Proposed Document

MBT

Purchasing and Fixed Asset Management PT XXX

1.PENAWARAN TEKNIS..............................................................3 1.PENAWARAN TEKNIS..............................................................3

1.1 Kebutuhan Khusus PT XXX.......................................................................3 1.2 Modul Modul............................................................................................5 1.3 Arsitektur Teknis.....................................................................................7

RENCANA IMPLEMENTASI...........................................................9 RENCANA IMPLEMENTASI...........................................................9

2.1 Lingkup Pekerjaan...................................................................................9 1.4 Pendekatan Implementasi ....................................................................10 1.5 Penawaran Jadwal Rencana Kerja............................................................11

LAYANAN TEKNIS....................................................................12 LAYANAN TEKNIS....................................................................12

3.1 Maintenance (Perawatan) ......................................................................12

HARGA....................................................................................13 HARGA....................................................................................13 PENGALAMAN DAN LAMPIRAN..................................................14 PENGALAMAN DAN LAMPIRAN..................................................14

MBT

1. Penawaran Teknis
Berdasarkan diskusi singkat dengan pihak PT XXX, kami mencoba memahami kebutuhan secara umum aplikasi Fixed Asset Management yang memiliki beberapa karakteristik yang unik, khususnya dalam prosedur pencatatan harta tetap. Prosedur pembelian dan pencatatan harta tetap yang sedang berjalan pada PT XXX dinilai perlu dikembangkan secara cepat, dikarenakan kurang dapat memenuhi kebutuhan, terutama dalam memonitor harta tetap sejak proses pembelian sampai dengan penempatan harta tersebut. Proposal ini akan menjelaskan penawaran yang kami buat yang disesuaikan dengan kebutuhan PT XXX. 1.1 Kebutuhan Khusus PT XXX Kami mencoba menjabarkan kebutuhan PT XXX secara umum seperti diagram di bawah ini:

MBT

General System Diagram

MBT

Fixed Assets Management System

1.2

Modul Modul Modul modul yang dibutuhkan dalam rangka pemenuhan kebutuhan PT XXX ini, jika dijabarkan berdasarkan Departemen secara umum seperti di bawah ini:
Modul Keterangan Purchasing Management (Pengadaan) 1 Vendor Data Code, Name, Address, Contact, NPWP, Status, Term Of Payment, etc. 2 Master Item Code, Name, Vendor Default, Classification, etc 3 Budgeting 4 5 6 7 Scoring Necessity Form Necessity Form Gabungan Request For Quotation
MBT

8 9 10 11 12

Purchase Request Perhitungan Penetapan Pemilihan Vendor Purchase Order Material Receipt Laporan

Laporan Rencana Kedatangan Barang, dll

Fixed Assets Management 1 Type 2 Group 3 Kelompok 4 Sub Kelompok Level I 5 Sub Kelompok Level II Jenis Harta Tetap dst 6 Asset Registration 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Hak Aset Adding Value (Penambahan Nilai) Depreciation (Penyusutan) Disposal (Perubahan Fungsi) Write Off (Penghapusan) Moving (Pindah Lokasi) Reclassification (Reklasifikasi) Barcode Print Import Barcode Data Laporan

Gedung, Kendaraan, Inventaris Kantor Tanah, Gedung, Mobil Sedan, Meja, etc Meja Kayu(4 tahun), Meja Besi (8 tahun), etc Meja Kayu 1/2 biro, Meja Kayu 1 biro, etc Milik, Sewa, Unused, dll

Data-data lengkap aset Boleh tidaknya aset mengalami transaksi, seperti penyusutan, penghapusan, dll

General Affairs Management and Management Approval 1 Dokumen yang perlu diperpanjang STNK, PBB, dll 2 Approval Setting PIC, Dokumen Rights, Plafond,etc 3 Struktur Organisasi 4 Historical Perawatan 5 Laporan Inventory 1. Penerimaan Barang 2 Penyesuaian Stok 3 Stok Opname 4 Gudang Administrasi Pembayaran 1 SPMU 2 Pajak Administration 1 Group User 2 User 3 Lokasi (Cabang) 4 Master Code Lainnya 5 Laporan

Departemen, Kota, dll

.
6

MBT

1.3

Arsitektur Teknis A. Arsitektur Platform Arsitektur Platform dari solusi yang ditawarkan menggunakan konsep n-Tier dengan menggunakan teknologi MS sebagai database dan visual studio .net sebagai tools developer dengan komposisi sebagai berikut:
Database SQL Server Enterprise Edition 2008 atau yang terbaru yang

terletak di kantor pusat

IIS Web Server digunakan sebagai Application Server yang berada di

kantor pusat Aplikasi Client yang akan dipakai oleh Client/User untuk mengakses Aplikasi di Application server Arsitektur Three-Tier sendiri membedakan penempatan proses UI (User Interface) di client tier, sedangkan logic/process berada di middle tier/application server dan database di database tier. Diagram berikut menggambarkan komponen yang ada di setiap tier yang ada.

Tidak ada proses logic yang berhubungan dengan bisnis diletakkan pada client tier semua proses tersebut akan diletakkan pada application tier. Client tier hanya menerima informasi yang akan ditampilkan pada layar saja, serta melakukan validasi ringan. B. Arsitektur Jaringan Arsitektur Jaingan yang diajukan adalah seperti dibawah ini:

MBT

MBT

Rencana Implementasi
2.1 Lingkup Pekerjaan Lingkup pekerjaan yang dilakukan untuk implementasi adalah sebagai berikut: Menyediakan Dokumen Business Requirements Study and dokumendokumen pendukung lainnya seperti bukti serah terima dokumen dan sebagainya. PT XXX harus mempersiapkan/menyediakan dokumen dokumen yang sedang digunakan dan penanggung jawab dari tiap dokumen tersebut.
a)

Kami akan membuat Dokumen System Design yang memuat antara lain sistem operasi prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (Work Instruction) dan juga termasuk desain tampilan input dan output. Dokumen ini harus ditandatangani oleh pihak PT XXX.
b)

Membuat jadwal pekerjaan sesuai dengan Dokumen Business Requirements Study dan System Design.
c)

Pengkodeaan dalam hal ini kami menggabung aplikasi kami yang sudah ada dan melakukan perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan PT XXX.
d)

Menyiapkan test aplikasi terbatas dengan menggunakan jumlah data yang cukup, test ini harus mencakup seluruh fungsi. Ini akan dituangkan dalam User Acceptance Testing (UAT) untuk memastikan aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan PT XXX. Hasil ini harus ditandatangani baik oleh pihak MBT dan pihak PT XXX.
e)

Menyusun jadwal implementasi, diantaranya data data lama yang harus diinput sebelum aplikasi diimplemantasikan.
f)

Menyiapakan buku panduan dan juga menyiapkan fasilitas impor data jika dibutuhkan.
g)

MBT

1.4

Pendekatan Implementasi
Phase Persiapan Desain dan Modifikasi Tasks Inisialisasi Evaluasi permasalahan, bisnis proses, dan kebutuhan Menyiapkan struktur organisai proyek Pendetailan Tim (waktu kerja) Pendetailan Proses Bisnis Mendefinisikan fungsi dan proses yang ada Konfigurasi Pengkodean system Membuat rencana Implementasi Penuh Integrasi Aplikasi Test hasil modifikasi Pelatihan Implementasi Penuh Supervisi dan Perawatan Deliverables Perjanjian kerja Struktur Organisai Proyek Anggota tim yang terlibat

Test dan Persiapan Implementasi Penuh

Implementasi Penuh

Tabel penugasan Spesifikasi design Diagram Proses Pendokumentasian konfigurasi System yang telah dimodifikasi Dokumen test integrasi Dokumen test hasil modifikasi Laporan rencana implementasi Hasil penginputan data lama sebelum implementasi dengan hasil penginputan dengan aplikasi baru

MBT

10

1.5

Penawaran Jadwal Rencana Kerja Aplikasi ini akan diuji coba terlebih dahulu sebelum diterapkan pada proses bisnis PT XXX. Tentu saja aplikasi ini harus dimodifikasi dan disesuaikan dengan proses bisnis yang di PT XXX terlebih dahulu. Kami menawarkan 3 (tiga) bulan sampai melakukan implementasi penuh dengan asumsi: 1. PT XXX telah menyiapkan kebutuhan kebutuhan seperti dokumen dokumen baik dokumen input maupun output 2. Menyediakan tenaga yang akan membantu yang telah dijadwalkan. 3. Perubahan pada aplikasi tidak lebih dari 20% dari aplikasi yang ada.
Phases Persiapan Desain dan modifikasi Test dan persiapan implementasi penuh Implementasi penuh Month 1 Month 2 Month 3

MBT

11

Layanan Teknis
3.1 Maintenance (Perawatan) Maintenance dapat dilakukan di lokasi (On-Site) atau tidak di lokasi (Off-Site)
(a)

Maintenance di lokasi adalah layanan maintenance dengan diperlukannya kehadiran tenaga ahli MBT di lokasi. Jenis layanan di lokasi ini dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya

(b)

Maintenance tidak di lokasi adalah layanan maintenance dengan tidak diperlukannya kehadiran tenaga ahli MBT. Jenis layanan tidak di lokasi ini juga dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya

MBT

12

Harga
NO. DESCRIPTION QTY UNIT PRICE (IDR) TOTAL AMOUNT (IDR)

Aplikasi
(a) (b) Aplikasi Purchasing and Fixed Asset Management Supply, Delivery, Study, System Integration, Installation, Training, Implementation, Testing and Commissioning TOTAL 1 1 250.000.000 0,250.000.000 0.-

250.000.000,-

* Proses Training, Implementasi diluar Jakarta akan dikenakan biaya transportasi dan akomodasi. .

Keterangan:

Validity: Harga penawaran ini berlaku 30 hari sejak proposal ini diterbitkan. Database: Aplikasi database seperti MS SQL Server tidak merupakan tanggung jawab dari MBT.

MBT

13

Pengalaman dan Lampiran

Aplikasi Fixed Asset ini telah diimplementasikan pada beberapa perusahaan, diantaranya: 1. Bank DKI 2. WOM Finance 3. Inhealth 4. Atlas Copco Indonesia Lampiran yang berisi screen shot aplikasi yang berhubungan dengan purchasing and fixed asset management berbasis web site, dilampirkan pada dua file: Screen Shot Fixed Assets Management

MBT

14