Nama : Azyyati Umi Hariyanti

Nim

: 1306205094

SAP 5
BUDAYA dan PENGEMBANGAN ORGANISASI
5.1.

Pengertian Diagnosis
Diagnosa organisasi merupakan suatu hal penting bagi organisasi dalam kaitannya

dengan perubahan. Langkah pertama dalam perubahan adalah mengenali organisasi untuk
menentukan perubahan apa yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Penentuan fokus apa
yang akan dilakukan perubahan menentukan sukses tidaknya perubahan itu sendiri. Oleh
karena itu, langkah pertama dalam perubahan ini adalah membuat diagnosa terhadap
organisasi.
Banyak definisi yang telah diungkapkan oleh para pakar terkait pengertian diagnosa
organisasi. Janicijevic (2010) menyatakan diagnosis organisasi merupakan isu yang penting
dalam perubahan dan pengembangan organisasi. Diagnosa organisasi akan menjawab tiga
pertanyaan penting yaitu Mengapa organisasi harus berubah?, Bagaimana melakukan
perubahan tersebut, dan Apakah yang akan diubah? (Pettigrew, 1997).
Lebih lanjut, Janicijevic (2010) menyatakan diagnosa organisasi adalah suatu metode
yang digunakan untuk menganalisis organisasi dalam rangka mengidentifikasi kelemahan
organisasi sehingga dapat dinetralisasi melalui perubahan organisasi. Diagnosa organisasi
melibatkan diagnosa atau penilaian tingkat fungsional suatu organisasi pada saat ini dalam
rangka merancang intervensi perubahan yang sesuai. Menurut Tichy, dkk (1977) dalam HR
Intelligence Report (2008), diagnosa organisasi merupakan kompetensi teknis yang
merupakan bagian dari pengembangan organisasi (organizational development/ OD). Konsep
diagnosa dalam OD mirip dengan praktik medis. Dalam melakukan diagnosa pada praktik
medis, dokter melakukan tes dengan mengumpulkan informasi penting tentang cara kerja
organ tubuh manusia. Setelah itu membuat evaluasi atas informasi tersebut untuk menentukan
penyakit apa yang ada pada tubuh manusia. Selanjutnya, dibuatkan resep pengobatan untuk
menyembuhkan penyakit tersebut.
Hal senada dilakukan pada diagnosa organisasi. Pendiagnosa organisasi menggunakan
prosedur khusus untuk mengumpulkan data dan informasi vital dari suatu organisasi.
Selanjutnya, berdasarkan data dan informasi tersebut dilakukan analisis untuk menentukan
penyakit apa yang dialami oleh organisasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah merumuskan

langkah-langkah intervensi yang diperlukan sehingga penyakit organisasi dapat disembuhkan

dan organisasi menjadi bugar.
Banyak manfaat yang dihasilkan dari diagnosa organisasi. Menurut Alderer (1980)
tujuan dari diagnosa organisasi adalah untuk menetapkan pemahaman yang menyeluruh
mengenai suatu sistem dan menjadikannya sebagai dasar dalam menentukan perubahan apa
yang diinginkan. Manfaat model diagnosa organisasi dalam HR Intelingence Report (2008)
diantaranya pertama, membantu meningkatkan pemahaman tentang perilaku organisasi.
Kedua,

membantu

mengkatagorikan

data

tentang

organisasi.

Ketiga,

membantu

menginterpretasikan data tentang organisasi. Terakhir, membantu menyediakan informasi

dalam bahasa yang sama.
5.2. Proses Diagnosis
Diagnosis merupakan suatu proses sklikal yang mengandung pengumpulan, interpretasi
dan identifikasi wilayah permasalahan dan program aksi yang akan dilakukan. Proses tersebut
dapat digambarkan sebagai berikut:
1
Identifikasi
Wilayah
Permasalahan
Tentatif 2

Pengumpulan
Data

Analisis
Data

Ya

Umpan
Balik Data

Perlu Data
Baru

Tidak

Identifikasi
Wilayah
Permasalahan

Tidak
Tidak Perlu
Perubahan
Sekarang

6
Motivasi Klien
Menyelesaikan
Masalah

Ya
Diagnosis.
Cari Penyebab
Masalah.
Tentukan
Perubahan

Langkah kedua dalam proses diagnosis ialah pengumpulan data berdasarkan identifikasi
wilayah perrnasalahan yang telah dilakukan sebelumnya, meskipun sifatnya masih sementara.
Dikatakan bahwa sifat permasalahan itu masih sementara karena bentuk sebenarnya dari

permasalahan tersebut hanya akan diketahui setelah data yang dikumpulkan dikategorisasikan
sedemikian rupa sehingga berbagai persyaratan seperti kemutakhiran, keakuratan,
kelengkapan dan kehandalan benar benar terpenuhi. Bahkan dalam kaitan ini harus
ditekankan bahwa menurut teori sistern informasi manajemen, data hanyalah merupakan
bahan baku dalam membantu proses pengambilan keputusan.
Artinya, diperlukan langkah langkah sebagai tindak lanjut pengumpulan data.
Bentuknya ialah analisis data tersebut. Pengolahan data yang benar ialah apabila sifat data itu
berubah sedemikian rupa sehingga ia menjadi informasi yang baik oleh konsultan maupun
oleh klien dilihat dan diinterpretasikan dengan kaca mata yang sama. Dalam proses analisis
data kiranya amat penting bagi konsultan dan klien untuk menyadari bahwa justru karena
perkembangan teknologi inforrnasi yang demikian pesat, kewaspadaan tentang mutu
informasi sangat penting dipelihara. Alasan kuat untuk mengatakan demikian ialah bahwa
karena kecanggihan teknologi informasi, kecepatannya mengolah data menjadi sedemikian
cepatnya sehingga dalam waktu yang sangat singkat dihasilkan informasi dalam jumlah yang
sangat besar akan tetapi dengan tingkat mutu yang tidak dapat dipertanggungjawabkan
apabila mutu data sebagai bahan baku rendah. Seperti dimaklumi dalarn dunia teknologi
informast dikenal akronim GIGOGarbage ln Gathage Outkarena memang teknologi
yang bagaimanapun canggihnya tidak rnungkin dapat mengubah data yang bermutu rendah
menjadi informasi yang bermutu tinggi.
Langkah ketiga dalam proses diagnosis ialah menganalisis data sedemikian rupa
sehingga berubah bentuknya menjadi informasi yang mutakhir, relevan, akurat dan lengkap.
Ciri ciri informasi yang demikian sangat penting dimiliki karena hanya dengan ciri ciri
itulah informasi tersebut benar benar dapat digunakan dalam mengindentifikasikan hakikat
permasalahan yang dihadapi.
Jika konsultan sudah melakukan analisis yang tepat, sesungguhnya bukan hanya langkah
identifikasi permasalahan menjadi lebih akurat, akan tetapi diperoleh pula petunjuk tentang
berbagai alternatif pemecahan yang mungkin ditempuh. Itulah sebabnya hasil analisis data
tersebut perlu dipresentasikanlangkah keempatkepada klien untuk memperoleh
kesepakatan dan kesatuan bahasa tentang hakikat masalah yang dihadapi oleh organisasi klien
tersebut.
Langkah kelima dalam proses diagnosis ialah secara bersama sama antara konsultan
dan klien mengidentifikasikan wilayah permasalahan yang mengundang penyelesaian. Perlu
ditekankan dalarn kaitan ini bahwa antara konsultan dan klien tidak tercapai kesepakatan
bulat tentang wilayah permasalahan yang dihadapi oleh organisasi klien. Dalam hal demikian

sangat mungkin yang diperlukan ialah informasi tambahan yang pengumpulan dan
analisisnya merupakan tugas konsultan untuk kemudian dipresentasikan kepada klien.
Jika kemudian konsultan dan klien sudah sepakat tentang hakikat permasalahan yang
dihadapi oleh organisasi klien, yang perlu dilakukan sebagai tindak lanjut ialah untuk
memutuskan langkah langkah intervensi apa yang diperlukan untuk memecahkan berbagai
masalah yang dihadapi itu. Artinya sasaran diidentifikasikan dan strategi perubahan yang
akan diterapkan dirancang bangun. Hal ini merupakan langkah yang keenam yang pada
dirinya sesungguhnya juga berarti bahwa klien sudah termotivasi untuk melakukan
perubahan. Sebab apabila tidak, tidak ada gunanya bagi konsultan untuk memaksakan
perubahan yang menurut pandangannya penting dan perlu dilakukan akan tetapi tidak
didukung oleh kesiapan klien untuk melakukannya.
Jika klien memang sudah siap untuk mengambil langkah langkah intervensi yang
disarankan oleh konsultan, intervensi yang dilakukan harus dipantau untuk melihat tingkat
perubahan yang telah terjadi dihadapkan atau diukur dengan sasaran perubahan yang
diinginkan oleh organisasi klien.
Dinyatakan dengan cara lain, proses diagnostik merupakan proses untuk menemukan
apakah ada jurang pemisah antara apa yang sesungguhnya dapat dilakukan oleh organisasi
karena terdapatnya berbagai peluang pada ling-kungannya dengan apa yang nyatanya terjadi
dalam memanfaatkan peluang dimaksud. Artinya, melalui pendekatan ini data dikumpulkan
tentang keadaan sebenarnya dari organisasi dengan menyoroti berbagai dimensi kehidupan
organisasi dikaitkan dengan kondisi ideal yang diharapkan. Tegasnya, data dikumpulkan dan
dianalisis sehingga ditemukan situasi di mana orgartisasi berada dan dibandingkan dengan di
mana organisasi seharusnya berada. Inilah yang dimaksud dengan jurang pemisah di atas dan
pemahaman yang tepat tentang jurang tersebut akan memberikan petunjuk tentang bentuk
bentuk intervensi vang perlu dilakukan. Penting untuk mengetahui dengan tepat apa yang
menjadi penyebab timbulnya jurang tersebut. Jurang itu bisa saja timbul karena kinerja satuan
satuan kerja dalam organisasi rendah. Tidak mustahil jurang itu timbul karena terjadinya
berbagai inovasi baru dalam organisasi tanpa persiapan yang matang untuk melakukannya.
Akan tetapi pengalaman banyak orang menunjukkan bahwa jurang demikian sering terjadi
karena organisasi tidak mampu atau gagal untuk beradaptasi pada lingkungan eksternalnya
yang, seperti sudah sering ditekankan, bergerak sangat dinamis.
Jelaslah bahwa diagnosa organisasi yang baik tidak hanya memberikan informasi yang
tepat tentang hakikat sistem organisasi klien, akan tetapi juga harus bermanfaat dalam
merancang bangun dan memperkenalkan alternatif tindakan untuk memperbaiki situasi
problematik yang dihadapi. Artinya diagnosa yang dilakukan harus memperkuat pandangan

tentang perlunya perubahan diwujudkan dan berbagai manfaat yang akan diperoleh apabila
perubahan itu diwujudkan. Merupakan kenyataan kehidupan organisasional sehari hari
bahwa para manajer dan para pelaku lainnya dalam organisasi memberikan perhatian yang
mungkin berlebihan pada masalah masalah yang segera tarnpak seolah olah ia penting,
sedangkan masalah yang sesungguhnya penting luput dari perhatian. Dapat dipastikan bahwa
pandangan demikian bukanlah cara untuk meningkatkan efektivitas organisasi.
5.3. Teori dan Model Diagnosis
HR Intelligence Report mengungkapkan terdapat beberapa model yang dapat digunakan
untuk melakukan diagnosa organisasi. Tulisan ini hanya membahas beberapa model.
Penjelasan beberapa model tersebut diuraikan di bawah ini.
Force Field Analysis (FFA)
Analisis Medan Kekuatan atau Force Field Analysis (FFA) merupakan suatu analisis
yang digunakan untuk perubahan organisasi menuju kondisi yang lebih baik. Dalam analisis
ini, untuk berhasilnya perubahan kita akan menganalisis sisi kekuatan pendorong dan
penghambat yang ada di organisasi. Dengan mengetahui kekuatan pendorong dan
penghambat kunci, organisasi akan menggunakan kekuatan pendorong kunci dan mengurangi
hambatan kunci untuk mengefektifkan perubahan.
Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif terhadap
perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis, maju, dan
berkembang. Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan lingkungan, dengan
senantiasa dapat melakukan antisipasi, adaptasi dari proses perubahan. Bahwa seluruh
komponen di dalam organisasi baik individu maupun kelompok kerja dan sumber daya
lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam memberikan kontribusi yang maksimal
terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah
menciptakan perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam
organisasi untuk dapat dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor yang
mempunyai kekuatan penghambat. Kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat bersamasama harus diidentifikasi. Identifikasi dilakukan dengan melihat fungsi-fungsi manajemen
yang dijalankan organisasi dan unsur-unsur manajemen sebagai sumber daya organisasi.
Leavitts Model
Model ini tidak membagi faktor menjadi faktor pendorong dan penghambat seperti pada
analisis FFA. Model ini mengkategorikan variabel menjadi empat variabel yaitu struktur,
tugas, teknologi, dan sumber daya manusia (SDM). Variabel struktur mengacu pada sistem
otoritas, sistem komunikasi, dan alur kerja dalam organisasi. Variabel tugas mengacu pada
tugas dan subtugas yang berhubungan dengan penyediaan barang dan jasa. Variabel teknologi

meliputi semua peralatan dan mesin yang diperlukan oleh variabel tugas. Variabel SDM
mengacu pada orang yang akan merealisasikan tujuan organisasi.
Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan. Perubahan
pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila melakukan
intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang
lain.
Open System Theory
Beberapa model diagnosis organisasi menggunakan teori open system ini sebagai asumsi
dasar. Premis dari teori ini adalah organisasi dianggap sebagai sistem sosial yang mempunyai
ketergantungan dengan lingkungannya. Sebagai suatu sistem, model ini memandang adanya
siklus yang meliputi input, transformasi (proses), dan output dalam suatu organisasi. Output
merupakan hasil dari proses input yang digunakan. Output tersebut nantinya akan menjadi
umpan balik untuk input selanjutnya. Perubahan yang akan dilakukan pada suatu organisasi
tidak lepas dari siklus ini. Oleh karena itu, perubahan di dalam organisasi dilakukan dengan
mengintervensi sisi input dan proses yang dilakukan sehingga output yang dihasilkan akan
mengalami perubahan.
McKinsey 7S Framework
Model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan McKinsey and Company
berdasarkan hasil riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan bisnis. Pada model ini
terdapat tujuh variabel yang semua variabelnya dimulai dengan huruf S sehingga disingkat
menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut adalah struktur, strategi, sistem, skill, style, staff, dan
shared values (nilai).
Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi
merupakan rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan oleh
organisasi. Skill menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff digambarkan
dalam bentuk kategori personil pada organisasi. Style adalah cara manajer kunci bertindak
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Share Values merupakan konsep arahan yang
dibagikan kepada anggota organisasi.
Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi pada satu
atau dua variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan keseluruhan
variabel sehingga perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien.
5.4. Umpan Balik Informasi Diagnosis
Umpan Balik merupakan kumpulan pernyataan tentang kematangan "proses dan
performansi. Pernyataan-pernyataan dalam Umpan Balik ini menggambarkan kualitas proses
dan kualitas hasil dari diagnosis dan sintesis terhadap infomasi holistik kondisi aplikan yang
dikumpulkan selama site visit

dan dikelompokan menurut urutan kategori Balridge

Excellence Framework dalam menyikapi gagasan strategi dan rencana kerja aplikan untuk
mencapai tujuan organisasi. Data dan informasi berasal dari dua sumber yaitu DA dan
informasi hasil klarifikasi dan verifikasi pada saat site visit.
Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan
informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat side visit.
Diagnosis dan sintesis dilakukan berdasarkan dua sudut pandang yaitu penilaian kualitas
proses dan penilaian kualitas hasil berdasarkan Baldridge Excellence Framework, yaitu :
1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran
dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sebagai berikut :
Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan

dan operasional.
Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinergi di semua jajaran

Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi.

2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian,
Comparation/Pembandingan dan Integrasi, performansi yang dihasilkan sebagai
dampak dari kualitas Proses yaitu :
Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
Sebarapa unggul dibandingkan pesaing, Benchmark yang relevan atau organisasi

yang sejenis.
Seberapa luas dan dalam indikator indikator yang dilaporkan.

DAFTAR PUSTAKA
Siagian, Sondang P. 2012. Teori Pengembangan Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Asmoko, Hindri. 2015. Diagnosa Organisasi, Kunci Sukses Perubahan.
From http://www.bppk.kemenkeu.go.id, 05 Okrober 2016.
Siregar, Tumpal. 2016. Feedback Report. From http://www.indonesianqualityaward.org,
05 Oktober 2016.