c. Bertindak sebagai General Agent dan Handling Agent bagi kapal-kapal tanker
milik PT Pertamina yang disewakan.
PTK diperbantukan pada aktivitas pengembangan Pertamina pada tahun 1974,
dimana PTK memperoleh tambahan armada kapal sejenis supply vessel yang
disepakati untuk melayani dan memenuhi eksplorasi pengeboran minyak dan gas
bumi lepas pantai dan juga keperluan produksi.
Dengan selesainya program konstruksi untuk depot bahan bakar yang baru di belahan
timur dan tengah wilayah Indonesia, Pertamina menarik penugasan untuk
pendistribusian bahan bakar, meliputi kapal-kapal dan krew. Oleh sebab itu pada
tahun 1978, PTK tidak lagi hanya melayani Pertamina akan tetapi juga melayani
perusahaan lainnya dan mengubah model bisnisnya menjadi perusahaan yang
mencari keuntungan atau profit oriented.
Selanjutnya, PT Pertamina Tongkang fokus kepada aktivitas lepas pantai yang
menyediakan beberapa hal sebagai berikut:
35
36
: Jl. Kramat Raya No. 29 Kramat Senen Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Phone
: 02131023005
37
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan bisnis pelayaran dan jasa maritim kelas dunia.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Melaksanakan kegiatan Bisnis Perkapalan dan Jasa Maritim yang
berstandar Internasional Untuk menghasilkan Nilai Tambah Bagi
Perusahaan dengan mengutamakan Kepuasan Pelanggan dan
Pemangku Kepentingan Lainnya.
3.2 Struktur Organisasi
perusahaan
secara
keseluruhan
menyangkut
fungsi-fungsi
38
Mengawasi setiap kegiatan yang di lakukan oleh perusahaan dan juga mewakili
kepentingan dari para pemegang saham, dan terkadang memiliki pengetahuan yang
dalam atas kinerja, keuangan, penguasaan pangsa pasar dari organisasi tersebut.
3. Corporate Secertary
Memastikan Integritas dari kerangka tata kelola, yang bertanggung jawab atas
administrasi efisien sebuah perusahaan, memastikan kepatuhan dengan persyaratan
peraturan perundangan dan melaksanakan keputusan yang dibuat oleh bagian direksi.
4. Head of Internal Audit
Selalu mengupdate dengan isu-isu penting dalam resiko, tata kelola dan
pengendalian, dan terhubung dengan orang orang yang memahami tantangan yang
akan dihadapi.
5. Manager Strategic and Bussines Development
Perencanaan stragtegi pekerjaan yang dapat bervariasi dalam tanggung jawab
mereka dalam sebuah organisasi dan menggunakan frase bisnis development untuk
mengembangkan secara profesional.
6.Manager QShe
Bertugas mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan
pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
7.Operation Director
Bertugas mengelola seluruh aktivitas operational perusahaan.
8.Finance
Bertugas mengelola fungsi keuangan dan akuntansi dan memberikan
informasi keuangan secara komprehensif.
9.Branch Manager
Bertugas untuk memberikan koordinasi, arahan serta mengawasi seluruh
kinerja tim di cabang demi tercapainya target penjualan perusahaan dan
memastikan tim bekerja sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang telah
di tetapkan oleh perusahaan..
10. Deputy Director Commercial
Menetapkan Perencanaan dan Pengembangan Pekerja Laut
11. VP Fleet
39
Pembuatan rencana kerja jangka pendek dan jangka panjang fungsi manning yang
in line dengan PKAP & PJPP fungsi fleet
12. VP Operation
Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah
supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik.
13. VP Marketing
VP Marketing digunakan oleh perusahaan sebagai template untuk membuat
deskripsi akurat tentang posisi untuk pelamar potensial, menyediakan standar
untuk tugas-tugas mereka, tugas, dan kualifikasi. Deskripsi digunakan ketika
ditempatkan dalam sebuah posting pekerjaan, dan dapat disesuaikan untuk
penggunaan khusus perusahaan.
14. Manager Branch
Manager Branch digunakan dalam bertugas untuk bertanggung jawab atas
pencapaian kinerja cabang dengan melakukan perencanaan, monitoring dan
evaluasi fungsi pencapaian salaes, covering area dan pengelolaan customer
untuk memenuhi target penjualan jasa yang ditetapkan perusahaan.
15. VP Finance
VP Finance digunakan dalam bertugas bertanggung jawab atas semua tentang
yang berhubungan dengan keuangan perusahaan yang di kelola oleh bagian
keuangan.
16. VP HR & GA
VP HR & GA bertugas merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem
pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi
manajemen SDM diseluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan
kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan
17. Ships
Agen kapal bertindak atas nama dan mewakili pemilik kapal atau operator di
lokasi di mana pemilik kapal atau operator mungkin tidak memiliki kantor atau
personil (lebih efisien untuk menggunakan agen daripada mendirikan kantor di
setiap pelabuhan).
18. Manager New Building Project
40
Manager New Building Project bertugas untuk melakukan pengelolaan sebuah
gedung yang dimiliki oleh persuhaan dengan cara melakukan maintenance
gedung tersebut dan membuat sebuah project agar gedung tersebut bisa
berkembang lagi.
3.3 Sistem Yang Berjalan
3.3.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan Untuk Pendaftaran Penyewaan Kapal
Proses bisnis Pendaftaran Penyewaan Kapal PT. Pertamina Trans Kontinental
yang masih dijalankan menggunakan proses manual dengan cara penyewa
datang langsung ke perusahaan penyewa kapal tersebut dan membeli formulir untuk
pendaftaran penyewaan sebuah kapal yang ditawarkan oleh PT. Pertamina Trans
Kontinental yang masih memakai cara manual dengan cara mengisi kriteria kapal
yang ingin disewa dan mengisi data-data perusahaan si penyewa.
Setelah penyewa mengisi kriteria kapal dan data-data perusahaan, penyewa
menyerahkan berkas tersebut kepada bagian marketing untuk diperiksa agar sesuai
dengan kriteria yang di cari oleh si penyewa apabila kriteria sudah sesuai dengan
yang dibutuhkan oleh si penyewa maka bagian marketing memberikan berkas atau
dokumen yang diisi oleh si penyewa ke bagian operasi untuk memeriksa kembali
kapal yang di butuhkan oleh si penyewa kapal, apabila kapal tersebut ada maka
bagian operasi melakukan persetujuan atas penyewaan kapal yang ingin disewa
apabila sudah disetujui oleh bagian operasi maka penyewa membuat SPH (Surat
Penawaran Harga) lalu disampaikan oleh ke bagian operasi untuk membuat Job
Agency, setelah itu bagian operasi membuat estimasi penawaran apabila sudah
membuat estimasi penawaran bagian operasi membuat estimasi rincian disbursement
yaitu rincian biaya-biaya yang harus dibayar oleh si penyewa.
Setelah itu penyewa melakukan pembayarn uang muka dan deposit yang akan
diterima oleh bagian pengawas treasury, setelah pengawas treasury menerima uang
muka dan deposit pengawas treasury membuat laporan outstanding deposit
disamping itu juga bagian operasi memantau uang muka yang diterima oleh bagian
treasury setelah bagian operasi memantau uang muka, bagian operasi membuat SOD
3.2.2 Event Table Sistem Yang Berjalan Untuk Pendaftaran Penyewaan Kapal
Secara Manual
Kejadian
Internal
Dimulai Ketika
41
Melayani Penyewa
Agen
Bag.
Penyewa Atau
Marketing
Pencharterd
Berkas/formulir
Datang untuk
Kontinental
pendaftaran
Menyewa
penyewaan kapal
sebuah Kapal
Penyewa
membeli berkas
Pendaftaran Penyewaan
Kapal
Menyerahkan ke bag.
operation
Menerima Berkas
Bag.
Penyewa
Operation
Menyerahkan
Memberikan Estimasi
Penawaran kepada Penyewa
berkas yang
sudah diisi ke
Bag. Operation
42
Menerima Estimasi
Pengawas.
Saat menerima
Treasury
deposit dan
Operation
Uang muka atau Setelah itu menerima uang
muka dan deposit yang telah
deposit sudah
dan Membuat
Laporan Outstanding
masuk
dibayar si penyewa
Setelah Menerima Uang muka
dan deposit
Membuat Laporan
Memantau Uang
Bag.
Operation
Treasury
Diterima lalu
Menerima Uang
Muka dan
Advis Tagih
Deposit
Membuat SOD
Outstanding
Pada saat Bag. Treasury
Membuat Laporan Out
Standing
Melakukan pemantaun dalam
pembuatan Laporan
Setelah semua sudah sesuai
dengan laporan tersebut
Membuat SOD
Pada saat membuat SOD
Membuat Advis Tagih untuk
bukti sewaktu penagihan
pembayaran yang belum
lunas
Setelah Bag.
Tagih
Operation
Operation
membuat Advis
Tagih
Persetujuan Advis
Manager
Setelah Asmen
Tagih
Operasi
memverifikasi
Verifikasi
Persetujuan Advis Tagih
Advis Tagih
43
Create Invoice
Pengawas
Setelah
Treasury
Persetujuan
Advis Tagih
Memverifikasi
Asmen
Pada Saat
Release Invoice
Treasury
Membuat
Invoice
membuat Invoice
Memverifikasi Invoice
Manager
Setelah
Treasury
Memverifikasi
invoice
Setelah memverifikasi Invoice
Bag. Asmen meminta
Persetujuan Invoice
Invoice
Persetujuan invoice
Membuat Faktur
Pengawas
Setelah
Pajak
Pajak
Mendapatkan
pembuatan invoice
Pengawas Pajak membuat
Persetujuan
Invoice
Pelunasan Invoice
Pengawas
Setelah
dan membuat
Treasury
mengetahui
Laporan Out
Faktur Pajak
Standing Invoice
Setelah
Pelunasan
Invoice
Standing Invoice
44
45
(Sumber IT)
46
3.2.4 Work Flow Sistem Yang Sedang Berjalan
Pelaku
Penyewa Kapal
Aktivitas
Melayani Pendaftaran
1.
2.
Bag. Marketing
3.
4.
5.
Penyewa Kapal
Bag. Marketing
6.
Bag. Operation
7.
Pengawas Treasury
Bag. Operation
47
13. Membuat SOD dan Advis Tagih
Asmen Operation
Manager Operation
Pengawas Invoice
Asmen Treasury
Manager Treasury
Pengawas Pajak
Pengawas Treasury
48
Formulir Perjanjian Sewa Menyewa adalah suatu formulir yang berisikan
tentang perjanjian perjanjian yang di ikuti dengan pasal pasal yang berlaku untuk
sewa menyewa kapal dengan sebuah perjanjian pihak pertama dan pihak kedua. Isi
dari Formulir Perjanjian Sewa Menyewa Kapal yaitu : Nama Perusahaan pihak
pertama, Perusahaan pihak kedua, dan kriteria kapal yang ingin disewakan.
2. Formulir Pendaftaran Penyewaan Kapal
Formulir Pendaftaran Penyewaan Kapal adalah suatu formulir yang berisikan
tentang pendaftaran suatu agen yang ingin menyewa kapal dengan cara mengisi form
tersebut. Isi dalam Formulir Pendaftaran yaitu : Nama Perusahaan, Alamat
Perusahaan, E-mail Perushaan, No Telpon Perusahaan dan Kriteria Kapal yang ingin
disewa.
3. Registration
Registration di gunakan pada saat si penyewa sudah mengisi data data, lalu di
input ke dalam buku agency
4. Form Surat Jalan
Formulir Surat Jalan adalah dimana Formulir ini yang memiliki fungsi untuk
memberikan wewenang untuk pengeluaran kapal yang sudah di sewa.
5. Form Tanda Terima Sewa
Form tanda terima ialah yang berisikan tentang tanda terima uang yang sudah
dibayar oleh si penyewa lalu diserahkan oleh pengawas Treasury.
3.2.6 Laporan Sistem Yang Sedang Berjalan
Adapun Laporan yang digunakan :
1. Laporan Penerimaan Kas
Suatu laporan yang sangat penting dalam operasional suatu penyewaan kapal,
salah satunya adalah kas yaitu sebagai modal kerja yang menunjang
kelangsungan aktivitas keseharian suatu penyewaan kapal untuk mengetahui
pada setiap penerimaan kas.
2. Laporan Pengerluaran Kas
Suatu laporan yang sangat penting dalam suatu pengelolaan keuangan dalam
penyewaan kapal apa untuk mengetahui biaya biaya yang di keluarkan oleh
perushaan.
49
3. Laporan L/R
Suatu laporan yang berisikan biaya biaya yang dikurangi modal apa bila di
laporan tersebut ada sisa anggaran maka anggaran tersebut disebut revenue
untuk perusahaan penyewaan kapal tersebut.
4. Laporan Penyewaan Kapal
Laporan ini berisikan tentang laporan Penyewaan Kapal yang sudah di setujui
oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua
Kriteria
Sebab
Akibat
Kurang
cepatnya Perusahaan
mengambil
keputusan
maupun
pengolahan data.
Rekomendasi
Temuan 2
Kriteria
pendaftaran kapal
Menurut Mulyadi (2001,p80), formulir berfungi pula sebagai
50
sarana untuk menyampaikan informasi secara identifikasi
Sebab
Akibat
Rekomendasi
51
Judul
Seperti presentasi pada umumnya, selalu ada slide pembuka (judul), isinya
bisa berupa nama perusahaan, tagline dan logo. Bisa juga ditambahkan foto
perusahaan Anda.
Profil
Berisi penjelasan singkat tentang perusahaan Anda, bisa berupa sejarah dan
kisah perjalanan perusahaan, nilai-nilai yang dianut perusahaan dan visi misi
yang dimiliki.
52
53
54
memperoleh tambahan armada kapal sejenis supply vessel yang disepakati untuk
melayani dan memenuhi eksplorasi pengeboran minyak dan gas bumi lepas pantai
dan juga keperluan produksi.
PT Pertamina Trans Kontinental sejak awal dibentuk bertujuan sebagai perusahaan
yang bergerak di bidang Industri Jasa Maritim yang berfungsi untuk memberikan
dukungan secara total terhadap aktifitas PT Pertamina (Persero), seperti :
Bertindak sebagai General Agent dan Handling Agent bagi kapal kapal
tanker milik PT Pertamina (Persero) yang disewakan.
55
56
57
http://www.ptk-shipping.com/index.php/id/pemilik-saham
Pertamina Trans Kontinental Tambah Tujuh Armada Kapal
BATAM - Dalam rangka membangun Industri Maritim Nasional, PT Pertamina
Trans Kontinental (PTK) memperkuat jaringan bisnisnya dengan menambah tujuh
unit kapal, yang terdiri dari dua unit kapal Anchor Handling Tug Supply (AHTS) dan
lima unit kapal Harbour Tug Pertamina Trans Kontinental.
Kapal tersebut diserahkan oleh PT Batamec dan PT Dry Dock World Pertama
(DDW) sebagai perusahaan yang ditunjuk oleh Pertamina dalam pembuatan kapal.
Total Nilai investasi untuk pembangunan tujuh unit kapal tersebut sebesar 49,9 juta
dolar AS.
Ketujuh unit kapal ini tentunya akan mendapatkan tambahan revenue bagi PTK
selaku anak usaha dari Pertamina dengan target pendapatan sekitar 9 juta dolar AS
atau sekitar Rp115 miliar untuk tahun 2015, ungkap Direktur Pemasaran Pertamina
Ahmad Bambang dalam kesempatan serah terima kapal oleh Direktur Batamec, Mok
Kim Whang dan Senior General Manager DDW, Chua Peng Chua di galangan
Batamec, Batam, Jumat (27/3).
58
Sementara itu, Direktur Utama PTK, Subagjo Hari Moeljanto mengatakan bahwa
kapal jenis AHTS tersebut akan memberikan kontribusi pendapatan sebesar 9.000
dolar AS/kapal/hari sedangkan jenis kapal Harbour Tug memberikan kontribusi
3.400 dolar AS/ kapal/ hari.
Armada Kapal yang dimiliki PTK saat ini sebanyak 27 Kapal. Dengan tambahan
tujuh kapal ini maka PTK akan dapat memperkuat armada kapal miliknya untuk
mendukung kegiatan eksplorasi lepas pantai dan mendukung operasional marine
Pertamina serta memenuhi kebutuhan pasar di luar Pertamina sebagai kontribusi laba
operasi PTK (audited) di luar Pertamina sebesar 63 persen
http://www.ptk-shipping.com/index.php/id/pertamina-trans-kontinental/sejarah
59
Sweat
Gas
Gas
alam
yang
tidak/
sedikit
mengandung
H2S
Sour Gas : Gas alam yang mengamdung H2S dalam jumlah besar ( bersifat korosif).
Dry
Gas
Gas
alam
Yang
hanya
mengandung
Hidrokarbon
ringan.