FORM RINGKASAN AUDIT

Unit yang diaudit : Instalasi farmasi

Pelaksanaan audit : Oktober 2014

TEMUAN KETIDAKSESUAIAN
NO SASARAN AUDIT REKOMENDASI TANGGAPAN
(BUKTI OBJEKTIF) TERHADAP STANDAR
1. TanggapanAuditee

2. Verifikasi Auditor
MENGETAHUI, AUDITOR AUDITEE
Ka. SPI Nama Paraf Nama Paraf

.................
 PROGRAM PEMERIKSAAN
EVALUASI KINERJA KEUANGAN CATUR WULAN I 2014

Diskripsi : Evaluasi yang dilakukan untuk menilai kinerja keuangan selama bulan Januari sampai
dengan April 2014.
Sumber data : Laporan keuangan bulan Januari – Juni 2014, dan RBA 2014.

Tujuan pemeriksaan :
Untuk menilai kinerja keuangan selama periode yang dimaksud.

No. Prosedur Asersi Ukuran Cara Penetapan Pelaksana

Urut Sampel Sampling Waktu
1. Pengumpulan 11-14/8/2014 Winarti
data/fakta
2. Analisa 18-19/8/2014 Winarti
3. Pelaporan 20/8/2014 Winarti

Hasil pemeriksaan :
▪ Terlampir

Kesimpulan :
▪ Sampai dengan bulan Juni 2014, beberapa unit kerja belum memenuhi target yang diharapkan.
Di sisi lain biaya yang diperlukan untuk mencapai target per 30 Juni melebihi dari biaya yang
dianggarkan.

Sumberrejo, 19 Agustus 2014

Ketua SPI

Winarti, SE
 HASIL EVALUASI
KINERJA KEUANGAN CATURWULAN I 2014

Kinerja suatu organisasi dinilai baik jika organisasi yang bersangkutan mampu melaksanakan tugas-
tugas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada standar yang tinggi dengan biaya
yang rendah.
Secara teknis, kinerja yang baik bagi suatu organisasi dicapai ketika administrasi dan penyediaan jasa
oleh organisasi yang bersangkutan dilakukan pada tingkat yang ekonomis, efisien dan efektif.
Berikut kami sajikan analisa kinerja berdasarkan "Value For Money" dengan 3 parameter yang
digunakan (3e) ekonomi, efisiensi, dan efektivitas :
A. RASIO EKONOMI
Menggambarkan efisiensi dalam penggunaan anggaran (kehati-hatian dalam pengelolaan
anggaran).
Rasio ekonomi = Realisasi pengeluaran
x 100%
Anggaran pengeluaran

Bulan Pengeluaran Anggaran * Rasio

Januari 768,171,633 663,028,156 115.86%
Februari 726,206,508 663,028,157 109.53%
Maret 763,713,919 663,028,158 115.19%
April 623,783,361 663,028,159 94.08%

lebih dari 100% tidak ekonomis

* asumsi rata”

B. RASIO EFISIENSI
Menggambarkan tingkat kemampuan memperoleh pendapatan dengan besarnya biaya yang
harus dikeluarkan untuk memperoleh pendapatan tersebut.

Rasio efisiensi = Realisasi pengeluaran x 100%

Realisasi pendapatan

Bulan Pengeluaran Pendapatan Rasio

Januari 768,171,633 1,275,883,778 60.21%
 Februari 726,206,508 1,170,352,662 62.05%
Maret 763,713,919 1,278,773,468 59.72%
April 623,783,361 1,094,127,640 57.01%

0.94537 0.917288
1.051648 1.092639
0.816776 0.855607

C. RASIO EFEKTIVITAS
Menggambarkan kemampuan dalam mencapai target yang telah ditetapkan
Rasio efektifitas Realisasi pendapatan x 100%
=
Target pendapatan

Bulan Pendapatan Target * Rasio

Januari 1,275,883,778 1,221,755,052 104.43%
Februari 1,170,352,662 1,221,755,052 95.79%
Maret 1,278,773,468 1,221,755,052 104.67%
April 1,094,127,640 1,221,755,052 89.55%

* dasar asumsi
 PROGRAM PEMERIKSAAN
PENGUJIAN INTERNAL CONTROL ATAS EFEKIVITAS MANAJEMEN FARMASI

Diskripsi : Langkah-langkah pemeriksaan untuk menilai sejauhmana kebijakan, rencana,

prosedur, dan peraturan yang berlaku telah dilaksanakan.
Sumber data : Instalasi farmasi RSI Muhammadiyah Sumberrejo

Tujuan pemeriksaan :
Untuk menilai tingkat kepatuhan petugas maupun pengelola/penanggungjawab instalasi farmasi
terhadap kebijakan, rencana, prosedur, dan peraturan yang berlaku.

No. Prosedur Asersi Ukuran Cara Penetapan Pelaksana

Urut Sampel Sampling Waktu
1. Pengumpulan
data/fakta :
▪ Observasi 20/6/2014 Winarti
▪ Interview (Kepala 20/6/2014 Winarti
unit kerja & staf
pelaksana)
2. Telusur 21-24/6/2014 Winarti
3. Analisa 25/6/2014 Winarti
4. Pelaporan 5/7/2014 Winarti

Hasil pemeriksaan :
▪ Belum ada pengesahan pedoman pengorganisasian instalasi farmasi
▪ Belum ada pedoman/panduan pelayanan maupun SPO di instalasi farmasi
▪ Ada rencana program kerja dan evaluasi pelaksanaannya
▪ Stock opname dilakukan tiap akhir bulan oleh unit kerja, tetapi tidak ada berita acara stock
opname
▪ Penempatan sediaan dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan sesuai abjad, paten dan
generik. Obat narkotik disimpan dalam lemari khusus.
▪ Ada penentuan harga jual sediaan farmasi, tetapi belum dilengkapi perangkat pengesahannya
▪ Pertanggungjawaban pengelolaan sediaan farmasi dilaporkan setiap bulan tetapi belum
tepat waktu
▪ Pengelolaan perbekalan (mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, penghapusan
obat) oleh satu petugas pelaksana gudang obat dalam urgas
 Kesimpulan :
▪ Manajemen yang baik harus didukung adanya aturan pelaksanaan setiap kegiatan sebagai salah
satu alat control dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang dimaksud.
Instalasi farmasi RSI Muhammadiyah Sumberrejo belum memiliki aturan dalam bentuk
pedoman/panduan/SPO yang mengatur tentang bagaimana setiap kegiatan harus dilaksanakan.
▪ Billing sistem yang ada belum dioperasionalkan secara maksimal sehingga informasi yang
dihasilkan belum banyak membantu dalam proses manajemen, termasuk dalam mencover risiko.

Sumberrejo, …………………………………
Ketua SPI
Winarti, SE
Tabel 1
Kuisioner Internal Control atas Efektivitas Manajemen Farmasi

JAWABAN
NO. PERTANYAAN
YA TIDAK KETERANGAN
1 Apakah dalam pengelolaan unit kerja
terdapat :
a. Pedoman pengorganisaan unit kerja
b. Pedoman/panduan pelayanan unit kerja
c. SPO
d. Rencana Program Kerja (RPK)
2 Apakah dilakukan evaluasi berkala terhadap
materi pedoman/SPO tersebut ?
3 Apakah dilakukan evaluasi berkala terhadap
pelaksanaan pedoman/SPO/RPK tersebut ?
4 Apakah semua dokumen tertata & tersimpan
dengan rapi ?
5 Apakah stock opname melibatkan tim ?
6 Apakah ada berita acara stock opname
atas sediaan farmasi ?
7 Apakah penempatan sediaan farmasi tertata
rapi berdasarkan kriteria tertentu untuk
memudahkan pencarian dan pengecekan ?
8 Apakah penentuan harga jual maupun
potongan penjualan didasarkan pada
keputusan direktur ?
9 Apakah ada laporan pertanggungjawaban
atas pengelolaan sediaan farmasi ?

Sumberrejo, ………………………………………

Kasi Instalasi Farmasi

 Miming Antika D., S.Farm, Apt

Telusur pengujian internal control atas efektivitas manajemen farmasi :

1. Minta copy dokumen yang dimaksud. Pelajari, evaluasi.

2. Bila ya, minta copy dokumen evaluasi dan tindak lanjutnya.
3. Idem 2.
4. Cek tata kearsipannya.
5. Bila ya, minta copy sk tim dan urgasnya.
6. Bila ya, minta copy dokumen berita acara. Cek apakah kegiatan tersebut dilakukan continue
atau tidak.
7. Cek penataannya.
8. Bila ya, minta copy dokumen dan sk kebijakan/aturan tersebut.
9. Minta copy laporan.
 CATATAN TAMBAHAN HASIL OBSERVASI, INTERVIEW, & TELUSUR

Sumber data : Instalasi farmasi RSI Muhammadiyah Sumberrejo

Tanggal : 20 – 24 Juni 2014

1. Tidak ada perubahan kebijakan pengambilan margin selama tahun 2011 s/d 2013.
2. Petugas yang melaksanakan stock opname : Miming Antika D (Kasi Instalasi farmasi) dan Siti
Aminah (pelaksana gudang obat).
3. Operasional billing system :
a. Siti Aminah
 a.1 Pengisian daftar order
▪ Menu ini digunakan untuk entry sediaan farmasi yang diterima oleh gudang
a.2 Cetak daftar order
▪ Menu ini digunakan untuk mencetak daftar penerimaan sediaan farmasi di gudang
Temuan :
● Di buku besar hutang masing-masing Pedagang Besar Farmasi (PBF) tidak muncul nilai
nominal tiap pengadaan dan total pengadaan pada akhir periode (bulan/tahun).
Informasi yang disediakan hanya tanggal transaksi, nomor faktur
● Untuk cetak daftar penerimaan sediaan farmasi di gudang (menu cetak daftar order)
masih menggunakan password atasan (Miming).
b. Miming Antika D.
b.1 Master PBF
▪ Entry data PBF
▪ Entry nama, jenis, pengelompokan sediaan farmasi
▪ Entry harga netto, Pajak Pertambahan Nilai, Harga Pokok Penjualan, dan margin
sediaan farmasi
b.2 Laporan
▪ Daftar stock (tiap unit pengguna dan total stock)
▪ Pemakaian (tiap unit dan total)
▪ Penerimaan PBF
▪ Pengeluaran obat
▪ Retur ke PBF
▪ Penjualan apotik
▪ Rekap penjualan
▪ Buku penjualan
▪ Mutasi obat
▪ Pemantauan obat (pemantauan resep terlayani)
▪ Stock opname
▪ Realisasi PO
▪ Daftar obat expedate
▪ Obat fast moving
Temuan :
 ● Menu laporan belum semua terisi secara otomatis dari proses transaksi yang telah
dilakukan.
● Informasi dari menu yang tersedia masih ada yang belum memenuhi sejumlah informasi
yang dibutuhkan. Misal : ketika ada retur ke PBF, menu yang disediakan hanya nama
sediaan yang diretur. Bila ada pembelian sediaan yang sama lebih dari satu kali dalam
satu periode, kemudian dilakukan retur satu kali terhadap sediaan tersebut, tidak
terdapat kejelasan retur tersebut atas transaksi tanggal dan nomor berapa.
● Belum seluruh menu yang disediakan dalam laporan bisa dioperasionalkan oleh user
sehingga masih banyak kegiatan yang dilakukan secara manual (salah satu contoh :
kegiatan retur ke PBF)
4. Pengeluaran fisik persediaan menggunakan metode FIFO (First In First Out), tetapi pengakuan
nilai persediaan (baik yang dikeluarkan maupun stock akhir) didasarkan pada harga perolehan
terakhir.

HASIL PEMERIKSAAN INTERNAL

ATAS EFEKTIVITAS MANAJEMEN FARMASI
Pemeriksaan ini bertujuan Untuk menilai tingkat kepatuhan petugas maupun
pengelola/penanggungjawab instalasi farmasi terhadap kebijakan, rencana, prosedur, dan
peraturan yang berlaku (Complience audit) dan sejauhmana efektivitas manajemen farmasi
(Performance audit). Beberapa temuan yang kami peroleh dalam proses tersebut adalah :
1. Belum ada pengesahan pedoman pengorganisasian instalasi farmasi.
2. Belum ada pedoman/panduan pelayanan maupun SPO di instalasi farmasi.
3. Ada rencana program kerja dan evaluasi pelaksanaannya.
4. Stock opname dilakukan tiap akhir bulan oleh unit kerja, tidak oleh tim yang dibentuk
berdasarkan surat keputusan direktur (melibatkan unit kerja terkait) dan tidak ada berita acara
stock opname.
5. Penempatan sediaan dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan sesuai abjad, paten dan
generik. Obat narkotik disimpan dalam lemari khusus.
6. Ada penentuan harga jual sediaan farmasi, tetapi belum dilengkapi perangkat pengesahannya.
7. Selama kurun waktu 2011 s/d 2013 belum ada perubahan kebijakan penentuan pengambilan
margin.
8. Pertanggungjawaban pengelolaan sediaan farmasi dilaporkan setiap bulan tetapi belum tepat
waktu.
9. Pengelolaan perbekalan (mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, penghapusan
obat) oleh satu petugas pelaksana gudang obat dalam urgas.
10. Belum ada training secara terpadu tentang penggunaan program billing sebagai sistem infor-
masi di instalasi farmasi.
11. Operasional billing system :
● Di buku besar hutang masing-masing Pedagang Besar Farmasi (PBF) tidak muncul nilai
nominal tiap pengadaan dan total pengadaan pada akhir periode (bulan/tahun).
Informasi yang disediakan hanya tanggal transaksi, nomor faktur.
● Untuk cetak daftar penerimaan sediaan farmasi di gudang (menu cetak daftar order) masih
menggunakan password atasan (Miming).
● Menu laporan belum semua terisi secara otomatis dari proses transaksi yang telah
dilakukan.
● Informasi dari menu yang tersedia masih ada yang belum memenuhi sejumlah informasi
yang dibutuhkan. Misal : ketika ada retur ke PBF, menu yang disediakan hanya nama
sediaan yang diretur. Bila ada pembelian sediaan yang sama lebih dari satu kali dalam
 satu periode, kemudian dilakukan retur satu kali terhadap sediaan tersebut, tidak
terdapat kejelasan retur tersebut atas transaksi tanggal dan nomor berapa.
● Belum seluruh menu yang disediakan dalam laporan bisa dioperasionalkan oleh user
sehingga masih banyak kegiatan yang dilakukan secara manual (salah satu contoh :
kegiatan retur ke PBF).
● Pengeluaran fisik persediaan menggunakan metode FIFO (First In First Out), tetapi
pengakuan nilai persediaan (baik yang dikeluarkan maupun stock akhir) didasarkan pada
harga perolehan terakhir.
12. Tidak ada pembatasan kunjungan detailer.

Rekomendasi :
1. Manajemen yang baik harus didukung adanya aturan pelaksanaan setiap kegiatan sebagai salah
satu alat control dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang dimaksud. Oleh karena itu,
segera usulkan aturan pelaksanaan kegiatan dalam bentuk pedoman/panduan/SPO untuk
diproses sebagaimana aturan yang berlaku.
2. Training terpadu operasional billing system terkait pengelolaan sediaan farmasi, sehingga dapat
menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi manajemen.
3. Pembentukan tim stock opname yang melibatkan unit kerja terkait (misal : sub bagian
akuntansi) sebagai fungsi kontrol.
4. Berita acara stock opname perlu dibuat sebagai bukti dan bentuk pertanggungjawaban
pelaksanaan stock opname.
5. Kebijakan penentuan harga jual (termasuk pengambilan margin penjualan) harus dikuatkan
dengan surat keputusan direktur.
6. Untuk memenuhi relevansi dari sebuah laporan, sebisa mungkin laporan disajikan tepat waktu.
7. Sistem pengendalian internal yang baik mensyaratkan adanya pemisahan fungsi, wewenang,
dan tanggung jawab bagian perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, dan
penghapusan asset (salah satunya persediaan) → revisi urgas.
Desain pengelolaan logistik :
~ Siapa yang merencanakan, tidak boleh membeli
~ Siapa yang membeli, tidak boleh yang menyimpan
~ Siapa yang menyimpan, tidak boleh yang membayar
~ Siapa yang membayar, tidak boleh merencanakan
8. Training secara terpadu tentang penggunaan program billing sebagai sistem informasi di
instalasi farmasi, selanjutnya pemanfaatan billing secara maksimal sebagai salah satu alat
pengendalian internal pengelolaan sediaan farmasi.
9. Komunikasi manajemen dengan pengembang program billing terkait beberapa hal dalam poin
11.
10. Adanya pembatasan kunjungan detailer, sehingga waktu yang dimiliki untuk menjalankan tugas
dan fungsi manajerial lebih maksimal.
 PROGRAM PEMERIKSAAN
PENGUJIAN INTERNAL CONTROL ATAS PERSEDIAAN FARMASI

Diskripsi : Langkah-langkah untuk mengevaluasi internal control terhadap persediaan farmasi

Sumber data : Instalasi farmasi RSI Muhammadiyah Sumberrejo

Tujuan pemeriksaan :
Untuk menilai apakah ada internal control yang baik atas persediaan farmasi dan sejauhmana
sistem informasi persediaan yang sedang berjalan telah mampu mengcover risiko.

No. Prosedur Asersi Ukuran Cara Penetapan Pelaksana

Urut Sampel Sampling Waktu
1. Pengumpulan
data/fakta :
▪ Observasi 20/6/2014 Winarti
▪ Interview (Kepala 20/6/2014 Winarti
unit kerja & staf
pelaksana)
2. Telusur 25,28/6/2014 Winarti
3. Analisa 30/6/2014 Winarti
4. Pelaporan 5/7/2014 Winarti

Hasil pemeriksaan :
▪ Belum ada kebijakan tertulis tentang pengadaan sediaan farmasi (formularium).
▪ Dokumen permintaan sediaan farmasi oleh unit pengguna dalam bentuk buku (1 buah) yang
disimpan di gudang, dimana dalam permintaan tersebut tidak ada otorisasi dari penanggung
jawab unit pengguna.
▪ Bukti bahwa permintaan sediaan tersebut telah dipenuhi oleh bagian gudang hanya dalam
bentuk pemberian symbol √ atau pada setiap jenis sediaan di buku permintaan.
▪ Dokumen pemesanan sediaan farmasi ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) tidak bernomor urut
tercetak.
▪ Terhadap penerimaan barang dari PBF, sudah ada pengecekan antara pesanan dan barang yang
Datang (jumlah, harga, potongan harga, bentuk/jenis), tetapi belum ada prosedur tertulis (SPO)
tindak lanjut bila salah satu dari beberapa hal tersebut tidak sesuai dengan pesanan.
▪ Belum ada kebijakan atau pedoman untuk melindungi sediaan farmasi dari pencurian ataupun
kerusakan.
▪ Belum ada kebijakan yang mengatur tentang batas minimal sediaan farmasi, sehingga ditemukan
beberapa item obat yang habis sama sekali di akhir bulan.
▪ Belum ada program untuk meminimalisasi sediaan expedate
▪ Stock opname dilakukan tiap akhir bulan oleh unit kerja, tidak oleh tim yang dibentuk
berdasarkan surat keputusan direktur (melibatkan unit kerja terkait) dan tidak ada berita acara
stock opname.
▪ Beberapa temuan terhadap penelusuran laporan persediaan :
√ Dalam catatan atas laporan keuangan RS dimana laporan persediaan menjadi bagian tak
terpisahkan dari laporan keuangan disebutkan bahwa pengakuan persediaan menggunakan
metode FIFO, tetapi kebijakan tersebut tidak dijalankan.
 Banyak item obat yang tidak aktif tetapi masih selalu muncul di laporan (in efisiensi dan mengurangi
kehandalan data)
√ Item obat injeksi no. 56 Nicolin 250 Januari 2013 terdapat stock akhir senilai Rp. 888.380 (20), tetapi di
laporan bulan februari tidak diakui adanya stock awal, adanya transaksi mutasi, maupun pengakuan
stock akhir (faktor ini menunjukkan adanya penghitungan secara catatan yang masih keliru tetapi tidak
terdeteksi ketika stock opname fisik, dan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap perhitungan nilai
surplus usaha penjualan obat).
√ Item alkes no. 43 Lomantulle bulan Mei terdapat pengadaan 90 @ 9.350 dengan nilai total Rp.
841.500. Selama Mei tidak ada transaksi pengeluaran barang dari gudang (akhir bulan barang utuh),
tetapi pada bulan Juni item tersebut tidak ditemukan dalam laporan stock awal bulan Juni. Yang
muncul justru item baru Sofratulle dg jumlah sama (90) dengan harga @ 13.805.
√ Timbangan kartun 173 tidak ada pengadaan di bulan Juni, tiba" muncul sebagai stock awal bulan Juli.
Sampai dengan Februari 2014 tidak ada transaksi pengambilan, tetapi tidak diakui nilainya dalam
persediaan akhir alkes.
√ Item syrup no. 39 Curvit cl stock akhir bulan Juli semestinya masih ada 3 tetapi di laporan tidak
muncul.
√ Masih terdapat stock akhir jarum HT (alkes 168) yang tidak muncul nilainya di laporan (Juli - Feb).
√ Bulan Agustus tidak terdapat stock awal maupun pembelian atas 4 item sediaan syrup (41-44), tetapi
ada transaksi pemakaian atas sediaan tsb.
√ Bulan Nopember terdapat stock awal plain 0 (alkes 62) 1 buah senilai Rp. 941.250, terdapat transaksi
pengadaan 1 buah (nilai sama) dan pengambilan 1 buah. Dalam laporan nilai persediaan yang
seharusnya masih 1 tidak dimunculkan dalam laporan akhir.

Kesimpulan :
▪ Untuk dapat mencapai pengendalian Internal yang baik, suatu sistem harus memenuhi beberapa kriteria
berikut :
~ adanya pemisahan tanggungjawab fungsional secara tegas
~ sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap asset, hutang, pendapatan, dan biaya
~ praktek yang sehat
~ karyawan yang kompeten
▪ Mempertimbangkan beberapa hasil temuan selama observasi, interview dan diskusi dengan pelaksana
dan penanggungjawab instalasi farmasi, serta telusur yang kami lakukan, maka perlu beberapa upaya
perbaikan terhadap internal control persediaan di RSI Muhammadiyah Sumberrejo. Beberapa upaya
yang kami rekomendasikan, kami sampaikan dalam laporan hasil pemeriksaan.

Sumberrejo, …………………………………
Ketua SPI

Winarti, SE