEKTURWILAYAHIV

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

SOPPengusulanAngkaKredit
SOPPelaksanaanPKAT
SOPPelaksanaanReviuMeeting
SOPRapatPembekalanInspekturWilayah
SOPPemeliharaanSaranadanPrasarana
SOPPeminjamanBarangInventarisInspekturWilayah
SOPPengajuanSaranadanPrasaranaInspekturWilayah
SOPPengajuanTimRiksusInspekturWilayah
SOPPengetikandanPenggandaanLHA/STL
SOPPengusulanAuditeePKAT
SOPPenyusunanPKATIM
SOPPersiapanPelaksanaanPKAT
SOPProtokolerInspekturWilayah
SOPRapatInternalInspekturWilayah
SOPUsulanPenyusunanHasilReviuLaporanKeuangan
SOPUsulanPelaksanaanAuditKhusus
SOPTugasSupervisor
SOPPenyusunanTimAudit

496

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT


Dasar Hukum:
1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen
Agama;
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
4. Surat Keputusan Menteri Negara PAN No. 220
Tahun 2008 tentang Penghitungan Angka Kredit
Keterkaitan:
SOP Penilaian Angka Kredit

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mempunyai keahlian dalam bidang audit;
2. Mampu menghitung angka kredit;
3. Mampu mengoperasikan Komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy,
Buku Panduan Penghitungan Angka Kredit,
kalkulator.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Formulir PAK
2. Surat tugas Inspektur Jenderal
3. Surat tugas Inspektur Wilayah
4. Surat pernyataan melaksanakan tugas
5. Daftar usulan penilaian angka kredit
(DUPAK)
6. Penandatanganan berkas usulan
7. Berkas pendukung PAK

Peringatan:
Bila SOP ini tidak diikuti, maka:
1. Auditor kehilangan kesempatan untuk memperoleh nilai angkat kredit;
2. Auditor akan terlambat naik pangkat.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menerima surat
pemberitahuan
batas waktu
pengusulan dan
penilaian angka
kredit
Menyampaikan
informasi kepada seluruh
auditor

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

3.

Menghitung
angka kredit

Auditor

4.

Pengesahan
usulan penghitungan angka
kredit

Kasubbag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

5.

Mengajukan
usulan penilaian
angka kredit

Kasubbag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

2.

Inspektur
Wilayah

Kasubbag
TU Irwil

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat pem5
Terlaksana
beritahuan
menit nya penerimaan
surat pemberitahuan
Disposisi
Irwil

497

10
menit

Terinforma
sikannya
pemberita
huan

3
1. Formulir
hari
PAK
2. Berkas
pendukung
angka
kredit
1. Formulir
1
PAK
hari
2. Berkas pendukung
angka
kredit
1. Surat
5
usulan
menit
Inspektur

Terhitungnya angka
kredit

Terlaksananya pengesahan
penghitung
an angka
kredit
Tersampai
kannya
surat usul-

Ket

Pelaksana
No.

Aktivitas

kepada tim
Penilai Angka
Kredit

498

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Wilayah
2. Berkas
penghitun
gan angka
kredit

Output
an pengajuan
angka
kredit

Ket

FLOWCHART
SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT

MULAI

MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN

PENCATATAN DALAM BUKU


KENDALI SURAT MASUK

DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

PEMBERITAHUAN KEPADA
SELURUH AUDITOR
USULAN PENILAIAN
ANGKA KREDIT

SURAT
PEMBERITAHUAN
PENERIMAAN PENGAJUAN
ANGKA KREDIT AUDITOR

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

499

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

TU Irwil

SOP PELAKSANAAN PKAT


Dasar Hukum:
1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP pembuatan surat tugas PKAT ;
2. SOP perjalanan dinas;
3. SOP verifikasi perjalanan dinas;
4. SOP Analisis laporan hasil audit.
Peringatan:
Apabila SOP ini tidak diikuti maka:
1. PKAT tidak terealisasi.
2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan
baik.
3. Jangkauan audit tidak tercapai.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan audit.
2. Memahami bidang dan tugas fungsi.
3. Mampu mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan:
Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap
top, printer, kamera, alat bantu audit, tape
recorder, flashdisk.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Peraturan perundang-undangan.
2. Program Kerja Audit.
3. Lembar Temuan Audit.
4. Dosir.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Melaksanakan
Entry Briefing

Supervisor

Tim audit

2.

Mengumpulkan
data sesuai
bidang audit

Tim Audit

Auditi

3.

Menilai dan
mencatat datadata yang
diindikasikan
dalam KKA

Tim audit

4.

Mengidentifikasi
masalah temuan
hasil audit

Tim audit

3
Auditi

500

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
- Surat tugas
jam
- SPPD
- PKA
- Naskah
entry
1
1. Dosir
hari
auditi
2. LAKIP
auditi
7
1. Dosir
hari
auditi
2. LAKIP
auditi
3. Dosir yang
terindikasi
kan
1. Dosir yang
1
terindikasi
hari
kan
masingmasing
bidang
2. Kodefikasi
temuan

Output
Terlaksananya
entry
briefing
Terkumpul
nya data
auditi
Terlaksananya
penilaian
kelayakan
data

Tercatatnya datadata yang


diindikasikan dalam
KKA

Ket.

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

6.

Mengkomunikasi
kan data yang
terindikasikan
kepada pihak
pelaksana auditi
Merevieu KKA

7.

8.

Tim audit

Auditi

Ketua tim

Supervisor

Menyusun LTA

Anggota
tim

Ketua tim

Merevieu LTA

Ketua tim

Supervisor

9. Rapat evaluasi
kerja tim

Supervisor

Ketua tim

10. Memberikan LTA


pada auditi

Ketua tim

Anggota
tim

11. Menerima
tanggapan LTA
dari auditi

Auditi

12. Menyusun bahan


expose

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
1. KKA
hari
2. Lampiran
dosir yang
terindikasi
kan
1. KKA
2
2. Lampiran
jam
penunjang
KKA
1. LTA
3
masingjam
masing
bidang
2. KKA
LTA masingmasing
bidang

2
jam

Anggota
tim

KKA, LTA,
dan lembaran penunjang
KKA

2
jam

Auditi

LTA

15
menit

Tim audit

Tanggapan
LTA

15
menit

Tim audit

Supervisor

13 Melaksanakan
expose

Tim Audit

Supervisor

14. Mempersiapkan
penyusunan LHA

Tim audit

Supervisor

KKA, LTA,
tanggapan,
laptop
Naskah
expose,
laptop, LCD.
LTA masingmasing
bidang, KKA,
laptop, printer,
ATK.

Auditi

501

5
jam
3
jam
2
jam

Output
Terganda
kannya
PKA

Terlaksa
nanya
reviu
KKA
Tersusun
nya LTA

Terlaksananya
review
LTA
Terlaksananya
rapat evaluasi kerja
tim audit
Terlaksananya penyerahan
LTA
Terlaksananya penerimaan
tanggapan
auditi
Tersusunnya bahan
expose
Terlaksananya
expose
Terlaksananya
persiapan
penyusun
an LHA

Ket.

FLOWCHART
SOP PELAKSANAAN PKAT

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT

PENCATATAN DALAM
BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

PEMBAHASAN OLEH
PARA KORPOK AUDITOR
USULAN RKAT

USULAN RKAT
PENGETIKAN REVISI
HASIL PEMBAHASAN

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

502

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun
2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan
Organisasi
dan
Tata
Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Penyajian Data
Peringatan:
1. Tidak akan ada kesamaan rekomendasi pada
temuan yang sama.
2. Tidak akan ada kesamaan kriteria yang
digunakan atas temuan yang sama.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan audit
2. Mampu mengoperasikan komputer
3. Memahami peraturan perundang-undangan
yang terkait

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat undangan
2. Bahan revieu meeting

Pelaksana
NO

Aktivitas

1.

Pembuatan surat
undangan revieu
meeting

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pembubuhan
paraf surat
undangan revieu
meeting

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Kasubag
TU Irwil

3.

Penandatanganan Kasubbag
TU Irwil
surat undangan
Revieu meeting

Inspektur
Wilayah

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
10
Terlaksaundangan
menit nanya
pembuatan
surat
undangan
revieu
meeting
Surat
10
Terbubuhi
undangan
menit nya paraf
surat
undangan
revieu
meeting
Surat
undangan

503

10
menit

Tertandata
nganinya
surat undangan
revieu
meeting

Ket

Pelaksana
NO

Aktivitas

4.

Penomoran surat
keluar

Pengadministrasi TU
Irwil

5.

Pencatatan surat
keluar

Pengadministrasi TU
Irwil

6.

Penggandaan
surat undangan

Pengadmi
nistrasi TU
Irwil

7.

Penyampaian
undangan revieu
meeting

Pengadmi- Auditor
nistrasi TU
Irwil

8.

Penyiapan
bahan revieu
meeting

Ketua Tim
Audit

9.

Pembuatan
absen kehadiran
revieu meeting

Pengadministrasi TU
Irwil

504

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
10
Ternomori
undangan
menit nya surat
undangan
revieu
meeting
Surat
10
Tercatatundangan
menit nya surat
undangan
revieu
meeting
Surat
10
Tergandaundangan
menit kannya
surat
undangan
revieu
meeting
Surat
15
Tersampai
undangan
menit kannya
surat
undangan
revieu
meeting
1 jam TerwujudKonsep
nya bahan
LHA/STL
revieu
meeting
Absen
15
Terwujudkehadiran
menit nya absen
revieu
kehadiran
meeting
peserta
revieu
meeting

Ket

FLOWCHART
SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING

MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN SURAT
UNDANGAN

SURAT UNDANGAN

PENGGANDAAN/
PENDISTRIBUSIAN

PENGUMPULAN BAHAN

PELAKSANAAN

SELESAI

505

BAHAN REVIEU MEETING

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RAPAT PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Pemakaian Ruang dan Peralatan
2. SOP Permintaan Konsumsi
Peringatan:
Tidak terjadi koordinasi.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan audit
2. Memahami peraturan perundangan
berlaku

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat undangan
2. Bahan Pembekalan.

Pelaksana
NO

Aktivitas

1.

Pembuatan surat Pengadministrasi


undangan
Subbag TU
pembekalan
Irwil

2.

Pembubuhan
paraf surat
pembekalan

3.

4.

5.

Pengadministrasi
Subbag TU
Irwil
Penandatanganan Kasubbag
surat pembekalan TU Irwil

yang

Kasubag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

Penomoran surat Pengadmikeluar


nistrasi
Subbag TU
Irwil
Pencatatan surat Pengadmikeluar
nistrasi
Subbag TU
Irwil

506

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
10
Terlaksana
undangan
menit nya pembuatan
surat pembekalan
Surat
10
Terbubuhiundangan
menit nya paraf
surat pembekalan
Surat
10
Tertandata
undangan
menit nganinya
surat pembekalan
Surat
10
Ternomoriundangan
menit nya surat
pembekalan
Surat
10
Tercatatundangan
menit nya surat
pembekalan

KET.

Pelaksana
NO
6.

7.

8.

9.

Aktivitas

Pengadministrasi
Subbag TU
Irwil
Penyampaian
Pengadmi- Auditor
pembekalan
nistrasi
Subbag TU
Irwil
Penyiapan bahan Ketua Tim
pembekalan
Audit

Penggandaan
surat undangan
pembekalan

Pembuatan absen Pengadministrasi


kehadiran pemSubbag TU
bekalan
Irwil

507

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
10
Tergandaundangan
menit kannya
surat pembekalan
Surat
15
Tersampai
undangan
menit kannya
surat pembekalan
Berbagai per- 3 jam Terwujudnya bahan
masalahan
pembekalan
15
TerwujudAbsen
menit nya absen
kehadiran
kehadiran
pembekalan
peserta
pembekalan

KET.

FLOWCHART
SOP PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH
MULAI

PEMBUATAN SURAT
UNDANGAN

PENCATATAN SURAT
UNDANGAN

PENOMORAN SURAT
UNDANGAN

PENGGANDAAN/
PENDISTRIBUSIAN
SURAT
UNDANGAN
PENGUMPULAN
BAHAN PEMBEKALAN

PELAKSANAAN

SELESAI

508

BAHAN
PEMBEKALAN

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan
atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Peminjaman dan Pengembalian barang
Inventaris

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki
kemampuan
mengoperasikan
komputer
2. Memiliki kemampuan administrasi

Peringatan:
1. Kerusakan barang inventaris menjadi tanggung
jawab T.U. Irwil
2. Agar menjaga dan merawat barang inventaris
dengan baik dan benar

Pencatatan dan Pendataan:


1. Menginventarisir barang yang ada di Subbag
T.U. Irwil.
2. Pencatatan dalam buku Agenda.
3. Koreksi dan Analisis
4. Koreksi dan revisi oleh Inspektur Wilayah

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK,
Mesin Foto copy.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Pendataan
barang inventaris

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pencatatan
dalam buku
agenda TU Irwil

3.

Koreksi dan
paraf

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Kasubbag
TU Irwil

509

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
DiterimaKonsep jenis
nya
dan model
konsep
barang
barang
dan jenis
barang
Konsep &
Tercatattata pemelinya
haraan
konsep l
barang
Terkorek
sinya
format
konsep
pemeliharaan
barang

Ketera
ngan

Pelaksana
No.
4.

Aktivitas
Koreksi dan
Revisi

Inspektur
Wilayah

510

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Konsep jenis
barang yang
telah dikoreksi formatnya
dan diparaf
oleh Kasubbag TU Irwil

Output
Terkorek
sinya
konsep
jenis
barang

Ketera
ngan

FLOWCHART
SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN BARANG

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI


PRASARANA

SARANA
NET KONSEP BARANG

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

SELESAI

511

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS IRWIL


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan


atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.

1. Mampu mengoperasikan komputer


2. Memiliki kemampuan administrasi

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang

Sarana dan Prasarana Irwil

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Menjaga keutuhan barang pinjaman;


2. Bertanggung jawab terhadap barang pinjaman

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pelaksana

Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah


Mencatat kebutuhan para Auditor
Mencatat dalam bon pengajuan
Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil
Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil
Dikirim Ke Subag terkait.
Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Sesuai dengan
Diterimakebutuhan
nya surat
pengajuan
Kasubbag
T.U. Irwil

No.

Aktivitas

1.

Penerimaan data
kebutuhan

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pencatatan
dalam buku

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Konsep barang
pinjaman yang
dibutuhkan

Tercatatnya kebutuhan peminjaman


barang

3.

Koreksi dan
tanda tangan

Kasubbag
TU Irwil

Net Surat
Pengajuan
pinjaman
Barang

Terkoreksinya
format
konsep

512

KET

Pelaksana
No.
4..

Aktivitas
Koreksi dan
Revisi

Inspektur
Wilayah

513

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Konsep pengajuan pinjaman barang dan
ditandatangani
oleh Kasubbag
TU Irwil

Output
Terkoreksinya
konsep
pengajuan
pinjaman
barang

KET

FLOWCHART
SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


PRASARANA

SARANA
PENGETIKAN HASIL REVISI

PENANDATANGANAN

PENGAJUAN

PEMINJAMAN

PENGIRIMAN

SELESAI

514

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA IRWIL


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan


atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.

1. Mampu mengoperasikan komputer;


2. Memiliki kemampuan administrasi.

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Meja,
kursi,
komputer, brankas, sarana
transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Barang yang diajukan memang benar-benar


dibutuhkan;
2. Pengahuan Barang berdasarkan prinsip chek
and balance.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pelaksana

Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah


Mencatat kebutuhan para Auditor
Mencatat dalam bon pengajuan
Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil
Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil
Dikirim Ke Subag terkait.
Mutu Baku
Keter
Persyaratan/
angan
Waktu
Output
Perlengkapan
Sesuai dengan
Diterimakebutuhan
nya surat
pengajuan Kasubbag TU
Irwil

No.

Aktivitas

1.

Penerimaan data
kebutuhan

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pencatatan
dalam buku

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Konsep barang
yang dibutuhkan

Tercatatnya kebutuhan
barang

3.

Koreksi dan
tanda tangan

Kasubbag
TU Irwil

4..

Koreksi dan

Inspektur

Net Surat
Pengajuan
Barang
Konsep

Terkoreksi
nya format
konsep
Terkoreksi

515

Pelaksana
No.

Aktivitas
Revisi

Wilayah

516

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
pengajuan
barang dan
ditandatangani
oleh Kasubbag
TU Irwil

Output
nya
konsep
pengajuan
barang

Keter
angan

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN
SARANA DAN PRASARANA

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


PRASARANA

SARANA
PENGETIKAN HASIL REVISI

PENANDATANGANAN

PENGAJUAN

NET KONSEP

PENGIRIMAN

SELESAI

517

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS IRWIL


Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan


atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan audit


2. Memahami peraturan perundangan
berlaku
3. Mampu mengoperasikan komputer

Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Penyajian Data


2. SOP Penanganan Dumas TP 5000
3. SOP Penanganan Dumas Non TP 5000.

Sarana dan Prasarana kebutuhan Riksus

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Pengajuan Tim harus melihat permasalahan


kasus;
2. Kasus yang diajukan harus memenuhi berbagai
unsur.

1.
2.
3.
4.

Menerima usulan dari Inspektur Jenderal


Konsultasi dengan Inspekur Wilayah
Menelaah kasus yang akan di riksus
Menganalisis kasus dimaksud oleh Kasubag
T.U. Irwil
5. Mengajukan Tim ke bagian 1
6. Menerima Surat Tugas
7. Disetujui oleh Inspektur Jenderal

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Penerimaan
usulan kasus

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pencatatan
dalam buku

3.

Koreksi dan
paraf

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Kasubbag
TU Irwil

yang

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Sesuai dengan
ajuan dari
Inspektur
Jenderal
Konsep surat
riksus yang
dibutuhkan
Net Surat
Pengajuan
Tim

518

Output
Diterimanya surat
pengajuan
kasubag
T.U. Irwil
Tercatatnya
kegiatan
riksus
Terkoreksinya format konsep

Ketera
ngan

Pelaksana
No.
4.

Aktivitas
Koreksi dan
Revisi

Inspektur
Wilayah

519

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Konsep
pengajuan
Tim dan di
paraf oleh
Kasubag
T.U. Irwil

Output
Terkoreksinya
konsep
surat

Ketera
ngan

FLOWCHART
SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS

MULAI

PENERIMAAN USULAN KASUS

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


IRJEN

IRWIL
NET KONSEP SURAT TIM

PENANDATANGANAN

SURAT TUGAS TIM

SPPD

PELAKSANAAN

SELESAI

520

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan
atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Entry data LHA;
2. SOP Pengiriman surat khusus dan surat biasa.
Peringatan:
1. LHA/STL tidak akan masuk ke data SIMHP dan
TLHP tidak akan terpantau;
2. LHA/STL tidak akan terdata secara formal
(penomoran dan pengarsipan) serta terkirim
kepada sasaran LHA termasuk tembusannya.

Kualifikasi Pelaksana:
Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK,
Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Konsep LHA/STL dan berkas-berkas pendukungnya dari ketua tim.
2. Pencatatan dalam buku kendali LHA/STL.
3. Koreksi dan Paraf
4. Koreksi dan revisi
5. Pengetikan revisi LHA/STL
6. Penandatanganan LHA/STL
7. Penomoran LHA/STL
8. Penggandaan LHA/STL

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Penerimaan
konsep dan
berkas LHA/STL

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pencatatan
dalam buku
kendali LHA

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
Konsep LHA/
STL, LTA,
BAP, Surat
Pernyataan
Konsep LHA/
STL & berkasberkasnya,
Kartu kendali,
map LHA,
Buku kendali

521

Output
Diterimanya konsep LHA/
STL dari
ketua tim
Tercatatnya konsep LHA
yang
diterima
Subbag
TU Irwil

KET

Pelaksana
No.
3.

Aktivitas
Koreksi dan
paraf

4.

5.

Koreksi dan
Revisi

6.

7.

8.

Kasubbag
TU Irwil

Ketua
Tim

Inspektur
Wilayah

Sekretari
s Itjen

Inspektur
Wilayah

Inspektur
Jenderal

Pengetikan
Revisi LHA/STL

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Penandatanganan Inspektur
LHA/STL
Wilayah
Inspektur
Jenderal

9.

Penomoran
LHA/STL

10
.

Penggandaan
LHA/STL

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag
TU Itjen

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Konsep LHA,
1. Terkore
LTA, BAP
ksinya
format
konsep
LHA
2. Terparaf
nya
konsep
LHA
Konsep STL,
1. Terkore
BAP, Surat
ksinya
Pernyataan
format
konsep
STL
2. Terparaf
nya
konsep
STL
Konsep LHA
Terkorek
yang telah
sinya
dikoreksi
konsep
formatnya dan
LHA
diparaf oleh
Kasubbag TU
Irwil dan Ketua
Tim, LTA,
BAP.
Terkorek
Konsep STL
sinya
yang telah dikonsep
koreksi formatSTL
nya dan diparaf oleh Inspektur Wilayah
dan Sekretaris
Itjen, BAP,
Surat pernyataan
Revisi konsep
TerketikLHA/STL
nya hasil
revisi
LHA/STL
LHA Net
Tertanda
tanganinya LHA
STL Net
Tertanda
tanganinya STL
LHA/STL Net
bertandatangan
LHA/STL Net

522

KET

Terganda- Sesuai
dengan
kannya
LHA/STL jumlah
tujuan
LHA,
tembus
an, dan
arsip

Pelaksana

No.
11
.

Aktivitas
Pengiriman
LHA/STL

Mutu Baku
Persyaratan/
1
2
3
Waktu
Perlengkapan
Pengadmi- Pengadmi- Pengadmi- LHA
nistrasi
nistrasi
nistrasi
Subbag
Subbag
Subbag
Data dan TU Itjen
TU Irwil
Informasi

523

Output

KET

FLOWCHART
SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL

MULAI

PENYERAHAN KONSEP LHA/STL

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI


STL

LHA
PENGETIKAN HASIL REVISI

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGGANDAAN

PENGIRIMAN

SELESAI

524

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGUSULAN AUDITEE PKAT


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan
atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan
Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara
Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di
Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Penyusulan Usulan RKAT
Peringatan:
1. Auditee harus benar valid dan akurat
2. Tidak berulang-ulang auditee yang pernah di
audit

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Memiliki kemampuan audit
3. Memahami peraturan perundang-undangan

Peralatan/Perlengkapan:
Komputer
Pencatatan dan Pendataan:
1. Membuat peta wilayah audit
2. Menganalisis auditee yang akan diaudit
3. Mengajukan ke Inspektur Wilayah
4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil
5. Ditanda tangani oleh Inspektur Wilayah
6. Dikirim Ke Subbag terkait

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Membuat peta
wilayah audit

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Menganalisis
auditee

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

3.

4.

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Auditee
Sesuai
tidak ber
dengan
ulangkebutuhan
ulang
Konsep audit
yang
dibutuhkan

Tercatatnya kebutuhan
audit

Mengajukan ke
Kasubbag
inspektur Wilayah TU Irwil

Net Surat
Pengajuan
auditee

Terkoreksi
nya format
konsep

Koreksi dan
Revisi

Konsep pengajuan auditee


ditandatangani
oleh Kasubbag TU Irwil

Terkoreksi
nya konsep pengajuan
auditee

Inspektur
Wilayah

525

KET

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

Penandatanganan Irwil

6.

Pengiriman

Kasubbag

526

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Net konsep
Net
auditee
auditee

KET

FLOWCHART
SOP PENGUSULAN AUDITEE

MULAI

MEMBUAT PETA WILAYAH AUDITEE

MENGANALISIS AUDITEE

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


KASUBBAG

IRWIL
PENGETIKAN HASIL REVISI

PENANDATANGANAN

PENGIRIMAN

SELESAI

527

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PKA TIM


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun
2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan
Organisasi
dan
Tata
Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Penyusunan RKAT
Peringatan:
1. PKA tidak tersusun sesuai prosedur.
2. Hasil audit tidak maksimal

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Memiliki kemampuan audit

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat Tugas
2. Buku Direktori Auditan

Pelaksana
NO

Aktivitas

1.

Menerima Surat
Tugas audit

2.

Mencatat dalam
buku kendali
surat masuk

3.

Menyampaikan
rekap surat tugas
audit kepada
Inspektur Wilayah
PengadmiMenyampaikan
surat tugas audit nistrasi
Subbag
kepada auditor
TU Irwil
Mengadakan
Ketua Tim
rapat tim audit

4.

5.

Pengadministrasi
Subbag
Perencana
an
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Kasubbag
TU Irwil

Pengadm
inistrasi
Subbag
TU Irwil

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat Tugas
10
Diterimamenit nya surat
tugas audit

Surat Tugas

10
menit

Tercatatnya surat
tugas

Inspektur
Wilayah

Rekap Surat
Tugas audit

10
menit

Auditor

Surat Tugas

10
menit

Anggota
Tim

Surat Tugas,
Rekap
Temuan
Tahun lalu

1
jam

Tersampai
kannya rekap surat
tugas audit
Diterimanya Surat
Tugas
audit
Terseleng
garanya
rapat tim
audit dengan baik

528

KET

Pelaksana
NO

Aktivitas

6.

Menyusun PKA

Sekretaris
tim

7.

Menyampaikan
PKA kepada
Inspektur
Wilayah
Menyampaikan
PKA kepada
Sekretaris Itjen

Ketua Tim Inspektur


Wilayah

8.

Ketua
Tim

Pengadmi- Staf
nistrasi
Sekretaris
Subbag
TU Irwil

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Tipologi
3
Tersusunsatker
jam
nya PKA
dengan
baik
PKA Tim
30
Tersampai
menit kannya
PKA Tim
PKA Tim

529

10
menit

Tersampai
kannya
PKA Tim

KET

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN PKA TIM
fc
MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENCATAT DALAM
BUKU KENDALI SURAT MASUK

MENYAMPAIKAN REKAP SURAT TUGAS


AUDIT KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

MENGADAKAN
RAPAT TIM AUDIT

Bahan Rapat

MENYUSUN PKA

MENYAMPAIKAN PKA
KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

SELESAI

530

Notulen Hasil Rapat

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT


Dasar Hukum:
1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP pembuatan surat tugas PKAT
2. SOP perjalanan dinas.
3. SOP pencairan dana
Peringatan:
Apabila SOP ini tidak diikuti maka:
1. PKAT tidak terealisasi dengan baik.
2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan
baik.
3. Jangkauan audit tidak tercapai.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Memiliki kemampuan audit
3. Memiliki sertifikasi JFA
4. Memahami peraturan perundangan
berlaku

Peralatan/Perlengkapan:
Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap
top, printer, kamera, alat bantu audit, tape
recorder, flashdisk.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Peraturan perundang-undangan
2. Program Kerja Audit
3. Lembar Temuan Audit.
4. Dosir.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menerima surat
tugas

Pengadministrasi
TU Irwil

Kasubbag
TU Irwil

2.

Menyusun PKA

Anggota
tim

Ketua tim

3.

Reviu PKA
Anggota Tim

Ketua
Tim

Reviu PKA
Ketua Tim

Supervisor

4.

Pengesahan
PKA

Kasubbag
TU Irwil

5.

Penggandaan
PKA

Kasubbag
TU

6.

Rapat tim audit

yang

3
Auditor

Supervisor

Pengadministrasi TU
Irwil
Supervisor Ketua tim Anggota
tim

531

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat tugas
15
Terlaksana
menit nya penerimaan
surat tugas
2
Tersusun1. LHA sebehari
nya PKA
lumnya
2. Dumas
PKA anggota
1
Terwujudtim
hari
nya PKA
anggota
tim
PKA ketua
1
Terwujudtim
jam
nya PKA
tim
PKA tim
5
Terwujudmenit nya PKA
yang telah
disahkan
PKA
3
Tergandajam
kannya
PKA
PKA, surat
3
Terlaksana
tugas, SPPD,
jam
nya rapat
LHA sebelumtim
nya, Dumas.

KET

Pelaksana
No.

Aktivitas

7.

Persiapan
pemberangkatan
PKAT

1
Ketua tim

Anggota
tim

532

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
PKA, surat
tugas, SPPD,
lumpsum,
tiket.

Output
Terlaksana
nya persiapan
pemberangkatan
PKAT

KET

FLOWCHART
SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT
MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT

PENCATATAN DALAM BUKU


KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan RKAT

PEMBAHASAN OLEH
PARA KORPOK AUDITOR

PENGETIKAN REVISI
HASIL PEMBAHASAN

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

533

Usulan RKAT

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun
2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan
Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP SPPD
Peringatan:
Kegiatan Inspektur Wilayah tidak terencana/
terprogram.

Kualifikasi Pelaksana:
Memahami tugas protokol

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Membuat schedule kegiatan Inspektur Wilayah
2. Menghubungi pihak-pihak terkait

Pelaksana
NO

Aktivitas

1.

Menerima Surat
Tugas Supervisi
Inspektur
Wilayah

2.

Mencatat dalam
buku kendali
surat masuk

3.

Menyampaikan
surat tugas
kepada Inspektur
Wilayah

Kasubbag
TU Irwil

4.

Menerima SPPD
Inspektur
Wilayah

Pengadmi
nistrasi
Subbag
Rumah
Tangga

Pengadimi
nistrasi
Subbag
Perencana
an
Pengadmi
nistrasi
Subbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

534

Mutu Baku
Ketera
Persyaratan/
ngan
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat Tugas
10
Diterima
menit nya surat
tugas
Inspektur
Wilayah
Surat Tugas
10
Tercatatmenit nya surat
tugas
Inspektur
Wilayah
Surat Tugas
10
Tersampai
menit kannya
surat
tugas
Inspektur
Wilayah
SPPD
10
Diterima
menit nya
SPPD
Inspektur
Wilayah

Pelaksana
NO
5.

6.

Aktivitas
Menentukan
waktu
keberangkatan
Inspektur
Wilayah
Mendapatkan
tiket keberangkatan dan
kepulangan
Inspektur
Wilayah

Kasubbag
TU Irwil

Kasubbag
TU Irwil

535

Mutu Baku
Ketera
Persyaratan/
ngan
Waktu
Output
Perlengkapan
Jadwal kebe10
Terjadwal
rangkatan
menit nya keberangkatan
Inspektur
Wilayah
Tiket
30
Diperoleh
pesawat/
menit nya tiket
kereta/bus
keberangk
atan dan
kepulangan

FLOWCHART
SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH

MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENERIMA SPPD

PENJADWALAN KEBERANGKATAN

MENCARIKAN TIKET
NOTULEN HASIL RAPAT

BAHAN RAPAT
MENYAMPAIKAN TIKET

BERANGKAT

SELESAI

536

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Pelaksanaan Rapat
Peringatan:
Tidak terjadi koordinasi.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan rapat
2. Mampu menganalisis permasalahan

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat undangan
2. Bahan Rapat.

Pelaksana
Aktivitas

1.

Pembuatan surat
undangan rapat

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

2.

Pembubuhan
paraf surat rapat

3.

Penandatanganan surat rapat

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Kasubbag
TU Irwil

4.

Penomoran surat
keluar

5.

Pencatatan surat
keluar

6.

Penggandaan
surat undangan
rapat

Kasubag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

Pengadministrasi
TU Irwil
Pengadministrasi
TU Irwil
Pengadministrasi
TU Irwil

537

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
10
Terlaksan
undangan
menit anya pembuatan
surat
rapat
Surat
10
Terbubuhi
undangan
menit nya paraf
surat
rapat
Surat
10
Tertandaundangan
menit tanganinya surat
rapat
Surat
10
Ternomori
undangan
menit nya surat
rapat
Surat
10
Tercatatundangan
menit nya surat
rapat
Surat
10
Tergandaundangan
menit kannya
surat rapat

KET

Pelaksana
Aktivitas

Auditor

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
Surat
15
Tersampai
undangan
menit kannya
surat rapat

7.

Penyampaian
rapat

Pengadministrasi
TU Irwil

8.

Penyiapan
bahan rapat

Ketua
Tim Audit

Berbagai permasalahan

9.

Pembuatan
absen kehadiran
rapat

Pengadministrasi
TU Irwil

Absen
kehadiran
rapat

538

3
jam
15
menit

Terwujudnya bahan
rapat
Terwujudnya absen
kehadiran
peserta
rapat

KET

FLOWCHART
SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH

MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN
SURAT UNDANGAN

Surat Undangan

PENGGANDAAN DAN
PENDISTRIBUSIAN

PENGUMPULAN BAHAN RAPAT

PELAKSANAAN

SELESAI

539

Bahan Rapat

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP USULAN PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun
2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Entry Data LHA
2. SOP Pengadministrasian LHA

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Memiliki pengetahuan tentang Reviu Laporan
Keuangan

Peringatan:
Laporan hasil
dengan baik

Pencatatan dan Pendataan:


Konsep hasil revieu LK

kegiatan

tidak

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.

teradministrasi
Pelaksana

No.

Aktivitas

1
Auditor

1.

Penerimaan
konsep hasil
revieu LK

2.

Pencatatan dalam Pengadbuku kendali surat ministrasi


masuk
Subbag
TU Irwil
Koreksi konsep
Kasubbag
hasil revieu LK
TU Irwil

3.

Pengadmistrasi
Subbag TU
Irwil

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Konsep hasil
10
Diterimanya
revieu LK
menit konsep hasil revieu
LK
Konsep hasil
10
Diterimanya
revieu LK
menit konsep hasil revieu LK

Inspektur
Wilayah

Konsep hasil
revieu LK

4.

Perbaikan konsep Kasubbag Pengadhasil revieu LK


TU Irwil
mistrasi
Subbag TU
Irwil

5.

Penandatanganan surat usulan


audit khusus

Kasubbag
TU Irwil

Konsep hasil
revieu LK

Inspektur
Wilayah

Hasil revieu
LK

540

60
Terkorekmenit sinya konsep hasil
revieu LK
30
Terselesaimenit kannya koreksi konsep hasil
revieu
10
Ditandamenit tanganinya
revieu LK

KET

Pelaksana
No.

Aktivitas

6.

Penomoran hasil
revieu LK

7.

Pengadmistrasi
Subbag TU
Irwil
Pengiriman surat Pengadmistrasi
usulan audit
Subbag TU
khusus
Irwil

Pengadministrasi
Subbag
Pelaporan

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Hasil revieu
10
TernomoriLK
menit nya hasil
revieu LK

Pengadmi- Hasil revieu


nistrasi
LK
Subbag TU
Itjen

541

10
Terkirimmenit nya hasil
revieu LK

KET

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN

MULAI

PENERIMAAN KONSEP
HASIL REVIEU LK

PENCATATAN DALAM
BUKU KENDALI SURAT MASUK

DIKOREKSI IRWIL

Konsep Hasil Revieu LK

DIPERBAIKI
SUBBAG TU IRWIL

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

542

Konsep Hasil Revieu LK

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
SOP Penyusunan RKT
Peringatan:
1. Terjadi tumpang tindih program non PKAT
2. Tidak tertib administrasi program non-PKAT

Kualifikasi Pelaksana:
Mampu mengoperasikan komputer
Memahami peraturan perundangan yang berlaku

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Surat pengaduan masyarakat
2. Surat hasil telaah pengaduan masyarakat
3. Surat nota dinas usulan audit khusus

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Penerimaan
surat pengaduan
masyarakat

2.

Pencatatan
dalam buku
kendali surat
masuk
Membaca dan
mengetahui isi
Dumas

3.

Pengadministrasi
Subbag
TU Itjen
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Kasubbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

4.

Inspektur
Pemberian
Wilayah
disposisi oleh
Inspektur Wilayah

5.

Pembuatan
telaah atas
Dumas

Kasubbag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

Koordinator
Kelompok
Auditor

543

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat Dumas
10
Diterimamenit nya
Dumas
Surat Dumas

10
menit

Tercatatnya
Dumas

Surat Dumas

30
menit

Disposisi
Inspektur
Wilayah

10
menit

Konsep
telaah
Dumas

30
menit

Terbaca
dan terpahaminya surat
Dumas
Terbitnya
disposisi
Inspektur
Wilayah
Terselesai
kannya
telaah
Dumas

KET

Pelaksana
No.

Aktivitas

6.

Penyusunan
surat usulan
audit khusus

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Kasubbag
TU

7.

Penandatanganan surat usulan


audit khusus

Kasubbag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

8.

Penomoran surat
usulan audit
khusus

9.

Pengiriman surat
usulan audit
khusus

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag Perencanaan

544

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat usulan
15
Terselesai
audit khusus
menit kannya
surat usulan audit
khusus
Surat usulan
10
Tertandaaudit khusus
menit tanganinya surat
usulan
audit
khusus
Surat usulan
10
Ternomoaudit Khusus
menit rinya surat
audit
khusus
10
TerkirimSurat usulan
menit nya surat
audit Khusus
usulan
Telaah
audit
Dumas
khusus

KET

FLOWCHART
SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS

MULAI

PENERIMAAN DUMAS

PENCATATAN DALAM BUKU


KENDALI SURAT MASUK

DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

Telaah Dumas

PENYUSUNAN TELAAH DUMAS


OLEH PARA KORPOK AUDITOR

PENGETIKAN
USULAN AUDIT KHUSUS

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

545

Usulan Audit Khusus

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP TUGAS SUPERVISOR


Dasar Hukum:
1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP pembuatan surat tugas PKAT;
2. SOP perjalanan dinas;
3. SOP verifikasi perjalanan dinas;
4. SOP Analisis laporan hasil audit;
5. SOP persiapan pelaksanaan PKAT;
5. SOP Pelaksanaan PKAT;
7. SOP Penyusunan Laporan Hasil Audit;
8. SOP Dewan Pertimbangan Saran Tindak
Lanjut (DPSTL).
Peringatan:
Apabila SOP ini tidak diikuti maka:
1. Tugas Supervisor tidak optimal.
2. Pembinaan terhadap tim audit tidak berjalan.
3. Mutu hasil audit kurang maksimal.
4. Pembinaan wilayah kurang maksimal.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Memiliki kemampuan managerial
2. Memiliki pengetahuan tentang audit

Peralatan/Perlengkapan:
Surat tugas, SPPD, instrumen audit,
ATK, flashdisk.

Pencatatan dan Pendataan:


1. Peraturan perundang-undangan
2. Program Kerja Audit
3. Lembar Temuan Audit.
4. Kertas Kerja Audit.
5. Laporan Hasil Audit.

Pelaksana
No.

Aktivitas

Lap top,

1.

Menerima surat
tugas

Kasubbag
TU Irwil

Supervisor

2.

Mereviu PKA tim


audit

Supervisor

3.

Rapat persiapan
tim audit

Supervisor Ketua tim

Anggota
tim

4.

Melaksanakan
Entry Briefing

Supervisor Tim audit

Auditi

546

Mutu Baku
Ketera
Persyaratan/
ngan
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat tugas
5
Terlaksamenit nanya
penerima
an surat
tugas
PKA tim audit
1
Terlaksajam
nanya
reviu
PKA tim
audit
3
TerlaksaPKA, surat
jam
nanya
tugas, SPPD,
rapat perLHA sebelumsiapan tim
nya, Dumas.
audit
2
Terlaksa- Surat tugas
jam
nanya
- SPPD
entry
- PKA
briefing
- Naskah
entry

Pelaksana
No.

Aktivitas

5.

Merevieu KKA

Supervisor Ketua tim

6.

Merevieu LTA

Supervisor

7.

Rapat evaluasi
kerja tim

Supervisor Ketua tim

8.

Menyusun bahan Supervisor


expose

9.

Melaksanakan
expose

10
.

Mempersiapkan Supervisor
penyusunan LHA

11
.

Melaksanakan
reviu meeting

Supervisor Tim audit

12
.

Finalisasi
LHA/STL

Supervisor Ketua dan Kasubbag


Sekretaris TU Irwil
tim

13
.

Mengikuti sidang
DP STL

14
.

Anggota
tim

Supervisor

Supervisor Ketua tim


dan
auditor
terkait
Menyusun laporan Supervisor
pelaksanaan
tugas supervisor

Dewan
Pertimbangan STL

547

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan
2
1. KKA
jam
2. Lampiran
penunjang
KKA
LTA masing2
masing bidang jam

KKA, LTA,
dan lembaran
penunjang
KKA

2
jam

KKA, LTA,
tanggapan,
laptop
Naskah
expose, laptop,
LCD.
LTA masingmasing bidang,
KKA, lampiran
penunjang
KKA, laptop,
printer, ATK.
LTA, BAP,
lampiran penunjang LTA
dan BAP.
LTA masingmasing bidang,
KKA, lampiran
penunjang
KKA, laptop,
printer, ATK.
Temuan hasil
audit, BAP,
rekap hasil DP
STL.
Catatan tugas
tim dari Supervisor, LTA,
LHA.

5
jam
3
jam
2
jam

1
hari

3
hari

1
hari

2
jam

Output
Terlaksananya
reviu KKA
Terlaksananya
review
LTA
Terlaksananya
rapat evaluasi kerja
tim audit
Tersusunnya bahan
expose
Terlaksananya
expose
Terlaksananya
persiapan
penyusun
an LHA
Terlaksananya
reviu
meeting
Terwujudnya LHA
final

Terlaksananya
sidang DP
STL
Terwujudnya laporan tugas
supervisor

Ketera
ngan

FLOWCHART
SOP TUGAS SUPERVISOR

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT


S A S
A
A

PENCATATAN DALAM
BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan RKAT

PEMBAHASAN OLEH
PARA KORPOK AUDITOR

PENGETIKAN REVISI
HASIL PEMBAHASAN

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

548

Usulan RKAT

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENGUSULAN PKAT


Dasar Hukum:
1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen
Agama;
2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama.
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan PKAT;
2. SOP Perjalanan Dinas.

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer;
2. Memilki kemampuan audit;
3. Memahami tugas dan fungsi.

Peralatan/Perlengkapan:
1. Direktori Pengawasan/data auditi;
2. ATK;
3. Laptop/komputer.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Nama auditi.
2. Data temuan tahun lalu yang belum
ditindaklanjuti.
3. Nama supervisor, ketua, sekretaris dan
anggota tim.

Peringatan:
Apabila SOP tidak diikuti maka:
1. PKAT tidak dapat dilaksanakan;
2. Anggaran pengawasan tidak akan terserap.

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

Menerima surat
permintaan usulan
PKAT dari
Sekretariat

Pengadministrasi
pada Subbag TU
Irwil

2.

Menyampaikan surat
permintaan usulan ke
Irwil

Kasubbag Inspektur
TU Irwil
Wilayah

3.

Melaksanakan
disposisi Irwil

Kasubbag Kapok
TU Irwil
dan
Auditor

4.

Pembahasan konsep
PKAT

Kasubbag Kapok
TU Irwil

5.

Membuat nota
usulan PKAT

Kasubbag Irwil
TU Irwil

6.

Menyampaikan nota
usulan PKAT

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Irwil

549

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Surat per5
Terlaksana
mintaan
menit nya peneusulan
rimaan
surat permintaan
usulan
PKAT
1. Surat per5
Tersampai
mintaan
menit kannya
usulan
surat per2. Lembar
mintaan
disposisi
usulan
Data auditor, 1 hari Tersusunn
direktori,
ya konsep
RKAT, peta
PKAT
wilayah, Atlas.
30
Tersusun
Data auditor,
menit nya PKAT
direktori,
PKAT, peta
wilayah,
Dumas
30
Terwujud
Komputer,
menit nya Nota
printer, ATK
usulan
Buku eks05
Tersampai
pedisi
menit kannya
nota usulan
PKAT

Ket.

FLOWCHART
SOP PENGUSULAN PKAT
MULAI

MENERIMA SURAT PERMINTAAN


USULAN PKAT DARI SEKRETARIAT

MENERUSKAN SURAT
PERMINTAAN USULAN KE IRWIL

MENINDAKLANJUTI
DISPOSISI IRWIL

PENGAJUAN KONSEP
USULAN KEPADA IRWIL

MEMBUAT NOTA DAN DAFTAR


USULAN KEPADA IRJEN

PARAF/PENANDATANGAN
SURAT USULAN

PEMBERIAN NOMOR
NOTA USULAN

PENGIRIMAN NOTA USULAN

NOTA USULAN DIARSIPKAN

SELESAI

550

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh

INSPEKTORAT
JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT


Dasar Hukum:
1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang
Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002
tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara;
2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang
Perubahan Keempat atas Perpres No. 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia;
3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan Melekat;
4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal
Departemen Agama;
5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Departemen Agama;
6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan
di Lingkungan Departemen Agama;
7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan
Pengawasan
Melekat
di
Lingkungan Departemen Agama;
Keterkaitan:
1. SOP Penyusunan PKAT
2. SOP Perjalanan Dinas
Peringatan:
1. Program audit tidak sesuai rencana
2. Program audit tumpang tindih dengan audit
eksternal

Kualifikasi Pelaksana:
1. Mampu mengoperasikan komputer
2. Memilki kemampuan audit
3. Memahami tugas dan fungsi

Peralatan/Perlengkapan:
Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
Pencatatan dan Pendataan:
1. Konsep susunan tim audit
2. Buku kendali penugasan auditor
3. Koreksi dan revisi
4. Pengetikan revisi susunan Tim Audit
5. Penandatanganan usulan Tim Audit
6. Penomoran surat usulan Tim Audit
7. Pengiriman surat usulan Tim Audit

Pelaksana
No.

Aktivitas

1.

2.

3.

Penerimaan
konsep usulan
Tim Audit bulan
yang akan
datang
Pencatatan
dalam buku
kendali surat
masuk

Pengadministrasi
Subbag
Perencan
aan
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Koreksi
Inspektur
Wilayah

Kasubbag
TU Irwil

Inspektur
Wilayah

551

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Output
Perlengkapan
Konsep usulan 10
Diterimausulan Tim
menit nya konAudit
sep usulan Tim
Audit Irwil
TercatatKonsep usulan 10
menit nya
Tim Audit
konsep
Inspektur
usulan tim
willayah
Audit
20
1. Terkore
Konsep
menit
ksinya
usulan tim
konsep
Audit
usulan
Tim
Audit

KET

Pelaksana
No.

Aktivitas

4.

Pembahasan
dengan para
Koordinator
Kelompok
Auditor

Kasubbag
TU Irwil

5.

Penyusunan
revisi usulan Tim
Audit

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

6.

Pengajuan
tanda-tangan
Inspektur
Wilayah

Kasubbag
TU Irwil

7.

Penomoran surat
usulan Tim Audit

8.

Pengiriman surat
usulan Tim Audit

Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil
Pengadministrasi
Subbag
TU Irwil

Koordinat
or
Kelompo
k Auditor

Mutu Baku
Persyaratan/
Waktu
Perlengkapan

Konsep
usulan RKAT

30
menit

Konsep usulan 15
Tim Audit
menit
yang telah
dikoreksi
susunannya
dan diparaf
oleh Kasubbag TU Irwil
10
Susunan Tim
menit
Audit yang
telah dikoreksi
formatnya dan
diparaf oleh
Kasubbag,
Tanda-tangan
Inspektur
Wilayah
Surat usulan
5
tim Audit
menit

Inspektur
Wilayah

Surat usulan
Tim Audit

552

10
menit

Output
2. Terbitnya
disposisi
Inspektu
r
Wilayah
Terkorek
sinya
konsep
usulan
Tim Audit
Terkorek
sinya
konsep
usulan
Tim Audit

Ditandatanganinya surat
usulan
Tim Audit
tersebut

Ternomori
nya surat
usulan
Tim Audit
Pengarsip
an surat
usulan
Tim Audit

KET

FLOWCHART
SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT

MULAI

PENERIMAAN SUSUNAN TIM AUDIT

PENCATATAN DALAM
BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan Susunan Tim Audit

PEMBAHASAN OLEH
PARA KORPOK AUDITOR

PENGETIKAN REVISI
SUSUNAN TIM

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

553

Usulan Susunan Tim Audit

BAB IV
PENUTUP

Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi


pemerintahan, SOP sebagai pedoman tentang langkah-langkah/proses pekerjaan yang
harus dilakukan, memiliki peran penting dalam menciptakan pemerintahan yang efisien,
efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.
Karena pentingnya SOP setiap jenis kegiatan memiliki SOP untuk menghindari
kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih aktivitas antara
bagian yang satu dengan yang lain.
Oleh karena itu, SOP ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan
mereka dalam memantau hasil pekerjaan, bekerja makin terarah.

554