DIAGNOSA ORGANISASI, KUNCI SUKSES PERUBAHAN

 Dibuat: Selasa, 12 Mei 2015 16:34

 Ditulis oleh BDPim Magelang
Oleh:Hindri Asmoko[1]

Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan diagnosa organisasi yang merupakan kunci sukses
dalam perubahan

ABSTRAK

Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan diagnosa organisasi yang merupakan kunci sukses dalam
perubahan. Metodologi penulisan yang digunakan adalah studi literatur dengan mengkaji literatur tentang
diagnosa organisasi dan teknik dalam diagnosa organisasi. Hasil kajian menggambarkan teknik-teknik
yang dapat digunakan dalam diagnosa organisasi.

Kata kunci: diagnosa organisasi, perubahan.

PENDAHULUAN

Sebuah organisasi berada diantara lingkungan yang mengelilingnya. Sekarang ini,

lingkungan yang melingkupi suatu organisasi semakin kompleks, dinamis, dan berkembang.
Banyak faktor yang turut andil dalam mempercepat proses kompleksitas, dinamisasi, dan
perkembangan tersebut. Diantara faktor-faktor tersebut adalah globalisasi, pertumbuhan,
teknologi, dan modal intelektual (Ulrich, 1997). Bateman dan Snell (2009) mengidentifikasi
empat elemen kunci yang membuat bisnis sekarang ini berbeda dengan dekade sebelumnya.
Keempat elemen kunci tersebut adalah globalisasi, perubahan teknologi, pentingnya pengetahuan
dan ide (knowledge management), dan kolaborasi yang melintasi batasan organisasi.

Globalisasi merupakan tren yang terjadi sejak beberapa tahun yang lalu. Organisasi baik
yang berorientasi laba maupun yang berorientasi nonlaba sekarang ini menghadapi persaingan
yang tidak hanya dalam lingkup lokal tetapi juga dalam lingkup global. Globalisasi
mengakibatkan sekat antar negara yang selama ini cukup ketat menjadi sedemikian longgar.
Tahap selanjutnya, globalisasi ini disusul dengan adanya kesepakatan perdagangan bebas antar
negara atau dalam suatu kawasan sehingga memunculkan adanya kawasan ekonomi bebas. Di
Eropa kita mengenal Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE), di kawasan Asia Tenggara mulai
Tahun 2015 terbentuklah Masyarakat Ekonomi Asean (MEA). Dengan demikian organisasi akan
hidup dalam lingkungan global. Banyak contoh perusahaan swasta yang bergerak pada tingkat
global diantaranya General Electric, Nestle, Samsung, Toyota, dan masih banyak lagi yang
lainnya. Pada tingkat negara atau pemerintahan, globalisasi menyebabkan persaingan antar
negara menjadi lebih sengit. Kemudahan masuk dan keluar suatu negara akan mempengaruhi
bagaimana pengelolaan suatu negara atau pemerintahan harus dilakukan akan mampu bersaing
dengan negara lain. Negara dengan tingkat competitive advantage yang tinggi akan mampu
menjadi negara yang unggul.

Selain globalisasi, pengaruh perkembangan teknologi juga tidak kalah hebatnya. Salah
satu contoh pengaruh perkembangan teknologi yang mempengaruhi bisnis pada perusahaan
swasta adalah yang terjadi pada PT Pos Indonesia. Sebelum adanya kemajuan teknologi, PT Pos
Indonesia mengandalkan core bussiness dari pengantaran surat. Kemajuan teknologi
menyebabkan surat banyak beralih dari kertas menjadi dalam bentuk elektronik (email). Apabila
PT Pos Indonesia masih mengandalkan bisnis dari pengantaran surat, nasib perusahaan pasti
tidak akan bertahan lama dan akan gulung tikar. Contoh lain dari bisnis yang mengalami
kemunduran karena teknologi adalah Nokia. Perusahaan produsen handphone ini sempat merajai
pasar dunia untuk produk yang dihasilkan, tetapi kemajuan teknologi yang dilakukan oleh
pesaingnya mampu merontokkan dominasi pangsa pasar Nokia. Yang mutakhir adalah buramnya
kondisi perusahaan elektronik Jepang yang digilas oleh kemajuan teknologi elektronik Korea
Selatan.

Suatu organisasi akan dapat bertahan hidup manakala mampu beradaptasi dan
menyesuaikan diri dengan perkembangan yang terjadi di lingkungannya (Heifetz dkk., 2009).
Organisasi yang tidak mampu beradaptasi dengan lingkungannya niscaya akan mati. Contoh
yang terjadi pada Nokia, perusahaan elektronik di Jepang, dan lainnya dapat menjadi pelajaran.
Organisasi yang mampu melakukan perubahan atau transformasi akan tetap mampu bertahan
hidup dan bahkan mampu membuat pertumbuhan organisasi yang lebih tinggi.
            Kemampuan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungannya ditentukan oleh
kemampuannya dalam mengamati dan merespon apa yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu,
penting bagi anggota organisasi untuk memiliki kemampuan dalam mengamati dan merespon perubahan
yang terjadi di lingkungannya.

            Tulisan ini membahas bagaimana kita sebagai anggota organisasi mampu mendiagnosa
organisasi dimana kita berada dan menentukan teknik diagnosa yang sesuai dengan organisasi untuk
perubahan yang akan dilakukan. Oleh karena itu, sistematika tulisan ini meliputi tiga bagian yaitu
Pendahuluan, Tinjauan Pustaka, dan pembahasan.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian

            Diagnosa organisasi merupakan suatu hal penting bagi organisasi dalam kaitannya dengan
perubahan. Langkah pertama dalam perubahan adalah mengenali organisasi untuk menentukan
perubahan apa yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Penentuan fokus apa yang akan dilakukan
perubahan menentukan sukses tidaknya perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, langkah pertama dalam
perubahan ini adalah membuat diagnosa terhadap organisasi.

Banyak definisi yang telah diungkapkan oleh para pakar terkait pengertian diagnosa organisasi.
Janicijevic (2010) menyatakan diagnosis organisasi merupakan isu yang penting dalam perubahan dan
pengembangan organisasi. Diagnosa organisasi akan menjawab tiga pertanyaan penting yaitu “Mengapa
organisasi harus berubah?”, “Bagaimana melakukan perubahan tersebut”, dan “Apakah yang akan
diubah?” (Pettigrew, 1997).

            Lebih lanjut, Janicijevic (2010) menyatakan diagnosa organisasi adalah suatu metode yang
digunakan untuk menganalisis organisasi dalam rangka mengidentifikasi kelemahan organisasi sehingga
dapat dinetralisasi melalui perubahan organisasi. Diagnosa organisasi melibatkan diagnosa atau
penilaian tingkat fungsional suatu organisasi pada saat ini dalam rangka merancang intervensi perubahan
yang sesuai. Menurut Tichy, dkk (1977) dalam HR Intelligence Report (2008), diagnosa organisasi
merupakan kompetensi teknis yang merupakan bagian dari pengembangan organisasi (organizational
development/  OD). Konsep diagnosa dalam OD mirip dengan praktik medis. Dalam melakukan diagnosa
pada praktik medis, dokter melakukan tes dengan mengumpulkan informasi penting tentang cara kerja
organ tubuh manusia. Setelah itu membuat evaluasi atas informasi tersebut untuk menentukan penyakit
apa yang ada pada tubuh manusia. Selanjutnya, dibuatkan resep pengobatan untuk menyembuhkan
penyakit tersebut.

Hal senada dilakukan pada diagnosa organisasi. Pendiagnosa organisasi menggunakan

prosedur khusus untuk mengumpulkan data dan informasi vital dari suatu organisasi. Selanjutnya,
berdasarkan data dan informasi tersebut dilakukan analisis untuk menentukan penyakit apa yang dialami
oleh organisasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah merumuskan langkah-langkah intervensi yang
diperlukan sehingga penyakit organisasi dapat disembuhkan dan organisasi menjadi bugar.

Manfaat
 Banyak manfaat yang dihasilkan dari diagnosa organisasi. Menurut Alderer (1980) tujuan dari
diagnosa organisasi adalah untuk menetapkan pemahaman yang menyeluruh mengenai suatu sistem
dan menjadikannya sebagai dasar dalam menentukan perubahan apa yang diinginkan. Manfaat model
diagnosa organisasi dalam HR Intelingence Report (2008) diantaranya pertama, membantu
meningkatkan pemahaman tentang perilaku organisasi. Kedua, membantu mengkatagorikan data tentang
organisasi. Ketiga, membantu menginterpretasikan data tentang organisasi. Terakhir, membantu
menyediakan informasi dalam bahasa yang sama.

Uraian di atas menunjukkan manfaat diagnosa organisasi dapat diringkas sebagai berikut
pertama memudahkan dalam memahami dan mengidentifikasi permasalahan organisasi dan
hubungannya dengan perubahan lingkungan. Kedua, membantu dalam merancang intervensi yang
diperlukan bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja. Ketiga, membantu merancang bagaimana
melakukan perubahan dalam organisasi.

PEMBAHASAN
Proses melakukan diagnosa organisasi akan lebih mudah apabila digunakan alat, teknik, dan
model yang relevan dan valid. Terdapat banyak alat, teknik, atau model yang dapat digunakan untuk
melakukan diagnosa organisasi tersebut. Berikut uraian beberapa alat, teknik, atau model tersebut.

Model Diagnosa organisasi

HR Intelligence Report mengungkapkan terdapat beberapa model yang dapat digunakan untuk
melakukan diagnosa organisasi. Tulisan ini hanya membahas beberapa model. Penjelasan beberapa
model tersebut diuraikan di bawah ini.

Force Field Analysis  (FFA)

Analisis Medan Kekuatan atau Force Field Analysis  (FFA) merupakan suatu analisis yang
digunakan untuk perubahan organisasi menuju kondisi yang lebih baik. Dalam analisis ini, untuk
berhasilnya perubahan kita akan menganalisis sisi kekuatan pendorong dan penghambat yang ada di
organisasi. Dengan mengetahui kekuatan pendorong dan penghambat kunci, organisasi akan
menggunakan kekuatan pendorong kunci dan mengurangi hambatan kunci untuk mengefektifkan
perubahan.

Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif terhadap
perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis, maju, dan berkembang.
Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan lingkungan, dengan senantiasa dapat melakukan
antisipasi, adaptasi dari proses perubahan. Bahwa seluruh komponen di dalam organisasi baik individu
maupun kelompok kerja dan sumber daya lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam memberikan
kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.
 Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah menciptakan
perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam organisasi untuk dapat
dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor yang mempunyai kekuatan penghambat.
Kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat bersama-sama harus diidentifikasi. Identifikasi dilakukan
dengan melihat fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan organisasi dan unsur-unsur manajemen
sebagai sumber daya organisasi.

Leavitt’s Model

Model ini tidak membagi faktor menjadi faktor pendorong dan penghambat seperti pada analisis
FFA. Model ini mengkategorikan variabel menjadi empat variabel yaitu struktur, tugas, teknologi, dan
sumber daya manusia (SDM). Variabel struktur mengacu pada sistem otoritas, sistem komunikasi, dan
alur kerja dalam organisasi. Variabel tugas mengacu pada tugas dan subtugas yang berhubungan
dengan penyediaan barang dan jasa. Variabel teknologi meliputi semua peralatan dan mesin yang
diperlukan oleh variabel tugas. Variabel SDM mengacu pada orang yang akan merealisasikan tujuan
organisasi.

Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan. Perubahan pada
satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila melakukan intervensi terhadap
satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang lain.

Open System Theory

Beberapa model diagnosis organisasi menggunakan teori open system  ini sebagai asumsi dasar.
Premis dari teori ini adalah organisasi dianggap sebagai sistem sosial yang mempunyai ketergantungan
dengan lingkungannya. Sebagai suatu sistem, model ini memandang adanya siklus yang meliputi input,
transformasi (proses), dan output dalam suatu organisasi. Output merupakan hasil dari proses input yang
digunakan. Output tersebut nantinya akan menjadi umpan balik untuk input selanjutnya. Perubahan yang
akan dilakukan pada suatu organisasi tidak lepas dari siklus ini. Oleh karena itu, perubahan di dalam
organisasi dilakukan dengan mengintervensi sisi input dan proses yang dilakukan sehingga output yang
dihasilkan akan mengalami perubahan.

McKinsey 7S Framework

            Model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan McKinsey and Company berdasarkan hasil
riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan bisnis. Pada model ini terdapat tujuh variabel yang
semua variabelnya dimulai dengan huruf S sehingga disingkat menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut
adalah struktur, strategi, sistem, skill, style, staff, dan shared values (nilai).

            Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi merupakan
rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan oleh organisasi. Skill
menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff digambarkan dalam bentuk kategori personil
pada organisasi. Style  adalah cara manajer kunci bertindak dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Share Values merupakan konsep arahan yang dibagikan kepada anggota organisasi.
            Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi pada satu atau dua
variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan keseluruhan variabel sehingga
perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien.

DAFTAR RUJUKAN
Alderer, Clayton P. 1980. The Methodology of Organizational Diagnosis. Professional Psichology Vol. 11
No. 3 June 1980. American Psichological Association, Inc.
Batemen, Thomas S. dan Scott A. Snell. 2009. Management Leading & Collaborating in a Competitive
World. McGraw-Hill Irwin, New York.
Heifetz, Ronald, Alexander Grashow, dan Marty Linski. 2009. The Practice of Adaptive Leadership Tools
and Tactics for Changing Your Organization and The World. Harvard Business School
Publishing, Massachusetts.
HR Intelligence Report. 2008. Organizational Diagnostic Models A Review & Synthesis. Leadership, Inc.
Janicijevic, N. 2010. Bussiness Processes in Organizational Diagnosis. Management, Vol. 15, 2010, 2,
pp. 85-106.
Pettigrew, A. 1997. The Management of Stategic Change. London: Basil Blackwell.
Ulrich, D. 1997. Human Resources Champions: The Next Agenda for Adding and Delivering Results.
Harvard Business School Press Boston, Massachusetts.

[1] Penulis adalah Widyaiswara Madya pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM,
BPPK, Magelang

Sumber : https://bppk.kemenkeu.go.id/id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/21125-
diagnosa-organisasi,-kunci-sukses-perubahan