Metode dalam Mengumpulkan Masukan dan Umpan

Balik dari Karyawan

1. Brainstorming
Dalam brainstorming, manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung
diskusi antar peserta.

2. Nominal Group Technique

Teknik ini terdiri atas lima langkah, yaitu:
* Merumuskan permasalahan
* Mencatat ide masing-masing
* Mencatat ide kelompok
* Memperjelas ide-ide
* Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai
3. Gugus Kualitas (Quality Circle)
Gugus kualitas adalah kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan
secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan
lingkungan kerja

4. Kotak Saran
Cara ini dilakukan dengan jalan menyediakan suatu wadah atau kotak tertentu
di tempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat
meletakkan saran-saran tertulisnya

5. Management by Walking Around

Cara ini dilakukan dengan jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan
para karyawan untuk mengumpulkan masukan
 PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI

 Di dalam model TQM, peranan penghargaan dan pengakuan

terhadap prestasi karyawan merupakan motivasi untuk
mencapai sasaran perusahaan.

 Penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan terdiri

dari:
* Penilaian Kinerja
* Kompensasi
* Program pengakuan prestasi
* Sistem Promosi
 SISTEM KOMPENSASI

 Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip

kunci manajemen kualitas sebagai berikut:
1. Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (costumer
driver).
2. Kompensasi harus berorientasi pada tim
3. Kompensasi harus dapat diukur
4. Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi
seluruh karyawan
 PENILAIAN KINERJA

□ Penilaian kinerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila

keadaan di bawah ini dapat terpenuhi:
1. Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem
kompensasi
2. Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi,
pengukuran perilaku, dan hasil
3. Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan
 PROGRAM PENGAKUAN PRESTASI

 Program pengakuan prestasi yang baik harus memenuhi kriteria sebagai

berikut:
1. Konsisten, yaitu diberikan dengan cara yang sama dari waktu ke
waktu
2. Memerlukan biaya
3. Sering dilakukan
4. Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan
interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian
prestasi
5. Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat
6. Public display
7. Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan
penghormatan
8. Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan
bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai
9. Semakin banyak orang dilibatkan dalam proses seleksi,
semakin subjektif pendapat yang diberikan
10. Pengakuan dilakukan secara berkala, semakin pendek
jarak antara tindakan dan pengakuan, semakin baik untuk
menghindari hilangnya efek pengakuan tersebut
11. Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah
pemenang)
SISTEM SARAN : KONSEP DAN IMPLEMENTASI

 Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran terdiri atas
tujuh tahap sebagaimana digambarkan pada gambar berikut :
MEMBUAT KEBIJAKAN

MENGADAKAN SISTEM SARAN

MEMPROMOSIKAN SISTEM SARAN

EVALUASI SARAN DAN SISTEM SARAN

MELAKSANAKAN SARAN

MENGHARGAI KARYAWAN

MEMPERBAIKI SISTEM SARAN

 PERBAIKAN SISTEM SARAN

 Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus-

menerus. Perbaikan sistem saran ini meliputi dua aspek, yaitu:
1. Perbaikan pemrosesan saran
Kriteria sistem saran yang baik adalah sebagai berikut:
* Semua saran mendapatkan tanggapan formal
* Semua saran ditanggapi dengan segera
* Prestasi setiap departemen dalam memberikan dan
menanggapi saran dipantau oleh manajemen
* Biaya dan penghematan sistem dilaporkan
* Penghargaan dan pengakuan ditangani dengan segera
* Ide-ide yang bagus dilaksanakan
* Konflik kepribadian diminimumkan
2. Perbaikan Setiap Saran
Agar dapat membuat saran yang baik, setiap karyawan harus memahami
dua hal berikut:
1. Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan
2. Menyampaikan ide-idenya secara jelas dan ringkas dalam bentuk
tulisan

□ Ada tiga tahap dalam perumusan ide untuk perbaikan lingkungan kerja
yang dapat meningkatkan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan
karyawan. Ketiga tahap tersebut adalah:
1. Identifikasi masalah
2. Penelitian
3. Pengembangan ide
Cara Manajer Dalam Memperbaiki Saran Karyawan

 Manajer dapat membantu para karyawannya untuk memperbaiki

sarannya masing-masing dengan melatih mereka dalam hal-hal
berikut:
● Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara
singkat dan jelas
● Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan
spesifik
● Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas
perubahan yang diusulkan
● Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan
menggunakan ukuran yang dapat dikuantitatifkan (persentase,
uang, waktu, jumlah, atau ukuran lainnya yang sesuai).
UPAYA MANAJER DALAM MENIMBULKAN
PARTISIPASI AKTIF KARYAWAN

 Bila suatu sistem saran telah berjalan, manajer dapat

mengupayakan partisipasi aktif dari semua karyawannya
dengan jalan:
1. Menghilangkan Hambatan Tersembunyi
Faktor tersembunyi yang paling sering ditemuai antara lain:
● Perilaku Negatif
● Keterampilan menulis yang kurang baik
● Khawatir sarannya ditolak
● Ketidakmudahan birokrasi
2. Mendorong Karyawan Baru Agar Terlibat
Strategi yang perlu diterapkan terhadap karyawan baru agar mereka
terlibat adalah:
● Menjelaskan kepada karyawan baru mengenai pentingnya saran-
saran (misalnya perbaikan kualitas, efisiensi, pengurangan biaya,
peningkatan produktivitas, peningkatan keamanan, dan lain-lain)
● Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan baru,
kemudian ditulis sebagai contoh suatu saran dan contoh tersebut
digunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya
● Menugaskan karyawan baru untuk bekerjasama dengan karyawan
yang berpengalaman untuk mengembangkan beberapa saran
● Memberikan umpan balik positif atas beberapa usaha awal
karyawan baru
3. Melatih Karyawan yang Segan Berpartisipasi
Berikut ini diuraikan pendekatan yang dapat digunakan para
manajer untuk mencocokkan karyawan dan pekerjaannya serta
untuk mengubah karyawan yang enggan berpartisipasi
menjadi partisipan dalam setiap usaha perbaikan kerja, yang
antara lain:
1. Menilai
2. Memeriksa atau meneliti
3. Mencocokkan
4. Memilih
5. Mengelola