MAKALAH

JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, DAN JOB

SPESIFICATION
TUGAS KELOMPOK
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Tri Joko Raharjo, M.Pd..
Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan (3 SKS)

Oleh
No.
1.
2.
3.
4
5.

Nama
Tanto
Elva Khoiri Amalia
Eko Saputra
Abdul Wahid
Sutrisno

NIM
0102509076
0102509067
0102509005
0102509084
0102509092

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2010

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas
produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan
kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya
sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya
sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini
seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4)
Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan
organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam
organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.
Organisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya
sebuah perusahaan, sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor penentu
keberhasilan tujuan pendidikan. Hal ini sejalan dengan pernyataan Sergiovanni,
et.al (1987:134) dalam http://uhar_suharsaputra.mht, (akses, 22 Maret 2010) yang
menyatakan bahwa:
Perhaps the most critical difference between the school and most
other organization is the human intensity that characterize its work.
School are human organization in the sense that their products are human
and their processes require the sosializing of humans (Barangkali
perbedaan yang paling kritis (menonjol) antara sekolah dan hampir semua
organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya.
Sekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia
dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia.

Pendapat tersebut menunjukan bahwa masalah sumberdaya manusia

menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan/pembelajaran, hal ini
juga berarti bahwa mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang
sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan/pembelajaran di sekolah.
Uraian di atas menunjukkan bahwa sumber daya manusia perlu dikelola
dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen
Sumber Daya Manusia (MSDM).
Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya
manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti
mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara
optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui
proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya
Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik
bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan
kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan
pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada
jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa
mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia
sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the
Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus
bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat
sesuai dengan minat dan kemampuannya.

Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time"
ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur
pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan
sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja
ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih
jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.
Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau
merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan
Peramsalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang
secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang
berhubungan dengan suatu jabatan
Studi yang berkaitan dengan analisis jabatan penulis angkat dalam sebuah
makalah yang berjudul Job Analysis, Job Description, dan Job Spesification.
Berdasarkan judul tersebut penulis akan membahas hal-hal sebagai
berikut:
1. Definisi dan pengertian
2. Informasi yang diperoleh dari job analysis
3. Tujuan analisis jabatan
4. Metode dan proses pengumpulan informasi bagi analisis jabatan

5. Teknik melakukan analisis jabatan

6. Isi (aspek-aspek) job descriptions
7. Langkah-langkah pelaksanaan job descriptions
8. Langkah-langkah pelaksanaan job description
9. Job spesification
10. Kaitan antara job analysis, job description dan job spesification

BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi dan Pengertian Job Analisis
Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah
menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang

harus dikerjakan,

bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan
suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan
orang lain untuk tujuan manajemen.
Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan
informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang
dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan,
dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam
Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar
uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja
dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan
penglaman

minimal

yang

diperlukan

bagi

seorang

pekerja

untuk

melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk
mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan
persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan
analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari
tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan

dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang
pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan
karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks
involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and
ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to
successfully perform the job (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses
pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi
terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari
suatu jabatan tertentu (job analisis is the systematic process of collecting
relevant, work-related information related to the nature of a specific job). Hal
senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: job analisis is the process
of gathering information about a job (Bernardin & Russel, 1993).
Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis
pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses
pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan
seorang pekerja secara sistematis
Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua
jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job
description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented
job description).

1. Traditional Job analysis

Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi
melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci
unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah
dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum
seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasikualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian
perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak
ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standarstandar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,
tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu
pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga
tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.
2. Result-Oriented Job Description (RODs)
Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented
job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam programoriented

budgets.

Uraian

pekerjaan

yang

berorientasikan

hasil

menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja

dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui
bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan

tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang

tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.
Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs)
adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input
personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan
sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan
tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi
para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan
performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan
penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer
kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang
telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa
kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan
peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs
tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi
yang tidak dapat diukur.
Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian
Jabatan (Job Description) dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
B. Informasi yang diperoleh dari job analysis
Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga
kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and
placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan

dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa

(compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga
sistem informasi SDM (human resources information sistem).
Analisis pekerjaan selain menghasilkan

job description, job

specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut.

1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan
dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk
memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2. Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas
tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain)
orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat
menentukan gajinya.
3. Evaluasi Jabatan
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas
mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang
dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan
demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan
tersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi
aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk
menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan
dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam
penentuan sasaran pekerjaannya.
5. Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program
latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis
keterampilan

pekerja

digunakan

bahan

pembantu

dalam

pengembangan program-program latihan.

6. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu
menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan
atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan

spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang

harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
10. Penempatan (Placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para
karyawan

pada

pekerjaan-pekerjaan

yang

sesuai

dengan

keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

11. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan
perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
12. Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi
bagi

karyawan

baru

mengenai

sejarah perusahaan,

hak dan

kewajibannya, menginduksi, dan lainnya

C. Tujuan Analisis Jabatan
Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan
analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta,
yaitu:
1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat
pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban,
serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai
standar pekerjaan.

2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelaskelas,

kelompok-kelompok,

atau

jenis-jenis

berdasarkan

rencana

sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan
berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar
tenaga kerja luar yang terikat
4. Job

desinng

restructuring,

yaitu

meliputi

usaha-usaha

untuk

mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam

berbagai kelompok
5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu
bagi suatu pekerjaan
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang
dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para
pekerja
7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja,
susunan kerja dan standar kerja
10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu
organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

D. Metode dan Proses Pengumpulan Informasi bagi Analis Jabatan

Joseph E. Morsh dalam Asad (2004) memperbincangkan beberapa
motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan
Questionaire (angket), metode dengan Check-List, dengan wawancara
individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan
harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah
metode teknik critical incident
1. Wawancara
Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Pro dan Kontra.
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas
dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas
mencerminkan keunggulan.
b. Pertanyaan pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan
secara luas.
c. Pedoman Wawancara.

2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu
cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama
terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.
4. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian
(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari.
Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut
(bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku
harian.
Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data
dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen
visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan
dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.
Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan
analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi
mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah
ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran
questioner,

2)

Wawancara

dengan

pemangku

jabatan/incumbent,

atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses

terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah
berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis
jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan,
tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala
dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake
holders).
Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan
menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi
yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan
membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan
jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan
pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
E. Teknik Melakukan Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan
dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain
untuk mengerti tentang jabatan tersebut.
Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1)
mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan,
dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan
uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang

baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen
dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan
proses analisis jabatan, yaitu:
1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap
jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau
tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar
tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.
2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan
sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias
dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau
metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang
ada saat ini.
3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan
adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai
rancangan strategi dan struktur organisasi.
Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di
banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan selera masing-masing
atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini
membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan
oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan
munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab

antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada

beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga
akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat
besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga
tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak
masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.
Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu
organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa
uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses
pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut
sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan,
tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran
jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga
informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan
kerja, dan struktur organisasi
F. Isi (aspek-aspek) Job Descriptions
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur
sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam
organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam
pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan

batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta

disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional,
sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian
pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas
yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan
dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan
tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta
menguraikan hal-hal berikut.
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,
seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung
jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan

hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang

lain di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang
harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin,
dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan
tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas
utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas
akan dipromosikan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan
menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar
prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk
menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa,
baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari.
G. Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description
Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:
1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu,
termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.

2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics

(KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.
a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur
yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa
diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah
menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.
c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa
dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan
pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.
d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa
jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa
pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan
menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan
tugasnya dengan cukup baik.
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya
penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan
jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi

hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job

specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis
harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar
belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis,
survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan
cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul
dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
3. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis.
Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis
harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu
dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan
dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Mengumpulkan

informasi

analisis

pekerjaan

artinya

penganalisis

mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang

aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan
syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan
Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya
analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan

melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan
kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan
mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga
akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis
pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang
tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis
pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi
pekerjaan
7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan,
artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan
pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan
dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan
untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan
pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi
perusahaan.
Analisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan,
uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan
tersebut.

H. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang
yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten
Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman pekerja

I. Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification

Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah
job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk
penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau
persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar
diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada
efektitifias dan efisiensi SDM.
Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi
pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang
yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka
diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau
lembaga lain.

BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut:
1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang
berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis.
Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (Job specification)
2. Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang
berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan
dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan
atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c. Standar wewenang
dan pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau
jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan
di atasnya)
3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas
minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan

dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan

pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan
dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat
pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja

B. Saran
Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat
mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya
mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi
atau lembaga.

DAFTAR PUSTAKA
Adi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan
Kesejahteraan Sosial, (Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI
Anonim, 2010. Anlissi Jabatan
http://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantardankonsep.html , akses, 14 April 2010)

Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce

Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo
Handoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan
Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia.
Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada
Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta:
Bumi Aksara.
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE.
Yogyakarta.
Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya
Manusia, , Jakarta , Salemba Empat.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau
dari Sudut Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR
4, Oktober 2001

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan

Umar, Husen. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta; PT Gramedia Utama.
.

Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi
Personalia. Penerbit Rineka Cipta.