KOMUNIKASI BERTULIS Penulisan Teks Surat Rasmi Laporan Minit Mesyuarat Komunikasi adalah proses yang melibatkan kita

dengan dia dan mereka. Ia bertujuan mencipta kefahaman dalam minda orang lain. Menyampaikan kehendak, perasaan, pengetahuan, atau seumpanya.Komunikasi berlaku dalam bentuk tulisan, lisan dan gerak badan (body language) -Sulaiman Masri (Pendidikan Utusan) -Abd. Rahman Abd. Rashid; komunikasi bertulis; 1998 PENULISAN TEKS Definisi Penulisan teks merupakan satu proses merakam / menghasilkan pendapat, idea, pengalaman, perasaan dan makumat dalam bentuk grafik atau tulisan untuk berhubung dengan orang lain. Apabila seseorang menulis, ia menggunakan simbol-simbol grafik mengikut konvensyen tertentu. Lambang yang dibentuk akan membentuk perkataan dan akan disusun untuk membentuk ayat. Hasilnya, satu urutan ayat yang berkait rapat dan koheren akan menjadi sebuah karangan. -Don bryne (1979) Penulisan teks adalah kemahiran menyampaikan idea, fakta dan apa saja yang terdapat dalam pemikiran manusia melalui alat komunikasi iaitu bahasa. -Ishak Harun (1979) Ciri-ciri Penulisan Teks Pemilihan perkataan dalam satu penulisan teks perlu dilakukan dengan tepat dan jelas. Ayat-ayat yang dipilih hendaklah berdasarkan keperluan dan

kesesuaian. Mempunyai kerangaka yang tersusun rapi ; Pendahuluan (latar belakang, definisi, isu-isu, pendapat tokoh) dan isi-isi (menghurai, bukti, contoh, data, sebab/alasan, pendapat) seterusnya diikuti oleh penutup (menggulung, menegas, meninggalkan persoalan, ramalan). Penulisan teks mestilah mempunyai tema dan dihuraikan oleh isi-isi yang sesuai. Isi-isi ini seterusnya dihuraikan dalam bentuk penerangan. Dalam setiap perenggan perlu ada unsur pertautan untuk memperlihatkan kesinambungan isi. Gaya bahasa yang sesuai digunaan untuk menarik minat pembaca. Bentuk atau struktur penulisan teks terbahagi kepada karangan berformat dan tidak berformat.

SURAT RASMI Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasanya. -Abd. Rahman Abd. Rashid; komunikasi bertulis; 1998 Antara beberapa aspek yang mesti ditumpukan dalam menulis surat rasmi adalah, pengenalan pengirim dan penerima, rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh. Ada tajuk surat, isi surat (satu perkara sahaja), akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan), Identation - tepi permulaan menulis, jarak perenggan, jarak baris. Teknik/Kaedah Menulis Beberapa teknik yang mesti diketahui apabila seseorang ingin menulis surat rasmi seperti senarai di bawah : Rujukan dan tarikh (kanan/kiri) Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997) Alamat dan Poskod (highlight) Ada sistem nombor

Untuk perhatian (u.p.) Melalui (jika perlu) Salinan (jika perlu) Pendraf/penaip/pengarang (jika perlu)

Struktur Surat Rasmi Penulisan surat rasmi mestilah ditulis mengikut struktur yang tertentu dan biasanya ia mempunyai ciri-ciri/ struktur seperti tersenarai dibawah. Ditulis mengikut urutan Pengenalan Pengirim Penerima Isi Surat Perkara Pengenalan isi Isi utama/Isi Sokongan Penutup Harapan Akhir kata Ungkapan kesetiaan/pengakuan Slogan Tanda tangan/ nama/ jawatan Pengunaan yang khusus Ganti nama Orang pertama Orang kedua Orang ketiga Prinsip-prinsip penulisan Surat Rasmi Surat Rasmi berbeza dengan penulisan teks yang lain kerana ia mesti ditulis mengikut norma-norma yang tertentu yang mesti dipatuhi. Walaupaun surat raasmi tergolong dalam jenis-jenis teks tetapi ia juga adalah satu cabang dalam berkomunikasi dan komunikasi jenis surat rasmi ini mestilah ; Correct (Betul) Wacana Laras bahasa bahasa

Clear (Jelas) Concise (Ringkas dan padat) Comprehensive (Lengkap) Polite (Bersopan-santun dan hormat)

LAPORAN Maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dan lain-lain) yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996 : 776) Sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik. (Oxford English Dictionary) 4 jenis laporan i. Pemerian / penyelidikan ii. Penyelesaian masalah iii. Penialaian iv. Analisis

Ciri-ciri Laporan. Ciri utama yang ada pada sesebuah laporan adalah dari segi struktur dan gaya yang formal. Ia mempunyai format khasyang didahului oleht tajuk, muka surat, pengenalan ringkas, senarai kandungan (isi), senarai cadangan, penutup, lampiran. Laporan juga mestilah berilustrasi (rajah, carta, graf) dan disertai dengan pernyataan pendapat (selepas menilai, mengupas, mengkaji).

Terdapat beberapa peringkat apabila seseorang ingin menghasilkan laporan. Pertama sekali penulis mestilah mahir dalan satu-satu bidang yang ditambah pula dengan usaha untuk menghasilkan/menulis laporan tersebut. Penulis mestilah mempunyai masa untuk menulis serta sumber yang diperlukan untuk menghasilkan laporan tersebut. Dalam sesebuah laporan penulis mestilah memilih kandungan dengan bijak. Penulis mestilah memilih sumber atau data yang penting. Penulis mesti menyertakan unsure-unsur yang perlu sahaja. Huraian-huraian yang tidak perlu mestilah diketepikan. Sekiranya disertakan contoh untuk mengukuhkan isi, contoh yang ringkas dan tidak berbelit-belit. Dari segi strukturnya pula, kandungan mestilah disusun secara teratur dan berkesinambungan daripada isi yang sebelumnya. Gaya penulisan teks laporan mestilah menggunakan ayat sendiri dan ayat perenggan laporan sama ada berbentuk naratif atau senarai atau kombinasi kedua-dua gaya penulisan. Dari sudut pembaca, sama ada pembaca menerima atau tidak adalah bergantung kepada prasangka dan cara penulisan laporan. Keputusan sesebuah laporan mestilah diteliti dari segi kesannya kepada pembaca. Kesan positif mahupun kesan sebaliknya mestilah dipertimbangkan oleh para pembaca ataupun si penulis sendiri. Lazimnya keputusan sesuatu laporan akan mengubah pendapat atau tanggapan seseorang terhadap sesuatu perkara. Format Laporan Format sesebuah laporan mestilah mengambilkira perkara-perkara yang disenaraikan dibawah. 1. Judul muka surat nama penulis, organisasi dan rujukan, tajuk, tarikh keluaran (bulan + tahun), nama atau rujukan 2. Ringkasan diperlukan untuk laporan yang panjang ; ganbaran umum 3. Senarai kandungan senarai mesti berurutan 4. Pengenalan latar belakang hingga pada penghasilan laporan, kaedah penyelidikan, penghargaan.

5. Hujahan tersusun mengikut tajuk 6, Kesimpulan paling penting ; cadangan selepas rumusan ; senarai atau dinomborkan (bebeza-beza) 7. Cadangan hujahan alasan (justifikasi) yang kongkrit 8. Lampiran bergantung pada keperluan bukti 9. Rujukan dan bibliografi bacaan lanjutan, sumber-sumber bukti. 10.Glosari penerangan istilah-istilah teknikal.

MINIT MESYUARAT Mesyuarat adalah aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala dalam situasi formal bertujuan bertukar-tukar fikiran, menyelesaikan masalah-masalah, menbuat keputusan dan memberi/mendapat maklumat dari pelbagai pihak. dan bermesyuaratlah dengan mereka daalam urusan itu dan apabila engakau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah (Ayat 159, surah Al-Imran) Pengertian lain bagi penulisan minit mesyuarat adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam satu mesyuarat. Lazimnya minit mesyuarat ini disediakan atau ditulis oleh setiusaha sesuatu organisasi yang mengadakan mesyuarat tersebut atau seorang setiusaha mesyuarat. Untuk menulis minit mesyuarat, seorang setiusaha mesyuarat mestilah terlebih dahulu menghadirkan diri dalam mesyuarat tersebut, mencatatkan dan mengemaskini dokumen, mencatat hal-hal yang dibincangkan, isu-isu, cadangan dan lain-lain hal dalam mesyuarat itu. Seterusnya setiusaha mesti menyemak kembali minit yang telah disediakan seterusnya meminta pengesahan daripada pengerusi atau pihak yang berkenaan.

Penulisan Minit Mesyuarat Penulisan minit mesyuarat mestilah tersusun mengikut agenda. Ia mesti ditulis dengan kemas dan teratur. Minit mesyuarat juga mesti mempunyai butiran tentang mesyuarat terutamanya nama minit meayuarat, bilangan kali diadakan, tarikh, masa dan tempat. Lazimnya minit meayuarat ditulis mengikut urutan seperti dibawah. Dokumen (bahan bertulis yang dijadikan rujukan) Senarai kehadiran (ahli-ahli) Agenda (aturcara perkara yang dibincangka) Isi minit mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Laporan Hal-hal lain Pengesahan

Ciri-ciri Minit Mesyuarat Terdapat beberapa cirri yang mesti diketahui semasa menyediakan minit mesyuarat. Antaranya adalah, ianya mestilah ringkas, tepat dan padat. Ianya mesti menggunakan ayat-ayat yang mengganbarkan keputusan persetujuan ahliahli. Gaya bahasa adalah terhad dan banyak menggunakan ungkapan mengesahkan, setelah dipertimbangkan. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama orang perseorangan atau berkumpulan mestilah dituliskan/disertakan. Waktu mesyuarat ditangguhkan mestilah dicatat dam dimasukan di dalam minit mesyuarat. Penangguhan mesyuarat mestilah menggunakan perkataan ditangguhkan dan bukan tamat. Pengesahan minit mesyuarat mestilah di sertakan pada bahagian akhir minit mesyuarat dan perlu menyatakan nama yang bertanggungjawab menyediakan serta mengesahkan minit mesyuarat tersebut.

Rujukan. Abd Rahman Abd Rashid, YapKim Fatt; Bahasa Melayu Komunikasi III; Longman; 1998. inquiry@lmsb.po.my Komunikasi Bertulis ; DBP ; !995.

PERPUTAKAAN NEGARA MALAYSIA JALAN BALUNG, KM 36, 10006 TAWAU SABAH. Tel ; 099-998566

Pengarah, Cawangan Kerja-kerja Jentera, Ibu Pejabat Kerja Raya, Jalan Tun Ismail, 50778 Kuala Lumpur . Tuan, Permohonan Pembinaan Jalan raya Bertingkat Saya 2. Berdasarkan , I). II). 3. Sehubungan

Ruj. tuan: Ruj. kami: Tarikh:

Sekian, terima kasih.

BUDI BAHASA BUDAYA BALUNG

Saya yang menurut perintah, Taufik Tajul Roslee _______________________ (Mohd. Taufik Tajul Roslee) b.p. Ketua setiusaha, PPN Balung. s.k. : Ketua Pengarah PNM