Anda di halaman 1dari 43

CD PEMBELAJARAN

Untuk Kalangan Sendiri tidak diperjual belikan .


Diperuntukan untuk SMK BISMEN Administrasi Perkantoran kelas X
SMK NEGERI 1 BAWANG BANJARNEGARA

Copy Right by ADI SUSWANTO,S.PD

Adi Suswanto,S.Pd Page 1


KATA PENGANTAR

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Maha Kuasa yang telah
melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami
dapat menyelesaikan penulisan CD pembelajaran ini.

CD pembelajaran ini diperuntukan untuk para siswa SMK BISMEN program


keahlian Administrasi Perkantoran, dan sebagai reverensi untuk pelajaran
Bekerjsama dengan kolega dan pelanggan.
Penulis menyadari masih banyak sekali kekurangan disana sini dan perlu adanya
penyempurnaan CD pembelajaran ini.
CD Pembelajaran ini diperuntukan untuk kalangan sendiri khususnya dilingkungan
SMK Negeri 1 Bawang Banjarnegara. Kelas X Administrasi Perkantoran.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat


Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen
Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah
memberikan banyak bahan dalam penyususnan CD ini. Harapan penulis
semoga CD ini bermanfaat bagi para siswa dan guru mata pelajaran produktif
administrasi perkantoran.

Penulis

Adi Suswanto,S.Pd Page 2


BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN
PELANGGAN

Kompetensi
Kompetensi : Menjaga standar keamanan penampilan pribadi
Indikator : Setelah mempelajari materi ini diharapkan dapat :
1. Menjelaskan pengertian grooming
2. Menyebutkan fungsi grooming
3. Menguraikan bagaimana menjaga standar keamanan penampilan pribadi

Materi
Pengantar
Penampilan Diri (Grooming)

Penampilan diri penting artinya bagi seseorang


dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi
mereka yang bekerja sebagai tenaga
pelayanan, seperti : pegawai negeri, pelayan
toko, tenaga penjualan, kalangan eksekutif
bisnis, para pengajar atau instruktur dan
sebagainya.
Untuk berpenampilan serasi, menarik, resmi,
sopan, luwes, sesuai dengan etiket dan tata
krama pergaulan kantor, maka anda perlu
mempelajari kompetensi berikut ini.

Pengertian Grooming

Sebelum anda mengetahui bagaimana menjaga


standar keamanan penampilan pribadi, terlebih
dahulu anda mengetahui arti kata grooming, dari
pendapat para ahli yang dinyatakan di dalam

Adi Suswanto,S.Pd Page 3


bukunya masing-masing. Di bawah ini terdapat arti kata grooming, yang dikutip antara lain:
1. Kata groom menurut Kamus Bahasa Inggris Indonesia, artinya mengurus, merawat, rapi atau
pelihara.
2. Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri.
3. Grooming dalam penampilan prima adalah, penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu
bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
4. Penampilan diri (grooming), sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi yang
bekerja sebagai tenaga pelayanan, seperti pegawai negeri, pelayan toko, tenaga penjualan,
kalangan eksekutif bisnis, dan lain-lain, mereka tentu saja perlu berpenampilan serasi dan
menarik.
5. Well groomed istilah Bahasa Inggris, yang digunakan untuk menggambarkan, orang
berbusana resmi dengan baik menarik. Busana yang baik dan resmi itu berarti penampilan
yang rapi, sopan, luwes, serasi dan menarik (personal apperance) sesuai dengan etika dan
tata krama pergaulan.
6. Jadi pengertian grooming, secara singkat adalah, penampilan seseorang, dimulai dari cara
berpakaian sampai dengan tutur kata dan sopan santun.
7. Jadi kecantikan atau ketampanan, bukan hanya dilihat dari luar saja, tapi juga harus diiringi
dari dalam (inner-beauty). Oleh karena itu, perilaku juga harus diperhatikan dalam
berpenampilan.

Fungsi Grooming
Dalam kehidupan sehari-hari, apapun kegiatan kita selalu dihadapkan pada tata aturan
dalam melakukan sesuatu yang diuraikan dalam tahap-tahap kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan suatu kegiatan. Setiap kantor memiliki tata aturan pelaksanaan kegiatan yang
berbeda-beda sesuai dengan jenis aktivitasnya, tetapi secara umum sering pula dijumpai
kesamaan dalam langkah-langkah mengenai sesuatu kegiatan, inilah yang kita sebut
dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Tata aturan yang dimaksud, diantaranya termasuk


pentingnya grooming bagi perusahaan,
terbukti grooming dapat mempengaruhi para
pelanggan atau pengunjung,
karena grooming bertujuan antara lain:
1. Penampilan pegawai mengatas-namakan suatu

Adi Suswanto,S.Pd Page 4


lembaga atau perusahaan, sehingga penampilan pegawai harus disukai oleh orang lain atau
pelanggan.
2. Penampilan pegawai mencerminkan kepribadian yang baik dan memberikan kesan positif
dari pelanggan perusahaan.
3. Penampilan para pegawai, agar selaras dengan nilai-nilai keindahan dan tata krama yang
berlaku dalam kehidupan seluruh lapisan masyarakat.
4. Menyadari bahwa kecantikan bukan semata-mata dari bentuk wajah saja, tetapi dari hati
nurani yang tulus dan ikhlas, sehingga keluar pancaran kecantikan dari dalam (inner-beauty)

Menjaga Standar Keamanan Penampilan Pribadi

Untuk menjaga standar keamanan penampian pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai
akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan atau luka. Berikut ini beberapa tips
memilih jenis pakaian kerja yang aman.
1. Pilih bahan dengan teliti, cari bahan yang nyaman dipakai, hindari bahan yang mudah
terbakar atau panas dipakai.
2. Pilih model pakaian, disesuaikan dengan keadaan jasmani, warna kulit, keperluan, iklim,
jenis pekerjaan, serasi, bersih, tidak terlalu sempit dan tidak terlalu longgar, karena akan
mengganggu gerakan dalam bekerja.
3. Hindari celana panjang yang terlalu panjang dan terlalu lebar di bagian bawah, karena akan
mengganggu ketika berjalan, bahkan mudah terkait atau jatuh.
4. Dasi, dapat digunakan untuk pekerjaan yang dilakukan di kantor atau
bagian pemasaran barang atau jasa, bukan di pabrik bagian produksi
karena juntaian dasi dapat tergulung pada benda yang berputar atau
terjepit.

5. Pilihlah sepatu yang nyaman dipakai, gunakan sepatu untuk mengamankan kaki dari benda
jatuh atau benda tajam kecil atau tergelincir pada waktu kerja. Penggunaan model sepatu
disesuaikan dengan jenis pekerjaan.

6. Perhiasan atau aksesoris, seperti cincin, kalung, gelang, jam tangan, sebaiknya tidak dipakai

Adi Suswanto,S.Pd Page 5


pada waktu kerja di dalam bengkel atau ruang produksi, sebab benda tersebut mudah
sekali terkait oleh peralatan yang berputar atau bergerak pada alat elektrik yang
bermagnet, terutama dapat menyebabkan tidak bebasnya bergerak, serta mengakibatkan
rasa sakit pada waktu tangan atau jari menggunakan peralatan.

7. Sarung tangan, digunakan untuk membantu pekerjaan yang berhubungan dengan panas,
tajam atau licin juga digunakan sebagai sarana isolator untuk pekerjaan listrik.

8. Kacamata, digunakan untuk melindungi mata dari bahaya sinar yang tajam, serpihan benda
kerja dan debu. Gunakan kacamata sesuai dengan jenis pekerjaan.

Selain pakaian, di bawah ini terdapat beberapa tips penampilan pribadi yang baik dilakukan:
1. Perawatan tubuh, karena tubuh yang terawat akan memancarkan keindahan, pesona dan
kecantikan.

2. Kosmetika, dibutuhkan oleh pekerja wanita. Gunakan kosmetik seperlunya, jangan terlalu

Adi Suswanto,S.Pd Page 6


berlebihan. Pekerja pria pun perlu kosmetik, agar penampilannya lebih segar dan terawat.
Kosmetik pria biasanya berupa, deodorant, parfum dan minyak rambut.

3. Pekerja wanita maupun pria, haruslah mengetahui dan menerapkan dalam kehidupannya,
dengan etika pergaulan dan etika dalam bekerja (kode etik). Secara umum seorang pekerja
haruslah sabar, jujur, loyal, sopan, penuh inisiatif, ramah, tulus, mematuhi hukum dan
norma yang berlaku, baik norma agama maupun norma-norma yang diyakini oleh
masyarakat. Tidak suka memuji diri sendiri, mau mendengarkan orang lain, peduli,
menghormati pendapat orang lain, memiliki pendirian yang kuat, berpikir objektif dan
rasional.

4. Duduk yang baik yakni, dapat mengatur badan


sedemikian rupa, jangan menyandarkan punggung sambil
kaki menjulur ke bawah. Khusus untuk wanita lutut
harus selalu berdekatan. Usahakan tidak membungkuk
waktu menulis dan duduk. Jangan pula duduk kaku
seperti papan, karena itu akan cepat lelah.

5. Mengangkat dan memindahkan barang atau peralatan,


maupun macam-macam bahan dengan cara dan posisi
yang tidak benar, akan mengakibatkan terkilir atau sakit
punggung atau anggota badan lainnya. Untuk itu, jika
mengangkat benda yang cukup berat usahakan posisi
punggung lurus dan pergunakan otot paha sebagai tumpuan. Banyak kecelakaan atau
kesakitan dan kelainan pada punggung, yang disebabkan oleh kesalahan pada waktu
mengangkat benda yang kurang tepat maupun dalam posisi yang salah.
Di bawah ini terdapat beberapa cara mengangkat barang yang benar, sehingga dapat
terhindar dari kecelakaan, antara lain :
a. Mengangkat dengan punggung yang rata tidak boleh melengkung.
b. Mengangkat dengan posisi punggung miring dan kepala tetap tegak.
c. Mengangkat benda di lantai, mulailah dari bawah dengan posisi jongkok.
d. Sedapat mungkin mengangkat benda dekat dengan badan.
e. Posisi berdiri dalam keadaan aman.

Adi Suswanto,S.Pd Page 7


f. Posisi memegang benda kerja cukup kuat.
g. Badan dalam posisi bebas bergerak.

Sikap Terhadap Keselamatan


Banyak kecelakaan atau kesakitan dan kelainan pada tubuh, yang disebabkan oleh kesalahan
pada waktu bekerja, oleh karena itu perlu anda mengetahui sikap terhadap keselamatan, di
bawah ini ada dua tafsiran keselamatan, yakni:
1. Tafsiran operasional, yakni meliputi keselamatan yang kompleks reaksi tenaga kerja
terhadap pekerjaan dan lingkungannya. Misalnya usaha-usaha pimpinan perusahaan atau
petugas keselamatan kerja, yang didasarkan atas suasana serasi antara pengusaha dan
tenaga kerja. Seperti : Jamsostek, Asuransi Jiwa, Undang-Undang Kecelakaan, dan
sebagainya.

2. Tafsiran psikologis, yakni meliputi keselamatan psikologis. Misalnya tekanan emosi,


kelelahan atau konflik-konflik kejiwaan yang tak selesai. Faktor ini sangat berperan
timbulnya kecelakaan.

si.net] Keterampil

Adi Suswanto,S.Pd Page 8


BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA
DAN PELANGGANa
sar Berkomunikasi
Kompetensi
Kompetensi : Indentifikasi komunikasi di tempat kerja
Sub Kompetensi : Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi
Indikator :
Setelah mempelajari materi ini diharapkan Siswa dapat
1. Menjelaskan pengertian komunikasi
2. Menyebutkan media komunikasi
3. Mengidentifikasi jenis-jenis media komunikasi
4.
Materi
Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari bahasa Latin yakni : Communicare berarti


berpartisipasi atau memberitahukan. Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi, arti
kata komunikasi (communication) adalah : Suatu proses penyampaian ide dari suatu
sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut Phil
Astrid Susanto, dalam buku Komunikasi Dalam Teori Dan Praktik, menuliskan
kata komunikasi adalah : Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, dalam buku Human Relation
at Work, menuliskan bahwa komunikasi adalah : Proses jalur informasi dan pengertian
dari seseorang ke orang lain.
Jadi pengertian komunikasi adalah : Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian
lambang-lambang yang mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya
atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.
Pengertian komunikasi dapat diartikan : Suatu proses kegiatan pemindahan atau
penyampaian berita atau informasi yang mengandung arti dan makna dari satu pihak
kepada pihak lain dalam usaha untuk saling pengertian.

Dari beberapa pengertian komunikasi di atas, dapat disimpulkan bahwa :


1. Komunikasi sebagai proses, artinya komunikasi dilakukan melalui tahap-tahap tertentu

Adi Suswanto,S.Pd Page 9


yang harus dilalui.
2. Unsur manusia, artinya ada dua pihak atau lebih yang melakukan komunikasi. Yakni adanya
pihak pengirim (komunikator) dan pihak menerima (komunikan).
3. Unsur alat, artinya bahwa dalam komunikasi menggunakan media, baik langsung maupun
tidak langsung.
4. Unsur berita/informasi, artinya berita berupa bahasa, simbol, tanda-tanda, yang
disampaikan.
Selain dapat mengetahui pengertian komunikasi, Anda juga perlu mengetahui komponen-
komponen yang terdapat di dalam komunikasi. Adapun pengertian komponen itu sendiri
sebagaimana tercantum di dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah : Unsur, yang
berarti bagian yang berperan. Jadi komponen komunikasi, diartikan : Unsur atau bagian
yang berperan dalam proses komunikasi.

Adapun komponen komunikasi tersebut adalah :


1. Komunikator/Communicator : orang/alat penghubung, yakni : guru sedang memberikan
materi
2. Encode : menyajikan atau menulis dalam sandi, yakni : guru mempersiapkan materi
pelajaran untuk siswa
3. Pesan/Message : berita yang dapat disampaikan, yakni : isi materi pelajaran yang
disampaikan oleh guru
4. Media
5. Komunikan
6. Feedback

Jenis - Jenis Komunikasi


Setelah memilih media yang sesuai, selanjutnya menggunakan media tersebut dalam
berkomunikasi. Adapun jenis-jenis komunikasi, dapat dikelompokan menjadi 2 jenis, yakni
1. Komunikasi secara perorangan.
Dalam kehidupan sehari-hari kita sering melakukan
komunikasi secara perseorangan atau secara
individual dengan orang lain. Komunikasi demikian
ini sering disebut komunikasi tatap muka langsung,
disebut juga kontak pribadi, sehingga disebut
komunikasi antar pribadi (interpersonal

Adi Suswanto,S.Pd Page 10


communication). Kelebihan dari komunikasi ini, antara lain komunikasi langsung sampai dan
dimengerti, karena bila tidak dimengerti dapat langsung ditanyakan, karena pemberi
pesan/berita ada dihadapan Anda.
2. Komunikasi secara berkelompok
Komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang
yang jumlahnya relatif banyak. Kelebihan dari
komunikasi ini, antara lain berita/pesan yang
disampaikan diberikan sekali untuk beberapa orang,
sehingga penyampaian berita/pesan tidak memakan
waktu panjang/banyak.

FUNGSI KOMUNIKASI
Setelah Anda mengetahui pengertian komunikasi, mengetahui macam-macam media
komunikasi dan jenis-jenis komunikasi, selanjutnya Anda perlu mengetahui fungsi
komunikasi dalam kegiatan sehari-hari, antara lain :
1. Mengungkapkan buah pikiran seseorang, misalnya : pendapat, argumentasi.
2. Membangkitkan minat mendengar dan membaca, misalnya : seorang guru memberi tugas
kepada siswanya, maka siswa mencari dan mengerjakan tugas tersebut.
3. Alat hubungan kemanusiaan (human relation) yang baik, misalnya : dengan komunikasi
orang dapat menceritakan keinginannya atau kebutuhannya.
4. Mempelajari sifat-sifat manusia, misalnya : dengan berkomunikasi Anda dapat mengetahui
budaya, adat istiadat, bahasa maupun agama.
5. Memperlancar kerja sama antar manusia dan lingkungannya, misalnya: dengan komunikasi
Anda dapat saling tolong menolong dan sebagainya.
6. Mempermudah memahami berita atau informasi, misalnya : dengan komunikasi orang mudah
mengerti dan mau menerima segala persoalan yang sedang dihadapi.

Media Komunikasi
Penggunaan media komunikasi didalam berkomunikasi, dapat dirasakan penyampaian
informasi lebih efektif, oleh karena itu memilih dan menggunakan media komunikasi harus
sesuai atau tepat, adapun media komunikasi dapat dibedakan ke dalam tiga kelompok yakni
:
1. Media pendengaran (audio) antara lain : kentongan, radio, bel, sirine, pluit, tepuk
tangan

Adi Suswanto,S.Pd Page 11


2. Media penglihatan (visual) antara lain : poster, surat, papan iklat, slide, OHP

3. Media pendengaran dan penglihatan


(audiovisual) antara lain : televisi, film,
handphone.

Adi Suswanto,S.Pd Page 12


Adi Suswanto,S.Pd Page 13
BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN
PELANGGAN
Kompetensi : Mengikuti Prosedur Kerja
Indikator :
1. Dapat menjelaskan pengertian budaya kerja.

2. Dapat menyebutkan faktor-faktor psikologis dalam budaya kerja.

3. Dapat menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam memelihara dan menjaga
budaya kerja di lingkungan kerja.

Materi

Budaya Kerja
Pengertian Budaya Kerja
Merupakan seperangkat sistem yang nampak dalam nilai-nilai kerja, yang diperjuangkan dan
diwujud-nyatakan menjadi satu tatanan manajemen yang berkualitas. Hal ini akan tercermin dari
sikap yang menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang diwujudkan di
dalam bekerja.

Manfaat Budaya Kerja


Budaya kerja yang dilaksanakan secara baik dapat mengubah sikap dan perilaku Sumber Daya
Manusia ( SDM ) dalam pencapaian produktivitas kerja yang lebih tinggi.

Manfaat dari budaya kerja antara lain :

1. Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang terbaik.


2. Membuka seluruh jaringan komunikasi, keterbukaan, kebersamaan dan kekeluargaan.
3. Lebih mudah untuk menemukan kesalahan dan cepat untuk memperbaikinya.
4. Cepat menyesuaikan diri dengan dunia luar.
5. Mengurangi laporan berupa data dan informasi yang salah.
6. Meningkatnya kepuasan di dalam bekerja.
7. Membuat pergaulan menjadi lebih akrab.
8. Meningkatnya tingkat kedisiplinan di dalam kerja.
9. Mengurangi pengawasan secara fungsional.
10. Mengurangi tingkat absensi dan pemborosan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 14


Faktor-faktor Psikologis
1. Diri Manusia yang mampu berubah
Menurut Stephen Covey dalam buku First Thinks First menjelaskan adanya potensi
kemampuan manusia sebagai prasyarat mewujudkan sebuah komitmen, artinya manusia
sebagai makhluk yang dinamis sehingga mempunyai kemampuan untuk melakukan
suatu perubahan terhadap dirinya sendiri dan lingkungannya. Hal ini disebabkan oleh :

a. Kesadaran diri
Setiap manusia yang ingin berubah harus memiliki kesadaran mengintrospeksi
diri sendiri dan diarahkan pada nilai-nilai maupun kepentingan sosial.
b. Hati nurani
Setiap manusia memiliki hati nurani, sehingga manusia mampu membedakan
mana yang baik dan mana yang buruk.
c. Kehendak bebas
Sebagai pribadi yang otonom, masing-masing manusia mempunyai kehendak
bebas untuk melakukan sebuah tindakan, tapi tidak identik dengan kebebasan.
Kehendak bebas lebih menunjuk pada situasi kemandirian, tidak terkekang dan
dilakukan atas dasar tanggung jawab.
d. Imajinasi kreatif
Dalam diri manusia terdapat imajinasi kreatif, dimana seseorang mampu
meramalkan keadaan dimasa yang akan datang, dengan menciptakan ide-ide
baru secara kreatif dan inovatif.

Ke 4 faktor psikologis manusia yang diberikan Tuhan perlu dibina dan dilatih
sehingga menjadi suatu prilaku nyata yang dapat disesuaikan dengan kondisi
tertentu.

1. Nilai-nilai Menjadi Kenyataan Perilaku


adalah aspek potensi kekuatan budaya untuk mendukung manajemen, yaitu

a. Aspek kekuatan
Sangat ditentukan oleh individu yang menduduki posisi penting dalam suatu
perusahaan.
b. Aspek peran
Menentukan setiap individu saling berintekrasi sesuai dengan jabatan, prosedur
peraturan dan profesional.
c. Aspek tugas
Agar dapat melakukan penelitian dan pengembangan tugas.
d. Aspek pribadi
Secara pribadi individu dalam struktur kolektif dapat menentukan kerja sama.
e. Aspek ketepatan
Setiap individu mampu mempertemukan budaya dengan tuntutan eksternal dan
hambatan internal yaitu selaras, serasi dan seimbang.

2. Kepemimpinan
Untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, kedudukan pimpinan dalam suatu
organisasi sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan,
karena itu orang selalu mencari model kepemimpinan yang sesuai dengan organisasi
yang bersangkutan

Adi Suswanto,S.Pd Page 15


Ciri-ciri kepemimpinan yang baik yaitu :
1. Tidak mengenal kemenangan atas dasar mayoritas.
2. Terjadinya kerjasama antara atasan dan bawahan.
3. Atasan dan bawahan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
4. Dapat memecahkan masalah dengan cara musyawarah dan mufakat.
5. Pergaulan di lingkungan kerja didasari rasa kekeluargaan dan kasih sayang.

Kerja Sama Melalui Kelompok


Untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif diperlukan kerja sama, sehingga
mereka akan berhasil menciptakan iklim yang baik bagi pertumbuhan dan perkembangan
tersebut secara vital sehingga berpengaruh pada perkembangan organisasi dan usahanya.

Back To Basic Management


Artinya kembali kepada manusia itu sendiri, karena SDM pada dasarnya mampu melakukan
suatu perubahan terhadap dirinya sendiri dan lingkungannya.
Sinergi
Merupakan keterpaduan seluruh sumber daya organisasi yang selaras, serasi dan seimbang
untuk mencapai tujuan yang optimal secara efektif, efisien dan memuaskan.
Disiplin
Disiplin harus mampu ditanamkan pada seluruh SDM dengan cara sebagai berikut :

1. Mengenal dirinya sendiri.


2. Mendisiplinkan diri.
3. Memimpin dengan keteladanan.
4. Menanamkan semangat kemandirin.
5. Menghindari sikap dan prilaku negatif.
6. Menganggap disiplin sebagai cerminan ibadah.

Adi Suswanto,S.Pd Page 16


Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Budaya Kerja
Pengertian Lingkungan Kerja
Yaitu kondisi atau keadaan yang mempengaruhi orang-orang untuk dapat bekerja dengan lebih
baik dan produktif .

Jadi untuk mencapai tujuan organisasi, perlu diciptakan lingkungan kerja yang kondusif agar
setiap individu mampu mengaktualisasikan diri berdasarkan pada nilai-nilai yang disepakati dan
mengarah pada tujuan organisasi.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memelihara dan menjaga budaya kerja di lingkungan kerja
adalah :

 Adanya suatu tantangan, keterlibatan dan kesungguhan.


 Adanya suatu kebebasan di dalam mengambil keputusan.
 Adanya waktu yang tersedia untuk memikirkan ide-ide baru.
 Memberikan suatu kesempatan atau peluang untuk mencoba ide baru.
 Tinggi rendahnya tingkat konflik.
 Keterlibatan di dalam tukar pendapat.
 Kesempatan untuk mengeluarkan humor, bercanda dan bersantai.
 Tingkat saling kepercayaan dan keterbukaan.
 Keberanian menanggung resiko.

Contoh:
Seorang pimpinan harus bisa mengendalikan sifat egois pegawainya, dengan tidak bersikap pilih
kasih dan berusaha bersikap professional dalam pembagian kerja. Jika terjadi perselisihan dalam
lingkungan kerja, maka pimpinan harus bisa bersikap bijaksana dalam menyelesaikan masalah
yang ada, sehingga tidak muncul hal-hal yang membuat pegawai merasa tidak nyaman dan
malas masuk kerja.

Dengan terciptanya lingkungan kerja yang kondusif, maka akan terbuka suatu kesempatan yang
sangat luas untuk berkembangnya proses belajar atau saling belajar satu sama lain dalam
bekerja. Mereka akan lebih bersemangat di dalam memecahkan semua persoalan yang timbul,
baik dari dalam maupun luar organisasi.

Adi Suswanto,S.Pd Page 17


BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGAN
BERKOMUNIKASI DITEMPAT KERJA

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Ditinjau dari asal kata dan bahasa, pengertian komunikasi dapat dilihat dari beberapa
sumber diantaranya :
1. Dari bahasa latin Communicare yang artinya memberitahu.
2. Dari bahasa Inggris Comunication yang artinya proses pertukaran informasi,
konsep ide, perasaan, dan lain-lain antara dua orang atau lebih.
3. Dari kosakata bahasa Indonesia yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan
atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat
dipahami, hubungi, kontak atau perhubungan.
4. Menurut buku communicative skill, komunikasi adalah suatu proses yang
melibatkan 3 konsep yaitu komunikator adalah seseorang yang mampu
memindahkan arti, simbul yang berfungsi untuk memindahkan arti dan penerima
adalah seorang yang menerima simbul dan menterjemahkan artinya.
5. Menurut Barbara Barelson dan Gary A. Stainer dalam bukunya Human Behaviour
komunikasi adalah penyampaian informasi, gagasan, emosi, ketrampilan dan
sebagai nya dengan menggunakan lambang-lambang kata-kata, gambar dan lain-
lainnya.
6. Menurut Astrid S. Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam teori dan praktik
didefinisikan sebagai proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

B. UNSUR-UNSUR KOMUNIASI
Dalam melakukan komunikasi ada bagian yang berperan dalam proses komunikasi,
apabila salah satu bagian dari komunikasi tidak ada maka ada kemungkinan proses
komunikasinya dapat tidak berjalan dengan lancar/terganggu.
Unsur-unsur komunikasi yang kita kenal selama ini diantaranya :
1. Komunikator, adalah orang yang menyampaikan pesan atau informasi baik secara
individu atau kelompok.
2. Komunikan, adalah orang yang menerima pesan atau informasi, baik secara
perorangan maupun kelompok
3. Pesan, adalah berita yang mengandung arti atau inti yang disampaikan
komunikator. Pesan dapat berupa lambang-lambang komunikasi.
4. Media, adalah alat atau saluran yang digunakan untuk menyampiakan

Adi Suswanto,S.Pd Page 18


pesan/informasi baik secara langsung maupun tidak langsung
5. Feedback, adalah tanggapan dari pihak komunikan terhadap pesan yang
dismpaikan oleh komunikator.
Jenis-jenis feedback diantaranya :
a. Zero feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator
tidak dapat dimengerti oleh komunikan
b. Positive feedback, yaitu pesan yang disampaikan dapat diterima dan
dimengerti oleh komunikan.
c. Negative feedback, yaitu umpan balik yang menghentikan reaksi
d. Internal feedback,
e. Eksternal feedback

BAGAN PROSES KOMUNIKASI

KOMUNIKATOR

FEEDBACK PESAN

KOMUNIKAN MEDIA

JENIS FEEDBACK
Positive
Negative
Eksternal
Internal

zerro

Adi Suswanto,S.Pd Page 19


C. PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi pada dasarnya menenkankan hubungan antara pihak-pihak
tertentu, yaitu seebagai berikut :
 Hubungan antara satu orang dengan orang lain
 Hubungan antara satu orang dengan orang banyak/kelompok
 Hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lain.
Menurut arahnya, proses komunikasi dibedakan menjadi :
 Komunikasi satu arah (one way communication)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak
monikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk
memberi respon atau tanggapan.
Keuntungan komunikasi satu arah : A
o Lebih cepat dan efisien
o Dapat memberi kepuasan kepada komunikator
o Dapat menjaga kewibawaan dari komunikator (pimpinan)
Kelemahan komunikasi satu arah :
B
o Tidak memberi kepuasan kepada komunikan
o Memberi kesan otoriter
o Dapat menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakjelasan
 Komunikasi dua arah (two ways communication)
komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari
komunikator mapun komunikan. Dapat terjadi secara vertikal, horizontal dan
diagonal. A B
Keuntungan dari komunikasi dua arah, diantaranya :
o Menimbulkan kepuasan antara dua pihak
A
o Informasi yang diterim lebih jelas
o Memunculkan rasa kekeluargaan,keakraban dan iklim demokrasi
o Menghindari kesalahpahaman
B
Kelemahan dari komunikasi dua arah, diantaranya :
o Kurang efisien A
o Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat
o Suasana kerja kurang kondusif
o Menimbulkan berbagai masalah yang tidak relevan.
 Komunikasi ke segala arah B
Komunikasi yang berlangsung dri beberapa komunikator dan komunikan yang
saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-

Adi Suswanto,S.Pd Page 20


beda.

B C D

D. LAMBANG KOMUNIKASI
adalah huruf atau tanda yang mengandung masksud tertentu yang digunakan dalam
berkomunikasi, gunanya sebagai media yang digunakan komunikator untuk
memengaruhi komunikan agar terbentuk pengertian yang sama, sehingga
informasi/pesan yang disampaikan komunikator menjadi lebih jelas.
Macam lambang komunikasi diantaranya :
 Lambang bahasa
 Lambang gerak
 Lambang suara
 Lambang warna
 Lambang gambar

E. MEDIA KOMUNIKASI
Media komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudah
proses penyampaian pesan dari komunikator untuk mencapai tujuan tertentu.
1. Fungsi media komunikasi, diantaranya :
 Menimbulkan motivasi bagi komunikan
 Menimbulkan daya tarik
 Mengefektifkan proses penyampaian pesan
 Mempercepat waktu
 Memperjelas isi dan maksud pesan yang disampaiakan
2. Jenis-jenis media komunikasi, diantaranya :
 Media visual, jenis media yang dapat dilihat
 Media audio, jenis media yang dapat didengar
 Media audia-visual. Jenis media yang dapat dilihat dan didengar
 Media masa
 Media nirmasa

Adi Suswanto,S.Pd Page 21


Tabel kelebihan dan kekurangan media komunikasi

Jenis media Kelebihan Kekurangan

Audio  Murah dan mudah  Penyajian terikat


pengadaannya pada jadwal
 Programnya sudah diatur  Kecepatan
 Bentuknya sederhana penyampian
dan mudah digunakan informasi tidak
dapat dirubah
 Biaya pemasangan
relatif mahal
visual  Biaya relative murah  Hanya untuk indra
 Mudah dibuat dan penglihatan
digunakan  Tidak bergerak
 Pemeliharaanya  Menimbulkan rasa
sederhan bosan
 Mewujudkan ide abstrak  Memiliki
ke bentuk kongkrit keterbatasan
 Menimbulkan imajinasi pemirsa
dan inspirasi  Dapat menimbulkan
penafsiran yang
berbeda
Audio-  Informasi diterim sesuai  Biaya relatif mahal
visual dengan kenyataan  Memerlukan
 Tidak membosankan tempat yang luas

F. AZAS-AZAS KOMUNIKASI
Menurut Geoffery Nills dan Oliver Standingfield ada 4 azas dalam berkomunikasi di
antaranya :
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannyan pada
suatu hal lain yang telah dimengerti.
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk embuat
dirinya dingerti.
G. Orang tidk mengerti dalam menerima warta mempunyai kewajiban untuk meminta
penjelasan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 22


H. TATA HUBUNGAN KOMUNIKASI
Menurut William G. Scott dalam bukunya “human relation in management”, tata
hubungan komunikasi adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan
penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan –
tindakan guna mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Menurut pengertian lain. Tata hubungan komunikasi merupakan suatu rangkaian
proses penyampaian warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan yang dinginkan.

KOMUNIKASI
(UNSUR Organsiasi/
KOMUNIKASI) TUJUAN
kantor/ instansi ORGANISA
I

Adi Suswanto,S.Pd Page 23


PENAMBAHAN MATERI UNTUK REVERENSI

Kerja Sama
Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama
dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja dan
efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’.
Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi,
bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yang
bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin bekerja
sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan. Bagi ketiga
profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam, yaitu:
(i) Kerja sama dengan
pimpinan. (ii) Kerja sama
dengan kolega.
(iii) Kerja sama dengan pelanggan.

(i) Kerja sama dengan pimpinan.


Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya atasan,
dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan antara
sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam kantor
adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam arti hubungan
atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam arti menurut
organisasinya. Dengan demikian, kerja sama dengan pimpinan di dalam
kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan ketaatan kepada pimpinan
atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja yang tertulis, profesi
sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi harus bekerja
mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasannya. Kepatuhan
dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasan
itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan atau atasan. Segala
penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan atau atasan tidak
dibenarkan, tidak diizinkan sampai terjadi meskipun menurut hemat yang
bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang diartikan menjadi
hubungan vertikal struktural.
(ii) Kerja sama dengan kolega
Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi
bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega
memiliki arti “rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di
dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas
rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat
untuk bersama- sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya
tujuan bersama.
Adi Suswanto,S.Pd Page 24
Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu
hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu,
oleh karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja
sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega
menjadi amat diperlukan. Kolega ada dua macam:
Kolega satu bagian atau satu
bidang.
Kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang
sama atau mengenai bidang kerja yang sama.
Kolega lain bidang atau lain bidang tapi
berkaitan.
Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada
di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama,
namun masih berkaitan.
(III) Kerja sama dengan pelanggan
Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu
kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan
pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggris
yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (“pelanggan adalah raja”).
Pepatah Inggris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau
dunia bisnis, pelanggan harus diistimewakan, harus diberi prioritas (hak
didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha
yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa
tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang
hal ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga
sehingga mereka bisa mencapai kemajuan ekonomi seperti yang bisa
kita lihat saksikan bersama.
Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan,
tanpa
pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan
kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan
hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami
kesusahan, para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan
yang parah bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja)
yang amat merugikan para pegawainya.
Dengan demikian, kerja sama dengan para pelanggan sudah
bukan
lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan
kewajiban
dari setiap karyawan di dalam kantor itu. Secara garis besar ada tiga

Adi Suswanto,S.Pd Page 25


macam pelanggan:

a) Pelanggan perorangan.
Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantor
pun secara pribadi.
b) Pelanggan kolektif
Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hukum
yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang
mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian
secara kelompok atau ramai-ramai.
c) Pelanggan kantoran
Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti
perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga
swasta yang lain.

Dengan pimpinan
Kerja sama Dengan kolega
yang benar Dengan pelanggan
Mematuhi/mentaati
Bantu membantu
Memberi servis

Pelanggan Customer is a king

Perorangan
Pelanggan
Kolektif
Kantoran

Adi Suswanto,S.Pd Page 26


Komunikasi dengan Pelanggan
Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang
membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang
dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat.

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga


hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:
a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguh-
sungguh terhadap pelanggan.
b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua
kebutuhan pelanggan.
c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang
diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar
memberikan keputusan kepada pelangan.
d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu
pembayaran (berhutang).

Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap


yang bijaksana dan tepat karena perusahaan akan lebih mampu
mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apa pun kekecewaan
pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Di
sinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan
tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik
lagi bagi perusahaan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 27


Komunikasi dengan Pimpinan
Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi
vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke
bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari
manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.
Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-
lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan
dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan
informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan dari


bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh informasi,
keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan yang
akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasi
yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa
laporan, keluhan, saran dan pendapat.

Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat


meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan
efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan
dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang
harmonis.

Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami


teknik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan
menjadi komunikatif, efektif dan efisien, maka dapat dilakukan sebagai
berikut :
a. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.
b. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,
saran dan unsur atau gagasan.
c. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
d. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan
bicara.

Adi Suswanto,S.Pd Page 28


e. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.
f. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
g. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.
h. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
i. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.
j. Menghindari respon yang monoton.

Komunikasi dengan Kolega


Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat
dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang
terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para
pekerja pada organisasi yang sama atau perusahaan yang sama.
Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan
pemecaha n masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari
keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan
dengan rekan mereka.

Klasifikasi Komunikasi
Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu
sebagai berikut :

Menurut Lawan Komunikasi


a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam:
1) Satu lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator
dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu
informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya.
Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinan
rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada
sekelompok komunikan

Adi Suswanto,S.Pd Page 29


2) Banyak lawan satu
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator
dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus
pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota
3) Banyak lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator
dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang
akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para
PASPAMPRES.

b. Komunikasi pribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu
komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya
pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.
Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan
pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.
Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahannya yang bersifat
rahasia.

Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi 2 macam:


a. Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan
seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia
bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi
perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive maupun
telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan, biasanya
dilakukan satu siswa dengan satu penguji.

b. Komunikasi dalam kelompok


Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam
pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok rekannya.
Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok orang untuk
melakukan hubungan dengan seseorang atau dengan sekelompok
orang lain.

Adi Suswanto,S.Pd Page 30


Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja seperti dalam
rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak disengaja,
seperti ngobrol di warung, di pinggir jalan, di lapangan olahraga, di
halaman rumah, di halaman kantor, dan lain sebagainya.

Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebut


dinamakan komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkan
yang dimaksud dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulan
manusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dengan
sesamanya.

Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itu


dapat berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompok
orang yang jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbuka
dalam membicarakan masalah-masalah yang menyangkut kepentingan
orang banyak. Apabila jumlah orang di dalam kelompok komunikasi
sedikit, dinamakan komunikasi kelompok kecil (small group communi-
cation), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak
dinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).

Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalah


ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnya
berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi kelompok kecil maupun
komunikasi kelompok besar tidak berdasarkan hitungan banyak tidaknya
jumlah orang yang berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas
proses komunikasinya.

Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah


komunikasi yang ditujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya
berlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasi
kelompok besar adalah rapat raksasa di sebuah lapangan atau ruangan
yang cukup luas.

Adi Suswanto,S.Pd Page 31


Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupan
sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengan
kelompoknya. Hubungan yang baik antarmanusia adalah merupakan
jembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok.

Menurut Cara Penyampaiannya


a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua:
1) Komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara
langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, antara komunikator dan
komunikan bertatapan langsung dalam pemberian dan
penerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat,
wawancara, seminar, dll.
2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi
oleh jarak, antara komunikator dan komunikan tidak bertatapan
langsung dalam memberikan dan menerima informasi secara
lisan tapi dengan menggunakan media, misalnya televisi,
telepon, radio, dll.

b. Komunikasi tertulis
Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk
surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.

Menurut Maksud Komunikasi


Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan
dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Memberi perintah
Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator
yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan
mengenai tugas tugas yang harus dijalankan

Adi Suswanto,S.Pd Page 32


b. Memberi nasehat
Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat
pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib

c. Berpidato
Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam
bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh:
pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar

d. Memberikan ceramah
Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator
di hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu hal
berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan.

e. Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meet-
ing) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f. Perundingan
Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena
dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan
bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akan
menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadi
pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-
pihak yang terkait.

Adi Suswanto,S.Pd Page 33


g. Pertemuan
Pertemuan adalah jenis media komunikasi audial visual dalam
komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan
jenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalam
hubungan vertikal maupun horizontal

h. Wawancara
Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana
komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media
komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal antara pihak
atasan dengan bawahan.

Menurut Kelangsungannya
Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat
dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh
jarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya:
tatap muka

b. Komunikasi tidak langsung


Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh
jarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan me-
dia komunikasi

Adi Suswanto,S.Pd Page 34


Menurut Perilaku
Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3 macam,
yaitu:
a. Komunikasi Formal
Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan
organisasi yang secara resmi telah diatur dalam struktur organisasi.

Ciri-ciri komunikasi formal :


1. Informasi mempunyai sanksi resmi, tegas dan jelas.
2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara
resmi.
3. Ada prosedur tertentu.
4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau
masalah proses penyelenggaraan kerja.
5. Media yang sering digunakan adalah surat.
6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai
wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi.

b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam
suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada
terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan
pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.

c. Komunikasi Non Formal


Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam
pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non
formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasi
atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-
ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturan
tertentu.

Adi Suswanto,S.Pd Page 35


Ciri-ciri komunikasi non formal adalah :
1) Waktu dan tempat tidak menentu
2) Tidak ada prosedur yang mengikat
3) Tidak ada hierarki tertentu
4) Objek pembicaraannya tidak menentu
5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

Menurut Ruang Lingkup


Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu:
a. Komunikasi internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi inter-
nal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal,
komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara
organisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau
perusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengan
cara menggunakan radio, televisi atau media lain. Komunikasi
eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan massal, pengabdian
masyarakat, dsb.

Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:

1) Fungsi ke luar, yaitu menimbulkan kepercayaan dan bertujuan


mendapatkan dukungan dari masyarakat.
2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui
sampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang
kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

Adi Suswanto,S.Pd Page 36


Menurut Arah Informasi
Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi:
a. Komunikasi ke atas
Komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk
memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat
juga berupa laporan, pendapat atau saran.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau
dari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke
manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah,
petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas.
c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara
pegawai yang mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama
pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru.
d. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat
kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai
wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,
pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala
bagian keuangan.
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu
komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari
komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada
orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan reaksi.
Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan penyampaian pesan
untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan.
Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baik
pemerintah maupun swasta, antara seorang pejabat yang memiliki
wewenang tinggi kepada bawahannya, komunikasi jenis ini juga
dapat berlangsung antara bawahan dan atasan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 37


Keuntungan komunikasi satu arah:

1. Berlangsung top down, cepat dan efisien.


2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan
kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak
komunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi.
3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima
berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau
menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan
pimpinan.

Kelemahan komunikasi satu arah:

1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan


penerima berita dibiarkan dalam keadaan tidak jelas karena tidak
ada kesempatan untuk bereaksi.
2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter.
3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga
menimbulkan ketegangan.

f. Komunikasi dua arah:


Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis
yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana
komunikator memberikan informasi kepada komunikan. Komunikan
diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan atau feedback
sehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak.
Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah komunikan
memperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui atau
menolak pesan atau informasi yang disampaikan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 38


Keuntungan komunikasi dua arah:

1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas.


2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan
tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan.
3. Kesalahpahaman dapat dihindari.
4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban,
kekeluargaan dan demokratis.

Kelemahan komunikasi dua arah:

1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efisien.


2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita
(komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator
(pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak
sehat.
3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah
yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang
sebenarnya.
4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga
akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.
5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit
diukur kebenarannya.

Adi Suswanto,S.Pd Page 39


Menurut Jaringan Kerjanya
a. Jaringan kerja rantai
Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran
informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki
organisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluran
informasi mengikuti pola komunikasi formal.
b. Jaringan kerja lingkaran
Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui
saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran
merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi
lebih singkat atau lebih pendek
c. Jaringan kerja roda/bintang
Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek.
Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja
d. Jaringan saluran total
Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh
seseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang
dilakukan oleh seorang pemimpin dengan para bawahannya.

Sehubungan dengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan


ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan
komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan
penyampaian informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.

Adi Suswanto,S.Pd Page 40


Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjang
pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah
waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi
canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis
dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterprestasikian komputer melalui wujud baca mesin.
Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup
pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal dapat


dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggung-
jawabkan. Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan
penggunaan komputer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah:
1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan
komputer hanya pemborosan saja?
2. Menentukan jenis komputer apa yang harus dipergunakan sesuai
dengan kebutuhan.
3. Penggandaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara:
a. Membeli komputer.
b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu pusat data.
c. Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (time
sharing)

Karena komputer merupakan alat, sehingga tidak dapat mengganti-


kan peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supaya
komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebut
program. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai
makhluk yang dapt berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya
organisasi mencapai tujuannya dengan efisien. Tegasnya, berhasil atau
tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yang
merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.

Adi Suswanto,S.Pd Page 41


DAFTAR PUSTAKA

Puspitasari D. & Aulia R., 2007, Berkomunikasi Melalui Telepon,


Arya
Duta,Depok.
, 2007, Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ,
Arya Duta, Depok. Sato, Rieko, 2006, Sekkyaku No Kihon Ga
Omoshiroi Hodo Mi Ni
Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Cara Melayani Tamu),
Chukei
Shuppan, Tokyo Japan.
Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju,
Bandung. Sukoco, Badri M., 2002, Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern,
Erlangga, Jakarta.
Suma’mur, 1987, Kesehatan Kerja dan Pencegahan Kesehatan, CV. Haji
Mas
Agung, Jakarta 1980, Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan
Pekerjaan Surat Menyurat, CV. Armico, Bandung.
Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, CV.
Armico, Bandung.
Takashi, Ryuzaki, 2002, Giin Hisho (Sekretaris Anggota Parlemen),
PHP Kenkyuujo, Tokyo, Japan.
Tim Administrasi Perkantoran, 2005, Administrasi Perkantoran 1 A, PT
Galaxy
Puspa Mega, Jakarta.
Tsubosaka, Tatsuya, 2005, Seirisuru Gijutsu Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni
Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Teknik Merapikan
Barang), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.
UU no.1 Th 1970, Keselamatan dan Kesehatan
Kerja. UU no.13 Th 2003, Ketenagakerjaan.
Woworuntu, Tony, 1991, Manajemen Untuk Sekretaris, Gramedia
Pustaka
Utama, Jakarta.
Wuryantari, Sri, 2007, Melakukan Proses Administrasi Transaksi , Arya

Adi Suswanto,S.Pd Page 42


Duta, Depok.
, 2007, Melakukan Prosedur Administrasi, Arya Duta, Depok.
, 2007, Menggunakan Peralatan Kantor, Arya Duta, Depok.
Wuryantari S. & Puspitasari D., 2007, Keamanan, Keselamatan dan
Kesehatan
Kerja, Arya Duta, Depok.
Yoshihara, Yasuhiko, 2006, Fairingu No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi
Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Pengarsipan
Dokumen), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

Adi Suswanto,S.Pd Page 43