Aulia Bayu ( 160110130073 )

Mashita Dyah ( 160110130076 )

Pengorganisasian Praktik Dokter Gigi
2.6.1. Komponen Staffing
Staffing terdiri dari serangkaian proses interaksi yang disesuaikan dengan
kebutuhan setiap organisasi dental. Diantaranya terdiri dari proses analisis pekerjaan
(job analysis), perekrutan (recruitment), seleksi (selection), induksi (induction),
pelatihan (training) dan debit pension (Discharge-retirement).
Beberapa kegiatan terdiri dari proses seleksi seperti lamaran kerja,
wawancara, test, pemeriksaan medis dan dental, pemilihan, dan hiring. Terakhir,
termasuk masa percobaan, dan penetapan standar untuk benefits, promosi dan
aktivitas lainnya yang terkait.
1.

Analisis Pekerjaan (job analysis)

Analisis pekerjaan merupakan proses menentukan apa pekerjaan yang harus

dilakukan oleh anggota organisasi. Biasanya analisis fungsi adalah langkah pertama
menuju deskripsi tertulis untuk setiap pekerjaan. Hasil deskripsi pekerjaan adalah
sebuah instrument yang dapat mendefinisikan apa saja yang menjadi tugas, tanggung
jawab, dan akuntabilitas dari setiap anggota. Analisis pekerjaan merupakan dasar dari
penentuan jumlah dan penempatan pekerja.
Menurut Henderson, ada lima metode untuk mengumpulkan, mengalisa dan
me-record informasi pekerjaan. Metode pertama, manager dentis, bertugas untuk
mewawancarai para pelamar pekerjaan baik secara individu maupun secara bersama-

sama. Tetapi, dalam prakteknya wawancara ini dapat dilakukan dalam bentuk diskusi
dengan dibantu oleh dua orang asisten yang menjelaskan tentang pekerjaan dan
syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika pelamar diterima di suatu perusahaan.
Metode yang kedua, adalah observasi langsung oleh dokter gigi, terhadap kinerja para
pelamar ketika mengerjakan tugas dokter gigi. Metode yang ketiga adalah para
pelamar kerja dokter gigi harus mengisi kuisioner yang diberikan oleh suvervisor
tertentu. Metode yang keempat adalah para pekerja harus melakukan pengisian secara
lengkap catatan keseharian mengenai setiap tugas yang telah mereka selesaikan
dalam waktu tertentu. Metode yang kelima adalah kombinasi dari langkah-langkah
yang telah di deskripsikan sebelumnya yang mencerminkan keunikan dari setiap
persyaratan.
Ketika analisis pekerjaan dilakukan secara cermat maka akan menghasilkan
deskripsi pekerjaan (job dercripstion). Deskripsi pekerjaan merupakan daftar tentang
standarisasi pekerjaan dan tanggung jawab dari setiap tugas yang diberikan kepada
para pekerja. Biasanya, format dari job description ini simple, mudah dibaca, terdiri
dari satu sampai dua halaman dan bersifat konsisten pada tiap pekerjaan. Secara
umum, job description dituliskan dalam beberapa bagian yaitu ringkasan (summary),
tugas kerja (job duties), standardisasi pekerja (employment standard),akuntabilitas
(accountabilities), dan spesifikasi pekerjaan (job specifications).
Ringkasan (Summary), secara ringkas menjelaskan tentang tujuan umum dari
pekerjaan dan ada juga daftar utama fungsi dan aktifitas yang harus dilakukan.

Deskripsi pekerjaan secara khusus disebut job duties. Dalam job duties ini
secara lebih jelas ditentukan perintah dan langkah-langkah yang harus dilakukan
dalam profesi serta hubungan pekerjaan yang spesifik. Contohnya, secara umum
tugas asisten membantu tugas dokter, job duties nya asisten bertugas untuk mencatat
rekam medis selama perawatan dilakukan.
Standarisasi

pekerja

(employment

standard),

meliputi

pengetahuan,

kemampuan, persyaratan secara fisik serta aspek emosional yang berhubungan

dengan pekerjaannya. Misalnya pengetahuan sangat diperlukan ketika pekerja secara
langsung membantu dokter. Sisi emosional merefleksikan suatu kondisi yang harus
dicapai secara praktek dan personal dari praktek dokter gigi itu. Misalnya seorang
doketr gigi yang mengalami kesuliatan berkomunikasi secara akrab dengan pasien
sudah seharusnya melakukan upaya-upaya agar pasien menikmati percakapannya.
Tipe asisten yang diperlukan adalah pekerja dengan tipikal yang ceria, sabar, serta
dapat berkomunikasi dengan baik secara emosional dengan pasien.
Akuntabilitas (accountabilities) pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan
harus dituliskan dalam laporan pekerjaan.
(Job specification) merujuk pada sejumlah faktor seperti pengetahuan khusus
dan kemampuan dalam membuat keputusan yang berhubungan langsung dengan
pekerjaan.

2.

Rekrutmen (recruitment)

Rekrutmen adalah suatu proses dimana orang-orang yangs sesuai dengan

kualifikasi terhadap suatu pekerjaan distimulus untuk mendaftar pekerjaan tersebut.
Salah satu tujuan rekrutmen adalah untuk memenuhi kuota pekerjaan yang sesuai
dengan kemampuan dan minat pelamar pekerjaan.
Salah satu metode yang biasa dilakukan dalam perekrutan yaitu metode
internal recruitmen dimana pemimpin meminta pekerjanya yang lama untuk mencari
penggantinya dengan kualitas pengetahuan dan praktik yang sama. Keuntungannya,
perusahaan mendapatkan pengganti pekerja secara cepat tanpa adanya proses seleksi
dengan kualitas pekerja yang sama. Kerugiannya adalah image perusahaan menjadi
buruk karena ketidakprofesionalan dalam perekrutan yang dilakukan. Tetapi sebagian
besar dokter gigi melakukan system pengiklanan untuk melakukan proses perekrutan.
Namun teknik pengiklanan seperti memiliki dua mata pisau, iklan yang tidak terlalu
spesifik dapat mengakibatkan banyak orang yang tidak berkualifikasi mendaftar
lowongan pekerjaan itu. Sebaliknya iklan yang terlalu spesifik akan menghasilkan
aplikan yang sedikit bahkan tidak ada. Sebuah iklan sudah seharusnya menjelaskan
job description secara jelas, dan seksama. Iklan juga merupakan suatu cara untuk
menarik kandidat atau aplikan dari area geografik yang berbeda. Contohnya seorang
dokter gigi yang praktek di daerah pedesaan (rural area) mungkin saja berharap
asisten nya berasal dari daerah perkotaan, tetapi asistennya memang mengharapkan
tempat kerja yang berbeda.
Ada dua aspek penting dalam pengiklanan yaitu deskripsi posisi pekerjaan
yang akan diisi dan persyaratan yang harus dipenuhi. Kenyataannya banyak dokter

gigi yang berasumsi bahwa aplikan yang benar-benar tertarik terhadap pekerjaan
yang ditawarkan akan mengirim resume melalui pos dibandingkan mereka menelfon.
Orang-orang yang menyediakan waktunya untuk membuat resume terlihat lebih
serius dibanding dengan aplikan yang memenuhi persyaratan lewat telfon. Sebagai
tambahan seorang dokter gigi tidak akan bertoleransi dengan pembuang-buangan
waktu apalagi untuk melanyani aplikan yang memenuhi persyaratannya lewat telfon.
Keterangan lebih lanjut tentang gaji disesuaikan dengan tingkat pengalaman
yang dimiliki aplikan. Dokter gigi harus bisa mengefisiensikan waktu dengan jumlah
aplikan yang mendaftar. Ketika jumlah aplikan yang mendaftar sudah melebihi kuota
hentikan pendaftaran.
Metode lainnya yang dinilai efektif dalam proses perekrutan adalah dengan
menghubugi pihak sekolah yang menyediakan program pelatihan untuk ahli hygine
atau dental asisten.

3.

Selection
Seleksi adalah suatu mekanisme pemilihan aplikan yang memiliki kualifikasi

dari sekumpulan aplikan yang mendaftar.

1)

Aplication
Aplikasi adalah suatu proses untuk mengumpulkan informasi secara

konsisten dari aplikan. Informasi yang diperoleh disesuaikan dengan

standarisasi persyaratan yang telah dibuat oleh dokter gigi.

2)

Interview
Wawancara adalah sebuah percakapan yang dilakukan dengan tujuan

tertentu. Wawancara merupakan waktu

untuk bertukar informasi dengan

aplikan sehingga informasi yang tidak didapatkan dalam form aplikasi dan
resume dapat diperoleh. Wawancara juga merupakan kesempatan bagi
pewawancara untuk melihat secara langsung respon dan tingkah laku serta
sikap aplikan secara umum. Itu juga merupakan suatu kesempatan bagi
aplikan untuk bertemu dokter gigi dan staf secara langsung serta untuk
mengetahui lingkungan tempat dimana ia bekerja.
Ada tiga tipe interview yaitu structural interview, informal dan stress
interview. Stress interview merupakan interview yang disusun secara khusus
sesuai dengan kondisi stress. Misalnya : seorang aplikan muda yang
sebelumnya belum pernah dihadapkan pada kondisi dimana ada dua pasien
emergensi harus bisa mengatasi kedua pasien tersebut dan

memberikan

setidaknya dua penyelesaian untuk kasus tersebut.

3)

Reference check
Reference check Adalah suatu tahapan penting pengumpulan informasi

tentang aplikan dari sumber lain sebelum ia dipekerjakan. Proses ini juga
mencakup percakapan singkat dengan pekerja sebelumnya ataupun pihak lain
yang mengetahui aplikan. Referensi cek secara resmi jika dilakukan dengan
sumber informasi dari pihak lain (pekerja sebelumnya) secara formal tidak
bisa menjadi penilaian yang valid atau efektif. referensi cek secara informal

dianggap lebih efektif karena melibatkan pernyataan yang umum dan tidak
dilakukan oleh atasan.

4)

Testing
Testing, dari beberapa artikel yang menyebutkan kelebihan dan

kekurangan test nunjukan bahwa test memiliki peran yang terbatas dalam
dunia kedokteran gigi sebagai instrument untuk menentukan seberapa
bagusnya kualitas atau performance dari aplikan. Test yang dilakukan tidak
dapat digantikan dengan penilaian managerial. Namun seringkali psikological
test juga digunakan untuk menseleksi aplikan yang paling baik. Dalam praktik
ini test bukan berarti digunakan untuk menjustifikasi seseorang. Test juga
tidak digunakan sebagai keputusan akhir (final decision) menyangkut aplikan.
Namun dalam beberapa kasus, test juga dilakukan demi mengetahui keahlian
praktik aplikan. Tetapi sebagian besar dokter gigi tidak melakukan test. Tetapi
test ini digantikan dengan melihat tugas aplikan yang harus dilakukan setiap
hari pada saat menjalani pekerjaan dokter gigi.
5)

Medical and dental examination.

Secara umum, kesehatan aplikan merupakan faktor yang berperan

penting dalam menentukan diterimanya seorang aplikan. Seorang aplikan

harus dinyatakan sehat secara umum maupun sehat secara kondisi giginya.
Kesehatan gigi bagi seorang aplikan sangat penting karena semua staf harus

memiliki dan menunjukan komitmen yang kuat terhadap kesehatan gigi dan
mulut. Seorang pekerja dengan kondisi kesehatan gigi yang buruk tentu saja
tidak merepresentasikan komitmen dalam merawat pasien secara totalitas.
Catatan : pemeriksaan medis dan gigi harus dipersiapkan secara khusus dan
dibayar oleh dokter gigi.
6)

Choice
Adalah proses untuk menentukan pilihan pada aplikan yang jumlahnya

memang sudah sedikit. Pemilihan ini dilakukan berdasarkan pada kriteria

pengalaman dan ide yang di syaratkan. Dalam proses pemilihan yang harus
dipertimbangkan adalah seluruh informasi aplikan yang dikumpulkan mulai
dari aplikasi, interview dan medical and dental examination harus seimbang.

7)

Hiring
Hiring dimulai ketika ada notifikasi bahwa aplikan tersebut diterima.

Proses hiring diinformasikan secara resmi lewat surat tidak bisa

diinformasikan lewat percakapan atau oral communication. Dalam surat
hiring tersebut terdapat informasi mengenai konfirmasi perjanjian apa saja
yang menjadi kesepakan antara dentis dengan pekerja barunya, yang sesuai
dengan diskusi sebelumnya tentang gaji, jam kerja, dan kondisi pengecualian
lainnya. Surat hiring ini juga harus memuat pernyataan ringkasan tentang job
description yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan dilakukan.
Satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam surat hiring ini adalah pernyataan

spesifik bahwa akan ada periode percobaan. Pada saat periode percobaan ini,
integritas dan akuntabilitas pekerja diuji. Setelah masa percobaan owner atau
manager dapat memutuskan apakah pekerja tersebut bisa melanjutkan
pekerjaan atau berhenti. Setelah masa percobaan dan aplikan dinyatakan lolos,
akan ada kontrak kerja.

4.

Induction
Induksi Adalah suatu proses setelah para pekerja melewati masa percobaannya

dan diakui sebagai member suatu perusahaan tersebut. Pada masa induksi, para
pekerja diberikan pekerjaan secara penuh.
1)

Office manual
Saatnya para pekerja mempelajari bagaimana perusahaan tersebut

dijalankan secara filosofis, pemikiran filosofis dimanifestasikan secara lebih

jelas dalam kebijakan dan procedural atau disebut sistem operasi kantor.
2)

Practice organization
Suatu proses penjalanan sistem operasi oleh para pekerja secara

konsisten. Pada proses ini, pekerja mulai mempelajari personal dan

professional preferensi dentis, hubungan antar staf dan hubungan antara
pekerja dan pasien. Komunikasi menjadi instrument yang penting dalam
menjaga hubungan yang baik antara para pekerja baru dengan dentis.
3)

Job Expectations

Suatu proses baik itu formal maupun tidak formal yang berisi tentang
pengharapan pekerja baru sudah dapat melakukan tugasnya dengan maksimal.

5.

Training
Training merupakan proses pelatihan langsung yang diberikan oleh dentis

kepada pekerja barunya. Tujuan dari training ini adalah untuk mengembangkan atau
meningkatkan keahlian dari pekerja sehigga performance pekerja bagus dan dapat
berkontribusi secara nyata. Pada prosesnya, pekerja baru dibimbing oleh dentis untuk
melakukan tugasnya dalam jangka waktu tertentu.
1)

On the Job Training

Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi, meningkatkan

kemampuan serta merubah sikap pekerja. Dalam on the job training ini juga
terdapat evaluasi untuk mencari efektivitas dari kinerja para pekerja.
2)

Value of training
Berguna untuk sisi profesionalitas dan standarisasi office. Kaitannya

dengan peningkatan kualitas kesehatan gigi, para pekerja harus mengetahui

prinsip-prinsif dasar. Misalnya safe time, minimize wash, dan dapat
diandalkan ketika situasi kurang menguntungkan.
6.

Cost and benefit

Biaya (cost) dari training berbeda sesuai dengan program yang dilakukan.

Biaya (cost) dapat termasuk hilangnya pendapatan disebabkan penggunaan selama

periode training, biaya pendidikan, dan instruksi material yang digunakan, dan waktu
pemberhentian training.

7.

Discharge-retirement
Sebagian besar dokter gigi merasa mudah untuk membantu dan melakukan

semua hal yang dianggap menyenangkan (pleasant) seperti memperkerjakan

karyawan, memberikan pujian bila layak, dan kinerja menguntungkan baik dengan
kenaikan gaji dan tunjangan lainnya. Sebaliknya, banyak praktisi yang mengalami
kesulitan dalam melakukan fungsinya dan biasanya disebut unpleasant. Satu dari
sekian banyak tugas yang tidak menyenangkan adalah melakukan pemberhentian
karyawan, khususnya pertimbangan bahwa terlalu buruk untuk dipertahankan, tetapi
lebih baik jika dilakukan pemecatan. Tidak ada jawaban yang mudah untuk masalah
ketenagakerjaan, terutama yang melibatkan pemutusan. Hal dapat menjadi rumit oleh
beberapa masalah atau ketidak jelasan issue tentang pekerjaan dan ekspektasi
professional.

2.6.2 Tenaga Kesehatan Praktik Dokter Gigi

Tim dental adalah gabungan dari beberapa orang dalam kedokteran gigi
dengan fungsi dan peran yang berbeda, bekerja sama untuk mengobati pasien. Ada
beberapa macam peran yang terdapat pada tim dental, yaitu dokter gigi dan auxiliary.

1.

Dokter Gigi
Dokter gigi adalah seseorang yang memiliki izin untuk melakukan praktik

kedokteran gigi dibawah hukum dari daerah, provinsi, atau negara dimana ia bekerja.
Hukum yang mengatur ditujukan untuk memastikan seorang dokter gigi telah
memenuhi beberapa requirement, seperti:
1) telah menyelesaikan pendidikan profesional dalam kurun waktu tertentu
di institusi yang diakui,
2) dokter gigi telah memenuhi kompetensi yang dibutuhkan,
3) memiliki kualitas personal yang baik.
Dokter gigi harus memperhatikan pencegahan dan kontrol dari penyakit pada
rongga mulut, dan pengobatan dari kondisi yang disebabkan oleh penyakit tersebut.
Dokter gigi juga dapat mendiagnosa dan mengobati pasien secara independen,
meresepkan beberapa macam obat, dan memberikan supervisi bagi dental auxiliaries.
2.

Dental Auxiliary
Dental auxiliary adalah sebutan bagi orang yang membantu dokter gigi dalam

mengobati pasien. Hal ini meliputi (1) dental hygienist, seseorang yang memiliki
wewenang untuk membersihkan mulut pasien sebagai tindakan profilaksis; (2)
asisten, seseorang yang membantu dokter gigi untuk memegang instrumen dan
material selama prosedur; (3) EFDA, seorang higienis atau asisten yang telah
menjalani pendidikan khusus untuk melakukan beberapa prosedur secara langsung
pada pasien namun tetap berada dalam pengawasan langsung dari dokter gigi; (4)
laboran, seseorang yang bekerja di laboratorium untuk membuat konstruksi ekstra

oral seperti gigi tiruan yang telah dipesan oleh dokter gigi; (5) resepsionis; dan (6)
sekretaris. Auxiliaries dapat diklasifikasikan menjadi operating dan non-operating,
bergantung dari ada tidaknya orang tersebut melakukan prosedur intraoral pada
pasien secara langsung. Auxiliaries bekerja dalam pengawasan dokter gigi, terdapat
beberapa macam tingkat pengawasan dokter gigi, menurut American Dental
Association (1998) yaitu:
1) Pengawasan personal
Dokter gigi mengobati pasien secara personal dan auxiliaries akan
membantu dokter gigi dalam prosedur penunjang.
2) Pengawasan langsung
Dokter gigi berada ditempat praktiknya dan mendiagnosa kondisi yang
akan diobati serta memberikan autorisasi pada auxiliaries untuk melakukan
prosedur pengobatan secara personal, dokter gigi tetap berada di tempat praktik
sampai pengobatan yang dilakukan oleh auxiliaries selesai lalu mengevaluasi
pekerjaan auxiliaries sebelum pasien pulang.
3) Pengawasan tidak langsung
Dokter gigi berada di tempat praktik dan sudah mendiagnosa kondisi
yang akan diobati serta memberikan autorisasi pada auxiliariesi melakukan
pengobatan. Dokter gigi tetap berada di tempat praktiknya sampai prosedur
selesai lalu mengevaluasi hasil kerja dari auxiliaries.

4) Pengawasan general
Dokter gigi tidak harus berada pada tempat praktik saat prosedur
berlangsung, tapi dokter gigi sudah melakukan diagnosa dan memberikan
autorisasi kepada auxiliaries secara personal, setelah prosedur selesai dokter
gigi juga harus mengevaluasi hasil kerja auxiliaries.

Sumber : Domer, Larry. 1980. Dental Practice Management, Concepts and

Application. London : The C.V. Mosby Company. Hal. 164-188