Kelompok: EVITA APRIANA SYARAY GINANJAR PANGGIH W. M. AMIN GHOFAR M. TAMZIL Z.

RIZA BAHARSAH SATYA PERMADI

Auditing: Acquisition and Payment Cycle

Permintaan untuk pembelian persediaan biasanya justru berasal dari luar departemen pembelian. Sebagai contoh, dalam siklus ini permintaan pembelian (purchase requisition) berasal dari bagian penyimpanan. Saat bagian penyimpanan mengetahui stok persediaan menipis,maka bagian penyimpanan mengajukan permintaan untuk pembelian agar stok di gudang tetap terjaga. Namun demikian, terlepas dari mana permintaan pembelian berasal, otorisasi untuk pembelian harus dilakukan oleh bagian pembelian (purchasing department) itu sendiri. Berikut adalah proses lengkap dari siklus pembelian dan pembayaran ini: 1. Bagian Penyimpanan (Stores) mengetahui bahwa persediaan di gudang sudah menipis dan perlu dilakukan re-stock. Kemudian dia membuat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) dan mengajukannya ke Bagian Pembelian (Purchasing). 2. Selanjutnya, Bagian Pembelian (Purchasing) mencari Supplier (vendor) yang menawarkan barang dengan harga yang paling murah dengan kualitas yang memenuhi standar perusahaan. Pencarian ini biasanya dilakukan dengan metode competitive bidding. 3. Setelah menemukan vendor yang sesuai, Bagian Purchasing akan membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order) dan mengirimkannya ke vendor tersebut. Bagian Purchasing juga mengirimkan salinan PO kepada Bagian Penerimaan. 4. Vendor akan mengirimkan barang yang sudah dipesan. Barang tersebut akan diterima oleh Bagian Penerimaan (Bagian Receiving). Lalu, Bagian Penerimaan akan mencocokkan barang yang diterima dengan salinan Purchase Order yang diterima dari Bagian Purchasing. 5. Pencocokkan barang yang diterima dengan Purchase Order dilakukan Bagian Receiving dengan menggunakan blind count method, yakni suatu metode pencocokkan kuantitas

barang dengan menghitng barang yang masuk tanpa melihat kuantitas yang tertulis di PO. 6. Setelah melakukan pencocokkan, Bagian Penerimaan akan membuat Berita Acara Penerimaan Barang(Receiving Report). Barang yang sudah diterima dan dicocokkan akan masuk ke Gudang. Receiving Report selanjutnya akan diteruskan ke Bagian Penmbelian untuk diproses lebih lanjut. 7. Di saat yang bersamaan saat Bagian Penerimaan melaksanakan tugasnya terkait penerimaan barang, Bagian Pembelian juga menerima Invoice sebagai bentuk tagihan dari pemasok/vendor. 8. Bagian Pembelian, setelah menerima Receiving Report dari Bagian Penerimaan, melakukan pencocokkan antara Invoice dengan Purchase Requisition, Purchase Order, dan Receiving Report. 9. Apabila keempat dokumen tersebut sesuai, selanjutnya keempat dokumen tersebut (Invoice, Purchase Requisition, Purchase Order, dan Receiving Report) akan dikirimkan ke Bagian Accounts Payable, sebagai bagian yang bertugas untuk mengotorisasi pembayaran atas Invoice tersebut. 10. Sebagai bagian yang bertugas menyetujui pembayaran, Bagian Accounts Payable mengotorisasi pembayaran, dan selanjutnya menyiapkan cek serta voucher yang akan digunakan untuk membayar Invoice yang sudah dikirimkan vendor. Biasanya Voucher tersebut sudah menjadi satu dengan ceknya. 11. Saat mengeluarkan voucher, Bagian Accounts Payable mencatat nomor voucher tersebut ke Voucher Register. 12. Setiap akhir minggu/akhir bulan/akhir periode, Bagian Accounts Payable membuat Journal Voucher yang akan dikirimkan ke Bagian General Ledger untuk diikhtisarkan. 13. Voucher dan kelengkapan lainnya (Invoice, Purchase Requisition, Purchase Order, dan Receiving Report) selanjutnya dikirim ke bagian Keuangan (Bagian Cash Disbursement). 14. Bagian Keuangan akan menandatangani cek beserta Voucher yang dikirimkan oleh Bagian Accounts Payable tadi. 15. Bagian Keuangan akan mengecap voucher yang sudah ditandatangani dengan cap Paid/Lunas yang menandakan bahwa Voucher tersebut telah dibayar. Kegiatan ini, yang biasa disebut dengan istilah meng-cancel Voucher, dilakukan supaya Voucher tersebut tidak dapat diajukan kembali.

16. Bagian Keuangan akan mencatat cek yang sudah ditandatangani ke dalam Check Register, kemudian cek tersebut dikirimkan ke vendor sebagai pembayaran atas barang yang sudah dikirim. 17. Setiap akhir bulan, Bagian Keuangan akan membuat ikhtisar dari cek yang sudah dikeluarkan(Control Total), yang selanjutnya akan dikirim ke Bagian General Ledger. 18. Setelah menerima Control Total dari Bagian Keuangan, Bagian General Ledger akan mencocokkan Control Total tersebut dengan Journal Voucher yang dibuat oleh Bagian Accounts Payable. Jika cocok, maka Bagian General Ledger akan memposting Journal Voucher ke akun debet Account Payable, dan akun kreditnya adalah Cash. 19. Setiap akhir periode, bank akan mengirimkan Rekening Koran kepada perusahaan. Bagian Internal Audit dari perusahaan tersebut akan melakukan rekonsiliasi bank antara Rekening Koran dan catatan akuntansi perusahaan. Hasil dari rekonsiliasi berupa Bank Reconciliation.