PEMERIKSAAN ASPEK AKADEMIK

A. Pengertian Pemeriksaan aspek akademik adalah suatu kegiatan yang memfokuskan kepada penjaminan dan konsultasi tentang mutu akademik yang bersifat independen dan objektif. Pemeriksaan aspek akademik ini berkaitan dengan sistem mutu yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu. Kegiatan ini dilakukan oleh auditor yang mengobservasi pihak teraudit yaitu unit satuan kerja (fakultas) yang diaudit dengan output yang disertai bukti objektif mengenai hasil pemeriksaan tersebut.

B. Tujuan Tujuan dilaksanakannya pemeriksaan aspek akademik ini, antara lain : 1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem akademik dengan standar yang telah ditentukan. 2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan akademik yang telah ditentukan. 3. Menunjukkan hasil audit kepada teraudit sebagai bagian dari pelaporan yang objektif. 4. Memberikan kesempatan teraudit memperbaiki sistem akademik.

C. Metode Pemeriksaan Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan audiensi sebagai kunjungan awal dengan pimpinan maupun bagian yang terkait dengan kegiatan akademik di Program Studi dan fakultas. Kemudian dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapang. Data dan informasi selanjutnya dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Hasil audit dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan program studi sekaligus memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi menyatakan kesanggupan menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum dalam berita acara audit yang ditandatangani oleh pimpinan auditi. Adapun temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya diharapkan dapat bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

D. Model Proses Akademik Beserta Pemeriksaan Akdemik Bagan berikut menggambarkan proses akademik dan proses pemeriksaan akademik yang berjalan di lingkungan UIN Syarif hidayatulah Jakarta.

Visi & Misi Universitas, Fakultas dan Program Studi

Standar Akademik

Pelaksanaan

Monitoring

Evaluasi Diri

Kurikulum

Mahasiswa

Penilaian

Riset & Pengabdian Masyarakat

Dosen

Fasilitas

Pencapaian Mutu Standar

Perbaikan Berkelanjuan

Audit Akademik

Umpan Balik

Mutu Sesuai Standar

E. Materi yang Diperiksa. 1. Kurikulum Kurikulum merupakan dasar penyelengaraan program studi yang disusun oleh masing-masing prodi dan disahkan di tingkat perguruan tinggi (PP no. 60, pasal 13, ayat 1). Kurikulum merupakan ciri atau identitas program studi dan merupakan landasan utama suatu penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional agar mahasiswa mencapai kompetensi yang diharapkan untuk menguasai pengetahuan, keterampilan dan sikap yang sesuai dengan sasaran kurikulum. Standar mutu kurikulum ditentukan dengan mengacu pada visi, misi universitas atau fakultas serta program studi. Selain itu juga harus mengacu pada standar mutu profesi/disiplin ilmu terkait. Untuk itu masing-masing program studi perlu

menentukan standar mutu kurikulum, kriteria, dan indikator tercapainya yang mengacu pada standar kompetensi lulusannya. Materi yang diperiksa dalam pemeriksaan kurikulum dapat dilihat dalam tabel E.1.

Tabel. E1 Pemeriksaan Kurikulum No. Materi Yang Diperiksa Indikator 1. Apakah perencanaan kurikulum telah a. Adanya dokumen rancangan sesuai dengan visi dan misi institusi kurikulum yang telah disahkan. yang tertuang dalam buku pedoman b. Adanya dokumen - dokumen akademik atau dokumen rancangan yang menunjukkan adanya kurikulum yang telah disahkan. pertemuan, pembahasan, notulensi dan rapat tentang perencanaan kurikulum. c. Terdapat SK Rektor tentang kurikulum. 2. Periksa apakah kurikulum yang disusun telah memenuhi azas dan fungsi kurikulum serta memenuhi elemen kompetensi. a. Dibuat secara sistematik sehingga terlihat dengan jelas keterkaitan antara satu matakuliah dengan yang lainnya. b. Terdapat uraian mengenai struktur kompetensi yang termuat dalam kurikulum. Struktur kompetensi berupa: kompetensi Utama dan pendukung.

No. Materi Yang Diperiksa 3. Periksa apakah kurikulum disajikan dalam satuan materi pembelajaran yang lebih rinci.

Indikator a. Setiap matakuliah mempunyai Garis Besar Pokok Perkuliahan (GBPP), Satuan Acara Perkuliahan (SAP), dan silabus. b. Beban dan masa studi sesuai dengan peraturan yang berlaku. c. Silabus selalu mengalami pemukhtahiran (up to date). a. Antara matakuliah yang satu dengan yang lainnya terlihat jelas hubungan dan bermuara pada pencapaian kompetensi lulusan. b. Terdapat perbaikan , penambahan dan pemutakhiran secara terus menerus terhadap kurikulum yang telah dibuat. c. Kurikulum dicerminkan dalam bentuk ranah teori dan praktek. a. Evaluasi hasil pembelajaran menggambarkan kemajuan belajar. b. Kesesuaian realisasi pembelajaran dengan silabus, SAP dan GBPP. c. Kontrak perkuliahan telah dilaksanakan sesuai dengan yang disepakati pada awal kuliah. d. Laporan evaluasi pelaksanaan perkuliahan dan hasil ujian. e. Hasil penilaian dalam pemebelajaran sesuai dengan yang diharapkan. a. Review terhadap catatan pemeriksaaan aspek akademik fakultas / prodi tahun sebelumnya. b. Terdapat usaha memenuhi/ memperbaiki/ mengganti sesuai dengan rekomendasi temuan audit sebelumnya.

4.

Periksa apakah kurikulum tepat sasaran, tepat waktu, tepat materi dan tepat metoda.

5.

Periksa apakah kurikulum telah memadai sehingga dapat mengukur hasil pembelajaran.

6.

Periksa apakah telah terdapat Umpan Balik terhadap hasil Audit Aspek Akademik Sebelumnya.

2. Mahasiswa Unsur terpenting dalam sebuah pencapaian visi dan misi suatu prodi/fakultas tercemin dalam keadaan mahasiswa yang didiknya. Keberhasilan atau kegagalan pembinanan mahasiswa pada prodi/fakultas dapat dipengaruhi oleh faktor input mahasiswa dan proses belajar mengajar. Input yang berkualitas dapat membuat proses belajar mengajar berjalan dengan efektif dan efisien yang pada akhirnya menghasilkan output berdaya saing tinggi dan terserap pada bidang pekerjaan masing-masing.

Tabel. E2 Pemeriksaan Mahasiswa No. Materi Yang Diperiksa Indikator 1. Periksa apakah mahasiswa yang a. Lulus seleksi masuk melalui Ujian Saringan Masuk atau dierima telah sesuai dengan standar PMDK. penerimaan melalui jalur PMDK, b. Terdaftar sebagai mahasiswa SMPN serta USM. pada program studi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. c. Data nilai calon mahasiswa baru yang melaksanakan ujian masuk telah sesuai dengan standar penilaian kelulusan masing- masing prodi. 2. Periksa apakah mahasiswa a. Tersedianya pembimbing akademik bagi mahasiswa. b. Rasio pembimbing akademik memadai dengan jumlah mahasiswa yang di bimbingnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. c. Periksa apakah pembimbing akademik yang telah ditetapkan telah menjalani fungsi dan tugasnya sesuai dengan standar yang berlaku.

mendapatkan bimbingan dan informasi yang cukup mengenai kegiatan

akademik.

No. Materi Yang Diperiksa 3. Periksa apakah mahasiswa mendapatkan informasi dan

pengetahuan sesuai dengan tujuan pembelajaran mahasiswa. 4. Periksa apakah mahasiswa berprestasi mendapatkan dukungan pengembangan akademik dengan baik.

Indikator d. Mahasiswa dapat menjelaskan inti matakuliah yang didapatnya selama proses belajar mengajar. e. Indeks Prestasi Kumulatif Mahasiswa. a. Terdapat program beasiswa bagi mahasiswa berprestasi. b. Beasiswa diberikan dengan tepat sasaran. a. Adanya unit-unit kegiatan mahasiswa. b. Adanya himpunan-himpunan dari tiap program studi. c. Tersedianya fasilitas olah raga dan kesenian. d. Tedapat workshop-workshop yang menambah pengetahuan dan wawasan mahasiswa. a. Jumlah lulusan yang dihasilkan per tahun sesuai atau lebih besar dari target dalam program pendidikan. b. Pangkalan data alumni. c. Lama tunggu para lulusan untuk memperoleh pekerjaan sesuai target dalam program pendidikan atau lebih cepat.

5.

Periksa

apakah

terdapat

wadah

kegiatan mahasiswa untuk membantu pelaksanaan kurikulum seperti: unitunit kegiatan mahasiswa, dari adanya tiap

himpunan-himpunan program studi. 6.

Periksa apakah produk lulusan telah sesuai dengan kebutuhan dunia kerja.

3. Penilaian Secara khusus, dalam konteks pemeriksaan penilaian dilakukan untuk mengetahui kemajuan dan hasil belajar mahasiswa, mendiagnosa kesulitan belajar, memberikan umpan balik/perbaikan proses belajar mengajar, dan penentuan nilai akhir yang diakumulasikan dalam indeks prestasi kumulatif. Melalui penilaian dapat diperoleh informasi yang akurat tentang penyelenggaraan pembelajaran dan keberhasilan belajar mahasiswa, dosen, serta proses pembelajaran itu sendiri. Berdasarkan informasi itu, dapat dibuat keputusan tentang pembelajaran, kesulitan mahasiswa dan upaya bimbingan yang diperlukan serta keberadaan kurikulum itu sendiri.

Tabel. E3 Pemeriksaan Penilaian No. Materi Yang Diperiksa Indikator 1. Periksa apakah penilaian a. Daftar nilai lengkap dan terukur. memperhatikan berbagai kegiatan b. Komposisi penilaian telah mencakup 3 aspek yaitu : form, dalam pembelajaran. UTS dan UAS

2.

Periksa

apakah

hasil

penilaian

mencerminkan yang diharapkan.

hasil

pembelajaran

a. Proses blajar telah sesuai dengan silabus, SAP dan GBPP. b. Kesesuaian realisasi pembelajaran dengan silabus, SAP dan GBPP. a. Tiga aspek rincian penilaian dapat dilihat dalam daftar nilai yang diberikan dosen kepada prodi. b. Persentase struktur nilai konsisten. c. Mahasiswa dapat melihat dan mendapat penjelasan yang lengkap tentang nilai-nilai yang didapat. a. Dokumen daftar nilai telah lengkap dan dipublikasikan.

3.

Pastikan

kriteria

penilaian

harus

eksplisit, konsisten dan diketahui oleh mahasiswa.

4.

Periksa

apakah

laporan

evaluasi

pelaksanaan perkuliahan dan hasil ujian telah memadai.

No. Materi Yang Diperiksa 5. Periksa apakah adanya pelaksanaan pengawasan oleh program studi.

Indikator a. Dokumen hasil pemeriksaaan prodi.

4. Riset dan Pengabdian Masyarakat

Sebagai pemenuhan pelaksanaan tugas TriDharma yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat secara seimbang serta sebagai salah satu cara mencapai cita-cita besar universitas menjadi universitas bertaraf dunia (world class university) adalah menjadi universitas riset dalam bidang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya untuk meningkatkan martabat dan kemajuan Bangsa Indonesia melalui penciptaan karya seni di bidang ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya. Kualitas suatu riset dan pengabdian kepada masyarakat haruslah dapat memberikan nilai lebih kepada intitusi melalui standar mutu yang ditetapkan, oleh karenanya pemeriksaan pelaksanaan riset dan pengabdian masyarakat sangat diperlukan agar output dari kegiatan tersebut dapat terjaga kualitasnya dan bermanfaat sesuai dengan tujuan penelitian.
Tabel. E4 Pemeriksaan Riset dan Pengabdian Masyarakat No. Materi Yang Diperiksa Indikator 1. Periksa apakah riset dan pengabdian a. Pengumuman dalam papan pengumuman. masyarakat telah tersosialisasi dengan b. Dosen-dosen mengetahui secara lengkap adanya program baik. tersebut. c. Informasi secara lengkap mengenai program tersebut telah dipublikasi. 2. Pengelompokkan Riset dan pengabdian Masyarakat (Waktu) a. Memiliki peta penelitian (roadmap). b. Relevan dengan rencana

Universitas.
3. Periksa apakah penelitian telah relevan dengan visi dan misi Prodi, Fakultas a. Proposal penelitian telah memuat secara lengkap mengenai substansi penelitian

dan

Universitas

serta

berwawasan b. c.

IPTEK dan IMTAQ.

d. e. 4. Periksa apakah anggaran penelitian telah memadai dan masuk akal. a. b. c. d.

5.

Periksa

apakah

pelatihan-pelatihan

a. b.

untuk kepentingan penelitian telah dilakukan dengan jumlah memadai bermutu dan diisi oleh para ahli dibidangnya.

c. d.

yang akan dilakukan. Kode etik penelitian telah dijunjung tinggi para peneliti. Telah mengejawantahkan visi dan misi instansi serta pengembangan kelembagaan. Objek penelitian relevan. Ketepatan Metode yang digunakan. Anggaran telah terencanakan dalam RBA. Objek penelitian telah terdeskripikan dengan jelas. Metode penelitian dan output atas penelitian. Terdapat Surat Perjanjian Kerja (SPK) antara peneliti dengan pihak akademik. Terdapat workshop dan lokakarya mengenai penelitian. Workshop memiliki tema mengenai penelitian yang terbaru dan bermutu. Terapat pelatihan mengenai metode penelitian terbaru. Workshop dihadiri oleh peneliti internal.

6.

Periksa apakah hasil penelitian telah terdokumentasi dengan baik.

a. Tanggal penyelesaian telah sesuai dengan SPK. b. Hardcopy telah diserah kan oleh peneliti pada tanggal yang disepakati. c. Dokumen penelitian telah lengkap. d. Hasil penelitian, metode, dan objek penelitian telah sesuai dengan proposal penelitian dan SPK dan dinilai oleh para pakar. e. Dokumen penelitian telah dibukukan sehingga mudah untuk dibaca. f. Hasil penelitian mudah ditemukan dalam perpustakaan atau lewat sarana dan prasarana lain.

5. Dosen Tabel. E5 Pemeriksaan Dosen No. Materi Yang Diperiksa Indikator 1. Periksa apakah jumlah kebutuhan a. Jumlah Dosen. dosen telah sesuai dengan jumlah mata b. Jumlah Mata Kuliah. kuliah dan jumlah kelas. c. Jumlah Kelas. 2. Periksa apakah sistem rekruitmen dosen telah sesuai dengan ketentuan. a. Kalkulasi Dosen. jumlah kebutuhan

b. Kesesuaian uji administrasi, uji kemampuan akademik, dan presentasi. c. SK Pengangkatan

3. Periksa apakah program pengembangan Dosen telah ada dan berjalan dengan baik. a. b. c. d. e. a. b. c. Studi lanjutan Lokakarya Seminar Pelatihan Workshop Buku Pedoman Akademik. Daftar Absensi Kontrak Kuliah a.

4.

Apakah tugas, fungsi dan kewajiban dosen telah terpenuhi sesuai dengan buku pedoman. Apakah dosen telah memenuhi Tridarma Perguruan Tinggi.

5.

Materi yang diuji: a. Periksa apakah jumlah kebutuhan dosen telah sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah kelas. b. Periksa apakah sistem rekruitmen telah sesuai dengan kesesuaian uji administrasi, kemampuan akademik dan presentasi. c. Apakah tersedia program lanjutan pendidikan bagi dosen seperti: pelatihan, lokakarya dan seminar yang bermutu. d. Apakah tugas, fungsi dan kewajiban dosen telah terpenuhi sesuai dengan buku pedoman.

e. Apakah dosen telah memenuhi Tridarma Perguruan Tinggi. f. Apakah dosen telah berpatisipasi dalam koordinasi mata kuliah. g. Apakah dosen telah melakukan evaluasi proses belajar mengajar secara memadai melalui tugas, UTS dan UAS. h. Apakah dosen telah melewati proses evaluasi dosen secara berkala melalui penilaian dari teman sejawat, staf, dan mahasiswa. i. Evaluasi rasio kebutuhan dosen dengan mahasiwa. j. Periksa kinerja dosen pejabat akademik apakah tidak membuatnya melalaikan tugas dan fungsi utamanya.