BAB I

PENDAHULUAN

1.1

1.2

1.3

Latar Belakang
Berdasarkan surat keputusan mentri kesehatan RI No. 034/Birhup/1972, adanya
kejelasan bagi rumah sakit yang menyangkut di wajibkannya untuk menyelenggarakan
Rekam Medis, menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk
(master plan) yang baik.
Rumah sakit juga merupakan instansi komplek yang bersifat padat karya, mulai dari
profesi, padat teknologi, padat modal namun jika rumah sakit masih kurang memiliki
perencanaan didalam bidang manajemen unit kerja rekam medis yang ditetapkan, maka
akan menyebabkan penurunan mutu dari manajemen rumah sakit yang bersangkutan.
Kelengkapan dalam proses manajemen harus dapat menyediakan perencanaan sesuai
dengan perkembangan teknologi pada sistem manajemen unit kerja rekam medis (Depkes
RI, 2003).
Berdasarkan peran dan kedudukan rekam medis dalam sistem pelayanan kesehatan
maka rekam medis merupakan salah satu subsistem. Sistem merupakan kumpulan dari
bagian-bagian yang berhubungan dan membentuk satu kesatuan yang majemuk dan saling
bekerjasama secara bebas dan terikat untuk mencapai sasaran kesatuan, sistem terbentuk
dari dua atau lebih subsistem yang ada di bawahnya. Begitu juga dalam rekam medis
terdiri dari beberapa sistem sistem penerimaan pasien, sistem pengelolaan rekam medis
dan sistem pengolahan rekam medis.
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam penulisan laporan ini
adalah bagaimana gambaran beserta penjelesan dari sistem dan subsistem rekam medis
secara umum.
Tujuan
Untuk mengetahui gambaran dan penjelasan mengenai sistem dan subsistem rekam
medis secara umum.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 SISTEM PENERIMAAN PASIEN

Dalam sistem penerimaan pasien terdiri dari beberapa subsistem, yaitu penerimaan
pasien rawat jalan, penerimaan rawat darurat, dan penerimaan rawat inap.
1. Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Menurut Huffman (1994), pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan
kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di rumah sakit atau
institusi pelayanan kesehatan.
2. Penerimaan Pasien Rawat Darurat
Menurut Departemen Kesehatan RI (1997), pasien rawat darurat adalah pasien
yang datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat yang dibuka selam 24 jam
pelayanan, disini pasien ditolong lebih dulu setelah itu baru menyelesaikan
administrasinya.
3. Penerimaan Pasien Rawat Inap
Pelayanan penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien setelah
mendapatkan surat pengantar dirawat dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini
adalah dokter klinik atau dokter pelayanan rawat darurat.
2.2 SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS
1. Subsistem Penamaan
Pengertiaan Nama
Nama adalah suatu identitas individu, yang membedakan antara individu yang satu
dengan yang lainnya.
Pengertian Subsistem Penamaan dalam Dokumen Rekam Medis
Subsistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien dalam
dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk membedakan antara pasien
yang satu dengan pasien yang lainnya.
Tata Cara Pemberian Nama
Penulisan nama dalam dokumen rekam medis terdiri dari beberapa cara yang
dikelompokan dari jenis nama seorang pasien, antara lain :
a. Penulisan Nama Orang Indonesia
Di lapangan nama Indonesia ternyata dikelompokan ke dalam beberapa
kelompok, yaitu :
1) Nama tunggal, cara penulisan namanya adalah sesuai dengan nama aslinya.
Contoh : Nama => Jajang, Ditulis => Jajang
2) Nama majemuk, cara penulisannya adalah sesuai dengan nama aslinya.
Contoh : Nama => Anton Baskara, Ditulis => Anton Baskara
3) Nama keluarga, cara penulisannya adalah dengan menjadikan nama
keluarga sebagai kata tangkap utama.
Contoh : Nama => Basuki Mangunwijoyo, Ditulis => Mangunwijoyo
Basuki
4) Nama marga, suku atau clan, cara penulisannya adalah menjadikan nama
suku, marga atau clan sebagai kata tangkap utama.
Contoh : Nama => Abdul Haris Tutupoli, Ditulis => Tutupoli Abdul Haris

b.

c.
d.

e.

5) Nama wanita yang mempergunakan nama laki-laki, cara penulisannya

adalah menjadikan nama laki-laki yang digunakan sebagai kata tangkap
utama
Contoh : Nama => Erni Johan, Ditulis => Johan Erni
6) Nama permandian, cara penulisannya adalah berdasarkan nama terakhir
Contoh : Nama => Ignatius Hadi Sukarto, Ditulis => Sukarto Hadi Ignatius
7) Nama gelar, cara penulisannya adalah dengan cara menuliskan gelar-gelar
di belakang nama asli di dalam tanda kurung
Contoh : Nama : R.R. Murbandini, Ditulis => Murbandini (R.R) ; Nama :
Prof. Dr. Emil, Ditulis => Emil (Prof. Dr) ; Nama : K.G.P.H Ir Jani, Ditulis
=> Jani (K.G.P.H, Ir) ; Nama : Nn. Sumantini S.H, Ditulis : Sumantini (Nn.
S.H)
8) Nama singkatan, dibedakan menjadi dua yakni nama singkatan yang
diketahui kepanjangannya dan nama singkatan yang tidak diketahui
kepanjangannya.
a) Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya, cara
penulisannya
yakni :
Contoh : Nama => A. Bambang Rano, Ditulis => Rano Bambang, A
b) Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya, cara penulisannya
yakni:
Contoh : Nama => R.I. Sopyan, Ditulis => Sopyan Rais Idris
Penulisan Nama Orang Cina, Korea, Vietnam, dan Sejenisnya, dikelompokan
menjadi :
1) Nama asli, ditulis seperti di bawah ini :
Contoh : Nama => Le Duc To, Ditulis => Le Duc To
2) Nama gabungan dengan nama eropa, cara penulisannya adalah menjadikan
nama asli cina sebagai kata tangkap utama.
Contoh : Nama => Chingse Josh, Ditulis => Chingsi Josh
Penulisan Nama Orang India, Jepang, Muang Thai, dan sejenisnya, tata cara
penulisannya adalah kata akhir selalu dijadikan kata tangkap utama.
Contoh : Nama => Rasyi Gandhi, Ditulis => Gandhi, Rasyi
Penulisan Nama Orang Arab, Persia, Turki dan Sejenisnya, dikelompokan
menjadi :
1) Nama keluarga, cara penulisannya adalah menjadikan nama keluarga
sebagai kata tangkap utama.
Contoh : Nama=> Walid Sungkar, Ditulis => Sungkar, Walid ; Nama =>
Abdullah Said Soleh, Ditulis => Soleh, Abdullah Said
2) Nama yang menggunakan kata-kata Bin, ditulis seperti berikut :
Contoh : Nama => Ali Bin Usman, Ditulis => Usman, Ali Bin
Contoh : Nama => Ali Bin Usman Soleh, Ditulis => Soleh, Ali Bin Usman
Contoh : Nama => Gozali Bin Ali Bin Usman, Ditulis => Usman, Ali Bin
Gozali
Penulisan Nama Orang Eropa, Amerika, dan Sejenisnya, dikelompokan
menjadi :
1) Nama keluarga, cara penulisannya adalah menjadikan nama keluarga
sebagai kata tangkap utama.
Contoh : Nama => Henri Dallas, Ditulis => Dalas, Henry
2) Nama menggunakan Van, Van Den, Van Der, Von, dll, ditulis sebagaimana
berikut .
Contoh : Nama => Josh Van Honder, Ditulis => Honder, Josh Van

 Tata Cara Pemberian Nama yang Sering Dilakukan Di Lapangan

Secara teori memang terdapat banyak sekali tata cara pemberian nama pasien
di Dokumen Rekam Medis berdasarkan jenis nama tersebut. Namun, tata acara
pemberian nama yang sering dilakukan di lapangan biasanya lebih praktis dan
memang menyesuaikan dengan kebijakan institusi kesehatan tersebut. Hal ini
dimaksudkan agar pelayanan menjadi lebih cepat, dan biasanya disesuaikan
dengan suatu efektifitas dan efisiensi yang ingin didapatkan oleh institusi
kesehatan. Berikut adalah tata cara penulisan nama yang biasa terjadi di lapangan :
a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :
=> Nama pada kartu identitas, misal : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP/ secara komputerisasi),
menjadi : Anwar Kairo
=> Penulisan nama pada Indeks KIUP, menjadi : ANW
b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh :
=> Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Aisah
=> Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah
Selain penulisan nama di atas juga, biasanya terdapat juga beberapa
institusi pelayanan kesehatan yang menerapkan penulisan nama sebagai
berikut :
a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :
=> Nama : Ayu Siti, Ditulis : Ayu Siti, Ny/ Ayu Siti, Nn/ Ayu Siti, An
=> Nama : Jajang Bahtiar, Ditulis : Jajang Bahtiar, Tn/ Jajang Bahtiar, An
b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh :
=> Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Julaeha
=> Penulisan nama bayinya, menjadi : Siti Julaeha, By
2. Subsistem Penomoran
Pengertian Subsistem Penomoran dalam Rekam Medis
Adalah tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang berobat ke
institusi pelayanan kesehatan sebagai bagian indentitas pribadi pasien yang
bersangkutan.
Tujuan Pemberian Nomor Rekam Medis, yang terdiri dari :
a. Petunjuk dari pemilik DRM masing-masing pasien dan identitas pasien
b. Memudahkan dalam penyimpanan DRM
c. Memudahkan dalam menemukan kembali DRM
Karakteristik Nomor Rekam Medis
Nomor rekam medis biasanya terdiri dari 6 digit angkat, yang dibagi menjadi 3
bagian, yakni kelompok digit awal, kelompok digit tengah, kelompok digit akhir,
contohnya : 45.60.99 => 45 (digit awal), 60 (digit tengah) dan 99 (digit akhir).
Subsistem Pemberian Nomor Rekam Medis
Tata cara pemberian nomor rekam memiliki tata cara atau Subsistem berbeda,
yang meliputi :
a. Pemberian Nomor Rekam Medis Cara Seri
Istilah yang digunakan dalam pemberian nomor rekam medis dengan cara
atau Subsistem ini adalah Serial Numbering System (SNS). Pemberian nomor
rekam medis dengan cara SNS ini adalah setiap penderita mendapat nomor
baru setiap kunjungan/berobat ke institusi pelayanan kesehatan. So, dengan
kata lain satu pasien dapat memiliki banyak/lebih nomor rekam medis.
Penomoran dengan cara SNS ini dapat disumpulkan KIB atau KIUP tak

diperlukan lagi karena pasien pasti akan selalu diberikan yang baru saat
berobat.
=> Keuntungan dari SNS salah satunya adalah pelayanan pendaftaran pasien
akan menjadi lebih cepat terutama untuk pasien lama, karena pasien akan
diberikan dokumen rekam medis yang baru dengan nomor rekam medis
yang baru, sehingga tidak harus menunggu dokumen rekam medis yang
lama dengan nomor rekam medis yang lama ditemukan kembali.
=> Kerugian dari SNS terdiri dari :
- Informasi pelayanan klinis pasien menjadi tidak berkesinambungan
yang dapat merugikan pasien
- Membutuhkan biaya yang besar untuk kebutuhan formulir rekam medis
yang banyak, karena selalu menggunkan yang baru.
- Mempercepat penuhnya rak penyimpanan.
b. Pemberian Nomor Rekam Medis Cara Unit
Penomoran Unit atau Unit Numbering System (UNS) berbeda dengan
Subsistem/cara penomoran seri, kerena dalam cara ini setiap pasien yang
berobat hanya memiliki satu nomor rekam medis untuk selamanya selama
pasien tersebut berkunjung ke suatu institusi kesehatan. Dengan demikian,
maka DRM pasien tersebut tersimpan di dalam satu folder (berkas) dibawah
satu nomor rekam medis.
=> Keuntungan dari Subsistem ini adalah informasi klinis pasien dapat
berkesinambungan karena semua data dan informasi pelayanan kesehatan
yang telah diberikan kepada pasien berada dalam satu folder dokumen
rekam medis.
=> Kerugian dari cara pemberian nomor dengan cara UNS adalah pelayanan
pendaftaran akan lebih lama, terutama untuk pasien lama. Namun kondisi
tersebut dapat ditangani dengan membagi dua loket pendaftaran menjadi
dua pintu, yakni loket pendaftaran untuk pasien baru dan loket pendaftaran
untuk pasien lama, agar pelayanan pendaftaran pasien dapat dipercepat.
c. Pemberian Nomor Rekam Medis Cara Seri Unit
Dikenal dengan istilah Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu
Subsistem gabungan antara Subsistem seri dengan Subsistem unit. Setiap
pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi
berkas rekam medis yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah
nomor yang paling baru.
=> Keuntungannya pelayanan pendaftaran akan lebih cepat.
=> Kerugiannya :
- Petugas akan menjadi repot setelah pelayanan, kerena harus mencari
dokumen lama pasien untuk disatukan ke dalam dokumen dan nomor
rekam medis baru pasien.
- Informasi klinis pada waktu pelayanan tidak akan berkesinambungan
dengan informasi klinis kunjungan pasien sebelumnya.
Cara Penomoran yang Dianjurkan
Dari tiga Subsistem pemberian nomor yang telah diuraikan, maka suatu
institusi kesehatan lain dianjurkan untuk menggunakan Subsistem pemberian
nomor dengan cara UNS, karena dengan penggunaan Subsistem penomoran ini
maka setiap pasien akan memiliki satu nomor rekam medis yang terkumpul dalam
satu berkas dengan satu nomor rekam medis.

3. Subsistem Indeks
Pengertian Indeks Secara Umum
Indeks adalah daftar istilah atau kata-kata penting yang tersusun secara
alfabetik untuk memberi informasi tentang halaman atau kata tersebut ditemukan.
Pengertian Indeks dalam Rekam Medis
Indeks dalam dunia rekam medis, adalah daftar kata atau istilah penting yang
disusun dengan tata cara/kebijakan suatu institusi penyelenggara kesehatan baik
secara manual maupun elektronik, yang bertujuan agar memudahkan dalam
pencarian kembali kata atau istilah tersebut.
Macam Indeks/Pengindeksan dalam Rekam Medis
Pengindeksan dalam rekam medis atau manajemen informasi kesehatan dibagi
menjadi 5, yakni :
a. Indeks Utama Pasien
Indeks utama pasien atau Master Patient Index (MPI) yakni suatu indeks
yang berisi tentang data pokok mengenai identitas pasien, tujuannya adalah
untuk memudahkan dalam pengidentifikasian pasien yang pernah berobat di
institusi pelayanan kesehatan. Secara manual indeks utama pasien ini berwujud
dalam Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Indentitas yang berada dalam KIUP
tersebut biasanya berisi : nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir
pasien (umur), jenis kelamin, alamat, nama orangtua/wali pasien, alamat
orangtua/wali pasien dan tahun terakhir pasien berobat. KIUP sendiri diindeks
secara alfabetik berdasarkan nama pasien dengan cara menuliskan 3 huruf
pertama dari nama pasien. Selain secara manual, indeks utama pasien juga
dapat dilakukan secara komputerisasi, yang biasanya sudah tersambung dengan
suatu jaringan Subsistem komputer yang dirancang menyesuaikan kebutuhan
institusi kesehatan.
b. Indeks Penyakit Pasien
Merupakan indeks tentang jenis penyakit tertentu yang telah ditetapkan
diagnosis akhir penyakitnya dan telah dilakukan pengkodean penyakit
berdasarkan ICD - 10. Secara manual, Indeks penyakit pasien ini juga terwujud
dalam bentuk kartu, dengan ketentuan setiap jenis penyakit yang sama
menggunakan satu kartu yang sama. Namun dewasa kini telah banyak
dilakukan indeks penyakit secara komputerisasi. Fungsi dari indeks penyakit
pasien ini, meliputi :
1) Memudahkan dalam menelusuri setiap nomor rekam medis dan nama
pasien yang memiliki jenis penyakit yang sama yang dikelompokan
berdasarkan pengkodean penyakit, yang digunakan untuk keperluan
tertentu, misal : penelitian mahasiswa.
2) Untuk menyusun laporan morbiditas
3) Dapat digunakan sebagai sumber data statistik rumah sakit
4) Dapat digunakan sebagai suatu informasi dalam manajemen institusi
pelayanan kesehatan
c. Indeks Operasi/Tindakan
Indeks operasi atau indeks tindakan adalah indeks tentang tindakan medis
tertentu yang dilakukan oleh tenaga kesehatan (dokter). Penulisan Indeks
operasi secara manual dapat dilakukan dalam kartu indek operasi, dengan
ketentuan penulisan adalah satu kartu yang sama untuk satu jenis tindakan dan
setiap tindakan yang ditulis dalam indeks operasi tersebut harus disertai kode
tindakan berdasarkan ICOPIM dan ICD 9 CM. Selain secara manual indeks
operasi ini juga dapat dilakukan secara komputerisasi yang Subsistemnya telah
dirancang sedemikian ruma mengikuti kebutuhan institusi kesehatan. Adapun
fungsi dari indeks operasi, tediri dari :

1) Memudahkan menelusuri setiap nomor rekam medis dan nama pasien yang
dilakukan jenis tindakan yang sama yang dikelompokan berdasarkan kode
tindakan.
2) Untuk menyusun laporan jenis operasi
d. Indeks Kematian
Yaitu indeks tentang sebab kematian penyakit tertentu sebagai hasil
pelayanan pasien di institusi pelayanan kesehatan. Ketentuan penulisan dalam
indeks kematian secara manual, adalah setiap sebab kematian menggunakan
satu kartu yang sama dan harus diserta kode penyakit dari sebab kematian
tersebut. Dalam Subsistem komputerisasi, biasanya pengentrian indeks
kematian ini dilakukan pada suatu Subsistem/aplikasi yang sengaja dibuat
untuk memudahkan pekerjaan petugas penginputan. Fungsi dari indeks
kematian, meliputi :
1) Memudahkan untuk menelusuri nomor rekam medis dan nama pasien
dengan sebab kematuan yang sama, yang digunakan untuk keperluan
tertentu, misal : research.
2) Digunakan untuk menyusu laporan sebab kematian (mortalitas)
e. Indeks Dokter
Indeks dokter adalah indeks tentang nama dokter yang melayani pasien di
institusi pelayanan kesehatan. Fungsi dari indeks dokter ini adalah untuk
mengevaluasi kinerja dokter dan menghitung angka kredit guna promosi dan
demosi dokter berdasarkan kinerjanya.
4. Subsistem Penyimpanan
Penyimpanan (filing) dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan
dengan riwayat penyakit dan kerahasian pasien yang terkandung di dalamnya. Ada dua
macam cara penyimpanan dalam menyelenggarakan rekam medis :
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medis pasien dalam satu
kesatuan, baik dokumen rawat jalan maupun dokumen rawat inap di simpan dalam
satu folder.
Keuntungan Subsistem sentralisasi adalah sebagai berikut :
1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan
dokumen rekam medis.
2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5) Mudah menerapkan Subsistem unit record
Kerugian Subsistem sentralisasi adalah sebagai berikut :
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit
rawat inap.
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medis pasien terpisah
antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan dokumen rekam medis rawat
inap.
Keuntungan Subsistem desentralisasi adalah sebagai berikut:
1) Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja dari petugas lebih ringan .
Kerugian Subsistem desentralisasi adalah sebagai berikut:
1) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

2) Biaya yang di perlukan untuk peralatan ruangan lebih banyak.

5. Subsistem Penjajaran
Tujuan dari Subsistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan mempercepat
ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing. Subsistem
penjajaran dibagi menjadi 3, yaitu :
a. Nomor Langsung (Straight Numerical Filing = SNF)
Merupakan penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan
secara berturut-turut sesuai dengan urutan nomornya.
Contoh : 46-50-23
46-50-24
46-50-25
Kelebihan dari Subsistem ini adalah :
1) Mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan nomor
berurutan.
Kerugiannya adalah :
1) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi
kekeliruan menyimpan.
2) Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor besar yaitu rekam
medis dengan nomor terbaru.
3) Pengawas kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena petugas tidak
terbagi menurut nomor.
b. Angka Tengah (Middle Digit Filing System)
Metode penjajaran dengan Subsistem ini adalah menggunakan patokan angka
tengah, kemudian pasangan angka depan sebagai secondary dan pasangan angka
paling kanan sebagai tentoy. Misalkan nomor : 11-22-34
11-22-37
Keuntungan :
1) Mudah mengambil 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.
2) Petugas dapat dibagi untuk bertugas pada bagian tertentu.
3) Penggantian Subsistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah dari
pada ke Subsistem akhir.
Kerugian :
1) Petugas memerlukan latihan dan bimbingan lebih lama.
2) Subsistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor rekam medis sudah
melebihi 6 digit.
c. Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)
Dalam hal ini digunakan nomor dengan 6 digit yang dikelompokkan menjadi 3
kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Pasangan angka paling kanan
adalah pasangan angka utama, pasangan angka tengah sebagai secondary dan
pasangan angka paling kiri sebagai tentoy. Misalkan nomor : 20-11-02
21-11-02
22-11-02
Keuntungan :
1) Dokumen terbesar secara merata dalam 100 bagian
2) Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk sejumlah bagian tertentu
3) Nomor rekam medis aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
4) Jumlah nomor rekam medis untuk setiap section terkontrol dan dapat
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong

5) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)

6) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah
Kerugian:
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal Subsistem angka
akhir mungkin lebih lama.
6. Subsistem Penyusutan dan Pemusnahan (Retensi)
Retensi yaitu suatu kegiatan pengurangan atau memisahkan arsip dari rak
penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif.
Tujuan Retensi Arsip:
1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis baru.
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam
medis bila sewaktuwaktu dibutuhkan.
4. Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi.
5. Mengurangi arsip yang tidak bernilai.
6. Cara Retensi arsip:
Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari
buku registrasi.
Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut untuk mencari
pada rak penyimpanan aktif.
Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan
penyakit/tahun kunjungan.
Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke in aktif.
Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan
berlaku.
Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi dengan
cara yang telah di tentukan.
Jadwal Retensi Arsip Dan Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis
1. JRA (Jadwal Retensi Arsip) berdasarkan Surat Edaran YanMed
No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995.
Yaitu merupakan daftar yang berisikan sekuran-kurangnya jenis arsip dan
jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. JRA (Jadwal Retensi Arsip)
disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur
rumah sakit.
Daftar waktu penyimpanan in aktif:
1. Nomor rekam medis
2. Tahun jangka
3. Waktu penyimpanan
4. Keterangan
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi, berdasarkan surat
edaran Dirjen Pelayanan Medik tentang pemusnahan rekam medis
Jadwal retensi tersebut sebagai berikut:
No KELOMPOK

AKTIF

RJ

IN AKTIF

RI

RJ

UMUM

5 TH

5 TH

2 TH

MATA

5 TH

10 TH

2 TH

JIWA

10 TH

5 TH

5 TH

ORTHOPEDI

10 TH

10 TH

2 TH

KUSTA

15 TH

15 TH

2 TH

KETERGANTUNGAN OBAT

15 TH

15 TH

2 TH

JANTUNG

10 TH

10 TH

2 TH

PARU

5 TH

10 TH

2 TH

Keterangan: RJ=Rawat Jalan;RI=Rawat Inap

2. Mikrofilmisasi berkas rekam medis
Yaitu suatu proses merubah bentuk lembaran-lembaran rekam medis
menjadi bentuk Mikrofils.
Tujuan:
- Melestarikan dokumen dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan
pemusnahan.
- Melestarikan dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan.
Prosedur Mikrofilmisasi berkas rekam medis:
1. Penyusunan berkas rekam medis in aktif.
2. Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan.
3. Proses pencucian film.
4. Proses penjaketan(memasukan Mikrofils ke dalam jaket film.
5. Pemberian identitas pasien pada jaket Microfilm.
6. Penjajaran bentuk Microfilm dengan Terminal Digit Filling.
Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen antara lain:
1. Lembar rekam medis 1.
2. Lembar resume keluar.
3. Lembar laporan operasi.
4. Lembar persetujuan/penolakan tindakan medis.
5. Formulir indeks dokter, penyakit, sebab kematian, operasi.

6. Formulir dengan kasus rudapaksaan, misalnya kasus pemerkosaan.

7. Formulir ketergantungan obat.
8. Lembar keterangan kematian yang akan mendapatkan sertifikat kematian.
9. Visum et repertum.
10. Lembar yang sesuai kasus, antaranya:
1. Bayi tabung
2. Adopsi
3. Penganiayaan
- Buku register.
- KIUP.

Penilaian Nilai Guna Rekam Medis

Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap
formulir-formulir rekam medis yang maasih perlu diabadikan atau sudah boleh
dimusnahkan. Penilain guna dilaksanakan oleh Direktur Rumah Sakit.
Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai tugas membantu Direktur
Rumah Sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan
memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang berlaku.
Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari:
1. Direktur Rumah Sakit sebagai ketua
2. Kepala rekam medis sebagai sekertaris
3. Anggota lain(petugas filling dengan saksi-saksi yang di tunjuk oleh Direktur
Rumah Sakit
Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif
1. Berkas rekam medis sering digunakan untuk pendidikan dad penelitian
2. Mempunyai nilai guna:
Nilai Guna Primer
Yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam medis
bagi kepentingan rumah sakit meliputi:
1) Nilai guna administrasi
2) Nilai guna hokum
3) Nilai guna keuangan
4) Nilai guna iptek
Nilai Guna Sekunder
Yatu nilai guna berkas rekam medis didasarkan bagi kepentingan instansi
di luar rumah sakit yaitu sebagai bahan pertanggungjawaban nasional,
meliputi:
1) Pembuktian
2) Sejarah
Pengabadian Dan Pemusnahan Rekam Medis
Tim pemusnah rekam medis setelah melakukan nilai guna berkas rekam medis
dari in aktif. Selanjutnya mengabadikan formulir rekam medis yang harus
diabadikan sesuai dengan nilai gunanya dan memusnahkan formulir yang tidak
memiliki nilai guna.
Antara lain dengan rangkaian kegiatan sebagai berikut:
1. Membuat daftar pertelaahan, yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis
dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit
(diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan
kebijakan rumah sakit.

2. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis pada saat pemusnahan

berlangsung yang telah di tanda tangani ketua dan sekertaris. Berita acara
pemusnahan rekam medis yang asli di simpan dirumah sakit, lembar ke dua di
kirim kepada pemilik rumah sakit dan lembar ke tiga dikirim ke dinas
kesehatan setempat/ Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.
3. Melaksanakan pemusnahan dengan cara:
Di bakar dengan menggunakan incinerator atau di bakar
Dicacah, di buat bubur
Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat
pernyataan diatas kertas bersegel yang di tanda tangani oleh direktur rumah
sakit.
2.3 SISTEM PENGOLAHAN (SISTEM STATISTIK)
Kegiatan statistik melibatkan beberapa hal, yaitu pengumpulan data, analisis,
interpretasi data, dan presentasi data. Di Rumah Sakit sistem statistik di unit rekam medis
bertanggungjawab terhadap beberapa urusan diantarannya: menangani untuk urusan
sensus harian dan morbiditas pasien rawat jalan, sensus harian dan morbiditas pasien
rawat inap, pelaporan rumah sakit, dan pelayanan surat keterangan medis. Kegiatan sensus
harian dilakukan untuk mengetahui jumlah layanan yang diberikan kepada pasien selama
24 jam. Kegiatan statistik lain, pelaporan rumah sakit yang dibuat ada 2 macam, yaitu
pelaporan intern dan pelaporan eksteren. Kegiatan yang menjadi tanggungjawab bagian
statistik di unit rekam medis yaitu pembuatan surat keterangan medis. Surat keterangan
medis, yaitu surat keterangan medis untuk pengadilan dan non pengadilan.