TUGAS MANAJEMEN FARMASI RUMAH SAKIT

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

dan Kebijakan Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Rumah Sakit Bersalin Ibu dan Anak As Syifa Bunda

DISUSUN OLEH :

NI MADE VERISTA SARI

13507050011017

PROGRAM STUDI FARMASI

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
SOAL
1.
a.
b.
c.
d.

Status
Kepemilikan
Type
Nama
Luas lahan

: Rumah sakit pemda yayasan keagamaan

: Rumah sakit bersalin, ibu dan anak
: As Syifa Bunda
: - Tanah
: 45.300 m2
- Bangunan
: 28.700 m2 ( 2 tingkat )
- Taman
: 10.750 m2
- Jalan/parkir
: 15.500 m2
2. Jenis pelayanan
a. Rawat darurat
: kunjungan 1050 / bulan

b. Rawat Jalan

:
Poliklinik Umum : kunjungan 1750/bulan
Poliklinik Obgyn : kunjungan 1.500/bulan
Poliklinik Anak : kunjungan 2. 678/bulan
: 125 tempat tidur yang meliputi :
- elas utama
: 15 TT, BOR 75 %
- Kelas I
: 12 TT , BOR 89 %
- Kelas II
: 25 TT, BOR 69 %
- Kelas III
: 53 TT, BOR 79 %
: 2 kamar dengan
:
- Operasi besar
: 61 / bulan
- Operasi sedang
: 36/ bulan
- Operai kecil
: 70/bulan
-

c. Rawat inap

d. Ruang Operasi

e. Ruang bersalin

: 2 kamar dengan

: jumlah persalianan : 192/bulan

f. Pelayanan penunjang :
-

Laboratorium
Farmasi

- Radiologi
- Gizi

3. Ketenagaan
a. Dokter umum/gigi
:5/4
b. Dokter spesialis OBG/Anak : 6/4
c. Apoteker/AA
: 7/ 20
d. Perawat/bidan
: 24/15
4.
a.
b.
c.

e. Pekarya Farmasi
f. Pekarya perawatan
g. Radiografer
h. Administrasi

: 21
: 28
;3
: 25

Tugas :
Buat struktur organisasi Instalasi Farmasi di rumah sakit tsb
Buat uraian tugas dari struktur yang anda buat
Buat Kebijakan/system pengelolaan PF ( mulai seleksi s/d evaluasi )

A. STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI FARMASI

Rumah sakit bersalin, Ibu dan anak As Syifa Bunda berdiri diatas luas tanah
45.300 m2, dan dibangun dengan luas banguanan 28.700 m2 (2 tingkat), luas
taman 10.750 m2, dan luas parkir 15.500 m2. Rumah sakit bersalin ibu dan anak
ini memiliki jenis pelayanan, yaitu rawat darurat dengan jumlah kunjungan 1050 /
bulan, rawat jalan dengan jumlah kunjungan diseluruh poliklinik adalah 5.928
kunjungan/bulan, rawat inap dengan kapasitas 125 tempat tidur, dan ruang operasi
2 kamar dan ruang bersalin 2 kamar.
Salah satu pelayanan penunjang di Rumah sakit bersalin ibu dan anak ini
adalah Farmasi. Dilihat dari jumlah ketenagaan apoteker, dan asisten apoteker
rumah sakit ini tergolong rumah sakit tipe C. Instalasi farmasi rumah sakit (IFRS)
merupakan suatu unit di rumah sakit dengan fasilitas penyelenggaraan

kefarmasian dibawah pimpinan seorang farmasis dan memenuhi persyaratan

secara hukum untuk mengadakan, menyediakan, dan mengelola seluruh aspek
penyediaan perbekalan kesehatan di rumah sakit dan pelayanan farmasi klinik
yang sifat

pelayanannya berorientasi

kepada

kepentingan

penderita.

Untuk

memudahkan fungsi dari suatu IFRS dibutuhkan susunan organisasi yang tepat
dalam menjalankannya. Berikut struktur organisasi dari Instalasi Farmasi di Rumah
Sakit Bersalin, Ibu dan Anak As Syifa Bunda :

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT BERSALIN IBU

DAN ANAK AS SYIFA BUNDA

Kepala IFRS (1 Apoteker)

Tim Farmasis (6 Apoteker dan 20 AA)

Divisi pelayanan administrasi

Divisi pendidikan dan pelatihan (3

( 2 Apoteker dan 4 AA)

(3 Apoteker dan 16 AA)

Pelayanan Informasi Obat

Div. Pelayanan

Pelayanan

(1 Apoteker dan 2 AA)

Rawat Inap

Bagian (TU)

(1 Apoteker & 3 AA)

(2 AA)

Radio Farmasi

(1 Apoteker dan 2 AA)

Div. Pelayanan

Pembelian dan

Rawat Jalan

Pengendalian

( 1 apoteker & 3 AA)

persediaan(2
AA & 2pekarya)

Div. Pelayanan gawat

darurat (1 apoteker
dan 3 AA)arurat

Distribusi (3
AA)

TUGAS MASING-MASING UNIT :

1. Kepala Instalasi rumah sakit
Harus terus melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang baik, yaitu
dengan

merencanakan,

mengkoordinir,

mengawasi

mempertahankan/

mengorganisasikan,
kegiatan

meningkatkan

instalasi

mutu

secara

mengarahkan,
farmasi

dengan

keseluruhan

dan

akhirnya dapat memberikan kepuasan kepada tenaga kesehatan

lainnya dan pasien secara keseluruhan.
2. Unit pelayanan administrasi
a. Merencanakan dan mengkoordinir aktivitas Instalasi farmasi
b. Mengembangkan cara-cara kerja
c. Membuat jadwal untuk para personil
d. Mongkoordinir kebutuhan administrasi
e. Mengawasi staff bagian/instalasi farmasi
f.

Membuat laporan

3. Unit pelayanan untuk rawat inap

a. Menyediakan pengobatan bagi semua pasien rawat inap di rumah

sakit selama 24 jam
b. Mengadakan peninjauan dan pengawasan obat-obatan disemua
ruangan
c. Bekerja sama dalam penelitian penggunaan obat-obatan secara
rasional yang diadakan
4. Unit pelayanan untuk rawat jalan
a. Meracik dan melayani resep obat untuk pasien rawat jalan
b. Memeriksa dan mengawasi semua tempat pelayanan medis
dipoliklinik
5. Unit pelayanan pasien gawat darurat
a. Melayani resep pasien gawat darurat dengan segera
b. Memeriksa dan mengawasi ruangan/ tempat pelayanan gawat
darurat
c. Memberikan pelayanan kepada pasien selama 24 jam
6. Unit Informasi obat
a. Memberikan informasi tentang obat-obatan dan kepada para dokter,
perawat, dan mahasiswa calon tenaga medis
b. Mengelola pusat informasi obat-obatan
c. Mempersiapkan laporan berkala farmasi RS
d. Mengelola perpustakaan bagian instalasi farmasi RS
7. Unit pengadaan dan pengendalian persediaan obat
a. Mengadakan pengawasan obat-obatan yang ada dalam persediaan
b. Membeli obat-obatan untuk rumah sakit, langsung atau lewat panitia
pembelian dengan memperhatikan frekuensi pasien dan jumlah tiap
kali pasien
c. Menerima, menyimpan, dan menyalurkan obat ke unit distribusi
d. Mengadakan wawancara dengan para medical representative
perusahaan farmasi
8. Unit Pusat distribusi
a. Menyalurkan dan mengontrol obat injeksi dan cairan i.v keruangan
perawatan
b. Mengontrol

dan

memberikan

narkoba

dan

obat

lain

yang

pemberiannya dibawah pengawasan

c. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap penyediaan dan
penyaluran obat dengan perawat diruangan perawatan pasien

d. Melakukan

koordinasi

dalam

distribusi

obat-obatan,

alat

pembedahan, dan cairan irigasi

e. Menyalurkan obat untuk sistem UDD terpusat dan desentralisasi
terbatas
9. Unit pelayanan radiofarmasi
a. Memusatkan usaha pengadaan, penyimpanan dan penjualan
radioisotop
b. Melakukan pengawasan dan penjualan produk tersebut

B. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

1. Perencanaan
Tahap perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :
a. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menetukan perbekalan farmasi yang
benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola
penyakit dirumah sakit. Dasar-dasar pemilihan kebutuhan obat meliputi :
-

Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan

jenis
Hindari obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih

baik dibanding obat tunggal.

Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of
choice).
b. Perhitungan kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan tenaga
farmasi. Masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi,
apabila informasi yang digunakan semata-mata hanya berdasarkan teoritis
saja.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan :
a. Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatrkan
perbekalan farmasi. Hal in sesuai denga perpres RI No 94 tahun 2007 tentang

pengendalian dan pengawasan atas pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat
spesifik dan alkes yang berfungsi sebagai obat da perpres RI No 95 tahun 2007
tentang perubahan ketujuh atas kepres No 80 tahun 2003 tentang pedoman
pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintahan. Ada 4 metoda pada proses
pembelian :
1.

Tender terbuka

Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan.Pada

penentuan

harga

metoda

ini

lebih

menguntungkan,

untuk

pelaksanaanya staf yang kuat, waktu yang lam serta perhatian penuh.
2.

Tender terbatas

Sering disebut lelang tertutup.Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah
terdaftar dan memiliki riwayat yang baru.Harga masih dapat dikendalikian, tenaga dan
beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.
3.

Pembelian dengan tawar-menawar

Dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan
langsung untuk item tertentu.
4.

Pembelian langsung

Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu dan relatif agak mahal.
b. Produksi
Produksi perbekalan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat,
membentuk sediaan dan pengemasan kembali sedian farmasi steril atau nonsteril
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :
-

Sediaan farmasi dengan formula khusus

Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah

Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

Sediaan farmasi untuk penelitian

Sediaan nutrisi parenteral

Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru

3. Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, atau
sumbangan.Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang
bertanggung jawab, harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan
farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi utuh, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua
perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi
pada order pembelian rumah sakit. Semua pembekalan farmasi harus ditempatkan
dalam tempat persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera
disimpan di dalam lemari atau tempat lain yang aman.
Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang
telah ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :
-

Harus mempunyai MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk bahan yang
berbahaya

Harus mempunyai sertifkat asli untuk alat kesehatan

Sertifikat analisis produk

4. Pencatatan
Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang
keluar dan masuk.Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi
adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan dapat
dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.Kartu yang umum
digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok.
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi
bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi
perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa)

langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan
pada setiap akhir bulan.

5. Pengelolaan
Pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit ini sendiri, dilakukan secara multi
disiplin, terkoordinir dengan baik dengan memperhatikan mutu dan kendali biaya.
Pengelolaan

ini

dilakukan

dengan

sistim

satu

pintu

yang

memiliki

tujuan

mengutamakan kepentingan pasien melalui IFRS. Dengan sistim ini, dapat

dilaksanakan pemantauan terapi obat sehingga dapat meningkatkan keselamatan
pasien, kemudian sistim ini juga memiliki akses data persediaan farmasi yang lebih
akurat. Dengan demikian, dapat meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Cara
awal pengelolaan perbekalan farmasi yaitu dengan melakukan evaluasi persediaan
yang jarang digunakan (slow moving), dan melakukan evaluasi persediaan yang
tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock).
Pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit ini dilakukan dengan two bin
system yaitu dengan menggunakan dua kotak yang saling mengganti, jika salah
satu kosong, disiapkan pembelian baru. Sebelum barang/obat yang dipesan tiba
digudang, kantong pertama digunakan. Apabila obat yang dipesan tiba digudang,
kantong pertama disi kembali sesuai jumlah semula dan sisanya dimasukkan
dalam kantong kedua, dan begitu seterusnya. Selain itu, sistem pengadaan PF
menggunakan sistem pengadaan perpectual, yaitu persediaan untuk tiap item
ditinjau secara terus menerus, pesanan jenis dan jumlah obat dilakukan bila
persediaan di bawah garis pemesanan kembali yang sudah ditetapkan
sebelumnya, pesanan dilakukan dalam jumlah tertentu yang ditetapkan sebagai
jumlah optimal dan pesanan dapat dilakukan baik mingguan, bulanan, dua bulan
atau tri wulan. Sehingga persediaan yang ada di IFRS Bersalin Ibu dan Anak ini
tidak kurang dari yang dibutuhkan. Kemudian, menggunakan Penetapan waktu
pergerakan/sirkulasi PF :
a. Fast moving
b. Slow moving
c. Death moving
Pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit ini, melewati seleksi yang
berpedoman pada pengobatan yang evidence based. Obat-obatan ataupun
perbekalan farmasi lainnya yang disediakan adalah oabat-obatan dan perbekalan

farmasi dengan mutu tinggi tetapi memiliki biaya yang rendah. Dalam
memperhatikan distribusi obat cara yang dilakukan adalah dengan meminimalkan
waktu tunggu. Lalu, jenis-jenis perbekalan farmasi di rumah sakit ini diadakan
dengan berdasarkan :
a. Kebutuhan
b. Jenis/item
c. Sasaran

C. VISI DAN MISI RUMAH SAKIT INI

VISI
Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat khususnya derajat kesehatan Ibu
dan Anak
MISI
Memberikan Pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan memuaskan
serta terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. Meningkatkan kwantitas dan
kwalitas Sumber Daya Manusia ( SDM )
TUJUAN
Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui layanan Paripurna
MOTTO
Kesembuhan dan Kepuasan anda merupakan kebahagiaan kami